załącznik 2

Podsumowanie warsztatu
w 5 KROKACH
WARSZTAT –
KREATYWNIE DO ZMIANY
STANDARDÓW PRACY GRUPY
ROBOCZEJ
Dokument zawiera podsumowanie treści wypracowanych podczas warsztatu.
Warsztat odbył się dnia 5 i 6 lipca 2016 roku.
Głównym celem warsztatu było:
Wypracowanie rozwiązań w kontekście zmiany standardów pracy grupy roboczej.
Zastosowana metoda:
metoda warsztatowa, metoda pracy projektowej
Krok 1
Perspektywa klienta
Krok 2
Od perspektywy klienta do perspektywy
współpracy między instytucjami
Krok 3
Od perspektywy współpracy między
instytucjami do perspektywy organizacji
systemu
Krok 4
Perspektywa organizacji systemu
Krok 5
Od perspektywy organizacji systemu do
perspektywy reorganizacji sytemu
Osiągnięte rezultaty:
Uczestnicy wypracowali rozwiązania w kontekście zmiany standardów pracy grupy roboczej.
Uczestnicy dostrzegli wartość niedyrektywną, partycypacyjną i rozwojową metody warsztatowej.
Wartością dodaną warsztatu była także integracja grupowa i zaangażowanie uczestników, co może się w
przyszłości przełożyć na lepszą współpracę.
Zuzanna Stańczyk
PERSPEKTYWA
KLIENTA
KROK 1
PODSUMOWANIE
Praca specjalistów oczami klienta jest postrzegana jako nastawienie na
rozwiązanie problemu, wsparcie i wysłuchanie.
Jak postrzegać
pracownika
socjalnego?
Jak postrzegać
specjalistów?
Pracownik socjalny oczami klienta jawi się jako osoba, która
nastawiona jest na aktywne słuchanie, pomoc (w tym także tę o
charakterze materialnym), towarzyszenie (często na początku
przybierające formę prowadzenia za rękę). Pracownik socjalny to także
osoba, od której klient chce otrzymać informację, która potwierdza
występowanie przemocy w rodzinie. Jest także empatyczny, posiada
wszechstronną wiedzę, pracuje interdscyplkinarnie (kontakt z innymi
instytucjami; korzystanie z ofert pomocowych innych podmiotów).
Uczestnicy warsztatu określili tę kategorię jako bardzo pojemną, nie
dającą się szczegółowo opisać ze względu na specyfikę pracy każdej z
grup specjalistów. Wśród specjalistów pracujących z rodziną z
problemem przemocy wyróżnili: asystenta rodziny, pedagoga,
psychologa, lekarza, kuratora, przedstawicieli Sądu.
Jak będziecie
ze mną
pracować?
KLIENT
(zmotywo-wany)
Funkcjonariusz policji z perspektywy klienta dostrzegającego swój
problem
jest opisywany jako osoba zapewniająca poczucie
bezpieczeństwa. Klient w relacji z przedstawicielem policji oczekuje
konkretnych działań, zgodnych z procedurą, wytycznymi prawnymi
(założenie procedury Niebieskie Karty, wizyty dzielnicowego w
środowisku). Funkcjonariusz policji w tym układzie kojarzony jest z
wiedzą prawną oraz ochroną. Istotnym elementem w relacji z
funkcjonariuszem policji jest możliwość kontaktu w przypadku
bezpośredniego zagrożenia.
Narzędzia pozostają obszarem ukrytym z perspektywy klienta,
ponieważ on nie oczekuje od specjalistów „legitymowania się” pokaźną
listą narzędzi, a konkretnego działania zmierzającego do rozwiązania
jego problemu życiowego.
Jak postrzegać
funkcjonariu-sza policji?
Czego oczekuję
w pracy z
wami?
Obszar narzędzi i dostępnych metod pracy zazębia się po części z
obszarem oczekiwań we wzajemnej współpracy.
Klient, według uczestników warsztatów oczekuje: kompleksowego
podejścia do problemu, wszczęcia procedury Niebieskie Karty, usług
specjalistycznych opartych o zasady etyczne, gotowej recepty oraz
rozwiązań na pokonanie swojej sytuacji życiowej, dostępności usług,
ale też dostępności osób (przedstawicieli służb, co do których ma
zaufanie). Oczekuje też zagwarantowania podstawowych potrzeb oraz
poszanowania jego praw.
KROK 2
OD PERSPEKTYWY
KLIENTA
DO PERSPEKTYWY
WSPÓŁPRACY MIĘDZY
INSTYTUCJAMI
MOCNE STRONY ZESPOŁU
INTERDYSCYPLINARNEGO/GRUP
ROBOCZYCH
Wiedza.
Dostępność.
Podmiotowość.
Różnorodność zasobów.
Szeroka oferta pomocowa.
SŁABE STRONY ZESPOŁU
INTERDYSCYPLINARNEGO/GRUP
ROBOCZYCH
Dostępność.
Współpraca.
Komunikacja.
Odpowiednie warunki.
Zewnętrzna
baza wiedzy.
Dostępne
oferty.
Uproszczenie
dokumentacji.
Odpowiedni
pokój do
rozmów z
klientem.
PODSUMOWANIE
Powstaje pewnego rodzaju dualizm w postrzeganiu
zasobów i oceny kapitału społecznego. Z jednej strony
dostrzegamy, że dostępność ofert pomocowych jest bardzo
duża, z drugiej strony postrzegamy dostępność w kategoriach
deficytowych. Diagnozując ten problem okazuje się, że
istnieje potrzeba sieciowania usług i wypracowania takich
mechanizmów, które pomogą w stworzeniu spójnego
systemu ofertowego. Podobnie rzecz ma się z komunikacją i
współpracą, która w rozumieniu całościowym nie jest
mocną stroną systemu, ale gdy zostają włączone relacje
interpersonalne
okazuje
się,
że
współpraca
międzyinstytucjonala jest oceniana bardzo wysoko.
W zielonych kołach poniżej zostały zamieszczone
propozycje rozwiązań dotyczących wzmacniania obszarów,
które funkcjonują na niskim poziomie bazując na mocnych
stronach tkwiących w Zespole.
Jasny i precyzyjny
podział
obowiązków i
zadań.
Szkolenia/
warsztaty/
imprezy
integracyjne.
KROK 3
OD PERSPEKTYWY
WSPÓŁPRACY MIĘDZY
INSTYTUCJAMI
DO PERSPEKTYWY
ORGANIZACJI
SYSTEMU
Grupa Robocza
Koordynatorzy procedury
Niebieskie Karty.
Specjaliści pracujący z rodziną.
GRUPY ROBOCZE
ZESPÓŁ
INTERDYSCYPLINARNY
DS. PRZECIWDZIAŁANIA
PRZEMOCY W RODZINIE
- ujęcie strukturalne -
SEKCJE
Sekcje
ZESPÓŁ
PODSTAWOWY
Lider Sekcji.
Delegaci instytucji wchodzących
w skład ZI.
Zespół Podstawowy
Przewodniczący ZI.
Odwrócenie
piramidy
Decydenci/delegaci instytucji
wchodzących w skład ZI.
ZESPÓŁ
PODSTAWOWY
SEKCJE
GRUPY ROBOCZE
PODSUMOWANIE
Istnieje konieczność przemodelowania systemu
od obecnego myślenia „od wewnątrz do
zewnątrz” na system oparty na myśleniu „od
zewnątrz do wewnątrz”. Tworzenie sytemu
realizacji procedury powinno być oparte na
strukturach, które są najbliżej klienta, a więc na
grupach roboczych.
Myślenie w strukturze „od zewnątrz do
wewnątrz” przebiega w kierunku: klient i jego
doświadczenia  interakcje  punkty styku 
procedury  systemy
PERSPEKTYWA
ORGANIZACJI SYSTEMU
KROK 4
PODSUMOWANIE
Jakie są zadania Zespołu w
oparciu o przepisy?
Do zadań grup roboczych należy w szczególności:
GRUPA
ROBOCZA
-w oparciu o
Standardy Pracy
Grupy Roboczej-







ocena sytuacji problemowej rodziny, względem której istnieje podejrzenie o występowaniu przemocy w rodzinie,
opracowanie wspólne z rodziną strategii rozwiązania problemów rodziny,
udzielanie pomocy w zależności od potrzeb wszystkim członkom rodziny – poradnictwa socjalnego, a także pomocy interdyscyplinarnej,
informowanie o możliwościach otrzymania pomocy w szczególności prawnej i psychologicznej,
udzielanie pomocy dzieciom krzywdzonym i będących świadkami przemocy w rodzinie,
podejmowanie działań w stosunku do osób, co do których istnieje podejrzenie, że stosują przemoc w rodzinie,
dokumentowanie podejmowanych działań, jak również ich efektów.
Do zadań Sekcji należy w szczególności:
SEKCJE
-w oparciu o
Regulamin prac
Zespołu
Interdyscyplinarnego-







wdrożenie wypracowanych przez zespół podstawowy metod i sposobów pracy interdyscyplinarnej,
rozstrzyganie kwestii problemowych dotyczących realizowania procedury „Niebieskiej Karty”,
monitorowanie działań koordynatorów grup roboczych w zakresie organizowania grup roboczych,
ocena realizowanych przez grupy robocze zadań w oparciu o sporządzane podczas spotkań grup roboczych plany oraz monitoring działań,
wsparcie merytoryczne grup roboczych poprzez konsultowanie napotykanych trudności i poszukiwanie nowych rozwiązań,
wdrażanie (w razie potrzeby) niezbędnych zmian w ramach realizowanych przez grupy robocze zadań, -ocena efektów pracy grup roboczych,
analizowanie spraw w przypadkach wątpliwych, co do zasadności zakończenia procedury
Do zadań Zespołu Podstawowego należy w szczególności:
ZESPÓŁ
PODSTAWOWY
-w oparciu o
Regulamin prac
Zespołu
Interdyscyplinarnego-






podejmowanie działań informacyjnych i profilaktycznych w zakresie przeciwdziałania przemocy w rodzinie,
opracowanie instrukcji, strategii i procedur postępowania w przypadku rozpoznania i zgłoszenia przemocy w rodzinie,
podnoszenie kwalifikacji kadry realizującej działania w zakresie przeciwdziałania przemocy w rodzinie,
monitorowanie i ocena pracy sekcji i grup roboczych zgodnie z przyjętymi założeniami,
wdrażanie działań usprawniających prace sekcji i grup roboczych,
zapewnienie komunikacji i obiegu informacji pomiędzy poszczególnymi sekcjami.
PERSPEKTYWA
ORGANIZACJI SYSTEMU
KROK 4
PODSUMOWANIE
Jak działa Zespół w
perspektywie „tu i teraz”?
GRUPA ROBOCZA
Uczestnicy warsztatu definiują działania grupy roboczej
jako nadmiernie skoncentrowane na biurokracji.
Podkreślają także, że aby grupa mogła działać zgodnie z
zakładanymi standardami powinny istnieć ku temu
odpowiednie warunki lokalowe do pracy grupy, zwłaszcza
jeśli mówimy o pracy z klientem/rodziną. W chwili obecnej
diagnozuje się brak takich miejsc. Czynnikami
utrudniającymi pracę grupy roboczej są także:
niewystarczający poziom przepływu informacji oraz
zmotywowania członków grupy do udziału w jej pracach.
Praca grupy roboczej opiera się w tej podstrukturze na roli
Koordynatora procedury, który wsparcie otrzymuje w
ramach Sekcji najczęściej od Lidera.
ZESPÓŁ INTERDYSCYPLINARNY
Z czym się kojarzy? – burza mózgów
+
Wymyślanie.
Ustalenia.
Siła grupowa.
Wymiana informacji.
Nowa wiedza.
Szukanie rozwiązań.
Wsparcie.
Decyzyjność.
Możliwość zmiany.
Wymyślanie.
Dodatkowe zadanie bez
dodatkowych środków.
Stres/nerwy.
Czas.
Nuda.
Biurokracja.
SEKCJE
Zdaniem uczestników warsztatu działanie Sekcji w chwili
obecnej opiera się w mocno zaznaczonym działaniu
Lidera Sekcji. Obszar jego kompetencji stanowi czynnik
wspierający dla pracowników socjalnych i specjalistów w
kontekście realizowania procedury Niebieskie Karty.
ZESPÓŁ PODSTAWOWY
Uczestnicy warsztatu definiują Zespół Podstawowy jako
nieokreślony, a jego działania postrzegają jako
niewiadome i nieukierunkowane. Wskazują także na
stagnację tej struktury i nie są w stanie odpowiedzieć na
pytanie czemu w chwili obecnej ta struktura służy.
Zespół
Podstawowy
jest
również
opisywany
w kontekście braku współpracy z Sekcja i z grupą
roboczą.
Akcentowane są trudności w podejmowaniu decyzji,
ponieważ brak jest osób decyzyjnych. Działania Sekcji
określane są także jako nieskoordynowane.
PODSUMOWANIE
Uczestnicy warsztatu podkreślali, że powołane podstruktury w
chwili obecnej nie spełniają swoich funkcji. System realizacji
procedury Niebieskie Karty okazuje się niewydolny z uwagi na
brak jasno dookreślonych ról pomiędzy podstrukturami Zespołu
Interdyscyplinarnego,
podziału
zadań
i
obowiązków
kompatybilnych z kompetencjami osobowymi.
Jednocześnie w całej strukturze Zespołu dostrzegają potencjał i
definiują zbiór pozytywnych zasobów jakie niesie ze sobą
funkcjonowanie Zespołu. Postrzegają Zespół jako platformę do
wymiany informacji, szukania rozwiązań, dyskusji zakończonych
ustaleniami, uzyskiwania wsparcia oraz jako platformę możliwości
wprowadzania zmian.
KROK 5
W jaki sposób
reorganizować
system?
Jak dzielić
zadania i
obowiązki w
ramach
systemu?
OD PERSPEKTYWAY
ORGANIZACJI SYSTEMU
DO PERSPEKTYWY
REORGANICACJI
SYSTEMU
ZESPÓŁ PODSTAWOWY
CO ZROBIĆ, ABY Z
INTERDYSCYPLINARNĄ
OFERTĄ POMOCY
DOTRZEĆ Z DO
RODZINY Z
PROBLEMEM
PRZEMOCY?
W reorganizacji systemu konieczne jest „spłaszczenie” odległości między podstrukturą Zespołu
Podstawowego, a podstrukturą Sekcji.
W regulaminie są zawarte zadania dla Zespołu Podstawowego, które są czytelne, zrozumiałe, a katalog tych
zadań jest współmierny do kompetencji osób tworzących tę podstrukturę.
Zespół Podstawowy nie jest odrębną strukturą. Jego aktywni członkowie (angażujący się) włączani są w
podstrukturę Sekcji. Członkowie niezaangażowani wyłączani są ze struktury Zespołu Interdyscyplinarnego.
PODSUMOWANIE
Zdaniem uczestników warsztatu Zespół Interdyscyplinarny posiada
odpowiedni podział na podstruktury. W obrębie tych podstruktur należy
zmienić podział i granice zadań i obowiązków do kompetencji jakie mają osoby
wchodzące w skład Zespołu (często nie są to bezpośrednio osoby decyzyjne).
Niejasny katalog oczekiwań może być przyczyną zaniechania działalności w
Zespole oraz braku/spadku zaangażowania. Uczestnicy warsztatu zauważyli
potrzebę przeformułowania języka dokumentów (regulamin prac Zespołu,
standardy pracy grupy roboczej) na bardziej prosty i zrozumiały. Należy
zmienić także akcent ważności podstruktur. Najważniejsza jest ta, która jest
najbliżej klienta. Łącznikiem między strukturami powinien być Lider Sekcji.
Uczestnicy warsztatu zauważają także, że system przeciwdziałania
przemocy w rodzinie powinien opierać się na zaangażowaniu. Wspólnie
zastanawiali się w jaki sposób zwiększyć poziom zaangażowania. Dostrzegli
potrzebę wspólnych szkoleń i warsztatów, a także włączania innych za pomocą
osób już zaangażowanych i promowania działań w charakterze wspólnych
przedsięwzięć.
SEKCJE
W reorganizacji systemu konieczne jest nadanie większej decyzyjności Liderowi Sekcji. Lider Sekcji ma
nadzór merytoryczny prowadzonych procedur Niebieskie Karty. Sam jest koordynatorem, lecz w znacznie
mniejszej ilości spraw (np. 2-3 procedury).
Lider Sekcji zwołuje posiedzenia Sekcji. Liczba posiedzeń Sekcji nie jest nałożona odgórnie. Posiedzenia te są
zwoływane celem rozwiązania określonego problemu np. kwestie prawne. W takim momencie zapraszamy na
posiedzenie osoby z Sekcji i Zespołu Podstawowego lub (na potrzeby sprawy) z zewnątrz np. kurator,
prawnik, prokurator.
Każdy Lider Sekcji ma swojego zastępcę.
GRUPA ROBOCZA
Sprawne funkcjonowanie grupy roboczej w kontekście reorganizacji systemu wymaga zabezpieczenia
warunków lokalowych. Konieczne jest zabezpieczenia takiego miejsca, które odpowiada standardom pracy z
klientem w atmosferze zaufania i bezpieczeństwa.
Miejsce w miarę możliwości jest nie związane z żadna instytucją. Poza strukturami MOPR. Rezerwacji
lokalu/pokoju dokonuje się za pośrednictwem systemu internetowego. Pierwszym krokiem w kontekście
rozwiązania niniejszej kwestii można przygotować pismo do Prezydenta, które podpiszą decydenci instytucji
będących w Zespole.