INSTRUKCJA KASOWA

Załącznik do Zarządzenia Nr 85/08
Starosty Lubelskiego
z dnia 12.VIII. 2008 roku
INSTRUKCJA KASOWA
I. POMIESZCZENIE KASY
1.Kasa znajduje sie na parterze budynku Starostwa, w pomieszczeniu wydzielonym,
zabezpieczonym przed włamaniem.
II. OCHRONA WARTOŚCI
1. Wartości pienięŜne podlegają przechowywaniu w warunkach zapewniających właściwą ochronę
przed zagarnięciem, kradzieŜą, utratą lub zniszczeniem.
2.Środki pienięŜne i inne wartości pienięŜne przechowywane są w ogniotrwałej kasie pancernej.
3.Klucze do pomieszczenia kasy i kasy pancernej posiada kasjer, komplet zapasowych kluczy
oddany jest do depozytu bankowego.
III.ODPOWIEDZIALNOŚĆ KASJERA
1.Kasjerem moŜe być osoba mająca co najmniej wykształcenie średnie, nienaganną opinię
oraz nie karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko mieniu oraz
posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych- fakt ten powinien być potwierdzony przez
Krajowy Rejestr Karny.
2. Funkcji kasjera nie moŜna łączyć z innymi funkcjami o charakterze dyspozycyjnym i kontrolnym
w zakresie obrotu pienięŜnego.
3. Od kasjera powinno być pobrane i złoŜone do akt osobowych oświadczenie o odpowiedzialności
materialnej którego treść zamieszczona jest w załączniku Nr 1 do niniejszej instrukcji.
4. Kasjer ponosi odpowiedzialnść w szczególności za:
a) niewłaściwe zabezpieczenie gotówki,
b) wypłacenie gotówki na podstawie niezatwierdzonych dowodów do wypłaty
c) dokonanie wypłat bez udokumentowania podpisami odbiorców zamieszczonymi na właściwych
dowodach rozchodowych.
5. Przejęcie obowiązków kasjera naleŜy dokonać na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego.
Przekazanie obowiązków kasjera innej osobie naleŜy dokonywać w obecności osoby
wyznaczonej przez Skarbnika lub zastepcę głównego księgowego.
6. Kasjer ma obowiązek dokonania rozliczenia pobranych z Urzędu Miasta Lublin zuŜytych
kwitariuszy przychodowych do 5 dnia następnego miesiąca.
IV. ZAPAS GOTÓWKI I INNYCH WARTOŚCI PIENIĘśNYCH W KASIE
1. Jednostka moŜe mieć w kasie:
a) niezbędny zapas gotówki na bieŜące wydatki w kwocie nie wyŜszej niŜ 2.000 zł,
b) gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków,
c) bieŜące wpływy do kasy z tytułu dochodów budŜetowych, przychody funduszy, oraz kwoty
stanowiące zwrot wydatków,
d) wpływy z tytułu opłaty skarbowej,
e) waluty obce zakupione na zaliczki dla pracowników.
2. Do pogotowia kasowego określonego w pkt. 1 lit. a nie wlicza się gotówki w kasie podjętej
na realizację określonych rodzajowo wydatków.
3. Pogotowie kasowe moŜe być uzupełniane do ustalonej wysokości z rachunku bankowego
z klasyfikacją 750-75020-4410.
4. W przypadku poniesienia wydatków z pogotowia kasowego z innej podziałki klasyfikacji
budŜetowej naleŜy dokonać korety zapisów księgowych.
5. BieŜące wpływy do kasy odprowadzane są na rachunek bankowy co najmniej dwa razy
w tygodniu.
6. BieŜące wpływy do kasy z tytułu dochodów budŜetowych czy teŜ przychodów Funduszy
nie mogą być przeznaczane na pokrycie wydatków, jak równieŜ do uzupełnienia niezbędnego
zapasu gotówki.
7. Wpływy z tytułu opłaty skarbowej odprowadzane są na rachunek Urzędu Miasta Lublin
w terminie:
a) do kwoty 1.000 zł – do piątego dnia tygodnia włącznie z tytułu opłat pobranych w danym
tygodniu,
b) powyŜej kwoty 1.000 zł – w następnym dniu po pobraniu opłaty.
V. DOKUMENTOWANIE OBROTU GOTÓWKOWEGO
1. Wszystkie operacje gotówkowe winny być dokumentowane następującymi dowodami kasowymi:
a) dowodami KP – kasa przyjmie- wzór określony w załączniku Nr 2 do instrukcji,
b) dowodami KW – kasa wypłaci- wzór określony w załączniku Nr 3 do instrukcji
c.) kwitariusz przychodowo-ewidencyjny.
2. Przychodowe dowody kasowe wystawia się w trzech egzemplarzach, z których jeden -oryginałprzekazywany jest wpłacającemu, drugi -kopia- stanowi załącznik do raportu kasowego
i przekazywany jest do księgowości, natomiast trzeci egzemplarz kwitariusza pozostaje w kasie
do czasu przekazania go do sprawdzenia. Trzeci egzemplarz KP jest przechowywany w kasie
pancernej przez okres 5 lat.
3. Dowód KW sporządzają przcownicy Wydziału Finansowego przygotowujący dokumenty
do wypłaty w kasie na podstawie listy wypłat, rachunków umów zleceń , rozliczenia kosztów
podróŜy słuŜbowej i t. p. KP wystawia się w dwóch egzemplarzach: jeden przekazuje się
do kasy, drugi pozostaje w rejestrze KP prowadzonym przez pracownika do spraw obsługi
bankowej. Dowody KP podpisuje osoba sporządzająca, Skarbnik lub zastępca głównego
księgowego oraz Starosta lub Wicestarosta.
4. Wpłaty i wypłaty gotówki Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym
i Kartograficznym dokumentuje się dowodem KP i KW generowanycm przez program
OŚRODEK.
5. Dowód KP PFGZGiK kasjer wystawia w dwóch egzemplarzach : jeden dla wpłacającego, drugi
stanowi załącznik do raportu kasowego. Wypłata gotówki pracownikom z tytułu zaliczki
dokumentowane jest dowodem KW.
6. Dowód KW PFGZGiK- kasa wypłaci wystawia kasjer w dwóch egzemplarzach na podstawie
dokumentów zatwierdzonych do wypłaty. Dowody KP i KW są numerowane w sposób ciągły
narastająco w kolejności wystepowania ale odrębnie dla kaŜdego raportu dotyczącego wpłat na
Fundusz:
a) naleŜności generowane przez Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej –
oznaczenie KP Nr … /2
b) naleŜności generowane przez Ewidencję Gruntów w Lublinie –oznaczenie raportu: KP Nr …/1
c) naleŜności generowane przez Zespół Uzgodnień Dokumentacji Projektowej w Lublinie – KP
Nr…/4
7. Opłatę skarbową naleŜy przyjmować na kwitariuszach przychodowo-ewidencyjnych Urzędu
Miasta Lublin. Rozliczony kwitariusz zdaje się do Urzędu Miasta.
VI. WPŁATY I WYPŁATY KASOWE
1. Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Odbiorca
kwituje jej odbiór składając podpis.
2. W przypadku wypłaty gotówki osobom nieznanym kasjer obowiązany jest sprawdzić toŜsamość
odbiorcy na podstawie dowodu osobistego lub innego dokumentu oraz wpisać w rozchodowym
dowodzie kasowym serię i numer tego dokumentu.
3. JeŜeli wypłata następuje na podstawie upowaŜnienia wystawionego przez osobę wymienioną
w rozchodowym dowodzie kasowym, upowaŜnienie powinno być do niego dołączone.
4. Na dowodzie wpłat gotówki naleŜy wpisać słownie kwotę wpłacanej gotówki, imię, nazwisko i
adres wpłacajęcego oraz datę i tytuł wpłaty.
VII. EWIDENCJA OBROTÓW KASOWYCH W RAPORCIE KASOWYM
1. Wszystkie operacje kasowe dokonane w danym dniu powinny być wpisane do raportu kasowego
sporządzonego przez kasjera.
2. KaŜdy kasjer prowadzi odrębne raporty kasowe dla następujących operacji:
dotyczących wpłat i wypłat z rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych –
oznaczenie raportu: ZFŚS;
dotyczących wpłat i wypłat naleŜności Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem
Geodezyjnym
i Kartograficznym – naleŜności generowane przez Powiatowy Ośrodek
Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej –oznaczenie raportu: PODGiK -2
dotyczących wpłat i wypłat naleŜności Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem
Geodezyjnym i Kartograficznym – naleŜności generowane przez Ewidencję Gruntów w
Lublinie –oznaczenie raportu: EWIDENCJA -1
dotyczących wpłat i wypłat naleŜności Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem
Geodezyjnym
i Kartograficznym – naleŜności generowane przez Zespół Uzgodnień
Dokumentacji Projektowej w Lublinie –oznaczenie raportu: ZUDP -4
dotyczących realizacji dochodów z zakresu administracji rządowej – oznaczenie raportu: Skarb
Państwa
wpłaty opłaty skarbowej – oznaczenie raportu: opłata skarbowa;
wpływy z tytułu opłat komunikacyjnych – oznaczenie raporu: komunikacja;
dotyczących bieŜacej działalności Starostwa (wypłata delegacji, zaliczek, it.p.) oznaczenie
raportu: raport podstawowy.
operacji wyraŜonych w walucie obcej – oznaczenie raportu : znak waluty np: EURO.
3. Raporty kasowe Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym
generowwane są przez program: OŚRODEK.
4. Dopuszcza się sporządzanie raportów kasowych za okresy kilkudniowe, w przypadkach
uzasadnionych ilością występujących operacji kasowych. Zapisy w raporcie kasowym
sporządzonym za okresy kilkudniowe powinny być dokonane chronologicznie z podziałem
na poszczególne dni dokonania wpłaty i wypłaty.
VIII. CZYNNOŚCI KONTROLNE
1. Prawidłowość sporządzania raportów kasowych sprawdzają osoby dokonujące księgowań
poszczególnych raportów lub osoba wyznaczona przez Skarbnika lub Zastępcę Głównego
Księgowego.. W szczególności naleŜy ustalić, czy wykazane przez kasjera poszczególne wpłaty
i wypłaty są udokumentowane dowodami kasowymi oraz czy ustalono w sposób prawidłowy
stan gotówki. Na potwierdzenie dokonanania sprawdzenia osoba ta powinna złoŜyć podpis
na raporcie kasowym.
2. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej w obecności kasjera i pracownika wydziału
finansowego dokonuje okresowej kontroli kasy.
3. Pracownik wyznaczony przez Skarbnika dokonuje sprawdzenia prawidłowości odprowadzenia
wszystkich kwot wykazanych w kwitariuszu przychodowo-ewidencyjnym, czego dowodem jest
złoŜenie podpisu na jego ostatniej stonie.
Załącznik Nr 1 do instrukcji kasowej
.....................................
Lublin, dnia...........................
(imię i nazwisko)
...................................
(seria i numer dowodu osobistego)
......................................
(adres)
OŚWIADCZENIE
W związku z powierzeniem mi funkcji kasjera w Starostwie Powiatowym w Lublinie
przyjmuję do wiadomości, Ŝe ponoszę odpowiedzialność materialną za powierzone mi pieniądze
i inne wartości.
Zobowiązuję się do przestrzegania przepisów w zakresie prowadzenia operacji kasowych
i ponoszenia odpowiedzialności za ich naruszenie.
.........................................
(podpis)
.............................................................................................
(podpis i pieczątka słuŜbowa osoby w obecności której złoŜono oświadczenie)