Prawidłowy opis faktur i innych dokumentów finansowych

Prawidłowy opis faktur i innych dokumentów finansowych
Faktury/rachunki, umowy (o dzieło, zlecenie) związane z realizacją zadania winny być opisane
zgodnie z wymogami określonymi w Art.21 Ustawy o rachunkowości, tzn.
na odwrocie winny zawierać:
1. pieczęć organizacji oraz
sporządzony w sposób trwały opis:
a. „Operacja dotyczy realizacji zadania (nazwa zadania i nazwa konkursu) ..........,
b. zgodnie z zawartą umową nr ....... z dnia .....
c. w przypadku aneksu do umowy należy dopisać:
oraz zgodnie z Aneksem nr ...... z dnia......)
2. opis merytoryczny zadania, którego dotyczy (w tym czas i miejsce)
a. przeznaczenie zakupionej usługi, towaru lub opłaconej należności.
b. w jakiej części (kwotowo) została należność z faktury/rachunku opłacona ze środków
pochodzących z dotacji.
c. „Stwierdzam zgodność merytoryczną”
data i czytelny podpis osoby/osób uprawnionych, zgodnie z KRS
3. „sprawdzono pod względem rachunkowym i formalnym”
data i czytelny podpis osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych
4. dekret księgowy - sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby
dokonującej wpisu do ewidencji księgowej oraz numerem dowodu księgowego (data i podpis
umożliwiający identyfikację osoby podpisującej);
a. numer z dziennika księgowego (numer należy wpisać w prawym górnym rogu dokumentu)
b. numer pozycji z kosztorysu (w prawym dolnym rogu)
5. Każda z faktur (rachunków) powinna zawierać informację o stosowaniu ustawy
„Prawo zamówień publicznych” wraz z przywołaniem stosownego artykułu ustawy
6. Płatnicy podatku VAT są zobowiązani do opisu każdej faktury VAT przedkładanej do rozliczenia z
dotacji. Opis winien w sposób szczegółowy wskazywać czy podatek VAT jest kosztem dla
beneficjenta.
7. Jeżeli do sprawozdania z realizacji zadania dołączane są kserokopie dokumentów księgowych,
winny być to kserokopie dwustronne tak opisanych faktur/rachunków.
8. Kserokopie muszą być obustronnie potwierdzone za zgodność z oryginałem z datą i
podpisem osoby uprawnionej, zgodnie z KRS