regulamin korzystania z zasobu archiwalnego w pracowniach

Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 11/2014
Dyrektora Archiwum Państwowego
w Katowicach z dnia 28 maja 2014 r.
REGULAMIN
KORZYSTANIA Z ZASOBU ARCHIWALNEGO
W PRACOWNIACH NAUKOWYCH
ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO W KATOWICACH
§1
1. Osoba przystępująca do korzystania z zasobu archiwalnego w pracowniach
naukowych Archiwum Państwowego w Katowicach (dalej Archiwum) składa przed
dostarczeniem
szczegółowych
zamówień
Zgłoszenie
użytkownika
zasobu
archiwalnego (dalej Zgłoszenie użytkownika).
2. Podanie
informacji
niezbędnych
dla
bieżącego
zarządzania
udostępnianiem
archiwaliów jest obligatoryjne. Pozostałe pola Zgłoszenia użytkownika, graficznie
wyróżnione na formularzu, wypełniane są dobrowolnie. Informacje należące do tej
grupy służą analizie potrzeb badawczych, a ich ewentualne pominięcie nie powoduje
ograniczenia uprawnień do korzystania z materiałów archiwalnych.
3. Użytkownik może w każdej chwili zaktualizować dane wpisane w Zgłoszeniu
użytkownika, podając datę jego modyfikacji.
§2
1. Informacje o archiwaliach niezbędne do złożenia zamówień wyszukiwane są przez
użytkowników zasobu archiwalnego samodzielnie.
2. Podstawową pomoc w wyszukiwaniu archiwaliów stanowią posiadane przez
Archiwum
środki
ewidencyjne
i
inne
archiwalne
pomoce
informacyjno-
wyszukiwawcze.
3. Pomoce ewidencyjno-informacyjne mogą być udostępnione przed złożeniem
Zgłoszenia użytkownika.
2
4. Dostęp do pomocy ewidencyjno-informacyjnych może być ograniczony ze względu
na przeszkody prawne, w szczególności w zakresie ochrony informacji niejawnych,
danych osobowych albo dóbr osobistych, w trybie odmowy dostępu do materiałów
archiwalnych.
5. Ogólnych informacji o zasobie Archiwum, dostępnych pomocach ewidencyjnoinformacyjnych i o zasadach udostępniania zasobu udzielają pracownicy Archiwum
dyżurujący w pracowni naukowej.
§3
Udostępnieniu w pracowni naukowej podlegają archiwalia:
1. Zewidencjonowane, tzn. wyposażone w środki ewidencyjne, które umożliwiają
identyfikację poszczególnych jednostek archiwalnych o określonej zawartości lub
jednorodnych pod względem zawartości grup jednostek.
2. Opatrzone paginacją lub foliacją.
3. Będące
w
stanie
fizycznym
niepowodującym
istotnych
przeciwwskazań
konserwatorskich do ich użytkowania.
§4
Dostęp do archiwaliów może zostać ograniczony ze względu na zły stan fizyczny
archiwaliów lub prawną ochronę określonych informacji, poprzez:
1. Uzasadniony wymóg złożenia przez użytkownika wyjaśnień bądź oświadczeń albo
udokumentowania szczególnych uprawnień do zapoznania się z treścią żądanych
przezeń
materiałów
archiwalnych,
w
szczególności
poprzez
przedłożenie
upoważnienia zleceniodawcy, na którego rzecz użytkownik działa, albo zgody
dysponenta dokumentacji deponowanej lub przekazanej do archiwum z zastrzeżeniem
jej ograniczonej dostępności, itp.
2. Wymóg podpisania zobowiązania użytkownika do wykorzystania informacji
uzyskanych na podstawie udostępnionych materiałów archiwalnych, a mających
znamiona aktualności, w sposób nienaruszający wolności albo praw, wynikających w
szczególności z przepisów chroniących dobra osobiste lub dane osobowe.
3. Ograniczenie korzystania z materiałów archiwalnych do poszczególnych jednostek
archiwalnych bądź do określonych dokumentów (fragmentów dokumentów) w
obrębie jednostki archiwalnej.
3
4. Ograniczenie
lub
wykluczenie
reprodukowania
udostępnionych
materiałów
archiwalnych.
5. Całkowitą albo częściową odmowę udostępniania materiałów archiwalnych.
§5
1. Archiwalia lub ich reprodukcje udostępniane są na podstawie zamówienia-rewersu.
Zamówienia wypełnia się osobno dla każdej jednostki archiwalnej. Powinny one być
wypełnione czytelnie (drukowanymi literami) długopisem, piórem lub w formie
wydruku.
2. Do udostępnianych jednostek archiwalnych dołączane są druki rejestru udostępniania
(metryczki). Użytkownik zasobu zobowiązany jest wpisać w odpowiednich polach
datę korzystania z jednostki oraz swoje imię i nazwisko; może też podać temat swojej
pracy (przedmiot badań).
§6
1. Zamówione materiały archiwalne wydawane są uprawnionemu użytkownikowi z
podręcznego depozytu pracowni naukowej przy każdorazowym podjęciu przezeń
korzystania z archiwaliów.
2. Wydane materiały archiwalne rejestrowane są przez obsługującego użytkownika
pracownika w Księdze wizyt użytkowników w pracowni naukowej, w której
użytkownik potwierdza ich odbiór własnym podpisem.
3. W przypadku materiałów szczególnie cennych (dokumenty pergaminowe i papierowe)
użytkownik przerywający pracę nad udostępnionymi mu archiwaliami i na krótki czas
opuszczający pracownię naukową jest zobowiązany do każdorazowego deponowania
ich u dyżurnego.
4. Użytkownik może zamówić jednorazowo 5 jednostek archiwalnych, po ich
otrzymaniu może zamówić kolejne. W szczególnie uzasadnionych przypadkach limit
ten może zostać zmieniony. Ograniczenie wynika z wymogu zabezpieczenia zasobu.
5. Zamówienia na archiwalia w Pracowni Naukowej im. dr. Michała Antonowa Centrali
w Katowicach realizowane są cztery razy dziennie:
a) zamówienia złożone do godz. 9.30 są realizowane o godz. 10.30
b) zamówienia złożone między 9.30 a 10.30 realizowane są o godz. 11.30
c) zamówienia złożone między 10.30 a 11.30 realizowane są o godz. 12.30
d) zamówienia złożone między 11.30 a 12.30 realizowane są o godz. 13.30.
4
Zamówienia złożone po godz. 12.30 realizowane są w następnym dniu roboczym. W
wyjątkowych wypadkach (np. duża ilość zamówień, akta wymagające dłuższego
przygotowania, konieczność konserwacji) czas realizacji zamówienia może ulec
wydłużeniu. O przybliżonym okresie realizacji takiego zamówienia Archiwum
zawiadomi korzystającego w możliwie najkrótszym czasie.
6. Szczególnie cenne archiwalia (dokumenty pergaminowe i papierowe) udostępniane są
wyłącznie do godziny 14.00 i każdorazowo zwracane do magazynu. Ponowne
korzystanie z nich wymaga złożenia nowego zamówienia.
7. Materiały kartograficzne i wielkoformatowa dokumentacja techniczna udostępniane są
w trybie indywidualnych ustaleń w pracowni naukowej Oddziału VII Dokumentacji
kartograficznej i technicznej.
8. O terminie realizacji zamówień w pracowniach naukowych oddziałów zamiejscowych
Archiwum decyduje kierownik Oddziału, z zachowaniem rygorów zarządzenia nr 4
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 1 lutego 2013 r w sprawie
organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych.
9. Po każdorazowym zakończeniu pracy korzystający z jednostek archiwalnych w
pracowni naukowej zwraca je dyżurującemu pracownikowi, z dyspozycją ich zwrotu
do magazynu lub zachowania w depozycie pracowni naukowej.
10. Jeżeli przerwa w korzystaniu z akt znajdujących się w podręcznym depozycie
przekroczy dwa tygodnie, są one zwracane do magazynu bez dyspozycji użytkownika.
Podjęcie pracy nad nimi wymaga złożenia ponownego zamówienia.
11. Na pisemny wniosek zainteresowanego, Archiwum może czasowo sprowadzić do
własnej pracowni reprodukcje materiałów archiwalnych spoza własnego zasobu,
przechowywane w innym archiwum państwowym w celu udostępnienia ich we
własnej pracowni naukowej. Może też w celu udostępniania wypożyczyć reprodukcje
archiwaliów z własnego zasobu innemu archiwum państwowemu. Zamówienia na
wypożyczenia realizowane są sukcesywnie w ilościach nie zakłócających bieżącego
wykorzystania reprodukcji do udostępnienia w pracowni naukowej i realizacji
wykonywanych przez Archiwum kwerend. Koszty przesyłki reprodukcji pokrywa
użytkownik.
12. Wypożyczenie
i
udostępnienie
reprodukcji
wskazanych
przez
użytkownika
dokonywane jest w uzgodnieniu pomiędzy obu zaangażowanymi archiwami
państwowymi.
5
§7
1. Jednostki archiwalne, z których sporządzono reprodukcje użytkowe, udostępniane są
w postaci reprodukcji. Dyrektor Archiwum może dopuścić do zamówienia takich
materiałów w oryginale tylko w indywidualnych i uzasadnionych przypadkach, na
podstawie umotywowanego oświadczenia użytkownika o nieprzydatności korzystania
w zamierzonej pracy z reprodukcji.
2. Jednostki archiwalne zawierające dokumenty luźne udostępnia się kolejno: po
zwróceniu dyżurnemu wykorzystanej jednostki, użytkownik otrzymuje następną.
Wyjątki od tej zasady dopuszczalne są w przypadkach umotywowanych szczególnymi
potrzebami badawczymi.
3. Korzystający zwraca jednostki archiwalne obsłudze najpóźniej 15 minut przed
zamknięciem pracowni naukowej.
4. W przypadku zauważenia w udostępnionych jednostkach archiwalnych lub środkach
ewidencyjnych (w tym również w postaci mikrofilmów i nośników elektronicznych)
braków, uszkodzeń, ingerencji osób trzecich, błędów w paginacji i innych
nieprawidłowości, użytkownik zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić o tych
faktach obsługę pracowni.
§8
1. Użytkownik zasobu archiwalnego korzysta z niego, nie ingerując w układ i treść
jednostek archiwalnych, zachowując dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo.
2. Użytkownikowi nie wolno:
a) zmieniać porządku w układzie wykorzystywanych archiwaliów,
b) zamieszczać jakichkolwiek notatek, uwag i znaków,
c) sporządzać notatek na papierze położonym bezpośrednio na archiwaliach,
d) udostępniać archiwaliów innym użytkownikom pracowni ani pozostawiać ich na
stołach po zakończeniu pracy.
3. Korzystanie z materiałów archiwalnych w pracowniach naukowych Archiwum
powinno być prowadzone w sposób nie zakłócający pracy innym użytkownikom.
4. Wynoszenie poza pomieszczenie pracowni naukowych Archiwum jednostek
archiwalnych i pomocy ewidencyjno-informacyjnych przez użytkowników jest
zabronione pod rygorem zawieszenia, ograniczenia lub ostatecznie odmowy
udostępniania archiwaliów do chwili ustania zagrożenia.
6
5. Do pracowni naukowej Archiwum nie wolno wnosić przedmiotów i substancji
mogących spowodować uszkodzenia dokumentów (w tym artykułów spożywczych,
środków barwiących, łatwopalnych itp.) a także teczek i toreb. Odstępstwa od
powyższej
zasady
wymagają
każdorazowego
uzgodnienia
z
dyżurującym
pracownikiem.
§9
1. Udostępnienie materiałów archiwalnych i reprodukcji uprawnia do nieodpłatnego
wykonania ich kopii cyfrowych własnym sprzętem lub przeznaczonymi do tego celu
urządzeniami Archiwum.
2. Samodzielnemu
kopiowaniu
podlegają
archiwalia
o
znaczeniu
wyłącznie
historycznym. W przypadku archiwaliów, które zawierają dane prawnie chronione,
zgoda na kopiowanie udzielana jest w ograniczonym zakresie, po wskazaniu interesu
prawnego (uprawnień) i złożeniu w formie pisemnej dodatkowych informacji i
oświadczeń.
3. Samodzielnie wykonane kopie nie mogą być wykorzystane przez użytkownika zasobu
w sposób sprzeczny z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z ochroną danych
osobowych i dóbr osobistych.
4. Warunkiem dopuszczenia do samodzielnego kopiowania jednostek archiwalnych
własnym sprzętem jest użycie przez użytkownika urządzeń i technik nieinwazyjnych
dla archiwaliów (fotografia cyfrowa wykonywana bez dodatkowego oświetlenia).
5. Używany do samodzielnego kopiowania sprzęt powinien być bezgłośny i pozbawiony
dodatkowego oprzyrządowania, w tym statywów.
6. Samodzielnie
kopiowanych
jednostek
archiwalnych
nie
można
przyciskać,
rozprostowywać, a w przypadku ksiąg, rozkładać bardziej niż byłoby to potrzebne w
trakcie ich zwykłego czytania.
7. Użytkownik jest zobowiązany do niezwłocznego powiadomienia obsługi pracowni
naukowej o zauważonych uszkodzeniach i nieprawidłowościach w funkcjonowaniu
sprzętu, stanowiącego własność Archiwum, a przeznaczonego do samodzielnego
kopiowania materiałów archiwalnych.
7
§ 10
Szczegółowy tryb udostępniania materiałów archiwalnych unormowany jest w
zarządzeniu nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 1 lutego 2013 r. w
sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych.