Istotne zmiany w wersji 326 ToyDMS

Istotne zmiany w wersji 326 ToyDMS
Zmiany w Kartotece klientów ........................................ 2
Zmiany dotyczące marketingu .................................................... 2
1. Wprowadzenie nowego pod modułu Marketing Serwisu............... 2
2. Zawężenie klienci Nieobecni .................................................... 5
3. Zawężenie Przebiegi............................................................... 6
4. Zawężenie Przeglądy, naprawy ................................................ 6
5. Zawężenie Wizyty obce .......................................................... 7
6. Zawężenie Sprzedaż .............................................................. 8
7. Eksport otrzymanych danych .................................................. 9
8. Zanotowanie informacji w CRM.............................................. 10
9. Przygotowanie korespondencji seryjnej .................................. 11
Zmiany dotyczące analizy płatności .......................................... 13
1. Ustawienie parametrów systemowych .................................... 13
2. Informacje wyświetlane w module serwisowym ....................... 13
3. Informacja wyświetlana podczas tworzenia zamówienia na części
zamienne ................................................................................. 15
4. Informacja wyświetlana podczas tworzenia WZ na części zamienne
16
5. Informacja wyświetlana podczas tworzenia konfiguracji na
samochód nowy ........................................................................ 17
6. Informacja wyświetlana podczas tworzenia zamówienia na
samochód nowy ........................................................................ 18
7. Informacja wyświetlana podczas zatwierdzania dokumentu
sprzedaży................................................................................. 19
8. Wyróżnienie kontrahenta posiadającego zaległości płatnicze ..... 19
9. Wydruk dokumentu analizy płatności dla wybranego kontrahenta
20
Zmiany w Kartotece pojazdów..................................... 22
1. Wprowadzenie kodyfikacji pojazdów wg podziału Producenta .... 22
Zmiany w Dokumentach sprzedaży.............................. 23
1. Wprowadzenie zapamiętywania parametrów każdej faktury z
osobna..................................................................................... 23
-1-
Zmiany w Kartotece klientów
Zmiany dotyczące marketingu
1.
Wprowadzenie nowego pod modułu Marketing Serwisu
Od wersji 326 system ToyDMS umożliwia wyszukiwanie klientów według
zadanych kryteriów dostępnych w filtrze Kartoteki klientów i zakładce
Marketing serwisu i sprzedaż.
Ekran 1 - Okno filtru kartoteki klientów z nową zakładką Marketing serwisu i
sprzedaż
-2-
Filtr umożliwia wygenerowanie listy klientów dla następujących zapytań:
- klienci nieobecni w serwisie od daty odbioru pojazdu nowego przez n
miesięcy,
- klienci nieobecni w serwisie od ostatniej wizyty przez n miesięcy,
- klienci którzy nie byli w serwisie zgodnie z aproksymowanym
przebiegiem samochodów,
- klienci dla których wykonano interwencje serwisowe w okresie,
- klienci którzy nie kupili pojazdu w ASD, a byli w serwisie w okresie,
- klienci nieobecni w serwisie od daty sprzedaży pojazdu używanego przez
n miesięcy,
Wybór samochodów branych pod uwagę podczas tworzenia listy klientów
możliwy jest według kodowania producenta z uwzględnieniem kodu
modelu oraz według kodowania Eurotax.
Ekran 2 - Zakładka Marketing serwisu z opcjami wyboru samochodów
-3-
Samochody przenosimy z lewego pola (1) za pomocą myszki i
upuszczamy w prawej części okna (2). Pozycje wybrane zaznaczane są
czcionką pogrubioną w lewej części okna, przenosić możemy całe gałęzie
drzewa (przedstawiające kody modeli w przypadku wyświetlania wg
Producenta) lub fragmenty (przedstawiające kody katashiki w przypadku
wyświetlania wg Producenta).
Ekran 3 - Fragment okna filtra z opcjami usuwania, cofania i listą wyposażeń do
wyboru.
Pozycje wybrane i przeniesione na prawą stronę możemy usuwać (prawy
przycisk myszy i opcja Usuń (3)) lub cofać (prawy przycisk myszy i opcja
Cofnij (4)).
Jeżeli wybrane modele posiadają wyszczególnione wyposażenia będą
mogły być wybrane do zestawienia (pola z fragmentu okna 5).
W przypadku tworzenia zestawienia dla Przeglądów i napraw (1) oraz
dla Wizyt obcych (2) mamy możliwość wybrania prowadzącego zlecenie
(3).
-4-
Ekran 4 - Fragment okna filtru z wyborem prowadzącego zlecenie
2.
Zawężenie klienci Nieobecni
Opcja Nieobecni (1) umożliwia wyświetlenie klientów według trzech
dostępnych zawężeń (2): klienci nieobecni w serwisie od daty
odbioru pojazdu, klienci nieobecni w serwisie od daty ostatniej
wizyty oraz klienci nieobecni w serwisie od sprzedaży pojazdu
używanego. Po wybraniu żądanego zawężenia określamy ilość miesięcy
(5), mamy także możliwość wprowadzenia do algorytmu wyszukującego
konkretnych interwencji serwisowych (3 i 4) branych pod uwagę
podczas wyszukiwania klientów.
Ekran 5 - Fragment filtra z zawężaniem na klientów Nieobecnych
-5-
Po wybraniu przycisku Wyświetl na ekranie otrzymamy okno kartoteki
klientów z listą odnalezionych kontrahentów. Eksport danych wykonujemy
w standardowy sposób poprzez menu Funkcje i Eksport danych lub
menu Funkcje i Eksport danych do formatu MS Excel wraz z danymi
kontaktowymi. Czas wyświetlania wyników uzależniony jest od
skomplikowania zapytania.
3.
Zawężenie Przebiegi
Opcja Przebiegi (1) umożliwia wyszukanie klientów którzy nie przybyli do
serwisu zgodnie z aproksymowanym przebiegiem pojazdu. Do wyboru
mamy częstotliwość przeglądów technicznych według przebiegu (2) lub
według zadanego okresu czasu (3).
Ekran 6 - Fragment filtra z zawężaniem na Przebiegi
Po wybraniu przycisku Wyświetl na ekranie otrzymamy okno kartoteki
klientów z listą odnalezionych kontrahentów. Eksport danych wykonujemy
w standardowy sposób poprzez menu Funkcje i Eksport danych lub
menu Funkcje i Eksport danych do formatu MS Excel wraz z danymi
kontaktowymi. Czas wyświetlania wyników uzależniony jest od
skomplikowania zapytania.
4.
Zawężenie Przeglądy, naprawy
Opcja Przeglądy, naprawy (1) pozwala na wyszukanie klientów dla
których wykonano naprawę serwisową w wybranym okresie czasu (3)
zgodną z zaznaczonym kanałem wydatków (4) i typem interwencji
serwisowej (5) oraz dla wybranego prowadzącego zlecenie (2).
-6-
Ekran 7 - Fragment filtra z zawężaniem na Przeglądy, naprawy
Po wybraniu przycisku Wyświetl na ekranie otrzymamy okno kartoteki
klientów z listą odnalezionych kontrahentów. Eksport danych wykonujemy
w standardowy sposób poprzez menu Funkcje i Eksport danych lub
menu Funkcje i Eksport danych do formatu MS Excel wraz z danymi
kontaktowymi. Czas wyświetlania wyników uzależniony jest od
skomplikowania zapytania.
5.
Zawężenie Wizyty obce
Opcja Wizyty obce (1) pozwala na wyszukanie klientów którzy nie kupili
pojazdu w ASD a byli w serwisie w wyznaczonym okresie czasu (3) i
wykonywali naprawy płatne, gwarancyjne lub kosztowe (4) zgodne z
wybranym typem interwencji serwisowej (5) oraz dla wybranego
prowadzącego zlecenie (2).
-7-
Ekran 8 - Fragment filtra z zawężaniem na Wizyty obce
Po wybraniu przycisku Wyświetl na ekranie otrzymamy okno kartoteki
klientów z listą odnalezionych kontrahentów. Eksport danych wykonujemy
w standardowy sposób poprzez menu Funkcje i Eksport danych lub
menu Funkcje i Eksport danych do formatu MS Excel wraz z danymi
kontaktowymi. Czas wyświetlania wyników uzależniony jest od
skomplikowania zapytania.
6.
Zawężenie Sprzedaż
Opcja Sprzedaż (1) pozwala na wyświetlenie klientów którzy kupili w ASD
samochód w zadanym okresie czasu (2) lub zarejestrowali pojazd w
zadanym okresie czasu (3).
-8-
Ekran 9 - Fragment filtra z zawężaniem na Sprzedaż
Po wybraniu przycisku Wyświetl na ekranie otrzymamy okno kartoteki
klientów z listą odnalezionych kontrahentów. Eksport danych wykonujemy
w standardowy sposób poprzez menu Funkcje i Eksport danych lub
menu Funkcje i Eksport danych do formatu MS Excel wraz z danymi
kontaktowymi. Czas wyświetlania wyników uzależniony jest od
skomplikowania zapytania.
7.
Eksport otrzymanych danych
Po wyświetleniu wyników zgodnie z zadanymi kryteriami na ekranie
otrzymamy standardowe okno kartoteki klientów. Eksport danych możemy
wykonać za pomocą opcji dostępnych w menu Funkcje.
Ekran 10 - Menu Funkcje kartoteki klientów
-9-
UWAGA!!!
W przypadku istnienia powiązań klienta z kilkoma różnymi samochodami
informacje uzyskane za pomocą przycisku szybkiego przejścia do Zleceń
będą zawierały zlecenia powiązane z wszystkimi samochodami, np.: za
pomocą marketingu serwisu poszukujemy klientów wykonujących naprawy
dla modelu Yaris, jednocześnie klienci Ci posiadają inne modele
samochodów np.: Avensis, wynikiem wybrania przycisku Zlecenia będzie
wyświetlenie wszystkich zleceń również tych dla modelu Avensis.
Ekran 11- Fragment okna modułu zleceń serwisowych wraz z przyciskiem
Zlecenia
8.
Zanotowanie informacji w CRM
Wykonanie wysyłki korespondencji seryjnej możemy zanotować w CRM
każdego z klientów. Po wyświetleniu listy klientów wybieramy opcję Dodaj
kontakt wszystkim dostępną z menu Funkcje.
- 10 -
Ekran 12 - Menu Funkcje z opcją Dodaj kontakt wszystkim
Po wybraniu opcji na ekranie otrzymamy standardowe okno wprowadzania
informacji do CRM klienta.
Ekran 13 - Okno wprowadzania informacji do CRM klienta
Wprowadzanie szczegółowych informacji kończymy przyciskiem
Akceptuj.
9.
Przygotowanie korespondencji seryjnej
Wyeksportowana lista adresowa klientów może mieć poniższą formę.
- 11 -
Ekran 14 - Fragment oka MS Excel z listą wyeksportowanych klientów.
Po przeprowadzeniu importu listy adresowej do MS Word możemy w łatwy
sposób przygotować korespondencję seryjną listową bądź e-mailową.
Ekran 15 - Fragment okna MS Word z korespondencją seryjną
- 12 -
Zmiany dotyczące analizy płatności
1.
Ustawienie parametrów systemowych
Poprzez wybranie z menu Parametry opcji Systemowe ustalamy
wyświetlanie informacji o zaległościach płatniczych po terminie i
wszystkich zaległości płatniczych klienta.
Ekran 16 - Okno parametrów systemowych z opcjami analizy płątności
2.
Informacje wyświetlane w module serwisowym
Pierwszym miejscem wyświetlenia informacji o zaległościach płatniczych
jest okno edycji zgłoszenia serwisowego. W momencie wybrania klienta z
zaległościami płatniczymi na ekranie pojawi się stosowna informacja.
- 13 -
Ekran 17 - Wyświetlenie informacji o zaległościach płatniczych podczas
tworzenia zgłoszenia serwisowego
Dane kontrahenta posiadającego zaległości płatnicze wyróżniane są
kolorem czerwonym podczas pracy ze zgłoszeniem i zleceniem
serwisowym.
Ekran 18 - Okno zgłoszenia z wyróżnionymi danymi klienta z zaległościami
płatniczymi
Informacje o zaległościach płatniczych są wyświetlane w podobny sposób
podczas tworzenia nowego zlecenia serwisowego i jego edycji.
- 14 -
3.
Informacja wyświetlana podczas tworzenia zamówienia na części
zamienne
Kolejnym miejscem w którym pojawiają się informacje o zaległościach
płatniczych jest moduł zamówień na części zamienne. Wprowadzenie, do
zamówienia, kontrahenta który ma zaległości płatnicze skutkuje
pojawieniem się okna z komunikatem o zaległościach płatniczych.
Ekran 19 - Okno edycji zamówienia na części wraz z komunikatem o
zaległościach płatniczych
Ekran 20 - Fragment okna zamówień na części z wyróżnionym klientem
posiadającym zaległości płatnicze
- 15 -
4.
Informacja wyświetlana podczas tworzenia WZ na części
zamienne
Informacje o zaległościach płatniczych są wyświetlane, podczas tworzenia
dokumentu WZ na części zamienne. Wybór kontrahenta z zaległościami
skutkuje pojawieniem się stosownego komunikatu.
Ekran 21 - Okno tworzenia WZ na części wraz z komunikatem o zaległościach
płatniczych
Ekran 22 - Fragment okna nowego dokumentu WZ wraz z wyróżnionym
klientem posiadającym zaległości płatnicze
- 16 -
5.
Informacja wyświetlana podczas tworzenia konfiguracji na
samochód nowy
Informacja o zaległościach płatniczych pojawia się podczas tworzenia
nowej konfiguracji na samochód nowy w przypadku wybrania klienta z
zaległościami płatniczymi.
Ekran 23 - Okno tworzenia nowej konfiguracji na samochód nowy wraz z
komunikatem o zaległościach płatniczych
Ekran 24 - Fragment okna nowej konfiguracji z wyróżnionym klientem
posiadającym zaległości płatnicze
- 17 -
6.
Informacja wyświetlana podczas tworzenia zamówienia na
samochód nowy
Informacja o zaległościach płatniczych pojawia się podczas tworzenia
zamówienia na samochód nowy w przypadku wybrania kontrahenta
posiadającego zaległości płatnicze.
Ekran 25 - Okno tworzenia nowego zamówienia na samochód nowy wraz z
komunikatem o zaległościach płatniczych
Ekran 26 - Fragment okna nowego zmówienia na samochód wraz z
wyróżnionym klientem posiadającym zaległości płatnicze
- 18 -
7.
Informacja wyświetlana podczas zatwierdzania dokumentu
sprzedaży
Podczas
zatwierdzania
dokumentu
sprzedaży
sprzedawca
jest
informowany o zaległościach płatniczych kontrahenta, okno pozwala na
zrezygnowanie z dalszego zatwierdzania lub umożliwia przejście do
wydruku zatwierdzonej faktury.
Ekran 27 - Okno przygotowania dokumentu sprzedaży wraz z komunikatem o
zaległościach płatniczych
8.
Wyróżnienie kontrahenta posiadającego zaległości płatnicze
Każdy z kontrahentów posiadający zaległości płatnicze zostaje zaznaczony
kolorem czerwonym podczas tworzenia WZ na części, zamówienia na
części, zamówienia na samochód nowy oraz konfiguracji samochodu
nowego. Dostęp do Analizy płatności możliwy jest bezpośrednio z menu
ikony klienta (Ekran 29 - 1).
Ekran 28 - Fragment okna z wybranym kontrahentem z zaległościami
płatniczymi
- 19 -
Ekran 29 - Menu kontekstowe wraz z opcją Analiza płatności
9.
Wydruk dokumentu analizy płatności dla wybranego kontrahenta
Dla każdego z kontrahentów system umożliwia podgląd
płatniczych wraz wydrukowaniem dokumentu analizy płatności.
zaległości
Ekran 30 - Kartoteka klientów z przyciskiem Analiza płatności
Po odszukaniu żądanego kontrahenta wybieramy przycisk Analiza
płatności, na ekranie otrzymamy okno modułu analizy płatności z
wyszczególnionymi zapłatami i ich terminami.
- 20 -
Ekran 31 - Okno modułu Analiza płatności
Wybranie przycisku Wydruk
zaległości płatniczych.
otwiera
podgląd
dokumentu
Ekran 32 - Podgląd wydruku dokumentu analizy zaległości płatniczych
- 21 -
Analizy
Zmiany w Kartotece pojazdów
1.
Wprowadzenie kodyfikacji pojazdów wg podziału Producenta
Od wersji 326 system ToyDMS posiada wprowadzoną kodyfikację pojazdu
wg Producenta (1), mamy możliwość powiązania Marki i Modelu z
dostępnymi kodami modelu (promocje serwisowe) oraz z kodami
katashiki. W dalszym ciągu pojazd można opisać według kodyfikacji
Eurotax (2), jednak jest ona niezależna od wybranej kodyfikacji wg
Producenta. Różne sposoby kodyfikacji mają istotny wpływ na informacje
otrzymywane z pod modułu Marketing serwisu.
Ekran 33 - Okno edycjo pojazdu wraz z nowymi kodyfikacjami
- 22 -
Zmiany w Dokumentach sprzedaży
1.
Wprowadzenie zapamiętywania parametrów każdej faktury z
osobna
W celu ujednolicenia wyglądu wydruku faktury podstawowej i duplikatu do
niej wprowadzono zapamiętywanie parametrów wydruku (wszystkie
oprócz ilości kopii) dla każdej faktury z osobna. Parametry są
zapamiętywane w momencie wysłania wydruku na drukarkę. W przypadku
gdy wydruk faktury nie posiada zapamiętanych parametrów jego wygląd
jest powielany z ostatnio oglądanej faktury.
Dla duplikatów faktur została zablokowana zmiana parametrów wydruku
wpływających na wygląd końcowej faktury, zmiana spowoduje powstanie
duplikatu identycznego do faktury podstawowej.
- 23 -
SPIS EKRANÓW
Ekran 1 - Okno filtru kartoteki klientów z nową zakładką Marketing serwisu i
sprzedaż ................................................................................................... 2
Ekran 2 - Zakładka Marketing serwisu z opcjami wyboru samochodów .............. 3
Ekran 3 - Fragment okna filtra z opcjami usuwania, cofania i listą wyposażeń do
wyboru. .................................................................................................... 4
Ekran 4 - Fragment okna filtru z wyborem prowadzącego zlecenie................... 5
Ekran 5 - Fragment filtra z zawężaniem na klientów Nieobecnych..................... 5
Ekran 6 - Fragment filtra z zawężaniem na Przebiegi ...................................... 6
Ekran 7 - Fragment filtra z zawężaniem na Przeglądy, naprawy........................ 7
Ekran 8 - Fragment filtra z zawężaniem na Wizyty obce .................................. 8
Ekran 9 - Fragment filtra z zawężaniem na Sprzedaż ...................................... 9
Ekran 10 - Menu Funkcje kartoteki klientów................................................... 9
Ekran 11- Fragment okna modułu zleceń serwisowych wraz z przyciskiem
Zlecenia .................................................................................................. 10
Ekran 12 - Menu Funkcje z opcją Dodaj kontakt wszystkim............................ 11
Ekran 13 - Okno wprowadzania informacji do CRM klienta ............................ 11
Ekran 14 - Fragment oka MS Excel z listą wyeksportowanych klientów............ 12
Ekran 15 - Fragment okna MS Word z korespondencją seryjną....................... 12
Ekran 16 - Okno parametrów systemowych z opcjami analizy płątności.......... 13
Ekran 17 - Wyświetlenie informacji o zaległościach płatniczych podczas
tworzenia zgłoszenia serwisowego .............................................................. 14
Ekran 18 - Okno zgłoszenia z wyróżnionymi danymi klienta z zaległościami
płatniczymi .............................................................................................. 14
Ekran 19 - Okno edycji zamówienia na części wraz z komunikatem o
zaległościach płatniczych ........................................................................... 15
Ekran 20 - Fragment okna zamówień na części z wyróżnionym klientem
posiadającym zaległości płatnicze............................................................... 15
Ekran 21 - Okno tworzenia WZ na części wraz z komunikatem o zaległościach
płatniczych .............................................................................................. 16
Ekran 22 - Fragment okna nowego dokumentu WZ wraz z wyróżnionym klientem
posiadającym zaległości płatnicze............................................................... 16
Ekran 23 - Okno tworzenia nowej konfiguracji na samochód nowy wraz z
komunikatem o zaległościach płatniczych .................................................... 17
Ekran 24 - Fragment okna nowej konfiguracji z wyróżnionym klientem
posiadającym zaległości płatnicze............................................................... 17
Ekran 25 - Okno tworzenia nowego zamówienia na samochód nowy wraz z
komunikatem o zaległościach płatniczych .................................................... 18
Ekran 26 - Fragment okna nowego zmówienia na samochód wraz z wyróżnionym
klientem posiadającym zaległości płatnicze.................................................. 18
Ekran 27 - Okno przygotowania dokumentu sprzedaży wraz z komunikatem o
zaległościach płatniczych ........................................................................... 19
Ekran 28 - Fragment okna z wybranym kontrahentem z zaległościami płatniczymi
.............................................................................................................. 19
Ekran 29 - Menu kontekstowe wraz z opcją Analiza płatności ......................... 20
Ekran 30 - Kartoteka klientów z przyciskiem Analiza płatności ....................... 20
Ekran 31 - Okno modułu Analiza płatności ................................................... 21
Ekran 32 - Podgląd wydruku dokumentu analizy zaległości płatniczych............ 21
Ekran 33 - Okno edycjo pojazdu wraz z nowymi kodyfikacjami....................... 22
- 24 -