docMazowia - biuletyn 25
download 
Reklamacja Transkrypt
Mazowia - biuletyn 25
Biuletyn Informacyjny Federacji Organizacji Służebnych MAZOWIA Nowelizacja ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie – szanse i wyzwania 12 marca br. weszła w życie nowelizacja ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (w skrócie UDPPiW). Prace nad nowelizacją trwały przeszło trzy lata i obejmowały stosunkowo szerokie konsultacje społeczne. Wprowadzono istotne zmiany dotyczące działalności organizacji pozarządowych, obejmujące cztery najważniejsze obszary: I. Formy współpracy z administracją publiczną II. Odpłatna działalność pożytku publicznego III. Procedury konkursowe IV. Obowiązki organizacji o statusie pożytku publicznego Punkty I-III dotyczą wszystkich organizacji pozarządowych, a dopiero punkt IV odnosi się wyłącznie do organizacji, którym sąd przyznał status organizacji pożytku publicznego. I. Formy współpracy z administracją publiczną Nowelizacja UDPPiW dodała – do już istniejących – nowe formy współpracy administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi. Tak jak wcześniej (przed zmianami) są to nadal przykładowe formy współpracy a zatem jednostka samorządu terytorialnego może wypracować z lokalnymi organizacjami inne rozwiązania odpowiadające lokalnej specyfice czy potrzebom. Wcześniej Obecnie (po 12 marca 2010 r.) Zlecanie zadań Wymiana informacji Konsultacje Wspólne zespoły o charakterze doradczym Zlecanie zadań Wymiana informacji Konsultacje Wspólne zespoły o charakterze doradczym Inicjatywa lokalna Uproszczony tryb zlecania zadań Poręczenia i pożyczki Umowy partnerstwa Programy współpracy (art. 5a – 5b ustawy) Często zadawane jest pytanie: skąd wiadomo, z której z powyższych form współpracy zamierza korzystać samorząd lokalny przy realizacji swoich zadań własnych. Odpowiedź można znaleźć w programie współpracy – uchwale samorządu lokalnego – która stanowi ramę dla relacji lokalnej administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi, działającymi na terenie danej gminy. Program współpracy odnosi się też do spraw finansowych - to właśnie od niego będzie zależało, na jakie działania i w jakim trybie samorząd zleci organizacjom realizację zadań publicznych. Ze względu na zaobserwowane problemy z tworzeniem i realizacją programów współpracy, w nowelizacji postanowiono doprecyzować treść takich programów, tryb ich uchwalania oraz terminy. Nowelizacja wprowadza zapis, który wprost mówi o tym, że program współpracy musi być przedmiotem konsultacji z organizacjami pozarządowymi. Wydawałoby się to oczywiste już wcześniej, a jednak niektóre samorządy nagminnie uchwalały program współpracy jednostronnie bez konsultacji z organizacjami. Szczególnie ważne jest wprowadzenie terminu – program współpracy powinien być uchwalony najpóźniej do 30 listopada roku poprzedzającego jego obowiązywanie. Procedura uchwalania programu powinna być określona w uchwale danej jednostki samorządu terytorialnego. Nowelizacja potwierdza również to, co robiły już niektóre gminy wcześniej, czyli możliwość uchwalania wieloletnich programów współpracy oraz możliwość przyjęcia programu przez organy administracji rządowej. nr 25, wrzesień 2010 1 Biuletyn Informacyjny Federacji Organizacji Służebnych MAZOWIA Uproszczony tryb zlecania zadań (art. 19 a ustawy) W trakcie siedmiu lat obowiązywania UDPPiW zaobserwowano, że występują sytuacje, gdy organizacja pozarządowa ma pomysł na realizację zadania publicznego, które ma charakter lokalny, a wnioskowana kwota jest niewielka. Przeprowadzenie wtedy otwartego konkursu wiąże się ze znacznymi kosztami dla jednostki samorządu lokalnego, które w przypadku zleceń na niewielkie kwoty mogą przewyższyć wartość zlecenia. Z tego względu wprowadzono uproszczony tryb zlecania zadań, który stanowi wyjątek od zasady, że zlecanie realizacji zadań publicznych powinno odbywać się w drodze otwartego konkursu ofert lub w określonym trybie zamówień publicznych. Uproszczony tryb zlecania polega na tym, że jeśli samorząd uzna ofertę organizacji za celową, może zlecić jej realizację zadania publicznego z pominięciem otwartego konkursu ofert. Tryb ten może zostać zastosowany w sytuacjach, gdy zostaną łącznie spełnione następujące warunki: • zadanie ma charakter lokalny, • wartość przekazanych środków nie przekracza 10 000 zł, • czas realizacji jest krótszy niż 90 dni, • łączna kwota przekazana jednej organizacji w danym roku nie może przekroczyć 20 000 zł. Informacja o wpłynięciu oferty zostaje zamieszczona w Biuletynie Informacji Publicznej oraz w siedzibie samorządu. Do tak ogłoszonej oferty każdy może zgłosić swoje uwagi w przeciągu siedmiu dni od jej zamieszczenia. Inicjatywa lokalna (art. 19 b - 19 h ustawy) Inicjatywa lokalna to nowe rozwiązanie dostępne dla mieszkańców jednostki samorządu terytorialnego (zarówno dla osób działających w organizacji pozarządowej, jak i dla grup nieformalnych), którzy chcieliby wspólnie z samorządem zrealizować zadanie ważne dla lokalnej społecznej. Inicjatywa lokalna obejmuje tylko wymienione w ustawie obszary działań, w tym przykładowo: budowa i rozbudowa dróg, kanalizacji i budynków należących do samorządu, edukacji, sportu czy ochrony przyrody. Inicjatywa lokalna polega na tym, że mieszkańcy świadczą pracę, zapewniają środki pieniężne lub rzeczowe a jednostka samorządu terytorialnego zapewnia materiały i sprzęt niezbędny do realizacji przedsięwzięcia (na podstawie umowy użyczenia). Najważniejsza różnica między inicjatywą lokalną, a trybem zlecania zadań - w drodze otwartego konkursu ofert - polega na tym, że inicjatywa lokalna nie uwzględnia przepływów finansowych między samorządem a mieszkańcami. Wsparcie samorządu polega wyłącznie na zapewnieniu materiałów i sprzętu niezbędnego do wykonania określonego zadania. Pozostałe wymienione w ustawie formy współpracy Przed wprowadzeniem w życie nowelizacji istniała możliwość udzielania przez samorząd pożyczek i poręczeń organizacjom pozarządowym. Część gmin podejmowała tego typu działania. Zdecydowano jednak wprowadzić zapis (art.5 ust.8), który wprost mówi o takiej formie współpracy i rozwieje związane z tym wątpliwości. Natomiast wspomniane umowy partnerstwa mogą być zawierane na podstawie ustawy o prowadzeniu polityki rozwoju. Ze względu na brak danych na temat takich umów, o informacje w tej sprawie warto zwrócić się do samorządu gminnego i powiatowego. II. Odpłatna działalność pożytku publicznego Działalność odpłatna to obok działalności nieodpłatnej i działalności gospodarczej, trzecia forma prawna dla działań organizacji pozarządowej. W pewnym uproszeniu działalność odpłatna to działalność „po kosztach“. A zatem organizacja, która chce zrealizować działanie wchodzące w zakres działalności pożytku publicznego, a nie ma na to środków, może pobrać od uczestników opłaty, ale tylko w takiej wysokości, aby łącznie pokryły koszty tego projektu. Celem działalności odpłatnej nie jest zysk, a jedynie uzyskanie zwrotu kosztów. Zmiany, które wprowadziła nowelizacja ustawy, to przede wszystkim możliwość uwzględnienia wszystkich kosztów danego projektu, a nie tylko kosztów bezpośrednich jak wcześniej. Podwyższono również limit wynagrodzeń przy działalności odpłatnej z 1,5-krotności do 3-krotności miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw. W nowelizacji ustawy wykreślono jednak dwa słowa „kalkulacja“ i „dochód“. Wyeliminowano tym samym możliwość osiągania nawet incydentalnego zysku. Działalność odpłatna pożytku publicznego oraz działalność gospodarcza to zagadnienia wyjątkowo złożone. Z tego powodu przed podjęciem ewentualnych decyzji w tym zakresie warto spotkać się z prawnikiem, który pomoże Państwu wybrać możliwości prawne, najpełniej odpowiadające potrzebom i specyfice konkretnej organizacji pozarządowej. 2 nr 25, wrzesień 2010 Biuletyn Informacyjny Federacji Organizacji Służebnych MAZOWIA III. Procedury konkursowe (art. 11 - 19 ustawy) Procedury konkursowe to temat, z którym warto się zapoznać sięgając do omawianej ustawy. Na szczególną uwagę zasługują następujące zmiany: • termin składania ofert nie może być krótszy niż 21 dni (wcześniej było 30 dni), • w przypadku złożenia wniosku z własnej inicjatywy organ administracji publicznej ma 1 miesiąc na rozpatrzenie oferty (wcześniej było dwa miesiące), • ogłoszenie w dzienniku ogólnopolskim nie jest już obowiązkiem, • możliwość złożenia jednej oferty przez kilka podmiotów (uwaga – odpowiedzialność partnerów za realizację zadania jest solidarna), • możliwość udziału reprezentantów organizacji w komisjach oceniających wnioski, • jako kryterium oceny ofert dodano analizę i ocenę realizacji zleconych zadań publicznych w latach poprzednich, • możliwość zawierania umów wieloletnich, • ograniczenie możliwości unieważnienia konkursu, • ujednolicenie trybów konkursowych. IV. Nowe regulacje dla organizacji o statusie pożytku publicznego (art. 20-27b ustawy) Zmian w tym zakresie jest wiele i ze względu na ogólny charakter niniejszego opracowania zostaną tylko wymienione w poniższych punktach: • stowarzyszenia starające się o status pożytku publicznego nie mogą prowadzić działalności wyłącznie na rzecz swoich członków, • organizacje starające się o status muszą prowadzić nieprzerwaną działalność przez okres co najmniej dwóch lat, • członkowie organu zarządzającego nie mogą być skazani prawomocnym wyrokiem za przestępstwo z winy umyślnej lub przestępstwo skarbowe (konieczność złożenia do sądu oświadczeń członków zarządu), • obowiązek umieszczenia sprawozdań (zarówno merytorycznego jak i finansowego) na stronie internetowej organizacji, • obowiązek przesłania sprawozdania do MPiPS w terminie 15 dni od przyjęcia sprawozdania oraz zamieszczenie sprawozdań w elektronicznej bazie sprawozdań prowadzonej przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej (przed zmianami obowiązywał termin 30 marca), • zaostrzone sankcje za niewywiązywanie się z powyższych obowiązków – organizacje, które nie prześlą sprawozdań albo ich nie upublicznią, będą skreślane z listy organizacji uprawnionych do otrzymywania środków z 1%, • środki uzyskane z 1% muszą być przeznaczone na działalność pożytku publicznego (nie mogą być przeznaczone na działalność gospodarczą), • będzie obowiązywał nowy wzór sprawozdania obejmujący informacje o wykorzystaniu środków pozyskanych w ramach kampanii 1%. Gdzie można znaleźć szczegółowe informacje? W niniejszym tekście wskazuję na najważniejsze obszary zmian i ich konsekwencje dla organizacji pozarządowych. Szczegółowe informacje dostępne są w zakładce poradnik na stronie www.ngo.pl. W przypadku pytań związanych ze specyfiką konkretnej organizacji warto umówić się na spotkanie z prawnikiem. Pomoc doradczą w tym zakresie oferuje Federacja Mazowia, Stowarzyszenie Boris, Centrum Szpitalna oraz Fundacja Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego. W Centrum Szpitalna można również nabyć za 6 zł broszurkę z serii 3w (warto wiedzieć więcej) omawiającą zmiany i zawierającą praktyczne przykłady omawianych kwestii. Ujednolicony tekst omawianej ustawy dostępny jest na stronie Departamentu Pożytku Publicznego Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej pod adresem: http://www.pozytek.gov.pl/files/Prawo/ustawa/UDPPiW_nowela_jednolity.pdf. Artykuł ten jest próbą ogólnego omówienia zmian w ustawie o działalności pożytku publicznego i wolontariacie. Zachęcam do wnikliwego zapoznania się z całą ustawą. Jej znajomość pomoże osobom zarządzającym organizacjami świadomie budować relacje z administracją publiczną, podatnikami przekazującymi 1% i wolontariuszami. Opracowała: Julia Kluczyńska – prawnik, Federacja MAZOWIA nr 25, wrzesień 2010 3 Biuletyn Informacyjny Federacji Organizacji Służebnych MAZOWIA „Miasto mieszkańców?” Refleksje po przeprowadzonym monitoringu Czy i w jaki sposób urzędy konsultują z mieszkańcami podejmowane decyzje? Czy przewiduje się dla działań konsultacyjnych miejsce w systemie rządzenia? Jak są zaprojektowane takie działania i jakie jest nastawienie władz do konsultowania? Na te i inne pytania można znaleźć odpowiedzi w publikacji „Miasto mieszkańców? Raport z monitorowania procesów podejmowania decyzji na przykładzie EURO 2012”. Publikacja to efekt monitoringu prowadzonego przez Warszawską Grupę Obywatelską przy Stowarzyszeniu Liderów Lokalnych Grup Obywatelskich. Badanie dotyczyło okresu od 1 stycznia 2007 roku do 30 września 2009 roku. Monitoring prowadzony był za pomocą analizy dokumentów oraz informacji zamieszczonych na stronach internetowych, wnioskowania o informację publiczną i przeprowadzania wywiadów z urzędnikami odpowiedzialnymi za konsultacje. Bodźcem do przeprowadzenia takiego badania był fakt otrzymania przez Polskę prawa do organizacji Mistrzostw Europy w Piłce Nożnej UEFA EURO 2012™. Przygotowania do organizacji dużej imprezy wydawały się idealną okazją do tego, aby sprawdzić, czy i co konsultuje się z mieszkańcami, jak wyglądają konsultacje oraz czy są stworzone procedury i określone standardy ich prowadzenia. Celem monitoringu nie było jedynie poznanie sytuacji, ale także doprowadzenie do identyfikacji potencjalnych niedociągnięć i rekomendowanie ich naprawy oraz nagłośnienie dobrych praktyk. Jak prowadzone są konsultacje społeczne w Warszawie? Z przeprowadzonych obserwacji wynika, że w Warszawie konsultuje się i informuje całkiem dobrze. Ratusz rozumie potrzebę rozmawiania z mieszkańcami, zdobywa zewnętrzne środki na ten cel, inwestuje w kadry, eksperymentuje z nowymi sposobami prowadzenia dialogu. Nie oznacza to jednak, że w stolicy konsultacje są już powszechnie obowiązującą metodą podejmowania decyzji wspólnie z mieszkańcami. Wciąż jeszcze konsultuje się zbyt mało. Niektóre z prowadzonych działań są niezaplanowane i prowadzone niejako w przerwie pomiędzy innymi obowiązkami. Brakuje kampanii informacyjnych, mieszkańcy mają ograniczone warunki wypowiedzenia się (zbyt mało czasu, nieodpowiednie godziny, ograniczenia w oddawaniu głosów), a informacje o konsultacjach nie docierają do osób potencjalnie zainteresowanych. Jednym z takich negatywnych przykładów były konsultacje statutów dzielnic, które odbyły się we wrześniu 2009 roku. Mieszkańcy, aby wypowiedzieć się na temat statutu, musieli udać się do urzędu dzielnicy w godzinach jego pracy (a więc najczęściej także w godzinach swojej pracy), udowodnić, że mieszkają w danej dzielnicy (konieczne było okazanie dokumentu tożsamości) i dopiero wtedy możliwe było oddanie głosu. Nie dziwi więc fakt, że w konsultacjach wzięło udział bardzo mało osób. Szkoda, bo konsultowano ważne dokumenty – statuty, które będą obowiązywać w każdej z dzielnic w najbliższej i trochę dalszej przyszłości. Prace nad nimi trwały kilka lat. Na niską frekwencję wpłynął również fakt, iż mieszkańcy nie zostali w żaden sposób zachęceni do tego, aby wypowiedzieć się na temat statutu swojej dzielnicy – zabrakło bowiem kampanii informacyjnej. Nasz monitoring pokazał, że zdarzały się także ciekawe inicjatywy. Jedną z nich były „Śniadania na trawie” – cykl otwartych debat dotyczących zielonej przestrzeni Warszawy, w których brali udział mieszkańcy stolicy, urzędnicy oraz eksperci. Od lipca do października 2009 roku (18.07.2009 – 08.10.2009) odbyło się sześć spotkań – „śniadań na trawie”, podczas których dyskutowano o różnych aspektach zieleni miejskiej. Przykład ten pokazuje, jak w ciekawy i niestandardowy sposób rozmawiać z mieszkańcami. Spotkania w parkach i ich otwarta formuła (można było dołączyć w każdej chwili), dobranie miejsca spotkań do tematu, zapraszanie ekspertów, którzy odpowiadali na pytania – to wszystko bardzo dobre rozwiązania. Co również istotne, rozmowy odbywały się w czasie, kiedy dopiero sondowano nastawienie mieszkańców, a nie konsultowano gotowe już plany. 4 nr 25, wrzesień 2010 Biuletyn Informacyjny Federacji Organizacji Służebnych MAZOWIA Rekomendacje Aktywne docieranie z informacją do mieszkańców Planując konsultacje należy zastanowić się nad najlepszym sposobem dotarcia z informacją o spotkaniu do wszystkich potencjalnie zainteresowanych osób. Warto dobierać różne kanały informacyjne. Osoby, które rzadko bywają w urzędzie, na pewno nie zwrócą uwagi na kartkę powieszoną na tablicy ogłoszeń. Prowadzony monitoring pokazał, że urzędnicy coraz częściej starają się „wychodzić” z informacją do mieszkańców: korzystają z internetu, informacje wysyłane są do lokalnych gazet, a w przypadku zidentyfikowania grupy mieszkańców potencjalnie zainteresowanych, wysyłane są również listowne powiadomienia (tak informuje m. in. Urząd Dzielnicy Praga Północ o spotkaniach w sprawie rewitalizacji). Informacja zwrotna Zdarza się też, że po przeprowadzonych spotkaniach brakuje informacji zwrotnej – notatki, protokołu, czy informacji, jakie pytania padły, czy i w jaki sposób na nie odpowiedziano. Taka informacja zwrotna jest niezwykle ważna. Ważne, aby do uczestników konsultacji, a także do wszystkich innych osób dotarła wiadomość o tym, jak wyglądał proces konsultacji. Szczególną uwagę należy zwrócić na informowanie o tym, co się stało z uwagami, propozycjami oraz pytaniami, które padły w trakcie konsultacji. Warto odnosić się do nich pojedynczo, a nie zbiorczo. Edukacja mieszkańców W trakcie prowadzonego przez nas monitoringu, dało się zauważyć, że mieszkańcom brakuje kompetencji, wiedzy i wiary w konsultacje. Przychodzą na spotkania konsultacyjne wtedy, kiedy sprawa bezpośrednio ich dotyczy i/lub widzą realną szansę na „załatwienie” jakiegoś problemu. Poza tym raczej nie dostrzegają celowości uczestniczenia w takich spotkaniach. Zresztą fakt ten wcale nie dziwi. Konsultacje nie są wiążące dla władz, więc z pozoru może się wydawać, że uczestnictwo w nich to sztuka dla sztuki. Ważna jest więc edukacja mieszkańców w tej kwestii. Należy pokazać plusy uczestniczenia w konsultacjach, uświadomić, dlaczego warto brać udział w takich działaniach, jakie korzyści przynosi partycypacja i jak to należy robić. Inicjatywa edukacyjna leży jednak po stronie władz. To władze powinny edukować mieszkańców, pokazywać, że można, a przede wszystkim, że warto. Urzędnikom powinno zależeć na tym, aby włączać mieszkańców w podejmowanie decyzji. Wyedukowani i świadomi obywatele chętniej wychodzą poza partykularne interesy i czują się odpowiedzialni za swoje otoczenie. Uczestnicy procesów partycypacyjnych lepiej rozumieją trudności związane z zarządzaniem społecznością lokalną, ze zrozumieniem odnoszą się do innych perspektyw, widzą złożoność spraw publicznych i wielość możliwych rozwiązań. Dlatego też władze powinny zaangażować się w proces edukacji mieszkańców i aktywnie włączać ich w konsultowanie działań. Idee i pomysły dotyczące mieszkańców warto z nimi konsultować i omawiać odpowiednio wcześnie. Dzięki temu, że mieszkańcy otrzymują możliwość współkreowania rzeczywistości, w każde realizowane działanie wkładany jest dodatkowy społeczny wysiłek i pomysły. Procedura prowadzenia konsultacji W Warszawie nie ma opisanej procedury konsultowania, więc w najbliższym czasie priorytetowe wydaje się stworzenie takiego dokumentu. Z informacji uzyskanych od urzędników wiemy, że prace nad taką uchwałą już trwają. Powstanie takiego dokumentu, zapewne uchwały, sprawi, że konsultacje społeczne będą traktowane poważnie. Poza tym istotne jest ustalenie, kto, kiedy i w jakiej kwestii może ogłaszać prowadzenie konsultacji. A także, kto będzie odpowiedzialny za prowadzenie takich działań. Istotne jest, aby na wstępie takiego dokumentu zostało wyjaśnione, czym są konsultacje społeczne i podkreślone, że jest to narzędzie ułatwiające relacje pomiędzy władzą, a mieszkańcami. Należy pamiętać, aby w ślad za dokumentem została przeprowadzona kampania informacyjna zarówno dla urzędników, jak i dla mieszkańców. Niestety urzędnicy wciąż nie są do końca przekonani o sensowności działań konsultacyjnych. A przecież włączenie mieszkańców w proces podejmowania decyzji powinno kojarzyć się z łatwiejszym wprowadzaniem zmian. Dopuszczanie do współrządzenia tych, którzy ponoszą konsekwencje podejmowanych decyzji, może mieć przede wszystkim znaczenie praktyczne – ograniczane są sytuacje konfliktowe, a wszelkie zmiany są łatwiej i szybciej wdrażane. Dopasowane do potrzeb inwestycje czy rozwiązania instytucjonalne są szanowane przez mieszkańców. Podejmują oni odpowiedzialność za to, co dzieje się w ich społeczności. Centrum Komunikacji Społecznej W Warszawie prowadzenie polityki zarządzania konsultacjami utrudnia złożona struktura miasta i podział na: Urząd Miasta, urzędy dzielnic, biura i jednostki pomocnicze. W prowadzonym przez nas badaniu widoczny był brak komunikacji pomiędzy tymi jednostkami. Szansą na zmianę tej sytuacji i stworzenie systemu prowadzenia i zarządzania konsultacjami w m. st. Warszawie jest utworzenie Centrum Komunikacji Społecznej. W wyniku uzyskania przez CKS środków na realizację projektu „Wzmacnianie mechanizmu partycypacji społecznej w m.st. Warszawie” powstała także szansa, aby więcej konsultować, a przede wszystkim prowadzić dobre konsultacje. Dzięki temu projektowi w każdej dzielnicy została wyznaczona osoba, która będzie odpowiedzialna za prowadzenie konsultacji społecznych i współpracę nr 25, wrzesień 2010 5 Biuletyn Informacyjny Federacji Organizacji Służebnych MAZOWIA z CKS. Przeprowadzono szkolenia dla pracowników biur, dzielnic i jednostek, którzy będą zajmować się przygotowywaniem i prowadzeniem konsultacji oraz dla burmistrzów poszczególnych dzielnic. Następnym etapem projektu będzie przeprowadzenie modelowych konsultacji w każdej z dzielnic. Istnieje jednak obawa, co wydarzy się po zakończeniu finansowania w 2011 roku? Czy do tego czasu uda się zbudować trwały system rządzenia, w którym konsultacje zagoszczą na stałe? Wydaje się jednak, że projekt może zakończyć się sukcesem i stać się podstawą do budowy partycypacyjnego systemu rządzenia miastem. Aby tak się stało ważne jest, by CKS miało wsparcie innych jednostek, a także, aby władze m. st. Warszawy dostrzegały wagę działań Centrum. Konsultacje w dzielnicach W niektórych dzielnicach konsultuje się z mieszkańcami wiele spraw, zaprasza na spotkania i rozmawia o tym, co warto zrobić w danym miejscu, proponuje ciekawe formy włączania się do takiej dyskusji. W innych mieszkańców o zdanie i opinię pyta się tylko wtedy, kiedy zobowiązuje do tego ustawa, czy uchwała. Osoby odpowiedzialne za prowadzenie konsultacji Monitoring pokazał, że liczba i jakość konsultacji wiąże się bezpośrednio z wyznaczeniem osób odpowiedzialnych za organizowanie konsultacji. W dzielnicach, w których wyznaczono osoby do prowadzenia konsultacji i mają one to wpisane w zakres obowiązków, prowadzi się więcej konsultacji z inicjatywy urzędu. Konsultacje prowadzi się także odpowiednio wcześniej. Dzielnice te są bardziej otwarte na angażowanie się w nowe formy konsultacji (np. gry miejskie). Warto więc wyznaczać osoby, które będą zajmować się prowadzeniem konsultacji, a w czasie rekrutacji dołożyć starań, aby osoby te, miały odpowiednie przygotowanie i wyrażały chęć rozwoju w tym kierunku. Należy też wpisywać prowadzenie konsultacji do zakresu obowiązków. Przeprowadzony monitoring i raport, który powstał, nie kończą działań Warszawskiej Grupy Obywatelskiej dotyczących konsultacji społecznych. Będziemy starali się na bieżąco obserwować i oceniać, jak prowadzone są działania konsultacyjne w mieście. Publikacja „Miasto mieszkańców? Raport z monitorowania procesów podejmowania decyzji na przykładzie EURO 2012” dostępna jest na stronie internetowej: http://www.watchdog.org.pl/doc.php?dzial=14&id=209 Projekt Społeczny 2012 Monitoring uspołeczniania procesów podejmowania decyzji prowadzony był w 8 miastach w Polsce – w Krakowie, Chorzowie, Katowicach, Warszawie, Gdańsku, Poznaniu, Wrocławiu i Ostródzie. Monitorowane miasta mają różny status w przygotowaniach, wszystkich jednak, przynajmniej okresowo, dotyczył temat mistrzostw. Chorzów i Kraków były kandydatami na miasta gospodarzy. Katowice miały specjalną pozycję w związku z faktem, że sukces w staraniu się o status miasta-gospodarza w dużej mierze zależał od współpracy miast aglomeracji śląskiej. Ostróda przygotowuje się do bycia centrum pobytowym, a pozostałe miasta zostały wybrane przez UEFA do bycia miastami - gospodarzami. Monitoring stanowił komponent strażniczy Projektu Społecznego 2012 zainicjowanego przez Instytut Socjologii Uniwersytetu Warszawskiego i finansowanego ze środków Trust for Civil Society in Central and Eastern Europe. Za komponent strażniczy – znalezienie lokalnych partnerów, przygotowanie narzędzia do monitoringu i wspieranie działań monitorujących w terenie – odpowiadało Stowarzyszenie Liderów Lokalnych Grup Obywatelskich. Opracowała: Agnieszka Podgórska - Warszawska Grupa Obywatelska 6 nr 25, wrzesień 2010 Biuletyn Informacyjny Federacji Organizacji Służebnych MAZOWIA Relacje mediowe dla początkujących, czyli jak szybko i z sukcesem kontaktować się z mediami? „Bardziej boję się trzech gazet niż trzech tysięcy bagnetów.” Napoleon Bonaparte Bardzo często, podczas szkoleń, które prowadzę dla III sektora, pytana jestem o to, jak nawiązać kontakty z mediami, jak prowadzić politykę informacyjną i działania public relations. Artykuł niniejszy jest próbą odpowiedzi na te pytania. Ma za zadanie pomóc organizacjom pozarządowym z krótszym stażem i jednocześnie stać się niezbędnikiem zawierającym najważniejsze informacje. Zacznijmy od uporządkowania i zdefiniowania pewnych pojęć. Relacje mediowe (media relations) to stała współpraca ze środkami masowego przekazu. Środkami masowego przekazu (ang. mass media) nazywamy prasę, radio, telewizję oraz internet. Głównym celem kontaktów z mediami, a dokładnie z dziennikarzami, jest przekazywanie informacji na temat swojej organizacji pozarządowej. Informując media, a właściwie – za pośrednictwem dziennikarzy - opinię publiczną o działalności i dokonaniach organizacji, jednocześnie kształtujemy jej wizerunek, czyli prowadzimy działania public relations. 1. Dlaczego relacje mediowe? Warto zastanowić się, dlaczego organizacje pozarządowe powinny utrzymywać stałe kontakty z przedstawicielami mediów, czyli angażować się w relacje mediowe? Odpowiedź jest prosta: dla III sektora, stale zmagającego się z brakiem pieniędzy, to właściwie jedyna, niskokosztowa metoda zwrócenia uwagi na swoją działalność i problem, którym zajmuje się dana organizacja. III sektor nie ma pieniędzy na ogłoszenia reklamowe, a poza tym informacje w mediach, które są efektem działań public relations, są zawsze znacznie bardziej wiarygodne niż jakiekolwiek reklamy. Oczywiście jest i druga strona medalu: wykorzystując relacje mediowe do umieszczenia istotnych informacji na temat działalności naszej organizacji, nie mamy kontroli ani nad tym, kiedy i gdzie pojawi się traktująca o tym publikacja, ani – co gorsza – jaki ostatecznie będzie miała wydźwięk. 2. Jaki cel chcemy osiągnąć poprzez relacje mediowe? Wiele organizacji pozarządowych w dalszym ciągu zachowuje się tak, jakby wciąż aktualne było stare powiedzonko “siedź w kącie, a znajdą cię”. Tymczasem, jeśli sami nie zadbamy o zaprezentowanie tego, co i dla kogo robimy oraz o nagłośnienie swojej działalności, trudno przypuszczać, że zrobią to inni. A jeśli nie będziemy mówili o organizacji, nikt się nami nie zainteresuje, nikt nie zechce ofiarować nam 1% od podatku, nikt nie nawiąże z nami współpracy, ani nie zostanie naszym wolontariuszem. Jednym słowem trzeba wyleźć z kąta i pokazać się światu. Czy chcemy przemawiać do opinii publicznej w całej Polsce, czy ważniejsze są dla nas społeczności lokalne? Odpowiedź na to pytanie wynika ze specyfiki problemu, którym zajmuje się nasza organizacja pozarządowa. Stosownie do rangi i skali zjawiska, wybierzemy media ogólnopolskie lub lokalne. Niezależnie jednak od tego, jakie media zainteresujemy, ważne jest, aby społeczeństwo znało naszą organizację i wiedziało, co robimy oraz jakie są efekty naszych poczynań. W ten sposób konsekwentnie budujemy wizerunek organizacji i świadomość marki, którą ta organizacja, bądź jej liderzy reprezentują. nr 25, wrzesień 2010 7 Biuletyn Informacyjny Federacji Organizacji Służebnych MAZOWIA 3. Formy współpracy z dziennikarzami Najważniejsze są rozmowy i bezpośredni kontakt. Ten ostatni nie zawsze musi przybrać formę umówionego spotkania, mogą to być również spotkania nieformalne (np. podczas konferencji, seminariów organizowanych przez kogoś innego, także podczas uroczystości). Wszędzie tam, gdzie spotykasz przedstawicieli mediów, warto nawiązywać z nimi kontakt, warto rozmawiać, zostawić swój telefon, wizytówkę itp. Równie ważną rzeczą jest umiejętność właściwego i szybkiego reagowania na jakiekolwiek próby kontaktów ze strony dziennikarzy. Jeśli dziennikarz dzwoni lub pisze do Ciebie, aby uzyskać jakąś informację, nigdy go nie zbywaj, nie lekceważ, nie udzielaj odpowiedzi na zasadzie “na odczep”. Przeciwnie potraktuj go poważnie, udziel wszelkich informacji, przygotuj mu dodatkowe materiały. Bądź pewna/pewny, że dziennikarz to zapamięta i w przyszłości jeszcze nieraz zwróci się do Ciebie po pomoc. Pamiętaj także o zapraszaniu przedstawicieli mediów na organizowane przez Ciebie debaty, spotkania, ale także na stoisko Twojej organizacji na targach i imprezach. Jeśli chcesz szerzej zapoznać dziennikarzy z działalnością swojej organizacji, zaproś ich do Waszej siedziby. Ale zwróć także uwagę na to, co mogą, a czego nie powinni tam zobaczyć. Jeśli masz jakiś „news”, coś ciekawego, kontrowersyjnego lub chcesz się czymś pochwalić, dzwoń lub pisz do dziennikarzy. Mogą podzielić Twoje zainteresowanie. Nie wolno jednak ich nagabywać, być namolnym lub natarczywym. Osiągniesz wtedy odwrotny skutek, a dziennikarz będzie unikał kontaktów z Tobą. Obowiązuje tu zasada złotego środka. A jeśli Twoja organizacja ma rzeczywiście coś bardzo ważnego do zakomunikowania, zorganizuj konferencje prasową. 4. Od czego trzeba zacząć…? Od stworzenia dobrej bazy danych mediów (np. w Excelu). Jak stworzyć taką porządną bazę danych, która będzie podstawą wszystkich naszych relacji mediowych? Skąd wziąć informacje? Musimy przejrzeć stopki redakcyjne tytułów, które nas szczególnie interesują, przepatrzyć internet (pomocne strony www.media.info.pl), zgromadzić wizytówki dziennikarzy, poprosić o pomoc zaprzyjaźnione organizacje, wykorzystać osobiste znajomości. Mając numery telefonów do odpowiednich redakcji, nie unikniemy tzw. „obdzwonki” mediów. Podczas szeregu rozmów telefonicznych powinniśmy wypytywać się o dziennikarzy szczególnie zainteresowanych tematyką społeczną, a zwłaszcza problemami, którymi i my się zajmujemy. Takie rozmowy mogą zostać przeprowadzone przez wolontariuszy (musisz ich jednak przygotować, ew. napisać scenariusz rozmowy). W tworzeniu bazy danych pomocne mogą okazać się także osobiste wizyty w salonikach prasowych oraz przewodniki mediowe, takie jak „Almanach mediów i reklamy” - wyd. tygodnika Media& Marketing. Co powinno znaleźć się w bazie danych mediów? - nazwa tytułu, stacji etc., - dane kontaktowe dziennikarza (e-mail, tel.kom., stacjonarny w miejscu pracy), - opis tematyki, w której dziennikarz się specjalizuje, - informacje dodatkowe (istotne z punktu widzenia Twojej organizacji). Dziennikarze często zmieniają redakcje. Pamiętaj więc o ciągłej aktualizacji zgromadzonej bazy danych. Utrzymuj stały kontakt z redakcjami i dziennikarzami, ale nie popadaj w przesadę! 5. Co może zainteresować media, czyli kiedy warto organizować konferencję prasową, a kiedy wystarczy tylko informacja prasowa… Jeśli masz jakąś “bombę” w zanadrzu, coś świeżego, nowego lub przeciwnie jest jakaś sprawa, która bulwersuje, a dotyczy wielu osób, wtedy rozważ zorganizowanie konferencji prasowej. Media zawsze zainteresują się tematami, które wykraczają poza jedno środowisko, czy grupę, które są przełomowe lub mają powszechny charakter. Jeśli nie masz pewności, do której kategorii zaliczyć swój news, może wystarczy napisać informację prasową i wysłać ją do zaprzyjaźnionych dziennikarzy z wcześniej zgromadzonej bazy danych. Pamiętaj, że jeśli zorganizujesz konferencję z błahego powodu, dziennikarze poczują się rozczarowani i mogą nie pojawić się na Twojej następnej… Z pewnością media zainteresuje: - ważny problem społeczny, na który należy zwrócić uwagę (np. przemoc w rodzinie, ubóstwo wśród dzieci, młodzież zagrożona wykluczeniem społecznym, mobbing, dyskryminacja kobiet, ludzi starszych lub mniejszości etnicznych, seksualnych itp.); - start/zakończenie projektu finansowanego przez środki unijne (lub rządowe, samorządowe itp.); - rozpoczęcie działalności i plany na przyszłość (pod warunkiem, że problematyka, którą zajmuje się Twoja organizacja, nie jest niszowa); - nawiązanie współpracy z władzami lokalnymi lub przeciwnie - kłopoty z nimi itp. 8 nr 25, wrzesień 2010 Biuletyn Informacyjny Federacji Organizacji Służebnych MAZOWIA 6. Cele Twojej konferencji prasowej Jeśli jednak zdecydujesz się na konferencję prasową, to możesz dzięki niej zrealizować parę zadań ważnych dla Twojej organizacji: - poinformowanie o wynikach, pochwalenie się efektami; - edukacja społeczeństwa; - tworzenie określonego wizerunku (działania public relations); - nagłośnienie działalności (public relations i promocja). Oczywiście każda konferencja prasowa powinna przynieść jak najwięcej informacji na temat Twojej organizacji w prasie oraz RTV. 7. Jak zorganizować ciekawą konferencje prasową? Temat konferencji powinien być: - zrozumiały, czytelny, - atrakcyjnie sformułowany, - zawierać „haczyk” (prowokacyjne pytanie, kontrowersyjna lub polemiczna teza itp.), - powinien trafiać w sedno. Budżet: Planując konferencję musisz wiedzieć, ile masz pieniędzy i na co Cię stać? Podczas planowania uwzględnij wszystkie koszty związane z organizacją konferencji, takie jak: - liczba uczestników, - wynajęcie sali konferencyjnej, - sprzęt (mikrofon/y, nagłośnienie, ekran, rzutnik, inne), - przygotowanie materiałów konferencyjnych (teczki konferencyjne), także na CD, - ew. drukowanie zaproszeń (rzadko dziś spotykane), - tłumacz - tak/nie, - catering – tak/nie (pora dnia – zimny/gorący posiłek, koszt cateringu, szczególne wymagania np. posiłek wegetariański), - aranżacja sali. Organizacje dysponujące większym budżetem mogą pomyśleć nawet o zamówieniu pokonferencyjnego monitoringu mediów. Zajmują się tym wyspecjalizowane firmy. Kogo zaprosić? Zaproś tylko tych dziennikarzy, którzy rzeczywiście interesują się danym tematem. Pamiętaj, lepiej mieć niewielu, ale rzetelnych i zainteresowanych dziennikarzy niż tłumy statystów! Zastanów się nad zaproszeniem ekspertów, przedstawicieli władz, aktywistów lokalnych społeczności. Jak wybrać termin i godzinę? Sprawdź, czy w tym samym czasie nie ma innych konkurencyjnych wydarzeń. Unikaj wczesnych godzin porannych – dziennikarze lubią się wyspać! Unikaj także późnych godzin popołudniowych – ryzykujesz, że dziennikarz nie zdąży przygotować relacji z wydarzenia przed zamknięciem numeru, wydania etc. Wystrzegaj się poniedziałku - rano i piątku – po południu ze względu na bliskość weekendu. Dobrymi terminami są: wtorek – czwartek - 10.00/11.00 – 14.00 lub piątek – 10.00 – 13.00. Oczywiście powyższe zasady nie obowiązują, jeśli masz gorącego newsa (ktoś kogoś zdradził, ktoś kogoś przekupił, znany polityk powie wreszcie całą prawdę …itd.), ale - bądźmy realistami - jeśli pracujesz w organizacji pozarządowej, raczej nie grożą Ci takie tematy! Wybór miejsca: W przypadku ngo - najlepiej i najtaniej – zorganizować konferencję we własnej siedzibie! Pokazujesz w ten sposób, że organizacja pozarządowa nie trwoni pieniędzy, a także wzmacniasz medialny wizerunek organizacji. Minus takiego rozwiązania może być tylko jeden – patrz punkt 3 - Formy współpracy z dziennikarzami. nr 25, wrzesień 2010 9 Biuletyn Informacyjny Federacji Organizacji Służebnych MAZOWIA Jeśli nie masz warunków na organizację konferencji u siebie, to zorganizuj ją w wynajętej sali. Musisz wtedy zwrócić uwagę na: - łatwy dojazd (najlepiej blisko centrum), miejsca parkingowe i dostępność budynku (także dla niepełnosprawnych), - otoczenie budynku, wygląd sali, wygodę oraz miejsca siedzące dla zaproszonych gości, - wyposażenie sali (akustyka, bezprzewodowy internet lub dostęp do komputera). - Jeśli sala jest atrakcyjna, sprawdź jej dostępność na parę miesięcy wcześniej. Potwierdź rezerwację na 2 tygodnie (i na 1 tydzień) przed planowanym terminem. Zawiadom wszystkich biorących udział w konferencji o terminie i dopilnuj, żeby zarezerwowali czas. Pamiętaj także o rezerwacji potrzebnego sprzętu. Odpowiednio wcześnie ustal wszystkie szczegóły związane z cateringiem. Przy wyborze firmy cateringowej kieruj się opiniami osób, które już wcześniej korzystały z jej usług. Nie chcesz przecież, aby jedyną informacją, która przebije się do mediów, była wiadomość o zatruciu pokarmowym wszystkich uczestników konferencji! Czas trwania i scenariusz konferencji: Organizując spotkanie z udziałem mediów, przygotuj konspekt/scenariusz konferencji. Pisząc go, pamiętaj o przyczynie zwołania konferencji. Co powinien zwierać Twój konspekt? - Informacje o prowadzącym, - kolejność wystąpień, - czas przeznaczony na poszczególne tematy (nie dłużej niż 5-7 min.), - czas wszystkich wystąpień – max. 30-35 min., - opis ew. prezentacji multimedialnych, - czas na pytania dziennikarzy – max.15-20 min., - można jeszcze przygotować listę przewidywanych pytań, - informację o tym, kto odpowiada na zadane przez dziennikarzy pytania, - kto pilnuje czasu w trakcie wydarzenia, - kto dokonuje podsumowania – i co powinno być w nim zawarte (powtórzenie kluczowych tez), - zakończenie konferencji – podziękowanie za uwagę, stworzenie możliwości indywidualnych rozmów z ekspertami, zaproszenie do poczęstunku, - rozdanie materiałów prasowych. Jak zapraszać na konferencję? Proponuję wariant najprostszy – mailowo. Zaproszenie powinno zawierać odpowiedzi na pytania: - Kto? - Co? - Dlaczego? - Kiedy? - Gdzie? - Ile to będzie trwało? oraz dopisek R.S.V.P. (Repondez s’il vous plaît czyli prośbę o potwierdzenie przybycia). Ważne jest, aby na końcu zaproszenia umieścić dane osoby – organizatora/ki konferencji oraz dane organizacji. Do zaproszenia dobrze jest dołączyć mapkę dojazdu lub opis, jak trafić do celu. Pamiętaj o atrakcyjnej formie graficznej zaproszenia i o identyfikacji wizualnej ze stroną www swojej organizacji. Jeśli zdecydujesz się na druk zaproszeń, musisz wcześniej przygotować projekt (tu również należy pamiętać o identyfikacji wizualnej, tym razem z innymi materiałami drukowanymi Twojej organizacji). Zarezerwuj termin w drukarni – musisz także mieć czas na dostarczenie zaproszeń. Kiedy rozsyłać zaproszenia na konferencję? Najlepiej ok.10 dni przed terminem, dodatkowo wyślij krótki mail przypominający, 2 dni przed planowaną imprezą. UWAGA! Zawsze wysyłaj zaproszenia (dotyczy to także wszystkich innych wiadomości mailowych wysyłanych do dziennikarzy), wykorzystując opcję UDW/BCC (ukryte do wiadomości). W przeciwnym wypadku sprzedajesz innym swoją własną – z trudem zdobytą - bazę danych, naruszasz ustawę o ochronie danych osobowych oraz dajesz dziennikarzowi do zrozumienia, że „nie jest tym jedynym”... 10 nr 25, wrzesień 2010 Biuletyn Informacyjny Federacji Organizacji Służebnych MAZOWIA Oczywiście zawsze możesz wysłać drukowane zaproszenia pocztą lub korzystając z usług kuriera (wygodnie, jeśli mamy mało czasu, wadą tego rozwiązania jest jego koszt!). Tuż przed imprezą dodatkowo obdzwaniamy zaproszone media z pytaniem, czy dziennikarze otrzymali zaproszenie i czy ew. można się ich spodziewać. Co powinny zawierać materiały dla mediów? Podstawowym materiałem dla prasy jest tzw. teczka prasowa (tzw. press kit). Oto, co powinna zawierać: - informację prasową dotyczącą problematyki konferencji, - informację nt. ngo, które konferencję zorganizowało, - więcej materiałów dotyczących problemu omawianego podczas konferencji (dla dziennikarzy zainteresowanych pogłębieniem tematu), - informacje o współpracy z lokalnymi władzami lub społecznością lokalną, - informacje o sposobie finansowania projektu/organizacji, - zdjęcia, materiały ilustracyjne, jeśli zostały przygotowane, - wizytówkę osoby, z którą dziennikarz może skontaktować się po konferencji. Wszystkie materiały prasowe (także teczka) muszą być jednolite graficznie (identyfikacja wizualna z pozostałymi materiałami Twojej organizacji: logo, kolory, czcionka, układ graficzny) oraz powinny być opatrzone stopką z danymi organizacji. Warto także wszystkie materiały przygotować w postaci elektronicznej (CD). Jak napisać informację prasową? Najważniejszym materiałem w teczce prasowej jest informacja prasowa (tzw. press release). Informacja prasowa jest podstawowym narzędziem komunikacji z dziennikarzami. Przedstawiciele mediów to też ludzie i czasami się lenią, dlatego jeśli przygotujesz atrakcyjną informację prasową, może zdarzyć się, że dziennikarz opublikuje ją bez zmian! Jakie są niezbędne elementy poprawnie napisanej informacji prasowej? - Tytuł – przyciągający uwagę, atrakcyjny (może być w postaci pytania); - lead (lid) – to streszczenie informacji prasowej, zawiera odpowiedź na pytania: kto, co, kiedy, dlaczego, z jakim skutkiem? Lead zaznaczamy drukiem pogrubionym (boldem); - rozwinięcie streszczenia (znajdujące się poniżej leadu) to bardziej szczegółowy opis tego, co mamy do zakomunikowania; - data; - dane osoby, która udzieli więcej informacji; - dane organizacji. Co czyni informację prasową atrakcyjną dla mediów? Informacja prasowa zainteresuje media, jeśli: - jest aktualna, zawiera najnowsze wiadomości, a nie „odgrzewane kotlety”, - nie zawiera treści reklamowych lub promocyjnych, - jest napisana w 3 os. l.poj., - jest ciekawa, napisana żywym, barwnym językiem (sięgaj po obrazowe porównania, nie używaj zdań wielokrotnie złożonych, nie pisz drętwo), - zawiera wypowiedzi osób związanych z tematem informacji (koniecznie uzyskaj ich pozwolenie na użycie cytatu), - nie zawiera specjalistycznej terminologii („beneficjentów, grantodawców oraz interesariuszy” zostaw na spotkania we własnym, pozarządowym gronie!), - jest zwięzła (najlepszy press release to taki, który nie przekracza formatu A4), - zawiera jakąś ciekawostkę (np. na konferencji prasowej będzie jakiś VIP - informacje tego typu możesz umieścić w leadzie), - zawiera fakty, konkrety i liczby (np. ciekawe wyniki badań), media lubią twarde dane! - ma przejrzystą, elegancką formę graficzną (obowiązuje zasada dobrego „pierwszego wrażenia”), najlepiej przygotuj stałą formatkę informacji prasowej. nr 25, wrzesień 2010 11 Biuletyn Informacyjny Federacji Organizacji Służebnych MAZOWIA A kiedy dziennikarze uznają Twoją informację prasową za nieciekawą? Wtedy, kiedy w przygotowanym przez Ciebie komunikacie prasowym: - nie będzie żadnego newsa, - będą natomiast błędy ortograficzne, językowe oraz interpunkcyjne, - znajdą się nieścisłości merytoryczne, - zapomnisz o umieszczeniu danych kontaktowych. Media zignorują Twoją informację prasową także wtedy, gdy zostanie ona wysłana do dziennikarzy nie zajmujących się daną tematyką lub wtedy, jeśli wysłałeś/wysłałaś ją po zamknięciu wydania (gazety, czasopisma, programu). Czy warto robić próbę przed konferencją prasową? Jeśli masz czas i możliwości, zrób próbę przed. Dokładnie omów poszczególne punkty programu ze wszystkim osobami, które biorą udział w konferencji. Ustal z prowadzącym zarówno kwestie merytoryczne, jak i konwencję, w jakiej będzie prowadził imprezę. Dodatkowo ustal system znaków między osobami wypowiadającymi się w czasie konferencji (np. jeśli któraś z nich nie zna odpowiedzi na zadane pytanie, sięga po wodę itp.). Podpowiedz im (jeśli uważasz, że tego potrzebują), jak powinni się ubrać (ze względu na obecność kamery, rangę wydarzenia). Sprawdź, czy działa sprzęt, nagłośnienie i oświetlenie. Sprawdź także aranżację sali. Diabeł tkwi w szczegółach…a zwłaszcza technicznych! Przed konferencją jest wiele spraw organizacyjno-technicznych do wykonania. Specjalnie dla Twojej wygody przygotowałam listę niezbędnych czynności: - zapakowanie wszystkich materiałów prasowych do teczek prasowych, - przygotowanie tabliczek z imionami i nazwiskami osób zasiadających przy stole prezydialnym (tzw. koziołki), - przygotowanie sukna zasłaniającego stół prezydialny i nogi siedzących przy nim osób, - umieszczenie logo Twojej organizacji (ew. innych podmiotów) w widocznym miejscu (w sali, przed wejściem do niej), - przygotowanie standów i roll-up-ów informacyjno-reklamowych, - przygotowanie stołu recepcyjnego (przed konferencją na stole recepcyjnym - miejsce na wizytówki gości oraz „lista obecności” dla dziennikarzy; po konferencji – teczki prasowe). Zastanów się nad obecnością fotografa lub kogoś, kto może dokumentować imprezę. Przed budynkiem, w którym odbywa się konferencja, umieść informację na ten temat. Oznacz także – w widoczny sposób - drogę do sali konferencyjnej. Przed budynkiem oraz w środku można też rozstawić osoby kierujące do właściwej sali (np. wolontariuszy). Kiedy nadchodzi wielki dzień… Jeśli wykonałaś/łeś wszystkie poprzednio wymienione czynności, to – w zasadzie – konferencja powinna przebiec jak z płatka, ale ... istnieje przecież Pierwsze Prawo Murphy’ego, które mówi, że „Jeśli coś może pójść źle, to z pewnością pójdzie.” Dlatego bądź czujny/a, pojawiaj się wszędzie tam, gdzie widzisz kłopoty! Stale nadzoruj realizację planu konferencji! Uwaga! Nie rozdawaj dziennikarzom materiałów przed konferencją, niektórzy z nich mogą wyjść zaraz po ich otrzymaniu. A co po? Zaraz po skończonej konferencji wyślij materiały do wszystkich jej uczestników (a zwłaszcza do tych, którzy nie przyszli). Pamiętaj o funkcji UDW/BCC! Jeśli możesz dołączyć zdjęcia z konferencji do materiałów, zrób to koniecznie. Wysyłając materiały, jeszcze raz podziękuj za przybycie. Powtórz jeszcze raz wszystkie dane kontaktowe: tel.kom., e-mail oraz stronę www Twojej organizacji. A na koniec: zacznij monitorować media, aby sprawdzić, czy dziennikarze napisali o zorganizowanym przez Ciebie wydarzeniu. 8. Jeśli nie konferencja, to co? Jeśli zdecydujesz, że organizacja konferencji prasowej jest nieuzasadniona, a masz do przekazania mediom istotne informacje, zastanów się nad innymi formami kontaktów z dziennikarzami. Briefing – informacja udzielona dziennikarzom przez przedstawiciela jakiejś instytucji, organizacji, często specjalistyczna, szczegółowa (skierowana do dziennikarzy zajmującymi się daną tematyką). Briefing jest najczęściej poświęcony konkretnemu zdarzeniu lub kwestii. Podczas briefingu osoba udzielająca informacji oraz dziennikarze stoją. Śniadanie/lunch/brunch prasowy – czyli spotkania z mediami połączone z eleganckim posiłkiem w klubie, restauracji, gdzie w niekonwencjonalnej, przyjaznej atmosferze można omówić wiele kwestii. 12 nr 25, wrzesień 2010 Biuletyn Informacyjny Federacji Organizacji Służebnych MAZOWIA Spotkania prasowe poświęcone wybranej kwestii, skromne, cykliczne – może to być dobry pomysł właśnie dla Twojej organizacji. Mat release – materiał przygotowany przez „piarowców” z danej firmy/organizacji. Wysyłany jest do gazet lokalnych i czasopism o mniejszym nakładzie. Najczęściej dołącza się do niego zdjęcia lub grafiki. Artykuł jest od razu gotowy do publikacji. Opracowanie prasowe (backgrounder release) obszerny materiał zawierający informacje o firmie, organizacji, nie jest przeznaczony do druku. Bywa wykorzystywany przez dziennikarzy przy pisaniu artykułów. 9. Dziesięć najważniejszych rzeczy, które musisz wiedzieć o konferencji prasowej – – – – – – – – – – Zastanów się, czy informacja, którą chcesz przekazać dziennikarzom, rzeczywiście wymaga konferencji prasowej. Przeanalizuj: koszty versus efekty. Wymyśl atrakcyjny, ale krótki przekaz. Zwróć uwagę na perfekcyjną organizację. Miej czas dla dziennikarzy. Przygotuj dobre materiały prasowe. Napisz do dziennikarza po konferencji. Nie obrażaj się, jeśli dziennikarz niczego nie napisał na temat Twojej konferencji. Zawsze możesz zorganizować następną konferencję... Utrzymuj dobre stosunki z mediami – nigdy nie wiadomo, kiedy będziesz ich potrzebował! 10. Elementy prawa prasowego i autorskiego Co musisz wiedzieć podczas kontaktów z przedstawicielami mediów? Należy znać elementy prawa prasowego, a także swoje prawa i obowiązki. Prawo prasowe nakazuje dziennikarzom zachować szczególną staranność i rzetelność przy zbieraniu i wykorzystywaniu informacji. Muszą zwłaszcza sprawdzać zgodność uzyskanych informacji z prawdą lub podać ich źródło. Publikowanie lub rozpowszechnianie informacji utrwalonych fonicznie lub wizualnie również wymaga zgody osób, które udzielają informacji. Odmowa wypowiedzi dla mediów – nie możesz mediom odmówić udzielenia informacji. Artykuł 4 prawa prasowego mówi, że firmy i organizacje mają obowiązek udzielania mediom informacji o swojej działalności. Nie dotyczy to tylko danych objętych tajemnicą (przewidzianą ustawą). Masz jednak prawo do wypowiedzi i komentarza do informacji zebranych przez dziennikarza. W imieniu firmy/organizacji wypowiada się prezes lub rzecznik prasowy – możesz zastrzec, aby pracownicy sami nie udzielali takich informacji, ale kierowali media do osób upoważnionych (art.11 pp). Nie możesz jednak zabronić dziennikarzom dostępu do pracowników. Autoryzacja – wyrażenie zgody przez osobę udzielającą informacji/wywiadu dziennikarzowi na publikację, ale... - ta osoba sama musi o autoryzację poprosić, - dziennikarz nie musi rozmówcy cytować dosłownie (może użyć sformułowania: „X. powiedział, Y wyraził pogląd...”) i wtedy autoryzacja nie jest wymagana, - nie można autoryzować całego tekstu i nie możemy od tego uzależniać wyrażenia zgody na zacytowanie swojej wypowiedzi (art.14 pp). Oświadczenie prasowe – (press statement) – to komunikat prasowy zawierający oficjalny tekst - bez komentarza. Najczęściej jest to pisemna odpowiedź osób kierujących organizacją na zarzuty pojawiające się w mediach lub inne publiczne wypowiedzi. Podstawa prawna: ustawa z 26 stycznia 1984 – Prawo prasowe (z późniejszymi zmianami) oraz ustawa z 18 lipca 2002 o świadczeniu usług droga elektroniczną (ze zmianami). 11. Jak radzić sobie ze sprostowaniem nieprawdziwej informacji? Jeśli Twoją organizację pozarządową krzywdzą nieprawdziwe lub niesprawdzone informacje, rozpowszechniane w mediach, musisz dążyć do ich sprostowania. Najlepiej uczyń to wielostopniowo. Zacznij od (1) telefonicznej rozmowy z dziennikarzem – sprostuj nieścisłość, ale nie bądź agresywny/agresywna, nie atakuj rozmówcy. Jeśli rozmowa nie przyniesie oczekiwanego efektu, napisz (2) list do redakcji – w którym sprostujesz nieprawdziwe fakty, podpisz się także imieniem i nazwiskiem wraz z podaniem pełnionej przez Ciebie funkcji. Redakcja może wtedy umieścić (3) sprostowanie redakcyjne lub Twoja organizacja może domagać się umieszczenia sprostowania (4), korzystając z art.31-33 pp. nr 25, wrzesień 2010 13 Biuletyn Informacyjny Federacji Organizacji Służebnych MAZOWIA W sprostowaniu przygotowanym przez Ciebie powinny znaleźć się: – tytuł, data wydania (lub wyemitowania programu), numer strony i sporny fragment tekstu w formie cytatu, – informacja, która ma zostać opublikowana i prostuje wcześniejsze, nieprawdziwe doniesienia, – oraz sformułowanie, że domagasz się umieszczenia sprostowania zgodnie z trybem opisanym w prawie prasowym. A jeśli wszystkie wyżej opisane środki zawiodą, zawsze pozostaje Ci (5) postępowanie sądowe, czego jednak zdecydowanie nie polecam! 12. Złote zasady kontaktów z dziennikarzami – – – – – – – – – – – Ciągle aktualizuj swoją bazę danych – bądź na bieżąco ze wszystkimi zmianami w redakcjach. Utrzymuj przyjazne stosunki z dziennikarzami (nawet jeśli nie wszyscy są uprzejmi). Zawsze bądź profesjonalna/ny. Nie spóźniaj się, dotrzymuj słowa i terminów! Nie bądź namolna/namolny! Nie wciskaj dziennikarzom materiałów na siłę, nie dzwoń bez przerwy i nie pytaj się, czy i kiedy opublikują, to co im wysłałaś/łeś... Jeśli media opublikują informację na temat Twojej organizacji, która jest nieprawdziwa lub z którą się nie zgadzasz, dąż do umieszczenia sprostowania albo umów się z dziennikarzem na rozmowę. Nie wolno Ci natomiast dzwonić do dziennikarza, aby na niego nawrzeszczeć lub wyrazić wściekłość, w ten sposób zrazisz go do siebie i swojej organizacji. Staraj się im pomóc, jeśli potrzebują informacji, materiałów lub komentarza. Nie zbywaj dziennikarzy, miej dla nich czas! Pamiętaj, że w rozmowie z przedstawicielem mediów nie możesz mówić „prywatnie” lub „nie do druku”, dla dziennikarza, jeśli coś jest interesujące, zawsze jest do druku. Staraj się odzywać do dziennikarzy, nie tylko wtedy, kiedy ich potrzebujesz. Wyślij im nowe ciekawe materiały nt. swojej organizacji lub nietypowe życzenia z okazji pierwszego dnia wiosny. Pamiętaj, że dobre kontakty z mediami buduje się latami! Artykuł ten poświęcony został relacjom mediowym w tradycyjnym rozumieniu tego pojęcia. Osobiste kontakty z dziennikarzami połączone z wykorzystaniem klasycznych narzędzi piarowskich (informacja prasowa, konferencja lub spotkania) budują pozytywny wizerunek Twojej organizacji pozarządowej i nagłaśniają jej działalność. Ale… nie oznacza to, iż wolno Ci zapominać o internecie. Musisz pamiętać o ciągle rosnącej sile mediów elektronicznych, a zwłaszcza portali społecznościowych, dzięki nim możesz bowiem dotrzeć do opinii publicznej prawie bezkosztowo. Jeśli będziesz w ten, całościowy, sposób promowała/promował swoją organizację, sukces przyjdzie szybciej niż myślisz! Autor: Krystyna Zowczak-Jastrzębska 14 nr 25, wrzesień 2010 Biuletyn Informacyjny Federacji Organizacji Służebnych MAZOWIA Dlaczego organizacje pozarządowe powinny współpracować z biznesem i jak wykonać pierwszy krok? Corporate Social Responsibility szansą dla III sektora 1. Jak to działa? Corporate Social Responsibility (CSR) – społeczna odpowiedzialność biznesu, czyli takie zachowania i działania firmy, które mają prezentować i zarazem potwierdzać jej odpowiedzialność wobec społeczeństwa w następujących kwestiach: – ochrona środowiska, – dobroczynność, – dbałość o społeczności lokalne, – dbałość o zdrowie oraz edukację dzieci i młodzieży, – opieka nad pracownikami i ich rodzinami, – oraz wiele innych problemów społecznych. Jak działa CSR i do czego potrzebne są organizacje pozarządowe? Sektor prywatny ma pieniądze, wiedzę związaną z działalnością, którą prowadzi oraz kulturę organizacyjną. Jego głównym celem jest osiągnięcie zysku. Organizacje pozarządowe zaś mają ideę, wiedzę dotyczącą zagadnień społecznych, chęci do działania i zmiany status quo. Z pewnością w organizacjach pracują ludzie z pasją, ale czasami bez znajomości narzędzi i technik biznesowych. W firmach prywatnych z kolei zauważa się czasami brak orientacji w skali i rozmiarach różnych problemów społecznych. Oczywiste jest, że sektor prywatny i pozarządowy bardzo się od siebie różnią, ale też równie oczywiste jest, że potrzebują się nawzajem. Ze współpracy biznesu i III sektora mogą zrodzić się mądre, potrzebne programy społeczne. Ważne jest wszakże, aby oba sektory podchodziły do siebie poważnie, aby wspólne projekty były przemyślane i starannie zaplanowane, a wreszcie, aby zarówno firmy biznesowe, jak i organizacje pozarządowe zyskiwały na tej współpracy. CSR wynika z przekonania o wzajemnej zależności między firmą a społeczeństwem, w którym dana firma funkcjonuje. Bez współdziałania z organizacjami pozarządowymi lub bez współpracy z ludźmi wywodzącymi się z tego środowiska, programy społecznej odpowiedzialności miałyby małe szanse powodzenia. 2. Dlaczego warto współpracować? Korzyści dla ngo Organizacje pozarządowe zyskują na współpracy z sektorem prywatnym. Niektóre z tych korzyści są oczywiste: możliwość realizacji ważnych programów społecznych dzięki środkom i zasobom udostępnionym przez biznes, przy czym nie zawsze musi to oznaczać dawania pieniędzy. Firmy prywatne mogą także pomagać III sektorowi, udostępniając sale, sprzęt, czy wreszcie zaangażowanie swoich pracowników. Osobną kwestią jest biznesowy know-how, z którego III sektor może szeroko korzystać w trakcie realizacji różnych projektów. Wiedza, systemy organizacji pracy i zarządzania oraz konkretne umiejętności managerskie mogą przydać się organizacjom pozarządowym, zwłaszcza tym, które nie mają zbyt wielkiego doświadczenia. Dodatkowo programy realizowane wspólnie z II sektorem są zazwyczaj znacznie lepiej nagłośnione i wypromowane. Sektor pozarządowy może podpatrzyć, jakie działania promocyjne i public relations prowadzą w tym celu ich partnerzy biznesowi. 3. Początki bywają trudne... Podczas prowadzonych przeze mnie szkoleń, często jestem pytana przez słuchaczy o to, jak dotrzeć do prywatnej firmy (a nawet korporacji) i zainteresować ją programami CSR. nr 25, wrzesień 2010 15 Biuletyn Informacyjny Federacji Organizacji Służebnych MAZOWIA Po pierwsze zastanów się nad potencjałem swojej macierzystej organizacji. Czy jest znana, od kiedy działa, jakie są jej główne cele i obszary działania? Czy Twoja organizacja osiągnęła już jakieś sukcesy, czy przeciwnie wszystko jeszcze przed nią? Po drugie sformułuj program lub projekt, do którego poszukujesz partnera biznesowego. Dokładnie określ jego rolę. Czego od niego oczekujesz? Na jakie wsparcie liczysz? Jak wyobrażasz sobie przyszłą współpracę? Po trzecie zacznij szukać firm, które w swoją misję czy wizję wpisały cele podobne do Twojego programu. Realistycznie oceń, czy firmy te będą zainteresowane nawiązaniem współpracy właśnie z Twoją organizacją? Po czwarte zastanów się, co możesz zaoferować w zamian? Czy Twoja oferta będzie atrakcyjna dla firmy? Po piąte przygotuj profesjonalne materiały i prezentację dotyczącą zarówno organizacji, jak i przyszłego programu CSR-owego. Po szóste nawiąż kontakt z wytypowanymi firmami. Po siódme bądź cierpliwa/wy i konsekwentna/y, nie zrażaj się długim oczekiwaniem. Po ósme zawsze utrzymuj dobre stosunki z wszystkimi firmami, z którymi nawiązałaś/eś kontakt. 4. Jak znaleźć odpowiedniego partnera biznesowego i jak nawiązać kontakt? Poszukując przyszłego partnera biznesowego, musisz mieć oczy i uszy szeroko otwarte. Firm, które mogą zainteresować się Twoimi pomysłami, szukaj w internecie (nieocenioną pomocą będą tu wszelkiego rodzaju wyszukiwarki, wchodź na strony www firm, sprawdzaj ich wizję i misję, ale także wcześniej realizowane programy społeczne), przeglądaj prasę, uważnie oglądaj telewizję (słuchaj radia) – zwróć szczególną uwagę na programy biznesowe. Przyglądaj się zaangażowaniu różnych firm, zainteresowaniom kadry zarządzającej oraz uczestnictwu w spotkaniach o tematyce społecznej czy obywatelskiej. Staraj się uczestniczyć w seminariach, czy konferencjach o tematyce społecznej, wszędzie tam możesz spotkać potencjalnych partnerów do współpracy. Nie bój się korzystać ze znajomości, łatwiej dostaniesz się do dyrektora czy prezesa w korporacji, jeśli ktoś Cię zarekomenduje. Zwróć także uwagę na to, aby osoba, z która się w firmie kontaktujesz, rzeczywiście zajmowała się programami społecznymi. Wiele atrakcyjnych programów i projektów przepadło, ponieważ oferty współpracy były kierowane do niewłaściwych osób. Pamiętaj, że firmy wybierają sobie rodzaj działalności społecznej, „specjalizują się” w konkretnych tematach. Szybciej przekonasz firmę do współpracy, jeśli Twój projekt będzie miał elementy wspólne z dotychczasową jej aktywnością. 5. Trzymaj się zasad (współpracy z biznesem)! Przez lata pracowałam w korporacjach i innych firmach z sektora prywatnego, od pewnego czasu zaś ściśle współpracuję z organizacjami pozarządowymi. Dobrze poznałam wady i zalety zarówno jednego, jak i drugiego sektora. Na użytek ngosów sformułowałam zasady współpracy z biznesem, których przestrzeganie uważam za kluczowe w osiągnięciu sukcesu i rozpoczęciu współpracy między tymi dwoma sektorami. Oto polecane przeze mnie zasady współpracy z biznesem: 1. Punktualność Niektórzy pracownicy organizacji pozarządowych dość luźno podchodzą do terminów, czasu i wszelkiego rodzaju ustaleń z tym związanych. To błąd! W sektorze prywatnym pracuje się pod ogromną presją czasu. Pracownicy są – często – rozliczani z terminowego wykonania pracy lub wywiązania się z wcześniejszych ustaleń. Przedstawiciele organizacji pozarządowych spóźniający się na spotkanie i nie dotrzymujący terminów, robią złe wrażenie na zagonionych korporatach. Chcąc przekonać do siebie potencjalnych partnerów, przyjmijcie ich standardy. 2. Biznes zwraca uwagę na wizerunek: organizacji i Twój Jaki wizerunek ma organizacja pozarządowa, w której pracujesz? A jaki jest Twój własny wizerunek? Praca w III sektorze daje – podkreślaną przez wiele osób – swobodę, niezależność i poczucie uczestnictwa w ważnych procesach społecznych. Nie narzuca także sztywnych ram zachowania, ani ubioru. Nie daj się jednak zwieść tej swobodzie! Pamiętaj, że jesteś żywą wizytówką swojej organizacji pozarządowej. Twój ubiór, zachowanie, to co mówisz i prezentujesz na temat organizacji, przełoży się na decyzję dotyczącą wspólnego programu CSR-owego. Kiedy idziesz do firmy z poważną propozycją, bądź formalny zarówno w stroju, jak i w zachowaniu. Wykaż się wiedzą na temat firmy, która odwiedzasz, uzasadnij dlaczego właśnie ją wybrałaś/łeś. Traktuj swoich potencjalnych partnerów z szacunkiem, a odwdzięczą Ci się tym samym. 3. Biznes lubi konkrety Konkrety, czyli rzeczową, merytoryczną rozmowę na temat ew. współpracy. Jeśli wybierasz się na spotkanie do firmy, dobrze się przygotuj! Opracuj projekt, czy koncept. Przedstaw podstawowe założenia. Musisz także wiedzieć, czego oczekujesz od potencjalnego partnera i na czym miałaby polegać współpraca. Zastanów się nad swoją rolą w całym programie, a także nad tym, co Twoja organizacja może zaoferować. Jednym słowem operuj konkretami, a nie wygłaszaj płomiennych apeli. 16 nr 25, wrzesień 2010 Biuletyn Informacyjny Federacji Organizacji Służebnych MAZOWIA 4. Biznes lubi solidne, pełne wykresów i faktów prezentacje (najlepiej w programie PowerPoint) Nie idź na biznesowe spotkanie wyposażona/y jedynie w dobre chęci. Musisz przekonać do siebie nieufnego managera. A przekonasz go najlepiej poprzez prezentację (polecam program PowerPoint). Przygotuj ją razem ze współpracownikami, zastanówcie się nad tym, co powinno się w niej znaleźć, co jest mocną stroną Waszej organizacji, jakie odnieśliście sukcesy. Możesz także poprosić o pomoc eksperta (praktyczne wskazówki dotyczące przygotowania ciekawej prezentacji w PP, znajdziesz poniżej). Na pierwsze spotkanie (to samo dotyczy pierwszego kontaktu mailowego) przynieś także materiały informacyjne Twojej organizacji (ulotki, foldery, broszury – pod warunkiem, że zostały profesjonalnie przygotowane). 5. Decyzje w biznesie nigdy nie zapadają jednoosobowo Co to oznacza? Nic ponad to, że większość firm jest zarządzana przez grupę osób, które muszą zostać przekonane do pomysłu proponowanego przez Twoją organizację. Oznacza to konieczność dokładnego przygotowania całego konceptu, wymóg sprawdzenia wszystkich szczegółów, dobór argumentów przemawiających „za” i efektowne ich zaprezentowanie. 6. Czas podejmowania decyzji w firmie trwa wprost proporcjonalnie do wielkości tej firmy Zasada ta wynika z poprzedniej. Jeśli do swego pomysłu pragniesz przekonać decydentów z dużej firmy lub nawet z korporacji, przygotuj się na solidne czekanie. Nim Twoja propozycja dotrze wreszcie do osób, które zdecydują się podjąć decyzję, mogą upłynąć miesiące. Nie zniechęcaj się, tylko konsekwentnie podtrzymuj kontakt, chodź na spotkania i przedstawiaj pozytywy swojego projektu. Czasami może zdarzyć się i tak, że ze swoim konceptem od razu trafisz do prezesa firmy, a on – zainteresowany pomysłem i dokonaniami Twojej organizacji - od razu zdecyduje się na wspólny projekt. Wtedy wygrałaś/eś! Ale – bądźmy szczerzy – to rzadka sytuacja i raczej nie licz na takie błyskawiczne zakończenie Twoich starań. 7. I na koniec: biznesowi musi się opłacić! Przy czym najczęściej nie chodzi o zysk rozumiany dosłownie. Zyskiem dla firmy prywatnej będzie również pokazanie opinii publicznej swojego odpowiedzialnego, obywatelskiego oblicza. Dzięki programom CSR-owym firmy mogą dawać wyraźny sygnał: tak, to prawda, jesteśmy nastawieni na zysk, ale chcemy także uczestniczyć w procesach zmian, chcemy włączyć się w budowanie wspólnoty, czy społeczeństwa obywatelskiego. Firmy mogą interesować się programami społecznej odpowiedzialności biznesu z różnych powodów. Pragną zintegrować się ze społecznością lokalną, popracować nad zmianą wizerunku, są rzeczywiście zainteresowani jakąś konkretną akcją pomocową... Przyczyn może być wiele, z Twojego punktu widzenia istotna jest chęć współpracy. Ale składając biznesowi określone propozycje, zawsze miej na uwadze także ich korzyści! Należy tak konstruować programy współpracy, aby wszystkie podmioty uczestniczące w ich realizacji czuły, że to się opłaca. Niezależnie od tego, czy mamy na myśli wymiar materialny, czy zmiany w świadomości, czy proces przeobrażania polskiego społeczeństwa. 8. Przedstaw się z najlepszej strony, czyli jak przygotować profesjonalną prezentację? Zanim przystąpisz do pisania prezentacji: zastanów się, jaki cel biznesowy chcesz osiągnąć? Komu będziesz to prezentował/ła? Jak zamierzasz pozycjonować swoją organizację pozarządową? Znasz odpowiedzi na powyższe pytania? Świetnie! Zacznij od przygotowania konspektu prezentacji, umieść w nim tylko najbardziej istotne punkty, eliminuj radosną twórczość i zwykłe wodolejstwo. Poniżej znajdziesz dokładne podpowiedzi, jak przygotować atrakcyjny materiał dla potencjalnego partnera biznesowego. Propozycja współpracy/sponsoringu/partnerstwa A. Wskazówki merytoryczne: – dopasowana do rodzaju działalności firmy i jej działań z zakresu społecznej odpowiedzialności, – konkretna, zawierająca fakty, liczby i plan, – realistyczna, z jasnym przekazem informacyjnym, – zwięzła (min. słów/max. efektów), – w materiałach powinny znaleźć się: opis działalności ngo, efekty wcześniejszych akcji, szczegółowe propozycje dla sponsora/partnera oraz sposób rozliczania finansów ngo, – styl formalny, poważny, ale nie nudny, – eliminacja błędów, – dane kontaktowe, – dbałość o formę i identyfikację wizualną. nr 25, wrzesień 2010 17 Biuletyn Informacyjny Federacji Organizacji Służebnych MAZOWIA B. Wskazówki teczniczne – jak przygotować profesjonalną prezentację w programie PowerPoint? – każda plansza powinna mieć tytuł, – na planszy umieszczaj nie więcej niż 6–8 linijek tekstu, nie może to być ciągły akapit, ale raczej zbiór haseł, – posługuj się równoważnikami zdań lub zdaniami pojedynczymi (wystrzegaj się zdań złożonych), – litery powinny mieć wielkość co najmniej 20pt, – rysunki powinny być czytelne, bez szczegółów, – tekst pisz dobrze czytelną czcionką, bez udziwnień, – wyrównuj do lewej strony albo wyjustuj, – unikaj pisania samymi dużymi literami (wersalikami) – taki tekst jest trudniejszy do przeczytania, – staraj się przyciągnąć uwagę odbiorcy – używaj wykresów, zdjęć, diagramów, elementów ułatwiających zrozumienie (ale nie przesadź!), – ważniejszy jest lewy górny róg planszy i jej górna część od pozostałego obszaru, – ważne informacje umieszczaj na początku albo odpowiednio wyróżniaj, – nie przesadzaj z kolorami (najwyżej 3–4 na jednej planszy) i bądź konsekwentna/y w ich stosowaniu, – ponumeruj strony i dodaj stopkę na dole. Tak przygotowana prezentacja z pewnością zwróci uwagę i przychylnie usposobi Twojego biznesowego partnera. 9. Zakończenie Na zakończenie chcę przeprowadzić mały eksperyment... Przez chwilę spróbuj przejść na stronę biznesu. Zastanów się czy propozycja organizacji jest – z punktu widzenia firmy – atrakcyjna? Czy korzyści dla biznesu są bezsporne? Czy nie masz wrażenia, że przedstawiciel organizacji pozarządowej przemawia do Ciebie z poczuciem wyższości? Pamiętaj także o tym, że jeśli jesteś managerem w dużej firmie, dziennie otrzymujesz 2–3 prośby o wsparcie od stowarzyszeń, organizacji i zrzeszeń, a tygodniowo, a rocznie...? Jak widzisz, współpraca w ramach programów Corporate Social Responsibility jest procesem skomplikowanym, wymagającym zrozumienia i cierpliwości od obydwu zaangażowanych stron. Jeśli się do niego odpowiednio przygotujesz, sprofesjonalizujesz swoje działania i znajdziesz odpowiednią firmę, zrealizujesz wymarzony program społeczny. Mam nadzieję, że moje praktyczne wskazówki okażą się w tym pomocne. 10. Postscriptum: Ranking najlepszych firm prowadzących działania CSR w Polsce (podaję za: Gazeta Prawna, dodatek 2, czerwiec 2009 ) W pierwszej dziesiątce najbardziej etycznych firm w 2009 r. znalazły się : 1. Kompania Piwowarska 2. Danone 3. Toyota Moto Poland 4. British American Tobacco Polska 5. Tesco Polska 6. Telekomunikacja Polska S.A. 7. Henkel Polska 8. Microsoft 9. Coca-Cola HBC Polska 10. GlaxoSmithKline Pharmaceuticals Autor: Krystyna Zowczak-Jastrzębska O autorce: Krystyna Zowczak-Jastrzębska - absolwentka Wydziału Polonistyki Uniwersytetu Warszawskiego, konsultantka public relations, trenerka organizacji pozarządowych, właścicielka agencji Relacje PR. Posiada długoletnie doświadczenie pracy w biznesie - w działach promocji, reklamy i public relations w takich korporacjach jak: Polska Telefonia Cyfrowa, Agora - Gazeta Wyborcza, Edipresse Polska,US WEST Polska. Stworzyła Dział Szkoleń w agencji Ciszewski PR. Specjalizuje się w szkoleniach z komunikacji, wystąpień publicznych, współpracy z mediami, a także w szkoleniach wizerunkowych.Dla III sektora stworzyła pięciodniową szkołę public relations „I Ty zostaniesz piarowcem” oraz trzydniową Akademię Skutecznej Komunikacji. Współpracuje z wieloma organizacjami pozarządowymi (między innymi ze Stowarzyszeniem Boris, Radomskim Towarzystwem Dobroczynności, Ogólnopolskim Stowarzyszeniem Organizacji Streetworkerskich oraz Fundacją Civis Polonus). Prowadzi konsultacje i szkolenia dla organizacji zrzeszonych w Federacji Mazowia. 18 nr 25, wrzesień 2010 Biuletyn Informacyjny Federacji Organizacji Służebnych MAZOWIA Przyłącz się do Federacji MAZOWIA! Zastanawiasz się, gdzie znaleźć fundusze na działalność Twojej organizacji, potrzebujesz pomocy prawnej, chcesz się poradzić, jak rozliczyć projekt, szukasz partnera do projektu, chcesz wymieniać doświadczenia z ludźmi z innych organizacji? Jeśli na któreś z powyższych pytań odpowiadasz twierdząco, członkostwo w Federacji MAZOWIA to coś dla Ciebie i Twojej organizacji. Przyjazna atmosfera i merytoryczne przygotowanie pracowników Federacji, bezpłatne szkolenia, porady i konsultacje w biurze, przez telefon i za pośrednictwem poczty elektronicznej, spotkania z prawnikiem i księgową, newsletter z informacjami o aktualnych konkursach i wydarzeniach ważnych dla organizacji na Mazowszu – to oferta właśnie dla Twojej organizacji. Oprócz działań skierowanych bezpośrednio do organizacji członkowskich Federacja MAZOWIA prowadzi m. in. monitoring działań administracji samorządowej w stosunku do organizacji pozarządowych na Mazowszu, zajmuje się opiniowaniem aktów prawnych dotyczących III sektora, jest organizatorem corocznego Mazowieckiego Forum Inicjatyw Pozarządowych, uczestniczy w pracach warszawskiej Komisji Dialogu Społecznego ds. Organizacji Wspierających. Federacja MAZOWIA działa od 2001 roku, obecnie zrzesza kilkadziesiąt organizacji pozarządowych. Członkiem Federacji może zostać organizacja pozarządowa, posiadająca osobowość prawną, działająca na terenie województwa mazowieckiego. Wysokość składki członkowskiej wynosi 30 zł za miesiąc, składka opłacona za cały rok jest niższa o 20% i wynosi tylko 24 zł za miesiąc! Przyłącz się do nas! Zapraszamy! Zainteresowanych prosimy o kontakt z biurem Federacji MAZOWIA tel./fax: 22 652 22 66 e-mail: [email protected] nr 25, wrzesień 2010 19 Biuletyn Informacyjny Federacji Organizacji Służebnych MAZOWIA .............................................................. (miejscowość i data) ............................................................... (nazwa, adres organizacji) Do Zarządu Federacji MAZOWIA DEKLARACJA PRZYSTĄPIENIA DO FEDERACJI MAZOWIA ........................................................................................................................................... (pełna nazwa organizacji) deklaruje chęć przystąpienia do Federacji MAZOWIA. Jednocześnie oświadczamy, że: 1. Działamy zgodnie z Kartą Standardów Federacji MAZOWIA. 2. Wywiązujemy się z obowiązku płacenia składek na ubezpieczenia społeczne. 3. Wywiązujemy się z obowiązków podatkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi. 4. Zobowiązujemy się do płacenia składek członkowskich w Federacji MAZOWIA. Decyzją Zarządu organizacja jest reprezentowana w pracach Federacji, w tym na Walnym Zgromadzeniu przez ................................................ ........................................................................................................................................................................................................................... Wraz z w/w deklaracją załączamy: aktualny wypis z rejestru, statut organizacji, raport merytoryczny i finansowy za ostatni rok działalności. ................................................... (pieczęć organizacji) 20 ........................................................ (Zarząd) nr 25, wrzesień 2010
