Kontrola projektów

Umowa o dofinansowanie
oraz kontrola projektów
w ramach MRPO
1
Umowa o dofinansowanie
Umowa o dofinansowanie projektu podpisywana jest
w terminie 45 dni od wybrania do dofinansowania.
2
Informacje niezbędne
do podpisania umowy
1. Oświadczenie, że dane beneficjenta (punkt C.1. Wniosku) nie uległy zmianie;
2. Informacja dot. osób upoważnionych do podpisania umowy oraz sposób ich
reprezentacji;
3. Kopia dokumentu stwierdzającego umocowanie do zawarcia umowy ze strony
Beneficjenta;
4. Informacja dot. rachunku bankowego;
5. Informacja dot. uzyskanej pomocy publicznej w okresie od złożenia wniosku
o dofinansowanie;
6. Informacja czy Beneficjent należy do sektora finansów publicznych;
7. Informacja czy Beneficjent jest państwową jednostką budżetową;
3
Informacje niezbędne
do podpisania umowy
8. Potwierdzenie gotowości do złożenia zabezpieczenia prawidłowej realizacji
umowy (jeżeli dotyczy)
9. Oświadczenie,
że
dane
podmiotu
reprezentującego
(punkt C.3. Wniosku) nie uległy zmianie (jeżeli dotyczy)
beneficjenta
10. Informacja dot. wszystkich realizowanych przez Beneficjenta projektów
współfinansowanych z funduszy i programów UE a także krajowych środków
publicznych – w okresie realizacji przedmiotowego projektu.
11. Oświadczenie o gotowości podpisania umowy na podstawie wniosku
o dofinansowanie lub wypełniony formularz Wykazu zmian (w przypadku
wystąpienia zmian w projekcie).
12. Potwierdzenie posiadania statusu MŚP (w przypadku przedsiębiorców z tego
sektora).
4
Formy przekazywania dofinansowania
Refundacja
Zaliczka
Przepisy par. 8 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego
z dnia 7 września 2007 r. w sprawie wydatków związanych z realizacją
programów operacyjnych
5
Formy przekazywania dofinansowania
 Zaliczki mogą stanowić max 90% przyznanej kwoty dofinansowania
 Pierwsza transza dofinansowania w formie zaliczki wypłacana jest po
podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu pod warunkiem
wniesienia zabezpieczenia (jeżeli dotyczy)
 Przekazanie kolejnej transzy zaliczki uzależnione jest od rozliczenia
poprzedniej w przynajmniej 70%
6
Zasady dot. rozliczania projektów
 Wypłata środków w ramach dofinansowania oraz rozliczenie
poniesionych wydatków następuje poprzez wniosek o płatność.
 Wniosek o płatność należy składać nie rzadziej niż raz na 3 miesiące
i nie częściej niż raz w miesiącu.
 Wniosek o płatność końcową należy złożyć w terminie do 25 dni
od zakończenia realizacji projektu.
7
Zmiany w umowie i projekcie
 Zmiany zgłaszane są przed ich wprowadzeniem i nie później niż 30 dni przed
planowanym zakończeniem realizacji Projektu.
 Formularz zmian dostępny jest na stronie:
http://www.wrotamalopolski.pl/root_FEM/Wazne+dokumenty/MRPO/interpretacje.ht
m
zakładka: Informacja nr 2 dla Beneficjentów MRPO dotycząca zmian w projekcie (nie
dotyczy II Osi Priorytetowej MRPO - Gospodarka regionalnej szansy).
 IZ MRPO może wyrazić sprzeciw w ciągu 30 dni od dnia ich zgłoszenia.
8
Zmiany w umowie i projekcie
W przypadku zmian, które sumarycznie nie przekraczają 15% wartości wskaźników
produktu lub kategorii kosztów, Jednostka ds. Wdrażania MRPO opiniuje
proponowane zmiany w Projekcie
Zmiany wskaźników produktu, lub zmiany finansowe, które sumarycznie
przekraczają 15% ich wartości (dot. kategorii „kosztów inwestycyjnych”/
„kosztów pozostałych” w osi 8), wymagają zgody ZWM. Projekt może zostać
skierowany do powtórnej oceny merytorycznej.
W przypadku zmian zakładanych produktów realizacji Projektu, które sumarycznie
przekraczają 50% ich wartości lub zmian finansowych, które sumarycznie
przekraczają 50% wartości kategorii wydatku, Projekt podlega powtórnej ocenie
merytorycznej.
9
Zmiany w umowie i projekcie
Podstawowe dokumenty weryfikowane
– wniosek, studium wykonalności
podczas
analizy
zmiany
 Przedmiot weryfikacji - główne kategorie, pozycje harmonogramu
 Wskaźniki
 Przesunięcia kosztów
 Nadwyżki
 Oszczędności poprzetargowe
 Nowe elementy w projekcie
 Zabezpieczenia
10
Zmiany w umowie i projekcie
 Konieczność zwrotu dofinansowania w przypadku, gdy w okresie 5 lat
od dnia zakończenia realizacji Projekt ulegnie znaczącej modyfikacji,
o której mowa w art. 57 ust. 1 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006
z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego
Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego
Rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz.U.UE.L.06.210.25):
 modyfikacje mające wpływ na charakter projektu lub warunki jego realizacji,
lub powodującym uzyskanie nieuzasadnionej korzyści; oraz
 wynikają ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury, lub
zaprzestania działalności produkcyjnej.
11
Zmiany w umowie i projekcie
W przypadku stwierdzenia, iż Beneficjent:
 wykorzystuje dofinansowanie niezgodnie z przeznaczeniem;
 realizował Projekt, bądź jego część, niezgodnie z przepisami prawa krajowego
i wspólnotowego, w szczególności nie przestrzegał procedur udzielania
zamówień publicznych;
 złożył podrobione, przerobione lub stwierdzające nieprawdę dokumenty w celu
uzyskania dofinansowania;
 nie rozpoczął realizacji Projektu w terminie do 3 miesięcy od dnia rozpoczęcia
realizacji Projektu określonego w umowie, z przyczyn przez siebie zawinionych;
 zaprzestał realizacji Projektu;
 odmówił poddania się kontroli i audytowi uprawnionych instytucji;
 nie przedłożył, pomimo wezwania, wniosku o płatność dla Projektu
IZ MRPO może podjąć decyzję o rozwiązaniu umowy o dofinansowanie
12
Zaprzestanie realizacji
W przypadku wystąpienia innych okoliczności, które uniemożliwiają
dalsze realizowanie Projektu, Zarząd Województwa Małopolskiego
może zdecydować o zaprzestaniu realizacji Projektu.
Niezależnie od przyczyny rozwiązania umowy Beneficjent zobowiązany
jest do archiwizowania dokumentacji związanej z jego realizacją przez
okres wskazany w umowie tj. do dnia 31.12.2020.
13
Zabezpieczenia prawidłowej
realizacji umowy
1. Weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową
2. Pieniądz
3. Poręczenie bankowe lub poręczenie spółdzielczej kasy oszczędnościowo
kredytowej,
z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem
pieniężnym;
4. gwarancja bankowa;
5. gwarancja ubezpieczeniowa;
6. poręczenie, o którym mowa w art. 6b ust.5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada
2000r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z
2007r. Nr 42, poz. 275 oraz z 2008r. Nr 116, poz. 730 i 732 i Nr 227, poz. 1505);
7. weksel z poręczeniem wekslowym
oszczędnościowo-kredytowej;
banku
lub
spółdzielczej
kasy
14
Zabezpieczenia prawidłowej
realizacji umowy c.d.
8. zastaw na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub
jednostkę samorządu terytorialnego;
9. zastaw rejestrowy na zasadach określonych w przepisach o zastawie
rejestrowym i rejestrze zastawów; w przypadku gdy mienie objęte zastawem
może stanowić przedmiot ubezpieczenia, zastaw ustanowiony jest wraz z cesją
praw z polisy ubezpieczenia mienia będącego przedmiotem zastawu;
10. przewłaszczenie rzeczy ruchomych Beneficjenta na zabezpieczenie;
11. hipoteka; w przypadku gdy Instytucja Zarządzająca MRPO uzna to za
konieczne hipoteka ustanawiana jest wraz z cesją praw z polisy ubezpieczenia
nieruchomości będącej przedmiotem hipoteki;
12. poręczenie według prawa cywilnego przez osobę, której stan majątkowy nie
budzi wątpliwości co do możliwości zaspokojenia z jej majątku
15
Archiwizacja dokumentów
 Beneficjent zobowiązuje się do przechowywana
związanej z realizacją projektu do dnia 31.12.2020 r.
dokumentacji
 IZ MRPO może przedłużyć termin archiwizacji informując Beneficjenta
na piśmie przed upływem tego terminu
 Beneficjent który otrzymał wsparcie stanowiące pomoc publiczną jest
zobowiązany do przechowywania dokumentacji przez okres 10 lat od
dnia zawarcia umowy ale nie krócej niż do 31.12.2020r.
16
Kontrola projektów
w ramach MRPO
17
Kontrola projektów
Kontrola projektów ma na celu potwierdzenie
prawidłowości realizacji projektu z warunkami
umowy.
18
Kontrola projektów
Zgodnie
z
zapisami
umowy
o
dofinansowanie
Beneficjent
zobowiązuje się:
 Poddać kontroli w zakresie prawidłowości realizacji projektu;
 Zapewnić prawo wglądu we wszystkie dokumenty, w tym w
wersje elektroniczne,
 Udostępnić do oględzin miejsce realizacji projektu.
Beneficjent zobowiązuje się poddać kontroli trwałości projektu.
19
Kontrola projektów - zasady
1. Kontrola projektów przeprowadzana jest na zakończenie realizacji
projektu, po przedstawieniu przez Beneficjenta wniosku o płatność
końcową i po weryfikacji dokumentu przez Instytucję Zarządzającą
MRPO.
2. W trakcie realizacji projektu dopuszcza się możliwość kontroli na
miejscu lub w siedzibie IZ MRPO
3. Kontrola przeprowadzana jest przez członków Zespołu kontrolującego na
podstawie pisemnego upoważnienia do przeprowadzenia czynności
kontrolnych.
20
Kontrola projektów - zasady
Zakres kontroli:
kontrola merytoryczna projektu
kontrola zamówień publicznych
kontrola finansowa projektu
21
Kontrola projektów - zasady
1. Powiadomienie o kontroli:
• w przypadku kontroli planowanej – powiadomienie pisemne na
co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli;
• w przypadku kontroli doraźnej - powiadomienie pisemne na co
najmniej 3 dni robocze przed rozpoczęciem kontroli
22
Kontrola projektów - zasady
2. Prowadzenie kontroli:
 kontrolujący dokonują ustalenia stanu faktycznego na
podstawie oględzin oraz zebranych w toku kontroli dowodów;
 Beneficjent powinien przedstawić na żądanie kontrolującego
oryginały dokumentów związanych z przedmiotem kontroli
oraz udzielić wyjaśnień;
23
Kontrola projektów - zasady
3. Informacja pokontrolna:
 w terminie do 20 dni roboczych od dnia zakończenia kontroli Zespół
kontrolujący sporządza w formie pisemnej pierwszą, roboczą wersję
informacji pokontrolnej i wysyła do Beneficjenta w dwóch
jednobrzmiących egzemplarzach;
 jeżeli Beneficjent nie zgłasza zastrzeżeń podpisuje informację
pokontrolną i przesyła 1 egzemplarz do IZ w terminie 10 dni roboczych
od dnia jej otrzymania;
 Beneficjent może zgłosić w terminie 10 dni roboczych od dnia
otrzymania informacji pokontrolnej zastrzeżenia;
 kontrolujący analizują zastrzeżenia w terminie 10 dni roboczych od dnia
ich otrzymania.
24
Kontrola projektów - zasady
3. Informacja pokontrolna c.d.:
 w przypadku stwierdzenia zasadności zgłoszonych zastrzeżeń
kontrolujący zmieniają / uzupełniają część informacji pokontrolnej,
której dotyczyły zastrzeżenia a następnie przesyłają poprawioną
informacją pokontrolną ponownie do akceptacji Beneficjenta.
 beneficjent w terminie do 10 dni roboczych od dnia otrzymania
ostatecznej wersji informacji pokontrolnej wysyła podpisany
egzemplarz lub przysyła w formie pisemnej uzasadnienie odmowy
podpisania ostatecznej wersji;
 odmowa jej podpisania nie wstrzymuje sporządzenia i przekazania
zaleceń pokontrolnych.
25
Kontrola projektów - zasady
4. Zalecenia pokontrolne:
 IZ w terminie do 15 dni roboczych od dnia otrzymania od Beneficjenta
podpisanej informacji pokontrolnej lub odmowy jej podpisania formułuje
zalecenia pokontrolne w formie pisemnej i przesyła je Beneficjentowi;
 zalecenia zawierają:
• podstawę prawną sformułowania zaleceń,
• informację o kontroli do której się odnoszą,
• uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych w czasie
przeprowadzonej kontroli uchybień i nieprawidłowości,
 Beneficjent jest zobowiązany, w terminie wyznaczonym w Zaleceniach
pokontrolnych, do poinformowania o działaniach podjętych w celu
uwzględnienia uwag oraz wykonania zaleceń pokontrolnych.
26
Kontrola projektów - zasady
5. Wyniki kontroli:
Wyniki kontroli potwierdzające prawidłową realizacją projektu lub
usunięcie uchybień i nieprawidłowości wskazanych w informacji
pokontrolnej są warunkiem dokonania płatności końcowej na rzecz
Beneficjenta.
27
Dziękuję za uwagę
28