Kodeks postępowania dla Dostawców Grupy TUI Travel PLC

 Polskojęzyczna wersja dokumentu ma charakter wyłącznie informacyjny – w przypadku sprzeczności z wersją angielskojęzyczną obowiązują zapisy tej drugiej. Kodeks postępowania dla Dostawców Grupy TUI Travel PLC
Wytyczne dla Dostawców Grupy TUI Travel PLC („Dostawcy”) oraz
spółek zależnych („TUI Travel PLC”)
I.
Zakres zobowiązań TUI Travel PLC
TUI Travel PLC zobowiązuje się dołożyć wszelkich starań, aby prowadzić działalność w sposób
zrównoważony, etyczny i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, konwencjami i regulacjami.
Uczciwość w relacjach z pracownikami, partnerami biznesowymi, udziałowcami oraz społeczeństwem
stanowi nieodzowny element kultury TUI Travel PLC i jest konieczna do zapewnienia dobrej atmosfery w
pracy, a tym samym tworzenia rzetelnych i innowacyjnych produktów i usług. TUI Travel PLC działa w
oparciu o wewnętrzny Kodeks postępowania oraz politykę i procedury (takie jak Polityka antykorupcyjna
TUI Travel PLC) regulujące codzienne czynności i działania firmy. TUI Travel PLC wspiera wysiłki na rzecz
ochrony praw człowieka i dokłada starań mających na celu rozwój odpowiednich, ekologicznie i społecznie
zrównoważonych hierarchii odpowiedzialności oraz mechanizmów reagowania we wszystkich obszarach, na
które firma ma wpływ.
II.
Zakres zobowiązań Dostawców
Niniejszy Kodeks jest zbiorem wytycznych określających standardy etycznego postępowania, wartości i
zasady, których przestrzegania TUI Travel PLC oczekuje od Dostawców we wszystkich relacjach z
pracownikami, przedstawicielami, dostawcami i klientami, w których Dostawca działa na rzecz TUI Travel
PLC.
Kodeks postępowania dla Dostawców („Kodeks”) określa minimalny poziom standardów, których
przestrzegania TUI Travel PLC oczekuje od Dostawców, w tym pracowników, podwykonawców,
przedstawicieli i podmiotów zależnych, w sytuacjach, gdy ci działają na rzecz TUI Travel PLC. Dostawcy TUI
Travel PLC są zobowiązani przestrzegać, w ramach ich działalności i w najszerszym możliwym zakresie,
zasad obowiązujących w firmie przez: wdrożenie przystępnych i przejrzystych zasad i procedur
przestrzegania praw człowieka i prawa pracy; wspieranie społeczności lokalnych; rozpoznawanie i
monitorowanie ryzyka przekupstwa i sytuacji korupcyjnych; identyfikację i monitorowanie negatywnego
wpływu na środowisko naturalne; wdrożenie i przestrzeganie zasad i procedur zapewnienia jakości,
bezpieczeństwa i higieny pracy.
Dostawcy zobowiązują się zapewnić zgodność z postanowieniami niniejszego Kodeksu oraz, w sytuacjach
gdy zapewnienie zgodności z Kodeksem jest niemożliwe, aktywnie wspierać jego przestrzeganie (na
przykład w odniesieniu do własnych podwykonawców i dostawców), przy czym postanowienia niniejszego
Kodeksu stanowią jedynie zbiór wytycznych i nie mają charakteru zobowiązań umownych pomiędzy TUI
Travel PLC a Dostawcą. Obowiązki Dostawców określone w niniejszym Kodeksie będą egzekwowalne jako
porozumienia umowne tylko jeśli w odpowiednim zakresie istnieje prawnie wiążący stosunek umowny
pomiędzy Dostawcą a TUI Travel PLC.
1 Kodeks postępowania dla dostawców TTPLC wersja 1 – maj 2013 III.
Przeciwdziałanie korupcji
Zawierając jakiekolwiek porozumienie lub współpracując z TUI Travel PLC:
a)
Uczciwa działalność
Dostawcy zobowiązują się:
b)
(i)
rzetelnie i w pełni ujawnić TUI Travel PLC wszelkie wymagane lub istotne informacje
dotyczące działalności Dostawców, struktury ich przedsiębiorstw, sytuacji finansowej i
skuteczności działań podejmowanych na rzecz TUI Travel PLC, które mogą wpływać na
realizację umowy z TUI Travel PLC, zgodnie z obowiązującymi przepisami, regulacjami i
praktykami przyjętymi w branży; oraz
(ii)
przestrzegać standardów uczciwego prowadzenia działalności gospodarczej w
promowaniu, sprzedaży i działaniach konkurencyjnych podejmowanych na rzecz TUI
Travel PLC.
Zakaz przekupstwa i korupcji
Dostawcy zobowiązują się:
(i)
przestrzegać zapisów programu ONZ „Global Compact”, brytyjskiej Ustawy
antykorupcyjnej z 2010 roku, amerykańskiej ustawy o zagranicznych praktykach
korupcyjnych z 1977 roku oraz obowiązujących krajowych przepisów i regulacji
antykorupcyjnych, jak również zapisów międzynarodowych konwencji antykorupcyjnych
każdorazowo obowiązujących, w zakresie, w jakim przepisy te mają zastosowanie do
działań Dostawcy wykonywanych na rzecz TUI Travel PLC.
Dostawcy zobowiązują się powstrzymać od:
IV.
(i)
wręczania i przyjmowania łapówek lub innych korzyści mających na celu zdobycie
nieuczciwej przewagi przez TUI Travel PLC;
(ii)
podejmowania prób wpływania na podejmowanie decyzji biznesowych poprzez
przyjmowanie lub wręczanie dóbr, prezentów lub innych korzyści, które są
niewspółmiernie wysokie lub niezwiązane z normalnym tokiem działalności biznesowej;
oraz
(iii)
aktów korupcji, wyłudzeń i oszustw w jakiejkolwiek postaci.
Warunki pracy
a)
Ogólne prawa pracowników
Dostawcy zobowiązują się:
(i)
traktować pracowników z godnością i szacunkiem, zgodnie z określeniem i rozumieniem
Międzynarodowej Organizacji Pracy lub przepisów obowiązującego prawa;
(ii)
zapewnić pracownikom łatwy dostęp do kluczowych informacji na temat przysługujących
im praw pracowniczych; oraz
2 Kodeks postępowania dla dostawców TTPLC wersja 1 – maj 2013 (iii)
b)
zapewnić, że strony trzecie, takie jak agencje pośrednictwa pracy przestrzegają
przepisów prawa kraju pochodzenia pracownika lub kraju docelowego, w zależności od
tego, które przepisy bardziej rygorystycznie chronią prawa pracowników.
Zakaz pracy przymusowej
Dostawcy zobowiązują się powstrzymać od:
(i)
zatrudniania osób wbrew ich woli;
(ii)
handlu ludźmi i stosowania pracy przymusowej lub niewolniczej w jakiejkolwiek postaci;
(iii)
wymagania, aby pracownicy, w celu uzyskania zatrudnienia, oddali jakiekolwiek dowody
tożsamości, paszporty lub zezwolenia na pracę; lub
(iv)
obciążania pracowników niewspółmiernymi zobowiązaniami w zamian za uzyskanie
zatrudnienia: na przykład wymagania, aby pracownicy uiszczali opłatę za zatrudnienie,
ponosili wydatki związane z procesem rekrutacji, przetwarzaniem danych lub
przydziałem, zarówno w przypadku pracowników etatowych jak i kontraktowych.
Dostawcy są odpowiedzialni za pokrycie tej części powyższych opłat i kosztów, która
przekracza przystępny poziom w odniesieniu do wynagrodzenia pracownika (ogólną
wytyczną stanowi wysokość jednego przewidywanego miesięcznego wynagrodzenia
netto pracownika).
Dostawcy zobowiązują się:
c)
(i)
zapewnić, że ich pracownicy mają możliwość podjęcia zatrudnienia według własnego
uznania oraz zakończenia lub rozwiązania stosunku pracy z zachowaniem odpowiedniego
okresu wypowiedzenia i bez ponoszenia kar z tego tytułu;
(ii)
zapewnić, że pracownicy posiadają ważne wizy oraz dokumenty zatrudnienia;
(iii)
zapewnić, że zarówno pracownicy etatowi jak i kontraktowi wykonują swoją pracę na
podstawie pisemnych umów przejrzyście określających warunki zatrudnienia w języku
zrozumiałym przez pracownika; oraz
(iv)
niezwłocznie informować odpowiednie władze o podejrzewanych przypadkach handlu
ludźmi lub podobnych procederów w odniesieniu do osób związanych z działalnością
Dostawcy.
Zatrudnianie dzieci
Dostawcy mogą zatrudniać nieletnich poniżej 18 roku życia, o ile:
(i)
zatrudnienie odbywa się na mocy przepisów i regulacji prawa krajowego lub Konwencji
ONZ o Prawach Dziecka, w zależności od tego, które zapisy zapewniają większą ochronę;
(ii)
Dostawcy będą przestrzegać Konwencji MOP nr 138 i 182 (patrz www.ilo.org);
(iii)
dzieci nie będą wykonywały nieodpowiednich prac zwykle przeprowadzanych przez
dorosłych oraz zostaną zapewnione warunki pracy odpowiednie do wieku zatrudnionych
dzieci;
(iv)
dzieci nie będą wykonywać pracy, która może stwarzać zagrożenie dla ich zdrowia,
bezpieczeństwa i moralności; oraz
3 Kodeks postępowania dla dostawców TTPLC wersja 1 – maj 2013 (v)
d)
Dostawca będzie monitorował pracowników poniżej 18 roku życia, w tym czas pracy i
szczególne warunki pracy odnoszące się do wykonywanych czynności.
Ochrona dzieci przed wykorzystywaniem seksualnym
Dostawcy zobowiązują się:
e)
(i)
wdrożyć środki i procedury zapewniające ochronę dzieci przed wykorzystywaniem
związanym z turystyką seksualną oraz wszelkimi innymi rodzajami wykorzystywania;
(ii)
że będą w stanie wykazać (na przykład w oparciu o politykę, szkolenia i/lub
obwieszczenia dla pracowników), w jaki sposób dzieci są chronione przed
wykorzystywaniem związanym z turystyką seksualną oraz wszelkimi innymi rodzajami
wykorzystywania i molestowania, na które dzieci mogą być narażone w ramach
działalności Dostawcy;
(iii)
przeszkolić właściwych pracowników w zakresie ochrony małoletnich przed zagrożeniami
związanymi z turystyką seksualną, w tym odnośnie zgłaszania incydentów lokalnym
władzom; oraz
(iv)
zgłaszać odpowiednim lokalnym władzom wszelkie incydenty oraz zwiększać świadomość
w zakresie wszelkich zidentyfikowanych zagrożeń bezpieczeństwa dzieci związanych z
przebywaniem gości i/lub pracowników w pobliżu lub w pomieszczeniach Dostawcy.
Przeciwdziałanie dyskryminacji
Dostawcy zobowiązują się:
f)
(i)
zapewnić, że pracownicy nie są dyskryminowani ze względu na płeć, rasę, wiek,
niepełnosprawność, pochodzenie etniczne, wyznanie/przekonania lub orientację
seksualną w jakichkolwiek aspektach zatrudnienia, na przykład w procesie rekrutacji, w
awansowaniu, wynagradzaniu, dostępie do szkoleń i stanowisk wyższego szczebla,
przydziale stanowisk, warunkach zatrudnienia, w tym w zakresie wynagrodzeń,
świadczeń, stosowanych środków dyscyplinarnych, czy sposobu rozwiązywania stosunku
pracy;
(ii)
oferować, w miarę możliwości, sposobność zatrudnienia rodzimym mieszkańcom; oraz
(iii)
nie wymagać od pracownic poddawania się testom ciążowym, z wyjątkiem sytuacji, gdy
jest to wymagane przez obowiązujące przepisy lub konieczne dla zapewnienia
bezpieczeństwa w miejscu pracy.
Czas pracy i wynagrodzenie
Dostawcy zobowiązują się:
(i)
zapewnić, że godziny pracy są zgodne z obowiązującymi krajowymi przepisami lub
normami branżowymi, w zależności od tego które zapisy w większym stopniu chronią
pracowników;
(ii)
że będą w stanie wykazać, iż płacą pracownikom wynagrodzenie co najmniej równe
minimalnemu wynagrodzeniu ustawowemu;
(iii)
zapewnić pracownikom co najmniej wszelkie wymagane prawnie świadczenia
pracownicze, urlopy wypoczynkowe, zdrowotne i świąteczne;
4 Kodeks postępowania dla dostawców TTPLC wersja 1 – maj 2013 V.
(iv)
wypłacać pracownikom wynagrodzenie w odpowiednim czasie oraz w sposób przejrzysty
wskazywać podstawy naliczania wynagrodzenia; oraz
(v)
nie stosować środków dyscyplinarnych w postaci potrąceń wynagrodzenia.
Bezpieczeństwo i higiena pracy
Dostawcy zgadzają się współpracować z TUI we wdrażaniu zasad bezpieczeństwa i higieny pracy TUI oraz
minimalnych standardów, obowiązujących przepisów i regulacji, kodeksów postępowania, w tym
dotyczących higieny, działań w razie pożaru, bezpieczeństwa mienia i osób, planowania i licencjonowania.
a)
Kontrola bezpieczeństwa i higieny pracy
Dodatkowo poza wszelkimi zobowiązaniami umownymi, Dostawcy zobowiązani
b)
są:
(i)
przewidywać, identyfikować, szacować i kontrolować zagrożenia, w tym sytuacje i
zdarzenia niebezpieczne;
(ii)
wdrożyć plany awaryjne i procedury reagowania, w tym plany zgłaszania zagrożeń,
powiadamiania pracowników i ewakuacji oraz szkolić pracowników i przeprowadzać
ćwiczenia, zagwarantować odpowiednie środki pierwszej pomocy, systemy wykrywania
oraz gaszenia pożarów, drogi ewakuacji oraz plany naprawcze;
(iii)
zapewnić odpowiednie ogrzewanie i wentylację;
(iv)
zapewnić odpowiedni poziom kontroli wszędzie tam, gdzie niemożliwe jest
wyeliminowanie zagrożeń chemicznych, biologicznych i fizycznych; oraz
(v)
zapewnić, że wszelkie usługi świadczone klientom TUI Travel PLC są bezpieczne i
przydatne do zamierzonego celu.
Warunki pracy
Dostawcy zobowiązują się zapewnić wszystkim pracownikom bezpieczne warunki pracy oraz
zdrowe środowisko pracy, a także:
c)
(i)
zapewnić odpowiedniej jakości warunki higieniczne i sanitarne w pomieszczeniach
Dostawcy;
(ii)
przestrzegać wytycznych i procedur bezpieczeństwa pracy oraz szkolić pracowników,
przedstawicieli i podwykonawców w zakresie niezbędnym do zminimalizowania ryzyka
wypadków i chorób zawodowych;
(iii)
zapewnić pracownikom dostęp do czystych i bezpiecznych toalet, wody pitnej oraz, jeśli
dotyczy, higienicznych pomieszczeń do przygotowywania posiłków oraz pomieszczeń do
przechowywania rzeczy;
(iv)
zagwarantować, że wszelkie pomieszczenia służące do zakwaterowania pracowników
będą czyste i bezpieczne; oraz
(v)
nie stosować działań dyscyplinarnych wobec pracowników za zgłaszanie uwag
dotyczących bezpieczeństwa.
Szkolenia i systemy bezpieczeństwa
5 Kodeks postępowania dla dostawców TTPLC wersja 1 – maj 2013 Dostawcy zobowiązują się przewidywać, identyfikować, szacować i kontrolować częstotliwość
wykonywania przez pracowników prac wymagających intensywnego wysiłku oraz:
VI.
(i)
udostępniać pracownikom, w ich ojczystym języku, odpowiednie informacje w zakresie
bezpieczeństwa i higieny pracy oraz informacje dotyczące szkoleń;
(ii)
udostępniać pracownikom, w ich ojczystym języku, karty charakterystyki wszelkich
substancji niebezpiecznych lub toksycznych używanych w miejscu pracy;
(iii)
przeszkolić pracowników narażonych na niebezpieczne warunki w miejscu pracy;
(iv)
wdrożyć procedury i systemy kontroli, śledzenia i zgłaszania obrażeń ciała w miejscu
pracy i chorób zawodowych;
(v)
badać przyczyny wypadków i wdrażać działania naprawcze w celu ich wyeliminowania;
(vi)
zapewnić lub ułatwić dostęp bądź, jeżeli zapewnienie i ułatwienie dostępu jest
niemożliwe, zezwolić, dopuścić i nie utrudniać bezzwłocznego dostępu pracowników do
niezbędnej opieki medycznej; oraz
(vii)
ułatwić powrót pracowników do pracy.
Środowisko i społeczność
a)
Środowisko i społeczność
Dostawcy zobowiązują się:
b)
(i)
ograniczać negatywny wpływ na środowisko przy jednoczesnym zaangażowaniu
społeczności do wspierania rozwoju społecznego i gospodarczego;
(ii)
przyczyniać się do zrównoważonego rozwoju społeczności, w których Dostawcy są
aktywni oraz oceniać postępy w rozwiązywaniu kwestii społecznych zgodnie ze
standardami obowiązującymi w branży;
(iii)
aktywnie angażować się w działania mające na celu zmniejszenie zużycia energii i wody;
oraz
(iv)
wdrożyć zasady i procedury zaopatrzenia promujące nabywanie przyjaznych środowisku
lokalnych towarów i usług w miejsce produktów i usług importowanych, wszędzie tam,
gdzie jest to możliwe i uzasadnione.
Zezwolenia, zasady i procedury
Dostawcy zobowiązują się:
(i)
prowadzić wykaz międzynarodowych, krajowych i lokalnych wymogów w zakresie
ochrony środowiska naturalnego, zawierający ważne egzemplarze wszelkich zaświadczeń
i zezwoleń; oraz
(ii)
monitorować własną działalność, aby zapewnić, że produkty, usługi i procedury
Dostawcy są zgodne z nowymi przepisami i z nowelizacjami wcześniejszych przepisów i
kodeksów mających każdorazowo zastosowanie do działalności prowadzonej przez
Dostawcę na rzecz TUI Travel PLC.
6 Kodeks postępowania dla dostawców TTPLC wersja 1 – maj 2013 c)
Zobowiązanie do ograniczenia zagrożeń środowiska
Dostawcy zobowiązują się:
(i)
VII.
monitorować, kontrolować, utylizować i dołożyć wszelkich starań w celu ograniczenia lub
wyeliminowania wytwarzania odpadów stałych i płynnych, szkodliwych dla środowiska
substancji chemicznych oraz emisji szkodliwych substancji do atmosfery, zgodnie z
wymogami stosownych przepisów, w tym dotyczących pośredniej emisji szkodliwych
substancji do atmosfery w wyniku zużycia energii, poprzez wdrożenie odpowiednich
procedur ograniczających zużycie energii i zasobów w produkcji, utrzymaniu i pracy
urządzeń oraz poprzez recykling, wielokrotne użytkowanie lub stosowanie materiałów
zastępczych.
Ochrona informacji
Dostawcy zobowiązują się:
(i)
stosować odpowiednie środki zachowania poufności mające na celu ochronę
prywatności klientów i pracowników; oraz
(ii)
chronić dane klientów i pracowników oraz zapewnić, że przekazywanie technologii, usług
i wiedzy odbędzie się w sposób chroniący wszelkie stosowne międzynarodowe, krajowe i
lokalne prawa własności intelektualnej i prawa do ochrony danych.
VIII. Wdrożenie
Dostawcy powinni dysponować procedurami terminowego usuwania wszelkich uchybień ujawnionych w
ramach wewnętrznych lub zewnętrznych audytów, badań lub inspekcji. Wszyscy Dostawcy są
odpowiedzialni za zagwarantowanie zgodności ich działań z wszelkimi międzynarodowymi, krajowymi i
lokalnymi przepisami oraz obowiązującymi międzynarodowymi konwencjami i normami, które każdorazowo
mają zastosowanie do działań Dostawców.
7 Kodeks postępowania dla dostawców TTPLC wersja 1 – maj 2013