nycomed - RR Donnelley

„Łatwość obsługi
zastosowanych rozwiązań jest
na wysokim poziomie, od
użytkowników otrzymaliśmy
wyłącznie pozytywne opinie.”
Ralf Schaufler
Senior Director - Head of
Accounting Western Europe
& External Reporting
Nycomed
Klient
NYCOMED
Sektor
Farmacja
Usługi
Scan & Capture
Order Matching
Invoice Processing
Koncern Nycomed automatyzuje przetwarzanie faktur
na arenie międzynarodowej
Firma Basware jest odpowiedzialna w międzynarodowych oddziałach
koncernu Nycomed za zintegrowane procesy i wydajność w zakresie
opracowywania faktur od dostawców.
Dokumenty często się gubią – jest to już
niemalże prawo natury. W koncernach, które
mają do przetworzenia setki tysięcy faktur
przychodzących, dowody księgowe wędrują
przez wiele rąk i czasami znikają przy tym
bez śladu. Także skrupulatność nie jest w
stanie zawsze temu zapobiec – natomiast
pomocą w tym zakresie służy, wspomagana
komputerowo, automatyzacja.
Koncern Nycomed odbiera w Niemczech,
Austrii i Norwegii rokrocznie prawie 150 000
faktur. Mający swoją siedzibę w
miejscowości Glattpark-Opfikon, w
szwajcarskim kantonie Zurych koncern
farmaceutyczny osiągnął w roku 2009 obrót
w wysokości 3,2 miliardów euro i zatrudnia
około 12 000 pracowników w 50 krajach. Do
głównych punktów portfolio produktowego
koncernu należy leczenie zachorowań
żołądka i jelit oraz zachorowań płuc,
leczenie zapaleń, boleści oraz osteoporozy.
Do oferty produktowej koncernu należą
także m.in. rozwiązania w zakresie
zarządzania tkankami.
W przeszłości przetwarzanie rachunków
odbywało się w firmie Nycomed wyłącznie
manualnie. Między wpływem faktur do firmy
a ich wprowadzeniem do oprogramowania
księgowego SAP dokumenty te podlegały
różnym procedurom zatwierdzenia
w różnych oddziałach koncernu. Proces ten
mógł trwać od 2 do 14 dni. Poznanie
dokładnego statusu każdego wpływającego
dowodu księgowego było niemożliwe.
Niektórzy pracownicy wykonywali zatem dla
pewności kopie dokumentów
i przechowywali je oddzielnie. Sposób
postępowania z danymi był także dlatego
skomplikowany, że zastosowanie miały
głównie aplikacje programu Microsoft Office
i brak było zintegrowanej bazy danych.
Należało zatem znaleźć oprogramowanie,
które zadbało by o to, aby faktury już się
nigdy nie gubiły oraz aby w
zautomatyzowany sposób były one
przekierowywane między różnymi
instancjami kontroli i zatwierdzania.
Wymogi
 Ciągłe procesy, brak rozwiązań
jednostkowych
 Rozwiązania używane na całym
świecie, z maksymalną
kompatybilnością z istniejącymi
programami finansowymi
 Globalna kompetencja oferenta
Korzyści
 Wszystkie rozwiązania pochodzą
z jednego źródła
 W związku z tym nakład na
wdrażanie jest niewielki a
kompatybilność modułów wysoka
 Księgowanie w SAP trwa mniej
dni
 Redukcja niepotrzebnych
manualnych etapów pracy
 Status przetwarzania faktury jest
stale do wglądu
 Ogólnoświatowe synergie dzięki
jasno wymiernym redukcjom
kosztów i podniesieniem
wydajności
Liczby i Fakty
 12 000 współpracowników w 50
państwach
 3,2 miliarda obrotu rocznie
 150 000 faktur przychodzących
rocznie w Niemczech, Austrii i
Norwegii, ponad 12 000 faktur
miesięcznie
System i Użytkownicy
 Basware Scan & Capture, Order
Matching i Invoice Processing
 Master User, Admins, Thin
Clients, Zero-/Ultra-Thin-Clients
(Monitor)
Elastyczność i dopasowanie do potrzeb
Zanim koncern Nycomed zdecydował się na
początku 2009 roku na wybór firmy Basware
przeanalizowanych zostało kilku oferentów.
Firma SAP była już wówczas zaangażowana
w księgowość koncernu. Jednakże
rozbudowanie oprogramowania w kierunku
przetwarzania wpływu faktur byłoby
nieproporcjonalnie droższe.
Ponadto firma Basware oferowała korzyść,
której nie można było zlekceważyć:
rozwiązania pochodziły od początku do
końca z jednego źródła. Dlatego też ich
wdrażanie mogło zostać dokonane w
krótszym czasie oraz ponadto możliwe było
dopasowanie rozwiązań do firmy. Za
pomocą adaptera anyERP firma Basware
gwarantuje niezbędną kompatybilność z
każdym systemem ERP.
W marcu 2009 roku rozpoczęto wdrażanie
oprogramowania w Niemczech, Austrii i
Norwegii. Początkowo należało dopasować
do siebie indywidualne wyzwania
poszczególnych lokalizacji. „Moment ten
wykazał, jak dobry jest dany oferent" –
wyjaśnia Ralf Schaufler, Senior Director Head of Accounting Western Europe &
External Reporting oraz Kierownik projektu
IP w Nycomed. „W jaki sposób oferent
wyjdzie naprzeciw specyficznym dla
przedsiębiorstwa wyzwaniom? Firma
Basware przekonała nas w tym zakresie
całkowicie. Wszystkie ważne szczegóły
zostały sprawnie wdrożone. Jestem pewien,
że dokonaliśmy dobrego wyboru.”
W czerwcu 2009 roku rozpoczęło się
dopasowywanie rozwiązań firmy Basware:
Scan and Capture, Order Matching oraz
Invoice Processing. Rok później firma
Basware i koncern Nycomed sfinalizowały
cały proces wdrażania – włącznie z
podwójnym zatwierdzeniem oraz wszystkimi
optymalizacjami. W celu ułatwienia
współpracownikom korzystania z nowych
funkcji przeprowadzono szkolenia.
„Szkolenia były przeprowadzane
bezpośrednio przez firmę Basware. Były one
nie tylko wysoce profesjonalne pod
względem treści, ale także dobrze
zrealizowane” – zachwala Schaufler.
„Łatwość obsługi zastosowanych rozwiązań
jest na wysokim poziomie, od użytkowników
otrzymaliśmy wyłącznie pozytywne opinie.”
Od faktury papierowej do archiwum w 24
godziny
Faktury w formie papierowej, które trafiają
obecnie do koncernu Nycomed, są najpierw
wstępnie sortowane w pojedynczych
spółkach. Następnie zewnętrzny
usługodawca odbiera dokumenty
i transportuje je do miejsca, w którym
podlegają one digitalizacji. Po
zeskanowaniu dane są przenoszone do
workflow firmy Basware.
Moduł Order Matching zajmuje się przy tym
porównaniem wszystkich faktur
z odpowiednimi zamówieniami oraz
umowami, tak aby możliwe było wykrycie
ewentualnych niezgodności. Jednocześnie
dział księgowy dysponuje w każdej chwili
cyfrowym dostępem do dokumentów i może
je śledzić, sprawdzać lub wydawać
zezwolenia. Za pomocą programu Invoice
Processing faktury mogą być bezpośrednio
po ich zatwierdzeniu księgowane w SAP
i archiwizowane.
Koncern Nycomed i firma Basware bedą
wkrótce współpracować na całym świecie.
Współpraca między koncernem Nycomed
a firmą Basware będzie w przyszłości
jeszcze bardziej rozbudowana. W ciągu
kolejnych dwóch lat rozwiązania firmy
Basware mają zostać wprowadzenie
w koncernie Nycomed na całym świecie.
W ramach tego dojdzie do zbudowania
w Polsce europejskiego Shared Service
Center, które będzie zajmowało się
scentralizowanym przetwarzaniem faktur
dostawców ze wszystkich oddziałów
koncernu Nycomed.
Z globalnymi standardami procesowymi
koncern Nycomed wiąże nadzieje na
obniżenie kosztów o kilka milionów.
Działalność koncernu Nycomed w Niemczech obejmuje badania i rozwój, produkcję
i logistykę, jak i marketing i sprzedaż wysokogatunkowych lekarstw i produktów medycznych
dla klinik, praktyk prywatnych i aptek. Dla koncernu Nycomed pracuje na całym świecie 12
000 osób. Naszym celem jest niesienie pomocy pacjentom, tak aby mogli prowadzić
pełnowartościowe życie. Podstawę naszego przedsiębiorstwa stanowi Europa – nasze
aspiracje rozciągają się jednakże na cały świat. Koncern Nycomed jest obecny na całym
świecie – począwszy od Władywostoku po Vancouver.
RR Donnelley jest wiodącym dostawcą
usług outsourcingowych dla biznesu.
Założony 148 lat temu RR Donnelley
znajduje się na liście Fortune 250,
zatrudniając ponad 58 000 osób
w ponad 600 lokalizacjach na całym
świecie.
Basware to globalny lider rozwiązań purchase-to-pay posiadający ponad 1 500
klientów oraz 1 000 000 użytkowników w 50 krajach.
Basware wdrażany jest w Europie, USA, oraz regionie Azji i Pacyfiku poprzez
szeroką sieć biur Basware oraz partnerów biznesowych.
W Polsce partnerem Basware jest firma RR Donnelley.
Aby dowiedzieć się więcej wyślij e-mail na adres [email protected]
Copyright © 2012 R.R.Donnelley & Sons Company. All rights reserved.