Instrukcja gospodarki magazynowej w Zespole Szkół nr 13

Załącznik nr 1 do zarządzenia
Dyrektora nr 1/2010
z dnia 04 stycznia 2010 r.
Instrukcja gospodarki magazynowej w Zespole Szkół nr 13 w Gorzowie Wlkp.
Rozdział I.
Podstawowe zasady funkcjonowania magazynu
.
§1.
Przez określenie magazyn rozumie się jedno miejsce składowania materiałów w danej
jednostce organizacyjnej zlokalizowane w pomieszczeniu zamkniętym. Za stan, ilość
zapasów magazynowych, jego ewidencję oraz rozliczenie jest odpowiedzialny
pracownik, któremu powierzono obowiązki magazyniera- kierownik gospodarczy.
§2.
Pracownik obejmujący obowiązki magazyniera jest zobowiązany do podpisania
deklaracji o odpowiedzialności materialnej za powierzone mu materiały i zapasy
magazynowe. Deklaracje o odpowiedzialności materialnej pracownik podpisuje w 3
egzemplarzach ( załącznik nr 1), z czego jeden egzemplarz pozostaje w aktach danej
jednostki organizacyjnej, drugi egzemplarz naleŜy dołączyć do akt osobowych
pracownika, trzeci egzemplarz naleŜy przekazać Głównej księgowej.
§3.
W przypadku choroby lub innej nieobecności magazyniera trwającej nie dłuŜej niŜ 10
dni, kierownik jednostki, której podlega magazyn, moŜe wyznaczyć 3 osobową komisję
do pełnienia zastępczo funkcji magazyniera. W tym przypadku dowody przyjęcia
materiałów na magazyn jak równieŜ wydania z magazynu podpisują wszyscy
członkowie powołanej komisji. JeŜeli nieobecność magazyniera trwa ponad 10 dni
moŜna wyznaczyć na czas nieobecności magazyniera zastępstwo. Pracownik
zastępujący magazyniera jest zobowiązany przyjąć zapasy magazynowe protokolarnie
pod nadzorem kierownika jednostki odpowiedzialnej za magazyn. Pracownik ten jest
zobowiązany do złoŜenia deklaracji o odpowiedzialności materialnej.
Rozdział II.
Obowiązki magazyniera
§ 4.
Pracownik pełniący obowiązki magazyniera jest podporządkowany kierownikowi danej
jednostki organizacyjnej prowadzącej magazyn i jest zobowiązany do przestrzegania
ustalonych zasad funkcjonowania magazynu oraz regulaminu pracy. Pracownik,
któremu powierzono obowiązki magazyniera przyjmuje odpowiedzialności materialną
za powierzony magazyn w formie pisemnej – załącznik nr 1
§ 5.
Do obowiązków magazyniera naleŜy w szczególności:
a. przyjmowanie do magazynu i wydawanie z magazynu materiałów na podstawie
obowiązujących dowodów obrotu materiałowego –W – magazyn wyda, P –
magazyn przyjmie,
b. prowadzenie w jednostkach naturalnych ewidencji ilościowej oddzielnie na
kaŜdy składnik,
c. prowadzenie samokontroli zgodności stanu faktycznego zapasów z ewidencją
magazynową,
d. utrzymywanie magazynu w naleŜytym porządku oraz przestrzegania
obowiązujących przepisów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy i przeciw
poŜarowego,
e. zabezpieczanie przechowywanych zapasów przed zniszczeniem, uszkodzeniem,
zepsuciem, zanieczyszczeniem,
f. zabezpieczenie pomieszczeń magazynowych przed kradzieŜą włamaniem
g. zgłaszania przełoŜonym przypadków naruszenia lub uszkodzenia zamknięć
magazynu w celu wszczęcia dochodzeń,
h. sporządzanie w okresach miesięcznych rozliczenia stanu magazynu z podziałem
na materiały zakupione z środków:
1) BudŜetowych – na dokumentach magazynowych dodajemy literę B
2) Dochodów własnych jednostki( od 01.01.2011 r. – Dochody wyodrębnione
jednostki) - na dokumentach magazynowych dodajemy literę D.
Rozdział III.
Ewidencja magazynowa
§6.
Magazynier jest zobowiązany do prowadzenia bieŜącej ewidencji ilościowej zapasów
przechowywanych w magazynie. Ewidencję prowadzi się w formie kartotek
ilościowych wzór załącznik nr 2. Miejsce składowania oznacza się wywieszką
materiałową wzór załącznik nr 4. Wszystkie obroty magazynowe muszą być kaŜdego
dnia odzwierciedlone na kartkach ilościowych. Pierwszym zapisem w ewidencji
magazynowej jest stan zapasów wykazany w spisie inwentaryzacyjnym. Wszelkie
dalsze zapisy w ewidencji magazynowej dotyczące przychodów i rozchodów
magazynowych mogą odbywać się tylko na podstawie dokumentów obrotu
magazynowego o których mowa w rozdziale V.
§7.
Zapisy w ewidencji magazynowej powinny być dokonywane czytelnie. Zapisy błędne
naleŜy przekreślić i wpisać obok poprawne oraz zaparafować.
§8.
Magazynier jest odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji opakowań wypoŜyczonych
oraz ich zwrot do dostawcy w ustalonym terminie.
§9.
Na dzień 30 czerwca i 31 grudnia kaŜdego roku prowadzona jest inwentaryzacja
materiałów w magazynie poprzez spisanie z natury. Kierownik jednostki w drodze
zarządzenia powołuje trzyosobową komisję do przeprowadzenia spisu z natury w
magazynie. Spis z natury przeprowadzany jest odrębnie dla materiałów zakupionych ze
środków budŜetowych i odrębnie dla materiałów zakupionych z dochodów własnych
jednostki.
Rozdział IV.
Przyjmowanie, wydawanie materiałów magazynowych.
§10.
1. Przyjmowanie materiałów do magazynu moŜe odbywać się tylko na podstawie
takich dowodów jak faktury, protokoły przyjęcia. Przyjęcie materiałów do
magazynu powinno poprzedzać:
a. przeliczenie, zwaŜenie lub obmiar przedmiotu dostawy,
b. sprawdzenie czy przedmiot dostawy odpowiada jakości, rodzajowi,
gatunkowi i wymogom określonym w dokumencie dostawy,
c. sprawdzenie rodzaju oraz ilości stanu opakowań jego cech i znaków.
§11.
Wydanie z magazynu materiałów musi być udokumentowane dowodami
W.
Otrzymujący materiał są zobowiązani do sprowadzenia stanu faktycznego z danymi
zamieszczonymi przez magazyniera na dokumentach W.
§12.
W przypadku zdarzeń trudnych do przewidzenia (poŜar, powódź) lub kradzieŜy
zwłaszcza poza godzinami pracy moŜe nastąpić komisyjne otwarcie magazynu i
wydanie materiałów pod nieobecność magazyniera z zachowaniem następujących
warunków:
a. otwarcie pomieszczenia magazynu powinno nastąpić komisyjnie w obecności
kierownika jednostki,
b. komisja ze swoich czynności powinna sporządzić protokół z podaniem w nim
nazwy i ilości pobranych materiałów oraz zabezpieczyć magazyn, a takŜe
przekazać w następnym dniu magazynierowi dowody rozchodowe.
Rozdział V.
Dokumentowanie obrotu magazynowego
§13.
1. Dokumentowanie przychodu magazynowego:
a. Dokument symbol P – stanowi dowód przyjęcia do magazynu
materiałów od dostawcy zewnętrznego. Dokument w 2 egzemplarzach
sporządza kierownik gospodarczy przyjmujący materiały na podstawie
faktury i przekazuje oryginał głównej księgowej, kopię zatrzymuje
magazynier jako dowód stanowiący podstawę przychodu materiałów w
ewidencji magazynowej.
2. Dokumentowanie rozchodu magazynowego
a. Dokument symbol W – stanowi dowód wydania materiałów z magazynu
do uŜytku na potrzeby wewnętrzne szkoły. Dokument w trzech
egzemplarzach sporządza magazynier wydający materiały i przekazuje
oryginał głównej księgowej, pierwszą kopię dla odbiorcy, druga kopia
pozostaje w magazynie.
3. Wzór dokumentu przychodów i rozchodów magazynowych (symbol P, W,)
stanowi załącznik nr 3 do instrukcji.
§14.
Poza dowodami wymienionymi w § 1 pkt 1 i 2 w obrocie magazynowym występują
dowody przychodowe lub rozchodowe w postaci protokołów stwierdzających nadwyŜki
lub niedobory i zniszczenia. Do kaŜdego protokołu obowiązkowo musi być wystawiony
dokument z symbolem P w przypadku nadwyŜek, dokument symbolem W w przypadku
niedoboru i zniszczeń.
§15.
Prawidłowo sporządzony dokument obrotu materiałowego musi być wystawiony
czytelnie i bezbłędnie (niedopuszczalne są poprawki, zamazywania itp.) oraz zawierać
co najmniej:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
nazwę materiału,
nazwę dostawcy lub odbiorcy,
cenę jednostkową,
jednostkę miary,
ilość wydaną lub otrzymaną datę wydania lub przyjęcia,
datę wystawienia dokumentu,
podpis magazyniera oraz podpis osoby zatwierdzającej dokument,
podpis wydającego i otrzymującego materiał w sposób umoŜliwiający
identyfikację tych osób, (niedopuszczalne jest podpisywanie dowodów
blanco)
wykreślenie rubryk lub pozycji pozostających niewypełnionymi.
n
Rozdział VI.
Postanowienia końcowe
§16.
Wszelkie sprawy nieuregulowane niniejszą instrukcja, a wynikłe z bieŜącej działalności
oraz funkcjonowania magazynu będą regulowane na bieŜąco w trybie zarządzeń i
sprawowanego nadzoru.
§ 17
Instrukcja wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania.
Gorzów Wlkp., 04.01.2010 r.
Załącznik nr 4
Magazyn materiałów – BUDśET / DWJ *
Nazwa materiału - symbol i numer z kartoteki magazynowej
cena jednostkowa brutto
* niewłaściwe skreślić
Załącznik nr 1
OŚWIADCZENIE
Ja niŜej podpisany/a ………………………….. syn/córka……………zatrudniony/a w
Zespole Szkół nr 13 w Gorzowie Wlkp. w charakterze kierownika gospodarczego
pełniącego obowiązki magazyniera w zakresie środków czystości i artykułów
higienicznych , materiałów gospodarczych, artykułów biurowych:
1. przyjmuję na siebie pełną odpowiedzialność materialną za powierzone mnie
mienie w magazynie,
2. przyjmuję do wiadomości, Ŝe z odpowiedzialności, o której mowa w pkt 1,
wynikają dla mnie następujące konsekwencje:
a) obowiązek rozliczenia się z powierzonego mi mienia na kaŜde zasadne
Ŝądanie pracodawcy,
b) obowiązek pokrycia wszelkiej szkody, jaka wyniknie dla pracodawcy na
skutek zaistniałego niedoboru w powierzonych składnikach
majątkowych, względnie na skutek zniszczenia lub ich uszkodzenia z
mojego zaniedbania.
3. nie zgłaszam Ŝadnych zastrzeŜeń odnośnie warunków pracy, w których mam
wykonywać pracę pracownika materialnie odpowiedzialnego oraz zobowiązuję
się do niezwłocznego powiadomienia zakładu pracy o wszelkich przeszkodach
w wykonywaniu pracy, które ewentualnie mogą zaistnieć w przyszłości
4. oświadczam, Ŝe znane mi są przepisy regulujące zasady wykonywania
powierzonej mi pracy, a w szczególności art. 114 – 127 Kodeksu pracy i
rozporządzenia z dnia 10.10.1975r. ( Dz.U. z 1996 Nr 143 poz. 662 z póź.zm)
w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w
powierzonym mieniu.
5. zobowiązuję się w razie zaistnienia niedoboru lub innej szkody objętej moją
odpowiedzialnością do niezwłocznego wpłacenia pracodawcy równowartości
wyliczonej szkody.
Gorzów Wlkp. …………………..r.
…………………………………
( podpis pracownika odpowiedzialnego
materialnie)
Oświadczenie niniejsze zostało złoŜone w mojej obecności:
Data: ………………………
………………………………….
( podpis Dyrektora Zespołu)