Procedura rozpatrywania skarg i wniosków w Urzędzie Miasta

Procedura rozpatrywania skarg i wniosków w Urzędzie Miasta Czarnków
Z ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U.
z 2000r. Nr 49, poz. 509; z 2002r. Nr 113, poz. 984; Nr 153, poz. 1271; Nr 169, poz. 1387;
z 2003r. Nr 130, poz. 1188, N 170, poz. 1660; z 2004r. Nr 162, poz. 1692; z 2005r. Nr 64,
poz. 565, Nr 78, poz. 682, Nr 181, poz. 1524; z 2008 r. Nr 229, poz. 1539):
Art. 221 § 1. Zagwarantowane każdemu w Konstytucji Rzeczpospolitej Polskiej prawo
składania petycji, skarg i wniosków do organów państwowych, organów jednostek samorządu
terytorialnego, organów samorządowych jednostek organizacyjnych oraz do organizacji
i instytucji społecznych realizowane jest na zasadach określonych przepisami niniejszego
działu.
§ 2.Petycje, skargi i wnioski mogą być składane do organizacji i instytucji
społecznych w związku z wykonywanymi przez nie zadaniami zleconymi z zakresu
administracji publicznej.
§ 3. Petycje, skargi i wnioski można składać w interesie publicznym, własnym lub
innej osoby za jej zgodą.
Art. 222. O tym czy pismo jest skargą albo wnioskiem, decyduje treść pisma, a nie jego
forma zewnętrzna.
Petycja – „Petycja jest ogólną nazwą środków, za których pomocą jednostka lub grupa
osób zwraca się do organów władzy, przekazując im pewne informacje »z zamiarem
spowodowania podjęcia przez te organy działań pożądanych z punktu widzenia podmiotu
zwracającego się do nich«”1[1]
Skarga – Art. 227. Przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub
nienależyte wykonanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników,
naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub
biurokratyczne załatwienie spraw.
Wniosek - Art. 241. Przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia
organizacji, wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom,
ochrony własności, lepszego zaspokajania potrzeb ludności.
I. Uczestnicy procesu:
1. Wnoszący skargę lub wniosek
2. Stanowiska Wydziału Organizacyjnego :
- Biuro Obsługi Klienta,
- ds. Obsługi Sekretariatu Burmistrza,
3. Burmistrz, Rada Miasta,
4. Pozostałe komórki organizacyjne Urzędu wg właściwości.
II. Opis procesu „Skarg i wniosków”:
1. W urzędzie Miasta Czarnków w sprawach wniosków i skarg przyjmują:
– Burmistrz Miasta w poniedziałki od godziny 12:00 do 16:00, w przypadku gdy poniedziałek
jest dniem wolnym od pracy w kolejny roboczy dzień tygodnia, podobna zasada obowiązuje
w przypadku nieobecności Burmistrza.
- Zastępca Burmistrza, Sekretarz, Skarbnik i pozostali pracownicy Urzędu w każdy dzień
pracy Urzędu w godzinach urzędowania.
Stosowną informację na ten temat umieszcza się na tablicy informacyjnej w Urzędzie Miasta
Czarnków.
2. Skarga lub wniosek mogą zostać wniesione w następujących formach:
a) pisemnie
– jako dokument papierowy,
- za pośrednictwem poczty elektronicznej,
b) ustnie
– bezpośrednio,
- telefonicznie.
3. Skarga w formie pisemnej może być złożona do skrzynki wywieszonej przy Biurze Obsługi
klienta w Urzędzie z napisem:
Szanowny Kliencie
Jeśli masz uwagi na temat działania naszego Urzędu lub życia Miasta – zostaw je w tej
skrzynce, jeśli dodasz adres – w ciągu dwóch tygodni dostaniesz odpowiedź.
4. Skargę lub wniosek złożone w formie pisemnej, składa się w Biurze Obsługi Klienta, gdzie
zostają zarejestrowane w ogólnym rejestrze spraw.
5. Skargę lub wniosek złożone w formie ustnej, spisuje osoba przyjmująca. W notatce
służbowej lub protokole (wzór w załączniku) umieszcza się:
- datę sporządzenia notatki lub protokołu,
- imię, nazwisko, adres osoby wnoszącej skargę lub wniosek,
- treść skargi, wniosku,
- podpisy zgłaszającego i przyjmującego skargę, wniosek.
Analogicznie postępowanie obowiązuje w przypadku, gdy skarga i wniosek zostały zgłoszone
telefonicznie.
W formularzu, w miejscu przeznaczonym na podpis osoby zgłaszającej skargę lub wniosek
należy odnotować, iż jest to zgłoszenie telefoniczne.
6. Pracownik przyjmujący zgłoszenie w tym samym dniu przekazuje protokół lub notatkę
służbową do Biura Obsługi Klienta, gdzie następuje rejestracja w ogólnym rejestrze spraw.
Jeśli dla rozpatrzenia skargi lub wniosku nie jest właściwy Burmistrz lub Rada Miasta (tzn.
nie dotyczy Burmistrza, kierowników jednostek organizacyjnych, pracowników Urzędu
Miasta), pracownik Biura Obsługi Klienta niezwłocznie przekazuje skargę lub wniosek
właściwemu organowi, zawiadamiając o tym wnoszącego.
7. Wszystkie pisma z BOK trafiają do Sekretarza Miasta, Zastępcy Burmistrza lub
Burmistrza, gdzie zostają zadekretowane. Pisma mające znamiona skarg lub wniosków
dekretuje się poprzez właściwe wpisanie słów „skarga” lub „wniosek” oznaczając sposób
załatwienia zgodnie z KPA.
Protokół oraz notatka służbowa podlega dekretacji na zasadach właściwych dla skarg i
wniosków zgłoszonych pisemnie.
8. Skargi na działalność Zastępcy Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika i kierowników komórek
organizacyjnych oraz wszystkich pracowników Urzędu rozpatruje Burmistrz.
Skargi na działalność Burmistrza oraz kierownika gminnej jednostki organizacyjnej
rozpatruje Rada Miasta.
9. Burmistrz / Przewodniczący Rady Miasta po dokładnym zapoznaniu się z treścią podania
bada czy posiada ono znamiona skargi lub wniosku oraz decyduje kto jest właściwy do
załatwienia sprawy . Burmistrz dekretuje pismo i przekazuje je na stanowisko ds. Obsługi
sekretariatu celem zarejestrowania w wydzielony rejestrze skarg i wniosków.
10. Rejestr zawiera:
- numer skargi,
- datę wpływu,
- informację od kogo wpłynęło pismo,
- adres osoby wnoszącej skargę,
- oznaczenie komórki udzielającej wyjaśnień
- data przekazania pisma do określonej komórki,
- sposób załatwienia,
- datę załatwienia,
- nazwiska osób lub instytucji powiadomionych o sprawie.
11. Nadzór nad bieżącym rozpatrywaniem i załatwianiem skarg i wniosków wnoszonych do
Urzędu sprawują: Burmistrz, Zastępca Burmistrza, Sekretarz, Skarbnik w zakresie podległych
sobie komórek organizacyjnych.
12. Pracownik stanowiska ds. obsługi sekretariatu przekazuje niezwłocznie skargę lub
wniosek kompetentnej osobie do rozpatrzenia.
13. Jeżeli uzyskanie informacji o zasadności skargi czy wniosku wymaga przeprowadzenia
dłuższego postępowania wyjaśniającego, odpowiedzi na skargę lub wniosek należy udzielić
w terminie nie późniejszym niż w ciągu miesiąca od daty otrzymania.
Rozpatrzenie skargi lub wniosku następuje przez dokładne zbadanie sprawy, zebranie
materiałów, dowodów, określenie przyczyny zaistniałej sytuacji, przeprowadzenie rozmów
z osobą lub osobami związanymi ze sprawą.
14. Jeśli skarga lub wniosek wymagają długotrwałego załatwienia w związku
z przeprowadzanym postępowaniem wyjaśniającym, właściwy organ zobowiązany jest do
podania wnoszącemu skargę lub wniosek przyczyny zwłoki i wskazania nowego terminu
załatwienia sprawy.
15. Jeśli skarga lub wniosek nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień,
powinny być rozpatrzone i załatwione w zasadzie niezwłocznie, nie później jednak niż
w terminie 7 dni od daty otrzymania.
16. Jeśli skargę lub wniosek uznano za bezzasadną, należy pisemnie zawiadomić wnoszącego
skargę lub wniosek oraz dodatkowo poinformować o możliwościach dalszego odwołania.
17. W przypadku uznania skargi lub wniosku za zasadne, pisemnie informuje się wnoszącego
skargę o sposobie jej załatwienia i konsekwencjach wyciągniętych w stosunku do osoby lub
osób winnych, przez które wnoszący skargę poniósł jakąkolwiek szkodę.
Wobec osoby lub osób winnych zaistniałej sytuacji stosuje się przepisy prawa pracy.
V. Czas trwania procedury.
- od dnia złożenia skargi, wniosku w przypadku gdy organ nie jest właściwy do rozpatrzenia –
3 dni,
- od dnia złożenia skargi, wniosku, gdy nie ma potrzeby przeprowadzenia postępowania
wyjaśniającego – 7 dni,
- od dnia złożenia skargi lub wniosku, gdy wymagane jest przeprowadzenie postępowania
wyjaśniającego – nie później jak 1 miesiąc.
VI. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt dla Organów Gmin i Związków Międzygminnych
dla prowadzonych skarg i wniosków.
Hasła kwalifikacyjne
Kategoria
archiwalna
Obsługa prawna, skargi i wnioski
W
komórce
macierzys
tej
Skargi i wnioski
BE-5
0560
Rejestr skarg i wniosków
A
Bc
0561
Rozpatrywanie skarg
BE-5
Bc
0562
Rozpatrywanie wniosków
B-3
Bc
0563
Analizy i oceny skarg
i wniosków
A
Bc
0564
Nadzór i kontrola rozpatrywania B-3
skarg i wniosków
Bc
0565
Interwencje mieszkańców
Bc
Symbole Kwalifikacyjne
II stopnia
podziału
III stopnia
podziału
05
056
IV stopnia
podziału
V
stop
nia
po
dział
u
B-5
Uwagi
W
innych
komórk
ach
Do kategorii
A zaliczyć
5% spraw
VII. Podstawa Prawna
Dział VIII Skargi i wnioski ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania
administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.), rozporządzenie Rady
Ministrów z dnia 08 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania
skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r., Nr 5, poz. 46), rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z
dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków
międzygminnych (Dz. U. z 1999 r. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.).
VIII. Dokumenty związane
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Czarnków