Data: Miejscie 00 - Małopolska Szkoła Administracji Publicznej
Transkrypt
Data: Miejscie 00 - Małopolska Szkoła Administracji Publicznej
ZAŁĄCZNIK NR 5 DO SIWZ ZNAK SPRAWY: MSAP-272-4/15 ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania nr MSAP-272-4/15 dotyczącej projektu „Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST” [Umowa o dofinansowanie projektu nr POKL.05.02.02-00-001/12] realizowanego w ramach POKL, Priorytet V. Dobre rządzenie, 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, poddziałanie 5.2.2 Systemowe wsparcie funkcjonowania administracji samorządowej, współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego. Zawartej w dniu w Krakowie pomiędzy: Uniwersytetem Ekonomicznym w Krakowie z siedzibą w Krakowie (31-510) ul. Rakowicka 27, zwanym dalej Zamawiającym, działającym przez jednostkę pozawydziałową Małopolską Szkołę Administracji Publicznej (MSAP) z siedzibą w Krakowie (31-510) ul. Rakowicka 16, reprezentowaną przez dr Piotra Kopycińskiego – dyrektora Małopolskiej Szkoły Administracji Publicznej, działającego na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie prof. UEK dr hab. Andrzeja Chochóła [nr R-014-18/2014 z dnia 03.03.2014 r.] łącznie z kontrasygnatą finansową Kwestora Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, mgr Józefa Andrzeja Laskowskiego a ……………………………………………., reprezentowaną przez ……………………….., adres ……………..……………, posiadającą Regon …………………… i NIP …………………………. zwanym/-ną w dalszej części umowy Wykonawcą. Dokumenty rejestrowe Wykonawcy (NIP, REGON, KRS) – (jeśli dotyczy) - stanowią załącznik do niniejszej umowy. W rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru oferty Wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego została zawarta umowa następującej treści: §1 Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje zadanie polegające na realizacji przez ekspertów Wykonawcy warsztatów i doradztwa w zakresie wdrażania Wspólnej Metody Oceny 2013 (Common Assessment Framework 2013 - CAF) w projekcie „Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST” zgodnie ze Specyfikacją Istotnych Warunków Postępowania nr MSAP-272-4/15, stanowiące przedmiot umowy. §2 1. Szczegółowe wymagania dotyczące realizacji przez ekspertów Wykonawcy warsztatów i doradztwa w zakresie wdrażania Wspólnej Metody Oceny 2013 (Common Assessment Framework 2013 - CAF) w projekcie „Systemowe Projekt „Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST” Biuro partnera projektu: Małopolska Szkoła Administracji Publicznej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie 31-510 Kraków, ul. Rakowicka 16; tel.: 012 293 75 60, faks: 012 293 75 59; www.msap.pl wsparcie procesów zarządzania w JST”, obejmują w szczególności postępowanie zgodne z Krokami 1-9 doskonalenia organizacji w ramach procesu samooceny CAF: a) w ramach Kroku 1: pomoc doradczą dla JST w zakresie podjęcia decyzji o sposobie organizacji i zaplanowania samooceny, w tym: a1) zapewnienie udziału kierownictwa JST w rozpoczęcie procesu a2) określenie ramowego planu procesu samooceny oraz celów samooceny a3) wyznaczenie lidera procesu samooceny – Koordynatora ds. CAF a4) określenie sposobu oceny punktowej podczas samooceny a5) zapewnienie odpowiednich zasobów potrzebnych do przeprowadzenia samooceny Działania zawarte w pkt. a) powyżej powinny zostać zawarte w odpowiedniej regulacji wewnętrznej – np. zarządzenia opublikowanego przez Kierownika Urzędu lub Sekretarza JST. b) w ramach Kroku 2: pomoc doradczą dla JST w zakresie upowszechnienia informacji o projekcie samooceny, w tym: b1) stworzenie planu komunikacji – zawierającego cel, oczekiwane korzyści i i działania w ramach samooceny (w formie np. odpowiedniej regulacji wewnętrznej – patrz pkt.a5) powyżej) b2) wprowadzenie w życie planu komunikacji w JST b3) zapewnienie informacji o przebiegu samooceny wszystkim odpowiednim zainteresowanym stronom (w tym kierownictwu JST i pracownikom) c) w ramach Kroku 3: pomoc doradczą dla JST w zakresie utworzenia grup samooceny, w tym: c1) opracowanie kryteriów utworzenia grup/y i zdecydowania o liczbie grup samooceny oraz ich organizacji (liczba osób w grupie, podział zadań) c2) podjęcie umotywowanej decyzji o udziale/braku udziału kierowników komórek organizacyjnych i członków kierownictwa JST w grupie samooceny c3) wybór uczestników grup/y samooceny na podstawie szczegółowych kryteriów (jak np. wiedza o organizacji, umiejętności interpersonalne, reprezentatywność). d) w ramach Kroku 4: zorganizowanie i przeprowadzenie szkolenia dla grupy samooceny (oraz ew. innych pracowników i przedstawicieli Kierownictwa JST), w tym: d1) organizacja działań informacyjnych i/lub szkoleniowych dla kierownictwa JST i kierowników komórek organizacyjnych wspierających ich udział i zaangażowanie w procesie samooceny d2) przygotowanie planu działań szkoleniowych dla grupy samooceny d3) przeprowadzenie szkolenia dla (co najmniej) grupy samooceny e) w ramach Kroku 5: przygotowanie i przeprowadzenie warsztatów samooceny CAF. w tym: e1) pomoc i doradztwo w zakresie zebrania przez grupy samooceny odpowiednich dowodów (dokumentów i informacji) w zakresie wszystkich obszarów Modelu CAF, kluczowych procesów i wyników organizacji. e2) przekazanie grupom samooceny odpowiednich zaleceń i instrukcji w zakresie uwzględnienia indywidualnego wkładu wszystkich członków grup w ocenę podkryteriów i wskazania mocnych stron oraz obszarów doskonalenia, a także sprawdzenie czy takie zalecenia zostały wykonane i ew. podjęcie odpowiednich działań korygujących. e3) zapewnienie odpowiedniego przygotowania spotkania konsensusowego (warsztatów samooceny) – w tym zebrania indywidualnych ocen i dowodów przez koordynatora CAF w JST e4) prowadzenie spotkania konsensusowego i zapewnienie pełnego procesu konsensusu we wszystkich podkryteriach, w zakresie punktacji, mocnych stron i obszarów doskonalenia – wynikających z zebranych wcześniej dostosowanych do specyficznych uwarunkowań danej JST i urzędu. Punktacja dla poszczególnych podkryteriów powinna odzwierciedlać zakres i zawartość merytoryczną zebranych dowodów oraz wynikać z listy i zakresu obszarowego mocnych stron i obszarów doskonalenia. 2 f) w ramach Kroku 6: wsparcie doradcze w zakresie sporządzenia sprawozdania końcowego z samooceny, w tym: f1) przekazanie Koordynatorowi CAF informacji o wymaganiach formalnych i merytorycznych związanych ze sprawozdaniem. f2) pomoc w opracowaniu sprawozdania zawierającego w ramach każdego podkryterium Modelu CAF mocne strony, obszary doskonalenia oraz punktację. f3) ustalenie z Koordynatorem CAF metody i terminu przedstawienia sprawozdania końcowego kierownictwu urzędu. f4) ustalenie z Koordynatorem CAF sposobu poinformowania wszystkich pracowników Urzędu o głównych wynikach samooceny. g) w ramach Kroku 7: przygotowanie i przeprowadzenie warsztatów mających na celu opracowanie planu doskonalenia, w tym: g1) przeprowadzenie analizy propozycji działań doskonalących na podstawie wyników samooceny g2) określenie – wspólnie z Koordynatorem i wyznaczoną grupą pracowników Urzędu/grupą samooceny priorytetów działań doskonalących w oparciu o zdefiniowane i spójne kryteria priorytetyzacji. g3) ustalenie podczas warsztatów przykładowego harmonogramu oraz metod pomiarów wyników jednego z działań usprawniających – zapisanych w formie karty projektu doskonalącego g4) przekazanie Koordynatorowi CAF odpowiednich wskazówek co do przygotowania odpowiednich kart projektów doskonalących po zatwierdzeniu ich do realizacji przez Kierownictwo urzędu. g5) ustalenie z Koordynatorem CAF (oraz ew. innymi przedstawicielami Urzędu) metody koordynacji planu działań doskonalących z innymi planami strategicznymi organizacji (jeżeli występują). g6) przekazanie Koordynatorowi CAF informacji o wymaganiach formalnych i merytorycznych związanych z planem doskonalenia. h) w ramach Kroku 8: wsparcie doradcze w zakresie upowszechnienia w urzędzie informacji planie doskonalenia, w tym: h1) pomoc Koordynatorowi CAF w opracowaniu planu komunikacji – na podstawie przykładowego wzoru i w dostosowaniu do specyfiki danego urzędu i stosowanych w nim narzędzi komunikacji wewnętrznej. h2) omówienie z Koordynatorem CAF sposobu wdrożenia planu komunikacji – z uwzględnieniem informowania różnych zainteresowanych stron (pracowników, kierownictwo, radnych, itp.) o postępach i wynikach planu doskonalenia. i) w ramach Kroku 9: wsparcie doradcze w zakresie realizacji przez urząd planu doskonalenia, w tym: i1) przekazanie Koordynatorowi CAF oraz członkom zespołu/przyszłym właścicielom działań doskonalących zasad oraz dobrych praktyk w zakresie wdrażania planu, udziału pracowników w procesie wdrażania, metod monitorowania i oceny planu we wszystkich fazach jego realizacji. j) pomoc doradczą dla JST w zakresie rejestracji wyników samooceny CAF w bazie danych EIPA , w tym: j1) przekazanie Koordynatorowi ds. informacji o procedurze rejestracji i pomoc w wypadku wystąpienia ew. problemów z rejestracją j2) uzyskanie odpowiednich danych rejestracyjnych. k) przygotowanie i przeprowadzenie szkolenia w JST o charakterze warsztatowym mającego na celu przygotowanie Kierownictwa urzędu, Koordynatora CAF oraz wybranych członków grupy samooceny i właścicieli działań doskonalących do wymagań formalnych, dokumentacyjnych i merytorycznych związanych z procedurą Poświadczenia Jakości Zastosowania (PJZ) CAF. 2. Ze względu na to, że w ramach projektu „Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST” przewidziane jest wystąpienie JST o Poświadczenie Jakości Zastosowania CAF, Wykonawca w czasie warsztatów i doradztwa zobowiązany będzie stosować zasady procesu samooceny i planowania działań doskonalących zawarte w broszurze 3 „CAF External Feedback” (wersja ze stycznia 2013 roku – dostępna na stronie: http://www.eipa.eu/en/pages/show/&tid=136. 3. Łącznie w ramach realizacji zapisów pkt 1 liter od a do k Wykonawca będzie świadczył co najmniej 16 godzin zegarowych wsparcia doradczego dla każdego JST w siedzibie JST – w tym działania zawarte w pkt 1 lit d3 (szkolenie wstępne), e4 (warsztaty samooceny),pkt 1 lit g1-3 (warsztaty planowania działań doskonalących) oraz k (szkolenia na temat PJZ CAF). Bezpośrednie wsparcie doradcze wymienione powyżej powinno zostać zrealizowane przez Wykonawcę w postaci co najmniej 2 (dwóch) wizyt ekspertów Wykonawcy w JST – z czego wizyta pierwsza (w wymiarze co najmniej 4 godzin zegarowych) powinna zostać przeznaczona na omówienie szczegółów projektu z Koordynatorem CAF oraz szkolenia wstępne dla zespołu samooceny, a wizyta druga (o wymiarze co najmniej 12 godzin zegarowych w ciągu 2 następujących bezpośrednio po sobie dni roboczych) powinna zostać przeznaczona na warsztaty samooceny i planowania działań doskonalących oraz szkolenie w zakresie wymagań PJZ CAF. Pozostałe zadania zawarte w literach od a do k powyżej będą świadczone przez Wykonawcę w wymiarze co najmniej 8 godzin zegarowych wsparcia doradczego dla każdego JST za pomocą środków komunikacji na odległość (kontakt telefoniczny, kontakt mailowy, komunikatory internetowe). §3 1. Wykonawca będzie zobowiązany po zakończeniu wykonania przedmiotu zamówienia do przedłożenia Zamawiającemu: a) Potwierdzenia udzielenia wsparcia doradczego dla JST, b) Poświadczenia wykonania doradztwa na rzecz urzędu gminy/starostwa powiatowego – ze specyfikacją ilości godzin zegarowych przeznaczonych na wizyty w JST oraz potwierdzeniem Koordynatora CAF, że wszystkie punkty wsparcia doradczego zawarte w literach a do k zostały właściwie wykonane c) Kopii list obecności dla działań w ramach realizacji zapisów liter d, g i k, d) Raportu z samooceny CAF, e) Planu doskonalenia (z załączonymi kartami działań doskonalących) f) Potwierdzenia rejestracji wyników samooceny JST w bazie EIPA 2. Zamawiający przekaże Wykonawcy wzory materiałów szkoleniowych, formularze samooceny, formaty sprawozdania z wyników samooceny i planu doskonalenia. Wprowadzenie do ww materiałów przez Wykonawcę zmian wymaga pisemnej zgody Zamawiającego. Zmiany w innych materiałach przekazanych Wykonawcy mogą być dokonywane przez Wykonawcę jeżeli wynika to z dostosowania do innych wzorów lub formatów wykorzystywanych dotychczas przez JST pod warunkiem, że zawartość formalna i merytoryczna tych materiałów jest zgodna z wymaganiami zawartymi w literach a do k powyżej. Wszystkie materiały szkoleniowe, formularze samooceny, formaty sprawozdania z wyników samooceny i planu doskonalenia oznaczone zostaną oznaczone wg obowiązujących wytyczne w zakresie informacji i promocji w PO KL. 3. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca powieli i przekaże wszystkim uczestnikom szkolenia w ramach realizacji § 2 pkt 1 lit. d3 (krok 4 – szkolenie wstępne CAF) oraz uczestnikom szkolenia w ramach § 2 pkt 1. lit. k (przygotowanie do przeprowadzenia procedury PJZ CAF) materiały szkoleniowe obejmujące co najmniej materiały wg wzoru przekazanego przez Zamawiającego. 4. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia wszystkie dokumenty, materiały i produkty powinny być sporządzone w języku polskim. §3 Realizacja przedmiotu zamówienia nastąpi w następujących urzędach jednostek samorządu terytorialnego: 1. Urząd Miejski w Libiążu 2. Urząd Miejski w Wałbrzychu 4 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. Urząd Miasta Tarnów Urząd Miasta Piotrków Trybunalski Urząd Miasta Piława Górna Urząd Gminy Latowicz Urząd Gminy Jasieniec Starostwo Pow. w Skarżysku Kamiennej Starostwo Powiatowe w Pińczowie Starostwo Powiatowe w Dzierżoniowie Starostwo Powiatowe w Legionowie Starostwo Powiatowe w Nowej Soli Urząd Gminy Kobylnica Urząd Gminy Kościelec Urząd Gminy Ksawerów Urząd Gminy Sękowa Urząd Gminy w Łęczycy Urząd Miasta i Gminy w Bogatyni Urząd Gminy Chełmiec Urząd Miasta i Gminy w Zagórzu Urząd Miasta Rejowiec Fabryczny Urząd Miejski w Brzegu Dolnym Urząd Miejski w Byczynie Urząd Miasta Braniewa Starostwo Powiatowe w Ostrowi Mazowieckiej Urząd Gminy w Osjakowie Urząd Miejski w Zabłudowie Urząd Gminy w Opatówku Urząd Miejski w Grodzisku Wielkopolskim Urząd Miasta i Gminy w Kolonowskiem Starostwo Powiatowe Bielsko Biała Starostwo Powiatowe Lębork Starostwo Powiatowe Przasnysz Starostwo Powiatowe Świecie Starostwo Powiatowe Wyszków Urząd Gminy Brodnica Urząd Gminy Brudzew Urząd Gminy Dynów Urząd Gminy Gołcza Urząd Gminy Rybczewice Urząd Gminy Sorkwity Urząd Gminy Świerklaniec Urząd Gminy Tryńcza Urząd Gminy Klembów Urząd Gminy Rozprza Urząd Gminy Żyraków Urząd Gminy Wiślica Urząd Gminy Grabów nad Prosną Urząd Miasta Milanówek Urząd Miasta Ostrów Mazowiecka Urząd Miasta Strzyżów. 5 §5 1. Realizacja przedmiotu zamówienia w terminie maksymalnie 16 tygodni od dnia podpisania umowy, zgodnie z poniższymi wymaganiami: - do końca 1-go tygodnia od dnia podpisania umowy nastąpią ustalenia terminów wizyt i warsztatów z pierwszą grupą 26 JST; - do końca 8-go tygodnia od dnia podpisania umowy nastąpią wdrożenia w pierwszej grupie 26 JST; - do końca 4-go tygodnia od dnia podpisania umowy nastąpią ustalenia terminów wizyt i warsztatów z drugą grupą 25 JST; - do końca 16-go tygodnia od dnia podpisania umowy nastąpią wdrożenia w drugiej grupie 25 JST. 2. Odbiór wykonania usługi nastąpi protokołem odbioru w siedzibie Zamawiającego. 3. Zamawiający może odmówić odbioru przedmiotu zamówienia, jeśli będzie on wykonany niezgodnie z postanowieniami umowy lub wskazaniami Zamawiającego. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. §6 Tytułem wykonania przedmiotu umowy, Wykonawca otrzyma wynagrodzenie w wysokości ……………. zł brutto (słownie: ……………….. złotych brutto), w tym VAT ........ (jeśli dotyczy) Wynagrodzenie obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu umowy. Wypłata wynagrodzenia nastąpi przelewem po stwierdzeniu przez Zamawiającego terminowego i prawidłowego wykonania zamówienia będącego przedmiotem niniejszej umowy i po prawidłowym wystawieniu przez Wykonawcę faktury/rachunku za wykonanie przedmiotu zamówienia. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o dokonanie częściowej wypłaty wynagrodzenia po stwierdzeniu przez Zamawiającego terminowego i prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia w pierwszej grupie 28 JST. Wypłata wynagrodzenia nastąpi w terminie 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury przez Wykonawcę. Za dzień zapłaty uznaje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. Wynagrodzenie współfinansowane jest przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. §7 Osobami upoważnionymi do sprawowania nadzoru nad wykonaniem przedmiotu umowy są: ze strony Zamawiającego- Rafał Sułkowski, e-mail: [email protected], tel./faks 12 2935854 ze strony Wykonawcy - …………………………….., e-mail: ……………, tel./faks ………………….….... §8 1. Wykonawca zobowiązany jest w czasie trwania umowy stosować się do wskazówek udzielanych przez przedstawicieli Zamawiającego, jak również dokonać w wyznaczonym terminie (3 dni od daty ich zgłoszenia przez Zamawiającego), bez dodatkowej zapłaty określonych zmian i uzgodnień. 2. Zamawiający wykorzysta efekty pracy Wykonawcy umowy w ramach realizowanego projektu, za którego przeprowadzenie odpowiada samodzielnie wobec podmiotu zlecającego. 1. 2. 3. 4. §9 W razie wadliwego wykonania Zamawiającemu przysługuje od Wykonawcy kara umowna w wysokości 10% wynagrodzenia brutto wykonawcy określonego w § 6 ust. 1 umowy. Za opóźnienie w wykonaniu umowy niezależnie od uprawnienia określonego w ust. 1 Zamawiającemu przysługuje od Wykonawcy dodatkowo kara umowna w wysokości 1% wynagrodzenia Wykonawcy, za każdy dzień opóźnienia. W razie niewykonania zamówienia Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 100% wynagrodzenia brutto Wykonawcy określonego w § 6 ust. 1 umowy. Kary umowne będą egzekwowane od Wykonawcy poprzez obniżenie przez Zamawiającego wartości faktury 6 /rachunku. §8 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego. §9 Wszelkie zmiany umowy oraz odstąpienie od umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. § 10 Wszelkie ewentualne spory wynikające z niniejszej umowy lub jej dotyczące będą rozstrzygane przez sądy, miejscowo właściwe dla siedziby Zamawiającego. § 11 Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których dwa otrzymuje Zamawiający a jeden Wykonawca. § 12 Przyjęcie zlecenia i akceptacja jego warunków następuje przez podpisanie niniejszej umowy. ……………………………………………………………… Wykonawca ………………………………………..…………………………. Zamawiający 7