Zarządzenie nr 25 - Zarząd Dróg i Komunikacji w Tarnowie

Zarządzenie Nr 25/2014
Dyrektora Tarnowskiego Organizatora Komunalnego
z dnia 31 października 2014 roku
w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych
w Tarnowskim Organizatorze Komunalnym
Na podstawie § 5 Statutu Tarnowskiego Organizatora Komunalnego stanowiącego załącznik
do uchwały Nr XXVI/368/2012 Rady Miejskiej w Tarnowie z dnia 27 września 2012 roku
w sprawie przekształcenia samorządowego zakładu budżetowego pod nazwą Zarząd
Komunikacji Miejskiej w Tarnowie w jednostkę budżetową pod nazwą Tarnowski
Organizator Komunalny oraz upoważnienia dyrektora Tarnowskiego Organizatora
Komunalnego do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej
(Dz. Urz. Woj. Małop. z 2012 r. poz. 5357), w związku z ustawą z dnia 29 września 1994
roku o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) oraz ustawą z dnia 27 sierpnia
2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) zarządzam, co
następuje:
§ 1.
Zatwierdzam i wprowadzam do stosowania Instrukcję obiegu i kontroli dowodów księgowych
dla Tarnowskiego Organizatora Komunalnego, stanowiącą załącznik do niniejszego
zarządzenia.
§ 2.
1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 listopada 2014 roku.
2. Traci moc Zarządzenie Nr 6/2002 Dyrektora Zarządu Komunikacji Miejskiej w Tarnowie
z dnia 15 marca 2002 r w sprawie zakładowej instrukcji obiegu i kontroli dowodów
księgowych.
Załącznik do Zarządzenia Nr 25/2014
Dyrektora Tarnowskiego Organizatora Komunalnego
z dnia 31 października 2014 roku
w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych
w Tarnowskim Organizatorze Komunalnym
I. Zakres instrukcji
§ 1.
Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych
oraz sposób sprawowania finansowej kontroli wewnętrznej w Tarnowskim Organizatorze
Komunalnym.
§ 2.
Wszystkie operacje finansowe i gospodarcze w Tarnowskim Organizatorze Komunalnym,
a także inne znaczące zdarzenia, powinny być rzetelnie dokumentowane. Dokumentacja
powinna być pełna, umożliwiająca prześledzenie każdej operacji finansowej, gospodarczej
lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania i po zakończeniu. Operacje
finansowe,
gospodarcze
i
inne
znaczące
zdarzenia
należy
rejestrować
w wymaganych terminach i prawidłowo klasyfikować.
II. Dowody księgowe - zasady ogólne
§ 3.
1. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu
każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
2. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające
dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej dowodami źródłowymi:
1) zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
2) zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
3) wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
3. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
1) zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które
muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
2) korygujące poprzednie zapisy,
3) zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu
źródłowego,
4) rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów
klasyfikacyjnych.
§ 4.
1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
naturalnych,
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę
sporządzenia dowodu,
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
aktywów,
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
2. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości
na walutę polską według zasad określonych w ustawie o rachunkowości.
§ 5.
W Tarnowskim Organizatorze Komunalnym stosuje się kontrolę merytoryczną oraz kontrolę
formalno – rachunkową.
§ 6.
1. Kontrola merytoryczna dowodów księgowych polega na ustaleniu zgodności danych ze
stanem faktycznym i potwierdzeniu, czy dana operacja faktycznie wystąpiła i czy została
przeprowadzona prawidłowo.
2. Kontrola merytoryczna obcych dowodów księgowych polega w szczególności na
sprawdzeniu, czy:
1) dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,
2) operacji gospodarczych dokonały osoby do tego upoważnione,
3) planowana operacja gospodarcza została ujęta w zatwierdzonym planie finansowym,
4) dokonana operacja była celowa, tj. czy była zaplanowana do realizacji w okresie,
w którym została dokonana lub wykonanie jej było niezbędne dla prawidłowego
funkcjonowania jednostki, ochrony mienia itp.,
5) dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości,
6) na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta: umowa o pracę lub wykonanie
usługi, umowa o dostawy, względnie czy złożono zamówienie,
7) zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami
obowiązującymi w danym zakresie,
8) zastosowano odpowiednie procedury wynikające z ustawy prawo zamówień
publicznych,
9) operacja gospodarcza przebiegała zgodnie z prawem.
§ 7.
1. Kontrola formalna polega na sprawdzeniu, czy dokument został wystawiony w sposób
prawidłowy i zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami oraz czy zawiera co
najmniej dane wskazane w § 4.
2. Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dowód księgowy jest wolny od błędów
rachunkowych.
§ 8.
1. W przypadku wewnętrznych dowodów księgowych, w szczególności polecenia
księgowania (PK), zatwierdzenia dokonuje jednoosobowo główny księgowy.
2. Polecenie księgowanie (PK) może być sporządzone w celu zbiorczych księgowań
okresowych dowodów źródłowych.
III. Obieg i kontrola dowodów zewnętrznych zakupu towarów i usług
§ 9.
Obieg i kontrola dowodów zewnętrznych zakupu towarów i usług:
Rodzaje dowodów księgowych
Faktura VAT
Faktura krygująca VAT 1 egzemplarz oznaczony jako „ORYGINAŁ”.
Nota księgowa
Nota korygująca
Rachunek
krok pierwszy
krok drugi
krok trzeci
1) sekretariat TOK przyjmujący korespondencję,
2) pracownik dokonujący bezpośrednio zakupu
KONTROLA MERYTORYCZNA
Pracownik TOK, którego dotyczy zakres zadań wynikający
z dowodu sprawdza pod względem merytorycznym informacje
zawarte w dowodzie. Pracownik komórki księgowej kwalifikuje
wydatek jako wydatek strukturalny według obszarów i kodów
funduszy strukturalnych.
KONTROLA FORMALNA – RACHUNKOWA
Kontrolę formalno – rachunkową dokonują pracownicy komórki
księgowej
ZATWIERDZENIE DOKUMENTU ORAZ DEKRETACJA
DOWODU
1) główny księgowy oraz dyrektor jednostki zatwierdzają
dokument, składając na nim podpisy,
2) główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona:
 przeprowadza pełną kontrolę wtórną oraz dekretację
dowodu wskazując sposób rejestracji dokumentu w
urządzeniach syntetycznych i na kontach pomocniczych,
 dokonuje zapłaty z konta bankowego jednostki na
wskazane w dowodzie konto bankowe kontrahenta lub
przekazuje dowód do kasy celem wypłaty należności
bezpośrednio wystawcy,
 księguje dowód.
Czas przechowywania – 5 lat w archiwum zakładowym.
§ 10.
Na potwierdzenie dokonania sprawdzenia pod względem merytorycznym dokument powinien
być opatrzony pieczęcią lub wydrukiem komputerowym, w brzmieniu jak poniżej,
z podpisami w miejscach do tego wskazanych. Jeżeli któryś z punktów nie ma zastosowania
na danym dokumencie, zostaje przekreślony znakiem „x”.
Opis operacji gospodarczej
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
1) Stwierdzam wykonanie zadania zgodnie z umową/zamówieniem
nr…………………..……..….. z dnia……………………….………. zarejestrowaną w
CRU pod poz………………………………………....
2) Stwierdzam celowość dokonanego wydatku.
3) Nie wnoszę uwag co do terminu i jakości wykonania zadania.
4) Zakupu dokonano zgodnie z ustawą „Prawo zamówień publicznych”…………………………………………………………………………
5) Sprawdzono pod względem merytorycznym.
…………………………………….……..…………………………..
(Data i podpis osoby odpowiedzialnej)
§ 11.
W przypadku realizacji projektów współfinansowanych ze środków europejskich dowody
księgowe posiadają opisy wynikające z umów współfinansowania oraz wytycznych
obowiązujących przy realizacji tych projektów.
§ 12.
Dokonania kontroli dowodu pod względem formalno-rachunkowym oraz zakwalifikowania
operacji gospodarczej w układzie klasyfikacji wydatków strukturalnych, upoważniony
pracownik potwierdza podpisem po wypełnianiu poniższych informacji:
1) Sprawdzono pod względem formalno – rachunkowym.
2) Wydatek stanowi / nie stanowi wydatku strukturalnego:
Obszar………..Kod………….. Kwota …………………………………..
3) Zakup dotyczy czynności niezwiązanych z VAT.
4) Zakup dotyczy czynności:
a) niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT,
b) opodatkowanych podatkiem VAT,
c) zwolnionych z opodatkowania podatkiem VAT,
d) niepodlegających i opodatkowanych podatkiem VAT,
…………………………………………………………………………………
(Data i podpis osoby odpowiedzialnej)
§ 13.
Po sprawdzeniu dokumentu oraz wskazaniu działu, rozdziału i paragrafu przez głównego
księgowego następuje zatwierdzenie do wypłaty przez dyrektora Tarnowskiego Organizatora
Komunalnego:
Zatwierdzam do wypłaty ze środków:
Dz.: ……… Rozdz: …………. § ……….. kwotę ………...…...………zł
Dz.: ……… Rozdz: …………. § ……….. kwotę …………...…...……zł
RAZEM:……..………………zł
słownie:……………………………………………………………...………………….
…………………………………………………………………………………
(Dysponent środków budżetowych)
§ 14.
Sprawdzony i zatwierdzony dowód księgowy jest akceptowany przez Głównego Księgowego:
Dokonano wstępnej kontroli w trybie art. 54 ust. 1 pkt. 3 ustawy z dnia
27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
……………………………………………………………………………
(Data i podpis osoby odpowiedzialnej)
§ 15.
Dowód księgowy zawierający w/w informacje może być podstawą dokonania wydatków
budżetowych oraz zostać ujęty w księgach rachunkowych Tarnowskiego Organizatora
Komunalnego.
§ 16.
Dekretacji dokumentu dokonuje się poprzez wypełnienie rubryk na odbitej pieczęci lub
wydruku komputerowym, wraz ze wskazaniem miesiąca, w którym dany dokument powinien
zostać ujęty w księgach oraz podpisem osoby dekretującej:
Ująć w księgach rachunkowych w roku ……… miesiącu………
Konto Wn
Kwota złotych
Konto Ma
………………………………………………………….………………….
(Podpis osoby dekretującej)
§ 17.
Nabicie pieczątki lub wydruk komputerowy umieszcza się na pustej stronie dokumentu lub na
dołączonej stronie, jeżeli dokument ten nie posiada pustej strony lub nabicie lub
wydrukowanie spowodowałoby zniszczenie dokumentu (np. zbyt słaba jakość papieru).
IV. Obieg i kontrola dokumentów zewnętrznych własnych dotyczących sprzedaży usług
i składników majątkowych
§ 18.
Obieg i kontrola dokumentów zewnętrznych własnych dotyczących sprzedaży usług
i składników majątkowych:
Rodzaje dowodów księgowych
Nota księgowa
Nota korygująca
Faktura VAT
Faktura korygująca VAT
krok pierwszy
krok drugi
Wystawia się w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem:
1) oryginał dla nabywcy,
2) kopia dla komórki księgowej.
WYSTAWIANIE DOWODU
1) pracownik komórki księgowej wystawia dokument
wynikający z zawartych umów w zakresie zadań
merytorycznych komórki zgodnie z obowiązującymi
przepisami,
2) wystawiający dokonuje samokontroli po sporządzeniu
dowodu.
1) pracownik komórki księgowej przeprowadza pełną kontrolę
formalno-rachunkową oraz dekretację dowodu,
2) następuje księgowanie dowodu.
Czas przechowywania – 5 lat w archiwum zakładowym
z wyjątkiem dowodów sprzedaży środków trwałych
i nieruchomości, które przechowuje się w archiwum jednostki
przez 50 lat.
V. Obieg i kontrola dokumentów dotyczących wypłaty środków z tytułu dochodów
Tarnowskiego Organizatora Komunalnego
§ 19.
Obieg i kontrola dokumentów dotyczących wypłaty środków z tytułu dochodów
Tarnowskiego Organizatora Komunalnego:
Rodzaje dowodów księgowych
Pisma
krok pierwszy
1 egzemplarz oznaczony dla komórki księgowej
WYSTAWIANIE DOWODU
1) pracownik jednostki, którego dotyczy zakres zadań wynikający
z dowodu sprawdza pod względem merytorycznym informacje
zawarte w dowodzie,
2) pracownik komórki księgowej sprawdza dokument pod
względem formalnym i rachunkowym,
3) dokument wtórnie sprawdza główny księgowy jednostki,
4) środki do wypłaty zatwierdza kierownik jednostki.
Następuje księgowanie dowodu.
krok drugi
Czas przechowywania – 5 lat w archiwum.
Powyższe informacje zostają zawarte na pieczątce:
Sprawdzono pod względem merytorycznym
Dnia …………. Podpis …………………….
Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym
Dnia …………. Podpis …………………….
Zatwierdzono do wypłaty
Kwota zł. …………………… gr. …………………………
Słownie zł. …………………………………………………..
Data ………………………………………………………..
……………………….
Główny Księgowy
……….……………
DYREKTOR
§ 20.
Dokumenty dotyczące przelewów wewnętrznych, tj. pomiędzy kontami Tarnowskiego
Organizatora Komunalnego oraz na konta Gminy Miasta Tarnowa nie wymagają
zatwierdzania.
VI. Dokumenty związane z obrotem środkami pieniężnymi
§ 21.
W zakresie obrotu pieniężnego rozróżnia się następujące dokumenty:
1) RK – raport kasowy,
2) KP – asygnata kasa przyjmie,
3) KW – asygnata kasa wypłaci,
4) kwitariusz,
5) polecenie wyjazdu służbowego,
6) wniosek o zaliczkę,
7) rozliczenie zaliczki,
8) polecenie przelewu,
9) bankowy dowód wpłaty,
10) wyciąg bankowy.
§ 22.
Sposób sporządzania i obiegu dokumentów kasowych zwłaszcza raportów kasowych, asygnat
KP i KW, czeków gotówkowych oraz bankowych dowodów wpłaty reguluje Instrukcja
kasowa.
§ 23.
Kwitariusze przychodowe służą do dokumentowania wpłat gotówki przyjętych przez
upoważnione osoby, w szczególności wpłat z tytułu spłaty pożyczek z Zakładowego
Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz pozostałych rozrachunków z pracownikami.
§ 24.
Zobowiązania wobec innych jednostek gospodarczych i instytucji mogą być uregulowane
gotówką lub przelewem. Forma zapłaty wynika z umowy (zlecenia lub zamówienia).
§ 25.
1. W przypadku zaliczek na poczet kosztów podróży służbowych zatwierdzenia i wypłaty
dokonuje się na druku polecenia wyjazdu służbowego.
2. Zaliczki dotyczące kosztów podróży należy rozliczyć w terminie siedmiu dni od
zakończenia podróży.
3. Wszystkie zaliczki podlegają bezwzględnie rozliczeniu na koniec każdego roku
kalendarzowego.
§ 26.
Rozliczenie zaliczki dokonuje zaliczkobiorca odpowiednio na druku rozliczenia zaliczki lub
na poleceniu wyjazdu służbowego. Do rozliczenia dołącza faktury, rachunki lub inne
dokumenty potwierdzające poniesienie określonych wydatków. Dołączone dowody powinny
być sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym.
Polecenie wyjazdu
Komunalnego.
służbowego
§ 27.
wystawia Dyrektor
Tarnowskiego
Organizatora
§ 28.
W rozliczeniu delegacji pracownika powinno znajdować się potwierdzenie pobytu.
VII. Dowody księgowe związane z wypłatą wynagrodzeń
§ 29.
W zakresie dowodów związanych z wypłatą wynagrodzeń rozróżnia się następujące
dokumenty:
1) umowa o pracę lub rozwiązanie umowy o pracę,
2) wniosek o przyznanie nagrody jubileuszowej lub innych nagród,
3) oświadczenie na pobór zaliczek na podatek dochodowy,
4) zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy,
5) deklaracja rozliczeniowa ZUS,
6) lista płac.
§ 30.
Umowy o pracę, wszelkie zmiany do umowy oraz rozwiązanie umowy o pracę sporządza
pracownik komórki administracyjnej, podpisuje dyrektor Tarnowskiego Organizatora
Komunalnego. Dokumenty sporządza się w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem dla
pracownika, komórki księgowej oraz do akt osobowych pracownika.
§ 31.
Podstawą do wypłaty świadczeń jednorazowych jest lista płac sporządzona przez komórkę
księgowości na podstawie zatwierdzonego przez dyrektora Tarnowskiego Organizatora
Komunalnego wniosku, protokołu itp.
§ 32.
Szczegółowe zasady dokumentowania, przyznawania uprawnień, wypłacania i rozliczania
zasiłków z ubezpieczenia społecznego oraz podatku dochodowego od osób fizycznych
regulują odrębne przepisy.
§ 33.
Podstawowym dokumentem w zakresie wynagrodzeń jest lista płac. Podstawą do
sporządzania listy płac są oprócz wcześniej wymienionych również inne dokumenty, w tym
dotyczące potrąceń (zestawienia PKZP, PZU, nierozliczonych zaliczek gotówkowych i inne).
§ 34.
Listy płac są sprawdzane pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.
§ 35.
1. Wypłaty wynagrodzeń dokonuje się w terminie określonym w regulaminie wynagradzania
pracowników na wskazany przez pracownika rachunek bankowy.
2. Wynagrodzenie może być również wypłacane w kasie Tarnowskiego Organizatora
Komunalnego na wniosek pracownika za pokwitowaniem do rąk własnych pracownika lub
w wyjątkowych sytuacjach osobie upoważnionej na piśmie. Wynagrodzenie jest
wypłacane w kasie Tarnowskiego Organizatora Komunalnego, jeśli pracownik nie wyraził
na piśmie wniosku o przekazywanie go na jego rachunek bankowy.
VIII. Dowody księgowe związane z obrotem materiałowym
§ 36.
1. W Tarnowskim Organizatorze Komunalnym prowadzi się magazyn zakupionych druków
biletów oraz materiałów, które nie są wykorzystane do bieżących prac jednostki z chwilą
zakupu.
2. Przyjęcie do magazynu następuje na podstawie druku PZ wystawionego przez pracownika
merytorycznego jednostki oraz zatwierdzonego przez głównego księgowego jednostki.
3. Wydanie z magazynu materiałów na określone potrzeby jednostki następuje na druku RW
lub druku WZ
IX. Dowody księgowe związane z rozliczeniami z kontrahentami
§ 37.
W zakresie dokumentacji rozrachunków z tytułu dostaw, robót i usług rozróżnia się
następujące dokumenty:
1) faktura VAT,
2) rachunek,
3) faktura korygująca VAT i nota korygująca,
4) umowa.
§ 38.
Umowy na dostawy towarów i wykonanie usług, w tym umowy zlecenia, sporządza
z zachowaniem zasad ustawy Prawo zamówień publicznych merytoryczny pracownik
Tarnowskiego Organizatora Komunalnego.
§ 39.
Umowa powinna zawierać w szczególności określenie:
1) stron umowy,
2) przedmiotu umowy (zakres, miejsce realizacji),
3) daty zawarcia i numeru umowy,
4) wynagrodzenia za przedmiot umowy lub zasad, na podstawie których będzie wyliczane
wynagrodzenie po odbiorze przedmiotu umowy,
5) sposobu rozliczenia materiałowo – finansowego,
6) zasad fakturowania i płatności,
7) zapisy dotyczące gwarancji i rękojmi,
8) zapisy dotyczące odpowiedzialności odszkodowawczej z tytułu niewykonania lub
nienależytego wykonania umowy,
9) zapisy dotyczące odstąpienia lub rozwiązania umowy,
10) podpisy stron.
§ 40.
Umowy podpisuje dyrektor Tarnowskiego Organizatora Komunalnego.
§ 41.
Do rachunku za wykonane usługi, w celu rozliczenia umów, dołącza się w szczególności
oświadczenie dla celów rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych i składek na
ubezpieczenie społeczne.
X. Przechowywanie dowodów księgowych
§ 42.
Wszystkie dowody księgowe, które zostały zaksięgowane powinny być odpowiednio
ponumerowane, posegregowane i przechowywane w sposób zabezpieczający przed wymianą,
uszkodzeniem, zniszczeniem lub kradzieżą.
§ 43.
Dowody księgowe przechowuje się w komórce księgowej w opisanych segregatorach.
§ 44.
Dowody księgowe należące do zbioru dokumentacji Tarnowskiego Organizatora
Komunalnego muszą być gromadzone, przechowywane i archiwizowane zgodnie
z przepisami ustawy o rachunkowości, ustaw podatkowych oraz postanowieniami instrukcji
kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt Tarnowskiego Organizatora Komunalnego.
XI. Postanowienia końcowe
§ 45.
W przypadkach nieuregulowanych niniejszą instrukcją stosuje się inne przepisy wewnętrzne
oraz ogólne przepisy prawa.