Zakres obowiązków

ZAKRES OBOWIĄZKÓW
Stanowisko służbowe:
Zastępca Kanclerza
ds. administracyjno-gospodarczych
Podporządkowanie służbowe:
Kanclerz
OGÓLNY ZAKRES OBOWIĄZKÓW
Zastępca Kanclerza ds. administracyjno-gospodarczych zobowiązany jest do :
1. Wykonywania swojej pracę rzetelnie i sumiennie.
2. Proponowania skutecznych strategii w zakresie zarządzania powierzonym
obszarem.
3. Inicjowania działań, których celem jest podniesienie efektywności pracy.
4. Przestrzegania przepisów zawartych w Kodeksie pracy i Regulaminie pracy,
a także przepisów BHP, przeciwpożarowych i innych przepisów powszechnie
obowiązujących.
5. Przestrzegania przepisów o tajemnicy państwowej i służbowej.
6. Podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
7. Dbania o powierzone mienie, używania materiałów i urządzeń zgodnie z ich
przeznaczeniem.
8. Sumiennego wykonywania poleceń przełożonych i informowania ich
o dostrzeżonych uchybieniach.
9. Przestrzegania zasad współżycia społecznego i okazywania pomocy
współpracownikom, a w szczególności pracownikom nowozatrudnionym.
SZCZEGÓŁOWY ZAKRES OBOWIĄZKÓW, UPRAWNIEŃ
I ODPOWIEDZIALNOŚCI NA ZAJMOWANYM STANOWISKU
Zastępca Kanclerza ds. administracyjno-gospodarczych jest przedstawicielem
Uniwersytetu upoważnionym do podejmowania decyzji mających na celu realizację
zadań administracyjno-gospodarczych oraz udzielania w tym zakresie zamówień
publicznych na usługi i dostawy, organizowania przetargów i zawierania umów.
Do bezpośredniego zakresu działania Zastępcy Kanclerza ds. administracyjnogospodarczych należą zadania określone w Regulaminie Organizacyjnym,
a w szczególności:
1.
Nadzór nad całokształtem usług i dostaw realizowanych na potrzeby Uczelni,
wynikających z powierzonego zakresu obowiązków oraz zakupów finansowanych z
Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
2.
Prowadzenie postępowań z zakresu zamówień publicznych oraz zawieranie
umów związanych z wykonywanym zakresem czynności do kwoty 40.000. Euro
brutto.
a.
Akceptacja poszczególnych zamówień przygotowywanych przez Dział
Zaopatrzenia oraz inne jednostki organizacyjne UAM.
b.
Analizowanie
materiałów
przetargowych,
uczestniczenie
w posiedzeniach komisji przetargowych oraz zawieranie umów.
3.
Administrowanie nieruchomościami, a w szczególności :
a.
Zapewnienie
właściwej
gospodarki
ekonomiczno-finansowej
nieruchomości poprzez :
- Prowadzenie całości spraw związanych z funkcjonowaniem na terenie
Uczelni stołówek, bufetów, automatów do sprzedaży napojów
i żywności oraz punktów ksero.
- Prowadzenie całości spraw związanych z wynajmem przez Uczelnię
obiektów, pomieszczeń, terenów oraz innych powierzchni.
b.
Zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji
nieruchomości poprzez :
- Prowadzenie całości spraw związanych z dostawą mediów (prąd,
woda, ścieki, gaz, energia cieplna, telefony).
- Prowadzenie całości spraw związanych z funkcjonowaniem oraz
bieżącą konserwacją infrastruktury (urządzenia dźwigowe, monitoring
wizyjny, sygnały włamaniowe i pożarowe).
- Bieżące administrowanie nieruchomościami.
4.
Przygotowywanie sprawozdań rzeczowych i finansowych z zakresu
wykonywanych zadań, a w szczególności materiałów do planu budżetu i innych
dokumentów wymaganych przez MNiSW.
5.
Analizowanie i akceptowanie faktur, wszelkich dokumentów finansowych oraz
rozliczeń materiałowych w zakresie powierzonych obowiązków.
6.
Nadzór nad Działem Administracyjno-Gospodarczym, Działem Zaopatrzenia,
domami studenckimi i obiektami naukowo-dydatycznymi.
a.
Zatwierdzanie ogólnych i szczegółowych planów zaopatrzenia
materiałowo-magazynowego.
b.
Nadzór nad prawidłową gospodarką transportową.
c.
Nadzór nad gospodarką materiałowo - magazynową i właściwym
zabezpieczeniem magazynów.
d.
Nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości oraz systemów
bezpieczeństwa domów studenckich i obiektów naukowo-dydaktycznych.
e.
Nadzór nad prawidłowym gospodarowaniem sprzętem biurowym,
meblami i sprzętem dydaktycznym z wyłączeniem aparatury naukowobadawczej.
f.
Koordynacja i kontrola dyscypliny pracy podległych kierowników
i pracowników.
g.
Zatwierdzanie premii i nadgodzin pracowników obsługi.
7.
Kontrola wszelkich wyjazdów służbowych, w tym wyjazdów samochodami
prywatnymi w celach służbowych, rozliczanie limitów kilometrowych oraz rozliczanie
remontów samochodów.
8.
Nadzór nad Samodzielną Sekcją Inwentaryzacji oraz pełnienie funkcji
Przewodniczącego Uczelnianej Komisji Inwentaryzacyjnej.
9.
Opracowywanie projektów zarządzeń, instrukcji i regulaminów wynikających
z zakresu czynności.
10. Zastępowanie Kanclerza w zakresie przez niego zleconym.
11. Wykonywanie innych prac zleconych przez JM Rektora lub Kanclerza.
ZAKRES UPRAWNIEŃ
Niezależnie od uprawnień wynikających z Kodeksu pracy i Regulaminu pracy
Zastępca Kanclerza ds. administracyjno-gospodarczych uprawniony jest do:
1.
Samodzielnego działania i kontaktowania się z pracownikami innych komórek
organizacyjnych w zakresie powierzonych działań.
2.
Reprezentowania uzgodnionego z przełożonym stanowiska w zakresie
prowadzonych spraw.
3.
Odwołania się od decyzji i poleceń przełożonego, jeżeli są one sprzeczne
z obowiązującymi przepisami.
ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI
1.
Zastępca Kanclerza ds. administracyjno-gospodarczych jest odpowiedzialny za
merytoryczną i rzeczową stronę załatwianych spraw i ich terminowość.
2.
Ponosi odpowiedzialność finansową za podjęte przez siebie decyzje.
3.
Ponosi pełną odpowiedzialność w przypadku podjęcia decyzji niezgodnych
z przepisami BHP i przeciwpożarowymi, Prawem Zamówień Publicznych, Ustawą o
finansach publicznych oraz pozostałymi przepisami prawa.