Wystąpienie pokontrolne

WOJEWODA
Wojewoda ŁÓDZKI
Łódzki
Łódź, 20 czerwca 2011 r.
PNK-IV.431.20.2011
Pan Marek Chrzanowski
Prezydent Miasta Bełchatowa
Pani Ewa Skorupa
Przewodnicząca
Rady Miejskiej w Bełchatowie
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 258 § 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania
administracyjnego (j. t. Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 ze zm., dalej przytaczanej jako „Kpa”),
15 kwietnia 2011 r. w Urzędzie Miasta Bełchatowa, dalej zwanego „Urzędem”, przeprowadzona
została kontrola problemowa, której przedmiotem było przyjmowanie i załatwianie skarg
i wniosków przez organy Miasta w okresie od 1 stycznia 2009 r. do dnia kontroli.
Wyniki kontroli zostały przedstawione w protokole kontroli podpisanym przez Prezydenta
Miasta Bełchatowa, dalej zwanego „Prezydentem”, 18 maja 2011 r., w związku z powyższym
przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne.
Wobec
stwierdzenia
niżej
opisanych
nieprawidłowości
działalność
podmiotu
kontrolowanego w przedmiocie kontroli należy ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami.
Urząd
Miasta
Bełchatowa
jest
organizacyjnie
przygotowany
do
przyjmowania
i rozpatrywania skarg i wniosków. Spełnione zostały wymogi art. 253 § 1-3 Kpa. Na tablicy
90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104
tel. (+48 42) 664 10 10, fax (+48 42) 664 10 40
1
w siedzibie Urzędu znajdowała się informacja spełniająca dyspozycję art. 253 § 4 Kpa. Natomiast
nie w pełni zrealizowano zapis § 3 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r.
w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r. Nr 5,
poz. 46), dalej zwanego „Rozporządzeniem”, ponieważ w informacji, o której mowa w wyżej
przytoczonym paragrafie, nie wskazano komórki organizacyjnej bądź wyznaczonych pracowników
rozpatrujących skargi i wnioski (zamieszczono informację o komórce organizacyjnej przyjmującej
skargi i wnioski). Powyższe stanowi nieprawidłowość. W trakcie kontroli Sekretarz Miasta
oświadczył kontrolującym, iż treść wywieszonej informacji zostanie przeanalizowana pod kątem
zgodności z przepisami Rozporządzenia. Przyczyną powstania nieprawidłowości był brak precyzji
przy redagowaniu tekstu przedmiotowej informacji.
W rejestrze skarg i wniosków w 2009 r. wpisano 6 spraw, w 2010 r. 17 spraw, a w 2011 r.
4 sprawy. W trakcie kontroli zbadano 9 spraw co stanowi 33% wszystkich zarejestrowanych.
Należy podkreślić, że wszystkie badane sprawy zostały załatwione z zachowaniem
terminów określonych w przepisach prawa.
W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowość polegającą na rozpatrzeniu 4 skarg przez
Prezydenta, podczas gdy z przepisów powszechnie obowiązujących wynikała właściwość innego
organu. Działanie Prezydenta naruszało przepisy art. 223 § 1 i 231 Kpa. Skarga zarejestrowana pod
poz. 17 z 2010 r. winna zostać przekazana do rozpatrzenia Radzie Miejskiej w Bełchatowie
na podstawie art. 231 w związku z art. 229 pkt 3 Kpa. Również skarga 2 z 2011 r. w części, w której
podniesiono
zarzuty
dotyczące
działalności
Miejskiego
Ośrodka
Pomocy
Społecznej
w Bełchatowie, nie powinna zostać rozpatrzona przez Prezydenta. Art. 229 pkt 3 Kpa wprost
wskazuje, że jeżeli przepisy szczególne nie określają innych organów właściwych do rozpatrywania
skarg, organem właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej zadań lub działalności kierowników
gminnych jednostek organizacyjnych jest rada gminy (miasta) – z wyjątkiem spraw należących
do zadań zleconych z zakresu administracji rządowej. Wyjaśnienia złożone w zakresie powyżej
omówionych spraw nie dają podstaw do uznania ich za zasadne. Przyczyną wyżej wskazanych
nieprawidłowości było nieprzestrzeganie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego
określających właściwość organów do rozpatrywania skarg. Ponadto skargę na funkcjonariusza
Straży Miejskiej w Bełchatowie (4 z 2010 r.) winien rozpatrzyć Komendant Straży Miejskiej
w Bełchatowie. Przemawia za tym następujący pogląd: „Mając na uwadze przyjęte w ustawie
rozwiązania o umiejscowieniu straży gminnych (miejskich) w strukturze organizacyjnej gminy
można, w ocenie MSWiA, przyjąć stanowisko, że organem uprawnionym do rozpatrywania skarg
na działania strażników gminnych (miejskich) jest wójt, burmistrz, prezydent miasta, który
w świetle art. 232 § 2 k.p.a. może skargę na pracownika przekazać do załatwienia również jego
90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104
tel. (+48 42) 664 10 10, fax (+48 42) 664 10 40
2
przełożonemu służbowemu (tj. komendantowi straży), z obowiązkiem zawiadomienia organu
właściwego do rozpatrzenia skargi o sposobie jej załatwienia. Jeżeli natomiast straż jest jednostką
odrębną – właściwym do rozpatrywania skarg na strażników jest komendant straży” (stanowisko
wyrażone przez Dyrektora Departamentu Analiz i Nadzoru Ministerstwa Spraw Wewnętrznych
i Administracji w piśmie z 21 lipca 2009 r., znak DaiN-VI-026/1246/10). Natomiast skarga
na Komendanta Straży Miejskiej w Bełchatowie (1 z 2009 r.) powinna zostać załatwiona przez
Radę (art. 229 pkt 3 Kpa).
W 4 zbadanych sprawach dokonano błędnej kwalifikacji pism tzn. nie zastosowano zasady
pierwszeństwa postępowania administracyjnego przed skargowym, co narusza art. 233, 234 § 1
oraz 235 § 1 Kpa i stanowi nieprawidłowość. Dotyczy to sprawy 1 z 2010 r., w której pismo
powinno być zakwalifikowane jako zażalenie na niezałatwienie sprawy w terminie i przekazane
do rozpatrzenia organowi wyższego stopnia (art. 37 § 1 Kpa), a także sprawy 11 z 2010 r., w której
z treści skargi wynikało niezadowolenie zainteresowanej z decyzji wydanej w II instancji przez
SKO. W sprawie 14 z 2010 r. zgodnie z dyspozycją art. 233 Kpa skarga winna być zakwalifikowana
jako wniosek w rozumieniu ustawy o pomocy społecznej i przekazana do rozpatrzenia organowi,
o którym mowa w art. 236 Kpa, tj. uprawnionemu do wszczęcia postępowania administracyjnego.
Podobna sytuacja miała miejsce w sprawie 2 z 2011 r. Złożone przez Koordynatora Zespołu
do spraw Pomocy Społecznej i Zdrowia wyjaśnienia nie mogły zostać uznane za uzasadnione.
Ponadto w odniesieniu do skargi nr 2 z 2011 r. należy wskazać, że sprawy dotyczące lokali
reguluje ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (j.t. Dz. U. z 2000 r. Nr 80, poz. 903
ze zm.), a sprawy przywrócenia do pracy ustawa z dnia
26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
(j.t. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). Zatem skarżący powinien zostać poinformowany,
że do orzekania w obydwu wyżej wskazanych przypadkach właściwy jest sąd powszechny. Złożone
w toku kontroli wyjaśnienie nie mogło zostać uznane za zasadne.
Przyczyną powyższych nieprawidłowości była niewystarczająca znajomość przepisów
prawa bądź brak lub błędne odniesienie stanu rzeczywistego w stosunku do regulacji prawnych,
odnoszących się do omówionego wyżej zakresu.
Należy zauważyć, iż w zgodzie ze stanowiskiem wyrażanym w orzecznictwie sądowym
w tych wszystkich przypadkach, w których ustawodawca przyznał radzie gminy możliwość
wypowiedzenia się w jakichkolwiek kwestiach merytorycznych powinno to mieć miejsce w formie
uchwały (wyrok II SA/Bd 930/07). Tymczasem w sprawie 4 z 2009 r. odpowiedź została udzielona
przez Przewodniczącego Rady w formie zwykłego pisma, co stanowi nieprawidłowość.
W sprawie 1 z 2010 r., odpowiedź na skargę została podpisana przez osobę nieposiadającą
wymaganego upoważnienia, czym naruszone zostały przepisy działu VIII Kpa, a w szczególności
90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104
tel. (+48 42) 664 10 10, fax (+48 42) 664 10 40
3
art. 238 § 1 Kpa. Na marginesie należy dodać, że opisane działanie naruszyło także zapisy
Rozdziału VIII Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, odnoszące się do zasad podpisywania pism
i dokumentów. Powyższe stanowi nieprawidłowość.
Przedmiotem skargi zarejestrowanej pod poz. 8 z 2010 r., było naganne zachowanie osoby
zamieszkałej wraz ze skarżącym. Przedmiotowe pismo, jako odnoszące się bezpośrednio do relacji
domowych, nie powinno być zarejestrowane i załatwione w trybie działu VIII Kpa.
Kontrolujący stwierdzili, że w 5 przypadkach w zawiadomieniu o sposobie załatwienia
skargi nie określono, czy skarga została rozpatrzona pozytywnie czy negatywnie, a w 4 sprawach
nie zawarto pouczenia o treści art. 239 Kpa. Powyższe narusza art. 238 § 1 Kpa i stanowi
nieprawidłowość. Pani Katarzyna Kleska – Specjalista w Kancelarii Prezydenta, jako osoba
odpowiedzialna, nie potrafiła wskazać przyczyn opisanych braków w zawiadomieniach.
Ponadto w aktach 6 spraw znalazły się zawiadomienia kierowane do skarżącego, które
opatrzono pieczęcią nagłówkową Urzędu, podczas gdy zostały podpisane przez Prezydenta.
Pomimo faktu, iż odpowiedzi na skargi były kierowane na papierze firmowym z logo Prezydenta
Miasta Bełchatowa (co wynika z wyjaśnień), jako uchybienie należy zakwalifikować sytuację,
w której egzemplarze ad acta, pod względem wymogów nałożonych instrukcją kancelaryjną,
nie są identyczne z wysłanymi do skarżącego. Naruszenie wspomnianej instrukcji polegało również
na nadaniu: 1) 5 sprawom symbolu klasyfikacyjnego 0560 „Rejestr skarg i wniosków”, zamiast
symbolu 0561 „Rozpatrywanie skarg” lub 0562 „Rozpatrywanie wniosków”; 2) 1 sprawie znaku
komórki merytorycznej z symbolem 0717, zamiast znaku komórki z odpowiednim symbolem
skargowym; 3) 3 sprawom znaków równocześnie dwóch komórek organizacyjnych, tj. komórki
merytorycznej i Kancelarii Prezydenta. Ze względu na fakt, iż powyższe odstępstwa od stanu
pożądanego miały charakter wyłącznie formalny i w aspekcie wykonania zadań nie spowodowały
następstw dla kontrolowanej działalności, stanowią uchybienia.
Odnośnie technicznej strony prowadzenia rejestru skarg i wniosków stwierdzono uchybienia
polegające na niewpisaniu
pojedynczych
danych,
zawierających
informacje
dotyczące
postępowania skargowego np. daty wysłania zawiadomienia, sposobu załatwienia czy osoby
zawiadamianej.
Osobami odpowiedzialnymi za wyżej określone nieprawidłowości są:
1) Prezydent Miasta Bełchatowa – w związku z niewystarczającym wypełnianiem obowiązku
wynikającego z § 6 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, obligującego do nadzorowania
działań Sekretarza Miasta i Dyrektorów;
2) Sekretarz Miasta – w związku z niedostatecznym realizowaniem nadzoru nad przestrzeganiem
zasad kodeksu postępowania administracyjnego i instrukcji kancelaryjnej , wynikającego z § 9
90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104
tel. (+48 42) 664 10 10, fax (+48 42) 664 10 40
4
ust. 1 pkt 7 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu;
3) Dyrektor Kancelarii Prezydenta – w związku z niewystarczającym sprawowaniem nadzoru nad
wykonywaniem zadań Kancelarii (§ 19 pkt 3 i 4 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, zakres
czynności);
4) Pani Katarzyna Kleska – Specjalista w Kancelarii Prezydenta – w związku z stwierdzonymi
uchybieniami w prowadzeniu rejestru skarg i wniosków oraz niedostatecznym realizowaniem
obowiązku przestrzegania przepisów prawa (Kpa i instrukcji kancelaryjnej);
5) dyrektorzy wydziałów merytorycznych i pracownicy zajmujący się poszczególnymi sprawami –
w zakresie nieprawidłowości stwierdzonych odnośnie spraw załatwianych w wydziale
merytorycznym.
Przedstawiając powyższe uwagi i oceny, Wojewoda Łódzki wnosi o:
1) wzmożenie
nadzoru
w
zakresie
przestrzegania
przepisów
Kodeksu
postępowania
administracyjnego, w szczególności regulujących kwestię kwalifikacji pism i ustalania organu
właściwego do rozpatrzenia skargi lub wniosku,
2) bezwzględne stosowanie przepisów art. 233-236 Kpa wskazujących na prymat postępowania
jurysdykcyjnego nad postępowaniem skargowym,
3) podejmowanie przez Radę rozstrzygnięć w sprawie skarg i wniosków w formie właściwej
dla organu kolegialnego, tj. w formie uchwały,
4) wzmożenie
nadzoru
w
zakresie
przestrzegania
przepisów
instrukcji
kancelaryjnej,
ze szczególnym uwzględnieniem faktu obowiązywania od 20 stycznia 2011 r. Rozporządzenia
Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej,
jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresów działania
archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67),
5) rejestrowanie w rejestrze skarg i wniosków jedynie pism, o których mowa w Dziale VIII Kpa,
6) przestrzeganie zapisów Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, odnoszących się do zasad
podpisywania pism i dokumentów,
7) rzetelne prowadzenie rejestru skarg i wniosków.
Pouczenie: Kierownik podmiotu kontrolowanego, któremu przekazano wystąpienie
pokontrolne, w terminie określonym w wystąpieniu, nie krótszym niż 14 dni od dnia jego
otrzymania, informuje wojewodę o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania
zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. Nie dotyczy to kontroli,
90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104
tel. (+48 42) 664 10 10, fax (+48 42) 664 10 40
5
wskutek której nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień. W przypadku niewykonania
zalecenia pokontrolnego kierownik podmiotu kontrolowanego jest zobowiązany do wskazania
innego niż określony w zaleceniu sposobu usunięcia stwierdzonej nieprawidłowości lub wykonania
innych, niż wskazane w zaleceniu, działań. Zarządzający kontrolę ma prawo żądania w każdym
czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych
w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości i wykonania wniosków
(§ 38 Regulaminu kontroli).
Jednocześnie uprzejmie proszę o udzielenie informacji o sposobie wykorzystania uwag
i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia
działań w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego.
Z up. Wojewody Łódzkiego
/-/ Elżbieta Stępczyńska-Gortat
Z-ca Dyrektora Wydziału
Prawnego, Nadzoru i Kontroli
90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104
tel. (+48 42) 664 10 10, fax (+48 42) 664 10 40
6