1.1_ system wdrazania PT POIiS_AKTUALIZACJA

MINISTERSTWO INFRASTRUKTURY I ROZWOJU
Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym
Infrastruktura i Środowisko
Departament Programów Infrastrukturalnych
SYSTEM WDRAŻANIA XIV I XV OSI PRIORYTETOWEJ
(POMOC TECHNICZNA)
W RAMACH
PROGRAMU OPERACYJNEGO INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKO
2007-2013
PODRĘCZNIK DLA BENEFICJENTÓW
(ZATWIERDZAM)
Warszawa, 29 września 2014 r.
SPIS TREŚCI
1. HISTORIA ZMIAN DOKUMENTU ...................................................................................3
2. WSTĘP ..................................................................................................................................4
3. PODSTAWY PRAWNE .......................................................................................................4
4. WYKAZ SKRÓTÓW I POJĘĆ STOSOWANYCH W DOKUMENCIE ..........................6
5. ZAKRES WSPARCIA ..........................................................................................................9
6. WZORY DOKUMENTÓW ................................................................................................ 10
7. DOŚWIADCZENIA Z LAT 2004 – 2006 ........................................................................... 12
8. OGÓLNE ZAŁOŻENIA..................................................................................................... 12
9. PRZYGOTOWANIE I ZATWIERDZENIE ROCZNYCH PLANÓW DZIAŁAŃ ......... 15
10. REALIZACJA ROCZNYCH PLANÓW DZIAŁAŃ NA LATA 2007-2008 oraz 2009 r.
................................................................................................................................................. 16
10.1 Zasady wnioskowania i rozliczania środków w latach 2007-2008 .............................16
10.2 Zakres informacji zawartych w RPD na lata 2007-2008 oraz 2009 r. .........................16
10.3 Szczegółowe zasady dotyczące zatwierdzenia Rocznych Planów Działań na lata 20072008 oraz 2009 r. ..............................................................................................................17
10.4. Zmiany w Rocznych Planach Działań na lata 2007-2008 i 2009 ...............................17
10.4.1 Wykorzystanie rezerwy wykonania ....................................................................17
10.4.2 Dokonywanie przesunięć środków w ramach RPD 2007-2008 i 2009.................17
11. REALIZACJA PROJEKTÓW W ROKU 2010 I KOLEJNYCH LATACH ................. 18
11.1 Zakres informacji zawartych w RPD na rok 2010 i lata kolejne .................................18
11.2 Szczegółowe zasady dotyczące zatwierdzenia Rocznych Planów Działań na rok 2010 i
lata kolejne .......................................................................................................................19
11.3. Zmiany w Rocznych Planach Działań na rok 2010 i lata kolejne ..............................19
11.3.1 Wykorzystanie rezerwy wykonania ....................................................................19
11.3.2 Dokonywanie przesunięć środków w ramach sektorowego RPD ........................19
12. PRZEPŁYWY FINANSOWE I ODZYSKIWANIE KWOT NIEPRAWIDŁOWO
WYDATKOWANYCH ........................................................................................................... 20
13. SPRAWOZDAWCZOŚĆ I WNIOSKI O PŁATNOŚĆ .................................................. 20
14. KONTROLA, NIEPRAWIDŁOWOŚCI.......................................................................... 21
15. USZCZEGÓŁOWIENIE ZASAD DOKUMENTOWANIA I ROZLICZANIA
WYDATKÓW KWALIFIKOWALNYCH ............................................................................ 21
15.1 Podstawowe informacje ............................................................................................21
15.1.1 Wydatki osobowe...............................................................................................22
15.1.2 Podnoszenie kwalifikacji ....................................................................................23
15.1.3 Działania ewaluacyjne........................................................................................24
15.2. Metodologia wyliczania wydatków kwalifikowalnych (etatomiesiąc).......................24
15.2.1 Definicje ............................................................................................................24
15.2.2 Zasady ogólne ....................................................................................................25
15.2.3 Przykłady zastosowania w praktyce liczby etatomiesięcy do obliczania
kwalifikowalnej części poniesionego wydatku ..............................................................26
15.2.4 Obliczanie kwalifikowalnej części wydatku dotyczącego tworzenia /eksploatacji
Lokalnego Systemu Informatycznego (liczba etatomiesięcy nie ma zastosowania .........26
16. PROMOCJA PROJEKTÓW POMOCY TECHNICZNEJ ............................................ 27
ZAŁĄCZNIK .......................................................................................................................... 27
2
1. HISTORIA ZMIAN DOKUMENTU
Data zatwierdzenia
Dotyczy naboru
Opis zmian
25 sierpnia 2008 r.
RPD PT na rok 2007-2008
oraz 2009
n/d
10 grudnia 2009 r.
RPD PT na rok 2010
Wprowadzono odpowiednie zapisy dot.
realizacji projektów PT POIiŚ od 2010 r. – w
związku z wynikami ewaluacji systemu
wdrażania PT POIiŚ na lata 2007-2013.
6 grudnia 2010 r.
RPD PT na rok 2011
- zaktualizowano informacje nt. innych niż
„System wdrażania …” dokumentów
regulujących kwestie wdrażania PT POIiŚ;
dostosowano
informacje
w odniesieniu do Wieloletnich Planów
Działań do zmiany wprowadzonej uchwałą
KM POIiŚ;
- dostosowano zapisy dokumentu „System
wdrażania…” do postanowień umowy o
dofinansowanie;
- zastąpiono w części dot. dokumentów w
zakresie Rocznych Planów Działań na 2010
r. i lata kolejne ogólną informację nt.
przez
dodatkowej
sprawozdawczości
informację nt. wzorów dla sprawozdania
półrocznego z realizacji Projektu oraz
sprawozdania
rocznego
z
realizacji
Projektu.
16 sierpnia 2011 r.
RPD PT na rok 2012
- we wprowadzeniu do dokumentu dodano
akapit mówiący, że w załączniku nr 1 do
Systemu
wdrażania,
przedstawiono
instytucje
korzystające ze wsparcia w
ramach projektów PT POIiŚ, zgodnie ze
stanem na dzień ogłoszenia naboru
wniosków o dofinansowanie RPD PT POIiŚ,
odpowiednia adnotacja została również
ujęta w ww. załączniku nr 1;
- wprowadzono odniesienie do „Zaleceń w
zakresie wzoru wniosku beneficjenta o
płatność w ramach POIiŚ”.
19 lipca 2012 r.
RPD PT na rok 2013
- wprowadzono zmiany aktualizujące w
związku
z
powierzeniem
NCBR
(Narodowemu Centrum Badań i Rozwoju)
funkcji IP POIiŚ;
- zaktualizowano nazwy i definicje
dokumentów, do których odwołuje się
„System wdrażania…” - doprecyzowano
zapis
mówiący
o
finansowaniu
wynagrodzeń pracowników IZ/IP/IP-II POIiŚ
oraz wyliczaniu etatomiesięcy;
- uaktualniono zapis, zgodnie z którym
procentowy poziom zaangażowania w
zadania kwalifikowalne w ramach POIiŚ
określony jest na przyjęty przez danego
beneficjenta dzień każdego miesiąca,
zamiast na ostatni dzień danego miesiąca;
3
- uzupełniono dokument o informację nt.
finansowania w ramach PT POIiŚ wydatków
związanych z nową perspektywą finansową:
2014-2020;
- w załączniku nr 1 do Systemu wdrażania,
uaktualniono
nazwy
odpowiednich
beneficjentów PT POIiŚ (tj. NCBR oraz
MTBiGM).
styczeń 2013 r.
RPD PT na lata 2014-2015 Wprowadzono zapisy odnoszące się do
ostatniego RPD PT, tj. RPD PT na lata
2014-2015 oraz zapisy aktualizujące w
zakresie nazw dokumentów regulujących
System wdrażania PT.
wrzesień 2014
RPD PT na lata 2014-2015 Wprowadzono modyfikacje związane ze
zniesieniem MTBiGM oraz powołaniem
MIiR, a także przejęciem zadań IP
związanych z realizacją RPD sektora
transportu na lata 2014-2015 przez IW –
CUPT.
Dodatkowo
w
dokumencie
zaktualizowano
nazwy
dokumentów
programowych. W punkcie 15.1 dodano
interpretację postanowień Wytycznych w
zakresie korzystania z pomocy technicznej
w odniesieniu do finansowania wydatków
związanych z nową perspektywą w ramach
PT POIiŚ 2007-2013. Dokonano również
drobnych zmian redakcyjnych i uzupełnień.
Załącznik nr 1 został zaktualizowany
zgodnie ze stanem na wrzesień 2014.
2. WSTĘP
Niniejszy opis powstał w celu określenia systemu wdrażania Pomocy Technicznej Programu
Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2007 – 2013, wskazania podmiotów
współuczestniczących w systemie, jak również w celu określenia najważniejszych cech
systemu i kluczowych procesów zachodzących podczas realizacji pomocy technicznej.
Ma on na celu uszczegółowienie zapisów PO Infrastruktura i Środowisko oraz
Szczegółowego Opisu Priorytetów POIiŚ, a także przedstawienie odniesień do pozostałych
dokumentów, w których regulowane są kwestie w zakresie wdrażania osi priorytetowych
POIiŚ.
Instytucje w poszczególnych sektorach, które korzystają ze wsparcia w ramach projektów PT
POIiŚ (przedstawione w załączniku nr 1 do niniejszego dokumentu) - zostały przedstawione
zgodnie ze stanem na miesiąc wrzesień 2014 roku. W przypadku jakichkolwiek zmian w tym
zakresie - wprowadzone zostaną odpowiednie zmiany do zapisów niniejszego załącznika.
3. PODSTAWY PRAWNE
Proces wdrażania pomocy technicznej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
i Funduszu Spójności regulowany jest następującymi aktami prawnymi i dokumentami:
• rozporządzeniem Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającym
przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
4
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającym
rozporządzenie (WE) nr 1260/19991,
rozporządzeniem Rady (WE) nr 1084/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającym
Fundusz Spójności i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1164/19942 ,
rozporządzeniem (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia
5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/19993,
rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1828/2006 z dn. 8 grudnia 2006 r.
ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE)
nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu
Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego
i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego4,
ustawą z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju5
ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych6,
zaakceptowanym przez Radę Ministrów i KE Programem Operacyjnym
Infrastruktura i Środowisko,
zatwierdzonym Szczegółowym Opisem Priorytetów POIiŚ wydanym przez ministra
właściwego do spraw rozwoju regionalnego,
krajowymi wytycznymi dotyczącymi kwalifikowania wydatków w ramach funduszy
strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013,
wytycznymi w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz
wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w Programach Operacyjnych
w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata 2007-2013,
wytycznymi w zakresie korzystania z pomocy technicznej,
wytycznymi w zakresie informacji i promocji,
wytycznymi w zakresie ewaluacji programów operacyjnych na lata 2007-2013,
wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ,
wytycznymi w zakresie sprawozdawczości POIiŚ,
wytycznymi w zakresie kontroli realizacji POIiŚ,
wytycznymi w zakresie sposobu korygowania wydatków nieprawidłowo
poniesionych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 20072013
porozumieniami pomiędzy IP/IW-CUPT a IZ dot. wdrażania POIiŚ,
porozumieniami/umowami pomiędzy IP a IPII/IW,
decyzjami/umowami o dofinansowanie Rocznych Planów Działań PT POIiŚ,
zawartymi między odpowiednimi instytucjami (w tym również kwalifikującymi się
Beneficjentami) w systemie wdrażania POIiŚ,
1
Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006 r., str. 25 z poźn. zm.
Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006 r., str. 79.
3
Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006 r., str. 1. z późn. zm.
4
Dz. Urz. UE L 371 z 27.12.2006 r., str. 1. z późn. zm.
5
Dz. U. z 2009 r., Nr 84, poz. 712, z późn. zm
6
Dz. U. z 2013 r., poz. 885, z późn. zm
2
5
•
•
•
•
Planem działań na rzecz zwiększenia potencjału administracyjnego jednostek
zaangażowanych w realizację Programów Operacyjnych w Polsce w latach 20072013,
Strategią komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej
Strategii Spójności na lata 2007-2013,
Zaleceniami w zakresie systemu obiegu środków finansowych w ramach Programu
Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko zatwierdzonymi przez ministra
właściwego do spraw rozwoju regionalnego,
Zaleceniami w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach POIiŚ.
4. WYKAZ SKRÓTÓW I POJĘĆ STOSOWANYCH W DOKUMENCIE
1) Wykaz skrótów stosowanych w dokumencie:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
CUPT – Centrum Unijnych Projektów Transportowych
EFRR – Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego
FS – Fundusz Spójności
GDDKiA – Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad,
IP II/IW – Instytucja Pośrednicząca II stopnia/Instytucja Wdrażająca,
IP - Instytucja Pośrednicząca,
IZ – Instytucja Zarządzająca POIiŚ,
KE – Komisja Europejska,
KM - Komitet Monitorujący;
LSI – lokalny system informatyczny,
MIiR – Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju,
MRR – Ministerstwo Rozwoju Regionalnego,
NCBR – Narodowe Centrum Badań i Rozwoju,
NSRO – Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia,
PKP PLK S.A. –PKP Polskie Linie Kolejowe S.A.,
PO – Program Operacyjny,
POIG – Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka,
POIiŚ – Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko,
POPT – Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2007-2013,
PT – Pomoc Techniczna,
PT POIiŚ – Pomoc Techniczna Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko,
PWW – Podstawy Wsparcia Wspólnoty,
RPD – Roczny Plan Działań,
WPD – Wieloletni Plan Działań,
x.1, x.2, x.3 - skróty zastosowano ze względu na fakt, że w ramach POIiŚ istnieją
dwie osie priorytetowe PT, a w ramach analogicznych działań poszczególnych osi
można finansować te same rodzaje wydatków. W związku z powyższym poprzez
skrót x.1 należy rozumieć działanie 14.1 lub 15.1, poprzez skrót x.2 należy rozumieć
działanie 14.2 oraz 15.2, a poprzez skrót x.3 analogicznie działanie 14.3 oraz 15.3.
6
2) Najważniejsze pojęcia użyte w dokumencie:
Beneficjent - podmiot, o którym mowa w art. 5 pkt 1 ustawy z 6 grudnia 2006 r.
o zasadach prowadzenia polityki rozwoju.
Decyzja o dofinansowaniu – dokument stanowiący podstawę dofinansowania projektu,
którego beneficjentem jest IZ, o którym mowa w art. 28 ust. 2 ustawy z 6 grudnia 2006 r.
o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Decyzja stanowi jednocześnie porozumienie,
o którym mowa w art. 206 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
Etatomiesiąc - średniomiesięczny wymiar czasu pracy poświęcany przez pracownika
na wykonywanie zadań kwalifikowalnych do dofinansowania w ramach POIiŚ i określony
w opisie stanowiska pracy
Kategoria wydatku – w ramach Rocznych Planów Działań za lata 2007 – 2009
przewidziano 5 kategorii wydatków:
- wydatki osobowe
- wydatki na wdrażanie
- podnoszenie kwalifikacji
- informacja i promocja
- działania ewaluacyjne
Kategorie wydatków począwszy od 2010 r. zostały określone bezpośrednio we wzorze
wniosku o dofinansowanie.
Kryteria wyboru projektu – kryteria określone w załączniku nr 1 do Szczegółowego
Opisu Priorytetów POIiŚ, na podstawie których dokonywana jest ocena projektów. Ocena
projektów pomocy technicznej odbywa się na podstawie kryteriów formalnych
i merytorycznych.
Plan komunikacji POIiŚ – dokument, który określa zasady prowadzenia działań
informacyjnych oraz promocyjnych na potrzeby Programu Operacyjnego Infrastruktura
i Środowisko na lata 2007-2013. Dokument ten jest opracowywany przez IZ we
współpracy z odpowiednimi IP oraz IP II/IW na podstawie Strategii komunikacji Funduszy
Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013 oraz na
podstawie Wytycznych w zakresie informacji i promocji. Dokumentami operacyjnymi
w stosunku do Planu Komunikacji są roczne plany działań informacyjno-promocyjnych.
Podkategoria wydatku – elementy składowe poszczególnych kategorii wydatków
wskazanych w RPD na lata 2007-2008 oraz 2009 r. (np. kategoria wydatki na wdrażanie
składa się z podkategorii takich jak: zakup sprzętu, zakup oprogramowania i licencji,
i innych wskazanych w RPD). We wnioskach o dofinansowanie składanych począwszy od
2010 r. występują wyłącznie kategorie wydatków.
Projekt systemowy – w rozumieniu art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r.
o zasadach prowadzenia polityki rozwoju7.
7
Zgodnie z wytycznymi w zakresie korzystania z pomocy technicznej projekty pomocy technicznej to projekty
systemowe bądź, w przypadku POPT 2007-2013, projekty wyłonione w drodze konkursu. W ramach pomocy
technicznej POIiŚ przewiduje się realizację wyłącznie projektów systemowych.
7
Roczny Plan Działań (RPD) - projekt systemowy finansowany ze środków pomocy
technicznej POIiŚ, podlegający ocenie oraz zatwierdzeniu przez IZ.
W ramach poszczególnych sektorów RPD przygotowywane są przez Instytucje
Pośredniczące a w odniesieniu do RPD sektora transportu na lata 2014-2015 – Instytucję
Wdrażającą - CUPT i obejmują działania planowane do realizacji przez IP (z wyjątkiem
RPD sektora transportu na lata 2014-2015) i Instytucje Pośredniczące II stopnia/Instytucje
Wdrażające w ramach danego sektora (w przypadku sektora transportu również przez
GDDKiA oraz PKP PLK S.A.) w okresie jednego roku budżetowego (za wyjątkiem
wydatków osobowych oraz pierwszego RPD, który obejmował lata 2007-2008, a także
ostatniego RPD obejmującego lata 2014-2015). W uzasadnionych przypadkach, po
uzyskaniu zgody IZ możliwe jest przedłużenie terminu realizacji RPD (z zastrzeżeniem, że
nie jest możliwe przedłużenie terminu realizacji RPD poza okres kwalifikowania wydatków
określony w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ,
tj. końcowa data kwalifikowania wydatków dla projektu nie może wykraczać poza 31
grudnia 2015 r.)
Instytucja Zarządzająca przygotowuje, a następnie realizuje Roczny Plan Działań pomocy
technicznej dla Instytucji Zarządzającej.
Roczny Plan Ewaluacji - przygotowywany zgodnie z Wytycznymi w zakresie ewaluacji
programów operacyjnych na lata 2007-2013. Roczny Plan Ewaluacji przygotowany jest
przez Instytucje Pośredniczące oraz Instytucję Zarządzającą i podlega zatwierdzeniu przez
Instytucję Zarządzającą.
Umowa o dofinansowanie - umowa zawarta pomiędzy IZ a IP/IW-CUPT w danym
sektorze lub pomiędzy IP/IW-CUPT a pozostałymi beneficjentami PT w danym sektorze,
na podstawie której realizowany jest projekt współfinansowany z pomocy technicznej.
W przypadku gdy beneficjentem jest państwowa jednostka budżetowa, umowa stanowi
jednocześnie porozumienie, o którym mowa w art. 206 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia
2009 r. o finansach publicznych.
Wieloletni Plan Działań (WPD) – dokument przedstawiający (w latach 2007-2011)
indykatywny podział alokacji dostępnej dla danego sektora na lata 2007-2015 w podziale
na kategorie wydatków oraz instytucje – beneficjentów PT w sektorze, wzór WPD został
określony przez IZ. W zakresie kryterium zgodności RPD na lata 2007-2008 oraz 2009 r.
z założeniami WPD IZ POIiŚ uzna dane RPD za prawidłowe jeżeli wykazane w nim
wydatki będą na poziomie mniejszym niż kwoty określone w WPD lub jeżeli nie będą
większe o więcej niż 5% w stosunku do kwot określonych w WPD. W przypadku
projektów na rok 2010 kryterium zgodności RPD z WPD w związku ze zmianą struktury
RPD (ilość kategorii wydatków, likwidacja podkategorii) rozpatrywane będzie
w następujący sposób:
- zgodność kwoty w kategorii wydatki na zatrudnienie (działanie x.1 oraz 15.4) z kwotą
w WPD na kategorię wydatki osobowe (działanie x.1 oraz 15.4);
- zgodność kwoty w kategorii wydatki na podnoszenie kwalifikacji (działanie x.1 oraz 15.4)
z kwotą w WPD na kategorię wydatki na podnoszenie kwalifikacji (działanie x.1 oraz
15.4);
- zgodność kwoty w kategorii informacja i promocja (działanie x.2) z kwotą w WPD
na kategorię informacja i promocja;
- zgodność kwoty w kategorii działania ewaluacyjne (działanie x.3) z kwotą w WPD
na kategorię wydatki na ewaluację;
8
- zgodność kwot w pozostałych kategoriach wydatku (działanie x.1 oraz 15.4) z kwotą
w WPD na kategorię wydatki na wdrażanie (działanie x.1 oraz 15.4);
- zgodność kwot dla poszczególnych instytucji przyznanych na poszczególne działania (x.1,
x.2, x.3, 15.4) z kwotami przypadającymi dla poszczególnych instytucji w ramach WPD
(kwota przypadająca na instytucję w ramach działania x.1 oraz 15.4 stanowi sumę kwot w
kategorii wydatki osobowe, wydatki na wdrażanie, wydatki na podnoszenie kwalifikacji).
Dla wniosków o dofinansowanie realizowanych począwszy od 2011 r. kryterium zgodności
projektu z założeniami WPD nie ma zastosowania, zgodnie z uchwałą nr 10/2010 Komitetu
Monitorującego PO Infrastruktura i Środowisko z dnia 23 listopada 2010 r.
w sprawie usunięcia kryterium merytorycznego „Zgodność projektu z założeniami
Wieloletniego Planu Działań” dla XIV i XV priorytetu PO Infrastruktura i Środowisko
na lata 2007-2013.
W związku z decyzją KE z dnia 21 grudnia 2011 w zakresie zmniejszenia alokacji
w priorytecie XIV POIiŚ, wzór WPD został zmodyfikowany i począwszy od 2012 r.
przedstawia podział alokacji dostępnej dla sektora na lata oraz działania.
Wydatek kwalifikowalny – wydatek lub koszt poniesiony zgodnie z zasadami
obowiązującymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ,
który kwalifikuje się do refundacji ze środków pomocy technicznej;
Wydatek niekwalifikowalny – wydatek nie kwalifikujący się do refundacji ze środków
przeznaczonych na pomoc techniczną.
5. ZAKRES WSPARCIA
Pomoc techniczna dla Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata
2007 – 2013 realizowana będzie w ramach dwóch priorytetów:
Priorytet XIV: Pomoc techniczna – Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego
Priorytet XV: Pomoc techniczna – Fundusz Spójności
Podstawowym celem priorytetów pomocy technicznej jest zapewnienie właściwego
sprawnego i efektywnego wykorzystania środków w ramach Programu Operacyjnego
Infrastruktura i Środowisko poprzez zapewnienie wsparcia dla zarządzania, wdrażania oraz
promocji Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Funduszu Spójności.
W ramach komponentów pomocy technicznej POIiŚ finansowane będą wydatki niezbędne
dla prawidłowego wdrażania POIiŚ, z wyłączeniem kosztów wynagrodzeń w określonych
jednostkach administracji rządowej oraz NCBR pełniących w ramach POIiŚ funkcje IZ, IP
oraz IP II/IW oraz wydatków dotyczących wynajmu i remontu pomieszczeń dla Instytucji
Zarządzającej. Powyższe wydatki będą finansowane w ramach POPT 2007-20138.
Ponadto od 2014 r. wynagrodzenia pracowników IP II/IW w sektorze szkolnictwo wyższe
oraz zdrowie są finansowane w ramach POPT 2007-2013.
Szczegółowe informacje na temat zakresu finansowania poszczególnych instytucji w ramach
PT POIiŚ oraz POPT 2007-2013 przedstawione są w załączniku nr 1 do niniejszego
dokumentu.
8
Kwestie te zostały uregulowane w POPT 2007-2013 oraz w „Planie działań na rzecz zwiększenia potencjału
administracyjnego jednostek zaangażowanych w realizację Programów Operacyjnych z Polsce w latach 20072013.”
9
Wsparcie w ramach priorytetu XIV udzielane będzie instytucjom uczestniczącym
w realizacji programu, niezależnie od tego, czy realizują one zadania w zakresie priorytetów
współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, czy priorytetów
współfinansowanych z Funduszu Spójności. Beneficjentami w ramach tego priorytetu będą:
IZ, IP oraz IP II/IW.
Natomiast wsparcie w ramach priorytetu XV będzie udzielane instytucjom uczestniczącym
w realizacji programu, z wyłączeniem instytucji w tych sektorach, które nie mogą być
kwalifikowalne z Funduszu Spójności, tj. w sektorze kultury, ochrony zdrowia
i szkolnictwa wyższego.
Działania
instytucji
uczestniczących
w
realizacji
programu,
skierowane
do beneficjentów wyłącznie w sektorach:
- kultury,
- ochrony zdrowia,
- szkolnictwa wyższego,
oraz działania dotyczące badań, analiz, studiów, a także badań ewaluacyjnych, w odniesieniu
wyłącznie do sektorów kultury, ochrony zdrowia i szkolnictwa wyższego nie będą
finansowane w ramach priorytetu XV.
Beneficjentami w ramach priorytetu XV będą: Instytucja Zarządzająca, instytucje
pośredniczące z sektorów energetyki, środowiska oraz transportu, instytucje pośredniczące II
stopnia z sektorów energetyki, środowiska oraz transportu, jak również beneficjenci
realizujący projekty kolejowe i drogowe o łącznej wartości dofinansowania ze środków
EFRR i/lub FS co najmniej 2 mld euro: Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad oraz
PKP Polskie Linie Kolejowe S.A.
Maksymalny udział środków Unii Europejskiej w wydatkach kwalifikowalnych ponoszonych
w ramach projektu pomocy technicznej POIiŚ wynosi 85%.
6. WZORY DOKUMENTÓW
Dokumenty dotyczące pomocy technicznej POIiŚ, o których mowa w niniejszym
dokumencie, zostały opracowane przez Instytucję Zarządzającą i są dostępne dla
beneficjentów PT POIiŚ na stronie internetowej www.pois.gov.pl bądź w Bazie Wiedzy
na temat funduszy europejskich, do której dostęp mają upoważnieni przedstawiciele instytucji
- beneficjentów pomocy technicznej POIiŚ. Do dokumentów tych należą:
1) wzór Wieloletniego Planu Działań
• pierwsza wersja obowiązująca od 22 lutego 2008 r.
• druga wersja obowiązująca od 10 maja 2012 r.
2) dokumenty dotyczące Rocznych Planów Działań na lata 2007-2008 oraz na 2009 r.
• Wzór Rocznego Planu Działań na lata 2007-2008
• Wzór Rocznego Planu Działań na 2009 rok
• Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie Rocznego Planu Działań pomocy
technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko – WERSJA I z sierpnia
2008 r. (obowiązująca dla projektów realizowanych w latach 2007-2009),
• Załączniki do wniosków o dofinansowanie RPD na lata 2007-2008 oraz na 2009 r.:
− Załącznik nr 1 - wzór oświadczenia beneficjenta
10
− Załącznik nr 2 - wzór zestawienia
kwalifikowalne w ramach POIiŚ
etatomiesięcy
wykonujących
zadania
• Katalog wskaźników dla projektów pomocy technicznej realizowanych w ramach PO
Infrastruktura i Środowisko - WERSJA I z sierpnia 2008 r. (obowiązująca dla projektów
realizowanych w latach 2007-2009)
• Sprawozdanie końcowe z realizacji Rocznego Planu Działań
• Informacja nt. wymaganych elementów opisu stanowiska pracy
• Przykładowy wzór zestawienia stanowisk finansowanych z PT POIiŚ (służący do
rozliczania wynagrodzeń)
• Wzór zestawienia etatomiesięcy (na potrzeby rozliczania wydatków kwalifikowalnych
innych niż wynagrodzenia) WERSJA I (obowiązująca dla projektów realizowanych do
2010 r.),
• Wzór oświadczenia o zgodności studiów z zakresem obowiązków wykonywanych
w ramach wdrażania POIiŚ.
3) dokumenty dotyczące Rocznych Planów Działań na 2010 r. i lata kolejne
• Wzór Rocznego Planu Działań od 2010 rok włącznie do 2013 roku ze zm.
• Wzór Rocznego Planu Działań na lata 2014-2015.
• Załączniki do wniosków o dofinansowanie RPD na 2010 r. i lata kolejne:
− Załącznik nr 1 - wzór oświadczenia beneficjenta
− Załącznik nr 2 – Informacja na temat systemu premiowania efektywności
• Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie Rocznego Planu Działań pomocy
technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko – WERSJA II
z grudnia 2009 r. (obowiązująca dla projektów realizowanych w 2010 r.), WERSJA III
z grudnia 2010 r. (obowiązująca dla projektów realizowanych począwszy od 2011 r. ze
zm.)
• Katalog wskaźników dla projektów pomocy technicznej realizowanych w ramach PO
Infrastruktura i Środowisko - WERSJA II z grudnia 2009 r. (obowiązująca dla projektów
realizowanych począwszy od 2010 r. ze. zm.)
• Informacja nt. wymaganych elementów opisu stanowiska pracy
• Przykładowy wzór zestawienia stanowisk finansowanych z PT POIiŚ (służący do
rozliczania wynagrodzeń)
• Wzór zestawienia etatomiesięcy (na potrzeby rozliczania wydatków kwalifikowalnych
innych niż wynagrodzenia) ) – WERSJA I (obowiązująca dla projektów realizowanych
do 2010 r.); WERSJA II z grudnia 2010 r. (obowiązująca dla projektów realizowanych
począwszy od 2011 r.)
• Wzór oświadczenia o zgodności studiów z zakresem obowiązków wykonywanych
w ramach wdrażania POIiŚ
• Wzór sprawozdania rocznego/półrocznego z realizacji projektu (za I oraz II półrocze
danego roku) ze zm.
• Wzór sprawozdania końcowego z realizacji projektu ze zm.
11
7. DOŚWIADCZENIA Z LAT 2004 – 2006
Przyjęcie w większości programów perspektywy finansowej 2004 – 2006 sposobu wdrażania
pomocy technicznej poprzez pojedyncze projekty ze ściśle określonym zakresem interwencji
oraz ramami finansowymi i czasowymi wykazało liczne słabości. Ten model pomocy
technicznej pozwalał wprawdzie na prostsze monitorowanie postępu realizacji
poszczególnych projektów i dawał wymierne efekty w postaci liczby zrealizowanych
projektów, jednakże z drugiej strony nakładał znaczące ograniczenia na beneficjentów.
Do głównych wad tego systemu należały między innymi konieczność częstego składania
wniosków o dofinansowanie nowych projektów oraz duża ilość sprawozdań z ich realizacji.
Ponadto Beneficjent nie mając możliwości realizacji danego zadania w ramach prowadzonego
projektu, uruchamiał kolejny projekt o podobnym charakterze wzbogacony o możliwość
realizacji danego zadania. Konieczność taka powodowała opóźnienia w realizacji zadań danej
instytucji oraz prowadziła do równoległej realizacji podobnych projektów, co mogło
skutkować bałaganem organizacyjnym, ryzykiem podziału zamówień publicznych, czy
niewłaściwym księgowaniem wydatków w poszczególnych projektach i w efekcie mogło
doprowadzić do powstania nieprawidłowości.
System ten powodował również nadmierny wzrost liczby realizowanych projektów,
co znacząco zwiększało obciążenie administracyjne realizujących je jednostek oraz nie
sprzyjało właściwej koordynacji działań z zakresu pomocy technicznej.
Głównym wnioskiem płynącym z doświadczeń okresu 2004 – 2006 była konieczność
opracowania systemu wdrażania pomocy technicznej ograniczającego do minimum ilość
projektów realizowanych przez poszczególnych Beneficjentów oraz pozwalającego
na większą swobodę w dostosowaniu możliwych interwencji (tj. wydatków kwalifikujących
się do refundacji w ramach danego projektu) do bieżących potrzeb.
8. OGÓLNE ZAŁOŻENIA
•
Beneficjentami upoważnionymi do otrzymywania środków w ramach pomocy
technicznej są: IZ, IP, IP II/IW, PKP PLK S.A. oraz GDDKiA.
•
Wydatki w ramach priorytetów PT POIiŚ są realizowane w oparciu
o tzw. sektorowe Roczne Plany Działań (RPD), które w systemie wyboru projektów są
traktowane jako projekty systemowe. Pierwszy Roczny Plan Działań obejmował lata
2007-2008, ostatni Roczny Plan Działań obejmuje lata 2014-2015.
•
Planowanie środków w ramach PT POIiŚ jest powiązane z procesem planowania
budżetowego. Oszacowanie przez IP potrzeb dla sektora na kolejny (n+1) rok
(wstępnych zapotrzebowań IP na PT) oraz ich przekazanie do IZ dokonywane jest
w ramach opracowywania formularzy planistycznych do ustawy budżetowej, w trybach
i terminach obowiązujących dla ich sporządzania .
•
W Rocznym Planie Działań powinny zostać ujęte wydatki, które beneficjenci planują
ponieść w danym roku, w ramach środków zaplanowanych w projekcie ustawy
budżetowej, jak również ze środków, o które będą chcieli wnioskować do rezerwy
celowej na dany rok w związku z pojawieniem się wydatków, których nie można było
przewidzieć na etapie sporządzania projektu budżetu. Roczny Plan Działań powinien
zatem obejmować wszystkie planowane na dany rok wydatki niezależnie od źródła ich
sfinansowania oraz od tego, czy środki te są dostępne w chwili opracowywania Planu
(dot. środków z rezerwy celowej).
12
•
Okres kwalifikowania wydatków w ramach RPD rozpoczyna się 1 stycznia roku n
i kończy się w dniu:
o dla kategorii wydatki osobowe/wydatki na zatrudnienie - 21stycznia roku n+1
(w odniesieniu do należności za rok n, np. pochodnych od wynagrodzeń).
W uzasadnionych przypadkach, jeżeli rozliczenie należności za rok n odbywa
się w innym terminie (np. w lutym roku n+1), termin może zostać
odpowiednio dostosowany,
o dla pozostałych kategorii wydatków - 31 grudnia roku n.
Wyjątkiem od powyższej reguły był pierwszy RPD, który obejmował wydatki
poniesione w latach 2007-2008 oraz ostatni RPD obejmujący wydatki ponoszone
w latach 2014-2015, w ramach którego końcowa data kwalifikowania wydatków nie
może wykraczać poza 31.12.2015 r.
•
Wydatki realizowane w roku n+1 powinny zostać ujęte w RPD na rok n+1
(niezależnie od tego, czy będą finansowane ze środków zapisanych w budżecie na rok
n+1 czy środków pochodzących z budżetu na rok n, które zostały przeniesione na rok
n+1 jako wydatki niewygasające z upływem roku budżetowego).
•
W uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu zgody IZ możliwe jest przedłużenie
terminu realizacji projektu. Uzyskanie takiej zgody wymaga ustalenia pomiędzy IZ
a IP zakresu projektów, które miałyby być realizowane w tym samym okresie oraz
zasad dotyczących rozliczania wydatków ponoszonych w ramach obydwu projektów.
•
Należy podkreślić, iż sam fakt poniesienia wydatków w okresie ich kwalifikowania
nie oznacza (zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach
POIiŚ), że wydatki poniesione przed podpisaniem umowy należy uznać jako
kwalifikowalne. Podobnie ocena, że dany projekt kwalifikuje się do wsparcia
w ramach POIiŚ nie oznacza jeszcze, że wszystkie wydatki poniesione podczas
realizacji tego projektu będą uznane za kwalifikowalne. Bieżąca weryfikacja
merytoryczna ww. wydatków nastąpi podczas weryfikacji wniosków o płatność.
Również w trakcie kontroli RPD, o których mowa w Wytycznych w zakresie kontroli
realizacji POIiŚ, będzie weryfikowana poprawność merytoryczna wydatków.
•
IZ dokonała indykatywnego podziału środków PT pomiędzy poszczególne sektory,
zgodnie z zasadami opisanymi w załączniku do Wytycznych w zakresie korzystania
z pomocy technicznej.
•
IP właściwa dla każdego sektora w porozumieniu z poszczególnymi instytucjami –
beneficjentami PT POIiŚ opracowała Wieloletni Plan Działań na lata 2007-2015,
zawierający ogólną informację na temat planowanego podziału środków PT
dostępnych dla sektora pomiędzy poszczególne instytucje. IZ również sporządziła
WPD. Wzór WPD został opracowany przez Instytucję Zarządzającą. Aktualizacja
WPD związana jest przede wszystkim z koniecznością uaktualnienia danych
dotyczących zrealizowanych projektów.
•
Instytucja Zarządzająca monitoruje wykorzystanie alokacji przyznanej dla
poszczególnych sektorów. W uzasadnionych przypadkach (po uwzględnieniu m.in.
zgłoszonego zapotrzebowania, zadań przewidzianych do realizacji oraz
dotychczasowego stopnia wykorzystania środków pomocy technicznej) Instytucja
Zarządzająca może dokonać (w uzgodnieniu z IP/IW-CUPT dla RPD sektora
transportu na lata 2014-2015) modyfikacji wysokości alokacji przyznanej dla
poszczególnych sektorów.
13
•
Zgodnie z zapisami Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, instytucje
z sektora kultury, ochrony zdrowia i szkolnictwa wyższego mogą korzystać ze środków
dostępnych w ramach Priorytetu XIV. Instytucje z sektora środowiska, transportu
i energetyki w pierwszym okresie wdrażania POIiŚ będą korzystały ze środków
w ramach Priorytetu XV.
•
Beneficjenci PT POIiŚ na mocy postanowień umowy o dofinansowanie realizują RPD
w oparciu o procedury znajdujące się w poszczególnych instrukcjach wykonawczych.
GDDKiA oraz PKP PLK S.A., jako beneficjenci POIiŚ, nie podlegają obowiązkowi
sporządzania instrukcji wykonawczych, niemniej jednak w zakresie, w jakim
korzystają ze środków pomocy technicznej POIiŚ, sporządzają opis procedur realizacji
projektów pomocy technicznej i przedstawiają IP/IW-CUPT dla RPD sektora
transportu na lata 2014-2015 łącznie z zapotrzebowaniem do RPD. Opis procedur
podlega zatwierdzeniu przez IP/IW-CUPT dla RPD sektora transportu na lata 20142015.
•
W przypadku pozytywnej oceny przedłożonych RPD, IZ przekazuje do IP/IW-CUPT
dla RPD sektora transportu na lata 2014-2015 pisemną informację o jego
zatwierdzeniu. Informacja taka stanowi podstawę do podpisania umów
o dofinansowanie, na podstawie których są realizowane Roczne Plany Działań
poszczególnych sektorów. Roczne Plany Działań Instytucji Zarządzającej
są realizowane w oparciu o decyzję o przyznaniu dofinansowania wydaną przez
ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego.
•
W przypadku beneficjentów będących państwowymi jednostkami budżetowymi
środki na wydatki w ramach PT są zarezerwowane w budżecie tych jednostek.
W przypadku pozostałych beneficjentów PT będą oni otrzymywali środki
na realizację działań od IP/IW-CUPT dla RPD sektora transportu na lata 2014-2015
w formie dotacji celowej (do dnia 31 grudnia 2009 r. beneficjenci Ci otrzymywali
środki w formie dotacji rozwojowej).
•
Szczegółowe zasady wydatkowania środków w związku z wprowadzeniem systemu
pozwalającego na powiązanie dostępności części środków w ramach pomocy
technicznej POIiŚ z postępami we wdrażaniu przez poszczególne instytucje
priorytetów/działań/projektów w ramach Programu (tzw. system premiowania
efektywności) będą stanowiły załączniki do umów o dofinansowanie poszczególnych
RPD.
14
9. PRZYGOTOWANIE I ZATWIERDZENIE ROCZNYCH PLANÓW
DZIAŁAŃ
SCHEMAT
IP II/IW dla odpowiednich osi
w ramach sektora
IP II/IW, a w sektorze transportu
także GDDKiA oraz PKP PLK S.A.,
zgłaszają do IP/IW-CUPT w
odniesieniu do RPD sektora
transportu na lata 2014-2015 swoje
zapotrzebowanie na środki pomocy
technicznej na dany rok. IP/IWCUPT analizuje to zapotrzebowanie
przede wszystkim pod kątem
dostępnej alokacji oraz działań
planowanych w sektorze w danym
roku
GDDKiA,
PKP PLK S.A.
INSTYTUCJA
POŚREDNICZĄCA
W RAMACH
IP/IW-CUPT w odniesieniu do RPD
sektora transportu na lata 20142015 składa do IZ wniosek o
dofinansowanie RPD
przedstawiając w nim
zapotrzebowanie na środki pomocy
technicznej wszystkich
beneficjentów PT w danym
sektorze. IZ także składa RPD.
INSTYTUCJA
ZARZĄDZAJĄCA
POIiŚ
INSTYTUCJA
ZARZĄDZAJĄCA POIiŚ
RPD są oceniane przez IZ zgodnie
z kryteriami formalnymi i
merytorycznymi.
RPD dla danego sektora będą
realizowane w oparciu o umowy o
dofinansowanie.
Decyzję o przyznaniu
dofinansowania na realizację RPD
IZ wydaje minister właściwy do
spraw rozwoju regionalnego.
INSTYTUCJA
ZARZĄDZAJĄCA POIiŚ
Wszyscy beneficjenci PT
w danym sektorze
Komentarz: Strzałki pogrubione przedstawiają schemat przygotowania i zatwierdzania sektorowych RPD
w ramach pomocy technicznej, za wyjątkiem RPD sektora transportu na lata 2014-2015. Schemat przygotowania
i zatwierdzania RPD sektora transportu na lata 2014 -2015 przedstawiają strzałki zwykłe.
15
10. REALIZACJA ROCZNYCH PLANÓW DZIAŁAŃ NA LATA 20072008 oraz 2009 r.
10.1 Zasady wnioskowania i rozliczania środków w latach 2007-2008
W związku z faktem, że PO Infrastruktura i Środowisko został zatwierdzony przez KE
w ostatnim miesiącu 2007 r. oraz w związku z faktem, iż środki na realizację projektów PT
w ramach XIV i XV priorytetu nie zostały zaplanowane w budżetach poszczególnych
instytucji w roku 2007, zasady wnioskowania/wydatkowania środków w ramach ww.
priorytetów PT w latach 2007-2008 musiały być odmienne od standardowych.
Ponadto, zarówno w roku 2007, jak i 2008 instytucje wskazane w niniejszym dokumencie
jako beneficjenci PT, mogły ponosić wydatki na działania PT w miarę posiadanych środków
we własnych budżetach.
Podobnie jak środki na realizację pozostałych priorytetów, środki na PT w roku 2007
pochodziły z rezerwy celowej budżetu państwa na rok 2007 (część 83, poz. 8). Analogiczna
rezerwa została utworzona w roku 2008, jednakże w tym roku odpowiednie środki znalazły
się także w budżetach właściwych dysponentów i środki rezerwy celowej mogły być
wykorzystane w sytuacjach opisanych w odpowiedniej procedurze.
Wszystkie wydatki (w tym również już poniesione do momentu zawarcia stosownych umów
o dofinansowanie) mogły zostać włączone do Planu Działań na lata 2007-2008 pod
warunkiem spełnienia ogólnych zasad kwalifikowania wydatków określonych w Wytycznych
w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ.
W przypadku beneficjentów PT POIiŚ nie będących państwowymi jednostkami budżetowymi
wydatki poniesione w 2007 i 2008 r. z własnych środków mogły być zrefundowane
w ramach dotacji rozwojowych, które zostały przekazane na podstawie właściwej umowy
o dofinansowanie, pod warunkiem ich ujęcia w ww. Planie Działań, który został
zaakceptowany przez IZ.
10.2 Zakres informacji zawartych w RPD na lata 2007-2008 oraz 2009 r.
We wnioskach o dofinansowanie RPD 2007-2008 i 2009 (projektach systemowych w ramach
PT POIiŚ) zawarte zostały informacje na temat zadań planowanych do sfinansowania ze
środków PT POIiŚ w ramach danego sektora w podziale na poszczególne kategorie
i podkategorie wydatków. Wzory wniosków o dofinansowanie RPD na lata 2007-2008 oraz
RPD na 2009 r. zostały określone przez IZ.
Roczne Plany Działań przygotowane przez IP uwzględniały informacje nt. planowanych do
realizacji działań (kategorii wydatków) dotyczących całego sektora (tzw. sektorowe Roczne
Plany Działań). W związku z powyższym Instytucja Pośrednicząca, przed przygotowaniem
RPD dla danego sektora, zwracała się do właściwych Instytucji Wdrażających (a w sektorze
transportu również do GDDKIA i PKP PLK S.A.) o przekazanie danych dotyczących
planowanych przez te instytucje działań. Plany Działań dot. danego sektora powinny były
zostać przekazane przez IP do IZ w określonych terminach wyznaczonych przez IZ zarówno
w formie elektronicznej, jak i w formie papierowej. Natomiast forma oraz termin, do którego
IP II/IW (a w sektorze transportu również GDDKiA i PKP PLK S.A.) powinny przesłać ww.
informacje do IP, zostały uzgodnione pomiędzy tymi instytucjami.
Każdy RPD zawierał podział na pięć kategorii wydatków: wydatki osobowe, wydatki na
wdrażanie, podnoszenie kwalifikacji, informacja i promocja, działania ewaluacyjne.
Poszczególne kategorie wydatków zostały podzielone na odpowiednie podkategorie
wydatków. Informacje dot. zakresu rzeczowego RPD (tj. np. zakładanych do osiągnięcia
16
wskaźników, kwot zaplanowanych na wydatki w ramach poszczególnych podkategorii
wydatków) były przedstawiane zbiorczo dla całego sektora. Informacje finansowe dotyczące
kwot zaplanowanych do wydatkowania w ramach poszczególnych działań osi PT POIiŚ były
przedstawiane odrębnie dla każdej instytucji - beneficjenta RPD.
Do każdego wniosku o dofinansowanie RPD dołączane były załączniki, określone
w instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie.
10.3 Szczegółowe zasady dotyczące zatwierdzenia Rocznych Planów Działań na lata
2007-2008 oraz 2009 r.
Przygotowane przez IP oraz IZ Roczne Plany Działań zostały ocenione przez IZ zgodnie
z kryteriami wyboru projektów w ramach osi priorytetowych dot. PT zatwierdzonymi
przez KM POIiŚ.
W przypadku stwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą błędów lub konieczności
uzupełnienia brakujących informacji w przekazanym wniosku o dofinansowanie RPD,
Instytucja Zarządzająca zwracała się do Instytucji Pośredniczącej z prośbą o dokonanie
zmian, uzupełnień lub o przedstawienie dodatkowych wyjaśnień związanych z przedłożonym
RPD. Instytucja Pośrednicząca zobowiązana była do dokonania stosownych zmian,
uzupełnień lub przesłania dodatkowych wyjaśnień.
W przypadku pozytywnej oceny przedłożonych RPD (z wyjątkiem RPD przygotowywanych
przez Instytucję Zarządzającą), IZ zatwierdzała dany projekt do dofinansowania
i przekazywała informację o tym fakcie do właściwej Instytucji Pośredniczącej. Informacja
taka stanowiła podstawę do podpisania umów o dofinansowanie, na podstawie których są
realizowane Roczne Plany Działań poszczególnych sektorów.
RPD Instytucji Zarządzającej są realizowane w oparciu o decyzje o przyznaniu
dofinansowania wydane przez Ministra Rozwoju Regionalnego
10.4. Zmiany w Rocznych Planach Działań na lata 2007-2008 i 2009
10.4.1 Wykorzystanie rezerwy wykonania
W ramach przedkładanych RPD 2007-2008 i 2009, IP miały możliwość ustanawiania dla
kategorii wydatków (za wyjątkiem kategorii wydatki osobowe) rezerwy wykonania
w wysokości 10% łącznej sumy wydatków w ramach danej kategorii, wskazanych we
wniosku o dofinansowanie.
W przypadku konieczności wydatkowania większej ilości środków niż ujęte
w podkategoriach danej kategorii wydatków należało najpierw wykorzystać środki z rezerwy,
a dopiero następnie przesuwać środki pomiędzy kategoriami wydatków zgodnie z określoną
poniżej procedurą.
10.4.2 Dokonywanie przesunięć środków w ramach RPD 2007-2008 i 2009
• Przesuwanie środków pomiędzy podkategoriami w ramach jednej kategorii wydatków9
jest możliwe bez konieczności uzyskiwania zgody IZ, pod warunkiem, że przesunięcia
nie mają wpływu na realizację celów projektu. IZ powinna być poinformowana
o dokonywanych zmianach w terminach zgodnych z terminami sprawozdawczości dla
9
Uwaga: w przypadku sektora transportu nazwy trzech kategorii wydatków są takie same dla działań x.1 i 15.4,
jednak przesuwanie środków pomiędzy np. podkategoriami wydatków w ramach kategorii wydatki na wdrażanie
przeznaczonej dla IP i IP II/IW a podkategoriami wydatków w ramach wydatków na wdrażanie GDDKiA i PKP
PLK S.A. nie jest przesuwaniem środków w ramach jednej kategorii wydatków, lecz jest to przesunięcie
pomiędzy działaniami Programu Operacyjnego.
17
projektu. Również wykorzystywanie środków w ramach ustanowionej w Planie Działań
rezerwy wykonania nie wymaga konieczności uzyskiwania zgody IZ, jednak powinna
być ona informowana o sposobie wykorzystania środków z ww. rezerwy
w terminach zgodnych z terminami sprawozdawczości dla projektu.
• W przypadku konieczności dokonania przesunięć wydatków określonych w Rocznym
Planie Działań w danym roku możliwe jest ich dokonanie po uzyskaniu przez IP dla
sektora pisemnej zgody IZ POIiŚ, jeżeli zmiana dotyczy przesunięcia środków
pomiędzy wydatkami ponoszonymi w ramach poszczególnych kategorii wydatków
działania 14.1, 15.1 bądź 15.4 określonych w RPD (tj. wydatki osobowe, podnoszenie
kwalifikacji, wydatki na wdrażanie)10.
• W szczególnie uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu pisemnej zgody IZ, możliwe
jest przesunięcie środków pomiędzy poszczególnymi działaniami. Formalnym
potwierdzeniem uzyskania takiej zgody jest zawarcie aneksu do umowy o przyznaniu
dofinansowania. W przypadku braku takiego aneksu, wydatki przekraczające kwotę
odpowiedniego działania stanowią wydatki niekwalifikowalne i nie mogą być
uwzględnione we wniosku o płatność.
• Instytucje mające status jednostek budżetowych przy dokonywaniu powyższych zmian
powinny zwrócić uwagę na odpowiednią klasyfikację budżetową.
11. REALIZACJA PROJEKTÓW W ROKU 2010 I KOLEJNYCH
LATACH
11.1 Zakres informacji zawartych w RPD na rok 2010 i lata kolejne
We wnioskach o dofinansowanie RPD (projektów systemowych w ramach PT POIiŚ) będą
zawarte informacje na temat zadań planowanych do sfinansowania ze środków PT POIiŚ
w ramach danego sektora w podziale na poszczególne kategorie wydatków.
Roczne Plany Działań przygotowane przez IP będą uwzględniały informacje nt. planowanych
do realizacji działań (kategorii wydatków) dotyczących danego sektora (tzw. sektorowe
Roczne Plany Działań), przy czym ostatni RPD będzie wyjątkowo obejmował lata 20142015. W związku z powyższym Instytucja Pośrednicząca, przed przygotowaniem RPD dla
danego sektora, zwraca się do właściwych Instytucji Wdrażających (a w sektorze transportu
również do GDDKIA i PKP PLK S.A.) o przekazanie danych dotyczących planowanych
przez te instytucje działań. Plany Działań dot. danego sektora powinny zostać przekazane
przez IP do IZ w określonych terminach wyznaczonych przez IZ zarówno w formie
elektronicznej, jak i w formie papierowej. Natomiast forma oraz termin, do którego IP II/IW
(a w sektorze transportu również GDDKiA i PKP PLK S.A.) powinna przesłać ww.
informacje do IP, powinna zostać uzgodniona pomiędzy tymi instytucjami. W odniesieniu do
RPD sektora transportu na lata 2014-2015 w związku ze zniesieniem w listopadzie 2013 r.
Ministerstwa Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej, na podstawie zawartego
porozumienia pomiędzy Ministrem Infrastruktury i Rozwoju a Centrum Unijnych Projektów
Transportowych – IW – CUPT biorąc pod uwagę swoje zapotrzebowanie oraz
zapotrzebowanie GDDKiA i PKP PLK S.A. przekazała do IZ sektorowy Plan Działań na lata
2014-2015.
10
Uwaga: w przypadku sektora transportu nazwy trzech kategorii wydatków są takie same dla działań x.1 i 15.4,
jednak przesuwanie środków pomiędzy np. kategorią wydatki na wdrażanie przeznaczoną dla IP i IP II/IW
a wydatkami na podnoszenie kwalifikacji pracowników GDDKiA i PKP nie jest przesuwaniem środków
pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków, lecz jest to przesunięcie pomiędzy działaniami Programu
Operacyjnego
18
Wydatki w RPD planowane będą w podziale na określone we wzorze wniosku
o dofinansowanie kategorie wydatków.
Część informacji we wniosku o dofinansowanie RPD będzie przedstawiana zbiorczo dla
całego sektora, a część odrębnie dla każdej instytucji - beneficjenta RPD.
Do każdego wniosku o dofinansowanie RPD dołączane będą załączniki, określone
w instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie.
11.2 Szczegółowe zasady dotyczące zatwierdzenia Rocznych Planów Działań na rok 2010
i lata kolejne
Przygotowane przez IP/IW-CUPT dla RPD sektora transportu na lata 2014-2015 oraz IZ
Roczne Plany Działań są oceniane przez IZ zgodnie z kryteriami wyboru projektów
(załącznik nr 1 do Szczegółowego Opisu Priorytetów POIiŚ) w ramach priorytetów dot. PT
zatwierdzonymi przez KM POIiŚ oraz z informacją zawartą w dokumencie Organizacja
systemu oceny i wyboru projektów w ramach POIiŚ (załącznik nr 2 do Szczegółowego Opisu
Priorytetów POIiŚ).
W przypadku stwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą błędów lub konieczności
uzupełnienia brakujących informacji w przekazanym wniosku o dofinansowanie RPD,
Instytucja Zarządzająca zwraca się do Instytucji Pośredniczącej/IW-CUPT dla RPD sektora
transportu na lata 2014-2015 z prośbą o dokonanie zmian, uzupełnień lub o przedstawienie
dodatkowych wyjaśnień związanych z przedłożonym RPD. Instytucja Pośrednicząca/IWCUPT dla RPD sektora transportu na lata 2014-2015 zobowiązana jest do dokonania
stosownych zmian, uzupełnień lub przesłania dodatkowych wyjaśnień w terminie
wyznaczonym przez Instytucję Zarządzającą.
W przypadku pozytywnej oceny przedłożonych RPD (z wyjątkiem RPD przygotowywanych
przez Instytucję Zarządzającą), IZ zatwierdza dany projekt do dofinansowania i przekazuje
informację o tym fakcie do właściwej Instytucji Pośredniczącej/IW-CUPT dla RPD sektora
transportu na lata 2014-2015. Informacja taka stanowi podstawę do podpisania umów
o dofinansowanie, na podstawie których będą realizowane Roczne Plany Działań
poszczególnych sektorów.
RPD Instytucji Zarządzającej będzie realizowany w oparciu o decyzję o przyznaniu
dofinansowania wydaną przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego.
11.3. Zmiany w Rocznych Planach Działań na rok 2010 i lata kolejne
11.3.1 Wykorzystanie rezerwy wykonania
W ramach przedkładanych RPD, IP/IW-CUPT dla RPD sektora transportu na lata 2014-2015
mają możliwość ustanawiania dla każdego działania rezerwy wykonania w wysokości 10%
łącznej sumy wydatków w ramach danego działania, wskazanych we wniosku
o dofinansowanie.
Wykorzystanie rezerwy wykonania w ramach poszczególnych działań nie wymaga zgody IZ
ani aneksu do umowy o dofinansowanie, z wyjątkiem sytuacji, w której rezerwa wykonania
zaplanowana w kategoriach w ramach działania x.1 oraz 15.4 miałaby być wykorzystywana
na zwiększenie kwoty w ramach kategorii wydatki na zatrudnienie.
11.3.2 Dokonywanie przesunięć środków w ramach sektorowego RPD
• O ile postanowienia umowy o dofinansowanie nie stanowią inaczej: W przypadku
konieczności dokonania przesunięć wydatków określonych w Rocznym Planie Działań
w danym roku (lub w okresie dwóch lat w przypadku RPD na lata 2014-2015) możliwe
19
będzie ich dokonanie bez konieczności uzyskania pisemnej zgody IZ POIiŚ, jeżeli
zmiana dotyczy przesunięcia środków pomiędzy kategoriami wydatków (z wyjątkiem
kategorii wydatki na zatrudnienie) w ramach działań 14.1, 15.1 bądź 15.4 określonych
w RPD (bez konieczności podpisywania aneksu do umowy o dofinansowanie RPD
zawartej pomiędzy IZ a IP/IW-CUPT dla RPD sektora transportu na lata 2014-2015)11.
Wyjątkiem mogą być przesunięcia dotyczące dofinansowania przyznanego IP/IW-CUPT
dla RPD sektora transportu na lata 2014-2015 mające wpływ na postanowienia umowy
IZ-IP/IW-CUPT dla RPD sektora transportu na lata 2014-2015.
• W przypadku konieczności dokonania przesunięć w ramach działania x.1 bądź 15.4
powodujących zwiększenie środków w kategorii wydatki na zatrudnienie możliwe
będzie ich dokonanie po uzyskaniu pisemnej zgody IZ POIiŚ. Formalnym
potwierdzeniem uzyskania zgody na przesunięcia pomiędzy działaniami będzie zawarcie
aneksu do umowy o dofinansowanie RPD.
• W szczególnie uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu pisemnej zgody IZ POIŚ,
możliwe będzie przesunięcie środków pomiędzy poszczególnymi działaniami.
Formalnym potwierdzeniem uzyskania zgody na przesunięcia pomiędzy działaniami
będzie zawarcie aneksu do umowy o dofinansowanie RPD. W przypadku braku takiego
aneksu, wydatki przekraczające kwotę odpowiedniego działania stanowić będą wydatki
niekwalifikowalne i nie będą mogły zostać uwzględnione we wniosku o płatność.
• Instytucje mające status jednostek budżetowych przy dokonywaniu powyższych zmian
powinny zwrócić uwagę na odpowiednią klasyfikację budżetową.
12. PRZEPŁYWY FINANSOWE I ODZYSKIWANIE
NIEPRAWIDŁOWO WYDATKOWANYCH
KWOT
Szczegółowe zasady w zakresie przepływów finansowych oraz odzyskiwania kwot
nieprawidłowo wydatkowanych dla środków wydatkowanych w ramach PT POIiŚ są
określone zarówno w umowach o dofinansowanie, jak również w Wytycznych w zakresie
sposobu korygowania wydatków nieprawidłowo poniesionych w ramach Programu
Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 oraz w Zaleceniach w zakresie systemu
obiegu środków finansowych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko
opracowywanych przez IZ POIiŚ i zatwierdzanych przez ministra właściwego do spraw
rozwoju regionalnego.
13. SPRAWOZDAWCZOŚĆ I WNIOSKI O PŁATNOŚĆ
Sprawozdawczość wydatkowania środków PT oraz wnioskowanie o płatność przez
beneficjenta będą się odbywać w oparciu o zasady określone w Wytycznych w zakresie
sprawozdawczości POIiŚ oraz w Zaleceniach w zakresie wzoru wniosku beneficjenta
o płatność w ramach POIiŚ.
Dodatkowo zasady dot. sprawozdawczości wydatkowania środków PT są określone
w umowie/decyzji o dofinansowanie projektu.
11
Uwaga: w przypadku sektora transportu nazwy niektórych kategorii wydatków są takie same dla działań x.1
i 15.4, jednak przesuwanie środków pomiędzy np. kategorią wydatki na wsparcie merytoryczne przeznaczoną
dla IP i IP II/IW a wydatkami na podnoszenie kwalifikacji pracowników GDDKiA i PKP nie jest przesuwaniem
środków pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków, lecz jest to przesunięcie pomiędzy działaniami
Programu Operacyjnego
20
14. KONTROLA, NIEPRAWIDŁOWOŚCI
Kwestie dotyczące kontroli projektów (RPD) zostały szczegółowo opisane w Wytycznych
w zakresie kontroli realizacji POIiŚ. Kwestie dotyczące nieprawidłowości zostały określone
w Procedurze informowania o nieprawidłowościach finansowych w wykorzystaniu funduszy
strukturalnych i Funduszu Spójności w latach 2007-2013, w Wytycznych w zakresie sposobu
postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych
i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013 oraz w Wytycznych w zakresie
sposobu korygowania wydatków nieprawidłowo poniesionych w ramach Programu
Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013. Ponadto IZ opracowała jednolite
wzorcowe listy sprawdzające do kontroli RPD, które zostały przekazane do IP/IW-CUPT
i powinny być wykorzystywane w trakcie kontroli RPD.
15.
USZCZEGÓŁOWIENIE
ZASAD
DOKUMENTOWANIA
I ROZLICZANIA WYDATKÓW KWALIFIKOWALNYCH
15.1 Podstawowe informacje
Zasady dotyczące kwalifikowania wydatków zostały określone w Wytycznych w zakresie
kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ.
Poniżej przedstawione zostały dodatkowe wyjaśnienia mające na celu ułatwienie
beneficjentom korzystania z Wytycznych.
• Środki PT POIiŚ mogą służyć wyłącznie wsparciu instytucji w pełnieniu przez nie funkcji
IZ/IP/IW, jak również finansowaniu kosztów programowania przyszłych interwencji
strukturalnych w ramach kolejnej perspektywy finansowej (2014-2020) w odpowiednim
zakresie, zgodnym z dokumentami programowymi oraz stanowiskami przekazywanymi
przez IZ, a w przypadku GDDKiA i PKP PLK S.A. tylko wsparciu we wdrażaniu
projektów finansowanych w ramach POIiŚ. Przy realizacji w ramach projektów zadań
związanych z perspektywą finansową 2014-2020 należy pamiętać o ograniczeniu
możliwości ich finansowania w ramach PO na lata 2007-2013 określonych w Wytycznych
w zakresie korzystania z pomocy technicznej (zgodnie z którymi wydatki związane
z przygotowaniem nowej perspektywy mogą być ponoszone z pomocy technicznej
programów operacyjnych na lata 2007-2013 do końca 2015 r. W celu optymalnego
wykorzystania środków dostępnych w ramach perspektywy 2007-2013 do tego czasu
możliwe
będzie
finansowanie
zadań
bezpośrednio
związanych
z programowaniem/przygotowaniem perspektywy 2014-2020 takich jak np. budowa
nowego systemu informatycznego, opracowanie instrukcji wykonawczych itp. Natomiast
wydatki dotyczące wdrażania nowych programów np. wydatki związane
z przygotowaniem nowych projektów mogą być ponoszone z programów na lata 20072013 tylko do czasu zatwierdzenia nowych programów z wyłączeniem działań na
których realizację zostały zawarte umowy przed zatwierdzeniem tych programów. Umowy
wieloletnie, w zakresie których uwzględniono działania dotyczące również nowej
perspektywy (np. umowy najmu, umowy na doradztwo, umowy dot. usług telefonicznych
i pocztowych), które zostały zawarte przed zatwierdzeniem nowych programów
operacyjnych będą mogły być finansowane w miarę dostępnych środków z programów
operacyjnych na lata 2007-2013 do końca 2015 roku lub z programów operacyjnych na
lata 2014-2020 od czasu ich zatwierdzenia.
Instytucja Zarządzająca określiła niezbędne elementy opisu stanowiska pracy, o które
instytucje winne są uzupełnić funkcjonujące do tej pory opisy stanowisk. O powyższe
21
elementy należy uzupełnić opisy wszystkim pracownikom, którzy są uwzględniani przy
wyliczaniu liczby etatomiesięcy na potrzeby zakupu sprzętu/wynajmu itd. lub będą
korzystać ze szkoleń finansowanych z PT POIiŚ lub w inny sposób wykonywanie przez
nich zadań jest współfinansowane w ramach PT POIiŚ. Powyższe dotyczy także osób
zajmujących stanowiska kierownicze.
• Przy zawieraniu umów dla zadań objętych RPD Instytucja Zarządzająca rekomenduje
uwzględnianie kwestii ochrony środowiska przy formułowaniu i ocenie ofert (tzw. zielone
zamówienia publiczne – green procurement12).
• Należy zwrócić szczególną uwagę na część Wytycznych w zakresie kwalifikowania
wydatków w ramach POIiŚ odnoszącą się do procedury zawierania umów dla zadań
objętych projektem – procedura ta znajduje się w części ogólnej Wytycznych, a co za tym
idzie, obowiązuje wszystkich beneficjentów POIiŚ, w tym beneficjentów pomocy
technicznej.13
15.1.1 Wydatki osobowe
• Rodzaje dokumentów, które dołączane są do wniosków o płatność i potwierdzają
poniesione wydatki, zostały wymienione w Wytycznych w zakresie sprawozdawczości
POIiŚ14 oraz w Zaleceniach w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach
POIiŚ. W przypadku wydatków dotyczących zatrudnienia, istnieje możliwość rozliczania
ich na 2 sposoby:
- poprzez załączenie do wniosku o płatność list płac, deklaracji DRA i PIT 4 wraz
z dowodami zapłaty;
- poprzez załączenie do wniosku o płatność zbiorczego zestawienia potwierdzającego
poniesienie wydatków na wynagrodzenia pracowników w danym miesiącu, ze wskazaniem
dat dokonania płatności na konta pracowników oraz dat przelewów podatku dochodowego
i składek ZUS do właściwych instytucji, a także dat przelewów lub przeksięgowań na
odpowiednie konta innych potrąceń (składki PZU, ZFM, PKZ, itp.). Ww. zestawienie musi
mieć status dokumentu rachunkowego o wartości dowodowej równoważnej fakturze i musi
zostać potwierdzone przez głównego księgowego. Przykładowe zbiorcze zestawienie
potwierdzające poniesienie wydatków na wynagrodzenia pracowników zostało
opracowane przez IZ jako wzór zestawienia stanowisk finansowanych z PT POIiŚ (patrz
punkt 6).
Decyzja o wyborze jednego z powyższych sposobów rozliczania wydatków dotyczących
zatrudnienia należy do instytucji ponoszącej wydatki.
•
Obowiązkowym załącznikiem do wniosku o płatność (w ramach którego przedstawione są
wydatki rozliczane proporcjonalnie do liczby etatomiesięcy) będzie zestawienie stanowisk
zaangażowanych w realizację zadań kwalifikowalnych w ramach POIiŚ uwzględnianych
przy wyliczaniu liczby etatomiesięcy. W zestawieniu należało będzie przedstawić
informację na temat poziomu kwalifikowalności poszczególnych stanowisk w ramach
POIiŚ. Poziomu wykazywanego w ramach POPT (zaangażowanie w PWW/NSRO) nie
12
Więcej na ten temat: http://ec.europa.eu/environment/gpp/index_en.htm
http://www.popt.gov.pl/dzialaniapromocyjne/Documents/POPT_Podrecznik_ZZP_071108.pdf
http://www.popt.gov.pl/dzialaniapromocyjne/Documents/zasady_horyzontalne_srodek_8062012.pdf
http://www.popt.gov.pl/dzialaniapromocyjne/Documents/zielone_biuro_8062012.pdf
13
W przypadku, gdy postanowienia Wytycznych ulegną zmianie w zakresie realizacji projektów PT POIiŚ
należy stosować właściwe procedury określone w Wytycznych dot. projektów PT POIiŚ.
14
Do czasu wejścia w życie Zaleceń w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach POIiŚ.
22
należy utożsamiać z poziomem kwalifikowalności w ramach POIiŚ. Wzór ww. zestawienia
został opracowany przez Instytucję Zarządzającą.
•
Do stanowisk kwalifikujących się do finansowania w ramach PT POIiŚ można
zaliczyć również: stanowiska sekretarskie oraz stanowiska pracowników księgowości
w części w jakiej wykonują zadania kwalifikowane w ramach POIiŚ, jeżeli zadania te
wykonywane są w co najmniej 25%.
•
Za niekwalifikowalne uznawani są np. audytorzy wewnętrzni (ponieważ wykonują
zadania na rzecz Instytucji Audytowej, a nie Instytucji Pośredniczącej II/Wdrażającej),
pracownicy księgowości, którzy zajmują się obsługą danej instytucji, a nie
bezpośrednio obsługą POIiŚ, pracownicy odpowiedzialni za sprawy kadrowe,
pracownicy obsługi technicznej, ochrony, a także pracownicy zajmujący się
utrzymaniem czystości, kierowcy. W odniesieniu do CUPT kwalifikowanie wydatków
osobowych odbywa się wg postanowień Wytycznych w zakresie kwalifikowania
wydatków.
15.1.2 Podnoszenie kwalifikacji
Postanowienia Wytycznych nakładają na instytucję, która finansuje podnoszenie kwalifikacji
pracowników ze środków PT POIiŚ obowiązek wypracowania rozwiązań sprzyjających
chociaż w niewielkim stopniu zapewnieniu trwałości projektu (tj. zobowiązywaniu
pracowników do przepracowania określonego okresu po zakończeniu danej formy
podnoszenia kwalifikacji). IZ sugeruje, aby przyjmowane rozwiązania odnosiły się co
najmniej do:
i). szkoleń językowych semestralnych/dwusemestralnych, wyjazdowych kursów
językowych;
ii). kursów/szkoleń trwających co najmniej pół roku;
iii). studiów licencjackich, inżynierskich, magisterskich, podyplomowych,
doktoranckich;
iv). wydatków związanych z egzaminami w celu uzyskania certyfikatów (m.in.
językowych).
W przypadku rozwiązania umowy o pracę przed upływem okresów, określonych w umowie
szkoleniowej, ale po zakończeniu danej formy kształcenia uczestnik powinien, co do zasady,
zwrócić koszty poniesione na odpowiednią formę podnoszenia kwalifikacji w wysokości
proporcjonalnej do okresu, który pozostał do przepracowania po ukończeniu szkolenia.
W przypadku rozwiązania umowy o pracę bez ukończenia danej formy kształcenia uczestnik
powinien, co do zasady, w całości zwrócić jej koszty.
Rozwiązania przyjęte przez beneficjentów PT POIiŚ mogą różnić się od opisanych powyżej.
Istotne jest jednak, by zastosowane rozwiązania pozwalały zapewnić efektywność wydatków
przeznaczonych na podnoszenie kwalifikacji pracowników.
W przypadku konieczności zwrotu części kosztów poniesionych na odpowiednią formę
podnoszenia kwalifikacji w sytuacji, gdy wydatki te jeszcze nie zostały zamieszczone we
wniosku o płatność, we wniosku o płatność należy zamieścić kwotę wydatku poniesionego
przez beneficjenta pomniejszoną o środki zwrócone przez pracownika. W przypadku, gdy
pracownik zwrócił całą kwotę, w sporządzanym wniosku o płatność wydatku tego nie
wykazuje się.
Sposób rozliczania wydatków poniesionych na podnoszenie kwalifikacji pracowników
beneficjentów PT POIiŚ, w tym pracowników na stanowiskach kierowniczych określają
Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków ramach POIiŚ.
23
15.1.3 Działania ewaluacyjne
W ramach działań x.3 finansowane są jedynie badania realizowane w ramach działań
ewaluacyjnych. Pozostałe koszty finansowane będą z działań x.1 oraz x.2 zgodnie z Tabelą
zamieszczoną poniżej.
działania w zakresie ewaluacji
Badania
realizowane
w
ramach
działań
ewaluacyjnych
ekspertyzy pomocnicze na potrzeby ewaluacji
doradztwo/zatrudnienie eksperta
spotkania, warsztaty
podnoszenie
kwalifikacji
pracowników
zajmujących się ewaluacją
delegacje krajowe i zagraniczne
konferencje (beneficjenci; instytucje, ośrodki
akademickie, etc.)
publikacja raportów ewaluacyjnych
dystrybucja materiałów i raportów ewaluacyjnych
tłumaczenia dokumentów związanych z ewaluacją
zakup publikacji, prenumeraty
zakup oprogramowania
systemy informatyczne
gadżety
strona internetowa
x.1
x.2
x.3
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
15.2. Metodologia wyliczania wydatków kwalifikowalnych (etatomiesiąc)
15.2.1 Definicje
Etatomiesiąc - średniomiesięczny wymiar czasu pracy poświęcany przez pracownika na
wykonywanie zadań kwalifikowalnych do dofinansowania w ramach POIiŚ i określony
w opisie stanowiska pracy. Na przykład w odniesieniu do pracownika zatrudnionego na pełen
etat, który w przeciągu miesiąca poświęca 50% czasu pracy na wykonywanie zadań
kwalifikowalnych w ramach POIiŚ, a w 50% zajmuje się np. POIG etatomiesiąc na potrzeby
POIiŚ zostanie określony na poziomie 0,5 etatu. We wniosku o dofinansowanie należało
będzie wykazywać sumę etatomiesięcy planowaną do osiągnięcia na zakończenie realizacji
projektu.
Uwaga: Zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach
POIiŚ, ze środków PT POIiŚ można finansować wydatki poniesione na wynagrodzenia
pracowników, którzy co najmniej w 25% wykonują zadania kwalifikowalne w ramach POIiŚ.
Oznacza to, że jeżeli w danym miesiącu pracownik był zaangażowany w wykonywanie zadań
kwalifikowalnych w ramach POIiŚ na poziomie niższym niż 25%, jego wynagrodzenie w tym
miesiącu nie kwalifikuje się do refundacji z PT POIiŚ.
24
15.2.2 Zasady ogólne
•
Przez „komórkę organizacyjną” należy rozumieć np. departament (np. Departament
Funduszy Ekologicznych w MŚ) lub jego odpowiednik (np. Wydział Instrumentów
Wdrażania EFRR i EFS w CSIOZ). Jako „instytucję” należy rozumieć całą instytucję
czyli np. Centrum Unijnych Projektów Transportowych, Ośrodek Przetwarzania
Informacji, Instytut Nafty i Gazu – Państwowy Instytut Badawczy czy Ministerstwo
Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
•
Zgodnie z postanowieniami Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków
w ramach POIiŚ ilość możliwego do zakupienia sprzętu ze środków pomocy
technicznej uzależniona jest od liczby etatomiesięcy wykonujących zadania
kwalifikowalne w ramach POIiŚ.
•
We wniosku o dofinansowanie należy uwzględnić liczbę etatomiesięcy planowaną do
osiągnięcia w okresie realizacji projektu (tzn. co do zasady można uwzględnić także
wakaty oraz planowane nowe etaty). Nie należy jednak określać wskaźnika
na poziomie wyższym niż realna ilość możliwa do osiągnięcia.
•
Biorąc pod uwagę procedurę udzielenia zamówień publicznych, zakupy sprzętu
w ilości odpowiadającej liczbie etatomiesięcy określonych we wniosku
o dofinansowanie mogą być dokonywane przed osiągnięciem docelowego stanu
zatrudnienia, z zastrzeżeniem, że zakupiony sprzęt może być wykorzystywany
zgodnie z postanowieniami Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków
w ramach POIiŚ, tj. zakupiony sprzęt musi być wykorzystywany przez pracowników,
którzy wykonują choć w części zadania kwalifikowalne w ramach POIiŚ.
•
Przy wyliczaniu liczby etatomiesięcy, zgodnie z którą rozliczane będą dane wydatki
można uwzględniać:
-
zarówno etaty, na których zostali już zatrudnieni pracownicy, jak również wakaty
przeznaczone na wykonywanie zadań kwalifikowalnych w ramach POIiŚ.
-
pracowników zatrudnionych w ramach zastępstwa, jeśli inny pracownik w ramach
danego etatu nie pobiera świadczenia od pracodawcy.
Natomiast nie uwzględnia się w tej sumie:
-
stanowisk niekwalifikowalnych,
-
stanowisk gdzie procentowy poziom zaangażowania jest mniejszy niż 25%,
-
wykonawców realizujących zadania związane z wdrażaniem odpowiednio POIiŚ
w ramach umów cywilnoprawnych,
-
pracowników zatrudnionych oraz nie pobierających świadczeń od pracodawcy,
w szczególności:
otrzymujących zasiłki finansowane ze środków ZUS, np.: zasiłek chorobowy,
zasiłek rehabilitacyjny, macierzyński, opiekuńczy wyrównawczy,
otrzymujących zasiłki finansowane z budżetu państwa (zasiłek pielęgnacyjny,
zasiłek rodzinny),
przebywających na urlopie bezpłatnym w tym wychowawczym.
Procentowy poziom zaangażowania w zadania kwalifikowalne w ramach POIiŚ określany jest
na stały przyjęty przez danego beneficjenta dzień danego miesiąca.
25
•
Należy zwrócić uwagę, że częste zmiany poziomu zaangażowania pracowników,
szczególnie w okresie rozliczania wydatków dotyczących zakupu sprzętu
i wyposażenia, mogą spowodować zakup ze środków pomocy technicznej POIiŚ
wyposażenia w ilości wyższej niż byłoby to rzeczywiście uzasadnione. Zasadność
zakupu sprzętu dla określonej osoby będzie poddawana weryfikacji podczas kontroli
Rocznego Planu Działań na miejscu. W związku z powyższym zasadne jest, aby
nabywany ze środków PT POIiŚ sprzęt był przekazywany osobom zaangażowanym,
na co najmniej minimalnym poziomie, we wdrażanie POIiŚ nie tylko w momencie
rozliczania zakupu, ale również w okresie późniejszym.
Dlatego zalecane jest przyjęcie na potrzeby rozliczania zakupu tego rodzaju sprzętu
bezpiecznego poziomu etatomiesięcy, tak aby rozliczając faktury w powyższym
zakresie, wyeliminować uwzględnienie osób wykonujących sporadycznie zadania
w zakresie POIiŚ, a w konsekwencji zminimalizować ryzyko wykorzystywania
sprzętu i wyposażenia przez osoby wykonujące zadania w ramach POIiŚ w bardzo
ograniczonym zakresie.
•
W związku z tym, że IZ przewidziała również możliwość uwzględniania wakatów na
potrzeby wyliczenia liczby etatomiesięcy, zgodnie z którą rozliczane będą dane
wydatki, należy pamiętać, że nie można doprowadzać do sytuacji, w której zakupiony
sprzęt nie jest wykorzystywany przez dłuższy okres czasu. Decyzja w powyższym
zakresie podejmowana będzie indywidualnie (np. gdy dana instytucja zrealizuje zakup
komputerów w ilości uwzględniającej wakaty, a nie rozpocznie procedury rekrutacji
pracowników na te wakaty, to wydatki poniesione na sprzęt przeznaczony dla tych
wakatów mogą zostać uznane za niekwalifikowane).
Określenie, że ilość możliwego do zakupienia sprzętu uzależniona jest od liczby
etatomiesięcy nie oznacza, że beneficjent ma możliwość zakupu sprzętu w ilości
proporcjonalnej do liczby etatomiesięcy w każdym roku wdrażania programu. Dlatego np.
jeżeli dokonuje zakupu sprzętu w ramach RPD na rok n w liczbie 10 sztuk (po osiągnięciu
wskaźnika etatomiesięcy na poziomie 10), a w następnym roku osiąga wskaźnik
etatomiesięcy na poziomie 20 – ma możliwość zakupu komputerów w liczbie 10 szt.
(tj. proporcjonalnie do liczby etatomiesięcy, przy uwzględnieniu już zakupionej ilości
sprzętu). W ramach RPD na lata 2014-2015 podczas planowania wydatków w kategorii
wydatku: sprzęt komputerowy, oprogramowanie, licencje należy mieć na uwadze konieczność
przestrzegania zasady trwałości projektu. Sugeruje się, aby w ramach projektu pomocy
technicznej na lata 2014-2015 nie zakupywać sprzętu komputerowego, a w przypadku
zidentyfikowania konieczności takiego zakupu należy poinformować o tym IZ POIiŚ, która
indywidualnie rozważy każdy zgłoszony przypadek.
15.2.3 Przykłady zastosowania w praktyce
kwalifikowalnej części poniesionego wydatku
liczby
etatomiesięcy
do
obliczania
Zakupiono w danej komórce organizacyjnej 3 komputery przenośne na potrzeby kontroli
POIiŚ oraz na potrzeby kontroli POIG. W komórce tej zatrudnionych jest łącznie 30
pracowników (30 etatomiesięcy) z czego 20 etatomiesięcy wykonuje zadania kwalifikowalne
w ramach POIiŚ. W takiej sytuacji 2/3 kosztu zakupu tych komputerów można pokryć
ze środków PT POIiŚ.
15.2.4 Obliczanie kwalifikowalnej części wydatku dotyczącego tworzenia /eksploatacji
Lokalnego Systemu Informatycznego (liczba etatomiesięcy nie ma zastosowania)
Instytucja pełni funkcję IP dla POIiŚ i POIG i tworzy do obsługi tych programów LSI.
W ramach POIiŚ instytucja zarządza priorytetem o alokacji 500 mln €, a w ramach POIG
26
o alokacji 250 mln €. W związku z tym łącznie z obu programów instytucja zarządza kwotą
750 mln €, tak więc w ramach pomocy technicznej POIiŚ może sfinansować 67% kosztów
tworzenia/eksploatacji LSI
16. PROMOCJA PROJEKTÓW POMOCY TECHNICZNEJ
Obowiązki beneficjenta odnośnie promocji projektu realizowanego w ramach POIiŚ wynikają
z art. 8 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 roku. Zgodnie
z ww. artykułem, beneficjenci są odpowiedzialni za informowanie opinii publicznej
o pomocy otrzymanej z funduszy poprzez wykorzystanie narzędzi i kanałów określonych
w dalszych punktach artykułu. Do najistotniejszych z nich należy poinformowanie
uczestników każdego projektu o źródle dofinansowania z Funduszy Europejskich.
Szczegółowe zasady dotyczące obowiązków beneficjentów (w tym również beneficjentów
pomocy technicznej POIiŚ) zostały opisane w przygotowanym przez Instytucję Zarządzającą
dokumencie pn. Zasady promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego
Infrastruktura i Środowisko 2007-2013.
ZAŁĄCZNIK
1. Załącznik nr 1: Szczegółowe informacje nt. zakresu finansowania poszczególnych
instytucji w ramach PT POIiŚ oraz POPT 2007-2013.
27