Instrukcja pracy zarządu - Krępa-Rosa

Instrukcja
pracy zarządu
Stowarzyszenia Ogrodowego „Nasza Krępa”
i powołanego biura
Stowarzyszenia Ogrodowego „Nasza Krępa”
Krępa, 2015 r.
1
Zarząd Stowarzyszenia Ogrodowego „Nasza Krępa”
I.
Przepisy wstępne
1. Zarząd Stowarzyszenia Ogrodowego „Nasza Krępa” działa na podstawie:
a) ustawy o Rodzinnych Ogrodach Działkowych z dnia 13 grudnia 2013 roku ,
b) statutu Stowarzyszenia Ogrodowego „Nasza Krępa” zwanego dalej statutem,
Rodzinnego
c) regulaminu
Ogrodu
Działkowego
„Krepa-Rosa.
zwanego
dalej
regulaminem.
2. Instrukcja pacy zarządu stowarzyszenia i powołanego biura stowarzyszenia jest
dokumentem wewnątrzorganizacyjnym określającym tryb pracy i zakres obowiązków
członków zarządu Stowarzyszenia Ogrodowego „Nasza Krępa” oraz pracowników
biura Stowarzyszenia Ogrodowego „Nasza Krępa”.
3. W skład zarządu stowarzyszenia wchodzi:
a) prezes,
b) pierwszy wiceprezes,
c) drugi wiceprezes,
d) sekretarz,
e) skarbnik,
f) członkowie.
4. Zarząd Stowarzyszenia Ogrodowego „Nasza Krępa” zwany zarządem ma prawo
powołać prezydium zarządu.
5. Zarząd pracuje na podstawie programu – planu pracy zarządu na dany rok
zatwierdzonego przez walne zebranie oraz planów pracy doraźnych komisji
zatwierdzonych przez zarząd .
6. Posiedzenia zarządu odbywają się zgodnie z planem pracy, nie rzadziej niż raz
w miesiącu. Obrady prowadzi
prezes lub zastępujący go pierwszy wiceprezes,
a w przypadku jego nieobecności drugi wiceprezes. O zmianach terminu posiedzenia
informuje członków zarządu sekretarz. Uczestniczący w posiedzeniach członkowie
zarządu podpisują listę obecności.
7. Zarząd podejmuje decyzje w formie uchwały zwykłą większością głosów przy
obecności ponad połowy liczby członków zarządu ustalonej na walnym zebraniu.
2
Uchwały bezpośrednio dotyczące indywidualnego członka stowarzyszenia, działkowca
są sporządzane jako odrębne dokumenty dla każdej sprawy.
8. Z posiedzenia zarządu sekretarz sporządza protokół, który podpisują prezes i sekretarz
lub zastępujący prezesa pierwszy wiceprezes a w przypadku jego nieobecności drugi
wiceprezes.
9. Prezes wraz z sekretarzem sprawują nadzór nad prawidłowym przechowywaniem
dokumentów stowarzyszenia. Bezpośrednia odpowiedzialność za zabezpieczenie
dokumentów spoczywa na kierowniku biura stowarzyszenia.
10. W ramach pracy zarządu stowarzyszenia mogą być powoływane doraźne komisje,
których zadaniem jest rozwiązywanie problemów wynikających z bieżącej działalności
stowarzyszenia.
11. Przewodniczący komisji
doraźnych są wybierani
spośród członków zarządu. Z
działalności komisji składają sprawozdania (protokół). Wnioski komisji są brane pod
uwagę przy wydaniu decyzji bądź uchwały zarządu w sprawie.
12. Wszyscy członkowie zarządu biorą udział w sporządzaniu sprawozdań z działalności
merytorycznej za dany rok.
13. Ważne ogłoszenia i informacje zarząd zamieszcza na tablicach ogłoszeń na terenie
rodzinnego ogrodu działkowego i stronie internetowej ogrodu.
14. Za wywieszanie i aktualizację informacji odpowiada kierownik biura stowarzyszenia.
15. Zakres działania i odpowiedzialności członków niepełniących funkcji w zarządzie jest
uchwalany uchwałą zarządu i uwzględnia potrzeby stowarzyszenia i rodzinnego
ogrodu działkowego.
II.
Zakres działania prezesa zarządu
1. Prezes kieruje i odpowiada za całokształt prac zarządu. Reprezentuje stowarzyszenie
na zewnątrz.
2. Podlega mu bezpośrednio kierownik biura stowarzyszenia.
3. W swojej działalności jest wspomagany przez sekretarza zarządu może również
posiłkować obsługą prawną w tym płatną.
4. Zawiera umowy z wykonawcami, podmiotami świadczącymi usługi na rzecz
rodzinnego ogrodu działkowego oraz ma prawo zatrudniać/zwalniać osoby
3
wykonujące zlecone prace w ramach działającego biura stowarzyszenia oraz osoby
którym powierzono prace remontowe, konserwatorskie czy porządkowe.
III.
Zakres działania pierwszego wiceprezesa
1. Do zadań pierwszego wiceprezesa należy:
a) zastępowanie prezesa w czasie ich nieobecności,
b) dokonywanie bieżących przeglądów infrastruktury i zagospodarowania rodzinnego
ogrodu działkowego,
c) organizowanie inwestycji i remontów prowadzonych w rodzinnym ogrodzie
działkowym zgodnie z „Instrukcją prowadzenia inwestycji i remontów w ROD”,
d) wnioskowanie o przeznaczenie środków gromadzonych na funduszu ogrodowym,
e) opracowanie merytorycznie i finansowo projektów inwestycyjnych,
f) przygotowywanie
zapytań
ofertowych
oraz
umów
na
podejmowane
prace
inwestycyjne i remontowe,
g) informowanie
zarządu
o
stanie
realizowanych
projektów
remontowych
i inwestycyjnych.
IV.
Zakres działania drugiego wiceprezesa
1. Do zadań drugiego wiceprezesa należy:
a) zastępowanie prezesa i pierwszego wiceprezesa w czasie jego nieobecności,
b) inicjowanie działania z promowaniem ekologicznych zachowań na działkach,
c) prowadzenie nadzoru nad właściwym zagospodarowaniem działek.
d) przygotowywanie dokumentacji związanej z pozyskiwaniem środków zewnętrznych
na rozwój rodzinnego ogrodu działkowego oraz informowanie zarządu o stanie
realizacji poszczególnych projektów,
e) nawiązywanie współpracy ze Starostwem Powiatowym w Piasecznie i Urzędem
Gminy
Prażmów
oraz
ze
stowarzyszeniami,
fundacjami
pozarządowymi,
f) nadzorowanie działalności administracyjno-biurowej zarządu.
4
i
organizacjami
Zakres działania sekretarza
V.
1. Do zadań sekretarza należy:
a) koordynowanie współpracy członków zarządu pomiędzy posiedzeniami
b) przygotowanie niezbędnej dokumentacji, w tym projektów uchwał, na posiedzenia
zarządu w porozumieniu z prezesem oraz kierownikiem biura stowarzyszenia,
c) prowadzenie listy obecności na posiedzeniach zarządu, która każdorazowo jest
podpisywana przez uczestników obrad,
d) przygotowanie wstępnej oceny realizacji programu -planu pracy zarządu na dany
rok,
e) prowadzenie polityki informacyjnej stowarzyszenia przy wykorzystaniu tablic
informacyjnych znajdujących się na terenie rodzinnego ogrodu działkowego oraz
strony internetowej ogrodu,
f) nadzorowanie pracy administratora strony internetowej.
Sekretarz zarządu odpowiada za dokumentację pracy zarządu a w szczególności za
2.
bieżące protokoły z odbytych posiedzeń zarządu
zgodnie z planem pracy zarządu
zatwierdzonym przez walne zebranie.
VI .
1.
Zakres działania skarbnika
Do zadań skarbnika należy:
a) koordynacja i nadzór nad działalnością finansową stowarzyszenia,
b) przestrzeganie dyscypliny finansowej w ramach zatwierdzonego planu finansowego na
dany rok
b) bieżąca współpraca z biurem rachunkowym,
c) przygotowanie w porozumieniu księgowością ogrodu oraz kasjerem sprawozdania
finansowego za dany rok obrachunkowy,
d) przygotowanie i przedstawienie zarządowi do akceptacji danych do przygotowania
planu finansowego na rok następny,
e) przygotowanie i przekazanie zarządowi w stosownym terminie, planu finansowego
stowarzyszenia na następny rok,
f) analiza wpłat dokonanych przez działkowców i przepływów finansowych,
g) informowanie zarządu o bieżącej sytuacji finansów stowarzyszenia,
h) koordynowanie prac i nadzór nad windykacją zaległych płatności należnych
stowarzyszeniu,
5
i) pełnienie z ramienia zarządu nadzoru nad pracą kasjera oraz księgowością ogrodu,
j) współudział zakresie finansowym, w procedurach ofertowych,
k) opiniowanie celowości wydatków nie ujętych w preliminarzu wydatków na dany rok.
Biuro Stowarzyszenia Ogrodowego „Nasza Krępa”
VII.
1.
Przepisy wstępne
Biuro Stowarzyszenia Ogrodowego „Nasza Krępa” zwane dalej biurem stowarzyszenia
jest powoływane na podstawie § 1 ust. 3 statutu stowarzyszenia.
2.
Biuro stowarzyszenia jest organem wykonawczym zarządu stowarzyszenia. Realizuje
w jego imieniu zadania statutowe stowarzyszenia oraz uchwały walnego zebrania oraz
zarządu.
3.
Środki finansowe na funkcjonowanie biura stowarzyszenia są ujmowane w planie
przychodów i wydatków na dany rok.
4.
Prawa i obowiązki pracowników biura oraz pracodawcy, w zależności od zawartej
umowy o świadczenie pracy są regulowane prze Kodeks Pracy lub Kodeks Cywilny oraz
inne akty wykonawcze.
5.
Umowę o świadczenie pracy z pracownikami biura zawiera prezes zarządu.
6.
W skład biura stowarzyszenia wchodzi:
a) kierownik biura stowarzyszenia,
b) księgowa,
c) kasjer,
d) pracownicy służby porządkowo-ochronnej,
e) elektryk -konserwator,
f) hydraulik -konserwator,
g) sprzątaczka.
7.
Zarząd ma prawo powierzyć obowiązki pracowników biura stowarzyszenia podmiotom
gospodarczym poprzez zawarcie z nimi umowy na świadczenie usługi z wyjątkiem
stanowiska kierownika biura stowarzyszenia.
6
8.
Zarząd stowarzyszenia udostępnia pracownikom biura stowarzyszenia pomieszczenia
budynku administracyjnego oraz inne obiekty i zapewnia niezbędne, przedmioty,
narzędzia do wykonywania pracy.
9.
Czas
udostępnienia
pracownikom
biura
stowarzyszenia
pomieszczeń
budynku
administracyjnego oraz innych obiektów do wykonywania pracy określa prezes zarządu.
VIII. Zakres obowiązków kierownika biura stowarzyszenia
1.
Kierownik biura stowarzyszenia podlega prezesowi zarządu.
2.
Realizuje zadania zlecone przez prezesa w zakresie prowadzenia i administrowania
rodzinnym ogrodem działkowym oraz stowarzyszeniem w systemie zadaniowym.
3.
Prowadzi politykę informacyjną stowarzyszenia poprzez:
a) przyjmowanie interesantów,
b) wywieszanie informacji i ogłoszeń na tablicach ogrodowych oraz na stronie internetowej
rodzinnego ogrodu działkowego,
c) przesyłanie informacji drogą elektroniczną, pocztą lub kurierem.
4.
Kierownik
biura
stowarzyszenia
jest
przełożonym
wszystkich
pracowników
zatrudnionych w biurze stowarzyszenia Odpowiada przed prezesem za realizację prac
zleconych biuru stowarzyszenia.
5.
W przypadku powierzenia obowiązków pracowników biura stowarzyszenia podmiotom
gospodarczym, kierownik biura stowarzyszenia jest upoważniony przez zarząd do
prowadzenia nadzoru i do rozliczania ich z wykonanej pracy.
6.
Do zadań kierownika biura należy:
a) prowadzenie
kancelarii
stowarzyszenia
zgodnie
z
„Instrukcją
kancelaryjną
Stowarzyszenia Ogrodowego „Nasza Krępa” oraz archiwizowanie dokumentów na
podstawie „Rzeczowego wykazu akt”, z wyjątkiem dokumentów finansowych,
b) przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do ustanowienia, przeniesienia prawa do
działki, wygaśnięcia prawa do działki oraz przyjęcia w poczet członków stowarzyszenia
lub rozwiązania i ustania członkostwa,
c) sporządzanie projektów pism i prowadzenie korespondencji zarządu,
d) przygotowywanie dokumentacji na posiedzenia zarządu w porozumieniu z sekretarzem
i prezesem zarządu,
e) prowadzenie ewidencji członków stowarzyszenia, członków rodzinnego ogrodu
działkowego oraz ewidencji działek na podstawie kart działek,
7
f)
załatwianie spraw zarządu, które nie wymagają obecności prezesa lub innego członka
zarządu,
g) utrzymywanie w ciągłej aktualizacji wykazów telefonów do powołanych służb, osób
funkcyjnych oraz podmiotów gospodarczych świadczących usługi na rzecz rodzinnego
ogrodu działkowego.
7.
Kierownik biura stowarzyszenia organizuje i odpowiada za prace konserwatorskie małej
architektury ogrodu oraz za prace związane z pielęgnacją zieleni na terenie ogólnym
rodzinnego ogrodu działkowego.
8.
Kierownik biura stowarzyszenia odpowiada za magazyny i dokumentacje magazynową,
za ład i porządek w pomieszczeniach magazynowych, hydroforni oraz w budynku
administracyjnym. Jest również odpowiedzialny za sprawdzanie stanu technicznego
infrastruktury oraz urządzeń rodzinnego ogrodu działkowego ze szczególnym
zwróceniem uwagi na plac zabaw „Krępuś”. Wszelkie stwierdzone uwagi przekazuje
niezwłocznie prezesowi.
9.
Kierownik biura ma obowiązek opracować zapotrzebowanie na zakup niezbędnych
materiałów i urządzeń dla potrzeb rodzinnego ogrodu działkowego, stowarzyszenia oraz
biura stowarzyszenia.
10. Kierownika biura stowarzyszenia wyznacza się uchwałą zarządu na administratora
danych osobowych i powierza mu się ochronę danych osobowych.
11. Kierownik biura stowarzyszenia w razie zaistnienia sytuacji szczególnej, klęski
żywiołowej jest odpowiedzialny za rozpoczęcie akcji powiadamiania właściwych służb
oraz zainteresowanych osób.
12. Na wniosek zarządu lub prezesa, kierownik biura stowarzyszenia składa pisemną
informację na temat:
a)
bezpieczeństwa w rodzinnym ogrodzie działkowym,
b) oceny realizacji prac zleconych przez podległych mu pracowników,
c) pracy biura stowarzyszenia.
IX.
Zakres obowiązków kasjera
1.
Kasjer podlega kierownikowi biura stowarzyszenia.
2.
Nadzór nad pracą kasjera z ramienia zarządu prowadzi skarbnik.
3.
Do zadań kasjera należy:
a) prowadzenie ewidencji kasowej zgodnie z zasadami rachunkowości .
8
b) prowadzenie księgowości analitycznej,
c) przyjmowanie wpłat na rzecz stowarzyszenia,
d) wypłacanie należności finansowych w imieniu stowarzyszenia,
e) prowadzenie ewidencji i rozliczeń działkowych za działki i media,
f)
rozliczanie
delegacji
oraz
innych
dokumentów
kasowych,
finansowych
zatwierdzonych przez prezesa,
g) wypłacanie i rozliczanie zaliczek.
4.
Kasjer w porozumieniu z kierownikiem biura stowarzyszenia sporządza umowy cywilnoprawne.
5.
Kasjer prowadzi windykację należności od działkowców poprzez przygotowanie
korespondencji i wezwań do zapłaty.
6.
Kasjer archiwizuje dokumenty kasowe oraz inne dokumenty wytworzone w kasie na
podstawie „Rzeczowego wykazu akt”.
7.
Na polecenie skarbnika lub kierownika biura stowarzyszenia kasjer przygotowuje na
potrzeby zarządu informacje o bieżących wpłatach i wydatkach.
8.
Kasjer dokonuje wpłat gotówki do banku.
9.
Kasjer współpracuje z księgowością ogrodu (biurem rachunkowym). Dostarcza jej
opisane i zatwierdzone dokumenty finansowe.
10. Kasjer wykonuje inne obowiązki zlecone przez przełożonego, które wynikają
z działalności kasy stowarzyszenia.
X. Zakres obowiązków księgowej
1.
Obowiązki księgowej stowarzyszenia powierzono biuru rachunkowemu, które spełnia
wymogi ustawy o rachunkowości.
2.
Biuro rachunkowości prowadzi księgowość syntetyczną stowarzyszenia.
3.
Biuro rachunkowości współpracuje z kasjerem.
4.
Biuro rachunkowości z ramienia zarządu nadzoruje skarbnik.
5.
Zakres obowiązków biura rachunkowości reguluje umowa zawarta z zarządem.
XI. Zakres obowiązków elektryka –konserwatora
1.
Elektryk –konserwator podlega kierownikowi biura stowarzyszenia.
2.
Do zadań elektryka należy:
a) prowadzenie
konserwacji
sieci
energetycznej
oraz
urządzeń
znajdujących się na terenie ogólnym rodzinnego ogrodu działkowego,
9
elektrycznych
b) usuwanie awarii sieci energetycznej,
c) spisywanie podliczników zużycia energii elektrycznej oraz wody z sieci
wodociągowej przez poszczególne działki, o ile czynność ta nie została powierzona
innej osobie,
d) przygotowanie informacji dla zarządu na temat zakupu materiałów elektrycznych
niezbędnych do zabezpieczenia prawidłowej pracy sieci energetycznej.
3.
Elektryk wykonuje inne obowiązki zlecone przez przełożonego, które wynikają
z działalności elektryka -konserwatora.
XII.
1.
Zakres obowiązków hydraulika – konserwatora pompy głębinowej
Hydraulik –konserwator pompy głębinowej podlega
nadzorowi kierownika biura
stowarzyszenia.
2.
Do zadań hydraulika –konserwatora pompy głębinowej należy:
a) prowadzenie konserwacji pompy głębinowej, a w szczególności pomiarów na
poszczególnych uzwojeniach silnika trójfazowego,
b) usuwanie awarii sieci wodociągowej,
c) odnotowywanie uwag dotyczących ciśnienia hydroforu w książce pracy hydroforni.
d) przygotowanie sieci wodociągowej do pracy na małym zbiorniku ( 1000 l. ) –
październik / kwiecień oraz dużym (6000l. ) w sezonie letnim – maj/wrzesień
e) dbanie o ład i porządek w pomieszczeniu hydroforni.
3.
Hydraulik –konserwator pompy głębinowej wykonuje inne obowiązki zlecone przez
kierownika biura stowarzyszenia, które wynikają z działalności hydraulika-konserwatora.
XIII. Zakres obowiązków pracowników służby porządkowo-ochronnej
1.
Pracownicy służby porządkowo-ochronnej podlegają nadzorowi kierownika biura
stowarzyszenia.
2.
Do zadań służby porządkowo-ochronnej należy:
a) fizyczna ochrona, dozór, utrzymanie porządku i czystości na terenie Rodzinnego
Ogrodu Działkowego „Krępa-Rosa” w systemie pracy 24/48h jeden pracownik na
dobę,
b) przynajmniej czterokrotne na dobę piesze lub rowerowe patrolowanie całego terenu
rodzinnego ogrodu działkowego,
c) włączanie i wyłączania oświetlenia ogrodu o ustalonej porze,
10
d) obserwacja terenu rodzinnego ogrodu działkowego bez możliwości wchodzenia na
teren działek działkowców,
e) prowadzenie rejestru podmiotów gospodarczych, pracowników wykonujących prace
na terenie rodzinnego ogrodu działkowego oraz ewidencjonowanie wjazdu firm
świadczących usługi i ujmowanie w dokumentacji numeru działki, z której odebrano
nieczystości ciekłe,
f) reagowanie na wszelkie przejawy zakłócenia miru domowego oraz regulaminu
porządkowego obowiązującego w rodzinnym ogrodzie działkowym,
g) sprawdzanie
zabezpieczania
bram
wjazdowych,
budynku
administracyjnego,
hydroforni i oplombowania skrzynek elektrycznych oraz sprawdzenie stanu
technicznego urządzeń placu zabaw,
h) podejmowanie niezbędnych działań w przypadku stwierdzenia awarii, zagrożeń itp.
poprzez powiadomienie odpowiednich służb, firm świadczących usługi na rzecz
rodzinnego ogrodu działkowego i osób funkcyjnych stowarzyszenia,
i) w sezonie zimowym odśnieżenie wzdłuż bramy głównej na szerokości ok. 5 m oraz
chodnika od furtki bramy głównej do budynku administracyjnego na długości ok. 50
mb. a także w obrębie altanki śmietnikowej,
j) w okresie wiosenno-letnim wykonywanie drobnych prac pielęgnacyjnych roślin od
bramy głównej w kierunku budynku administracyjnego,
k) przygotowanie śmieci nieposegregowanych do wywozu poprzez rozerwanie worków
w zbiorczym kontenerze,
l) utrzymanie czystości na dyżurce w budynku administracyjnym oraz w jej rejonie.
3.
Służba porządkowo-ochronna wykonuje inne obowiązki zlecone przez przełożonego,
które wynikają z działalności tej służby.
XIV. Zakres obowiązków sprzątaczki
1.
Sprzątaczka podlega kierownikowi biura stowarzyszenia.
2.
Do zadań sprzątaczki należy sprzątanie toalet publicznych znajdujących się na terenie
rodzinnego ogrodu działkowego, pomieszczeń budynku administracyjnego, hydroforni z
wyjątkiem dyżurki.
3.
Sprzątaczka jest zatrudniona sezonowo. Okres jej zatrudnienia jest zależny od potrzeb
rodzinnego ogrodu działkowego.
4.
Sprzątaczka wykonuje inne obowiązki zlecone przez przełożonego, które wynikają z jej
zakresu obowiązków.
11
XV.
1.
Postanowienia końcowe
Zarząd Stowarzyszenia Ogrodowego „Nasza Krępa” ma prawo powierzyć wykonywanie
obowiązków osób funkcyjnych biura stowarzyszenia innym podmiotom zewnętrznym,
kierując się interesem stowarzyszenia i rodzinnego ogrodu działkowego.
2.
Zarząd może upoważnić przewodniczącego komisji doraźnej do sprawowania w imieniu
zarządu nadzoru nad osobami funkcyjnymi biura stowarzyszenia.
Instrukcja pracy zarządu Stowarzyszenia Ogrodowego „Nasza Krępa” i biura Stowarzyszenia
Ogrodowego „Nasza Krępa” została zatwierdzona przez zarząd uchwałą nr 48/Z/2015 z dnia
30.08. 2015 roku.
12
Struktura zarządzania Stowarzyszeniem Ogrodowym „Nasza Krępa”
PREZES
PIERWSZY
WICEPREZES
DRUGI
WICEPREZES
SKARBNIK
SEKRETARZ
CZŁONEK
ADMINISTRATOR
STRONY
INTRENETOWEJ
CZŁONEK
CZŁONEK
CZŁONEK
KIEROWNIK
BIURA STOWARZYSZENIA
KASJER
SŁUŻBA
PORZĄDKOWO OCHRONNA
KSIĘGOWOŚĆ
HYDRAULIK
KONSERWATOR
POMPY GŁĘBINOWEJ
SPRZĄTACZKA
ELEKTRYK
KONSERWATOR
LEGENDA:
WSPÓŁPRACA
NADZÓR
PODLEGŁOŚĆ
ZIELONY
NIEBIESKI
CZERWONY
13
ZARZĄD
BIURO STOWARZYSZENIA
PODMIOTY GOSPODARCZE