Lista kontrolna relokacji firmy

LISTA KONTROLNA RELOKACJI FIRMY
Na 3 miesiące przed przeprowadzką
☐ Wybierz komitet przeprowadzkowy
☐ Oszacuj ramowy budżet przeprowadzki
☐ Weź pod uwagę zatrudnienie specjalistycznej firmy przeprowadzkowej
☐ Skoordynuj przeniesienie serwerów i sprzętu IT
☐ Skontaktuj się ze swoim operatorem telefonów w celu przeniesienia numerów.
☐ Sprawdź czy sprzęt używany w firmie nie wymaga specjalnych metod przeniesienia go. Delikatny sprzęt
pomiarowy lub wyposażenie laboratorium może wymagać odpowiednich czynności podczas przeprowadzki.
☐ Sprawdź obecną umowę najmu pod kątem przekazania powierzchni zarządcy. Zorganizuj spotkanie w tej
sprawie ze swoim zarządcą.
☐ Skontaktuj się operatorem łączy telekomunikacyjnych, aby ustalić datę przełączenia na nowy adres.
☐ Zarezerwuj windę na czas przeprowadzki
☐ Zamów klucze do nowego obiektu
☐ Skontaktuj się z nowym zarządcą w celu umieszczenia logo/danych firmy na budynku lub w recepcji
☐ W zależności do wielkości przeprowadzki skontaktuj się i porozmawiaj z 3-4 firmami przeprowadzkowymi.
☐ Zamów nowe wizytówki, papeterię oraz inne materiały drukowane na których znajdował się stary adres.
☐ Skoordynuj zmianę adresu na stronie internetowej oraz w stopkach maili.
☐ Powiadom klientów oraz firmy usługowe o planowanej zmianie adresu
☐ Powiadom pocztę oraz bank
☐ Po zmianie adresu w banku pamiętaj żeby uaktualnić go na wszystkich stronach, które przyjmują automatyczne
płatności
☐ Powiadom urząd skarbowy
☐ Powiadom ubezpieczyciela o zmianie adresu. Jeżeli to wymagane zdobądź nowe lub zaktualizuj ubezpieczenie.
Na 2 miesiące przed przeprowadzką
☐ Skoordynuj przenosiny sprzętu IT ze swoim działem informatycznym
☐ Zbierz grupę przeprowadzkową tak, aby w każdym dziale był jeden z członków.
☐ Zbierz propozycję oraz sugestie planów nowych pomieszczeń od pracowników
☐ Przygotuj przeniesienie specjalistycznego sprzętu oraz archiwum
☐ Przygotuj ramowy harmonogram przeprowadzki
Na 1 miesiąc przed przeprowadzką
☐ Ustanów system metkowania i przypisywania kodów. Przygotuj plany pięter oraz pomieszczeń
☐ Ustal potrzebę ubezpieczenia przeprowadzki.
☐ Utwórz kampanię, aby powiadomić prasę oraz swoich klientów o zmianie adresu
☐ Ustal procedury bezpieczeństwa podczas przeprowadzki. Weź pod uwagę dane poufne oraz krytyczne.
☐ Zapewnij zewnętrzny magazyn dla starszych materiałów trzymanych w archiwum
☐ Uszczegółów harmonogram przeprowadzki
Na 2 tygodnie przed przeprowadzką
☐ Sfinalizuj harmonogram przeprowadzki
☐ Zadbaj, aby pracownicy wiedzieli jak poruszać się po nowym obiekcie oraz zadbaj o miejsca
parkingowe
☐ Zamów materiały niezbędne do pakowania oraz metkowania pudełek.
☐ Przygotuj niezbędne materiały dla pracowników w nowej siedzibie
☐ Ustal kanały przepływu informacji podczas przeprowadzki oraz tryb wprowadzania zmian w harmonogramie
☐ Ustal listę kontaktów biorąc pod uwagę firmę przeprowadzkową
☐ Ustal na miejscu koordynatora przeprowadzki
☐ Wybierz firmę sprzątającą, która zajmie się biurami po przeprowadzce
Tydzień przeprowadzki
☐ Zamów dodatkowe materiały do pakowania
☐ Oznacz miejsce docelowe według wcześniej przyjętego klucza oznaczania pudełek
☐ Roześlij listę kontaktów potrzebnych podczas przeprowadzki
☐ Sfinalizuj wszystkie harmonogramy oraz procedury przeprowadzki
☐ Przygotuj budynki do przeprowadzki – zabezpiecz powierzchnie, rogi oraz windy
☐ Ustal termin szkolenia z procedur bezpieczeństwa w nowym budynku
☐ Zmień zamki oraz kody dostępu w nowej lokalizacji
☐ Zmień adres w swoich płatnych kampaniach reklamowych
☐ Nie zapomnij o mediach socjalnych – pochwal się nową lokalizacją
Dzień/Dni przeprowadzki
☐ Ustal osoby odpowiedzialne za kontakt w nowej i starej siedzibie
☐ Koordynuj przeprowadzkę w celu zaradzenia jakimkolwiek powstałym wątpliwościom
☐ Rób obchód i sprawdzaj czy wszystko idzie zgodnie z harmonogramem bez opóźnień
☐ Przypisz klucze/karty dostępu dla nowej lokalizacji
☐ Rozdystrybuuj materiały potrzebne pracownikom
Zadania po przeprowadzce
☐ Utrzymaj centrum „przeprowadzkowe” oraz drużynę „przeprowadzkową” w celu zaradzenia wszelkim
wątpliwościom oraz zorganizuj punkt rzeczy znalezionych
☐ Przydziel zadania grupom odpowiedzialnym za przygotowanie/wykończenie powierzchni w nowej
siedzibie
☐ Roześlij nowe listy kontaktów oraz rozkład działów
☐ Zbierz wszystkie karty dostępu oraz klucze do starej siedziby
☐ Zbadaj czy nie ma żadnych zniszczeń ani uszkodzeń. Przygotuj odpowiednie raporty.
☐ Zatwierdź faktury firm biorących udział w przeprowadzce
☐ Ciesz się nową siedzibą
Strona 2