Protokół nr 14 z dnia 17 lutego 2014 roku
Transkrypt
Protokół nr 14 z dnia 17 lutego 2014 roku
Protokół Nr 14 posiedzenia Rady Działalności Pożytku Publicznego Miasta Torunia z dnia 17 lutego2014 roku 17 lutego 2014 r. o godz. 9.00 w sali 32 budynku głównego Urzędu Miasta Torunia odbyło się XIV posiedzenie Rady Działalności Pożytku Publicznego Miasta Torunia. Nieobecność na spotkaniu usprawiedliwiły następujące osoby: 1. 2. 3. 4. 5. p. Jolanta Żydołowicz p. Marek Pijanowski p. Paweł Piotrowicz p. Jarosław Więckowski p. Izabela Miłoszewska Proponowany porządek obrad na posiedzeniu Rady Działalności Pożytku Publicznego Miasta Torunia w dniu 17.02.2014 roku: 1. Sprawy organizacyjne: a. przyjęcie protokołu z XIII posiedzenia RDPP, b. przyjęcie porządku obrad. 2. Partnerstwa Gminy Miasta Toruń z NGO. 3. Zespoły robocze przygotowujące XI Forum Organizacji Pozarządowych; przedstawienie wyników ankiet. 4. Polityka lokalowa. 5. Program współpracy – wskaźniki jakościowe z realizowanych projektów. 6. Wolne wnioski. 7. Zakończenie posiedzenia. AD 1. SPRAWY ORGANIZACYJNE a) protokół z poprzedniego posiedzenia RDPP przyjęto 7 głosami, 2 osoby wstrzymały się od głosu: 7 – 0 – 2 b) zaproponowany przez Przewodniczącą porządek obrad na posiedzeniu RDPP w dniu 17 lutego 2014 r. przyjęto 8 głosami, 1 osoba wstrzymała się od głosu: 8 – 0 – 1. AD 2. PARTNERSTWA GMINY MIASTA TORUŃ Z NGO Głos zabrali: Ewa Kwiesielewicz-Szyszka, E. Grobelska, M. Rosiński, J. Grabowski, Ł. Broniszewski, D. Knut, R. Kowalski. Ł. Broniszewski przygotował propozycję procedury – w załączniku nr 1. Ustalenia: przeredagować pkt. 3: wniosek z propozycją partnerstwa można złożyć w dniu ogłoszenia konkursu lub po dniu ogłoszenia konkursu; 1 przeredagować pkt. 4: nabór trwa nie dłużej niż 7 dni kalendarzowych od dnia opublikowania fiszki przez pierwszą organizację; dopisać do pkt. 5: po zapoznaniu się z fiszką dyrektor wydziału związanego merytorycznie z zakresem planowanego projektu może uznać, że propozycja współpracy nie wpisuje się w działania strategiczne i nie podejmuje rozmów, tylko przygotowuje pisemną odpowiedź w przeciągu 5 dni kalendarzowych wraz z uzasadnieniem odmowy podjęcia rozmów; ofertę można złożyć również w wersji papierowej – decyduje data wpływu do UM; publikacja informacji o propozycji partnerstwa na stronie torun.pl, orbiToruń.pl; projekty partnerskie powstają wspólnie, nie są nigdy narzucone - przez żadną ze stron potencjalnego partnerstwa. Ł. Broniszewski przygotuje opis procedury po naniesieniu w/w uwag, po czym roześle ją do wszystkich członków Rady, aby osoby, które były nieobecne mogły wnieść swoje uwagi. Na najbliższym posiedzeniu RDPP zostanie ostatecznie przyjęta procedura zawierania partnerstw. AD 3. ZESPOŁY ROBOCZE PRZYGOTOWUJĄCE XI FORUM POZARZĄDOWYCH; PRZEDSTAWIENIE WYNIKÓW ANKIET ORGANIZACJI Głos zabrali: Ewa Kwiesielewicz-Szyszka, Ł. Broniszewski, J. Grabowski Ankieta i wnioski: 25 osób wypełniło ankietę ankieta została opublikowana na orbiToruń, na stronie Kujawsko - Pomorskiej Federacji Organizacji Pozarządowych, na regionalnej witrynie portalu ngo.pl i profilach fejsbukowych oraz przesłana newsletterem do organizacji; zakresy tematyczne, które się pojawiły w ankiecie: współpraca z GMT, partnerstwa, zarządzanie w organizacji, wolontariat, seniorzy, III sektor dziś i co dalej, nowe technologie, mechanizmy finansowania, ciała dialogu, procesy konsultacyjne; propozycje struktury forum: bardzo duża liczba głosów za formą warsztatową, dyskusyjną; propozycja wprowadzenia na jednej sali do paneli warsztatowych; praca w grupach – na końcu spotkanie się wszystkich i zebranie wniosków; pojawia się propozycja kilkudniowego forum, w różnych miejscach w mieście, w biurach organizacji, salach UM; seniorzy do południa, a młodzież popołudniu; propozycja by pojawiał się przestrzeń do prezentacji organizacji, wystawy; propozycja przeprowadzenia debaty na wskazany przez największą liczbę głosów, problem III sektora w Toruniu, z udziałem NGO, radnych, prezydenta np. PR= Partnerstwo realne, czyli o zlecaniu przez samorząd własnych zadań III sektorowi; kilka osób podało swoje dane kontaktowe, gdyż wyraziło chęć do zaangażowania się w prace grup roboczych A. Szczepańska ma przygotować zestawienie statystyczne propozycji tematów na forum i propozycji co do formy forum i wysłać mailowo do członków RDPP, aby zamieścić w wersji on-line formularz, na którym NGO-sy będą mogły zagłosować na tematy, które według nich mają się pojawić na forum. AD 4. POLITYKA LOKALOWA Głos zabrali: Ewa Kwiesielewicz – Szyszka, E. Grobelska, R. Kowalski, J. Grabowski, E. Dokurno, M. Mikulska, J. Pleskot 2 Zaproszeni goście: Monika Mikulska – dyrektor Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej, Janusz Pleskot – dyrektor Wydziału Edukacji a) list od Stowarzyszenia Diabetyków w sprawie rachunku za centralne ogrzewanie, który przyszedł w styczniu 2014 r. co nie kwalifikowało do rozliczenia go z dotacji miejskiej za rok ubiegły. Pan złożył prośbę o rozłożenie na 3 raty od marca – ZGM wyraził zgodę. propozycje rozwiązań: ZGM zobowiązał się do kontaktu z firmą, która rozlicza centralne ogrzewanie, aby przeprowadzała odczyt liczników wcześniej – w listopadzie; ogólnodostępna informacja dla organizacji, że może zgłosić się wcześniej do ZGM po odbiór faktury. To może mieć miejsce w wyjątkowych sytuacjach i organizacje te które potrzebują to wiedzą gdzie mają się zgłosić. Nigdy nie było kłopotów, ale nie może być to informacja ogólnodostępna ponieważ faktura musi być wystawiona żeby można ją było odebrać. b) sprawozdawczość organizacji, które wynajmują lokale na preferencyjnych warunkach - organizacje są zobowiązane do przedstawiania comiesięcznych sprawozdań i sprawozdania rocznego wydziałom merytorycznym. Wydziały przesyłają dokumentację do Wydziału Komunikacji Społecznej i Informacji, który do 31 marca każdego roku sporządza informację dla Prezydenta Miasta Torunia – wg Zarządzenia nr 240/11 PMT z dnia 20.07.2011 r. propozycje rozwiązań: Wydział Komunikacji Społecznej i Informacji jest w trakcie przygotowywania zmian w Zarządzeniu 240/11, które zniosłyby konieczność składania przez organizacje comiesięcznych sprawozdań, a wprowadziły możliwość składania wcześniej umówionych wizyt w siedzibach organizacji, po to, aby zobaczyć jaka działalność i na rzecz jakich osób jest prowadzona w lokalu. c) czy polityka lokalowa uwzględnia: obniżony standard lokalu, partycypacje przez organizacje w kosztach remontu, obniżenie stawki w zamian za remont lokalu? jeśli tak, to czy organizacje wiedzą, że z tych możliwości mogą korzystać? jeśli lokal wymaga remontu, ZGM umawia się z organizacją, że na czas trwania remontu są zwolnieni z czynszu - tylko na czas trwania remontu nie ma mowy o odliczeniach remontu z czynszu jest możliwość ustalenia podziału zadań np. po stronie ZGM jest zakup farb, po stronie organizacji przeprowadzenie remontu remont lokalu na terenie szkoły, dotyczy podstawowych działań remontowych; jeśli organizacja chce dostosować lokal do działań, które wymagają specjalistycznego remontu, to Wydział Edukacji nie pokrywa kosztów takiego remontu i organizacja z tego tytułu nie jest zwalniana z opłat na czas trwania remontu. ZGM podpisuje z organizacją porozumienie remontowe, w którym jest wymieniony zakres koniecznych prac remontowych. W momencie wypowiedzenia umowy przez organizację, ZGM rozlicza te nakłady konieczne, według podpisanego porozumienia. ZGM do każdej organizacji podchodzi indywidualnie i porozumienie remontowe jest tworzone indywidualnie wg potrzeb dla każdej organizacji. wynajem lokali niestandardowych – 1m80: nie ma osobnego pomysłu na wynajem tych lokali. Dla piwnic 20% zniżki, w przypadku oficyny, bramy, podwórza – 30% zniżki. Ulgi w ZGM się łączą, w WE- się nie łączą (chodzi o ulgę z tytułu lokalu 3 niestandardowego i z tytułu charakteru prowadzonej działalności wg której zniżka może wynieść 70%, 50% lub 30%) ZGM nie kompensuje wkładu na remont organizacji, to znaczy, jeśli organizacja poniosła 10 tyś na remont, to nie znaczy, że teraz będzie użytkować lokal bezpłatnie do tej kwoty. Dyrektor szkoły w ramach swojego zarządu ma do prawo do wynajmu lokalu wg odrębnych przepisów. Te stawki to są stawki minimalne. Dyrektor nie musi dać najniższej stawki, w przypadku gdy o lokal się stara kilka organizacji. W momencie, gdy kończy się organizacji obniżka, organizacja musi napisać pismo do ZGM z prośbą o zastosowanie obniżonej stawki czynszu na następny rok. Liczba organizacji korzystających z obniżek w ZGM: z 70% zniżki korzysta 28 organizacji, z 50% zniżki korzysta 12 organizacji oraz z 30% zniżki korzystają 3 organizacje i kategoria PMT korzysta 15 organizacji. propozycje rozwiązań: informacja zbiorcza dla organizacji, o w/w możliwościach; opracować dokumenty dot. polityki lokalowej, które powinny być załącznikiem do programu współpracy GMT z NGO; żadna organizacja nie przebrnie przez wnioski, regulaminy, zarządzenia; zaproponować nowe wersje rozporządzeń. propozycja dodania do sprawozdania od NGO: budżet organizacji, ile pochodzi z dotacji miejskich, a ile z własnych źródeł – żeby zobaczyć skalę działań organizacji, by miasto widziało korzyść, która płynie w działań organizacji w lokalach gminnych, a nie stratę, jak to podają media, w artykułach dotyczących polityki lokalowej w Toruniu: www.pomorska.pl/apps/pbcs.dll/article?AID=/20140103/TORUN01/140109844 http://www.pomorska.pl/apps/pbcs.dll/article?AID=/20131231/TORUN01/131239897 http://www.pomorska.pl/apps/pbcs.dll/article?AID=/20131230/TORUN01/131239989 w kwestiach lokali dla organizacji brak jest czytelności, a zwłaszcza brak jasno sformułowanych korzyści dla obu stron (gminy i organizacji); ani organizacja nie pokazuje jak efektywnie wykorzysta miejski zasób, ani gmina nie wie, po co daje lokal organizacji; procedura nie przewiduje, aby myśleć kategoriami rozwoju tak miasta, jak organizacji dzięki wykorzystaniu publicznego zasobu; kłopot ten winny niwelować zasady regulaminu przyznawania lokali, jak i sam formularz wniosku; jeśli organizacja dostaje zniżkę na wynajem lokalu, to niech nie prosi o pokrycie tych kosztów z dotacji miasta; niech szuka dofinansowania z innych źródeł, ale nie miejskich. AD 5. PROGRAM WSPÓŁPRACY – WSKAŹNIKI JAKOŚCIOWE I ILOŚCIOWE REALIZOWANYCH PROJEKTÓW Z powodu nieobecności P. Piotrowicza, ten punkt porządku obrad został przełożony na najbliższe posiedzenie RDPP. AD 6. WOLNE WNIOSKI Głos zabrali: Ewa Kwiesielewicz-Szyszka, M. Rosiński 4 Trwa procedura powołania 2 nowych członków RDPP w miejsce: p. Grzegorza Chudzika, który złożył ustna rezygnację z prac w ramach Rady oraz nie pojawił się po raz trzeci na posiedzeniu, co w myśl uchwały RMT wyklucza z dalszego uczestnictwa w RDPP oraz p. Alicji Jankowskiej, która przestała być pracownikiem UM. Projekt Zarządzenia do PMT uwzględnia kolejną osobę z listy spośród kandydatów biorących udział w wyborach do Rady, które odbyły się w 2012 r. – p. Lidię Lach (przedstawicielka Chorągwi Kujawsko – Pomorskiej Związku Harcerstwa Polskiego Hufiec Toruń) oraz p. Ewę Prządkę (Wydział Środowiska i Zieleni UM). Brak odpowiedzi od ZGM na pismo od Powiatowej Społecznej Rady ds. Osób Niepełnosprawnych w spawie lokalu złożone do ZGM w 2010 r. prośba o sprawdzenie, czy została dana odpowiedź. Regulamin RDPP – Ewa Kwiesielewicz – Szyszka przygotuje wzór, zaproponuje go i członkowie będą dyskutować mailowo i na następnym posiedzeniu. Stowarzyszenie „Tłok”, jako członek Sieć Wspierania Organizacji Pozarządowych SPLOT rozpoczął realizację ogólnopolskich działań na rzecz rozwoju Rad Działalności Pożytku Publicznego w oparciu o realizację 4 projektów przez Sieć SPLOT i jej Ośrodki wojewódzkie (16) w ramach POKL (5.4.2). Jesteśmy w projekcie w ramach subregionu z województwami: mazowieckie, kujawsko-pomorskie, podlaskie i warmińsko - mazurskie. Jest pomysł, aby w ramach tego projektu stworzyć forum rad, czyli spotkania przedstawicieli rad z tych 4 województw i dyskutowanie głównie o kwestiach związanych z pracą, standardami rad. Wcześniej takie spotkania odbędą się na poziomie wojewódzkim. Na każde spotkanie może przyjechać 2 przedstawicieli rady. Pierwsze spotkanie jest zaplanowane na 24 kwietnia w Toruniu, na które przyjadą przedstawiciele wszystkich 12 rad, bo tyle ich mamy w województwie. Kolejne spotkanie najprawdopodobniej odbędzie się 17 czerwca, a na jesieni odbędzie się pierwsze spotkanie rad z tych 4 województw i takie spotkanie będą się odbywały 4 razy w roku. Jest te z pomysł, aby przygotować materiały promocyjne dla rad, film, o radach, materiały, ulotki. Na poziomie województwa jest 12 rad tylko, więc świadomość jest mała. Projekt przewiduje powstanie nowych, szkolenia. Prace tych rad wyglądają bardzo różnie np. w Bydgoszczy, posiedzenia pierwszy wt miesiąca plus stały dyżur przewodniczącej, to ułatwia kontakt z radą. Propozycja zaproszenia prezydenta na posiedzenie RDPP i w tym celu przygotować podsumowanie tego, co RDPP do tej pory zrobiła - syntetyczna informacja na temat dotychczasowych działań i osiągnięć RDPP (dla PMT i w postaci newslettera dla NGO przez orbiToruń.pl), wraz z linkami do szerszych opisów przeprowadzonych działań. Ewa Kwiesielewicz – Szyszka przygotuje punktowo, to co udało się do tej pory wypracować RDPP, po czym każdy członek będzie mógł uzupełnić tę listę. PMT zostanie zaproszony na posiedzenie, gdy sprawozdanie będzie gotowe - zapewne w kwietniu, przy okazji rocznicy powstania ustawy o OPP i wolontariacie. Zapisy w wykazie błędów w ofertach konkursowych, które mogą zostać poprawione w wyznaczonym terminie i te które nie podlegają poprawie, powodując odrzucenie oferty z przyczyn formalnych – postulat, aby zapytać członków komisji konkursowych, czy wszystkie te zapisy były czytelne. J. Grabowski, zobowiązał się, że sam może stworzyć listę zapisów, które są niejasne, po to, aby móc je wyprostować. Kolejne posiedzenie RDPP odbędzie się 17 marca 2014 r. o godz. 9.00 5 Propozycja porządku obrad na kolejnym posiedzeniu RDPP: 1. Sprawy organizacyjne: a. przyjęcie protokołu z XIII posiedzenia RDPP, b. przyjęcie porządku obrad. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. X Forum NGO - analiza ankiet. Wskaźniki jakościowe i ilościowe Programu Współpracy GMT z NGO. Polityka lokalowa. Regulamin prac RDPP. Partnerstwa z GMT, w przypadku gdy NGO jest liderem projektu. Podsumowanie prac działalności RDPP. Wolne wnioski. Zakończenie posiedzenia. protokołowała: Agnieszka Szczepańska Załącznik nr 1 Procedura zawierania partnerstwa projektowego pomiędzy organizacjami pozarządowymi (lider projektu) i Gminą Miasta Toruń (partner projektu). Projekt procedury dla Gminy Miasta Torunia został wypracowany przy współpracy Kujawsko-Pomorskiej Federacji Organizacji Pozarządowych. Procedura zawiera niezbędne czynności podejmowane przez organizację pozarządową (w rozumieniu art. 3 Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie) oraz jednostkę samorządu terytorialnego w celu zainicjowania współpracy partnerskiej w ramach wspólnego projektu, wyłonienia partnerów i zawarcia umowy partnerstwa projektowego. Przebieg procedury w etapach: 1. Wniosek organizacji pozarządowej do GMT – elektroniczny wniosek z propozycją partnerstwa skierowany do Prezydenta Miasta Torunia na rzecz realizacji wspólnego przedsięwzięcia. Dostępny na stronie orbiTorun.pl jako aktywny formularz on-line. 2. Wypełnienie przez organizację pozarządową tzw. fiszki projektowej będącej skróconym opisem merytorycznym projektu. 3. Wniosek można złożyć wyłącznie w dniu ogłoszenia konkursu lub po dniu ogłoszenia konkursu, w ramach którego może zostać zawarte partnerstwo. 4. Od dnia opublikowania na stronie internetowej orbiTorun.pl informacji o wpłynięciu pierwszego wniosku złożonego przez organizację pozarządową z propozycją zawarcia partnerstwa swoje propozycje mogą składać także inne organizacje, a minimalny termin na zgłaszanie kolejnych propozycji wynosi 7 dni. Do czasu zamknięcia listy zgłoszeń nie są podejmowane ustalenia co do zasad i zakresu partnerstwa z żadną wnioskującą organizacją 6 5. Po upływie terminu zgłaszania wniosków dyrektor wydziału związanego merytorycznie z zakresem planowanego projektu przeprowadza z każdym wnioskodawcą negocjacje (ustne lub pisemne, w każdym przypadku protokołowane), w wyniku których rekomenduje Prezydentowi Miasta Torunia przystąpienie do partnerstwa z jedną lub kilkoma organizacjami pozarządowymi lub odstąpienie od współpracy w proponowanym we wniosku/wnioskach zakresie. 6. Rezultat negocjacji - rekomendacje wraz z merytorycznym uzasadnieniem decyzji są publikowane na stronie orbitorun.pl 7