ZARZĄDZENIE Nr OR-0152-6/09

ZARZĄDZENIE Nr OR-0152-6/09
BURMISTRZA BIAŁEJ
z dnia 17 marca 2009roku
w sprawie ustalenia szczegółowego sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej
i organizowania egzaminu kończącego tę służbę w Urzędzie Miejskim w Białej.
Na podstawie art. 19 ust. 8 ustawy z dnia 21 listopada 2008 o pracownikach
samorządowych / Dz.U. Nr 223, poz. 1458/ w związku z art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca
1990r o samorządzie gminnym/ Dz.U z 2001r Nr 142, poz.1591, z 2002r Nr 23,poz. 220, Nr
62,poz.558, Nr 113,poz.984,Nr 153,poz. 1271, Nr 214, poz.1806, z 2003r Nr 80, poz,717, Nr
162,poz.1568, z 2004r Nr 102, poz.1055, Nr 116, poz.1203, z 2005r Nr 172,poz.1441, Nr
175, poz.1457, z 2006rNr 17, poz.128, Nr 181,poz.1357, z 2007r Nr 48, poz.327, Nr 138,
poz.974, Nr 173, poz. 218 oraz z 2008r Nr 180, poz.1111 i Nr 223,poz.1458/ zarządzam co
następuje:
§1
Ustalam szczegółowy sposób przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania
egzaminu kończącego te służbę dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na
stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym w Urzędzie
Miejskim w Białej.
§2
Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o:
1) ustawie – oznacza to ustawę z dnia 21 listopada 2008r o pracownikach samorządowych
/Dz.U. Nr 223, poz. 1458/;
2) urzędzie – oznacza to Urząd Miejski w Białej;
3) burmistrzu – oznacza to Burmistrza Białej;
4) sekretarzu – oznacza to Sekretarza Gminy Biała;
5) pracowniku – oznacza to osobę podejmującą po raz pierwszy prace na stanowisku
urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym w rozumieniu ustawy, która
została skierowana do odbycia służby przygotowawczej;
6) komórce organizacyjnej – oznacza to referat, samodzielne stanowisko pracy
§3
Służba przygotowawcza ma na celu teoretyczne i praktyczne przygotowanie pracownika do
należytego wykonywanie obowiązków służbowych, zdobycie wiedzy i umiejętności
niezbędnej do pracy w urzędzie na danym stanowisku w zakresie obowiązujących przepisów
prawa, praktyki samorządowej i standardów obowiązujących w Urzędzie.
2
§4
1. Każdy pracownik podejmujący po raz pierwszy zatrudnienie na stanowisku urzędniczym
w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym jest
zobowiązany odbyć służbę
przygotowawczą zakończoną egzaminem, za wyjątkiem pracowników, którzy zostali
zwolnieni z obowiązku odbycia służby przygotowawczej na podstawie art. 19 ust. 5
ustawy.
2. Przez osobę podejmującą po raz pierwszy pracę rozumie się osobę, która nie była
wcześniej zatrudniona w:
1) urzędach marszałkowskich oraz wojewódzkich samorządowych jednostkach
organizacyjnych;
2) starostach powiatowych oraz powiatowych jednostkach organizacyjnych;
3) urzędach gmin, jednostkach pomocniczych gmin oraz gminnych jednostkach i
zakładach budżetowych;
4) biurach( ich odpowiednikach) związków jednostek samorządu terytorialnego oraz
zakładów budżetowych utworzonych przez te związki;
5) biurach ( ich odpowiednikach) jednostek administracyjnych jednostek samorządu
terytorialnego
na czas nieokreślony albo na czas określony, dłuższy niż 6 miesięcy i nie odbyła służby
przygotowawczej zakończonej zdaniem egzaminu z wynikiem pozytywnym.
§5
1. Decyzję w sprawie skierowania pracownika do odbycia służby przygotowawczej
podejmuje burmistrz.
2. Decyzja , o której mowa w ust. 1 przekazywana jest pracownikowi w formie pisemnej.
3. Wzór decyzji - pisma określa załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§6
1. Biorąc pod uwagę wykształcenie, wiedzę lub umiejętności umożliwiające należyte
wykonywanie obowiązków służbowych pracownika, burmistrz może zwolnić pracownika
z obowiązku odbywania służby przygotowawczej.
2. Decyzje o zwolnieniu pracownika z obowiązku odbywania służby przygotowawczej
podejmuje Burmistrz w oparciu o umotywowany wniosek kierownika referatu, lub
Sekretarza w odniesieniu do samodzielnego stanowiska pracy lub kierownika referatu.
3. Zwolnienie z obowiązku odbycia służby przygotowawczej nie zwalnia pracownika z
obowiązku przystąpienia do egzaminu kończącego służbę przygotowawczą.
4. Wzór wniosku o w sprawie zwolnienia pracownika z obowiązku odbywania służby
przygotowawczej określa załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia.
5. Wzór decyzji o zwolnienia pracownika z odbycia służby przygotowawczej określa
załącznik Nr 3 do niniejszego zarządzenia.
§7
1. Bezpośredni nadzór nad przebiegiem służby przygotowawczej i organizowaniem
egzaminów dla pracowników sprawuje Sekretarz.
2. Wszyscy pracownicy Urzędu, w szczególności kierownicy referatów są zobowiązani do
współpracy w organizowaniu służby przygotowawczej i egzaminów.
3
3. Osoba odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji związanej z przeprowadzeniem
służby przygotowawczej w Urzędzie jest pracownik prowadzący sprawy kadrowe w
Urzędzie.
§8
1. Pracownika kieruje się do odbycia służby przygotowawczej nie wcześniej niż po upływie
1 miesiąca od zatrudnienia i nie później niż przed upływem 2 miesięcy od zatrudnienia.
2. Służba przygotowawcza trwa od 1 do 3 miesięcy , jest odbywana bez przerwy. I kończy
się egzaminem.
3. Okres odbywania służby przygotowawczej uzależniony jest od wiedzy i kwalifikacji
pracownika, zdolności do nabywania umiejętności niezbędnych na zajmowanym
stanowisku urzędniczym i dotychczasowego przebiegu zatrudnienia w Urzędzie.
4. O terminie skierowania pracownika do odbycia służby przygotowawczej oraz okresie
trwania tej służby decyduje Sekretarz w porozumieniu z kierownikiem referatu, w którym
pracownik jest zatrudniony. Kierownik referatu w oparciu o dotychczasowe zatrudnienie
pracownika przedstawia swoja opinię co do przygotowania pracownika do wykonywania
obowiązków na danym stanowisku.
5. Okres służby przygotowawczej może zostać przedłużony na wniosek pracownika.
6. Okres służby przygotowawczej ulega przedłużeniu o czas nieobecności pracownika w
pracy. Czas takiej nieobecności nie zalicza się do okresu służby przygotowawczej.
§9
1. W czasie odbywania służby przygotowawczej pracownik ma obowiązek:
1) zaznajomienia się z Statutem Gminy Biała, Regulaminem Organizacyjnym Urzędu,
Regulaminem Pracy Urzędu;
2) zaznajomienia się ze strukturą organizacyjna Urzędu, rodzajem spraw załatwianych w
poszczególnych komórkach organizacyjnych i stanowiskami pracy, sposobem obiegu i
rejestracji dokumentów;
3) zaznajomienia się z obowiązującymi zasadami ochrony danych osobowych;
4) zaznajomienia się z ogólnymi zasadami gospodarki finansowej. W zależności od
zajmowanego stanowiska zaznajomienie się z opisywaniem dokumentów
finansowych;
5) poznania zasad profesjonalnej i kulturalnej obsługi klientów urzędu;
6) Zdobycia wiedzy nt. poszanowania wzajemnych relacji i kultury między
pracownikami;
7) zaznajomienie się z przepisami regulującymi ustrój samorządu gminnego procedurę
postępowania administracyjnego , zasady gospodarki finansowej, w tym w
szczególności:
a) ustawą o samorządzie gminnym,
b) ustawą o pracownikach samorządowych,
c) kodeksem postępowania administracyjnego,
d) ustawą o ochronie danych osobowych,
e) ustawą o informacji publicznej,
f) instrukcja kancelaryjną dla organów gminy,
g) podstawowymi zagadnieniami z prawa zamówień publicznych,
h) podstawowymi zagadnieniami z zakresu finansów publicznych,
i) podstawowymi zagadnieniami z ustawy o ochronie informacji niejawnych,
4
8) szczegółowego zaznajomienia się z przepisami prawnymi merytorycznie związanymi
z powierzonym zakresem obowiązków;
9) szczegółowego poznania rodzaju spraw załatwianych na stanowisku pracy pracownika
oraz sposobu prowadzenia dla nich niezbędnej dokumentacji;
10) nabycia umiejętności przygotowywania dokumentów urzędowych w szczególności
decyzji administracyjnych, postanowień, zaświadczeń, projektów aktów prawnych
oraz prowadzenia korespondencji urzędowej.
2. Sekretarz Gminy oraz kierownicy referatów odpowiedzialni są za zapoznanie
pracowników z przepisami o którym mowa w ust. 1 w tym kierownicy referatów z
przepisami prawa merytorycznie związanymi z zajmowanym stanowiskiem.
3. Zapoznanie pracowników z przepisami, o których mowa w ust. 1 może się odbywać
poprzez odbycie przez pracowników odpowiednich kursów czy szkoleń prowadzonych
przez zewnętrzne instytucje szkoleniowe.
§ 10
1. W czasie odbywania służby przygotowawczej pracownik przez cztery dni w tygodniu
wykonuje czynności na swoim stanowisku pracy oraz w referacie, w którym jest
zatrudniony a w jednym dniu odbywa praktyki w innych komórkach organizacyjnych
Urzędu.
2. Praca na stanowisku pracy w referacie, w którym jest zatrudniony w okresie służby
przygotowawczej polega przede wszystkim na praktycznym zaznajomieniu się z
obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi spraw załatwianych w danej komórce
organizacyjnej i prowadzenia dla nich niezbędnej dokumentacji.
3. Podczas praktyk w innych komórkach organizacyjnych pracownik zaznajamia się z
podstawowymi czynnościami tych komórek w szczególności pod katem współpracy z
komórką organizacyjna pracownika.
4. Sekretarz wydaje kierownikom referatów wytyczne odnośnie praktyk pracownika w
ramach służby przygotowawczej.
5. Każdy pracownik odbywa praktyki w :
1) Referacie Organizacyjnym;
2) Referacie Finansowym;
3) Referacie Inżynierii Komunalnej i Integracji Europejskiej.
6. Sekretarz Gminy może wskazać inne komórki oraz stanowiska pracy w danym referacie
w których pracownik odbywał będzie praktyki.
7. W przypadku pracowników zatrudnionych w komórkach organizacyjnych związanych ze
współpracą z jednostkami organizacyjnymi gminy, pracownik jest skierowany do odbycia
części praktyki w ramach służby przygotowawczej do tych jednostek organizacyjnych.
Czas trwania służby przygotowawczej w każdej z tych jednostek organizacyjnych ustala
się w wymiarze 8 godzin .
§ 11
1. Sekretarz Gminy w porozumieniu z kierownikiem referatu, w którym zatrudniony jest
pracownik ustala dla niego plan służby przygotowawczej i termin egzaminu.
2. Plan służby przygotowawczej określa w szczególności :
1) referat, stanowisko w referacie w których pracownik obowiązkowo odbywa praktyki;
2) okres odbywania służby;
3) wykaz aktów prawnych, których znajomość jest dla pracownika obowiązkowa;
5
4) zestawienie umiejętności praktycznych, które pracownik zobowiązany jest nabyć
podczas służby przygotowawczej;
5) termin egzaminu, który powinien przypadać 7-14 dni od zakończenia służby
przygotowawczej.
§ 12
1. Każdy pracownik odbywający służbę przygotowawczą prowadzi Kartę przebiegu służby
przygotowawczej . Wzór kart stanowi załącznik Nr 4 do niniejszego zarządzenia.
2. Kierownik referatu, w którym zatrudniony jest pracownik , sporządza pisemną
informację – opinię o przebiegu pracy w trakcie służby przygotowawczej.
3. Kierownik referatu, w której pracownik odbywał praktykę w trakcie służby
przygotowawczej, sporządza pisemna informację- opinię
o przebiegu tej praktyki,
powierzonych pracownikowi czynnościach, sposobie wywiązywania się pracownika z
przydzielonych zadań i predyspozycjach pracownika do wykonywania tych zadań.
4. Informacje - opinie , o których mowa w ust. 2 i 3 przekazuje się Sekretarzowi. Informacje
te są jawne dla pracownika. Wzór informacji stanowi załącznik Nr 5 do niniejszego
zarządzenia.
5. Po zakończeniu służby przygotowawczej Sekretarz podejmuje decyzję o dopuszczeniu
pracownika do egzaminu, o przedłużeniu służby przygotowawczej. Ponowne przedłużenie
okresu służby przygotowawczej jest dopuszczalne wyłącznie gdy z przyczyn losowych
pracownik nie mógł odbyć całości lub części służby przygotowawczej.
6. Ustalony termin egzaminu ulega odpowiedniemu przesunięciu w przypadku przedłużenia
okresu służby przygotowawczej.
§ 13
1. Służba przygotowawcza kończy się egzaminem kończącym służbę przygotowawczą,
składanym przed Komisją Egzaminacyjną.
2. W skład Komisji Egzaminacyjnej wchodzą : Zastępca Burmistrza ,Sekretarz Gminy,
pracownik prowadzący sprawy kadrowe w Urzędzie, kierownik referatu w którym
pracownik był zatrudniony podczas służby przygotowawczej oraz 1-2 osób spośród
pracowników dysponujących odpowiednią wiedzą.
3. Imienny skład Komisji Egzaminacyjnej powoływany jest każdorazowo , w drodze
zarządzenia. Burmistrz może wyznaczyć inny skład komisji niż określono w ust. 2.
4. Egzamin kończący służbę przygotowawczą odbywa się w obecności co najmniej 3
członków komisji.
5. Komisja Egzaminacyjna podejmuje decyzje i rozstrzygnięcia kolegialnie., w przypadku
równości głosów rozstrzyga głos przewodniczącego komisji.
§ 14
1. Egzamin składa się z części pisemnej, części ustnej oraz części praktycznej.
2. Komisja opracowuje pytania i zadania egzaminacyjne, ustala ilość punktów na każde
pytanie i zadanie oraz ocenia odpowiedzi i sposób wykonania zadań przez pracownika
oraz ustala wynik egzaminu.
3. Część pisemna egzaminu składa się z 30 pytań dotyczących ustroju samorządu gminnego
oraz znajomość aktów prawnych wskazanych w planie służby przygotowawczej a także
spraw załatwianych w komórce, w której pracownik jest zatrudniony. Część pisemna trwa
45 minut. Każda prawidłowa odpowiedź punktowana jest 1 lub 2 punktami.
6
4. Część ustna obejmuje 6 pytań zadanych przez członków komisji egzaminacyjnej,
dotyczących struktury organizacyjnej i kwestii dotyczących pracy w komórkach
organizacyjnych , w których pracownik odbywał praktyki. Każda odpowiedź jest
punktowana od 0-5 punktów.
5. Część praktyczna polega na opracowaniu 1 lub 2 zadań z zakresu obowiązków
służbowych pracownika, w szczególności przygotowania : decyzji administracyjnej,
odpowiedzi na pismo, projektu uchwały Rady Miejskiej, projektu zarządzenia Burmistrza
lub innej czynności praktycznej. Część praktyczna zostaje oceniona w skali od 0-10
punktów za zadanie.
6. Komisja może odstąpić od przeprowadzania części praktycznej jeśli uzna w oparciu o
informacje -opinie złożone wcześniej przez kierownika referatu w którym stażysta jest
zatrudniony czy kierowników referatów w których odbywał praktyki iż pracownik poznał
w odpowiednim stopniu
procedurę przygotowywania
uchwał, zarządzeń czy
zaświadczeń.
§ 15
1. Egzamin przeprowadza się w odrębnym pomieszczeniu, w którym mogą przebywać
wyłącznie członkowie Komisji Egzaminacyjnej i egzaminowany pracownik oraz
burmistrz lub jego zastępca.
2. Wszystkie części egzaminu odbywają się w ciągu tego samego dnia roboczego.
Pomiędzy poszczególnymi częściami egzaminu zarządza się 15-30 minutowe przerwy.
Poza przerwami pracownik nie może opuszczać pomieszczenia, w którym prowadzony
jest egzamin.
3. Dopuszczalne jest jednoczesne przeprowadzenie części pisemnej egzaminu dla więcej niż
jednego pracownika.
4. Podczas przeprowadzania części pisemnej egzaminu w pomieszczeniu wraz z
egzaminowanym musi stale przebywać co najmniej 2 członków komisji.
5. Obrady komisji są niejawne.
§ 16
1. Komisja niezwłocznie po przeprowadzeniu wszystkich części egzaminu , tego samego
dnia przystępuje do sprawdzenia i oceny.
2. Komisja oblicza punkty za każda część egzaminu a następnie sumuje wyniki ustalając
ogólną liczbę uzyskanych punktów.
3. Pracownik, który uzyskał co najmniej 60% punktów możliwych do uzyskania, zaliczył
egzamin z wynikiem pozytywnym.
4. Pracownika informuje się o wyniku egzaminu niezwłocznie po ustaleniu wyniku.
5. Pracownik, który nie zaliczył egzaminu z wynikiem pozytywnym, nie ma możliwości
powtórnego przystąpienia do egzaminu.
§ 17
1. Z
przeprowadzonego egzaminu Komisja sporządza protokół, który zawiera w
szczególności:
1) skład osobowy komisji egzaminacyjnej;
2) imię i nazwisko pracownika;
3) nazwa stanowiska pracy;
4) data odbycia egzaminu
7
5) krótki opis dot. poszczególnych części egzaminu z określeniem liczby uzyskanych
punktów;
6) uzyskany wynik egzaminu: pozytywny lub negatywny.
2. Do protokółu załącza się listę pytań i zadań wyznaczonych pracownikami wraz z
odpowiedziami i zadaniami opracowanymi przez pracownika.
3. Protokół podpisują wszyscy członkowie Komisji Egzaminacyjnej obecni podczas
egzaminu pracownika.
4. Wzór protokołu stanowi załącznik Nr 6 do niniejszego zarządzenia.
§ 18
1. Pracownikowi, który odbył służbę przygotowawczą i złożył egzamin pozytywnie oraz
pracownikowi, który został zwolniony z służby przygotowawczej i złożył z wynikiem
pozytywnym egzamin kończący służbę przygotowawczą , Burmistrz wystawia w dwóch
jednobrzmiących egzemplarzach stosowne
zaświadczenie o odbyciu służby
przygotowawczej i zaliczeniu egzaminu z wynikiem pozytywnym. Jeden egzemplarz
zaświadczenia wręcza się pracownikowi a drugi włącza się do akt osobowych
pracownika.
2. Wzór zaświadczeń , o których mowa w ust. 2 stanowią odpowiednio załącznik Nr 7 i
załącznik Nr 8 do niniejszego zarządzenia.
§ 19
Uzyskanie przez pracownika pozytywnej oceny z egzaminu jest warunkiem dalszego
zatrudnienia w Urzędzie.
§ 20
Dokumentacje z przebiegu służby przygotowawczej i egzaminu przechowuje się w komórce
właściwej ds. kadrowych.
§ 21
1. Wszystkie czynności zastrzeżone w zarządzeniu dla Sekretarza może przejąć do
wykonywania Burmistrz.
2. Wobec pracownika zatrudnionego na samodzielnym stanowisk pracy lub na stanowisku
kierownika referatu, kompetencje kierownika referatu określone w niniejszym
zarządzeniu wykonuje Sekretarz Gminy przy współpracy bezpośredniego przełożonego
zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu.
§ 22
Wykonanie zarządzenie powierzam Sekretarzowi Gminy
§ 23
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
8
Burmistrz Białej
Arnold Hindera