VinCent Administrator

VinCent Administrator
Moduł Zarządzania podatnikami
Krótka instrukcja obsługi
ver. 1.01
Zielona Góra, grudzień 2005
VinCent –moduł Admin
Podręcznik użytkownika
1. Przeznaczenie programu
Program VinCent Administrator przeznaczony jest dla administratorów systemu i służy do
zarządzania podatnikami. To właśnie tutaj tworzy się nowych, kopiuje i usuwa podatników, których
używa się w poszczególnych modułach pakietu VinCent Office (F-K, Gospodarka Magazynowa,
Środki Trwałe). VinCent Administrator daje również możliwość tworzenia kopii bezpieczeństwa
danych podatników oraz przywracania danych z tych kopii.
2. Instalacja i konfiguracja
2.1 Instalacja
Instalacja wersji testowej jej opisana w oddzielnym dokumencie.
2.2 Pierwsze uruchomienie / konfiguracja
Po zainstalowaniu program uruchamia się poprzez wywołanie pliku admin.exe. Ukazuje się wtedy
okno logowania, podobne do pokazanego poniżej.
Rysunek 1. Okno logowania
Przy pierwszym uruchomieniu programu należy podać nazwę serwera na którym mają być
przechowywane bazy danych podatników. Ponieważ przy codziennej pracy z programem nazwa ta
nie będzie zmieniana, jest ona standardowo ukryta dla zwiększenia czytelności okna logowania.
Jednak przy rozpoczęciu korzystania z programu należy kliknąć przycisk
znajdujący się w
lewym górnym rogu okienka logowania, a następnie wpisać nazwę serwera(np. gingers) lub podać
jego adres IP (np. 192.168.10.1).
Rysunek 2. Definiowanie położenia baz danych
Jeżeli bazy znajdują się na komputerze lokalnym (praca jednostanowiskowa) to w polu nazwa
serwera wpisujemy localhost lub pozostawiamy to pole puste.
2/2
VinCent –moduł Admin
Podręcznik użytkownika
Po określeniu serwera w celu uruchomienia programu należy wpisać hasło administratora
(domyślne hasło to: masterkey) i wybrać przycisk 'Uruchom'. Wygląd głównego okna programu
przedstawia rysunek poniżej.
Rysunek 3. Wygląd głównego okna programu
Po pierwszym uruchomieniu programu – pierwszą czynnością, którą należy zrobić w oknie
głównym programu jest wybranie w menu pozycji 'Opcje' -> 'Parametry podstawowe' i wskazanie
pozostałych katalogów używanych przez program. Okno parametrów podstawowych pokazano na
rysunku poniżej:
Rysunek 4. Okno parametrów podstawowych
Jeżeli pracujemy na serwerze lokalnym to katalogi najwygodniej wskazać używając okna wyboru
katalogu wywoływanego przyciskiem położonym z prawej strony każdego pola edycji ścieżki. W
przypadku pracy na serwerze zdalnym katalogi musimy ustawić „ręcznie”.
UWAGA! Również w tym przypadku podajemy ścieżkę lokalną ale dla serwera. Nie
3/3
VinCent –moduł Admin
Podręcznik użytkownika
poprzedzamy nazwy katalogu nazwą serwera!!
Nazwy folderów muszą być zakończone znakiem „\”.
Do ustawienia mamy folder z bazami danych w którym będą zakładane bazy danych podatników ,
folder kopii bezpieczeństwa w którym będą przechowywane kopie podatników oraz folder roboczy
(dla plików tymczasowych programu). Wszystkie wybrane katalogi muszą znajdować się na
jednym komputerze (komputerze lokalnym lub serwerze). Po ustawieniu tych parametrów program
jest gotowy do pracy.
Przykłady ustawienia parametrów dla różnych środowisk
a) lokalny serwer bazy danych
okienko logowania
zamiast wpisywać localhost można zostawić okienko puste
okienko parametrów
4/4
VinCent –moduł Admin
Podręcznik użytkownika
b) serwer bazy danych zainstalowany na systemie WINDOWS o nazwie gingers
okienko logowania
okienko parametrów
c) serwer bazy danych zainstalowany na systemie LINUX o adresie IP 192.168.41.254
okienko logowania
5/5
VinCent –moduł Admin
Podręcznik użytkownika
okienko parametrów
6/6
VinCent –moduł Admin
Podręcznik użytkownika
3. Opis funkcjonalności programu
3.1 Logowanie
Po uruchomieniu programu pokaże się okno logowania.
Należy w nim podać hasło administratora serwera baz danych (domyślnie: 'masterkey'). Po
zalogowaniu otworzy się główne okno programu.
Wszystkie operacje wykonywane na bazach danych podatników wykonuje się przy użyciu funkcji
dostępnych w głównym oknie modułu. Operacje te zostały podzielone na dwie grupy: podstawowe
oraz na wybranym podatniku.
3.2 Operacje podstawowe
a) Tworzenie nowego podatnika
Aby utworzyć nowego podatnika należy wybrać w menu pozycję: 'Administracja' -> 'Nowy
. Następnie w kolejnym oknie należy wybrać numer nowego
podatnik' lub użyć przycisku
podatnika.
Rysunek 5. Okno wyboru numeru nowego podatnika
Po zatwierdzeniu numeru rozpocznie się operacja tworzenia bazy danych i rejestracji nowego
podatnika. Po jej zakończeniu pokaże się okno edycji podstawowych danych nowego podatnika.
Numer nadany przy tworzeniu podatnika nie może być już zmieniony. Nazwa skrócona jest
wyświetlana wraz z numerem podatnika w liście aktywnych podatników pokazywanej w
sytuacjach, gdy należy wybrać podatnika, na którym należy wykonać jakąś operację. Powinna więc
ona być krótka i skojarzeniowa.
Konieczne jest poprawne ustawienie danych dotyczących roku obrachunkowego!
Po zatwierdzeniu danych wpisanych w bieżącym oknie kolejna możliwość zmiany danych roku
obrachunkowego będzie dopiero przy otwieraniu następnego roku, należy je więc dokładnie
sprawdzić przed akceptacją wpisanych ustawień.
b) Kopiowanie podatnika
Aby skopiować wszystkie dane istniejącego podatnika do nowego podatnika należy wybrać w
menu pozycję: 'Administracja' -> 'Kopiuj podatnika' lub użyć przycisku
. Następnie w kolejnym
oknie należy wskazać podatnika źródłowego i podać numer podatnika docelowego.
7/7
VinCent –moduł Admin
Podręcznik użytkownika
Rysunek 6. Okno wyboru podatnika źródłowego i docelowego
Po zatwierdzeniu wyboru rozpocznie się operacja kopiowania bazy danych i rejestracji podatnika
docelowego. Po jej zakończeniu pokaże się okno edycji podstawowych podatnika docelowego.
W przypadku kopiowania podatnika wszystkie dane dotyczące roku obrachunkowego zostają
przejęte z podatnika źródłowego i po wykonaniu kopiowania nie ma możliwości edycji tych
danych. Dostępna jest jedynie edycja nawy pełnej i skróconej podatnika docelowego. Po
zatwierdzeniu nazw można rozpocząć pracę z nowym podatnikiem.
c) Usuwanie podatnika
Uwaga: Usunięcie podatnika jest operacją nieodwołalną. Powoduje ona fizyczne usunięcie bazy
danych wybranego podatnika i jego wyrejestrowanie z rejestrów programu. Po wykonaniu tej
operacji nie ma możliwości przywrócenia usuniętych danych, dlatego należy wykonywać tę
operację tylko w przypadkach, kiedy jest się w pełni przekonanym o ostatecznej nieprzydatności
podatnika. W razie wątpliwości lepiej jest deaktywować danego podatnika i odłożyć decyzję o jego
usunięciu na później.
Aby usunąć podatnika należy wybrać w menu pozycję: 'Administracja' -> 'Usuń podatnika' lub użyć
przycisku
. Następnie w kolejnym oknie należy wskazać podatnika, który ma być usunięty.
Rysunek 7. Okno wskazania podatnika przeznaczonego do usunięcia
Po zatwierdzeniu tego wyboru rozpocznie się proces nieodwołalnego usunięcia podatnika.
8/8
VinCent –moduł Admin
Podręcznik użytkownika
d) Wybór podatnika
Wybór podatnika pozwala wskazać podatnika, na którym potem zostaną wykonane inne operacje
(edycja danych, zabezpieczenie, odtworzenie bazy danych itp.). Aby wybrać podatnika należy
wybrać w menu pozycję: 'Administracja' -> 'Wybierz podatnika' lub użyć przycisku
. Następnie
w kolejnym oknie należy wskazać podatnika.
Rysunek 8. Okno wyboru podatnika
e) Dołączenie podatnika
Każdy nowoutworzony podatnik oraz podatnik docelowy utworzony przy kopiowaniu jest
aktywowany domyślnie. Jednak w przypadkach, kiedy przestanie się już regularnie korzystać
z danego podatnika, a wskazane jest zachowanie jego danych na ewentualność potrzeby
skorzystania z nich w przyszłości można odłączyć podatnika. Oznacza to, że w sytuacjach, kiedy
będzie w programie pokazywana lista wyboru dostępnych podatników podatnik nieaktywny nie
będzie tam uwzględniony. Aby ponownie umożliwić wyświetlanie go w listach dostępnych
podatników służy właśnie opcja 'Dołączenie podatnika'. Nie ma potrzeby korzystania z tej opcji w
przypadku, gdy wcześniej nie korzystano z opcji 'Odłącz' dostępnej dla wybranego podatnika.
Aby dołączyć nieaktywnego podatnika należy wybrać w menu pozycję: 'Administracja' -> 'Dołącz
podatnika' lub użyć przycisku
. Następnie w kolejnym oknie
Rysunek 9. Okno wyboru podatnika
należy wybrać podatnika którego chcemy dołączyć.
Po zaakceptowaniu wyboru podatnika, podatnik ten zostanie dołączony i od tego momentu będzie
uwzględniany we wszystkich listach dostępnych podatników.
3.3 Operacje na wybranym podatniku
Wszystkie operacje opisane w tym dziale wykonywane są na wybranym wcześniej podatniku.
Wybór podatnika opisano w punkcie 3.2 d.
a) Edycja danych podstawowych
Aby skopiować wszystkie dane istniejącego podatnika do nowego podatnika należy wybrać w
menu pozycję: 'Podatnik' -> 'Dane' lub użyć przycisku
.
9/9
VinCent –moduł Admin
Podręcznik użytkownika
Dane dotyczące roku obrachunkowego dostępne są do edycji tylko w momencie zakładania nowego
podatnika (i przy rozpoczęciu nowego roku obrachunkowego). Numer podatnika również jest
wybierany w momencie tworzenia podatnika i jego późniejsza zmiana nie jest możliwa. Dla
wybranego podatnika możliwa jest jedynie edycja nazw: pełnej i skróconej. Okno edycji danych
wygląda następująco:
Rysunek 10. Okno edycji podstawowych danych wybranego podatnika
Sekcja: Dane roku obrachunkowego
Miesiąc
rozpoczęcia
działalności
Aktualny rok
obrachunkowy
W tym miejscu określasz, w którym miesiącu rozpoczyna się rok
podatkowy podatnika. Nie należy mylić z miesiącem rozpoczęcia
działalności. Jeżeli rok podatkowy rozpoczyna się w styczniu to nawet
jeżeli podatnik rozpoczął działalność w innym miesiącu w tym polu
wybieramy styczeń. Tylko dla podatników którzy mają „przesunięty” rok
obrachunkowy (np. od kwirtnia do marca) ustawiamy inną wartość niż
styczeń.
Po wywołaniu opcji zamknięcie roku program automatycznie zmienia
wartość tego pola.
Ilość okresów w W tym miejscu określasz ile miesięcy ma rok podatkowy podatnika.
roku obr.
Rok założenia
podatnika
W tym miejscu określasz, kiedy dany podatnik rozpoczął „swoje życie” w
naszym module.
b) Zabezpieczenie danych podatnika
Aby stworzyć kopię bezpieczeństwa aktualnego stanu całej bazy danych podatnika należy wybrać
w menu pozycję: 'Podatnik' -> 'Zabezpiecz' lub użyć przycisku podpisanego tą samą nazwą.
10 / 10
VinCent –moduł Admin
Podręcznik użytkownika
Zabezpieczenie danych polega na stworzeniu kopii bezpieczeństwa całej bazy danych wybranego
podatnika. Kopie baz danych przechowywane są w katalogu kopii bezpieczeństwa zdefiniowanym
w opcjach programu. Aktualna wersja VinCent Administratora umożliwia tworzenie jednej,
ostatniej kopii baz danych pod zdefiniowaną przez program nazwą i w zdefiniowanym w opcjach
katalogu. W celu przechowywania więcej niż jednej ostatniej kopii bezpieczeństwa należy przed
wykonaniem kolejnej operacji zabezpieczenia danych skopiować w wybrane przez siebie miejsce
plik z poprzednią kopią. (Pliki kopii baz danych nazywane są w formacie: Backup_DATxxx.gbk,
gdzie xxx jest numerem podatnika.)
c) Odtworzenie danych podatnika z kopii zapasowej
Aby odtworzyć całą zawartość bazy danych zapisaną w ostatnio wykonanej kopii bezpieczeństwa
należy wybrać w menu pozycję: 'Podatnik' -> 'Odbuduj' lub użyć przycisku podpisanego tą samą
nazwą.
Odbudowanie bazy danych spowoduje nadpisanie wszystkich
aktualnych danych podatnika. Wszystkie dane zapisane po wykonaniu
ostatniej kopii bezpieczeństwa zostaną bezpowrotnie utracone.
d) Testowanie bazy danych podatnika
W aktualnej wersji programu VinCent Administrator opcja ta nie jest dostępna. W następnej wersji
będzie można jej używać w celu sprawdzenia poprawności i integralności bazy danych wybranego
podatnika.
e) Porzucenie podatnika
Porzucenie podatnika jest operacją odwrotną do wyboru podatnika. Nie wykonuje ona nic więcej
poza odznaczeniem podatnika jako wybranego do wykonania operacji dostępnych dla wybranego
podatnika.
Aby porzucić podatnika należy wybrać w menu pozycję: 'Podatnik' -> 'Porzuć' lub użyć przycisku
podpisanego tą samą nazwą.
f) Odłączenie podatnika
Odłączenie podatnika jest operacją odwrotną do operacji dołąćzania podatnika. Sprawia ona, że
dany podatnik zostaje zaznaczony w rejestrach programu jako nieaktywny, czyli nie będzie on do
momentu następnej aktywacji uwzględniany w listach dostępnych podatników. Operacja ta nie
powoduje utraty danych podatnika, a jedynie czyni go 'niewidocznym' w programie (do momentu
następnej aktywacji). Przy wykonywaniu tej opcji podatnik wybrany zostanie automatycznie
porzucony (zaznaczony jako niewybrany).
Aby odłączyć (zaznaczyć jako nieaktywnego) wybranego podatnika należy wybrać w menu
pozycję: 'Podatnik' -> 'Odłącz' lub użyć przycisku podpisanego tą samą nazwą.
11 / 11