Audyt technologiczny

Profesjonalne świadczenie nowych usług doradczych o charakterze proinnowacyjnym. Audyt technologiczny SPIS TREŚCI
CO TO JEST AUDYT TECHNOLOGICZNY? .......................................................................................................... 3 W JAKI SPOSÓB PROWADZIĆ AUDYT TECHNOLOGICZNY? ............................................................................... 4 ETAPY REALIZACJI AUDYTU TECHNOLOGICZNEGO .......................................................................................... 5 GROMADZENIE DANYCH ............................................................................................................................................ 5 ANALIZA DANYCH ..................................................................................................................................................... 5 SYNTEZA WYNIKÓW ANALIZ ........................................................................................................................................ 6 OPRACOWANIE RAPORTU KOŃCOWEGO ....................................................................................................................... 6 PROCEDURA WDROŻENIA AUDYTU TECHNOLOGICZNEGO.............................................................................. 6 © Tomasz Domański | http://www.tomaszdomanski.eu str. 2 Profesjonalne świadczenie nowych usług doradczych o charakterze proinnowacyjnym. Audyt technologiczny Co to jest audyt technologiczny? Audyt technologiczny jest jedną z form audytu organizacyjnego. Zazwyczaj jest to analityczna faza
szerszego procesu strategicznego zarządzania firmą lub inną organizacją. Jego głównym celem jest
identyfikacja negatywnych zjawisk i ich przyczyn wewnątrz firmy oraz w jej otoczeniu, które
ograniczają możliwości rozwoju i budowania silnej konkurencyjnej pozycji na rynku. Każda firma
(organizacja) prowadzi swoją działalność wykorzystując rozmaite technologie zarówno w sferze
działań podstawowych (produkcyjnych – generujących wartość dla klienta), jak i w sferze działań
wspomagających (finanse, administracja, zarządzanie kapitałem ludzkim itp.). Nowoczesność tych
technologii oraz powiązanych z nimi metod organizacji pracy zasadniczo determinuje jakość
funkcjonowania firmy, a w konsekwencji możliwości oferowania wysokiej jakości produktów
i usług na rynku.
NIE MA JAKOŚCI NA ZEWNĄTRZ BEZ JAKOŚCI WEWNĄTRZ!
Doskonalenie wewnętrznej sprawności funkcjonowania firmy w oparciu o nowatorskie rozwiązania
technologiczne oraz zoptymalizowane rozwiązania w sferze procesowej i organizacyjnej, to centralny
punkt budowania jej konkurencyjnej przewagi. Audyt technologiczny jest pierwszym etapem
w powtarzającym się cyklu (Plan-Do-Study-Act) na drodze osiągania wewnętrznej operacyjnej
doskonałości. Zakres analiz realizowanych w ramach audytu technologicznego nie ogranicza się
jednak li tylko do badania wewnętrznych uwarunkowań rozwoju firmy. Obejmuje także zjawiska
zachodzące w otoczeniu makroekonomicznym oraz analizę sił konkurencyjnych działających w
branży, w której firma prowadzi swoja działalność. Narzędzia jakie wykorzystuje, to analizy
strategiczne służące do formułowania wniosków i projektowania strategicznych planów działania,
czyli innymi słowy – strategii na poziomie funkcjonalnym, biznesowym i korporacyjnym.
NIE MOŻNA PROWADZIĆ AUDYTU W ODERWANIU OD STRATEGII FIRMY
I BEZ ZROZUMIENIA JEJ MODELU BIZNESOWEGO!
Zarządzanie strategiczne to sztuka analitycznego myślenia oraz podejmowania decyzji biznesowych
ukierunkowanych na optymalne wykorzystanie zasobów firmy dla osiągania rynkowego sukcesu oraz
budowania jej trwałej konkurencyjnej przewagi. To sztuka, której opanowanie może mieć krytyczne
znaczenie w okresie załamania koniunktury i konieczności radykalnego ograniczenia kosztów
prowadzonej działalności. Skuteczność strategicznych planów działania jest pochodną jakości
prowadzonych analiz strategicznych obejmujących m.in. prowadzone przez firmę audyty
technologiczne. Audyty technologiczne to element procesu planowania strategicznego polegającego
na racjonalnym alokowaniu zasobów firmy, zapewniającym najbardziej efektywne ich wykorzystanie.
Dwie podstawowe, wzajemnie powiązane strategie na poziomie biznesowym to strategia
marketingowa i strategia technologiczna. Strategia technologiczna firmy określa możliwości
rozwijania nowatorskich produktów i oferowania ich na rynku w konkurencyjnych cenach.
Wykorzystywana technologia determinuje zatem strategię marketingową firmy, ponieważ firma jest
zdolna do wytworzenia takich produktów i usług, jakie umożliwia wykorzystywana technologia
i know-how. Audyt technologiczny, będący podstawą do formułowania odpowiednich rekomendacji
w sferze obu tych strategii, koncentruje się na poszukiwaniu odpowiedzi na następujące pytania:
1. Jaki produkt lub usługa poszukiwana jest przez klientów firmy?
2. Co powinniśmy produkować lub jakie świadczyć usługi?
3. Jaką technologią i jakim know-how powinniśmy dysponować, aby zaspokoić oczekiwania
naszych klientów, robiąc to lepiej, szybciej i taniej, niż nasza konkurencja?
4. Jaką politykę inwestycyjną powinniśmy określić, aby optymalnie wykorzystać zasoby, jakimi
dysponuje nasza firma?
© Tomasz Domański | http://www.tomaszdomanski.eu str. 3 Profesjonalne świadczenie nowych usług doradczych o charakterze proinnowacyjnym. Audyt technologiczny Audyt technologiczny koncentruje się przede wszystkim na określeniu aktualnego stanu
zaawansowania technologicznego firmy oraz potencjału rozwoju technologii, uwzględniając dynamikę
rozwoju rynku. Jest to zbiór metod badawczych, których celem jest dokonanie obiektywnej oceny
zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych uwarunkowań rozwoju firmy – jej atutów, słabości, szans
i zagrożeń – opracowanie diagnozy oraz wniosków i rekomendacji dotyczących wdrożenia planów
działania ukierunkowanych na likwidację zjawisk negatywnych oraz osiąganie rozwoju firmy. Zakres
tych badań wykracza jednak poza zagadnienia związane z technologicznym rozwojem
przedsiębiorstwa. W praktyce dotyczy on wszystkich funkcji podstawowych i wspomagających.
Firma to zbiór powiązanych ze sobą funkcji (procesów pracy), jakie realizowane są w określonym
modelu biznesowym, strukturach organizacyjnych, miejscu i czasie. Funkcje te wzajemnie na siebie
wpływają i dlatego kwestii technologicznych nie można rozpatrywać w oderwaniu od innych
obszarów wewnętrznego funkcjonowania firmy, takich jak: strategia, rozwijanie nowego produktu,
marketing, sprzedaż, obsługa posprzedażna, zarządzanie projektami, logistyka, analizy konkurencji,
zarządzanie wiedzą, wykorzystanie technologii informatycznych, zarządzanie kapitałem ludzkim,
szkolenia itp.
Zadania analityczne realizowane w ramach audytów technologicznych można podzielić na trzy
podstawowe sfery:
1. Analizy wewnętrznych uwarunkowań rozwoju firmy, w tym m.in.:
a. analiza łańcucha wartości firmy,
b. analiza struktury procesowej firmy,
c. analiza rozwiązań organizacyjnych,
d. analiza portfela produktów,
e. analiza zaawansowania technologicznego,
f. analiza opinii kadry zarządzającej i pracowników firmy.
2. Analizy makroekonomicznego otoczenia firmy, w tym m.in.:
a. analiza czynników politycznych, prawnych i regulacyjnych,
b. analiza czynników ekonomicznych,
c. analiza czynników społecznych,
d. analiza czynników technologicznych,
3. Analizy sił konkurencyjnych działających w branży, w tym m.in.:
a. analiza kluczowych czynników sukcesu,
b. analiza siły przetargowych klientów,
c. analiza siły przetargowych dostawców technologii,
d. analiza siły przetargowych substytutów produktów,
e. analiza zagrożeń ze strony nowych graczy w branży,
f. analiza natężenia konkurencji między istniejącymi firmami.
Audyt technologiczny, w odróżnieniu od audytu finansowego, nie jest wymagany prawem, jakkolwiek
jest bardzo ważnym elementem racjonalnego zarządzania firmą. Audyt technologiczny dostarcza także
istotnych informacji do procesu element budżetowania zadań inwestycyjnych na kolejne lata.
Cykliczne audytowanie firmy to źródło wartościowej informacji zarządczej i forma monitorowania
stanu przedsiębiorstwa, a także dowód wysokiej kultury zarządczej.
W jaki sposób prowadzić audyt technologiczny? Należy pamiętać, że audyt technologiczny to pierwsza faza (podproces) w procesie strategicznego
zarządzania firmą. Kolejne fazy w tym procesie to formułowanie strategicznych planów działania,
wdrażanie ich w życie oraz monitorowania stopnia realizacji strategicznych celów firmy. Do
prowadzenia audytu technologicznego konieczna jest zatem bardzo dobra znajomość modelu
biznesowego audytowanej firmy oraz branży, w której działa. Ważną częścią procesu zarządzania
strategicznego jest także umiejętne planowanie i wdrażanie zmian organizacyjnych, będących efektem
przyjęcia określonych strategii działania.
© Tomasz Domański | http://www.tomaszdomanski.eu str. 4 Profesjonalne świadczenie nowych usług doradczych o charakterze proinnowacyjnym. Audyt technologiczny Wiele organizacji zadaje sobie pytanie, czy prace analityczne należy prowadzić własnymi siłami, czy
też z pomocą zewnętrznych konsultantów? Każdy wariant posiada swoje wady i zalety. Wykonanie
wartościowych analiz wymaga znajomości odpowiednich rozwiązań metodycznych, czasu
i obiektywizmu, czyli takich atrybutów, których często brakuje w przedsiębiorstwie ze względu na
dominację zadań operacyjnych nad przedsięwzięciami o charakterze strategicznym. Prace analityczne
wykonane przez zewnętrznych konsultantów może charakteryzować obiektywizm i profesjonalizm,
natomiast pojawia się ryzyko, że ich wyniki mogą mieć ograniczoną praktyczną użyteczność, ze
względu na brak odzwierciedlenia poglądów i akceptacji ze strony najwyższej kadry menedżerskiej.
Najlepszym rozwiązaniem jest prowadzenie prac analitycznych przy dużym zaangażowaniu kadry
menedżerskiej, wspieranej przez zewnętrznych konsultantów. Takie podejście daje największą szansę
na wypracowanie realistycznych, strategicznych planów działania i jest najtańsze. Dodatkowym
synergicznym efektem przyjęcia takiego rozwiązania jest doskonalenie wewnętrznej komunikacji oraz
umiejętności w zakresie planowania i wdrażania strategii. Wymaga ono jednak czasu,
zaangażowanego przywództwa liderów oraz umiejętności menedżerskich na każdym szczeblu
zarządzania firmą.
Etapy realizacji audytu technologicznego Nie istnieje jeden uniwersalny standard metodyczny prowadzenia audytu technologicznego.
W każdym indywidualnym przypadku – w zależności od wielkości firmy, branży, lokalizacji, kultury
organizacyjnej i wielu innych czynników – metodyka prowadzenia audytu jest dostosowywana do
lokalnych uwarunkowań. Niezależnie od różnic metodycznych można jednak wyróżnić w procedurze
audytu technologicznego cztery podstawowe etapy, realizowane w następującej sekwencji:
GROMADZENIE DANYCH Æ ANALIZA Æ SYNTEZA Æ RAPORT
Gromadzenie danych Etap obejmujący gromadzenie danych zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy w obszarach
funkcjonalnych objętych zakresem prowadzonych działań audytorskich. W przypadku małych i
średnich firm (do 250 pracowników) audyt może obejmować podstawowe i wspomagające obszary
funkcjonalne. W przypadku większych przedsiębiorstw zakres prac może być ograniczony tylko do
jednego lub kilku obszarów funkcjonalnych, procesów biznesowych lub departamentów. Typowe
metody gromadzenia danych to:
o
o
o
o
o
o
bezpośrednia obserwacja,
analiza dokumentów i sprawozdań,
ankiety,
kwestionariusze z pytaniami i wywiady,
zajęcia warsztatowe z tzw. grupami fokusowymi,
swobodne wypowiedzi.
Analiza danych Analiza danych dokonywana jest w poszczególnych obszarach funkcjonalnych objętych audytem,
a wyniki tych analiz poddawane są następnie syntezie. Na tym etapie wykorzystywane są liczne
techniki badawcze odpowiadające zakresowi i charakterowi prowadzonych analiz. Zakres analiz
obejmuje zazwyczaj:
o
o
o
o
o
analizę łańcucha wartości firmy,
analizę struktury procesowej firmy,
analizę rozwiązań organizacyjnych,
analizę portfela produktów,
analizę zaawansowania technologicznego,
© Tomasz Domański | http://www.tomaszdomanski.eu str. 5 Profesjonalne świadczenie nowych usług doradczych o charakterze proinnowacyjnym. Audyt technologiczny o
o
o
o
o
o
analizę opinii kadry zarządzającej i pracowników firmy,
analizę zdolności przywódczych i menedżerskich kadry zarządzającej,
analizę kluczowych czynników sukcesu,
analizę makro-otoczenia,
analizę otoczenia konkurencyjnego,
analizę jakości świadczonych usług.
Synteza wyników analiz Wyniki cząstkowe analizy prowadzą do finału w postaci analizy SWOT, która identyfikuje atuty
(Strenghts), słabości (Weaknesses), szanse (Opportunities) i zagrożenia (Threats) funkcjonowania
i rozwoju firmy. Analiza SWOT polega na dokonaniu syntezy wyników analiz cząstkowych
prowadzonych uprzednio w poszczególnych obszarach funkcjonalnych. Ważną częścią tych prac jest
poszukiwanie powiązań przyczynowo-skutkowych. Ostatecznym celem analizy SWOT jest
sformułowanie końcowych wniosków i rekomendacji dotyczących strategicznych celów, podjęcia
niezbędnych działań projektowych, a także określenie priorytetów tych działań.
Opracowanie raportu końcowego Raport końcowy, w zależności od potrzeb i sytuacji, może przyjąć jedną z trzech postać:
o
o
o
ustnego sprawozdania w czasie spotkania w kadrą zarządzającą,
prezentacji (np. w Power Point) omawianej w czasie spotkania z kadrą zarządzającą,
usystematyzowanego, opisowego dokumentu zawierającego dane, opis analiz oraz
rekomendacje.
Ten ostatni wariant NIE jest polecany z kilku względów. Jest bardzo pracochłonny i niesie z sobą
ryzyko pominięcia istotnych kwestii, bądź niewłaściwego rozłożenia akcentów. Może posiadać
ograniczoną użyteczność także ze względu na swoją objętość i konieczność poświęcenia dużej ilości
czasu na jego lekturę. Bardzo ważną kwestią jest także ryzyko (przypadkowego lub zamierzonego)
udostępnienia jego bogatej i wrażliwej treści osobom niepowołanym – np. konkurencji. Najbardziej
praktycznym rozwiązaniem jest przygotowanie zwięzłego opisowego dokumentu, uzupełnionego
prezentacją. Niezależnie od przyjętej formy, raport z audytu technologicznego powinien odpowiadać
na następujące podstawowe pytania:
o
o
o
o
o
o
Jaki jest zakres przeprowadzonych analiz?
Jakie zidentyfikowano problemy?
Jakie są ich przyczyny?
Jakie mogą być skutki nieusunięcia problemów (w krótkiej i długiej perspektywie)?
Jakie są rekomendowane działania projektowe (restrukturyzacyjne, inwestycyjne)?
Jakie będą korzyści wdrożenia rekomendowanych działań?
Procedura wdrożenia audytu technologicznego Nie istnie jeden sposób postępowania w przypadku wdrożenia audytu technologicznego. Zarówno
sposób postępowania, jak i dobór odpowiednich metod analitycznych uzależniony jest od wielkości
firmy, branży w której działa, modelu biznesowego, a przede wszystkim oczekiwań ze strony kadry
zarządzającej. Prezentowana procedura wdrożenia audytu technologicznego przedstawia sekwencje
głównych zadań realizowanych w toku audytu technologicznego.
© Tomasz Domański | http://www.tomaszdomanski.eu str. 6 © Tomasz Domański | http://www.tomaszdomanski.eu DYREKTOR GENERALNY
ZARZĄD
KADRA ZARZĄDZAJĄCA
+ KONSULTANT
KONSULTANT
(AUDYTOR)
działanie
Wewnętrzna
ocena potrzeb
organizacji
dokument
Czy powinniśmy
przeprowadzić audyt
technologiczny?
START
Tak
?
Nie
STOP
?
punkt decyzyjny
Przygotowanie
ankiet , wywiadów
i warsztatów
Gromadzenie
informacji
o branży i firmie
Umowa
o dzieło
Uzgodnienie
zakresu audytu
Umowa
o poufności
Wybór
konsultanta
(audytora)
Diagnoza sytuacji
Współpraca z
konsultantem
Wstępny
raport
Prezentacja
Dyskusja
Opracowanie
planów działania
Tak
Cele i plany
działania
Prezentacja
Dyskusja
Korygowanie
planów działania
Nie
?
Tak
Czy mamy jasny plan
działania?
Czy wymaga korekt?
Audyt prowadzony jest w ściśłej współpracy konsultanta
z kadrą zarządzającą. Typowe narzędzia wykorzystywane
w ramach współpracy to wywiady, badania ankietowe, sesje
warsztatowe, analiza przedstawionej dokumentacji.
Pogłębiona
diagnoza sytuacji
w organizacji
Nie
?
Czy analiza jest
wystarczająca?
Czy wymaga pogłębienia?
Opracowanie
raportu
końcowego
Opracowanie
planu wdrożenia
zmian
Opracowanie
systemu
monitorowania
Nie
Raport
końcowy
?
Czy jesteśmy
przygotowani do
wdrożenia zmiany?
KONIEC
Wdrożenie
zaplanowanych
zmian
Tak
Profesjonalne świadczenie nowych usług doradczych o charakterze proinnowacyjnym. Audyt technologiczny Sekwencja głównych zadań w procedurze wdrożenia audytu technologicznego str. 7 Profesjonalne świadczenie nowych usług doradczych o charakterze proinnowacyjnym. Audyt technologiczny Decyzja o przeprowadzeniu audytu technologicznego powinna być autonomiczną decyzją firmy.
Kadra zarządzająca i pracownicy powinni być nastawieni na współpracę z zewnętrznym ekspertem,
natomiast ekspert powinien umieć pozyskać zaufanie, prezentując wysoki poziom profesjonalizmu
przy wykonywaniu swoich zadań. Ekspert powinien dysponować swoją własną metodologią
prowadzenia audytu, która jest zrozumiała dla audytowanej firmy i w przejrzysty sposób prezentuje
proces dochodzenia do logicznych wniosków i rekomendacji. Niezależnie od indywidualnych
rozwiązań metodycznych, procedura prowadzenia audytu technologicznego obejmuje następujące
etapy:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Decyzja firmy w sprawie przeprowadzenia audytu technologicznego
Wybór zewnętrznego eksperta
Pierwszy kontakt z firmą (organizacją) – ustalenie celów, oczekiwań klienta,
Gromadzenie informacji przez eksperta o firmie i branży.
Opracowanie wstępnej diagnozy stanu firmy (organizacji):
o ankiety, wywiady, sesje warsztatowe itp.,
o przeprowadzenie cząstkowych analiz w poszczególnych obszarach funkcjonalnych,
o identyfikacja i typowanie obszarów do dalszych analiz,
Opracowanie i prezentacja wstępnego raportu:
o dyskusja i weryfikacja ustaleń,
o identyfikacja obszarów do dalszych pogłębionych analiz lub zakończenie procesu.
Pogłębiona analiza wskazanych obszarów funkcjonalnych (w razie potrzeby).
Opracowanie raportu końcowego.
Prezentacja raportu końcowego przed zarządem firmy / dyrektorem generalnym:
o dyskusja i weryfikacja ustaleń,
o dyskusja nad rekomendacjami i poszukiwanie alternatywnych rozwiązań,
o dyskusja i ustalenie ostatecznego planu działań korygujących,
o decyzja w sprawie systemu monitorowania procesu wdrażania zmian,
o ustalenie zasad i planu zarządzania zmianą organizacyjną.
Duże znaczenie dla powodzenia wdrożenia audytu ma pierwszy kontakt z firmą. W czasie pierwszego
spotkania ekspert powinien dysponować broszurą lub prezentacją, w której opisane są korzyści, jakie
uzyska firma, założenia metodyczne, procedura postępowania (diagram), referencje itp. Bardzo ważne
jest także ustalenie zasad gromadzenia danych o firmie, współpracy z kadrą zarządzającą oraz
zapewnie całkowitej dyskrecji przez zawarcie stosownej umowy o poufności.
Badania ankietowe, wywiady oraz zajęcia warsztatowe prowadzone we współpracy z kadrą
zarządzającą powinny koncentrować się w pierwszej kolejności na analizie łańcucha działań
podstawowych firmy, generujących wartość dla klienta (podstawowy produkt lub usługę).
W strukturze łańcucha tych działań wyróżniamy następujące obszary funkcjonalne i procesy
biznesowe:
o
o
o
o
o
badania i rozwój nowego produktu,
działalność operacyjna,
marketing,
sprzedaż,
obsługa posprzedażna.
W następnej kolejności badaniami należy objąć działania wspomagające, takie jak:
o
o
o
o
o
o
o
o
organizacja zarządzania,
strategia,
zarządzanie kapitałem ludzkim,
zarządzanie jakością,
finanse,
administracja,
logistyka,
obsługa prawna, Public Relations i inne funkcje wspomagające.
© Tomasz Domański | http://www.tomaszdomanski.eu str. 8 Profesjonalne świadczenie nowych usług doradczych o charakterze proinnowacyjnym. Audyt technologiczny Prowadzone w poszczególnych obszarach funkcjonalnych badania i analizy powinny koncentrować
się w szczególności na ocenie:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
sprawności struktury organizacyjnej w powiązaniu ze strukturą procesową firmy i jej
modelem biznesowym;
nowoczesności wykorzystywanych technologii;
wartości niematerialnych i prawnych (know-how);
kompetencji pracowników i programu szkoleń;
portfela produktów i usług;
sprawności procedury rozwijania nowych produktów;
relacji z dostawcami technologii i materiałów do produkcji;
jakości segmentacji rynku i planów marketingowych;
efektywność komunikacji rynkowej;
struktury i efektywności kanałów sprzedaży;
jakość obsługi posprzedażnej;
jakości prowadzonych analiz rynku i konkurencji;
jakości współpracy z władzami regulacyjnymi;
wrażliwości na problematykę ochrony środowiska.
Ustalenia dokonane w wyniku prowadzonych analiz należy usystematyzować we wstępnym raporcie.
Wstępny raport z audytu może być zaprezentowany zarządowi firmy lub dyrektorowi generalnemu
w formie prezentacji i nie musi przybierać formy opisowego opracowania. Struktura takiej prezentacji
powinna składać się z dwóch podstawowych części: (1) opisu wniosków i rekomendacji oraz (2)
slajdów zapasowych (backup slides) zawierających szczegółowe dane i informacje zgromadzone
w toku prowadzonych prac analitycznych. Struktura raportu końcowego, opracowywanego po
zakończeniu uzupełniających badan analitycznych, jest podobna do struktury raportu wstępnego,
jednak rozszerzona o opis wykorzystanych metod analitycznych oraz o końcowe rekomendacje
dotyczące korygujących planów działania, a także plan wdrożenia zmian organizacyjnych
(zarządzania zmianą).
© Tomasz Domański | http://www.tomaszdomanski.eu str. 9