docZarządzenie Rektora nr 160_10 w sprawie zmiany zarządzenia nr
download 
Reklamacja Transkrypt
Zarządzenie Rektora nr 160_10 w sprawie zmiany zarządzenia nr
Poznań, 31 grudnia 2010 roku DOP-0211-160/10 Zarządzenie nr 160/2010 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu z dnia 31 grudnia 2010 roku w sprawie zmiany zarządzenia nr 130/2009 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu z dnia 7 października 2009 r. w s. wprowadzenia przepisów kancelaryjnych Na podstawie art. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz. U. z 2006r., Nr 97, poz. 673, z późn. zm.), § 3 ust. 3 pkt 2 rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) oraz § 42 ust. 4 pkt 7 i ust. 5 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu zarządza się, co następuje: §1 Zmienia się treść zarządzenia nr 130/2009 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu z dnia 7 października 2009r. w sprawie wprowadzenia przepisów kancelaryjnych w ten sposób, Ŝe: załącznik nr 2 do w/w zarządzenia, pt. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu otrzymuje nowe brzmienie, podane w załączniku do niniejszego zarządzenia. §2 W pozostałym zakresie przedmiotowe zarządzenie nie ulega zmianie. §3 Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2011r. Rektor prof. dr hab. Grzegorz Skrzypczak Załącznik do Zarządzenia nr 160/2010 Rektora UP w Poznaniu z dnia 31 grudnia 2010r. w sprawie zmiany Zarządzenia nr 130/2009 Rektora UP w Poznaniu z dnia 7 października 2009r. w sprawie wprowadzenia przepisów kancelaryjnych Załącznik nr 2 do zarządzenia nr 130/2009 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu z dnia 7 października 2009r. w sprawie wprowadzenia przepisów kancelaryjnych JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT UNIWERSYTETU PRZYRODNICZEGO W POZNANIU JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT Jednolity rzeczowy wykaz akt Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu, zwany dalej wykazem akt, opracowany został zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375). Wykaz akt jest rzeczową, jednolitą dla wszystkich komórek i jednostek organizacyjnych, klasyfikacją i kwalifikacją archiwalną akt powstających w toku działalności Uczelni. Stanowi on podstawę rejestracji, znakowania oraz przechowywania akt. Wykaz akt został opracowany w formie tabeli o następujących rubrykach: 1) symbol klasyfikacyjny – symbol cyfrowy w układzie dziesiętnym, 2) hasło klasyfikacji – tytuł dokumentacji, 3) komórka merytoryczna – komórka organizacyjna, do której zadań, zgodnie z regulaminem organizacyjnym, naleŜy ostateczne pod względem merytorycznym, załatwienie danego rodzaju sprawy, i która w tym zakresie powinna posiadać całość zasadniczych dokumentów, 4) kategoria archiwalna : a) symbol „A” oznacza akta o trwałej wartości historycznej, b) symbol „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza akta o czasowym znaczeniu praktycznym, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlegają brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty wytworzenia dokumentacji, po utracie przez nią praktycznego znaczenia dla potrzeb danej jednostki oraz dla celów kontrolnych, c) symbol „BE” dokumentację, z która dodaniem po cyfr upływie arabskich obowiązującego oznacza okresu przechowywania, podlega ekspertyzie archiwalnej ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza Archiwum Państwowe w Poznaniu, które moŜe dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji; zmiana kategorii moŜe wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne, d) symbol „Bc” oznacza akta, które nie mają praktycznego znaczenia po ich wykorzystaniu i mogą zostać zniszczone w komórce organizacyjnej, za zgodą i wiedzą Archiwum Uczelni i w trybie uzgodnionym z Archiwum Państwowym w Poznaniu. TYTUŁY KLAS I i II RZĘDU 0 - ZARZĄDZANIE 00 – Ograny kolegialne 01 – Organizacja Uczelni 02 – Akty normatywne. Pomoc prawna 03 - Organizacja biurowości 04 – Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka 05 – Informatyka 06 – Skargi i wnioski 07 – Uroczystości, promocja Uczelni 08 – Współdziałanie 09 – Kontrole 1 - KADRY 10 – Ogólne zasady pracy i płac 11 – Fundusz płac i etaty 12 – Zatrudnienie 13 – Ewidencja osobowa 14 – Dyscyplina pracy 15 – Bezpieczeństwo i higiena pracy 16 – Szkolenia 17 – Sprawy socjalno-bytowe 18 – Ubezpieczenia osobowe 2 – ŚRODKI RZECZOWE 20 – Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi 21 – Inwestycje i remonty 22 – Administracja nieruchomości 23 – Gospodarka środkami ruchomymi 24 – Transport i łączność 25 – Zamówienia publiczne 3 – EKONOMIKA 30 – Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe 31 – Finanse, księgowość 32 – Księgowość finansowa 33 – Rozliczenia płac 34 – Księgowość materiałowo-towarowa 35 – Deklaracje podatkowe 36 – Fundusze specjalne 37 – Inwentaryzacja 4 - NAUKA 40 – Rozwój kadry naukowej 41 – Działalność naukowo-badawcza 42 - Wynalazczość, wdroŜenia, innowacje 43 - Rolnicze Zakłady Doświadczalne 44 – Współpraca naukowa z zagranicą 5 – DYDAKTYKA 50 – Organizacja studiów 51 – Rekrutacja 52 – Tok studiów 53 – Ewidencja studentów 54 - Praktyki studenckie 55 – Sprawy socjalno-bytowe studentów. Ochrona zdrowia studentów 56 – Absolwenci Uczelni. Promocja absolwentów 57 – Studia podyplomowe 58 – Samorząd i organizacje studenckie. Studenckie grupy twórcze 6 – APARATURA I POMOCE DYDAKTYCZNE. WYDAWNICTWA 60 – Aparatura i pomoce dydaktyczne 61 – Wydawnictwa 7 – ZBIORY BIBLIOTECZNE. ZASÓB ARCHIWALNY 70 – Zbiory biblioteczne 71 – Zasób archiwalny ZESTAWIENIE SYMBOLI JEDNOSTEK I KOMÓREK UNIWERSYTETU PRZYRODNICZEGO W POZNANIU, ZASTOSOWANYCH W JEDNOLITYM RZECZOWYM WYKAZIE AKT BR KC KR ZKR AE ZRP AW KW OOC OIN ABI DOP SFS BZP BHP DN BPWP DWZ DW ZG DRU DOSS DAND OI DSSS SSSB CKS CKU BK DK DF DPS DESM DI SGN AU KO DT DGZ DS DZD BZD RP - Biuro Rektora - Kanclerz - Kwestor - Zastępca Kwestora - Samodzielne Stanowisko ds. Analizy Ekonomicznej - Zespół Radców Prawnych - Audyt Wewnętrzny - Samodzielne Stanowisko Pracy ds. Kontroli Wewnętrznej - Samodzielne Stanowisko Pracy ds. Obronnych i Ochrony Cywilnej - Pełnomocnik Rektora d/s Ochrony Informacji Niejawnych - Samodzielne Stanowisko Administratora Bezpieczeństwa Informacji - Dział Organizacyjno-Prawny - Sekcja ds. Funduszy Strukturalnych - Biuro Zamówień Publicznych - Inspektor BHP i OP - Dział Nauki - Biuro Promocji i Współpracy z Praktyką - Dział Współpracy z Zagranicą - Dział Wydawnictw - Zakład Graficzny - Dział Rozwoju Uczelni - Dział Osobowy i Spraw Socjalnych - Dział Aparatury Naukowo-Badawczej i Dydaktycznej - Ośrodek Informatyki - Dział Studiów i Spraw Studenckich - Sekcja Studenckich Spraw Bytowych - Centrum Kultury Studenckiej - Centrum Kształcenia Ustawicznego - Biuro Promocji Zawodowej Absolwentów i Studentów „Biuro Karier” - Dział Księgowości - Dział Finansowy - Dział Płac i Stypendiów - Dział Ewidencji Środków Materialnych - Dział Inwentaryzacji - Sekcja ds. Gospodarki Nieruchomości - Archiwum Uczelniane - Kancelaria Ogólna - Dział Techniczny - Dział Gospodarczy i Zaopatrzenia - Domy Studenckie i Stołówki - Dyrektor ds. Zakładów Doświadczalnych - Biuro d/s Zakładów Doświadczalnych - Rzecznik Prasowy Symbole klasyfikacyjne 1 0 2 3 Hasła klasyfikacyjne 4 5 Kategoria archiwalna w komórce merytorycznej 6 w innych komórkach 7 Symbol komórki merytorycznej Uwagi 8 9 ZARZĄDZANIE Organy kolegialne Organy uchwałodawcze 00 000 0000 Senat A Bc BR 0001 Rady Wydziałów A Bc Dziekanaty 0002 Rady Instytutów A Bc A A Bc Bc Sekretariaty Instytutów BG A A Bc Bc BR A Bc Komórki obsługujące Komórki obsługujące Komórki obsługujące 0003 0004 Rada Biblioteczna Rada innej jednostki 001 Kolegia 0010 Kolegium Rektorskie 0011 Inne kolegia 002 Komisje uczelniane stałe 0020 Komisje senackie 0021 Komisje rektorskie A Bc 0022 Komisje dyscyplinarne A Bc 003 Komisje uczelniane doraźne A Bc 004 Inne komisje A Bc A Bc BR A Bc BR 005 Udział w obcych organach kolegialnych 0050 Rada Główna Szkolnictwa WyŜszego 0051 Kolegium Rektorów Akademickich Szkół Polskich Komórki obsługujące Komórki obsługujące Dla kaŜdego organu prowadzi się odrębne teczki Skład, porządek obrad (posiedzenia), lista uczestników, referaty, wnioski, uchwały i sprawozdania z wykonanych uchwał Skład, porządek obrad, protokół, lista obecności Dla nauczycieli akademickich, doktorantów i studentów Jak przy klasie 000. Skład, protokoły posiedzeń, referaty, opracowania, sprawozdania, wnioski i postulaty Do kategorii A kwalifikuje się własne wystąpienie, referaty, notatki, opracowania 0052 Pozostałe organy kolegialne BE5 Bc BR, KC Komórki organizujące lub uczestniczące Komórki organizujące Komórki obsługujące 006 Konferencje, zjazdy, sympozja A Bc 007 Narady i odprawy pracownicze A Bc 008 Obsługa organizacyjnotechniczna organów kolegialnych Organizacja Uczelni Podstawy prawne działania Uczelni Bc Bc A Bc DOP 011 Organizacja Uczelni A Bc DOP 012 Powoływanie, przekształcanie i likwidowanie jednostek/komórek organizacyjnych Uczelni A Bc DOP Przepisy państwowe, resortowe, dotyczące bezpośrednio działania Uczelni Statut, regulamin organizacyjny, struktura, zakres działania, zarządzenia, instrukcje itp. KaŜda jednostka/komórka przechowuje akty prawne, dotyczące jej organizacji kategoria A Jak przy klasie 012 A Bc DOP Jak przy klasie 012 A Bc DOP Jak przy klasie 012 B10 Bc DOP A A Bc B5 01 010 0120 0210 0211 Jednostki naukowodydaktyczne Jednostki administracji centralnej Uczelni Inne Akty normatywne. Pomoc prawna Zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych Akty prawne władz Uczelni Projekty aktów prawnych Uchwały Senatu 0212 Zarządzenia Rektora A B5 DOP BR DOP DOP 0213 0214 0215 0216 0217 Pełnomocnictwa Rektora UpowaŜnienia Rektora UpowaŜnienia Dziekana Zarządzenia Kanclerza Pisma okólne A A A A A B5 Bc Bc Bc Bc DOP DOP Dziekanaty DOP DOP 0121 0122 02 020 021 Jak przy klasie 0051 Protokoły, sprawozdania itp. Przechowuje się i rejestruje z materiałami źródłowymi w odpowiednich klasach rzeczowych 0218 Komunikaty 022 Protokół zmian na stanowiskach 023 Pomoc prawna B5 Bc Komórki wydające BE5 Bc BE5 Bc ZRP A Bc ZRP Spisy zdawczoodbiorcze przekazywanych akt posiadają kategorie A 0230 Przepisy prawne dotyczące obsługi prawnej 0231 Interpretacja przepisów prawnych 0232 0233 Opinie prawne Sprawy cywilne BE5 B10 Bc Bc ZRP ZRP Sprawy arbitraŜowe Sprawy karne Sprawy sądowo-administracyjne 0237 Sprawy z zakresu prawa pracy 0238 Sprawy z zakresu postępowania upadłościowego i naprawczego 03 Organizacja biurowości 030 Przepisy kancelaryjnoarchiwalne B10 B10 B10 Bc Bc Bc ZRP ZRP ZRP Okres przechowywania liczy się od daty uprawomocnienia orzeczenia lub umorzenia sprawy Jak przy klasie 0233 Jak przy klasie 0233 Jak przy klasie 0233 B10 B10 Bc Bc ZRP ZRP Jak przy klasie 0233 Jak przy klasie 0233 A B5 DOP Instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja archiwalna Instrukcje obiegu wybranych rodzajów dokumentacji Ewidencja pieczęci i pieczątek A Bc DOP A Bc DOP KO Formularze i druki Terminarze, dowody doręczeń, opłaty pocztowe Dzienniki korespondencyjne Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka Metodyka, organizacja planowania i sprawozdawczość Prognozowanie i planowanie perspektywiczne B5 Bc Bc Bc B5 Bc A Bc A Bc 0234 0235 0236 031 032 033 034 035 04 040 041 KO Komórki sporządzające Komórki sporządzające Interpretacja własnych aktów normatywnych, dotyczących merytorycznej działalności Uczelni Obejmuje równieŜ zbiór odcisków pieczęci, protokoły zniszczenia Opracowanie wzorów 042 0420 Plany Wieloletnie A Bc 0421 Roczne A Bc 0422 Okresowe B5 Bc 043 Sprawozdania 0430 Wieloletnie A Bc 0431 Roczne A Bc 0432 Okresowe B5 Bc 0440 Statystyka Źródłowe materiały statystyczne B5 Bc Komórki sporządzające B5 Bc Komórki sporządzające A Bc Komórki sporządzające A Bc A Bc BE5 Bc Komórki sporządzające Komórki sporządzające Komórki sporządzające A Bc OI Eksploatacja systemów informatycznych A Bc OI Prace systemowo-projektowe A Bc OI 044 0441 Statystyczne opracowania cząstkowe 0442 Statystyczne opracowania zbiorcze 045 Analizy 0450 Kompleksowe i problemowe 0451 046 05 050 Wycinkowe Meldunki i raporty sytuacyjne Informatyka Systemy informatyczne 0500 WdraŜanie systemów informatycznych 0501 051 Komórki sporządzające Komórki sporządzające Komórki sporządzające Komórki sporządzające Komórki sporządzające Komórki sporządzające Ankiety, karty i formularze statystyczne, sprawozdania. Okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego, obejmującego całość danych źródłowych SłuŜące do opracowań końcowych WdraŜanie systemów informatycznych wspomagających zarządzanie Uczelnią: licencje, protokoły ze szkoleń, protokoły odbioru prac itp. Instalacja, uruchomienie, administracja i utrzymanie systemów 052 0520 0521 053 054 055 071 072 Bc OI B10 Bc OI BE10 Bc Komórki sporządzające B10 Bc B5 Bc Komórki sporządzające DAND B5 Bc DAND BE10 Bc DAND Ochrona danych osobowych w systemach informatycznych A Bc OIN Ewidencja osób upowaŜnionych do przetwarzania danych osobowych Skargi i wnioski Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio BE10 Bc ABI A Bc Komórki przyjmujące A Bc Komórki sporządzające A Bc RP A Bc RP A Bc DW Materiały pomocnicze do tabulogramów Zakup oprogramowania dla Uczelni Zapotrzebowanie dotyczące zakupu sprzętu komputerowego Ewidencja zakupionego sprzętu komputerowego i oprogramowania 0590 070 A 0552 059 07 OI OI OI Wydruki maszyn elektronicznych 058 061 Bc Bc Bc 0551 057 060 A B5 A Baza danych Przetwarzanie danych 0550 Ustalanie uprawnień dostępu do systemów informatycznych 056 06 Sieci komputerowe Organizacja sieci Nadzór nad sieciami lokalnymi Rejestr oprogramowania Analiza skarg i wniosków Uroczystości, promocja Uczelni Materiały prasowe bezpośrednio dotyczące Uczelni Informacje własne dla prasy, radia i telewizji Czasopismo akademickie „Wieści akademickie” UŜywanego przez Uczelnię Rejestr uprawnień do systemów informatycznych Tabulogramy, wydruki statystyczne, wyniki badań – kategoria A Instrukcje, wyjaśnienia itp. Rejestry sprzętu, dokumentacja przekazywania sprzętu do jednostek organizacyjnych Polityka bezpieczeństwa systemu informatycznego, słuŜącego do przetwarzania danych osobowych w Uczelni W razie masowości tego typu spraw do kategorii A kwalifikuje się od 5 do 10% skarg Wycinki prasowe, w tym równieŜ ogłoszenia płatne w gazetach i wydawnictwach ksiąŜkowych 073 0730 Informatory dla kandydatów na studia 0731 Foldery dotyczące Zespołu Pieśni i Tańca „Łany” A Bc DW A Bc DW 0732 A Bc DW A A A A A Bc Bc Bc Bc Bc DW DW DW DW Komórki organizujące A Bc BR Uroczystości rocznicowe i okolicznościowe 0762 Doktoraty honoris causa A Bc A Bc 0763 Odnowienie doktoratu A Bc 0763 Profesor honorowy Uczelni A Bc 0764 Reprezentacja B5 Bc Komórki organizujące Komórki organizujące Komórki organizujące Komórki organizujące BR 0765 0766 Adresy gratulacyjne, nekrologi Emblematy i ceremoniał A A Bc Bc BR A Bc Komórki współdziałające 074 0740 0741 0742 0743 075 076 0760 Foldery dotyczące nadania doktoratu honoris causa Wydawnictwa informacyjne Uczelni Kroniki i monografie Skład osobowy Wydawnictwa okolicznościowe Inne Wystawy i pokazy Uroczystości uczelniane Inauguracja roku akademickiego 0761 08 Do kategorii A odkłada się po 2 egzemplarze wydawnictw Wydawnictwa promocyjne Uczelni Współdziałanie 080 Z organami administracji państwowej Scenariusze wystaw, teksty, fotografie itp. Porządek uroczystości, sprawozdania, wykład inauguracyjny itp. Zaproszenia, gratulacje, Ŝyczenia, podziękowania, kondolencje itp. Logo Uczelni, insygnia rektorskie, dziekańskie, emblematy wydziałów. Ustalenia własne, dotyczące projektowania i warunków wykonania Obejmuje sprawy ogólne współpracy, niezwiązane z aktami innych klas Korespondencja merytoryczna, własne opracowania 081 Z organami administracji samorządowej Z innymi szkołami wyŜszymi A Bc Komórki współdziałające A Bc Z krajowymi instytucjami naukowymi Z innymi instytucjami krajowymi Z organizacjami politycznymi A Bc Komórki współdziłające Komórki współdziałające BE5 Bc Komórki współdziałające Jak przy klasie 080 BE5 Bc Komórki współdziałające Jak przy klasie 080 Z organami związków zawodowych Z organizacjami studenckimi BE5 Bc Komórki współdziałające Jak przy klasie 080 BE5 Bc Jak przy klasie 080 BE5 Bc 090 Z instytucjami zarządzającymi funduszami europejskimi Kontrole Metodyka kontroli Komórki współdziałające Komórki współdziałające A Bc AW KW DOP 091 Kontrole zewnętrzne Uczelni A Bc Jednostki i komórki kontrolowane Zasady i tryb przeprowadzania kontroli – wytyczne Uczelni Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia i zalecenia pokontrolne, sprawozdania z ich wykonania. KaŜda kontrola stanowi odrębną teczkę 092 Kontrole wewnętrzne A Bc 093 094 KsiąŜki kontroli Audyt wewnętrzny 0940 Dokumentacja zadań audytowych B5 Bc AW KW KC A Bc AW 0941 Stała dokumentacja audytu wewnętrznego A Bc AW 0942 Dokumentacja bieŜąca audytu wewnętrznego KADRY Ogólne zasady pracy i płac BE5 Bc AW 082 083 084 085 086 087 088 09 1 10 przygotowane dla tych organówkategoria A, pozostałe materiały kategoria B5 Jak przy klasie 080 Jak przy klasie 080 Jak przy klasie 080 Jak przy klasie 080 Programy zadań audytowych, protokoły z narad, sprawozdania Plany audytu wewnętrznego, procedury kontroli wewnętrznej finansowej, akty normatywne Opinie, informacje, korespondencja 100 Normy prawne z zakresu pracy i płac wydane przez organy nadrzędne Umowy zbiorowe i zakładowe Taryfikatory kwalifikacyjne Regulaminy pracy Zasady wynagradzania, premiowania Fundusz płac i etaty Przepisy prawne 101 102 103 104 11 110 111 1110 Osobowy fundusz płac i etaty Wykazy etatów 1111 Rozdział osobowego funduszu płac 1112 Analiza wykorzystania osobowego funduszu płac 112 Bezosobowy fundusz płac i honoraria 1120 Bezosobowy fundusz płac 12 Bc DOSS A A A A Bc Bc Bc Bc DOSS DOSS DOSS DOSS A Bc DOSS DPS A Bc DOSS A Bc DPS A Bc DPS Siatki płac, stawek, dodatki itp. Potrzeby etatowe jednostek organizacyjnych Uczelni – opracowanie zbiorcze Opracowanie zbiorcze DPS A Bc DPS Opracowanie zbiorcze 1121 Rozdział bezosobowego funduszu płac PodwyŜki wynagrodzeń B5 Bc DPS 1130 Wnioski o podwyŜki wynagrodzeń Premie B5 Bc DOSS B5 Bc DOSS Np. kwartalne. Zatwierdzone wnioski, decyzje odkłada się do akt osobowych pracownika Dokumentację dotyczącą konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych Jak przy klasie 120 113 114 B5 120 Zatrudnienie AngaŜowanie i zwalnianie pracowników B2 Bc DOSS 121 122 123 Opinie o pracownikach Oferty kandydatów Rozmieszczenie pracowników B5 Bc Bc Bc Bc Bc DOSS DOSS 124 Zatrudnianie specjalnych kategorii pracowników B2 Bc DOSS 125 Prace zlecone B50 Bc DPS Przydział, przeniesienie, zastępstwo Kobiet, młodocianych, inwalidów, rencistów, absolwentów szkół itp. Umowy o prace zlecone z własnymi i obcymi pracownikami, wynagrodzenia z funduszu bezosobowego, ewidencja prac zleconych. Umowy bez składki na ZUS – B5 126 127 13 130 Awanse, dodatki, nagrody, odznaczenia, kary 1260 Awanse 1261 Dodatki B3 B3 Bc Bc DOSS DOSS 1262 Nagrody B10 Bc DOSS 1263 Odznaczenia państwowe B5 Bc DOSS 1264 1265 Odznaczenia własne Kary B5 B10 Bc Bc DOSS DOSS Wojskowe sprawy pracowników Ewidencja osobowa Akta osobowe nauczycieli akademickich B5 Bc DOSS A Bc DOSS Jak przy klasie 120 Funkcyjne, specjalne, za wysługę lat. Jak przy klasie 120 Wnioski, nagrody zwykłe, za osiągnięcia naukowe, za działalność dydaktyczną itp. Kopie pism o przyznaniu nagród odkłada się do akt osobowych Rejestr odznaczeń – kategoria A. Wnioski w sprawie odznaczeń , korespondencję odkłada się do akt osobowych danego pracownika Jak przy klasie 1263 Dokumentację odkłada się do akt osobowych pracownika Jak przy klasie 1265 Dla kaŜdego pracownika prowadzi się oddzielna teczkę zawierającą m.in. podanie, Ŝyciorys, kwestionariusz, świadectwa z poprzednich miejsc pracy, opinie, umowę o pracę, dokumentację dotyczącą przebiegu pracy zawodowej, podnoszenia kwalifikacji, angaŜe, wnioski o odznaczenia, 131 Akta osobowe pracowników niebędących nauczycielami Legitymacje ubezpieczeniowe BE50 Bc DOSS B5 Bc DOSS B5 Bc DOSS 140 141 Legitymacje dotyczące zniŜek na bilety PKP Dyscyplina pracy Listy obecności Absencja B2 B3 Bc Bc DOSS DPS 142 143 KsiąŜki wyjść poza Uczelnię Urlopy pracownicze B3 Bc DOSS 1430 Urlopy wypoczynkowe B2 Bc 1431 Urlopy macierzyńskie B5 Bc 1432 Urlopy bezpłatne B50 Bc 1433 Urlopy wychowawcze B50 Bc 1434 Urlopy dla poratowania zdrowia B50 Bc 1435 Plany urlopów Zezwolenia na prace dodatkowe Analizy efektywnego czasu pracy Bezpieczeństwo i higiena pracy Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy B2 B3 A Bc Bc Bc DOSS DPS DOSS DPS DOSS DPS DOSS DPS DOSS DPS DOSS DOSS DOSS A Bc BHP 151 Środki ochronne A Bc BHP 152 Przeglądy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy B5 Bc BHP 132 133 14 144 145 15 150 dokumentację wypowiedzenia umowy o pracę, świadectwo pracy i opinie Jak przy klasie 130 Rejestr wydanych legitymacji, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje Wnioski Dotyczy tylko zwolnień lekarskich. Urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia nieobecności – kategoria Bc Wnioski, decyzje odkłada się do akt osobowych – klasa 130 albo 131 Do kategorii A kwalifikuje się instrukcje i wytyczne własne. Przepisy zewnętrzne kategoria B10 Projekty własne i ich zastosowanie Według planu przeglądów i na zgłoszenie jednostek Uczelni 153 OdzieŜ ochronna i sprzęt ochrony osobistej 154 Wypadki przy pracy i choroby zawodowe 1540 Wypadki zbiorowe, śmiertelne, powodujące kalectwo 1541 Inne wypadki 1542 Zgłoszenia chorób zawodowych Praca w warunkach szkodliwych dla zdrowia 156 Badania okresowe pracowników 1560 Wykazy pracowników zobowiązanych do przeprowadzenia badań w danym roku 16 Szkolenia 160 Zasady i programy szkoleń 155 17 Sprawy socjalno-bytowe Podstawowe zasady 170 Ewidencja B3 Bc BHP A Bc BHP B10 Bc BHP B10 B10 Bc Bc BHP BHP B5 Bc DOSS A Bc A Bc DOSS Własne ustalenia Uczelni Stołówki, bufety, deputaty, umundurowanie, posiłki regeneracyjne, zaopatrzenie reglamentowane, ekwiwalent, itp. Np. wypadki w drodze do i z pracy Wnioski, protokoły, polecenia wypłaty Ustalenia własne, listy obecności – kategoria A. Pozostałe kategoria B10 171 Zaopatrzenie rzeczowe pracowników B3 Bc DOSS BHP DGZ 172 173 Wczasy pracownicze Opieka nad pracownikami B3 B2 Bc Bc DOSS DOSS B5 Bc DOSS B5 Bc DOSS B5 Bc DOSS B5 Bc DOSS B5 Bc DOSS B5 Bc DOSS Opieka zdrowotna, opieka nad dziećmi, inwalidami i rencistami 174 Zapomogi losowe Zapomogi losowe dla pracowników 1741 Zapomogi losowe dla emerytów 175 Zapomogi pienięŜne 1750 Zapomogi pienięŜne dla pracowników 1740 1751 Zapomogi pienięŜne dla emerytów 176 PoŜyczki mieszkaniowe 1760 PoŜyczki na remonty domów 1761 PoŜyczki na remonty mieszkań 5-letni okres przechowywania liczy się od daty spłaty poŜyczki Jak przy klasie 1760 1762 18 180 181 182 1820 1821 1822 183 184 185 186 1860 187 2 20 21 210 211 212 213 214 PoŜyczki budowlane B5 Bc DOSS Dotyczy kupna, wykupu i budowy. Jak przy klasie 1760 Ubezpieczenia osobowe Przepisy ubezpieczeniowe B5 Bc DPS Instrukcje i wyjaśnienia ZUS i PZU oraz innych instytucji ubezpieczeniowych B5 Bc DPS B5 B50 B5 B10 Bc Bc Bc Bc DPS DPS DPS DOSS B2 B5 Bc Bc DPS DPS B5 Bc DPS B10 Bc DPS Okres przechowywania liczy się od upływu terminu umowy ubezpieczeniowej A Bc DOP Własne ustalenia A Bc DT Wytyczne własne, analizy potrzeb A Bc DT W tym równieŜ plany rzeczowo-finansowe i analizy ekonomiczne planowanych inwestycji A A Bc Bc DT DT BE5 Bc DT Ubezpieczenia społeczne Dowody uprawnienia do zasiłków Zasiłki chorobowe Zasiłki rodzinne Zasiłki pogrzebowe Ewidencja emerytów i rencistów Wnioski o emerytury i renty Wnioski o kapitał początkowy Ubezpieczenie społeczne Składki ubezpieczenia pracowników Ubezpieczenia zbiorowe w instytucjach ubezpieczeniowych ŚRODKI RZECZOWE Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi Inwestycje i remonty Zasady inwestycji i kapitalnych remontów Plany inwestycyjne Ewidencja inwestycji Dokumentacja prawna obiektów Uczelni Dokumentacja techniczna obiektów Uczelni 2140 Budowle typowe W tym pozwolenie na budowę i na uŜytkowanie obiektów Dla kaŜdej inwestycji zakłada się odrębną teczkę, do której odkłada się zlecenia, przetargi, protokoły przekazania budowy, kopie kosztorysów, protokoły odbioru. Okres przechowywania liczy się od daty utraty, zniszczenia lub przekazania obiektu 2141 215 216 217 22 220 221 Budowle nietypowe i zabytkowe Wykonawstwo i odbiór inwestycji Nadzór i koordynacja inwestycji Dokumentacja remontowa Administracja nieruchomości Ewidencja nieruchomości Uczelni Nabywanie i zbywanie nieruchomości A Bc DT B5 Bc DT B5 B5 Bc Bc DT DT A Bc SGN A Bc SGN 222 Przydział i najem nieruchomości B5 Bc SGN 223 Eksploatacja nieruchomości B2 Bc DGZ B10 Bc SGN B5 Bc DGZ 224 Podatki, opłaty i czynsze za lokale 225 Ochrona obiektów 2250 Ochrona (strzeŜenie) obiektów 226 Ochrona przeciwpoŜarowa Umowy, harmonogramy robót, protokoły odbioru, dokumentacja powykonawcza, narady autorskie Dla kaŜdego remontu zakłada się odrębną teczkę, do której odkłada się zlecenia, przetargi, protokoły przekazania budowy, kopie kosztorysów, protokoły odbioru. Okres przechowywania liczy się od daty odbioru remontu Dokumentacja prawna i techniczna. Dla kaŜdej nieruchomości zakłada się odrębną teczkę Okres przechowywania liczy się od daty utraty lub wygaśnięcia umowy najmu Konserwacja, urządzeń i instalacji, remonty bieŜące, oświetlenie, gaz, ogrzewanie, woda, usługi komunalne, usługi kominiarskie, utrzymywanie czystości w tym takŜe terenów otwartych Umowy z firmami zewnętrznymi 2260 B5 Bc BHP B10 Bc DGZ DOSS B5 Bc OOC B5 Bc OOC B5 Bc OOC A Bc DOP B2 B2 B2 B2 B2 B2 B5 B5 B5 B10 Bc Bc Bc Bc Bc Bc Bc Bc Bc Bc DGZ DGZ DGZ DGZ DGZ DGZ DGZ DGZ DGZ DGZ B5 B5 Bc Bc DT DGZ DT Transport i łączność Pojazdy mechaniczne B5 Bc DGZ Eksploatacja środków transportu 2410 Karty eksploatacji pojazdów B3 Bc DGZ 227 Protokoły z przeglądu technicznego sprzętu przeciwpoŜarowego Ubezpieczenia rzeczowe i majątkowe Np. domów studenckich, jachtów. Polisy itp. 228 Obronność i obrona cywilna Korespondencja z Szefem Obrony Cywilnej Miasta Poznania 2281 Korespondencja dotycząca sprzętu obrony cywilnej 2282 Korespondencja dotycząca obronności 23 Gospodarka środkami ruchomymi 230 Przepisy w zakresie gospodarki materiałowej 2280 231 Zaopatrzenie w materiały 2310 2311 2312 2313 2314 2315 232 233 234 235 236 24 240 241 Artykuły elektryczne Artykuły papiernicze i biurowe Meble i sprzęt biurowy OdzieŜ Środki czystości Pozostałe artykuły Źródła zaopatrzenia, dostawcy Magazynowanie i uŜytkowanie Ewidencja ilościowa Środki trwałe Eksploatacja środków trwałych 2360 Konserwacja i remonty bieŜące 2361 Kasacja i upłynnianie Do kategorii A kwalifikuje się przepisy własne. Przepisy zewnętrzne kategoria B10 Zapotrzebowanie, zamówienia, rozdzielniki Likwidacja Dla kaŜdego pojazdu prowadzi się odrębną teczkę zawierającą: faktury zakupu, protokoły zdawczoodbiorcze, ewidencję napraw zewnętrznych, ksiąŜkę pojazdu; 5-letni okres przechowywania liczy się od daty sprzedaŜy (likwidacji pojazdu) 2411 2412 Przeglądy techniczne pojazdów Transport wewnątrzuczelniany 242 Gospodarka samochodowa 2420 Zaopatrzenie w paliwo 2421 Zaopatrzenie w materiały eksploatacyjne B3 B5 Bc Bc DGZ DGZ B5 B5 Bc Bc DGZ DGZ 243 Eksploatacja środków łączności B3 Bc DGZ 250 Zamówienia publiczne Przepisy prawne dotyczące zamówień publicznych A Bc DOP 25 251 252 Plan zamówień publicznych Dokumentacja zamówień publicznych B10 B5 Bc Bc BZP BZP 253 Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych EKONOMIKA Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe Metody analizy wartości B10 Bc BZP 3 30 300 301 302 System ewidencji i plan kont Roczne sprawozdanie finansowe – bilans 31 Finanse, księgowość 310 Obrót gotówkowy 3100 Plany kasowe 3101 Raporty kasowe 3102 3103 3104 Grzbiety ksiąŜeczek czekowych Kopie asygnat i kwitariuszy Zasady kredytowania, współpraca z bankiem 3105 Finansowanie inwestycji 32 Księgowość finansowa 320 Dowody księgowe 321 Dokumentacja księgowa Zamówienia, faktury Części zamienne, ogumienie i akumulatory Telefony, radiowęzły itp. Przepisy własnepozostałe kategoria B10 Dla kaŜdego przetargu zakłada się odrębną teczkę: oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, SIWZ , protokoły komisji, odwołania, protesty, korespondencja Rejestry Ustalenia normatywne Uczelni A Bc AE BZD DK KR ZKR A A Bc Bc B2 B2 Bc Bc B2 B2 B5 Bc Bc Bc DF DF DK DF DF KR B5 Bc DF B5 Bc DK B5 Bc DK Faktury, rachunki, dowody PZ Księgi, rejestry, dzienniki, karty kontowe, zestawienia obrotów i sald, wykaz składników, aktywów i pasywów 322 Rozliczenia B5 Bc DF DK DPS SGN 323 Windykacja naleŜności B5 Bc DK 324 325 B2 B5 Bc Bc DK DK 330 Uzgadnianie sald Ewidencja syntetyczna i analityczna Rozliczenia płac Dokumentacja płac B5 Bc DPS 331 332 333 334 Deklaracje podatkowe PIT Listy zaliczek na płace Listy płac Karty zbiorcze płac B6 B3 B50 B50 Bc Bc Bc Bc DPS DPS DPS DPS 335 Zaświadczenia o płacach Bc Bc DPS B5 Bc DPS B5 Bc DESM 33 Z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi podatkowymi itp. Dokumenty związane z udowodnieniem zadłuŜeń i naleŜności Korespondencja Księgi lub kartoteki finansowe Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii i potrąceń z płac-podatki, składki itp. Imienne karty zbiorcze płac za okresy roczne lub dłuŜsze ujmujące zarobki za poszczególne miesiące Kopie zaświadczeń o wysokości płac lub rejestry tych zaświadczeń 336 Rozliczenia umów cywilno-prawnych 3360 Zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego 34 Księgowość materiałowo-towarowa 340 Dowody księgowe 341 Dokumentacja księgowa B5 Bc DESM 342 Księgi inwentarzowe B10 Bc DESM Dowody magazynowe, noty księgowe, faktury, rachunki i inne. Środki trwałe kategoria B10 Karty ilościowowartościowe, analityczne, księgi, rejestry, zestawienia obrotów, sprawozdania z katedr, potwierdzenia stanów i inne. Środki trwałe – kategoria B10 Okres przechowywania liczy się od daty sprzedaŜy lub zdjęcia z ewidencji środka trwałego 35 Deklaracje podatkowe Podatek VAT, deklaracje INTRASTAT 351 Podatek dochodowy od osób prawnych CIT 36 Fundusze specjalne 360 Zasady gospodarowania funduszami 361 Fundusze specjalne 3610 Specjalny Fundusz Nagród 3611 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 37 Inwentaryzacja 370 Ogólne zasady 371 Spisy i protokoły inwentaryzacyjne 350 B6 Bc DF B6 Bc ZKR DF A Bc DOP B5 B5 Bc Bc DOSS DOSS A B5 Bc Bc DOP DI B5 B5 Bc Bc DI DI B10 B10 B10 Bc Bc Bc DI DI DI DESM A Bc Dziekanaty Album wydanych dyplomów doktorskich 4002 Przewody habilitacyjne A Bc Dziekanaty A Bc Dziekanaty 4003 A Bc Dziekanaty A A Bc Bc Dziekanaty DOSS A Bc DOSS 372 373 Harmonogramy inwentaryzacji Zobowiązania do odpowiedzialności materialnej Protokoły likwidacji Protokoły przekazania Wycena i przecena 374 375 376 4 40 NAUKA Rozwój kadry naukowej 400 Tytuły, stopnie i stanowiska naukowe 4000 Przewody doktorskie 4001 Album wydanych dyplomów doktorów habilitowanych 4004 Tytuł naukowy profesora 4005 Stanowisko profesora nadzwyczajnego 4006 Stanowisko profesora zwyczajnego Przepisy własne Uczelni Weryfikacja spisów z natury, składników majątkowych Dla kaŜdego doktoranta zakłada się osobną teczkę zawierającą wszystkie wymagane przepisami dokumenty Dla kaŜdej habilitacji zakłada się osobną teczkę zawierająca niezbędne dokumenty 4007 Ewidencja stanowisk profesora nadzwyczajnego 4008 Ewidencja stanowisk profesora zwyczajnego 401 Nostryfikacja dyplomów 402 Nadawanie stopni doktora honoris causa 403 Studia doktoranckie 4030 Programy i plany studiów doktoranckich 404 Organizacja i tok studiów doktoranckich 4040 Rekrutacja A Bc DOSS A Bc DOSS A A Bc Bc Dziekanaty Jednostka inicjująca A Bc Studium doktoranckie A Bc Studium doktoranckie Teczki osobowe Protokoły komisji rekrutacyjnych. Obsługa organizacyjnoadministracyjnakategoria Bc Dla kaŜdego doktoranta zakłada się osobną teczkę, do której odkłada się wszystkie dokumenty związane ze studiami doktoranckimi Rejestr 4041 Akta osobowe doktorantów A Bc Studium doktoranckie 4042 Legitymacje, indeksy B2 Bc 4043 Dyscyplina studiów B3 Bc Studium doktoranckie Studium doktoranckie 4044 4045 Stypendia dla doktorantów Zaświadczenia dla doktorantów B5 B5 Bc Bc DRU DRU Studium doktoranckie A Bc Dziekanaty Dokonywane jeden raz na cztery lata B5 Bc Dziekanaty Anonimowo BE5 Bc DOSS Dla kaŜdego konkursu zakłada się odrębną teczkę A Bc DN Dla kaŜdego wydziału zakłada się odrębną teczkę, zawierającą m.in. 405 4050 4051 4052 41 410 4100 Oceny nauczycieli akademickich Oceny pracowników naukowodydaktycznych, naukowych oraz dydaktycznych Oceny nauczycieli akademickich przez studentów Konkursy dotyczące zatrudnienia pracowników naukowo-dydaktycznych, naukowych oraz dydaktycznych Działalność naukowobadawcza Badania własne Wniosek Uczelni o dotację podmiotową na badania własne Wszystkie decyzje dotyczące doktoranta odkłada się do jego akt osobowych – klasa 4041 Rejestr 4101 Projekty badawcze finansowane z dotacji na badania własne A Bc DN 4102 Projekty interdyscyplinarne finansowane z dotacji na badania własne Działalność statutowa A Bc DN 411 4110 Wniosek o przyznanie dotacji na podstawową działalność statutową 4111 Projekty badawcze finansowane z dotacji na działalność statutową 412 Ankiety wydziałów 4120 Ocena parametryczna wydziałów z ankietami 413 Projekty krajowe Projekty badawcze, rozwojowe, celowe, finansowane przez MNiSW, NCBR i NCN 4131 Rejestr projektów badawczych, rozwojowych i celowych 4130 414 415 416 417 Projekty infrastrukturalne Inne przedsięwzięcia badawcze finansowane z róŜnych źródeł Prace badawcze i usługowe zlecane przez podmioty zewnętrzne 4160 Rejestr prac badawczych i usługowych Doświadczenia i zajęcia dydaktyczne z wykorzystywaniem zwierząt raport z danego roku oraz decyzję właściwego ministra Dla kaŜdego wydziału zakłada się odrębną teczkę zawierającą wnioski, umowy, kalkulacje kosztów i sprawozdania Rejestr realizowanych projektów A Bc DN Dla kaŜdego wydziału zakłada się odrębną teczkę Jak przy klasie 4100 A Bc DN Jak przy klasie 4101 A Bc DN Dokonywana raz na cztery lata. Dla kaŜdego wydziału zakłada się odrębną teczkę A Bc DN Przepisy, wytyczne, rozliczenia finansowe A Bc DN A A Bc Bc SFS DN Dla kaŜdego projektu zakłada się odrębną teczkę zawierającą wniosek, decyzje o dofinansowaniu, umowę, dokumentację związaną z realizacją, sprawozdania Jak przy klasie 4131 Wnioski, rejestr wydanych decyzji, sprawozdania Przepisy, wytyczne, rozliczenia finansowe A Bc DN Dla kaŜdego zlecenia zakłada się odrębną teczkę 4170 418 42 Wnioski i zezwolenia na wykonywanie badań (doświadczeń) oraz prowadzenie zajęć dydaktycznych z wykorzystywaniem zwierząt Doświadczenia i zajęcia dydaktyczne z uŜyciem GMO Wynalazczość, wdroŜenia, innowacje 420 Wynalazczość 4200 Projekty wynalazcze 4201 421 Rejestr projektów wynalazczych WdroŜenia Umowy licencyjne i wdroŜeniowe 4211 Umowy dotyczące współpracy z podmiotami gospodarczymi, administracją rządową i samorządową 4210 43 Rolnicze Zakłady Doświadczalne Działalność naukowodydaktyczna RZD i stacji badawczych Zagospodarowanie mienia po zlikwidowanych zakładach doświadczalnych 430 431 432 4320 4321 4322 433 434 4340 Dokumentacja prawna poszczególnych składników majątkowych Odpisy ksiąg wieczystych Mapki geodezyjne Akty notarialne Wycena nieruchomości SprzedaŜ mieszkań Umowy sprzedaŜy mieszkań A Bc DN A Bc DN A Bc BPWP A Bc A Bc BPWP BE5 Bc BPWP A Bc DZD BE5 Bc DZD A A A A Bc Bc Bc Bc SGN SGN SGN SGN B10 Bc SGN Rejestr wniosków, zezwoleń, sprawozdania Własne ustalenia Projekty opatentowane lub nieopatentowane a wdroŜone kwalifikuje się do kategorii A. Pozostałe projekty kategoria B10. Dla kaŜdego projektu patentowego zakłada się odrębną teczkę BPWP W tym wynagrodzenia za projekty wynalazcze i wdroŜenie wyników prac naukowobadawczych Przetargi, umowy, dokumentacja związana z dzierŜawami i sprzedaŜą nieruchomości 435 Korespondencja dotycząca współpracy ze stacjami badawczymi i Rolniczymi Zakładami Doświadczalnymi 436 Współpraca z Agencją Nieruchomości Rolnych w sprawie składników majątkowych 437 Mieszkania niesprzedane 4370 Umowy najmu mieszkań niesprzedanych 4371 Korespondencja w sprawach mieszkaniowych 438 Protokoły inwentaryzacyjne 44 Współpraca naukowa z zagranicą 440 Umowy i porozumienia z partnerami zagranicznymi 441 Wyjazdy zagraniczne 4410 Wnioski o wyjazd 4411 Wnioski dewizowe 4412 Sprawozdania z wyjazdów zagranicznych 442 Przyjazdy cudzoziemców 4420 4421 StaŜe naukowe Studia doktoranckie 443 Programy międzynarodowe 4430 Współpraca w ramach programu Erasmus 4431 Współpraca w ramach programu CEEPUS 4432 Współpraca w ramach innych programów 444 Oferty zagraniczne 5 50 500 501 502 503 DYDAKTYKA Organizacja studiów Podstawowe zasady organizacji studiów Pogramy i plany studiów stacjonarnych Programy i plany studiów niestacjonarnych Indywidualne programy i plany studiów BE5 Bc DZD BE5 Bc DZD BE5 Bc BE5 Bc SGN DF SGN B10 Bc DZD Środki trwałe po zlikwidowanych Rolniczych Zakładach Doświadczalnych A Bc DWZ Dwustronna współpraca naukowa B5 B5 A Bc Bc Bc DWZ DWZ DWZ Wizyty gości zagranicznych B5 B5 Bc Bc DWZ DWZ A Bc DWZ A Bc DWZ BE5 Bc DWZ B5 Bc DWZ Oferty dotyczące stypendiów A Bc DSSS Regulamin studiów, akredytacje itp. A Bc Dziekanaty A Bc Dziekanaty A Bc Dziekanaty Dla kaŜdego kierunku zakłada się odrębną teczkę Jak przy klasie 501 Rejestr ogólny. Decyzje dotyczące danego studenta 504 Ogólne i szczegółowe zestawienie zbiorcze planowanych i wykonanych godzin dydaktycznych Rekrutacja Podstawowe zasady, limity Działalność promocyjna dla kandydatów na studia Dokumentacja rekrutacyjna odkłada się do jego akt osobowych – klasa 530 Plany i sprawozdania dydaktyczne z jednostek B50 Bc DSSS A B5 Bc Bc DSSS DSSS Ustalenia własne B2 Bc DSSS Harmonogramy, powołanie Uczelnianej Komisji Rekrutacyjnej Protokoły wydziałowych komisji rekrutacyjnych Decyzje wydziałowych komisji rekrutacyjnych A Bc Dziekanaty A Bc Dziekanaty B2 Bc Dziekanaty B2 Bc DSSS 517 Odwołania od decyzji wydziałowych komisji rekrutacyjnych w sprawie przyjęć na studia Akta kandydatów nieprzyjętych na studia Studenci stypendyści Rządu RP BE5 Bc SSSB Studenci obcokrajowcy. Zestawienia kosztów kształcenia itp. 520 Tok studiów Podstawowe zasady A Bc DSSS Organizacja roku akademickiego B5 Bc Dziekanaty Karty przedmiotów (sylabusy) B5 Bc Dziekanaty B3 Bc Dziekanaty Rozkład zajęć oraz obciąŜenia sal dydaktycznych Wszystkie decyzje dotyczące danego studenta odkłada się do jego akt osobowych–klasa 530 Jak przy klasie 523 B3 Bc Dziekanaty Jak przy klasie 523 B3 Bc Dziekanaty B3 Bc Dziekanaty W tym przeniesienia do innych uczelni. Jak przy klasie 523 Np. przedłuŜenie, warunkowe zaliczenie sesji, powtarzanie 51 510 511 512 513 514 515 516 52 521 Realizacja planów i programów studiów Semestralny rozkład zajęć dydaktycznych 522 523 Dyscyplina studiów 5230 Urlopy dziekańskie, okolicznościowe, zdrowotne, przerwy w studiach 5231 Zmiana kierunku studiów, wydziału 5232 Przeniesienia z innych uczelni 5233 Inne sprawy dyscypliny studiów Decyzje odkłada się do akt osobowych kandydata Owołania i decyzje odkłada się do akt osobowych kandyta semestru, roku studiów, wznowienie studiów. Jak przy klasie 523 524 A Bc Dziekanaty 530 Protokoły egzaminacyjne Ewidencja studentów Akta osobowe studentów A Bc Dziekanaty 531 Księga dyplomów absolwentów A Bc 532 Rejestr legitymacji studenckich, indeksów Legitymacje studenckie B5 Bc DSSS Dziekanaty Dziekanaty B2 Bc Dziekanaty Album studenta Zaświadczenia dla studentów, absolwentów Dokumenty studentów i absolwentów A B5 Bc Bc DSSS Dziekanaty B10 Bc AU Np. dyplomy, indeksy, świadectwa dojrzałości, itp. Rejestr oraz korespondencja dotycząca wydanych i wysłanych dokumentów A Bc Dziekanaty SP Do kategorii A kwalifikujemy własne przepisy Dokumentacja odkładana jest do akt osobowych studenta Praktyki krajowe Praktyki zagraniczne Sprawy socjalno-bytowe studentów. Ochrona zdrowia studentów Pomoc socjalna dla studentów A A Bc Bc Dziekanaty SP 5500 Podstawowe zasady A Bc SSSB 5501 Stypendia naukowe B5 Bc Dziekanaty 5502 Stypendia socjalne B5 Bc Dziekanaty 53 533 534 535 536 54 540 Praktyki studenckie Podstawowe zasady 541 Realizacja praktyk 5410 5411 55 550 Dla kaŜdego studenta zakłada się odrębną teczkę, obejmującą wszystkie dokumenty określone rozporządzeniem właściwego ministra Wydruk z systemu informatycznego Prowadzone elektronicznie Pokwitowanie odbioru odkłada się w teczce studenta Rejestr wydanych zaświadczeń W tym równieŜ dla studentów obcokrajowców Do kategorii A kwalifikuje się własne przepisy. Przepisy zewnętrzne kategoria B10 Wnioski i decyzje odkłada się do akt osobowych studenta – klasa 530 Jak przy klasie 5501 B5 B5 Bc Bc Dziekanaty SSSB Jak przy klasie 5501 A Bc SSSB Do kategorii A kwalifikuje się własne przepisy. Przepisy zewnętrzne kategoria B10 Podania i decyzje w sprawie przyznania miejsca w domu studenckim 5512 Zakwaterowania, wykwaterowania z domu studenckiego B5 Bc SSSB B5 Bc DS 5513 B5 Bc DS B5 Bc DS B5 B5 Bc Bc DS DS 5503 5504 Zasiłki losowe i zapomogi Listy wypłat stypendiów i zasiłków 551 Domy studenckie 5510 Podstawowe zasady 5511 Kartoteki odpłatności za domy studenckie 5514 Dokumentacja dotycząca majątku domów studenckich 5515 Księgi meldunkowe 5516 Wynajem pokoi hotelowych 552 Hotel asystenta B5 Bc SSSB 553 Kredyty studenckie B5 Bc DSSS B5 B5 Bc Bc DSSS SSSB B5 Bc DSSS B5 Bc BK BE5 Bc BK BE5 Bc BK A Bc CKU A Bc CKU 5530 Rejestr zaświadczeń 554 Ubezpieczenia zdrowotne studentów 555 Ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków 56 Absolwenci Uczelni. Promocja absolwentów 560 Promocja studentów 5600 Szkolenia dla studentów i absolwentów 5601 Współpraca z firmami zewnętrznymi 5602 57 570 571 Współpraca z Wojewódzkim Urzędem Pracy Studia podyplomowe Utworzenie studiów podyplomowych Programy i plany studiów podyplomowych W domach studenckich do dokumentów dotyczących zakwaterowania dołącza się kartoteki odpłatności Księgi inwentarzowe, likwidacje Skierowania, faktury, rozliczenia, sprawozdania miesięczne Protokoły z przydziału miejsc Przepisy zewnętrzne, zaświadczenia Przepisy zewnętrzne, rejestr studentów Jak przy klasie 554 Oferty, listy obecności Regulaminy 572 Akta osobowe uczestników studium podyplomowego A Bc CKU 573 Rejestr wydanych świadectw ukończenia studium podyplomowego Rejestr opłat za studia podyplomowe Samorząd i organizacje studenckie. Studenckie grupy twórcze Samorząd studencki A Bc CKU B5 Bc CKU A Bc SSSB A Bc SSSB A Bc CKS A A Bc Bc CKS CKS B5 Bc SSSB Roczny podział środków finansowych A Bc SSSB B5 Bc SSSB Dla kaŜdego koła zakłada się odrębną teczkę Jak przy klasie 583 A Bc DAND 574 58 580 581 Ogólnopolskie organizacje studenckie działające na terenie Uczelni 582 Studenckie grupy twórcze 5820 Chór „CORO DA CAMERA” 5821 5822 Zespół Pieśni i Tańca „Łany” Zespół Trębaczy Myśliwskich „VENATOR” 583 Finansowanie samorządu i organizacji studenckich oraz grup twórczych 584 Studencki ruch naukowy 5840 Studenckie koła naukowe 5841 6 60 600 Dofinansowanie kół naukowych APARATURA I POMOCE DYDAKTYCZNE. WYDAWNICTWA Aparatura i pomoce dydaktyczne Podstawowe zasady Dla kaŜdego uczestnika Studium Podyplomowego zakłada się odrębną teczkę, do której odkłada się m in. podanie, kwestionariusz, odpis dyplomu, recenzje pracy dyplomowej oraz odpis świadectwa ukończenia studium podyplomowego do akt Opinie, korespondencja Dla kaŜdej organizacji zakłada się odrębną teczkę Plan pracy, dokumentacja wyjazdów zagranicznych, korespondencja Jak przy klasie 5820 Jak przy klasie 5820 Do kategorii A kwalifikuje się własne zasady 601 Zakup aparatury, maszyn i urządzeń Rejestr zakupów Rejestr przyjętych środków trwałych Karty urządzeń B5 Bc DAND B10 B10 Bc Bc B5 Bc DAND DAND DGZ Komórki uŜytkujące Ewidencja aparatury drogocennej A Bc DGZ Naprawa i konserwacje pomocy naukowych i dydaktycznych 607 Dokumentacja środków trwałych 6070 Likwidacja środków trwałych 6071 Przekazanie nieodpłatne środków trwałych B5 Bc DAND B5 B5 Bc Bc DGZ DGZ B5 Bc DGZ 610 Zmiany miejsca uŜytkowania środków trwałych Wydawnictwa Programy wydawnictw A Bc DW 611 Teki wydawnicze A Bc DW 612 Wykonanie poligraficzne B2 Bc ZG 613 Rozpowszechnianie wydawnictw ZBIORY BIBLIOTECZNE. ZASÓB ARCHIWALNY Zbiory biblioteczne Podstawowe zasady dotyczące gromadzenia, opracowania i udostępniania B2 Bc DW A Bc BG 602 603 604 605 606 6072 61 7 70 700 Zamówienia, faktury, protokoły odbioru Wraz z kartami OT. Odrębne dla kaŜdego środka trwałego. Okres przechowywania liczy się od daty sprzedaŜy lub likwidacji urządzenia Sprawozdania z katedr z wykorzystania czasu pracy aparatury Badania potrzeb, ogólne sprawy wydawnicze Dla kaŜdego tytułu publikacji prowadzi się oddzielną teczkę obejmującą: kartę wydawniczą, umowy, opracowania autorskie i redakcyjne, recenzje, projekty graficzne oraz egzemplarz wydawniczy Sprawy wydawnicze: ewidencja zleceń, kartoteka KolportaŜ Zarządzenia i wytyczne władz Uczelni 701 7010 Gromadzenia zbiorów bibliotecznych Zakup zbiorów na rynku krajowym Zakup zbiorów zagranicznych Prenumerata czasopism Inne formy gromadzenia zbiorów Egzemplarz obowiązkowych druków Dary Zbiory przejęte B5 Bc BG B5 B5 Bc Bc BG BG B5 Bc BG B5 B5 Bc Bc BG BG Depozyty Wymiana Gospodarka dubletami i drukami zbędnymi Ewidencja zbiorów bibliotecznych Inwentarze Katalogi Księgi ubytków Inne formy ewidencji Udostępnianie zbiorów bibliotecznych Udostępnianie w czytelni B5 B5 B5 Bc Bc Bc BG BG BG A A A A Bc Bc Bc Bc BG BG BG BG B2 Bc BG Rewersy – kategoria Bc Udostępnianie prac dyplomowych 7052 WypoŜyczanie 71 Zasób archiwalny 710 Kształtowanie zasobu archiwalnego 7100 Przekazywanie akt do Archiwum Uczelnianego B10 Bc Wnioski, decyzje, karty zgłoszenia itp. B2 Bc BG AU BG A Bc AU Spisy zdawczoodbiorcze akt. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego przechowuje równieŜ komórka przekazująca akta – kategoria A Wykazy spisów zdawczoodbiorczych akt 7102 Zagubienie lub utrata akt A Bc AU A Bc AU 7103 A Bc AU 7011 7012 702 7020 7021 7022 7023 7024 703 704 7040 7041 7042 7043 705 7050 7051 7101 Wydzielanie akt na makulaturę Przejęcie księgozbiorów naukowych – kategoria BE5 Postępowanie wyjaśniające, protokoły Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisem dokumentacji 7104 711 7110 7111 7112 7113 Przyjmowanie akt do Archiwum Uczelnianego Udostępnianie zasobu archiwalnego Księga udostępnianych akt Udostępnianie zbioru archiwalnego WypoŜyczenia Rejestr akt wydanych z Archiwum Uczelnianego B5 Bc AU A B2 Bc Bc AU AU B2 BE10 Bc Bc AU AU 712 Kwerendy naukowe A Bc AU 713 714 Kwerendy genealogiczne Kwerendy dla potrzeb społecznych Konserwacja zbiorów archiwalnych A B5 Bc Bc AU AU B5 Bc AU 715 przeznaczonej do wybrakowania ze zgodą Archiwum Państwowego w Poznaniu Pisma wiodące do spisów, korespondencja Karty udostępnienia Karty wypoŜyczenia Dotyczy akt osób ponownie zatrudnionych i studentów wznawiających studia Podania o udostępnienie i zezwolenia na korzystanie z zasobów Jak przy klasie 712
