Obieg dokumentów

Possible to polska firma informatyczna tworząca rozwiązania
biznesowe oparte na nowoczesnych technologiach m.in.
Microsoft.NET. Oferujemy wsparcie procesów biznesowych
zachodzących w małych, średnich i dużych przedsiębiorstwach,
w każdej branży. Skupiamy się na usprawnieniu wewnętrznej
i zewnętrznej komunikacji w firmach w celu podniesienia
efektywności ich działań.
Obieg dokumentów
Obieg dokumentów gwarantuje gromadzenie i zarządzanie
Dokumenty można katalogować, nadawać uprawnienia edycji
dokumentami oraz ich swobodny przepływ w firmie. Przekłada się
lub odczytu poszczególnym osobom lub grupom osób oraz
to na zwiększenie efektywności i polepszenie komunikacji pracy
wprowadzać ścieżkę obiegu dla danego dokumentu.
poprzez
Aplikacja ułatwia pracę grupową poprzez zagwarantowanie
skrócenie
czasu
potrzebnego
na
poszukiwanie
dokumentów, i gwarancję aktualności dokumentów.
stałego dostępu do wiedzy firmy. Zgromadzona wiedza może
być wykorzystywana dzięki tej aplikacji przez różne działy i filie.
Aplikacja składa się z przykładowych modułów i funkcjonalności:
Użytkownicy
Moduł umożliwia
nadawanie uprawnień
użytkownikom, przypisywanie im uprawnień do
dokumentów, do ich
odczytu lub edycji.
Możliwe jest definiowanie
grup użytkowników o tych
samych uprawnieniach.
Notyfikacje
Moduł pozwala czuwać nad
tym, czy użytkownicy
otworzyli dokument. Po
otwarciu dokumentu
automatycznie zapisywana
jest informacja że ten
konkretny użytkownik
zobaczył dokument.
Dystrybucja
Moduł służy informowaniu
odpowiednich użytkowników
o fakcie zamieszczenia lub
modyfikacji dokumentu
w formie powiadomień
mailowych. Osoba otrzymuje
bezpośredni link do
dokumentu.
Wyszukiwanie
Moduł umożliwia
pełnotekstowe wyszukiwanie
żądanych słów w treści
zamieszczonych dokumentów.
Dzięki temu, że Obieg Dokumentów
ma budowę modułową w prosty sposób
można aplikację skonfigurować pod
specyficzne wymagania klienta. Aplikacje
tworzone w oparciu o BizPlatfom w
100% spełniają potrzeby Klienta - oraz
umożliwiają łatwą ich rozbudowę o nowe
funkcjonalności w przyszłości.

Potwierdzenia
Moduł pozwala kontrolować
proces informowania
użytkowników o danym
dokumencie. Użytkownicy
potwierdzają przeczytanie
dokumentu, co jest zapisywane
w historii dokumentu. Możliwe
jest generowanie raportów
potwierdzeń. Wszystkie
powiadomienia związane
z dokumentem, jego edycją mogą
być wysyłane drogą mailową do
odpowiednich osób.
Ścieżki obiegu
Dokumenty
Moduł pozwala załączać do
zadań i projektów pliki i grupy
plików. Dzięki temu cała
dokumentacja związana z
projektem znajduje się w
jednym miejscu.
Korzyści z wdrożenia:
Usprawnienie komunikacji między osobami odpowiedzialnymi za realizację spraw,
Usystematyzowanie i skatalogowanie dokumentacji firmowej,
Bezpieczeństwo gromadzonej dokumentacji,
Pewność aktualnych informacji,
Gwarancja szybkiego dostępu do danych,
Minnimalizacja dokumentacji papierowej,
Eliminacja pracy kilku osób/ działów nad jedną sprawą,
Wzrost wydajności pracy,
Przyspieszenie i uporządkowanie procesów związanych z obiegem dokumentów,
Kontrola jakości pracy nad danym procesem,
Historia prac nad dokumentem, historia dokumentu,
Pełna kontrola nad dokumentami i zadaniami pracowników,
Ujednolicenie procedur obiegu dokumentów i realizacji spraw
oraz ich automatyzacja.
Moduł umożliwia nadanie
ścieżki danemu typowi
dokumentu tak, aby zgodnie
z procedurą szedł przez kolejne
osoby lub działy w firmie.
Osoby pracują z dokumentem,
akceptują go, odsyłają do
wyjaśnienia itp. , a na końcu
dokument umieszczany jest
w archiwum lub wskazanym
katalogu.
Funkcjonalności aplikacji.
przechowywanie w systemie dowolnej
liczby dokumentów,
proste ładowanie dokumentów o nieograniczonej wielkości i wielu jednocześnie,
dowolne nadawanie praw użytkownikom
/grupom użytkowników do dokumentów,
wprowadzenie typów dokumentów
np. zarządzenia, komunikaty, oferty, itp.,
potwierdzenia przeczytanych dokumentów,
dystrybucja dla określonych grup
użytkowników,
potwierdzenia mailowe
o zamieszczeniu/modyfikacji dokumentów,
możliwość zamieszczenia wielu plików w
ramach jednego dokumentu,
pełnotekstowe wyszukiwanie w treści
zamieszczanych dokumentów.
KONTAKT DO DZIAŁU SPRZEDAŻY Possible Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Sp. k. / ul. Pabianicka 26 lok. 2, 04-219 Warszawa
tel: +48 (22) 211-21-15 fax: +48 (22) 213-88-17 e-mail: [email protected] http://www.possible.pl http://www.bizplatform.pl
Przykłady wdrożeń
Stalprodukt - firma wdrożyła Obieg Dokumentów w celu
uporządkowania i ułatwienia przepływu dokumentów w firmie.
Dokumenty zostały podzielone na wiele kategorii, do których
dostęp mają poszczególni pracownicy, grupy pracowników lub
osoby na danym szczeblu w firmie. Część z dokumentów wymaga
potwierdzenia przeczytania. Funkcjonalności Obiegu
Dokumentów zostały zintegrowane z innymi procesami w firmie i
teraz są częścią większego systemu informatycznego,
przyjmującego postać portalu korporacyjnego.
Emax (Sygnity) - spółka podzieliła dokumenty na różne
kategorie, dzięki czemu w jednym systemie gromadzi
zarówno ogólne informacje o firmie, ważne komunikaty i
zarządzenia, jak i swoją ofertę.
Dodatkowe kategorie to: zestawienie otrzymanych nagród
i wyróżnień oraz Dział prasowy, zawierający informacje
dotyczące przedsiębiorstwa, które ukazały się w mediach
drukowanych. Wszystkie dokumenty są nie tylko
gromadzone, ale też dustrybuowane pośród odpowiednich
użytkowników.
Aplikacja Obieg Dokumentów może być zintegrowana z innymi aplikacjami i modułami
BizPlatformy tak, że wspólnie tworzą jeden system integrujący procesy biznesowe
zachodzące w firmie i dbający o przeływ informacji w oczekiwanym kierunku.
Przepływ informacji
Nowości - Informowanie o wydarzeniach, które dotyczą
wszystkich użytkowników lub wybranych grup.
Nowości wpisywane ręcznie lub pobierane z innych
aplikacji BizPlatform.
Zarządzanie projektami
wspiera prowadzenie i zarządzanie wszelkiego rodzaju
projektami np: helpdesk IT, rekrutacja pracowników, ocena
okresowa pracowników, tworzenie nowego produktu,
badanie rynku, obsługa klienta itd.
Przykładowe funkcjonalności:
- dodawanie nowych projektów,
- ustalanie harmonogramów projektów,
- wyznaczanie kierowników projektów,
- dodawanie grup użytkowników do projektów,
- dodawanie zadań projektowych,
- wpisywanie komentarzy do poszczególnych zadań,
- dodawanie roboczogodzin do rynkowych zadań.
CRM (Customer Relation Management)
wspiera pracę Działów Sprzedaży i Marketingu w zakresie zarządzania
relacjami z klientami. Może być wykorzystana do zarządzania kontaktami
z dostawcami, kontrahentami i partnerami.
Aplikacja spełnia następujące funkcje:
wsparcie sprzedaży:
- gromadzenie danych o klientach, osobach kontaktowych, opisywanie oferty,
zintegrowanie jej z zamówieniami,
wsparcie marketingu:
- gromadzenie wiedzy o produktach, konkurencji, generowanie raportów,
zarządzanie sprzedażą:
- raporty z pracy handlowców, plany sprzedaży, realizacja planów sprzedaży,
możliwość dowolnego dostosowania aplikacji do potrzeb klienta,
- integracja z innymi systemami używanymi w firmie, np.fakturowanie, finanse
i księgowość, sprzedaż, magazyn, kadry, helpdesk,
- możliwość dowolnego dostosowania aplikacji do potrzeb klienta, bez względu na
wielkość firmy, branżę i specyfikę pracy.
Kalendarz - Zarządzanie czasem, rezerwacja zasobów,
ustalanie spotkań i uczestników, informowanie grup
użytkowników o efektach spotkania lub terminie zdarzenia.
Największą zaletą jest pełna integracja z innymi modułami
i aplikacjami BizPlatform.
Fora dyskusyjne - Zapewnienie komunikacji odnośnie
wybranych tematów między pracownikami lub klientami.
Możliwość dopisywania własnych tematów, postów,
modyfikacji postów, itd.
Dynamiczne formularze - Tworzenie formularzy
potrzebnych firmie, w sposób intuicyjny, bez konieczności
znajomości programowania. Przykładowo mogą to być:
Wnioski kadrowe, Wniosek o rezerwację zasobu, Formularze
z wykonania określonych czynności, Formularze szkoleniowe.
Funkcja wydruku lub wysyłki formularza mailem.
Helpdesk
umożliwia szybkie zgłaszanie problemu przez Internet, automatyczne
przyporządkowanie problemu do osoby mającej go rozwiązać i kontrolę
obsługi zgłoszenia oraz przyspieszenie komunikacji z osobą zgłaszającą
problem. Historia każdego problemu oraz procesu obsługi jest widoczna
w systemie, tak by można było przeprowadzić analizę i w rezultacie
zoptymalizować „wąskie gardła”.
Aplikacja umożliwia analizę następujących parametrów:
- czas obsługi danego zgłoszenia / typu zgłoszenia,
- koszt obsługi danego problemu,
- ilość problemów danego typu w jednostce czasu.
Bizplatform może pracować w charakterze portalu korporacyjnego, intranetu, ekstranetu, narzędzia do pracy grupowej
KONTAKT DO DZIAŁU SPRZEDAŻY Possible Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Sp. k. / ul. Pabianicka 26 lok. 2, 04-219 Warszawa
tel: +48 (22) 211-21-15 fax: +48 (22) 213-88-17 e-mail: [email protected] http://www.possible.pl http://www.bizplatform.pl