Zapytanie ofertowe - Instytut Wzornictwa Przemysłowego

Zapytanie ofertowe
dotyczące:
a) zakupu licencji uprawniającej do korzystania, w okresie od daty
zawarcia umowy do 31 grudnia 2015 roku, z bazy danych
przedsiębiorstw produkcyjnych i usługowych z siedzibą w Polsce,
w ilości minimum 15 000 rekordów,
b) trzykrotnej aktualizacji bazy danych w trakcie trwania licencji,
c) deduplikacji bazy względem bazy danych posiadanej przez
Zamawiającego
w ramach projektu „Wzornictwo-Biznes-Zysk”
nr umowy o dofinansowanie POIG.05.02.00-00-001/14
Warszawa, 7.07.2014 r.
Informacja o projekcie
Projekt „Wzornictwo-Biznes-Zysk” (dalej WBZ) realizowany jest w ramach działania 5.2 „Wspieranie
Instytucji otoczenia biznesu świadczących usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu
ponadregionalnym”, Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 2007-2013. Czas realizacji
projektu 1.06.2014 r. – 31.12.2015 r.
Głównym celem projektu „Wzornictwo–Biznes–Zysk” jest stworzenie profesjonalnego otoczenia
biznesowego, przygotowującego do aplikacji wzornictwa przemysłowego w przedsiębiorstwach.
Głównymi adresatami i odbiorcami produktów projektu (grupami docelowymi projektu) są:
• Przedsiębiorcy,
• Projektanci wzornictwa przemysłowego (indywidualni oraz studia projektowe),
• Studenci oraz absolwenci wyższych uczelni wydziałów związanych z rozwojem nowego produktu,
• Przedstawiciele administracji państwowej i samorządowej.
W ramach projektu zostaną przeprowadzone warsztaty oraz seminaria dla grup docelowych
oraz powstanie portal internetowy.
Więcej informacji na temat Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka dostępnych jest
na stronie internetowej Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju.
Informacje o Zamawiającym
Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o.
ul. Świętojerska 5/7
00-236 Warszawa
NIP: 525-00-12-484
Regon: 141244081
Informacja o sposobie prowadzenia postępowania
Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadami konkurencyjności. Zamówienie zostanie
udzielone na podstawie obiektywnych kryteriów, zapewniających zgodność z zasadami przejrzystości,
niedyskryminacji, równego traktowania oraz gwarantujących, że oferty zostaną ocenione w warunkach
efektywnej konkurencji. W tym celu opracowano kryteria oceny ofert: dopuszczające oraz
rozstrzygające, które potraktowane łącznie umożliwią wyłonienie oferty najkorzystniejszej dla Instytutu
Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o. o.
1. Opis przedmiotu zapytania ofertowego:
1.1. Przedmiotem zapytania ofertowego jest:
a) zakup licencji uprawniającej do korzystania, w okresie od daty zawarcia umowy do 31
grudnia 2015 roku, z bazy danych przedsiębiorstw produkcyjnych i usługowych
z siedzibą w Polsce, w ilości minimum 15 000 rekordów, zwaną dalej Bazą,
b) trzykrotna aktualizacji Bazy w trakcie trwania licencji,
c) deduplikacja Bazy względem bazy danych posiadanej przez Zamawiającego
w ilości ok. 5500 rekordów.
2
1.2. Oferent zobowiązany jest do wskazania w Formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik
nr 1 do zapytania ofertowego, iż:
1.2.1. posiada majątkowe prawa autorskie do Bazy zawierającej następujące dane:
a) nazwę firmy,
b) wielkość firmy (duża, średnia, mała, mikro),
c) adres: ulica, kod pocztowy, miejscowość, województwo, NIP,
d) adres e-mail,
e) numer telefonu do firmy,
f) osobę kontaktową (opcjonalnie),
g) numer telefonu do osoby kontaktowej (opcjonalnie),
1.2.2. jest producentem Bazy w rozumieniu ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o ochronie baz
danych (Dz. U. z 2001 r., nr 128, poz. 1402 z późn. zm.),
1.2.3. udzieli Zamawiającemu licencji na - odpłatne, niewyłączne, bez prawa do udzielania
sublicencji - korzystanie z Bazy na następujących polach eksploatacji:
a) przechowywanie, ładowanie, przeglądanie, wyświetlanie w ramach stosowania
Bazy na własny użytek,
b) tworzenie baz (opracowań) będących pochodną Bazy i stosowania pochodnej Bazy
na własny użytek,
c) wprowadzenie Bazy i pochodnych Bazy do pamięci jednego systemu (CRM),
d) prawo do udostępniania Bazy osobie trzeciej świadczącej usługę wsparcia
technicznego na rzecz Zamawiającego,
1.2.4. Baza jest zaktualizowana,
1.2.5. zobowiąże się do wykonania deduplikacji Bazy, względem bazy danych posiadanej już
przez Zamawiającego w ilości ok. 5500 rekordów,
1.2.6. zobowiąże się do wykonania 3 aktualizacji Bazy w czasie trwania licencji.
2. Tryb składania ofert
2.1. Tryb składania ofert oraz wybór najkorzystniejszej oferty nie odbywa się na podstawie Ustawy
z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 223, poz. 1655 z późn.
zm.).
2.2. Jeden Oferent może złożyć tylko jedną ofertę, pod rygorem pozostawienia bez rozpatrzenia
wszystkich ofert danego Oferenta.
2.3. Oferta musi zostać złożona na piśmie, pod rygorem nieważności, z wykorzystaniem
Formularza ofertowego stanowiącego załącznik numer 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
2.4. Nie jest dopuszczalne składanie ofert wariantowych.
3
3. Kryteria oceny ofert:
3.1. Kryteria dopuszczające:
Podmioty ubiegające się o zamówienie muszą spełnić łącznie następujące warunki,
niezależnie od innych określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym:
3.1.1. Posiadać bazę danych firm produkcyjnych i usługowych z siedzibą w Polsce, składającą
się z min. 15 000 rekordów (słownie: piętnaście tysięcy), zawierających pożądane przez
Zamawiającego dane:
a) nazwę firmy,
b) wielkość firmy (duża, średnia, mała, mikro),
c) adres: ulica, kod pocztowy, miejscowość, województwo,
d) NIP,
e) adres e-mail,
f) numer telefonu do firmy,
g) osobę kontaktową (opcjonalnie),
h) numer telefonu do osoby kontaktowej (opcjonalnie).
Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent zadeklaruje w ofercie (formularz
ofertowy - załącznik nr 1), że posiada bazę danych firm produkcyjnych i usługowych
z siedzibą w Polsce, zgodną z wymaganiami opisanymi powyżej.
3.1.2. Potwierdzić, że zakupiona licencja uprawnia
w okresie od zawarcia umowy do 31 grudnia 2015 roku.
do
korzystania
z
Bazy
Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent zadeklaruje w ofercie (formularz
ofertowy - załącznik nr 1), że zobowiąże się do zezwolenia Zamawiającemu na nielimitowane
użycie Bazy w okresie od zawarcia umowy do 31 grudnia 2015 roku.
3.1.3. Potwierdzić, że zakupiona Baza jest zaktualizowana.
Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent zadeklaruje w ofercie (formularz
ofertowy - załącznik nr 1), że posiadana przez niego Baza posiada aktualne dane na dzień
składania oferty.
3.1.4. Oferent zobowiązuje się do wykonania deduplikacji Bazy, względem bazy danych
posiadanej już przez Zamawiającego.
Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent w ofercie (formularz ofertowy załącznik nr 1), zobowiąże się do deduplikacji Baza posiadanej już przez Zamawiającego
w ilości ok. 5500 rekordów.
4
3.1.5. Oferent zobowiązuje się do wykonania 3 aktualizacji bazy w czasie trwania licencji.
Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent w ofercie zobowiąże się
do wykonania 3 aktualizacji bazy danych w czasie trwania licencji.
3.1.6. Oferent oświadczy, że jest producentem Bazy w rozumieniu ustawy z dnia 27 lipca
2001 r. o ochronie baz danych (Dz. U. z 2001r, nr 128, poz. 1402 z późn. zm.).
Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent zadeklaruje w ofercie (formularz
ofertowy - załącznik nr 1), że jest producentem Bazy w rozumieniu ustawy z dnia 27 lipca
2001 r. o ochronie baz danych (Dz. U. z 2001r, nr 128, poz. 1402 z późn. zm.).
3.1.7. Oferent musi dołączyć do oferty odpis z właściwego rejestru lub ewidencji, z którego
wynikać będzie, iż Oferent został wpisany do właściwego rejestru (np. KRS)
lub ewidencji (np. CEIDG). Dokumenty o których mowa powyżej, powinny być
wystawione nie wcześniej niż 30 dni przed terminem składania ofert.
Zamawiający zastrzega sobie prawo szczegółowego sprawdzenia zgodności złożonej przez
Oferenta oferty ze stanem faktycznym, w tym również poprzez wezwanie Oferenta
do wyjaśnień. Brak wyjaśnień ze strony Oferenta będzie skutkował wykluczeniem takiego
Oferenta z postępowania. Ocenie i wyborowi podlegać będą jedynie oferty ważne,
sporządzone i złożone Zamawiającemu zgodnie z niniejszym zapytaniem ofertowym.
3.2. Kryteria rozstrzygające:
3.2.1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi
kryteriami oraz w następujący sposób będzie oceniać oferty w poszczególnych
kryteriach:
L.p.
1
2
3
4
5
Kryterium
Cena netto wyrażona w złotych za 1 rekord (przy
zakupie licencji na bazę danych minimum 15 000 firm)
Łączna liczba dużych firm produkcyjnych z siedzibą w
Polsce w bazie Oferenta
Łączna liczba średnich firm produkcyjnych z siedzibą
w Polsce w bazie Oferenta
Łączna liczba małych firm produkcyjnych z siedzibą w
Polsce w bazie Oferenta
Łączna liczba mikro firm produkcyjnych z siedzibą w
Polsce w bazie Oferenta
Maksymalna liczba
punktów (wagi)
30
25
25
10
10
3.2.2. Maksymalna liczba punktów jaką może otrzymać oferent na podstawie kryteriów
rozstrzygających to 100.
5
4. Sposób oceny ofert:
4.1. Ocenie poddane zostaną oferty sporządzone i dostarczone zgodnie z instrukcją wskazaną
w ust. 5.
4.2. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu (Kryteria dopuszczające o których mowa
w ust. 3 pkt 3.1 będzie dokonana wg kryteriów: „tak” - „nie” i zostanie przeprowadzona
w oparciu o złożone oferty (wraz z wymaganymi innymi dokumentami). Niespełnienie przez
Oferenta przynajmniej jednego warunku udziału w postępowaniu skutkuje wykluczeniem
go z postępowania.
4.3. Oferty spełniające wszystkie kryteria dopuszczające zostaną poddane ocenie kryteriów
rozstrzygających.
4.4. Sposób oceny ofert w ramach kryteriów rozstrzygających został przedstawiony w tabeli
poniżej.
Kryterium
Cena netto wyrażona w złotych
za 1 rekord (określona przy
zakupie licencji na bazę danych
minimum 15 000 firm)
(Cena obejmuje usługę
trzykrotnej aktualizacji Bazy oraz
wykonania deduplikacji Bazy
względem bazy danych
posiadanej przez
Zamawiającego w ilości ok.
5500 rekordów).
Łączna liczba dużych firm
produkcyjnych z siedzibą
w Polsce w bazie Oferenta
Sposób oceny
Maksymalną liczbę punktów
(30) otrzyma oferent, który
zaoferuje
najniższą
cenę
w złotych netto za 1 rekord przy
zakupie licencji bazy danych
minimum 15 000 firm. Pozostali
oferenci otrzymują odpowiednio
mniejszą
liczbę
punktów
zgodnie z poniższym wzorem:
C= (CNajniższa/COceniana) x 30
gdzie:
C- liczba przyznanych punktów
Oferentowi
CNajniższa – cena oferty najniżej
skalkulowanej
COceniana – cena oferty ocenianej
Maksymalną liczbę punktów
(25) otrzyma oferent, który
poda największą liczbę dużych
firm produkcyjnych z siedzibą
w Polsce.
Pozostali oferenci otrzymują
odpowiednio mniejszą liczbę
punktów zgodnie z poniższym
wzorem:
UWAGI
- Podana przez Oferenta
cena powinna zawierać
wszelkie koszty niezbędne
do zrealizowania
niniejszego zamówienia.
Oferent ponosić będzie
skutki błędów w ofercie
wynikających
z nieuwzględnienia
okoliczności, które mogą
wpłynąć na cenę
zamówienia.
- Nie można składać ofert
wariantowych.
Przedsiębiorstwo duże
definiuje się jako
przedsiębiorstwo
zatrudniające więcej niż 250
pracowników i którego
roczny obrót przekracza 50
milionów EUR
a/lub całkowity bilans
roczny przekracza 43
6
milionów EUR.
L= (LOceniana / LNajwyższa) x 25
gdzie:
L- liczba punktów przyznanych
Oferentowi
LNajwyższa – liczba
przedsiębiorstw w ofercie z
najwyższą liczbą
LOceniana – liczba
przedsiębiorstw w ofercie
ocenianej
Łączna liczba średnich firm
produkcyjnych z siedzibą
w Polsce w bazie Oferenta
Maksymalną liczbę punktów
(25) otrzyma oferent, który
poda
największą
liczbę
średnich firm produkcyjnych
z siedzibą w Polsce.
Pozostali oferenci otrzymują
odpowiednio mniejszą liczbę
punktów zgodnie z poniższym
wzorem:
L= (LOceniana / LNajwyższa) x 25
gdzie:
L- liczba punktów przyznanych
Oferentowi
LNajwyższa – liczba
przedsiębiorstw w ofercie
z najwyższą liczbą
LOceniana – liczba
przedsiębiorstw w ofercie
ocenianej
Łączna liczba małych firm
produkcyjnych z siedzibą
w Polsce w bazie Oferenta
Maksymalną liczbę punktów
(10) otrzyma oferent, który
poda największą liczbę małych
firm produkcyjnych z siedzibą
w Polsce.
Pozostali oferenci otrzymują
odpowiednio mniejszą liczbę
punktów zgodnie z poniższym
wzorem:
W kategorii MŚP
przedsiębiorstwo średnie
definiuje się jako
przedsiębiorstwo
zatrudniające mniej niż 250
pracowników i którego
roczny obrót nie przekracza
50 milionów EUR a/lub
całkowity bilans roczny nie
przekracza 43 milionów
EUR.
W kategorii MŚP
przedsiębiorstwo małe
definiuje się jako
przedsiębiorstwo
zatrudniające mniej niż 50
pracowników i którego
roczny obrót lub całkowity
bilans roczny nie
przekracza 10 milionów
EUR.
L= (LOceniana / LNajwyższa) x 10
gdzie:
L- liczba punktów przyznanych
7
Oferentowi
LNajwyższa – liczba
przedsiębiorstw w ofercie z
najwyższą liczbą
LOceniana – liczba
przedsiębiorstw w ofercie
ocenianej
Łączna liczba mikro firm
produkcyjnych z siedzibą
w Polsce w bazie Oferenta
Maksymalną liczbę punktów
(10) otrzyma oferent, który
poda największą liczbę mikro
firm produkcyjnych z siedzibą
w Polsce.
Pozostali oferenci otrzymują
odpowiednio mniejszą liczbę
punktów zgodnie z poniższym
wzorem:
W kategorii MŚP
mikroprzedsiębiorstwo
definiuje się jako
przedsiębiorstwo
zatrudniające mniej niż 10
pracowników i którego
roczny obrót lub całkowity
bilans roczny nie
przekracza 2 milionów EUR.
L= (LOceniana / LNajwyższa) x 10
gdzie:
L- liczba punktów przyznanych
Oferentowi
LNajwyższa – liczba
przedsiębiorstw w ofercie z
najwyższą liczbą
LOceniana – liczba
przedsiębiorstw w ofercie
ocenianej
5. Sposób przygotowania oferty, termin i miejsce złożenia oferty:
5.1. Ofertę należy sporządzić na załączonym druku „Formularz ofertowy” (załącznik nr 1). Ofertę
należy złożyć w zamkniętej kopercie, na której należy umieścić zapis: „Oferta na zapytanie
ofertowe – licencja na bazę danych”.
5.2. Oferta musi być podpisana przez uprawioną do tego osobę (bądź osoby), zgodnie z zasadami
reprezentacji Oferenta. Wszystkie załączniki do Oferty powinny być załączone w oryginale
lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę/y reprezentującą/e Oferenta.
Uprawnienie do reprezentacji Oferenta powinno wynikać z załączonych do Oferty
dokumentów, w szczególności z właściwego dokumentu z rejestru lub ewidencji, a także
pełnomocnictwa.
5.3. Ofertę należy dostarczyć (np. osobiście, kurierem, pocztą) na adres:
8
Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o.
ul. Świętojerska 5/7
00-236 Warszawa
(piętro II, pokój 200)
5.4. Termin składania ofert: do dnia 14 lipca 2014 roku, do godziny 15:00.
Oferty złożone po terminie ich składania nie będą rozpatrywane. Decyduje data i godzina
dostarczenia przesyłki do siedziby Zamawiającego.
5.5. Wszelkie dokumenty, które zostaną przez Oferenta złożone w niniejszym postępowaniu
powinny być sporządzone w języku polskim, ze skutkiem pozostawienia Oferty bez
rozpatrzenia.
5.6. Koszty przygotowania Oferty oraz jej dostarczenia ponosi Oferent.
6. Istotne warunki zamówienia
6.1. Złożona oferta wiąże Oferenta przez 30 dni licząc od dnia wskazanego w niniejszym
Zapytaniu Ofertowym jako termin składania ofert.
6.2. Z Oferentem, którego oferta będzie najkorzystniejsza (tj. otrzyma najwyższą liczbę
punktów), zostanie zawarta umowa na zakup licencji na używanie bazy danych
przedsiębiorstw produkcyjnych i usługowych z siedzibą w Polsce. W umowie zostanie zawarta
stawka stanowiąca cenę całkowitą netto stanowiącą mnożnik ceny netto wyrażonej w złotych
za 1 rekord podanej w ofercie i ilości zakupionych rekordów (minimum 15 000).
6.3. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany warunków określonych w niniejszym zapytaniu
ofertowym, o czym zawiadomi poprzez swoją stronę internetową.
6.4. Oferent, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, niezwłocznie po ogłoszeniu
wyników postępowania i wyborze jego oferty przez Zamawiającego, w terminie wyznaczonym
przez Zamawiającego, jest zobowiązany do zawarcia umowy. Umowa zostanie zawarta
w siedzibie Zamawiającego. W razie braku zawarcia umowy przez Oferenta w powyższym
terminie, Zamawiający będzie uprawniony do zawarcia umowy z innym oferentem, który złożył
kolejną najkorzystniejszą ofertę.
6.5. Zamawiający nie przewiduje dla uczestników postępowania środków odwoławczych
od rozstrzygnięć Zamawiającego podejmowanych w ramach postępowania o udzielenie
zamówienia.
6.6. Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia bez
wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert, bez podania przyczyn takiego zakończenia
postępowania.
9
7. Kontakt z Zamawiającym
7.1 Każdy Oferent
może
zwrócić
się
do
Zamawiającego
o wyjaśnienia związane z przedmiotem zapytania ofertowego.
drogą
elektroniczną
7.2 Zamawiający będzie porozumiewać się z Wykonawcami drogą elektroniczną pod adresem:
[email protected].
7.3 Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi na pytania do dnia 10.07 do godz. 12:00.
Załączniki:
Załącznik 1 –
Formularz ofertowy
10