Zabezpieczanie materiałów archiwalnych w świetle praktyki

Leszek Lewandowicz
ZABEZPIECZANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH
W ŚWIETLE PRAKTYKI
CENTRALNEGO ARCHIWUM WOJSKOWEGO
Zadania Centralnego Archiwum Wojskowego nie odbiegają w zasadzie od
tych, jakie stoją przed państwową służbą archiwalną i archiwami podległymi innym
resortom. Również i metody pracy w zasadzie są zbieżne z tymi, które stosują archiwa
cywilne. Dotyczy to też sposobów zabezpieczania dokumentacji aktowej gromadzonej
i przechowywanej w archiwach.
W ludowym Wojsku Polskim całokształtem zagadnień archiwalnych kieruje
Centralne Archiwum Wojskowe. Do jego zadań m.in. należy gromadzenie,
ewidencjonowanie, porządkowanie, przechowywanie, konserwacja, opracowywanie
oraz udostępnianie instytucjom i osobom materiałów aktowych1.
Jednym z podstawowych zadań wojskowej służby archiwalnej jest należyte
zabezpieczenie wojskowej dokumentacji aktowej mającej trwałe znaczenie dla historii
i badań naukowych. Szczególne zadania na tym odcinku stoją właśnie przed
Centralnym Archiwum Wojskowym. Zakres metod stosowanych w CAW ma tutaj
szeroki i różnorodny charakter.
Wynika to stąd, że instytucja ta gromadzi i zabezpiecza wszystkie materiały
1
Problem ten szczegółowo omówiono już w kilku artykułach, opublikowanych w ubiegłych latach.
Por. m.in.: Organizacja i działalność Centralnego Archiwum Wojskowego, Archeion nr 31, 1959; Rola i zadania
archiwum wojskowego, Zeszyty Naukowe WAP (seria historyczna) nr 2(18), 1960; Rola i zadania wojskowej
służby archiwalnej, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 1, 1969; Metody, formy i zasady udostępniania
akt w archiwach wojskowych w świetle najnowszych doświadczeń, tamże, nr 2, 1970.
archiwalne wytworzone przez instytucje, zakłady i jednostki wojskowe od roku 1914
do czasów współczesnych2.
*
Metody zabezpieczania archiwaliów wojskowych stosowane; przez CAW
podzielić można na dwa zasadnicze rodzaje. Pierwszy — to czuwanie i wpływ CAW
na to, aby materiały o trwałym znaczeniu historycznym wytworzone w jednostkach i
instytucjach wojskowych nie uległy zniszczeniu i znalazły się w archiwach
terenowych, a następnie w Centralnym Archiwum Wojskowym. Drugi — to
zabezpieczanie, pod względem konserwatorskim, archiwaliów wojskowych, które
znalazły się już w archiwach terenowych i CAW. Ten sposób zabezpieczania podzielić
można z kolei na szereg form, z których do podstawowych należy fizyczne
zabezpieczenie akt drogą ich reperacji, oprawy introligatorskiej, przeprowadzania
dezynsekcji akt skażonych i zagrożonych oraz ich mikrofilmowanie3.
*
Zgodnie z przepisami — archiwa terenowe utrzymują ścisły kontakt z
kancelariami jednostek wojskowych w zakresie przygotowania akt do przekazania na
dalsze przechowywanie. Chodzi o to, aby już tam oczyścić wytwór kancelaryjny z akt
o wartości krótkotrwałej, tzw. kat. „C”, które przekazuje się na makulaturę, a
równocześnie dopilnować, aby akta o dłuższym okresie przechowywania np. 10—50
lat zaliczone do kat. „B” nie uległy przedwczesnemu zniszczeniu i znalazły się w
archiwach. Głównie chodzi jednak o to, aby akta o wartości trwałej zaliczone do kat.
„A” z biegiem czasu przekazane zostały już na stałe przechowywanie do CAW4.
2
Informacje o zasobie aktowym Centralnego Archiwum Wojskowego podane zostały w kilku
czasopismach: Zasób aktowy Centralnego Archiwum Wojskowego, Biuletyn WAP (seria historyczną) nr 2,
1959; Dwadzieścia lat działalności Centralnego Archiwum Wojskowego, Wojskowy Przegląd Historyczny nr 2,
1966; Początkowy okres kształtowania zasobu aktowego Centralnego Archiwum Wojskowego po zakończeniu
wojny w roku 1945, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 3, 1971.
3
Całokształt zagadnień związanych z metodami zabezpieczania archiwaliów omawiają: M.
H u s a r s k a, I. S a d u r s k a, Konserwacja zbiorów archiwalnych i bibliotecznych. Warszawa 1968.
4
Sprawy związane z podziałem akt wojskowych na odpowiednie kategorie omawia J.
M a l c z e w s k i, Selekcja akt w archiwach wojskowych, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 4, 1972,
Ważną czynnością jest kwalifikowanie akt, które wpłynęły już do archiwum
terenowego. W pracach z tym związanych uczestniczy odpowiednia komisja
wyznaczona okresowo przez dowódcę, któremu archiwum podlega. Członkami tej
komisji są oficerowie reprezentujący poszczególne rodzaje wojsk i służb, których akta
podlegają selekcji.
Jednostki wojskowe przekazują do właściwego archiwum terenowego
materiały archiwalne po 2—5 latach od chwili ich wytworzenia w zależności od
rodzaju służby, licząc od 1 stycznia następnego roku po zakończeniu spraw5.
Materiały kategorii „A” (o wartości trwałej) archiwa terenowe przechowują
przez okres pięciu lat, po czym przekazują je do Centralnego Archiwum Wojskowego.
W ten sposób wojskowa służba archiwalna na bieżąco zabezpiecza przed
zniszczeniem materiały źródłowe o trwałej wartości historycznej, które po naukowym
opracowaniu będą stanowić bazę dla przyszłych badań. Akta kategorii „B” (o
czasowej wartości) zabezpieczają natomiast archiwa terenowe. Do obowiązków CAW
należy zaś okresowa kontrola podstawowej działalności tych archiwów w zakresie
metod przechowywania powierzonego zasobu aktowego.
*
Drugi rodzaj zabezpieczania materiałów archiwalnych o wartości trwałej,
które znalazły się już w magazynach CAW dotyczy odpowiedniej ich konserwacji.
Jak już wspomniano, CAW przechowuje źródła wojskowe z pierwszej i
drugiej wojny światowej6. Wiele z nich uległo poważnemu zniszczeniu w czasie
działań wojennych. Akta te w znacznej części zostały wytworzone na papierze
niskiego gatunku, a częste ich udostępnianie dla celów naukowo-badawczych oraz
poświadczeniowych powoduje poważne ich niszczenie. Zachodzi więc konieczność
właściwego zabezpieczenia i zapewnienia archiwaliom jak najdłuższej trwałości.
s. 14 i nast.
5
Całokształt zagadnień dotyczących przekazywania akt do archiwum reguluje specjalna instrukcja o
postępowaniu z wojskowymi materiałami archiwalnymi, która ukazała się w 1966 roku.
6
Wiele akt wojskowych przepadło bezpowrotnie w ostatniej wojnie. Bliższe informacje dotyczące
problemu: L. T e t e r, Losy archiwaliów wojskowych okresu międzywojennego. Wybrane zagadnienia z teorii i
praktyki wojskowej służby archiwalnej, Warszawa 1967; L. L e w a n d o w i c z, Polskie archiwalia wojskowe
w czasie okupacji 1939—1945, Wojskowy Przegląd Historyczny nr 3, 1972, s. 476 i nast.
Centralne Archiwum Wojskowe posiada własną introligatornię i fotolaboratorium.
Obie te pracownie spełniają ważne funkcje w zakresie zabezpieczania dokumentacji
aktowej.
Do roku 1972 zabiegom konserwatorskim podlegały w pierwszej kolejności
akta ludowego Wojska Polskiego z okresu 1943—1945 oraz akta wytworzone przez
jednostki wojskowe, uczestniczące w wojnie obronnej 1939 roku. Konserwacją objęto
też nieliczne zespoły akt wytworzonych w latach między pierwszą a drugą wojną
światową. Z tego okresu zgromadzono około 5 tys. mb akt (w granicach 300 tys. jedn.
archiw.) zdewastowanych przez wojnę, które oprócz uporządkowania archiwalnego
również wymagają konserwacji. Ogółem zabiegom takim w CAW podlega ponad 7
tys. mb akt (około 400 tys. jedn. archiw.). Zadanie więc jest ogromne, wymagające
odpowiednich urządzeń i środków materialnych. Tylko część zasobu aktowego CAW
(około 6 tys. mb akt) to materiały archiwalne wytworzone już w latach
pięćdziesiątych; ich stan fizyczny nie budzi większych obaw.
Wstępnym środkiem zabezpieczenia archiwaliów przed zniszczeniem jest
usuwanie wszystkich przedmiotów metalowych. Czynność tę wykonuje się w czasie
archiwalnego opracowywania akt. Kolejną fazę zabezpieczania akt, stanowi
podklejanie poszczególnych dokumentów, posiadających uszkodzenia fizyczne. Po tej
czynności następuje oprawienie całej jednostki archiwalnej. CAW w praktyce swej
odstąpiło od stosowanej w pierwszych latach po drugiej wojnie światowej, metody
oprawiania jednostek archiwalnych systemem bibliotecznym, w twarde okładki. Jak
wykazało długoletnie doświadczenie niekiedy zachodzi potrzeba sporządzenia
fotokopii akt znajdujących się w teczce, co przy oprawie systemem bibliotecznym
stawało się bardzo trudne, a czasem wręcz niemożliwe. Zmuszało bowiem do
rozrywania teczek, a po wykorzystaniu pojedynczego często dokumentu, ponownej
oprawy. Czasem nie obeszło się i bez uszkodzenia przekazu źródłowego. Chcąc
zapobiec tego rodzaju wypadkom introligatornia instytucji przeszła na inny system
zabezpieczania akt, który polega na luźnym przesznurowaniu grzbietu jednostki
archiwalnej tasiemkami, a następnie obłożeniu preszpanem. Ten sposób pozwala — w
razie potrzeby mikrofilmowania — na swobodne rozkładanie teczki dzięki
rozluźnieniu tasiemki — bez fizycznego uszkodzenia akt.
Inną formą zabezpieczenia jest — ogólnie dziś znane i stosowane przez
archiwa — tzw. laminowanie akt. W zasobie Centralnego Archiwum Wojskowego
znajduje się pewna ilość wyjątkowo wartościowych dokumentów wytworzonych w
czasie walk z najeźdźcą hitlerowskim we wrześniu 1939 roku. Duża część przekazów
źródłowych z tego okresu znajdowała się w krytycznym, pod wzglądem fizycznym,
stanie i wymagała natychmiastowego zabiegu konserwatorskiego.
Chcąc uchronić przed bezpowrotną stratą dla historii treści informacji
zawartych w tych dokumentach, z których wiele było przepalonych lub nadpalonych
— sporządzono z nich odpisy uwierzytelnione przez kierownictwo instytucji. Procent
zniszczenia niektórych, materiałów był tak wysoki, że nie zawsze dało się odczytać
całej ich treści, co też odpowiednio zaznaczono w odpisach (miejsca wykropkowane).
Wszystkie te akta po zabezpieczeniu introligatorskim przechowywane są w teczkach i
pudłach kartonowych7. W ten sposób, nakładem dużej pracy, Centralne Archiwum
Wojskowe zabezpieczyło więc wiele bezcennych akt obrazujących działania wojenne
we wrześniu 1939 roku. Wszystkie te przekazy źródłowe udostępniane są do badań
naukowych8.
Pewna część zasobu aktowego, w zależności od sposobu przechowywania w
magazynach archiwalnych, może być narażona na skażenie insektami. Aby uchronić
akta przed tego rodzaju niebezpieczeństwem stosuje się w Centralnym Archiwum
Wojskowym okresowe ich przeglądanie; w razie potrzeby akta poddawane są
natychmiastowej dezynsekcji. Ze względu na brak w CAW właściwego sprzętu,
instytucja korzysta z usług archiwów państwowych, posiadających urządzenia do
przeprowadzania dezynsekcji akt9.
Kolejną formą zabezpieczenia akt stosowaną m.in. przez CAW jest ich
mikrofilmowanie. Powszechnie wiadomo, że mikrofilmowanie poszczególnych źródeł
i całych zespołów należy do jednej z najstarszych technik miniaturyzacji dokumentów,
a równocześnie najbardziej rozpowszechnionej. Mikrofilmowaniem objęte są akta
7
Zabezpieczenie tych akt omawia J.A. I g i e l s k i, Rekonstrukcja dokumentów bojowych z
kampanii wrześniowej 1939 roku, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 2, 1970, s. 58 i nast.
8
Por. T. W o j c i e c h o w s k i, Archiwalne akta jednostek wojskowych z okresu obrony Warszawy
we wrześniu 1939 roku. Wybrane zagadnienia ..., s. 181—188.
9
Najczęściej CAW korzysta z pomocy Archiwum Głównego Akt Dawnych, przy którym działa
Centralne Laboratorium Konserwacji Archiwaliów, dysponujące komorą do dezynsekcji akt. Bliższe szczegóły
podają M. H u s a r s k a, I. S a d u r s k a, op. cit., s. 12—14 i 96—97.
ostatecznie opracowane, posiadające pełne opisy i sygnatury archiwalne. Sporządzone
w Centralnym Archiwum Wojskowym mikrofilmy dzieli się na tzw. archiwalne
(zabezpieczające) i użytkowe.
Mikrofilm archiwalny stanowi negatyw akt (tzw. matka) i sporządzony z
niego jeden pozytyw. Obie taśmy mikrofilmowe przeznaczone są do bezterminowego
zabezpieczenia; znajdują się one w zwojach liczących po kilkaset metrów (ok. 300) i
przechowywane są w oddzielnych pomieszczeniach z daleka od akt. W razie potrzeby
maga być sporządzane z nich dublety. Mikrofilmy te poddawane są okresowej
kontroli10. Z egzemplarza mikrofilmu-negatywu (matki) sporządza się dodatkowy
egzemplarz pozytywu, który służy wyłącznie celom użytkowym. Pozytyw ten
podzielony jest na fragmenty odpowiadające jednostkom archiwalnym i w takich
rozmiarach przechowywany w pudełkach opatrzonych właściwą sygnaturą. Mikrofilm
ten udostępnia się badaczom zamiast oryginałów akt. Chociaż na razie zainteresowani
niechętnie korzystają z mikrofilmu to jednak w przyszłości tylko w ten sposób będzie
możliwy wgląd do akt stanowiących przedmiot badań.
Sposób zabezpieczania akt przez ich mikrofilmowanie posiada wiele zalet, ale
także i wad. Na podstawie długoletnich doświadczeń CAW obie te cechy można by
ująć następująco.
Zalety mikrofilmu: niewysokie koszty produkcji w stosunku do innych form;
możliwość
wielokrotnego,
b.
szybkiego
powielania;
łatwość
dokonywania
powiększeń; możliwość wykonywania innej mikroformy tj. karty aperturowej
(okienkowej) dla celów udostępniania i wymiany między archiwami oraz innymi
instytucjami przy zachowaniu tak negatywu jak i pozytywu mikrofilmu w celach
zabezpieczających;
możliwość
łatwiejszego
dotarcia
do
treści
zawartej
na
poszczególnych klatkach przez umieszczenie na brzegu taśmy odpowiedniego kodu.
Wady mikrofilmu: poważne koszty przechowywania i wykorzystywania (przy
przestrzeganiu norm i przepisów obowiązujących), pozbawienie pewnych cech
autentyku, co może podważać jego znaczenie; niemożliwość porównania ze sobą
10
Metody mikrofilmowania akt w CAW w zasadzie odpowiadają tym, które są stosowane w
archiwach cywilnych Por. H. Z u b a l o w a, Mikrofilm w archiwach, Archiwista nr 4(7), 1966, s. 1—11; W.
K l o n o w s k a, E. P a s z k o w s k a, H. Z u b a l o w a, Mikrofilmowanie zbiorów archiwalnych — stan
dotychczasowy i perspektywy rozwoju, Archiwista nr 4(31), 1972, s. 12—30.
poszczególnych zdjęć znajdujących się na tej samej taśmie; niewygodny w użyciu —
korzystanie z niego tylko przy pomocy czytnika; trudności w wyszukiwaniu
poszczególnych klatek (bez użycia systemu kodowania)11.
*
Inną formą zabezpieczania cenniejszych akt to wydawanie ich drukiem.
Centralne Archiwum Wojskowe przejawia w tym zakresie duże zainteresowanie. Tak
więc pracownicy instytucji uczestniczą w pracach przygotowawczych lub też
bezpośrednio opracowują źródła wydawane przez instytucje naukowo-badawcze.
Uwaga archiwistów koncentruje się na materiałach o szczególnym dla historyków
znaczeniu12.
Doświadczenie wykazało, że ta forma zabezpieczania akt ma dwojakie
znaczenie. Po pierwsze — oszczędza czas badacza, pozwala mu na częściowe
prowadzenie badań bez udawania się do archiwum. Po drugie — zabezpiecza
oryginały archiwalnych materiałów źródłowych przed ich zniszczeniem fizycznym.
Ważną rolę w zakresie ochrony akt przed szybkim niszczeniem odgrywają
inwentarze archiwalne. Staranne i szczegółowe omówienie w nich treści jednostek
archiwalnych pozwala badaczom szybciej zorientować się w zawartości danego
zespołu oraz sięgnąć bezpośrednio do poszukiwanej dokumentacji. Wpływa to na
zmniejszenie zbędnego, czasami kilkakrotnego, zamawiania akt. CAW opracowało już
m.in. wszystkie akta ludowego Wojska Polskiego z lat 1943—1945, a inwentarze
opublikowane zostały drukiem13.
Poważną rolę odgrywają na tym odcinku również wszelkiego rodzaju
informatory archiwalne. One to właśnie dostarczają zainteresowanym wiele
11
Wiele uwagi tym sprawom poświęca K. W e y m a n, Zastosowanie mikrofilmu w praktyce,
Archiwista nr 2, 1969, s. 25—28. Nowe metody wykorzystywania mikrofilmu i technik reprograficznych
omówione zostały również w Archiwiście nr 4(31), 1972, s. 38—43.
12
Wymienić tu można kilka wydawnictw źródłowych, opartych całkowicie lub częściowo na aktach
Centralnego Archiwum Wojskowego: Organizacja i działania bojowe ludowego Wojska Polskiego w latach
1943—1945 (4 tomy), Źródła do dziejów powstań śląskich (dotychczas ukazały się 2 tomy), Wojna obronna
Polski 1939, Obrona Warszawy w 1939 roku, Przygotowania niemieckie do agresji na Polskę w 1939 roku,
Udział Polaków w szturmie Berlina 24 kwietnia — 2 maja 1945 roku.
13
Por. Inwentarz akt ludowego Wojska Polskiego z lat 1943—1945, część 1 i 2, Warszawa 1961;
część 3 (suplement), Warszawa 1969; część 4, Warszawa 1970. Omówienie w Biuletynie Wojskowej Służby
Archiwalnej nr 1, 1969, s. 171—172; nr 2, 1970, s. 150—152; nr 3, 1971, s. 172—173.
wiadomości o poszukiwanych materiałach. Podobną funkcję spełniają biuletyny, na
łamach których zamieszczane są informacje o zawartości zespołów, z podaniem już
odpowiednich sygnatur. Forma ta pozwala wskazać bezpośrednio na poszukiwane
akta; równocześnie chroni je przed zbyt częstym użytkowaniem.
*
Oprócz materiałów archiwalnych charakteru aktowego, CAW zabezpiecza
sporą ilość dokumentacji karto i fotograficznej. Dokumentacja ta stanowi również
przedmiot zainteresowania badaczy. Z uwagi na zły stan fizyczny, zarówno zdjęcia jak
i mapy poddawane są odpowiednim zabiegom konserwatorskim.
Równocześnie czyni się wysiłki, aby zbiory tej dokumentacji odpowiednio
opracować i udostępnić zainteresowanemu14. I tak np., zmierzając do zabezpieczenia
oryginałów zdjęć, na pomocach archiwalnych sporządzonych w postaci kartotek,
nakleja się mikro-zdjęcia, tzw. „wglądówki”, które informują korzystającego o
tematyce ujętej na danej fotografii. Same zdjęcia zabezpiecza się przez umieszczenie
ich w odpowiednich kopertach, a następnie w specjalnych szafach. Również w ten
sposób przechowuje się dokumentację kartograficzną.
*
Omówiono tylko niektóre formy zabezpieczania akt zgromadzonych w
Centralnym Archiwum Wojskowym. W głównych zarysach praktyka stosowana przez
wojskową służbę archiwalną zbliżona jest do przedsięwzięć archiwów cywilnych.
Należy zaznaczyć, że CAW korzysta z doświadczeń pokrewnych instytucji, a
równocześnie stara się przystosować odpowiednie instrukcje i zalecenia Naczelnej
Dyrekcji Archiwów Państwowych, do swoich możliwości.
W zakresie poruszonej problematyki można obserwować wysiłki zmierzające
14
Zawartość działu karto-fotograficznego oraz metody porządkowania w CAW omawiają: Z.
B a r a n o w s k i, Metody porządkowania archiwalnych map wojskowych. Wybrane zagadnienia ..., s. 196—
202; Z. L i s e k, Dokumentacja fotograficzna w aktach ludowego Wojska Polskiego, Biuletyn Wojskowej
Służby Archiwalnej nr 2, 1970, s. 126—131; tegoż, Dokumentacja wizualna do powstań śląskich
przechowywana w Centralnym Archiwum Wojskowym, tamże, nr 4, 1972, s. 122—129.
do wprowadzenia pełniejszej mechanizacji. Chodzi też o właściwe wyposażenie
mikrofilmowni oraz pracowni introligatorskiej w nowy sprzęt umożliwiający
przyśpieszenie prac, których celem jest zabezpieczenie zasobów archiwalnych,
służących pomocą w badaniach historycznych.