Wdrożenie systemu Archer DMS w firmie SafeHouse

Wdrożenie systemu Archer DMS w firmie SafeHouse
W sierpniu 2015 roku z sukcesem wdrożyliśmy system Archer DMS w firmie SafeHouse.
Firma SafeHouse świadczy kompleksowe usługi w zakresie archiwizowania dokumentacji, zarządza i przechowuje
dokumentację, zajmuje się porządkowaniem dokumentacji oraz niszczeniem przeterminowanej dokumentacji.
Archer DMS znacznie pomógł w usprawnieniu działalności firmy oraz obsługi jej klientów. Zaawansowany moduł
wyszukiwania wspiera zarówno Archiwistów firmy SafeHouse, jak i jej Klientów, którzy po wdrożeniu systemu
bezproblemowo i błyskawicznie wyszukują żądane dokumenty. Po wyszukaniu dokumentów i dodaniu ich do
zlecenia Klienci mają możliwość złożenia zlecenia, które może zawierać wiele pozycji, co zdecydowanie obniża czas,
który Klient poświęca na składanie zamówień.
Po złożeniu zamówienia przez Klienta Archiwista otrzymuje maila, który informuje go, o tym, że złożono nowe
zlecenie, które automatycznie dostępne jest na jego liście zleceń do obsługi. System pozwala na obsługę kliku zleceń
jednocześnie, co zdecydowanie obiżyło czas ich realizacji, a ponadto znacznie poprawiło jakość świadczonych usług.
System Archer DMS pozwala Klientowi śledzić status złożonego zlecenia oraz bezpośrednie pobranie załączonego
skanu żądanego dokumentu jeszcze przed zakończeniem obsługi zlecenia przez Archiwistę. Po zakończeniu obsługi
danego zlecenia Klient zostaje o tym poinformowany mailowo, oraz widzi jak zmienił się status złożonego przez
niego zamówienia.
Ponadto wszystkie zakończone zlecenia zawierające skany dokumentów dostępne są dla uprawnionych osób w
rejestrze zleceń. Dzięki czemu podczas ponownej chęci wykorzystania danego skanu możliwe jest jego błyskawiczne
wykorzystanie nawet przez innego użytkownika, który posiada do tego uprawnienia.
Klienci firmy SafeHouse, którzy korzystają z systemu Archer DMS jako zaletę wskazali rówanież to, że system piluje
użytkowników w działaniu i np. nie pozwala wypożyczyć oryginału dokumentu, gdy ten jest już wypożyczony.
Po wdrożeniu systemu Archer DMS zaobserwowano skrócenie czasu obsługi zleceń od 30% do 60% dzięki
automatycznemu
pobieraniu
i
przekazywaniu
aktualnych
danych
do
systemu
Archer DMS. Dodatkową korzyścią jest oszczędność papieru i urządzeń drukujących. Kolejnym atutem jest
automatyzacja raportowania umożliwiająca pozyskanie w sposób automatyczny i natychmiastowy potrzebnych
informacji na temat danego dokumentu/ zlecenia. Ponadto zaobserwowano automatyzację 40% czynności
realizowanych wcześniej przez pracowników.
System Archer DMS wspiera przede wszystkim codzienną pracę Archiwistów, którzy wprowadzają nowe i
aktualizują wcześniejsze spisy zdawczo-odbiorcze. Doprecyzowanie wymagań Archiwistów w stosunku do samego
wprowadzania nowych dokumentów do spisów zdawczo- odbiorczych pozwoliły na znaczną automatyzację
wprowadzania danych. System umożliwiwa Archiwistom dodawanie nowych Klientów, ich Pracowników i komórek
organizacyjnych oraz pozwala na dodawanie nowych Archiwistów. Kolejnym atauem jest możliwość szybkiej
aktualizacji wcześniej dodanych wersji Rzeczowych Wykazów Akt, która nie potrzebuje od początku jego
przepisywania.
Dzięki systemowi osługa dokumentów zarówno po staronie firmy SafeHouse, jak i jej Klientów stała się znacznie
przyjemniejsza i mniej czasochłonna.
Tecna Sp. z o.o. 01-823 Warszawa, ul. Kasprowicza 103A/9, tel.(+ 48 22) 4879070, fax (+ 48 22) 4879069,www.tecna.pl
KRS nr 0000273391; Sąd Rejonowy m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy
Kapitał zakładowy 100.000,- zł opłacony w całości; NIP: 524-25-94-678