Szczególne warunki oceny certyfikacji systemów zarządzania oraz

Transkrypt

Szczególne warunki oceny
certyfikacji systemów zarządzania oraz certyfikacji wyrobów
pomiędzy DQS CFS GmbH, zwanym dalej „DQS“, a drugą
Stroną umowy, zwaną dalej „Zleceniodawcą"
1
Ocena systemów zarządzania oraz certyfikacji wyrobów
DQS ocenia cały lub część systemu zleceniodawcy w celu stwierdzenia zgodności systemu z uzgodnionymi
wymaganiami, w tym jego skuteczność. Z oceny tej zleceniodawca otrzymuje sprawozdanie oraz certyfikat DQS.
W trakcie oceny DQS jest niezależny, neutralny i obiektywny. Oceny przeprowadzane są w miejscu
wykonywania działalności przez zleceniodawcę. Rodzaj, zakres i terminy procesu podlega dalszym ustaleniom
przez Strony. Jeżeli w czasie oceny stwierdzone zostaną niezgodności z wymaganiami standardu, to przed
wydaniem certyfikatu przez DQS zleceniodawca winien przeprowadzić działania korygujące w terminie zadanym
przez standard lub odpowiednio stosownym. DQS będzie dążył do tego, aby nie zakłócać przebiegu pracy
prowadzeniem oceny w pomieszczeniach zleceniodawcy.
2
Proces certyfikacji
DQS przeprowadza audit całego lub części systemu zarządzania lub wyrobu zleceniodawcy w celu stwierdzenia
zgodności z ustalonymi lub uznanymi wymaganiami, jak standardy międzynarodowe, krajowe lub specyficzne
dla branży. Odpowiedni proces certyfikacji może obejmować jeden lub kilka etapów i kończy się zwykle
sprawozdaniem z auditu, dokumentującym wyniku auditu. W przypadku usług certyfikacyjnych DQS wystawia –
z zastrzeżeniem spełnienia wszystkich mających zastosowanie wymagań – certyfikat specyficzny dla klienta,
potwierdzający zgodność z odpowiednimi wymaganiami.
Jeżeli w trakcie auditu stwierdzone zostaną niezgodności z wymaganiami odpowiedniego standardu,
zleceniodawca musi zaplanować działania korygujące i zrealizować je w określonym czasie. Certyfikaty są
wydawane jedynie wtedy, gdy przedstawiony zostanie dowód skutecznej realizacji odpowiednich działań
korygujących. Zakres certyfikacji i okres obowiązywania podawane są na certyfikacie.
DQS i zleceniodawca uzgadniają, że ocena i/lub certyfikacja systemu zarządzania lub wyrobu przeprowadzona
zostanie zgodnie z mającymi zastosowanie standardami, wymaganiami specyficznymi dla branży (jeżeli ma to
zastosowanie) oraz postanowieniami zawartej umowy, łącznie z niniejszymi zasadami przeprowadzania auditu
i certyfikacji lub innymi uzupełnieniami.
DQS jest niezależny, neutralny i obiektywny w swych auditach i certyfikacjach. Z reguły audity przeprowadzane
są w lokalizacji zleceniodawcy. Rodzaj, zakres i harmonogram procesu podlega dalszym ustaleniom przez
Strony. DQS będzie dążył do tego, aby nie zakłócać przebiegu pracy prowadzeniem auditu w pomieszczeniach
zleceniodawcy.
2.1
Proces certyfikacji systemów zarządzania obejmuje następujące etapy:
2.1.1
Proces rozpoczyna się od ustalenia potrzeb i oczekiwań klienta. DQS chce poznać
organizację klienta, jego system zarządzania, wielkość i rodzaj prowadzonej działalności.
Obie Strony wspólnie definiują cele oceny i/lub certyfikacji, łącznie z mającymi zastosowanie
standardami.
2.1.2
DQS przedstawia szczegółową ofertę usługi oceny i certyfikacji, dopasowaną do
indywidualnych potrzeb klienta i bazującą na udostępnionych wcześniej informacjach.
Wszystkie istotne świadczenia wraz z mającymi zastosowanie kryteriami oceny i certyfikacji
zostaną ujęte w umowie, sporządzonej w formie pisemnej.
2.1.3
Audit wstępny można wykorzystać jako pierwszą analizę funkcjonowania lub analizę GAP
(analizę luk), w trakcie której zidentyfikowane zostaną strony mocne oraz potencjały
doskonalenia. W przypadku dużych projektów oceny i certyfikacji narada dotycząca
zaplanowania projektu stanowi dobrą okazję do poznania auditora wiodącego oraz do
sporządzenia dopasowanego do potrzeb planu oceny dla wszystkich branych pod uwagę
funkcji i lokalizacji. Obie usługi są opcjonalne.
2.1.4
1.etap auditu (analiza systemu): Sama procedura oceny rozpoczyna się od kontroli i oceny
dokumentacji systemu, celów, wyników przeglądów zarządzania oraz auditów wewnętrznych.
0000_POL_SPEC_030_SzczegolneWarunkiOceny_03_2016
Wydanie 07/Marzec/2016
1/8
W tym procesie ustala się, czy system zarządzania klienta jest dostatecznie zaprojektowany
i gotowy do certyfikacji. Auditor objaśnia ustalenia i koordynuje wszystkie czynności
konieczne do przygotowania oceny systemu na miejscu.
2.1.1 Wstępna
informacja
2.1.5
2.etap auditu: Wybrany zespół auditorów
przeprowadza audit systemu zarządzania
klienta w miejscu produkcji lub wykonywania
usługi. Zespół oceniający ocenia przy
zastosowaniu zdefiniowanych standardów i
specyfikacji systemu zarządzania skuteczność
funkcji oraz wszystkie procesy systemu
zarządzania, bazując na obserwacjach,
badaniach, rozmowach, kontroli odpowiednich
zapisów oraz innych technikach oceny. Wynik
auditu, łącznie z wszystkimi ustaleniami z
auditu, przedstawiany jest klientowi w czasie
spotkania zamykającego. Jeżeli dotyczy
zostaną uzgodnione plany działań.
2.1.6
Ocena systemu: Niezależny dział certyfikacji
DQS ocenia proces auditu i jego wyniki oraz
decyduje niezależnie o wydaniu certyfikatu.
Klient otrzymuje sprawozdanie z auditu, w
którym udokumentowane są wyniki auditu.
Jeżeli spełnione są wszystkie mające
zastosowanie wymagania, klient otrzymuje
również certyfikat.
2.1.7
Audit nadzoru: Albo co pół roku, albo co
najmniej raz w roku odbywa się na miejscu
audit
krytycznych
elementów
systemu
zarządzania. W trakcie takiego auditu, którego
punkt ciężkości położony jest na doskonalenie
i trwałą skuteczność, identyfikowane są
potencjały doskonalenia.
2.1.8
Audit ponownej certyfikacji: Certyfikat systemu
zarządzania jest ważny jedynie przez czas
określony, często maksymalnie przez trzy lata.
Pod koniec tego cyklu przeprowadzany jest
audit wznawiający w celu zapewnienia
ciągłego spełnienia wszystkich mających
zastosowanie wymagań. Nowy certyfikat jest
wystawiany pod warunkiem spełnienia tych
wymagań.
2.1.2Oferta i umowa
2.1.3 Audit wstępny
(opcjonalnie)
2.1.4 1.Etap auditu
(analiza systemu)
2.1.5 2.Etap auditu
2.1.6
Ocena systemu
i certyfikacja
2.Audit
nadzoru
2.1.7
1. Audit nadzoru
2.1.8 Audit
ponownej
certyfikacji
2/8
2.2
Przebieg procesu certyfikacji produktów
Proces certyfikacji produktów standardowo obejmuje następujące etapy:
2.2.1 Proces rozpoczyna się od ustalenia potrzeb i oczekiwań klienta. DQS chce poznać organizację
klienta, jego system zarządzania, wielkość i rodzaj prowadzonej działalności. Obie Strony wspólnie
definiują cele oceny i/lub certyfikacji, łącznie z mającymi zastosowanie standardami.
2.2.2 DQS przedstawia szczegółową ofertę usługi oceny i certyfikacji, dopasowaną do indywidualnych
potrzeb klienta i bazującą na udostępnionych wcześniej informacjach. Wszystkie istotne świadczenia wraz
z mającymi zastosowanie kryteriami oceny i certyfikacji zostaną ujęte w umowie, sporządzonej w formie
pisemnej.
2.2.3 Audit wstępny można wykorzystać jako pierwszą analizę funkcjonowania lub analizę GAP (analizę
luk), w trakcie której zidentyfikowane zostaną strony mocne oraz potencjały doskonalenia. W przypadku
dużych projektów oceny i certyfikacji narada dotycząca zaplanowania projektu stanowi dobrą okazję do
poznania auditora wiodącego oraz do sporządzenia dopasowanego do potrzeb planu oceny dla wszystkich
branych pod uwagę funkcji i lokalizacji. Obie usługi są opcjonalne.
2.2.1 Wstępna informacja
2.2.4
2.2.2 Oferta i umowa
2.2.3 Audit wstępny
(opcjonalny)
2.2.5
2.2.4 Pierwszy audit
certyfikacyjny
2.2.5 System
oceny
i certyfikacji
2.2.6 Audit
ponownej
certyfikacji
Pierwsza certyfikacja: Auditor / zespół
auditorów ocenia produkty klienta, procesy i
usługi w miejscu produkcji. Stosując
zdefiniowane standardy spożywcze auditor /
zespół auditorów ocenia skuteczność
wszystkich obszarów funkcjonujących w
firmie jak również wszystkich elementów
systemu
zarządzania
jakością,
no
podstawie obserwacji, inspekcji, wywiadów,
przeglądu zapisów i innych technik oceny.
Wyniki auditu włącznie ze spostrzeżeniami
zostaną zaprezentowane klientowi podczas
spotkania zamykającego. Wymagany plan
działań będzie uzgodniony, jeśli ma to
zastosowanie.
Ocena
systemu:
niezależne
osoby
odpowiedzialne z DQS dokonują oceny
procesu i ich wyników i decydują niezależnie
o wydaniu certyfikatu. Klient otrzymuje
sprawozdanie z auditu, w którym są
przedstawione. Jeśli wszystkie mające
zastosowanie wymagania są spełnione
klient otrzymuje również certyfikat.
2.2.6 Audit ponownej certyfikacji: zwykle, certyfikat
jest ważny 1 rok, o ile nie ma innych
zdefiniowanych w standardzie uregulowań.
Na koniec cyklu, zostanie przeprowadzony
audit ponownej certyfikacji w celu spełniania
mających zastosowanie wymagań. Po
spełnieniu wymagań, wydawany jest nowy
certyfikat.
3/8
3
Wybór auditorów
Obowiązek wyboru i ustalenia liczby zaangażowanych auditorów spoczywa na DQS. DQS wyznacza auditora /
auditorów i przedstawia zleceniodawcy ich skrócone biografie. DQS zobowiązuje się do angażowania jedynie
takich auditorów, którzy na podstawie ich fachowych kwalifikacji, doświadczenia oraz osobistych zdolności są
odpowiednimi auditorami dla danego zlecenia. Auditorzy ci muszą posiadać uprawnienia dla wymaganego
(wymaganych) standardu (standardów), dysponować odpowiednim doświadczeniem w zakresie działalności
zleceniodawcy oraz dysponować doświadczeniem w zakresie zarządzania, certyfikacji wyrobu i przeprowadzania
auditu.
Zleceniodawca ma prawo odrzucić bez podania przyczyny propozycję DQS dotyczącą auditorów. W takim
przypadku DQS składa nową propozycję. Prawo do odrzucenia propozycji dotyczącej auditorów przysługuje
zleceniodawcy jeden raz na początku fazy przygotowawczej i podtrzymującej. W przypadku, gdy auditor
zrezygnuje bezpośrednio przed lub w czasie oceny, obie Strony uzgodnią dalszy tryb postępowania.
4
Prawa i obowiązki DQS
4.1
Poufność i ochrona danych
DQS zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszystkich faktów, jakie staną mu się znane w związku
z działalnością u zleceniodawcy, niezależnie od tego, czy chodzi o sprawy wewnętrzne zleceniodawcy, czy o jego
kontakty biznesowe. Powyższe postanowienie dotyczy również ustnych i pisemnych wyników ocen. DQS
przekaże informacje osobom trzecim jedynie za pisemną zgodą zleceniodawcy. O ile poszczególne standardy
tego wyraźnie wymagają, to dane i wyniki oceny dotyczące klienta zostaną przekazane tym jednostkom. W tym
zakresie uznaje się, że zleceniodawca wyraził zgodę. DQS przechowa zapisy z ocen przez co najmniej jeden cykl
certyfikacji (z reguły 3 lata). Powyższe zobowiązania dotyczą również okresu po zakończeniu stosunku umowy.
DQS prowadzi bezpieczną stronę internetową, która służy do pobierania wyników z ocen oraz innych informacji.
Obecność zleceniodawcy na portalu internetowym jest możliwa dopiero po utworzeniu konta użytkownika
(nadaniu nazwy użytkownika i hasła) oraz wyrażeniu zgody drogą elektroniczną lub na piśmie.
4.2
Akredytacja i uprawnienia
DQS został upoważniony przez jednostki akredytacyjne oraz jednostki nadające uprawnienia (urzędy, właściciele
standardów, zrzeszenia itp.) do wydawania raportów z oceny i certyfikatów do licznych standardów na podstawie
akredytacji według ISO 17021, ISO 45011 oraz ISO 17065. DQS ma obowiązek umożliwić pracownikom tych
jednostek i osobom pracującym na ich rzecz udział w ocenach (np. w celu przeprowadzenia auditu nadzoru).
DQS zezwala na wgląd we własną dokumentację oraz dane dotyczące klientów, o ile jest to konieczne w procesie
akredytacji. Pracownicy ci są zobowiązani do zachowania tajemnicy. W tym zakresie uznaje się, że
zleceniodawca wyraził zgodę.
4.3
Odpowiedzialność
DQS ponosi odpowiedzialność jedynie za działania umyślne i rażącą niedbałość. Dotyczy to również osób, którym
DQS powierzył wykonanie zobowiązania i którymi DQS posłużył się w wykonaniu zobowiązania. DQS
zobowiązuje się przedstawić na żądanie dowód ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, obejmującego
usługi świadczone w ramach zlecenia.
4.4
Ograniczenie odpowiedzialności
Jeżeli w grę wchodzi odpowiedzialność DQS, to jest ona ograniczona do kwoty maksymalnej, wynoszącej
5.000.000,- € na każdą transakcję i 10.000.000,- € na rok kalendarzowy.
4.5
Publikacja
DQS prowadzi i publikuje wykaz wszystkich zleceniodawców z ważnym certyfikatem DQS. Publikacja ta obejmuje
nazwę i adres certyfikowanej organizacji oraz zakres certyfikacji i standard. W tym zakresie uznaje się, że
zleceniodawca wyraził zgodę.
4.6.1
Skuteczność certyfikowanych systemów zarządzania
DQS weryfikuje na podstawie regularnych ocen (najczęściej raz w roku) skuteczność certyfikowanego systemu
zarządzania zleceniodawcy. Jeżeli DQS otrzyma od osób trzecich lub samego zleceniodawcy (np. akcje
wycofywania wyrobu) informacje, uzasadniające wątpliwości co do zgodności lub skuteczności certyfikowanego
przez DQS systemu zarządzania, to ma prawo po wysłuchaniu zainteresowanego zleceniodawcy
4/8
przeprowadzić dodatkowe oceny pozaplanowe. W zakresie uregulowanym prawem DQS ma prawo do
przeprowadzenia w uzasadnionych przypadkach dodatkowych niezapowiedzianych ocen.
4.6.2
Skuteczność certyfikacji wyrobów
DQS weryfikuje na podstawie regularnych ocen (najczęściej raz w roku) skuteczność certyfikowanych procesów
zleceniodawcy w celu uzyskania wniosków dotyczących zgodności wyrobu. Jeżeli DQS otrzyma od osób trzecich
lub samego zleceniodawcy (np. akcje wycofywania wyrobu) informacje, uzasadniające wątpliwości co do
zgodności lub skuteczności certyfikowanych przez DQS procesów lub wyrobów, to ma prawo po wysłuchaniu
zainteresowanego zleceniodawcy do przeprowadzenia dodatkowych ocen pozaplanowych. W zakresie
uregulowanym prawem DQS ma prawo do przeprowadzenia w uzasadnionych przypadkach dodatkowych
niezapowiedzianych ocen.
4.7
Uzgodnienie terminów
DQS i zleceniodawca uzgadniają terminy oceny możliwie w długiej perspektywie. Terminy potwierdzane są na
piśmie. Jeżeli z winy zleceniodawcy potwierdzony termin nie będzie mógł być zachowany, to DQS może obciążyć
zleceniodawcę kosztami faktycznie powstałymi w związku z przygotowaniem terminu.
W ramach certyfikacji wyrobów mogą odbywać się w zależności od standardu również audity niezapowiedziane.
Są to – w zależności od standardu – albo całkowicie niezapowiedziane audity lub audity z krótkim terminem
zapowiedzenia.
4.8
Oceny szczególne
Oprócz dodatkowych ocen pozaplanowych, jak to opisano w punktach 4.6.1 i 4.6.2, mogą odbywać się –
w zależności od standardu – dalsze oceny szczególne. Zestawienie tych ocen szczególnych znajduje się
w Załączniku 1 do niniejszego dokumentu. W tym zakresie uznaje się, że zleceniodawca wyraził zgodę.
5
Zasady certyfikacji
5.1
System zarządzania
Zleceniodawca powinien wdrożyć i utrzymywać udokumentowany system zarządzania, spełniający wymagania
standardu, który stanowi jego podstawę. W celu trwałego zapewnienia zgodności i skuteczności systemu
zarządzania, należy zrealizować odpowiednie działania i udokumentować je.
5.2
Obowiązek informacji
Zleceniodawca zapewni, że DQS uzyska dostęp do wszystkich informacji wymaganych do wykonania zlecenia
oraz wszystkich koniecznych pomieszczeń. Zleceniodawca zobowiąże swoich pełnomocników i pracowników do
udzielania auditorom w odpowiednim terminie pełnych informacji zgodnych z prawdą, mających znaczenie dla
oceny. W ramach certyfikowanych systemów zarządzania należy przedłożyć DQS na jego zapytanie wszystkie
zapisy dotyczące skarg i działań korygujących.
5.3
Informacja o zmianach
Zleceniodawca jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania DQS o wszystkich zmianach, które mogą
mieć wpływ na certyfikowany system. Dotyczy to w szczególności zakupu/sprzedaży części przedsiębiorstwa,
zmiany właściciela, zmian zakresu działalności, istotnych zmian procesów lub otwarcia postępowania
upadłościowego lub układowego. DQS sprawdzi w uzgodnieniu ze zleceniodawcą, w jaki sposób w takim
przypadku można utrzymać certyfikat.
5.4
Poufność i zachowanie tajemnicy
Zleceniodawca ma prawo udostępnić kompletne sprawozdanie z oceny. Udostępnienie fragmentów
sprawozdania jest niedozwolone.
Dokumenty przekazane zleceniodawcy przez DQS, łącznie z symbolem certyfikatu DQS są chronione prawem
autorskim. Zleceniodawca wyraźnie uznaje, że wszelkie przekazane mu lub okazane do wglądu przez DQS
dokumenty pozostają własnością DQS. DQS zobowiązuje się wykorzystywać je wyłącznie do celów
wewnętrznych, nie udostępniać ich osobom trzecim i nie wykorzystywać do innych celów niż uzgodniono.
5/8
Zleceniodawca jest zobowiązany zachować poufność w odniesieniu do udostępnionych mu na warunkach
niniejszego porozumienia informacji i wiadomości dotyczących spraw DQS, jego pracowników i auditorów.
Zobowiązanie to trwa również po zakończeniu umowy. Zleceniodawca zobowiązuje się osoby, którym powierzył
wykonanie zobowiązania i którymi posłużył się w wykonaniu zobowiązania odpowiednio [zdanie niekompletne
w oryginale].
5.5
Niezależność oceny
Zleceniodawca jest zobowiązany do zaniechania wszelkich czynności, które mogłyby naruszyć niezależność
pracowników i auditorów DQS. Dotyczy to w szczególności ofert doradztwa, zatrudnienia i zleceń na własny
rachunek, odrębnych uzgodnień wynagrodzenia lub innych gratyfikacji pieniężnych.
5.6 Postępowanie w przypadku wycofania produktu
Zleceniodawca jest zobowiązany do bezzwłocznego poinformowania jednostki certyfikującej o wycofaniu
produktów. Wymagania poszczególnych norm narzucają maksymalny czas informowania jednostki certyfikującej.
Wymagania te należy dotrzymywać.
5,7
EWS (Early Warning System) - GMP + International (certyfikacja pasz)
Stosuje się wymagania załącznika GMP+ BA5; w przypadku wystąpienia zanieczyszczenia paszy,
certyfikowany na GMP+ zakład ma obowiązek poinformować zarówno GMP+ International i jednostkę
certyfikującą ciągu 12 godzin. W tym celu musi on skorzystać z formularza zgłaszania EWS, który jest
dostępny na stronie internetowej GMP+ International.
6
Certyfikaty i symbole certyfikacyjne
6.1 Wydanie certyfikatu i korzystanie z certyfikatu
DQS jest zobowiązany do wydania certyfikatu w przypadku spełnienia wszystkich wymagań certyfikacyjnych oraz
umownych i wręczenia go zleceniodawcy. Obowiązek wydania decyzji certyfikacyjnej spoczywa jedynie na DQS.
Podstawę decyzji stanowi wyrażone w sprawozdaniu z oceny zalecenie auditorów do wydania certyfikatu. W
ramach certyfikacji systemów zarządzania certyfikaty DQS i IQNet obowiązują z reguły przez trzy lata, począwszy
od daty ustalenia zgodności z wymaganiami.
Certyfikaty i symbole certyfikacyjne przy certyfikacji systemu zarządzania można wykorzystywać do celów
reklamowych. Wykorzystanie certyfikatu i symboli jest ograniczone do zakresu certyfikacji oraz okresu ważności
certyfikatu. Symboli certyfikacyjnych nie można umieszczać bezpośrednio na wyrobie lub wykorzystywać w taki
sposób, aby powstało wrażenie, że dotyczą one zgodności wyrobu ze stanowiącym podstawę certyfikacji
standardem.
W ramach certyfikacji wyrobu certyfikatów, symboli oraz logo wydawcy standardu nie wolno z reguły
wykorzystywać dla celów reklamowych. Należy bezwzględnie przestrzegać postanowień właściciela standardu,
dotyczących wykorzystania logo. DQS jest zobowiązany do pilnowania w ramach własnych możliwości
prawidłowego wykorzystania certyfikatu i symboli.
Certyfikatu i symboli certyfikacyjnych nie wolno przenosić na następców prawnych lub inne organizacje. Po
zawieszeniu, wycofaniu lub anulowaniu certyfikatu zleceniodawca jest zobowiązany do zaprzestania wszelkiej
reklamy z wykorzystaniem certyfikatu. Zleceniodawca zobowiązuje się do zwrotu certyfikatu po jego wycofaniu
lub anulowaniu. Wykluczone jest prawo zatrzymania. Dodruki i zmiany certyfikatów DQS i symboli
certyfikacyjnych mogą być wykonywane wyłącznie przez osoby upoważnione przez DQS.
6.2 Odmowa wydania certyfikatu
DQS może wydać certyfikat jedynie wtedy, gdy po audicie pierwszym lub wznawiającym spełnione będą warunki
wydania certyfikatu. W przypadku braku spełnienia warunków auditor dokumentuje niezgodności w protokole
niezgodności lub informuje o warunkach, które muszą być spełnione dla wydania certyfikatu.
Niezgodności należy usunąć, a warunki należy spełnić z reguły w ciągu trzech miesięcy. Inne terminy specyficzne
dla danego standardu są zawarte w odpowiednich standardach. W razie konieczności DQS powtarza ocenę w
całości lub części. Z tego tytułu naliczane są koszty zgodnie z cennikiem odpowiednio do nakładu pracy. Jeżeli
niezgodności nie zostaną usunięte w ciągu trzech miesięcy lub jeżeli po dwukrotnej ocenie dodatkowej nadal nie
będą spełnione warunki wydania certyfikatu, proces certyfikacji zostanie zakończony wydaniem sprawozdania
bez certyfikatu. W pewnych warunkach również brak usunięcia niezgodności drobnych może prowadzić do
niezgodności krytycznej. Tego rodzaju niezgodności krytyczne należy usunąć jak opisano powyżej. Szczegóły
regulują odpowiednie postanowienia poszczególnych standardów.
6/8
6.3 Zawieszenie, cofnięcie i anulowanie certyfikatu
a) Zawieszenie
DQS ma prawo czasowo zawiesić wydany certyfikat, jeżeli zleceniodawca w udowodniony sposób naruszy swoje
umowne lub finansowe obowiązki wobec DQS, w szczególności jeżeli
 działania korygujące nie zostaną w udowodniony sposób skutecznie wdrożone w uzgodnionych
terminach,
 nie zachowane zostaną zaproponowane przez DQS terminy oceny dla podtrzymania certyfikacji i w ten
sposób przekroczony zostanie termin z reguły dwunastu miesięcy od ostatniej oceny,
 DQS nie zostanie poinformowany w terminie o planowanych zmianach i innych zmianach, które mają
wpływ na zgodność ze standardem, stanowiącym podstawę oceny,
 certyfikat DQS, certyfikat IQNet lub symbol certyfikatu są wykorzystywane w sposób wprowadzający
w błąd.
DQS zapowie najpierw ewentualne zawieszenie certyfikatu. Jeżeli przyczyny zawieszenia certyfikatu nie zostaną
usunięte z reguły w ciągu dwóch tygodni, to DQS poinformuje zleceniodawcę na piśmie o zawieszeniu certyfikatu
i poda powody oraz działania konieczne dla przywrócenia ważności certyfikacji. Okres zawieszenia certyfikatu
jest ograniczony i wynosi z reguły maksymalnie 90 dni. Jeżeli wymagane działania zostaną w udowodniony
sposób skutecznie zrealizowane w ciągu ustalonego terminu, zawieszenie certyfikatu zostanie cofnięte.
b) Wycofanie:
DQS ma prawo do wycofania lub unieważnienia certyfikatu po wcześniejszym pisemnym powiadomieniu, jeżeli
 upłynął termin zawieszenia certyfikatu,
 nie jest zapewniona zgodność ze stanowiącym podstawę certyfikatu standardem,
 zleceniodawca po zawieszeniu certyfikatu nadal prowadzi reklamę z wykorzystaniem certyfikatu,
 zleceniodawca wykorzystuje swój certyfikat w sposób, który dyskredytuje jednostkę certyfikującą lub
właściciela standardu, według którego nastąpiła certyfikacja,
 ustały przesłanki, które doprowadziły do wydania certyfikatu lub zleceniodawca nie jest gotów usunąć
niezgodności,
 zleceniodawca skutecznie zakończy stosunek umowy z DQS.
c) Anulowanie:
DQS ma prawo do anulowania lub unieważnienia z mocą wsteczną certyfikatu, jeżeli
 w późniejszym czasie okaże się, że warunki, konieczne do wydania certyfikatu, ustały,
 zleceniodawca narusza w niedopuszczalny sposób proces certyfikacji, powodując wątpliwości co do
obiektywności, neutralności i niezależności wyniku oceny.
7
Komisja d/s skarg
Każdy zleceniodawca ma prawo do usług, które w uzgodnionych ramach realizowane są w sposób spełniający
jego oczekiwania i potrzeby. W przypadku niespełnienia usług w taki sposób, DQS prosi o informację, konieczną
dla doskonalenia. Każdy zleceniobiorca ma prawo do złożenia skargi. Adres komisji do spraw skarg jest
następujący:
DQS CFS GmbH
August-Schanz-Straße 21
60433 Frankfurt am Main
[email protected]
Alternatywnie skargę można złożyć również przez internet na formularzu kontaktowym na stronie
internetowej DQS CFS GmbH (www.dqs-cfs.com).
8
Komisja rozjemcza
Komisja rozjemcza DQS może zostać zaangażowana w przypadku skarg i sporów dotyczących oceny, wydania,
zawieszenia lub cofnięcia certyfikatu, jeżeli obie Strony po wspólnym przedstawieniu stanu rzeczy na piśmie
(porozumienie rozjemcze) uzgodniły, że spór powinien być rozstrzygnięty z pominięciem sądów powszechnych.
Komisja rozjemcza składa się z trzech osób. Każda ze Stron wyznacza każdorazowo sędziego arbitra.
Przewodniczący komisji rozjemczej wybierany jest wspólnie spośród sędziów arbitrów. Osoba taka musi posiadać
uprawnienia do urzędu sędziowskiego według prawa niemieckiego. Komisja rozjemcza może być zwołana na
pisemny wniosek skierowany do zarządu DQS. Szczegóły reguluje regulamin działania komisji rozjemczej DQS.
7/8
ZAŁĄCZNIK 1 OCENY SZCZEGÓLNE
Standard
Wszystkie certyfikacje
wyrobu
Ocena
Witness audit
Wyjaśnienie
W ramach
certyfikacji
wyrobu
oprócz
wymienionych w punkcie 4.2 prowadzonych
ocen przez jednostki akredytacyjne oraz
jednostki nadające uprawnienia, powołani
auditorzy muszą być regularnie witnessowani i
oceniani przez DQS w trakcie realizacji auditów
u klienta. W tym przypadku nie chodzi o ocenę
auditowanej organizacji, lecz wyłącznie o ocenę
auditora.
Wszystkie certyfikacje
Audity obserwacyjne
W ramach kształcenia i dokształcania osoby
objęte tym programem mogą uczestniczyć w
audicie certyfikacyjnym jako obserwatorzy. Tymi
osobami mogą być pracownicy jednostki
certyfikującej, akredytacyjnej lub jednostki
nadającej
uprawnienia
oraz
właściciele
standardu.
BRC Food
BRC Packaging
BRC CP
Audity sprawdzające
Jako część działań rutynowych programu
zgodności, np. przy zaleceniach lub skargach,
BRC prowadzi audity lub wizyty na miejscu.
Mogą
być
one
zapowiedziane
lub
niezapowiedziane, realizowane niezależnie lub z
udziałem auditora jednostki certyfikacyjnej jako
jako pełny audit lub jako część auditu na miejscu.
Informacje na ten temat znajdują się w
dokumencie BRC030 BRC compliance site visit
proces
BRC Food
BRC Packaging
BRC Food
Dla certyfikowanych organizacji istnieją dwie
opcje przeprowadzenia niezapowiedzianych
auditów.
Opcja 1: audit całkowicie niezapowiedziany,
obejmuje pojedynczy niezapowiedziany audit, w
czasie którego sprawdzane są wszystkie
wymagania BRC. Zastępuje on zaplanowany
audit wznawiający i odbywa się w okresie między
3 a 12 miesiącem od daty ostatniego auditu.
Opcja 2: dwuczęściowy niezapowiedziany audit,
obejmuje dwa osobne audity. W czasie
pierwszego auditu, odbywającego się w sposób
niezapowiedziany, rozpatrywane są zagadnienia
związane z istniejącymi w zakładzie Dobrymi
Praktykami Produkcyjnymi (GMP). Drugi audit
obejmuje
przede
wszystkim
kontrolę
dokumentacji i zapisów. Ta część auditu może
być zaplanowana w uzgodnieniu z organizacją,
w celu zapewnienia, że dostępna będzie
odpowiednia kadra kierownicza.
Moduły specyficzne
Dotyczy obowiązkowego modułu BRC dla
klienta (Customer specific brytyjskiej sieci ASDA. Obowiązuje razem z
module) ASDAA AA
programem niezapowiedzianego auditu BRC
Food. W takim przypadku będzie wystawiony
oddzielny certyfikat.
Audity niezapowiedziane
8/8
BRC Food
BRC Packaging
Moduł dobrowolny
Jest to moduł dobrowolny dla towarów
(Voluntary module) Traded handlowych, który może być przeprowadzony
Goods
razem z auditem BRC Food. W takim przypadku
nie będzie wystawiony oddzielny certyfikat,
jedynie na certyfikacie BRC Food zostanie
podana informacja o tym audicie.
BRC Food
Moduł dobrowolny
Zarządzanie żywnością
przeznaczoną do karmienia
zwierząt
BRC Food
Moduł dobrowolny
Global GAP Chain of
Custody Fresh Produce
BRC Packaging
Moduł świadomości
środowiskowej
Environmental Awareness
Module (EAM)
Audit integrity on-site
IFS
Jest to moduł dobrowolny dla producentów
żywności, których główną działalnością jest
produkcja wyrobów przeznaczonych do spożycia
przez ludzie. Moduł ten może być stosowany
globalnie i obejmuje wszystkie produkty, które
nie są już więcej przeznaczone do spożycia
przez ludzi. Moduł może być przeprowadzony
razem z auditem BRC Food. Oddzielny certyfikat
nie będzie wystawiony, jedynie na certyfikacie
BRC Food zostanie podana informacja o tym
audicie.
Ten dobrowolny moduł dla producentów
żywności i wytwórców pakujących świeże
produkty, którzy mają wymagania dotyczące
pochodzenia surowców od producentów / grup
producentów certyfikowanych wg Global GAP
Integrated Farm Assurance. Audit ten może być
przeprowadzony w połączeniu z auditem BRC
Food. Oddzielny certyfikat na podstawie Global
GAP CoC zostanie wydany na 1 rok.
Jest to moduł dobrowolny dotyczący systemu
zarządzania środowiskowego. Pokrywa on około
10% wymagań ISO 14001.
IFS może przeprowadzać niezapowiedziane
audity w certyfikowanych organizacjach. DQS
nie może informować o tym klienta oraz nie może
uczestniczyć w ocenie.
IFS
Niezapowiedziany
IFS Food Check
Certyfikowana
jednostka
zgłasza
się
dobrowolnie w IFS do programu IFS
"niezapowiedziany IFS Food Check". IFS
przeprowadza
następnie
w
okresie
certyfikacyjnym jeden niezapowiedziany audit w
przedsiębiorstwie. DQS nie bierze udziału w
ocenie.
GMP+
GMP+
Audit towarzyszący
Audit równoległy
Analogiczne do auditu obserwacyjnego.
W celu zweryfikowania metody jednostki
certyfikującej GMP+ przeprowadza kontrole w
certyfikowanych organizacjach.
Kontrole te odbywają się z reguły krótko po
audicie certyfikacyjnym. DQS nie wolno brać
udziału w tych ocenach.
GMP+
Audit zgodności
W przypadku stwierdzenia jednej lub kilku
niezgodności
kategorii
2,
DQS
może
przeprowadzić
kontrolę
w
zakresie
doskonalenia, którą należy traktować jako
uzupełnienie do regularnego auditu.
9/8
GMP+
Kontrole zaostrzone
W przypadku stwierdzenia jednej lub kilku
niezgodności kategorii 1, DQS musi wycofać
certyfikat lub może poddać przedsiębiorstwo w
określonych warunkach zaostrzonym kontrolom.
Zaostrzone kontrole przeprowadzane są co
miesiąc przez określony okres (z reguły 3 do 6
miesięcy).
GMP+
Kontrole powtórne
QS
Audit towarzyszący
Audit w okolicznościach nadzwyczajnych
zgodnie z punktem 4.6.2.
Analogicznie do 4.2 Witness audit przez QS
QS
Audit wyrywkowy
Raz w roku QS wybiera na bazie ryzyka
organizacje, które będą poddane auditowi
wyrywkowemu. QS GmbH zleca przeprowadzenie
auditu jednostce certyfikującej.
QS
Audit kooperacyjny
Połączenie
witness
auditu
jednostki
certyfikującej i ocenyprzedsiębiorstwa.
QS
Audit specjalny
QS
Niezapowiedziany audit
systemu
Audit w okolicznościach nadzwyczajnych
zgodnie z punktem 4.6.2 lub w przypadku
zaistnienia podejrzenia. QS przeprowadza te
audity samodzielnie.
Okres między powiadomieniem i auditem jest
ograniczona do minimum (24h do maksymalnie
48h). Niezapowiedziane regularne wizyty lub
niezapowiedziane
audity
punktowe
są
obowiązkowe na wszystkich etapach łańcucha
dostaw Mięso i produkty mięsne. (Od 2016 ma to
zastosowanie dla hurtowni w łańcuchu dostaw
Owoce, Warzywa, Ziemniaki). Wszystkie
regularne audity w obszarze handlu żywnością
są przeprowadzane bez wcześniejszego
zawiadomienia.
QS
Niezapowiedziany audit
punktowy
Okres między powiadomieniem i auditem jest
ograniczona do minimum (24h do maksymalnie
48h) i dotyczy tylko wybranych kryteriów.
Niezapowiedziane
audity
punktowe
są
przeprowadzane dodatkowo między regularnym
auditem zaplanowanym i mogą być wybrane
zamiast
niezapowiedzianych
regularnych
auditów w łańcuchu dostaw Mięso i Produkty
mięsne (a od 2016 również w łańcuch dostaw
Owoce, Warzywa, Ziemniaki). Czas między
auditem punktowym a regularnym musi być co
najmniej 2 miesiące (przed i po).
Zleceniodawca
DQS
czytelne imię i nazwisko reprezentanta
czytelne imię i nazwisko reprezentanta
10/
8

Szczególne warunki oceny certyfikacji systemów zarządzania oraz

Transkrypt

Podobne dokumenty

bs ohsas 18001:2007 - Sanden Manufacturing Poland

certyfikat

Certyfikat BS OHSAS 18001 : 2007

Certyfikat ISO/TS 16949

ISO/TS 16949

bs ohsas / pn-n-18001

ISO 9001 - DQS Polska

certyfikat

IFS_30950078 IFS_PL - ROTR Spółdzielnia Mleczarska w Rypinie