Document Template - Polska Federacja Squasha

ZAPYTANIE OFERTOWE
dotyczące organizacji
INDYWIDUALNYCH MISTRZOSTW
POLSKI 2015 w SQUASHU
Turnieje Seniorskie, jako National Closed Championships w ramach
PSA National Closed Satellite oraz WSA Super Challenger
Termin imprezy SENIORSKIEJ:
21-23 maja 2015 (czwartek – sobota)
Termin imprezy JUNIORSKIEJ:
27-30 maja 2015 (środa – sobota)
W PRZYPADKU IMPREZY ŁĄCZONEJ SENIOR+JUNIOR TERMINEM BĘDZIE: 20-23 maja 2015
(środa – sobota)
Warunki organizacji - zgodne z Regulaminem Rozgrywek Indywidualnych na sezon
2014/2015 wraz z późniejszymi zmianami
A. WYBÓR OPCJI ORGANIZACJI IMP
Niniejszym proponujemy organizację IMP 2015 dla kategorii:
- SENIOR (min 6 kortów)
- JUNIOR (min 4 korty)
- ŁĄCZONA (min 10 kortów)
Dostępne opcje (proszę zaznaczyć przynajmniej jeden kwadrat):
I. Udostępnienie obiektu sportowego spełniającego normy
wg RRI 2014/2015, organizacją zajmie się PFS
II. Kompleksowa organizacja IMP 2015
Strona 1 / 7
Stowarzyszenie Polska Federacja Squasha
Biuro PFS: ul. Księcia Józefa 54a; 30-206 Kraków; KRS 0000133701; NIP 527-23-91-187
B. DANE OFERENTA - cz.1 (dotyczy obu opcji)
I. Dane klubu/organizatora, ilość kortów, itp.
1. Nazwa klubu/obiektu
2. Adres klubu
3. Dane szczegółowe:
- ilość kortów
- producent kortów (marka)
- certyfikacja WSF (tak/nie):
- powierzchnia klubu (m.kw.):
- ilość szafek (razem):
- zaplecze gastronomiczne (tak/nie):
4. Adres strony www turnieju:
5. Informacje organizacyjne:
- biuro zawodów (tak/nie)
- komputer/drukarka/skaner
- łączność internetowa, jaka
- sauna/masaż/relaks (tak/nie)
- inne
II. Dane firmy/osoby zgłaszającej turniej
1. Nazwa firmy:
2. Adres, NIP
3. Dane osoby kontaktowej
4. Tel, e-mail, www
Strona 2 / 7
Stowarzyszenie Polska Federacja Squasha
Biuro PFS: ul. Księcia Józefa 54a; 30-206 Kraków; KRS 0000133701; NIP 527-23-91-187
B. DANE OFERENTA - cz.2 (dotyczy podmiotów
wybierających opcję II)
I. Doświadczenie w organizacji imprez
1. Organizowane turnieje międzynarodowe lub rangi mistrzostw Polski: (proszę podać
organizowane imprezy):
2. Organizowane turnieje ogólnopolskie kategorii A (proszę podać imprezy organizowane w
ostatnich 2 sezonach):
3. Organizowane turnieje ogólnopolskie kategorii B (ilość w ostatnich 2 sezonach):
II. Skład komitetu organizacyjnego: dyrektor, sędzia główny, obsługa turnieju
1. Dyrektor turnieju (imię , nazwisko, kontakt telefon, kontakt mail)
2. Sędzia główny (imię , nazwisko, kontakt telefon, kontakt mail)
3. Obsługa turnieju (imię , nazwisko, kontakt telefon, kontakt mail)
C. SZCZEGÓŁY ZGŁOSZENIA - przy wyborze opcji I
I. Cena za wynajęcie obiektu sportowego (korty , przestrzeń komunikacyjna, zaplecze
sanitarne, przestrzeń na biuro zawodów oraz dodatkowa przestrzeń do wykorzystania na cele
cateringu, wypoczynku, etc) podczas wszystkich dni rozgrywania imprezy
…............................ PLN BRUTTO
Strona 3 / 7
Stowarzyszenie Polska Federacja Squasha
Biuro PFS: ul. Księcia Józefa 54a; 30-206 Kraków; KRS 0000133701; NIP 527-23-91-187
II. Wpłata na rzecz PFS:
…............................ PLN BRUTTO
III. Opcjonalna pomoc w zorganizowaniu imprezy:
1.
Osoby do obsługi turnieju (liczba osób, ich doświadczenie w organizacji imprez, czas
oddelegowania, wyniki on-line, video live-streaming internetowy)
...........................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................
2.
Zakwaterowanie – kontakty z lokalną bazą noclegową
...........................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................
3.
Nagłośnienie imprezy na szczeblu lokalnym/krajowym
...........................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................
4.
Inne (np.: catering, rodzaj i jakość łącza internetowego)
...........................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................
D. SZCZEGÓŁY ZGŁOSZENIA - przy wyborze opcji II
I. Wpłata na rzecz PFS
(Jest to istotne kryterium przy rozpatrywaniu ofert)
…............................ PLN BRUTTO
Strona 4 / 7
Stowarzyszenie Polska Federacja Squasha
Biuro PFS: ul. Księcia Józefa 54a; 30-206 Kraków; KRS 0000133701; NIP 527-23-91-187
II. Wpisowe na turniej:
(Jest to istotne kryterium przy rozpatrywaniu ofert.
Obowiązkowo należy określić pakiety standard i rozszerzony, pakiet pełny nie jest obowiązkowy.
W IMP 2015 nie ma zniżki dla członków PFS.)
Pakiet standard czyli udział w turnieju
turniej Open – ............... PLN (w tym 10PLN na rzecz PFS)
turniej Kobiet - ............... PLN (w tym 10PLN na rzecz PFS)
turniej Juniorów – ............... PLN
Pakiet rozszerzony czyli udział w turnieju plus ciepły posiłek w każdym dniu rozgrywania
turnieju danej kategorii
turniej Open - ............... PLN (w tym 10PLN na rzecz PFS)
turniej Kobiet - ............... PLN (w tym 10PLN na rzecz PFS)
turniej Juniorów - ............... PLN
W ramach ciepłego posiłku planowane jest:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
Pakiet pełny czyli Pakiet rozszerzony + (proszę wpisać elementy pakietu pełnego)
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
turniej Open - ............... PLN (w tym 10PLN na rzecz PFS)
turniej Kobiet – ............... PLN (w tym 10PLN na rzecz PFS)
turniej Juniorów – ............... PLN
Strona 5 / 7
Stowarzyszenie Polska Federacja Squasha
Biuro PFS: ul. Księcia Józefa 54a; 30-206 Kraków; KRS 0000133701; NIP 527-23-91-187
III. Planowane dodatkowe działania, w tym imprezy towarzyszące, mające podnieść rangę
wydarzenia, uatrakcyjnić turniej oraz aktywnie promować squasha, w tym SZKLANY KORT:
UWAGA: Jeżeli rozważają Państwo użycie szklanego kortu uprzejmie prosimy o podanie
informacji przetargowych wg wartości nominalnych - bez żadnych warunków dodatkowych.
Wpłata na rzecz PFS może zostać obniżona (max do 50%) wzorem ubiegłego sezonu dopiero po
skutecznym przeprowadzeniu imprezy oraz pod warunkiem, że podejmowane działania
przyczynią się aktywnie do promocji squasha.
TAK
NIE
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
IV. Planowane działania mające nadać jak największy rozgłos medialny
(koncepcja/program działań promocyjnych, określenie patronów medialnych, inne)
UWAGA: Organizator musi zapewnić stałe łącze internetowe, wprowadzanie wyników
turnieju on-line oraz vido live-streaming meczów na korcie pokazowym, minimum od
ćwierćfinałów turniejów Seniorskich. Odstępstwo od tej reguły wymaga uzgodnienia z PFS.
POTWIERDZAM
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
UWAGA dot. pkt III oraz IV – oferty dot. IMP będą także rozpatrywane pod kątem szczególnego wkładu w
promocję squasha – jest to istotne kryterium przy rozpatrywaniu ofert. Prosimy więc o załączenie
szczegółowego planu działania.
V. Planowane zakwaterowanie dla uczestników turnieju:
(Proszę o określenie hoteli z którymi organizator współpracuje oraz ich położenia oraz w miarę
możliwości promocyjnej oferty noclegowej dla uczestników turnieju)
Strona 6 / 7
Stowarzyszenie Polska Federacja Squasha
Biuro PFS: ul. Księcia Józefa 54a; 30-206 Kraków; KRS 0000133701; NIP 527-23-91-187
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
VI. Pula nagród finansowych:
Uwaga! kwota minimalna dla turniejów seniorskich jest zgodna z Regulaminem PSA i WSA i wynosi ekwiwalent
w polskich złotych kwoty 1,000 USD w każdym z tych turniejów (łącznie 2,000 USD). Oferty z niższą kwotą nie
będą brane pod uwagę!
Wymagamy depozytu do PFS na dwa tygodnie przed rozpoczęciem turnieju. Procentowy rozkład nagród w
kategoriach damskiej oraz męskiej zostanie podany przez PFS.
Łączna pula nagród (turniej męski i damski) wyniesie ............... PLN.
VII. Opcjonalne nagrody rzeczowe
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
VIII. Dodatkowe informacje
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
UWAGI:
1.
Oferent zobowiązany jest zapewnić puchary dla zdobywców trzech pierwszych miejsc w każdym Turnieju oraz
dyplomy Turniejowe dla minimum 8 zawodniczek, 8 juniorów (sugerowane dla wszystkich) i 8 zawodników w
każdej rozegranej kategorii. PFS zapewnia medale.
2.
Oferent jest zobowiązany do ekspozycji sponsorów PFS podczas imprezy (także na szklanym korcie jeżeli
będzie ustawiony). Szczegółowy plan ekspozycji przedstawi biuro PFS.
................................................................
imię, nazwisko, podpis, pieczątka klubu
Strona 7 / 7
Stowarzyszenie Polska Federacja Squasha
Biuro PFS: ul. Księcia Józefa 54a; 30-206 Kraków; KRS 0000133701; NIP 527-23-91-187
.