Świadczenie usługi Helpdesk IT dlaSzpitala Giżyckiego Sp.z o.o.

Załącznik nr 1 do Regulaminu udzielania zamówień poniżej 30 tys. EUR
do Zarządzenia Wewnętrznego nr 5a z 05.05.2015r.
Szczegółowe Warunki Nieograniczonego Postępowania Ofertowego
Ogłoszenie do postępowania nr n/ 39 / 10 / 15
na:
Świadczenie usługi Helpdesk IT dlaSzpitala Giżyckiego Sp.z o.o.
1. Zamawiający/Zlecający
"Szpital Giżycki " Sp. z o.o.
ul. Warszawska 41, 11-500 Giżycko
e-mail: [email protected]
tel./fax 87 429 66 30 – Sekcja zaopatrzenia i zamówień publicznych
str. internetowa: www.zozgiz.pl
godz. pracy 07:25 – 15:00
Tel. sekretariat 87 429 66 01
NIP: 845-19-83-121
I)
Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest: świadczenie usługi Helpdesk IT - wsparcie użytkowników
systemów oraz zasobów IT w zakresie zarówno sprzętowym (hardware) jak i
oprogramowania (software).
II) Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert częściowych.
Opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 4.
2. Sposób prowadzenia postępowania:
2.1. Celem postępowania jest wybranie Wykonawcy i zawarcie umowy do niniejszych warunków.
2.2. Postępowanie odbędzie się z podziałem na część: jawną i niejawną. Oferent może uczestniczyć
w części jawnej.
2.3. W części jawnej postępowania Zlecający
1)
dokonuje otwarcia ofert;
2)
ogłasza wyniki postępowania;
2.4. W części niejawnej postępowania Zlecający:
1)
stwierdza ważność złożonych ofert;
2)
odrzuca oferty w przypadku niespełnienia przez Wykonawców wymogów niniejszego
postępowania;
3)
w toku dokonywania badania i oceny złożonych ofert Zleceniodawca może żądać od
Wykonawców wyjaśnień dotyczących złożonych przez nich ofert.
2.5. Wyniki niniejszego postępowania zostaną ogłoszone na stronie internetowej – www.zozgiz.pl
2.6. Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmiany niniejszych warunków w trakcie
postępowania, a także prawo unieważnienia postępowania bez podawania powodu oraz prawo
do zakończenia postępowania w dowolnej chwili bez dokonywania wyboru żadnej oferty.
3. Zabezpieczenie oferty.
3.1. Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia oferty w prowadzonym postępowaniu.
4. Opis warunków udziału w postępowaniu:
Wersja z maja 2015r.
4.1. W postępowaniu wziąć mogą udział Oferenci, którzy spełniają następujące warunki:
a.)
posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli
przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
b)
znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie
zamówienia,
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
c)
oferowane usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego;
d)
posiadają co najmniej 12 miesięczne doświadczenie w zakresie świadczenia
przedmiotowych usług dla podmiotów wykonujących działalność leczniczą – szpitali
wieloprofilowych o liczbie oddziałów nie mniejszej niż 8, przy czym warunek uznany
zostanie za spełniony o ile Oferent wykaże, że w okresie 12 miesięcy przed upływem
terminu składania ofert: - obsługiwał w przedmiotowym zakresie co najmniej 1 jednostkę
szpitalną o liczbie oddziałów nie mniejszej niż 8.
W celu potwierdzenia, że Oferent posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności
lub czynności Zleceniodawca żąda: w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za
zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy w obrocie
gospodarczym, następujących dokumentów:
1)
zezwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie objętym niniejszym
postępowaniem, jeśli jest wymagane,
2)
aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia
o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają
wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej,
wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,
3)
wypełnionego Załącznika nr 4 – Specyfikacja/opis przedmiotu zamówienia
4)
wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również
wykonywanych usług, w okresie ostatnich 12 miesięcy przed upływem terminu
składania ofert, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na
rzecz których usługi zostały wykonane (Formularz nr 5 – Wykaz usług)
Dodatkowo do oferty należy dołączyć (Formularz nr 3 - Oświadczenie):
a) posiada uprawnienia niezbędne do wykonania określonej działalności
lub czynności jeżeli przepisy odrębne nakładają obowiązek posiadania takich
uprawnień;
b) posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie;
c) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej należyte
wykonanie zamówienia,
d) nie jest wobec niego, jego firmy prowadzone postępowanie upadłościowe, ani
upadłości nie ogłoszono,
e) wypełnia zobowiązania podatkowe, uiszcza opłaty w tym składki na ubezpieczenia
społeczne;
f) zapoznał się z warunkami zawartymi w Szczegółowych Warunkach
Nieograniczonego Postępowania Ofertowego i nie wnosi do nich żadnych
zastrzeżeń, a także, że zdobył konieczne informacje potrzebne do właściwego
wykonania zamówienia,
g) akceptuje projekt umowy.
O ile oferta została złożona przez kilku Oferentów działających wspólnie dokumenty określone
w pkt. 4.2. oraz w pkt 4.3. składają wszyscy Oferenci.
Oferent może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach lub
Wersja z maja 2015r.
zdolnościach finansowych innych podmiotów w celu wykazania spełniania warunków udziału
w postępowaniu. Oferent w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zleceniodawcy iż będzie
dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji umowy, w szczególności przedstawiając w tym
celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów
na okres korzystania z nich przy wykonaniu umowy. O ile Oferent polegał będzie na zasobach
podmiotu trzeciego i podmiot ten wskazany będzie przez niego jako pod Oferent Zleceniodawca:
może zażądać przedstawienia dokumentów wskazanych w pkt. 4.2. i 4.3. dotyczących sytuacji
tego podmiotu trzeciego.
4.6. Ocena spełnienia warunków określonych w pkt. 4.1 dokonana zostanie zgodnie z formułą
„spełnia – nie spełnia” w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniach i dokumentach
wyszczególnionych w pkt 4.2. i 4.3. Z treści załączonych dokumentów i oświadczeń musi
wynikać jednoznacznie, że Oferent spełnia wymogi określone przez Zleceniodawcę. Nie złożenie
chociażby jednego z w/w dokumentów i oświadczeń oraz udzielenie informacji nieprawdziwej
skutkować może pozostawieniem złożonej oferty bez rozpatrzenia.
4.7. Zleceniodawca wezwie Oferentów, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych
przez Zleceniodawcę oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w pkt. 4.2. i 4.3. lub
którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez Zleceniodawcę
oświadczenia i dokumenty, o których mowa w pkt 4.2. oraz 4.3., zawierające błędy lub którzy
złożą wadliwe pełnomocnictwa, do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie chyba, że mimo
ich złożenia oferta podlegałaby pozostawieniu bez rozpoznania.
5. Opis sposobu przygotowywania oferty.
5.1. Oferta musi być trwale zszyta i sporządzona czytelnie w języku polskim. Oferty nieczytelne mogą
zostać pozostawione bez rozpatrzenia.
5.2. Wszystkie
strony
oferty
wraz
ze
wszystkimi
załącznikami
muszą
być
odpowiednio
ponumerowane, opieczętowane pieczątką firmową i podpisane przez osoby upoważnione do
reprezentacji
5.3. Upoważnienie do podpisania oferty musi być dołączone do oferty, o ile nie wynika z innych
dokumentów załączonych przez Wykonawcę
5.4. Wszelkie zmiany w ofercie dokonane przez Wykonawcę, muszą być podpisane i opieczętowane
przez oferenta lub osoby przez niego upoważnione.
5.5. Każdy Oferent uprawniony jest do złożenia tylko jednej oferty.
5.6. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty bez względu na
wynik postępowania.
5.7. Oferent może wprowadzić zmiany oraz wycofać złożoną przez siebie ofertę przed terminem
składania ofert. W przypadku wycofania oferty, Oferent składa pisemne oświadczenie, że ofertę
swą wycofuje. W przypadku zmiany oferty, Oferent składa świadczenie, iż ofertę swą zmienia,
określając jednocześnie zakres i rodzaj tych zmian; a jeśli oświadczenie o zmianie pociąga za
sobą konieczność wymiany czy też przedłożenia nowych dokumentów – Oferent
winien
dokumenty te złożyć. Powyższe oświadczenie i ewentualne dokumenty należy zamieścić w
zamkniętej kopercie, oznaczonej jak w pkt. 8.1, przy czym powinna ona mieć dopisek „zmiany”.
5.8. W przypadku, gdy Oferent, jako załącznik do oferty, zamiast oryginału dołącza kopię dokumentu,
musi być ona poświadczona przez niego za zgodność z oryginałem. Nieprawidłowe
poświadczenie lub brak poświadczenia kopii dokumentów skutkować będzie odrzuceniem
oferty.
5.9. Wymaga się złożenie oferty i załączników do oferty w następującej kolejności:
Wersja z maja 2015r.
1. Załącznik nr 1 – Oferta;
2. Załącznik nr 2 – Formularz cenowy.
3. Załącznik nr 3 – Oświadczenie,
4. Załącznik nr 4 – Specyfikacja/Opis przedmiotu zamówienia;
5. Załącznik nr 5 – Wykaz usług
6. pozostałe dokumenty i zaświadczenia wymagane w pkt. 4;
7. dokument pełnomocnictwa, dla osoby podpisującej ofertę, jeżeli z przedstawionych
dokumentów wynika, że osoba ta nie jest uprawniona do reprezentacji Oferenta w obrocie
gospodarczym. Załączyć należy dokument pełnomocnictwa wystawionego w sposób określony
przepisami prawa cywilnego. W przypadku złożenia kopii pełnomocnictwa musi być ono
potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osoby udzielające pełnomocnictwa lub
notariusza.
8. inne dokumenty, których załączenie Oferent uzna za stosowne (np. informacja o firmie,
referencje, nagrody itp.)
5.10. Oferty składane przez Wykonawców muszą spełniać następujące wymagania:
1)
oferta musi być sporządzona zgodnie z wymaganiami niniejszego postępowania oraz
zawierać wszystkie wymagane oświadczenia i dokumenty, każdego z Wykonawców
wspólnie ubiegających się o zamówienie;
2)
oferta wraz z załącznikami musi być podpisana przez osoby upoważnione do
reprezentacji Wykonawców
3)
do oferty należy dołączyć dokument ustanawiający pełnomocnika dla reprezentacji
Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
5.11. Oferta oraz wszelkie dokumenty składane w trakcie postępowania są jawne, z wyjątkiem
informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa Wykonawcy w rozumieniu ustawy o
zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, a także w odniesieniu do tych informacji, co do których
Oferent zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane innym uczestnikom postępowania.
Zastrzeżenie nie może dotyczyć oferowanej ceny.
5.12. Oferent nie może wycofać oferty ani wprowadzić do niej zmian po upływie terminu składania
ofert.
6. Informacja o sposobie porozumiewania się Zleceniodawcy z Oferentami
6.1. W niniejszym postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje
Zlecający i Oferent przekazują w formie elektronicznej (e-mail)
bądź faxem. Zlecający
dopuszcza możliwość przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień, informacji za
pomocą faksu, e-maila oraz formy pisemnej przy czym każda ze stron na żądanie drugiej strony
niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
6.2. Zlecający zastrzega sobie, że zmiany dotyczące postępowania – w szczególności: zmiana
terminu, miejsca składania, otwarcia ofert umieszczał będzie wyłącznie na stronie internetowej.
7. Wyjaśnienia treści Warunków.
7.1. Oferent może zwrócić się na piśmie do Zlecającego o wyjaśnienie treści postanowień Warunków
niniejszego
postępowania.
Zamawiający
przekaże
treść
zapytań
wraz
z wyjaśnieniami, na stronie internetowej, na której ukazało się ogłoszenie o postępowaniu.
Zamawiający udzieli wyjaśnień Oferentowi, jeżeli wniosek wpłynie do niego nie później niż w
ciągu połowy terminu przeznaczonego na składanie ofert tj. do 09.10.2015 r.
7.2. Osobą uprawnioną do kontaktu ze Zlecającym jest:
Wersja z maja 2015r.
Marzena Wojnowska 087/429-66-45
e-mail: [email protected]
8.
Miejsce i termin składnia ofert.
8.1. Ofertę wraz z wymaganymi załącznikami należy złożyć w sekretariacie w siedzibie
Zamawiającego
lub na adres: [email protected],
lub faksem na numer
87 429 66 30.
w terminie do dnia 15.10.2015 r. do godz. 12:00
z dopiskiem: Oferta do postępowania nr n/ 39 / 10 / 15
tytuł postępowania: Świadczenie usługi Helpdesk IT dla Szpitala Giżyckiego Sp. z o.o.
W przypadku wysłania oferty na na e-mail lub fax oryginał należy niezwłocznie dosłać
pocztą na adres Zamawiającego: " Szpital Giżyckiego '' Sp. z o.o.
8.2. Wszelkie oferty wniesione po terminie mogą zostać niezwłocznie zwrócone Oferentom.
9.
Miejsce i termin otwarcia ofert:
9.1. Otwarcie ofert odbędzie się:
w Sekcji Zaopatrzenia i Zamówień Publicznych "Szpitala Giżyckiego" Sp. z o.o. z siedzibą w
Giżycku, ul. Warszawska 41 , 11-500 Giżycko
pokój 104 w dniu 15.10.2015 r. o godz.12:30
10. Termin związania z Ofertą.
10.1. Oferent, będzie związany złożoną ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z
upływem terminu składania ofert.
11. Ocena i wybór najkorzystniejszej oferty.
11.1. Zlecający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty z uwzględnieniem cen brutto.
11.2. Zaoferowana cena musi zawierać wszystkie proponowane przez Wykonawcę, upusty, rabaty.
Należy podawać tylko jedną cenę, w tym także tylko jedną cenę jednostkową,bez przedstawiania
opcji, wariantów czy alternatyw. Cena powinna obejmować pełny koszt świadczenia
usługi/dostawy.
11.3. Kwoty powinny być podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Trzecią liczbę po
przecinku należy zaokrąglić od 5 w górę.
11.4. Zlecający dopuszcza przeprowadzenie negocjacji cenowych z dyskrecjonalnie wybraną grupą
oferentów.
11.5. Zlecający dokona badania ofert w celu stwierdzenia czy oferty nie powinny zostać pozostawione
bez rozpoznania / podlegać odrzuceniu.
11.6. Zlecający może pozostawić bez rozpoznania oferty złożone przez:
1)
Oferentów, w stosunku do których otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono,
którzy
po
ogłoszeniu
upadłości
zawarli
układ
zatwierdzony
prawomocnym
postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez
likwidację majątku upadłego;
2)
Oferentów, którzy zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na
ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków, gdy uzyskali oni
przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności
lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;
Wersja z maja 2015r.
3)
Oferentów, którzy złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć
wpływ na wynik postępowania;
4)
Wykonawcy, którzy nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu;
5)
Oferentów, którzy w odpowiedzi na żądanie Zlecającego nie przedstawili wyjaśnień
lub nie uzupełnili dokumentów zgodnie z pkt. 11.7.
11.7. W toku badania i oceny ofert Zlecający może żądać od Wykonawcy, wyjaśnień dotyczących
treści złożonych ofert i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w
postępowaniu.
11.8. W toku badania i oceny ofert Organizator może zażądać od Oferentów demonstracji
oferowanego asortymentu w siedzibie Zamawiającego, w terminie wyznaczonym przez
Organizatora, w celu potwierdzenia zgodności oferowanego asortymentu z deklarowanymi w
ofercie parametrami technicznymi, jeżeli dotyczy postępowania na dostawy.
11.9. Zaoferowanie najniższej ceny brutto nie jest równoznaczne z wyborem oferty w zakresie tychże
pozycji i nie uprawnia do kierowania względem Zlecającego jakichkolwiek roszczeń, w tym
roszczenia o zawarcie umowy lub zaproszenie do negocjacji.
11.10. Zlecający może poprawić w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe
lub inne omyłki w obliczeniu ceny, niezwłocznie zawiadamiając o tym danego Wykonawcę.
Oferent winien wyrazić zgodę na daną poprawę. W przypadku odmowy Zlecający może
pozostawić ofertę bez rozpatrzenia.
11.11. Oferty nieodrzucone zostaną poddane procedurze oceny uwzględniającej między innymi
główne przesłanki wyboru najkorzystniejszej oferty określone w Warunkach postępowania.
11.12. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zlecający zawiadomi Wykonawców, którzy
złożyli oferty o:
1)
wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę) i adres tego Wykonawcy,
którego ofertę wybrano.
2)
Wykonawcy, których oferty pozostawione zostały bez rozpatrzenia/zostały odrzucone.
11.13. Zamawiający może pozostawić ofertę bez rozpatrzenia jeżeli:
1)
jej treść nie odpowiada treści Warunków, z zastrzeżeniem pkt. 11.10
2)
jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o
zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
3)
została złożona przez Wykonawcę, wykluczonego z udziału w postępowaniu;
4)
zawiera błędy w obliczeniu ceny;
5)
Oferent,w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia sprzeciwił się poprawieniu
przez Wykonawcę omyłki, o której mowa w pkt 11.10.
6)
Nie został w pełni wypełniony formularz: oferty, szczegółowej oferty cenowej lub jest
nieczytelny.
7)
Oferta jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.
12. Termin realizacji zamówienia.
12.1. Wymagany termin realizacji zamówienie ustalany jest na okres: 12 miesięcyod od 02.01.2016r.
13. Terminy płatności:
13.1. W ciągu 30 dni od daty prawidłowo wystawionej faktury VAT.
14. Sposób pobierania Zaproszenia do składania ofert.
14.1. Warunki są do pobrania na stronie www.zozgiz.pl w zakładce przetargi/ogłoszenia lub w Sekcji
Wersja z maja 2015r.
Zaopatrzenia i Zamówień Publicznych Zleceniodawcy Szpitala Giżyckiego Sp. z o.o. z siedzibą
w Giżycku, ul. Warszawska 41,11-500 Giżycko
15. Data zamieszczenia ogłoszenia.
06.10.2015r.
Załączniki:
1. Załącznik nr 1 – Oferta
2. Załącznik nr 2 - Formularz cenowy
3. Załącznik nr 3 – Oświadczenie
4. Załącznik nr 4 – Specyfikacja /Opis przedmiotu zamówienia
5. Załącznik nr 5 – Wykaz usług
6. Załącznik nr 6 – Projekt umowy
Sporządził:
Marzena Wojnowska
Zatwierdził:
Elzbieta Bartniczak
Wersja z maja 2015r.