docMdok w Bełchatowie
download 
Reklamacja Transkrypt
Mdok w Bełchatowie
7$2/%.)! Mdok w Bełchatowie żeby sprostać tym wymogom, jednostki administracji często posiłkują się rozwiązaniami informatycznymi, usprawniającymi pracę i wspomagającymi działania na rzecz podniesienia standardów obsługi spraw. Mając takie właśnie potrzeby, Urząd Miasta w Bełchatowie zdecydował się na zakup systemu informatycznego, który zapewni utworzenie optymalnego modelu przepływu dokumentów i pozwoli na sprawne zarządzanie zadaniami. Środki na sfinansowanie przedsięwzięcia pozyskano z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (ZPORR) w ramach projektu „ Rozwój usług publicznych on – line wraz z elektronicznym systemem obiegu i archiwizacji dokumentów”. Działania w kierunku zakupu i wdrożenia systemu elektronicznego obiegu spraw i dokumentów zainicjował sekretarz miasta Artur Kurzeja. Powołano zespół koordynujący, w skład którego wchodzili pracownicy Zespołu Informatyków, Wydziału Organizacyjnego oraz wskazane osoby z poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu. Po przeprowadzonej analizie rynku dostawców tego typu rozwiązań zdecydowano się na zakup Systemu obiegu dokumen- A tów i spraw Mdok, autorstwa COIG S.A. Rozwiązanie to wybrano z dwóch powodów: oceniono, że spełnia ono oczekiwania Urzędu i jest w stanie zaspokoić jego potrzeby, a ponadto cieszy się dobrą opinią wśród innych użytkowników, wywodzących się z sektora administracji publicznej. SYSTEM OBIEGU DOKUMENTÓW I SPRAW MDOK To rozwiązanie informatyczne jest przydatne w instytucjach stawiających sobie wysokie wymagania w zakresie efektywnego zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów. Jest nieodzownym narzędziem systematyzującym prace i ułatwiającym komunikację wewnętrzną. Wysoki stopień niezawodności, pozwalający efektywnie zarządzać ogromnymi zbiorami rejestrowanych dokumentów i spraw, obok szeregu pionierskich (w tego rodzaju produktach) rozwiązań, czyni zeń jeden z najbardziej ciekawych produktów tej kategorii, osiągalnych aktualnie na polskim rynku oprogramowania. Planując wdrożenie systemu Mdok w UM Bełchatów starannie przygotowano poszczególne części, przyjmując jako cel nadrzędny realizację skonkretyzowanych potrzeb ilościowych i jakościowych. W związku z tym, że system obiegu spraw i dokumentów Mdok jest rozwiązaniem z pogranicza organizacji i informatyzacji Urzędu, efektywne przeprowadzenie procesu wdrożenia wymagało wydzielenia kilku zasadniczych etapów, których kolejne produkty stanowiły materiał, wykorzystywany w pracach projektowych zespołów roboczych. ETAPY WDROŻENIA Ustalono zatem etapy wdrożenia systemu, obejmujące odpowiednio analizę przedwdrożeniową, warsztatowe szkolenia użytkowników, analizę źródeł danych systemowych, napełnienie systemu produkcyjnego, stanowiskowy rozruch systemu, konsultacje dla użytkowników, a także rozwój systemu. Wynikiem pierwszego etapu (analizy przedwdrożeniowej) było dokładne zbadanie celów i oczekiwań klienta, związanych z wdrażanym systemem. Opracowanie, będące produktem finalnym stanowiło podstawowy, decydujący o sukcesie przedsięwzięcia materiał, wykorzystywany na wszystkich etapach prowadzenia prac. 7$2/%.)! Drugi etap wdrożenia, czyli warsztatowe szkolenia użytkowników – polegał na wyznaczeniu podstawowych profili użytkowników i dostosowaniu do ich potrzeb zakresów merytorycznych realizowanych szkoleń. Ponieważ Mdok objął swym zasięgiem całość spraw realizowanych przez Urząd – co pociągało za sobą konieczność importu danych pochodzących z różnych systemów dziedzinowych – kolejny etap wdrożenia, (analiza źródeł danych systemowych) musiał rozpocząć się od określenia zasadności oraz zakresów danych podlegających importowi. Etap ten zawierał wszelkie czynności związane z badaniem przydatności wspomnianych danych w użytkowanym systemie. Uwzględniał ponadto prawne aspekty ich użycia w systemie obiegu dokumentów i spraw. W dalszej kolejności, przygotowane w poprzednim procesie dane zostały przez specjalistów Wykonawcy wprowadzone do systemu z zachowaniem odpowiednich zasad ich użycia. Po napełnieniu systemu produkcyjnego nastąpił stanowiskowy rozruch systemu, przeprowadzony w oparciu o dokument analizy oraz wewnętrzny regulamin organizacyjny Urzędu, kiedy to pracownicy wykonując swe bieżące zadania użytkowali nowe narzędzie, korzystając z profesjonalnego wsparcia pracowników Wykonawcy. Rozruch systemu, przeprowadzony przez zespoły wykonawcze COIG S.A. zaowocował wskazaniem nowych obszarów do objęcia działaniem systemu. Zagadnienia z tym związane stanowiły przedmiot końcowej fazy wdrożenia, czyli konsultacji dla użytkowników, podczas których Zespół wykonawczy dokonał wielu usprawnień w organizacji przepływu dokumentów wewnątrz i na zewnątrz Urzędu. które były prawidłowo realizowane, definiując jednocześnie wszystkie elementy wymagające zmiany. Dzięki wdrożeniu usprawniliśmy przebieg procesów związanych z wymianą informacji, zarządzaniem dokumentami oraz nadzorem nad prowadzonymi sprawami, co wydatnie skróciło czas ich realizacji w ramach obowiązujących terminów. Należy wreszcie podkreślić korzyść najważniejszą, czyli osiągnięcie optymalnego poziomu organizacji pracy urzędników, komórek organizacyjnych, a w konsekwencji całego urzędu – co niewątpliwie przyczynia się do jak najlepszej realizacji właściwych dla niego zadań. ROZWÓJ SYSTEMU Integralnym elementem wdrożenia jest rzecz jasna rozwój systemu, oparty o stałą współpracę zespołu wykonawczego urzędu z konsultantami wykonawcy. Współpra- ca ta owocuje wskazaniem możliwych usprawnień w działaniu systemu i ma decydujący wpływ na końcowy sukces wdrożenia. Przygotowanie i organizacja prac, a także stopień aktywnego uczestnictwa prezydenta miasta – Marka Chrzanowskiego w procesie wdrożenia w UM Bełchatów są przez wykonawcę, firmę COIG SA oceniane bardzo wysoko. Już na etapie organizacji prac projektowych, zadeklarował on pełną gotowość przeprowadzenia zmian dostosowawczych w obszarze organizacji pracy każdego pracownika, wynikających z wprowadzenia nowego standardu obsługi, definiowanego przez system Mdok. Skonkretyzowane działania wszystkich pracowników Urzędu bezpośrednio i żywo zaangażowanych w realizację projektu, pozwoliły na terminowe osiągnięcie ilościowych i jakościowych celów zrealizowanego przedsięwzięcia. WYRAŹNE KORZYŚCI – Już na tym etapie odnotowaliśmy pierwsze wyraźne korzyści, wynikające z wdrażania systemu – mówi Artur Kurzeja, sekretarz miasta – przede wszystkim jednoznacznie określiliśmy te ogniwa dotychczasowego modelu obiegu dokumentów,
