regulamin organizacyjny

REGULAMIN ORGANIZACYJNY
WOJEWÓDZKIEJ BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ
- KSIĄŻNICY KOPERNIKAŃSKIEJ
w TORUNIU
(tekst jednolity)
Toruń 2009
1. POSTANOWIENIA OGÓLNE
§1
Regulamin Organizacyjny Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej – Książnicy Kopernikańskiej
w Toruniu, zwany dalej „regulaminem" określa:
1. Zasady tworzenia, przekształcania i likwidacji oraz organizacji i podporządkowania
jednostek organizacyjnych;
2. Zasady funkcjonowania jednostek organizacyjnych;
3. Zasady kierowania jednostkami organizacyjnymi;
4. Zasady sprawowania nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi.
§2
1. Struktura organizacyjna Książnicy składa się z działów, sekcji, filii oraz samodzielnych
sekcji i samodzielnych stanowisk pracy.
2. Jednostki organizacyjne można tworzyć, jeżeli są spełnione następujące przesłanki:
1) wydzielenie zakresu zadań jest merytorycznie uzasadnione,
2) realizacja tych zadań wymaga organizacyjnego wyodrębnienia grupy pracowników
i podporządkowania ich bezpośrednio jednemu przełożonemu.
2
ZASADY ORGANIZACJI WEWNĘTRZNEJ
§3
1. Jednostkami organizacyjnymi Książnicy w Toruniu są:
1) Działy
2) Sekcje
3) Filie
2. W skład struktury organizacyjnej wchodzą również samodzielne sekcje i samodzielne
stanowiska pracy.
§4
1. Dział jest podstawową jednostką organizacyjną, do której należy wykonywanie zadań
związanych z działalnością merytoryczną i administracyjną, zgodnie z określoną misją
i kompetencjami.
2. Dział jest tworzony, przekształcany i likwidowany zgodnie z potrzebami działalności
statutowej Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej – Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu
3. Utworzenie działu jest dopuszczalne, jeżeli realizacja jego zakresu działalności wymaga
zatrudnienia w nim, co najmniej 3 pracowników.
4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach można utworzyć dział z pominięciem
warunku określonego w ust. 3.
§5
1. Dział składa się ze stanowisk pracy.
2. Dział może dzielić się na sekcje, albo na sekcje i stanowiska pracy.
3. W dziale mogą być utworzone sekcje, jeżeli realizacja jego zakresu działania wymaga
organizacyjnego wyodrębnienia w dziale, co najmniej 2 pracowników i
podporządkowania ich bezpośrednio kierownikowi sekcji.
§6
1. Sekcja jest wewnętrzną jednostką organizacyjną działu o określonych kompetencjach.
2. Sekcja jest tworzona, przekształcana i likwidowana zgodnie z potrzebami działalności
statutowej Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej – Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu.
3. Sekcja składa się ze stanowisk pracy.
§7
Samodzielna sekcja i samodzielne stanowisko pracy jest tworzone, przekształcane i
likwidowane zgodnie z potrzebami działalności statutowej Wojewódzkiej Biblioteki
Publicznej – Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu.
3
§8
Filia biblioteczna jest jednostką organizacyjną Książnicy zlokalizowaną poza jej siedzibą
główną.
§9
Filia jest tworzona, przekształcana i likwidowana zgodnie z postanowieniami odpowiednich
aktów prawnych.
§ 10
1. Filia biblioteczna składa się ze stanowisk pracy.
2. Filia może składać się z oddziałów, lub oddziałów i stanowisk pracy.
4
ZASADY FUNKCJONOWANIA JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH
WOJEWÓDZKIEJ BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ – KSIĄŻNICY
KOPERNIKAŃSKIEJ W TORUNIU
§ 11
1. Podstawowym zadaniem jednostek organizacyjnych Książnicy jest realizacja zadań
odpowiednio do zakresów działania i udzielonych kompetencji.
2. Zakresy działania poszczególnych jednostek organizacyjnych określa się zarządzeniami
dotyczącymi ich utworzenia albo przekształcenia.
3. Dyrektor może doraźnie ustalać dla określonej jednostki organizacyjnej dodatkowe
zadania do wykonania w wyznaczonym terminie, nie zawarte w jej zakresie działania.
§ 12
Realizując przypisane im zadania, kierownicy jednostek organizacyjnych są obowiązani ściśle
współpracować ze sobą w sposób zapewniający wykonanie zadania, w tym poprzez
uzgodnienia, konsultacje, opinie, wyjaśnienia, udostępnianie danych i materiałów oraz
wspólne prowadzenie prac nad określonymi zadaniami.
§ 13
1. Do wykonania zadania wykraczającego poza zakres działania jednostki organizacyjnej lub
związanego z zakresami kilku jednostek, można powołać zespół składający się
z pracowników Książnicy Kopernikańskiej i wyznaczyć kierującego zespołem, zadania
zespołu i termin ich wykonania.
2. Osoba powołana do kierowania zespołem, o którym mowa w ust. 1, pełni funkcję
przełożonego funkcjonalnego w stosunku do jego członków w zakresie wykonywania
przez nich prac w ramach zespołu.
3. Zespół i jego kierownika powołuje Dyrektor.
§ 14
1. Wszyscy pracownicy Książnicy obowiązani są przede wszystkim:
1) wykazywać się kreatywnością i kompetencjami zawodowymi zgodnymi
z przydzielonymi im zadaniami, przejawiać inicjatywę w zakresie realizacji zadań
określonych w zakresach czynności oraz wnikliwie, szybko i profesjonalnie
wykonywać przydzielone prace,
2) wykonywać polecenia służbowe przełożonych,
3) znać przepisy i normy dotyczące wykonywanych prac i ich przestrzegać,
4) pogłębiać wiedzę niezbędną do wykonywania prac, podnosić kwalifikacje zawodowe,
jakość wykonywanej pracy, a także usprawniać sposób jej wykonywania,
5) przestrzegać ustalonych zasad organizacji pracy i trybu postępowania,
6) przestrzegać porządku i dyscypliny pracy oraz przepisów bhp i ppoż.,
7) dbać o mienie Książnicy,
8) współdziałać między sobą i udzielać pomocy w wykonywaniu zadań.
5
2. Bezpośredni przełożony służbowy przydziela pracownikowi szczegółowe zadania oraz
uprawnienia niezbędne do ich wykonania.
3. Przełożony może polecić pracownikowi wykonanie prac nie wymienionych w jego
zakresie czynności, o ile pracownik posiada kwalifikacje do ich wykonania.
§ 15
1. W celu zapewnienia sprawnego wykonania zadań, stosuje się zasadę automatycznego
zastępstwa nieobecnych.
2. W zakresach czynności wyznacza się wzajemne zastępstwo pracowników na wypadek
nieobecności.
6
TRYB ZAŁATWIANIA SPRAW ADMINISTRACYJNYCH
§ 16
Wszelkie sprawy administracyjne załatwiane są drogą służbową, tzn. poprzez bezpośredniego
przełożonego.
§ 17
1. Dokumenty przedstawiane do podpisu Dyrektorowi wymagają zaakceptowania przez
kierownika jednostki, w której zostały przygotowane.
2. Dokumenty, których celem jest nawiązanie, zmiana lub rozwiązanie stosunku pracy oraz
umowy, których realizacja pociąga za sobą zobowiązania finansowe wymagają
zaopiniowania pod względem prawnym.
3. Dokumenty, z których wynikają dla Książnicy zobowiązania finansowe, są podpisywane
przez:
a. Dyrektora - pod względem merytorycznym,
b. Głównego Księgowego - pod względem finansowym.
4. Do podpisu Dyrektora zastrzeżone są:
a. pisma kierowane do organów administracji publicznej, organizacji
społecznych i politycznych,
b. wewnętrzne akty prawne,
c. pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w imieniu Książnicy.
5. Inne pisma kierowane na zewnątrz Biblioteki mogą podpisywać zastępcy Dyrektora.
7
ZASADY KIEROWANIA WOJEWÓDZKĄ BIBLIOTEKĄ PUBLICZNĄ
– KSIĄŻNICĄ KOPERNIKAŃSKĄ W TORUNIU
§ 18
Książnicą kieruje jednoosobowo i bezpośrednio Dyrektor przy pomocy zastępców oraz za
pośrednictwem kierowników jednostek organizacyjnych.
§ 19
1. Do zakresu działania Dyrektora należy:
a. kierowanie działalnością Książnicy,
b. prowadzenie gospodarki finansowej,
c. zarządzanie mieniem Książnicy.
2. Dyrektor reprezentuje Książnicę na zewnątrz.
3. Dyrektor wydaje zarządzenia, podejmuje decyzje, zawiera umowy i porozumienia,
podpisuje wewnętrzne akty prawne, dokumenty i pisma.
§ 20
1. Wszystkie jednostki Książnicy są organizacyjnie podporządkowane Dyrektorowi.
2. W zakresie organizacji struktury Książnicy Dyrektor w szczególności:
a. dokonuje zmian organizacyjnych w strukturze Książnicy zgodnie z zasadami i
w trybie określonym w Statucie i niniejszym regulaminie,
b. ustala lokalizację, wielkość obsady osobowej i rodzaje stanowisk w
jednostkach organizacyjnych,
c. powołuje zespoły do wykonywania zadań wykraczających poza rzeczowy
zakres działania jednej jednostki lub związanych z zakresami kilku jednostek.
§ 21
1. W zakresie funkcjonowania jednostek organizacyjnych Dyrektor w szczególności:
a. w porozumieniu z kierownikami planuje, organizuje, koordynuje i kontroluje
ich działalność,
b. wydaje instrukcje i wytyczne dotyczące realizacji zadań,
c. przydziela jednostkom zadania oraz ustala terminy ich realizacji,
d. ustala doraźnie dla jednostek organizacyjnych dodatkowe zadania do
wykonania w wyznaczonym terminie, nie zawarte w ich zakresach działania,
e. rozstrzyga spory powstałe między kierownikami jednostek,
f. podejmuje działania w celu wyegzekwowania realizacji zaleceń pokontrolnych
dotyczących funkcjonowania Książnicy,
g. zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz właściwe
zabezpieczenie ppoż. i ochrony mienia.
8
§ 22
1. Dyrektor jest przełożonym wszystkich pracowników Książnicy.
2. Dyrektor jest bezpośrednim przełożonym służbowym:
a. zastępców Dyrektora,
b. głównego księgowego,
c. kierowników działów,
d. kierowników samodzielnych sekcji,
e. osób zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy.
§ 23
1. Do Dyrektora jako bezpośredniego przełożonego służbowego, należy w szczególności:
a. zatrudnianie i zwalnianie pracowników, ocenianie, nagradzanie, awansowanie
i przeszeregowywanie oraz karanie,
b. premiowanie,
c. ustalanie zakresów czynności,
d. wydawanie poleceń doraźnego wykonania prac nie wymienionych w zakresach
czynności lub poleceń wykonania konkretnych zadań należących do ich
zakresów czynności,
e. uchylanie lub zmiana poleceń i innych decyzji,
f. udzielanie urlopów i zwolnień dla załatwienia spraw osobistych,
wymagających załatwienia w godzinach pracy oraz usprawiedliwianie
nieobecności w pracy lub spóźnień do pracy, delegowanie w podróże
służbowe,
g. rozpatrywanie odwołań pracownika od poleceń i innych decyzji jego
bezpośredniego przełożonego służbowego.
§ 24
1. W zakresie gospodarki finansowej do Dyrektora należy w szczególności:
a. gospodarowanie środkami finansowymi przydzielonymi Książnicy,
b. zatwierdzanie planu rzeczowo - finansowego Książnicy,
c. zatwierdzanie planu działalności socjalnej,
d. nadzór nad gospodarowaniem środkami finansowymi przeznaczonymi na
pokrycie kosztów rzeczowych oraz kosztów eksploatacji i konserwacji
obiektów i urządzeń.
2. Gospodarowanie środkami finansowymi przeznaczonymi na płace polega na
dysponowaniu przez Dyrektora funduszami:
wynagrodzeń osobowych i bezosobowych,
premiowym,
nagród pracowników.
3. Gospodarowanie środkami finansowymi przeznaczonymi na pokrycie kosztów, o których
mowa w ust. 1, polega na decydowaniu przez Dyrektora o wydatkach na dostawy, roboty
i usługi.
9
§ 25
W zakresie zarządzania mieniem do Dyrektora należy w szczególności:
1. zatwierdzanie planu remontów i inwestycji,
2. nadzorowanie wykonania planu remontów i inwestycji,
3. organizacja ochrony i zabezpieczenia mienia Książnicy,
4. zapewnienie warunków bezpieczeństwa i higieny pracy oraz
przeciwpożarowej,
5. zapewnienie prowadzenia prawidłowej gospodarki majątkowej Książnicy.
ochrony
§ 26
1. Dyrektor działa przy pomocy zastępców.
2. Zastępcy Dyrektora podlegają służbowo Dyrektorowi Książnicy.
3. Zastępców Dyrektora powołuje i odwołuje Dyrektor Książnicy.
§ 27
1. Do zastępców Dyrektora należy:
a. prowadzenie spraw określonych przez Dyrektora, a stanowiących rzeczowy
zakres działania zastępcy,
b. sprawowanie merytorycznego nadzoru nad działalnością jednostek
organizacyjnych, wchodzących w skład pionu zarządzania podległego
zastępcy,
c. zastępowanie Dyrektora w sprawach przez niego określonych.
2. Zastępca może zostać upoważniony przez Dyrektora do:
a. występowania na zewnątrz i reprezentowania Książnicy w stosunkach z
podmiotami gospodarczymi, organami administracji publicznej oraz innymi
podmiotami w sprawach objętych jego rzeczowym zakresem działania,
b. podejmowania określonych decyzji i podpisywania pism w sprawach objętych
jego rzeczowym zakresem działania.
§ 28
Zastępcy Dyrektora odpowiadają przed Dyrektorem za wszystkie swoje działania oraz
zaniechania w sprawach objętych jego zakresem czynności.
§ 29
Główny Księgowy podlega służbowo Dyrektorowi.
§ 30
1. Do Głównego Księgowego należy:
a. opracowywanie projektu planu rzeczowo - finansowego Książnicy oraz
10
rocznego sprawozdania z jego wykonania,
b. kontrolowanie wykonania planu rzeczowo - finansowego w zakresie
finansowym,
c. przestrzeganie dyscypliny budżetowej,
d. prowadzenie rachunkowości Książnicy,
e. kontrolowanie wydatkowania środków finansowych,
f. zapewnienie terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń
spornych oraz spłat zobowiązań,
g. zapewnianie przestrzegania zasad rozliczeń pieniężnych,
h. informowanie Dyrektora o stanie środków finansowych Książnicy,
i. przeprowadzanie
okresowych
analiz
ekonomicznych
dotyczących
gospodarowania środkami finansowymi,
j. wykonywalne innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów o
głównych księgowych.
2. Główny Księgowy jest bezpośrednio odpowiedzialny za działalność Działu FinansowoKsięgowego.
§ 31
1. Za prawidłowe funkcjonowanie jednostki organizacyjnej odpowiada jej kierownik,
powoływany na to stanowisko przez Dyrektora Książnicy.
2. W sprawach funkcjonowania jednostki organizacyjnej do jej kierownika należy
kierowanie działalnością tej jednostki i zapewnienie realizacji zadań wchodzących w
rzeczowy zakres działania, a w szczególności:
a. planowanie, organizowanie, koordynowanie i kontrola jakości i terminowości
pracy,
b. instruowanie pracowników o sposobie wykonania zadań,
c. wydawanie poleceń doraźnego wykonania prac nie wymienionych w zakresach
czynności,
d. zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz właściwego
zabezpieczenia przeciwpożarowego,
e. zapewnienie przestrzegania przez pracowników porządku i dyscypliny pracy
oraz przepisów o ochronie przeciwpożarowej i bhp,
f. zapewnienie ochrony powierzonego mienia,
g. organizowanie współpracy z innymi jednostkami.
3. W sprawach organizacji jednostki, do jej kierownika należy:
a. występowanie do Dyrektora z wnioskami w sprawach pracowników jednostki,
dotyczących:
urlopów,
premiowania,
delegowania w podróże służbowe,
ustalania zakresów czynności poszczególnych pracowników.
b. występowanie do Dyrektora z wnioskami w sprawach:
organizacji jednostki,
zatrudniania i zwalniania pracowników,
nagradzania, awansowania oraz karania,
związanych z BHP i ppoż.
c. przedkładanie Dyrektorowi opinii o pracownikach podlegających okresowym
ocenom.
4. Szczegółowe zakresy czynności kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych
11
ustala Dyrektor.
§ 32
Kierownika jednostki organizacyjnej zastępuje osoba zatwierdzona do pełnienia tej funkcji
przez Dyrektora na wniosek właściwego kierownika. Zakres zastępstwa rozciąga się na
wszystkie czynności należące do właściwości kierownika.
12
PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE
§ 33
Ogólny schemat organizacyjny Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej
Kopernikańskiej w Toruniu stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.
-
Książnicy
§ 34
Traci moc dotychczas obowiązujący regulamin organizacyjny Wojewódzkiej Biblioteki
Publicznej – Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu z dnia 30 marca 2006 r.
13
Załącznik nr 1
Schemat organizacyjny oraz zakresy kompetencji jednostek
organizacyjnych Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej
– Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu
I. Pion finansowo-zarządczy
1. Dział Finansowo-Księgowy,
2. Radca prawny,
3. Samodzielne stanowisko ds. osobowych i socjalnych,
4. Samodzielna Sekcja ds. BHP i Ppoż.,
5. Samodzielne stanowisko ds. OC i ochrony danych osobowych,
6. Pełnomocnik Dyrektora ds. informacji niejawnych,
7. Dział Kontroli i Analiz,
8. Archiwum zakładowe.
II. Pion merytoryczny
1. Dział Gromadzenia i Opracowania Zbiorów Nowych,
2. Dział Wydawnictw Ciągłych,
3. Dział Udostępniania Zbiorów,
4. Dział Zbiorów Specjalnych,
5. Dział Informacyjno-Bibliograficzny,
6. Dział Współpracy i Promocji wraz z siecią filii bibliotecznych,
7. Dział - Ośrodek Czytelnictwa Chorych i Niepełnosprawnych.
III.Pion zarządzania infrastrukturą
1. Dział Administracyjno-Eksploatacyjny,
2. Dział Ochrony Zbiorów,
3. Dział Informatyczny.
14
1. Pion finansowo-zarządczy
Dział Finansowo-Księgowy
Do zadań Działu w szczególności należy:
1. Prowadzenie gospodarki finansowej Książnicy zgodnie z obowiązującymi zasadami i
przepisami prawnymi;
2. Kontrolowanie wykorzystania środków finansowych przez jednostki organizacyjne;
3. Prowadzenie gospodarki kasowej w sposób zgodny z obowiązującymi w tym zakresie
przepisami;
4. Sprawowanie nadzoru nad terminowym rozliczeniem należności pieniężnych;
5. Bieżące księgowanie wszystkich dokonywanych przez Książnicę operacji
finansowych;
6. Prowadzenie ewidencji księgowej z zastosowaniem prawidłowej techniki
księgowości;
7. Bieżące ustalania:
a. stanu majątku Książnicy,
b. ponoszonych kosztów, osiąganych dochodów oraz wyniku finansowego;
8. Sprawdzanie prawidłowości i kompletności dokumentów potwierdzających fakt
dokonania operacji gospodarczych i stanowiących dowody księgowe oraz
sprawdzanie ich pod względem formalnym i rachunkowym;
9. Wycenianie arkuszy spisowych i ustalanie różnic inwentaryzacyjnych;
10. Przeprowadzanie analiz kosztów działalności Książnicy i wyników finansowych
ogółem i na poszczególne rodzaje działalności;
11. Sporządzanie sprawozdań finansowych w terminach wynikających z odpowiednich
przepisów oraz dokonywanie zamknięcia zapisów księgowych na koniec okresu
sprawozdawczego;
12. Przeprowadzanie wszelkich rozliczeń płacowych wynikających ze stosunku pracy,
umów zlecenia i umów o dzieło;
13. Prawidłowe i terminowe dokonywanie wypłat wynagrodzeń, świadczeń i innych
należności;
14. Prawidłowe i terminowe rozliczanie z ZUS składek na ubezpieczenia społeczne i
zdrowotne oraz składek na Fundusz Pracy;
15. Bieżące analizowanie wykorzystania budżetu Książnicy;
16. Prawidłowe i terminowe rozliczanie z Urzędem Skarbowym podatków i innych
zobowiązań publiczno-prawnych;
17. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań.
Radca prawny
Do zadań Radcy w szczególności należy:
1. Udzielanie porad prawnych,
2. Sporządzanie opinii prawnych,
3. Opracowywanie projektów aktów wewnętrznych Książnicy,
4. Opracowywanie projektów umów oraz opiniowanie umów podpisywanych,
5. Występowanie przed sądami i urzędami,
6. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań.
Samodzielne stanowisko d/s osobowych i socjalnych
Do zadań jednostki w szczególności należy:
1. Zapewnienie realizacji ustalonej polityki kadrowej oraz inicjowanie niezbędnych
15
działań w tym zakresie.
2. Prowadzenie spraw osobowych pracowników Książnicy, a w szczególności
związanych z:
a. nawiązywaniem stosunku pracy,
b. rozwiązywaniem stosunku pracy,
c. wynagradzaniem, awansowaniem, przeszeregowywaniem itp.,
d. nagrodami jubileuszowymi,
e. nagrodami z zakładowego funduszu nagród,
f. absencją pracowników,
g. sporządzaniem wszelkiej dokumentacji wynikającej ze stosunku pracy.
3. Współdziałanie z kierownikami jednostek organizacyjnych w organizowaniu kontroli i
kontrolowanie przestrzegania dyscypliny pracy.
4. Czuwanie nad prawidłową realizacją przepisów Kodeksu pracy i jego aktów
wykonawczych oraz innych przepisów określających prawa i obowiązki pracownika.
5. Współdziałanie w realizacji polityki płacowej w zakresie dysponowania funduszem
płac, ustalania zasad wynagradzania i określanie indywidualnego zaszeregowania
pracowników w ramach posiadanych środków.
6. Prowadzenie spraw związanych z ochroną zdrowia pracowników w zakresie:
7. kierowania na wstępne i okresowe badania lekarskie,
8. zatrudnianie pracowników zgodnie z zaleceniami lekarza.
9. Prowadzenie spraw socjalnych pracowników Książnicy.
10. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań.
Samodzielna Sekcja d/s BHP i Ppoż.
Do zadań tej jednostki organizacyjnej należy w szczególności:
1. Prowadzenie bieżących i okresowych przeglądów BHP i ppoż. zgodnie z
obowiązującymi przepisami;
2. Prowadzenie szkoleń okresowych i wstępnych nowo zatrudnionych pracowników;
3. Prowadzenie dokumentacji przeprowadzonych szkoleń i kontroli;
4. Prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących
wypadków przy pracy i istniejących chorób zawodowych;
5. Wnioskowanie do Dyrektora o podjecie wszelkich działań prowadzących do
osiągnięcia zadowalającego stanu bezpieczeństwa we wszystkich obiektach będących
własnością Książnicy;
6. Opiniowanie projektów remontów i modernizacji infrastruktury;
7. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań.
Samodzielne stanowisko ds. Obrony Cywilnej i ochrony danych osobowych
Zadania jednostki to w szczególności:
1. Opracowanie i aktualizacja planów ochrony i obrony pracowników Książnicy oraz
zgromadzonych w jej pomieszczeniach zasobów, a także ewakuacji na wypadek stanu
klęski żywiołowej lub stanu wyższej konieczności;
2. Utrzymywanie stałej łączności z Wydziałem Ochrony Ludności i Centrum
Zarządzania Kryzysowego;
3. Prowadzenie szkoleń pracowników;
4. Koordynowanie wszelkich spraw związanych z ochroną ludzi i mienia na terenie
jednostek Książnicy;
5. Prowadzenie wszystkich spraw związanych z ochroną danych osobowych oraz
informacjami mającymi klauzulę tajności lub poufności;
16
6. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań.
Pełnomocnik Dyrektora ds. informacji niejawnych
Zadania jednostki to w szczególności nadzór nad prawidłowością procedur związanych z
przekazaniem i przechowywaniem informacji niejawnych.
Dział Kontroli i Analiz
Dział powołany został do prowadzenia, zgodnie z obowiązującymi przepisami, kontroli
materiałów bibliotecznych oraz innych składników majątkowych znajdujących się w
dyspozycji Książnicy Kopernikańskiej w Toruniu oraz zapewnienia należytego prowadzenia
właściwej gospodarki rzeczowymi składnikami majątkowymi Książnicy.
Dział składa się z dwóch sekcji:
•Sekcji Kontroli;
•Sekcji Analiz.
Do zadań Sekcji Kontroli w szczególności należy:
1.Prowadzenie stałej kontroli materiałów bibliotecznych, w tym:
a. opracowywanie rocznych planów inwentaryzacji w Bibliotece Głównej i w
bibliotekach filialnych,
b. stwierdzanie zgodności stanu faktycznego księgozbioru z zapisami
inwentarzowymi,
c. sporządzanie wykazów braków względnych i bezwzględnych,
d. sporządzanie z
przeprowadzonych kontroli protokołów zgodnych z
właściwymi przepisami,
e. wyjaśnianie stwierdzonych niezgodności dotyczących poprawności zapisu
inwentarzowego.
2.Organizowanie i przeprowadzanie kontroli stanu majątku WBP-KK zgodnie z
przepisami, przyjętym planem lub na polecenie Dyrektora, w tym:
a. Stwierdzanie zgodności faktycznego stanu wyposażenia i materiałów z
zapisami inwentarzowymi,
b. Wyjaśnianie
niezgodności
dotyczących
poprawności
zapisu
inwentarzowego.
3.Prowadzenie dokumentacji prowadzonych kontroli.
Do zadań Sekcji Analiz należy w szczególności:
1.Opracowywanie zbiorczych sprawozdań, raportów i zestawień dotyczących działalności
komórek organizacyjnych;
2.Kontrola realizacji i zgodności z aktualnym stanem prawnym zarządzeń, instrukcji i
procedur obowiązujących w WBP-KK oraz inicjowanie ich dostosowania do aktualnego
stanu prawnego;
3.Proponowanie zapisów aktualizujących Strategię Rozwoju Książnicy Kopernikańskiej
w Toruniu;
4.Przygotowywanie i okresowe przedstawianie Dyrektorowi wniosków i analiz w
odniesieniu do działalności instytucji;
5.Prowadzenie zestawień realizowanych i zakończonych projektów;
6.Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań.
Archiwum Zakładowe
Zadania jednostki to w szczególności:
1. Zabezpieczenie fizyczne materiałów archiwalnych;
2. Współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi w celu gromadzenia i
17
opracowania dokumentacji działalności Książnicy;
3. Przekazywanie materiałów do Archiwum Państwowego w terminach i trybie
określonych w Ustawie o archiwach;
4. Współpraca przy aktualizacji instrukcji kancelaryjnej;
5. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań.
2. Pion merytoryczny
Dział Gromadzenia i Opracowania Zbiorów Nowych
Został powołany do gromadzenia i opracowania zbiorów nowych Książnicy.
Dział składa się z dwóch sekcji:
1. Sekcji Gromadzenia i Ubytkowania Zbiorów,
2. Sekcji Opracowania Zbiorów.
Sekcja Gromadzenia i Ubytkowania Zbiorów jest odpowiedzialna za realizację ustalonego
profilu gromadzenia zbiorów.
Do najważniejszych zadań Sekcji w szczególności należy:
1. Monitorowanie rynku wydawniczego;
2. Przygotowywanie danych merytorycznych dla przeprowadzania procedur zakupu
książek;
3. Sumaryczna i szczegółowa ewidencja wpływających materiałów bibliotecznych;
4. Szczegółowa i sumaryczna ewidencja ubytków;
5. Finansowo-księgowa ewidencja wpływów i ubytków;
6. Ustalanie raz w roku wartości wykazywanej w ewidencji szczegółowej ewidencji
zbiorów z wartością wykazywaną na koncie ewidencji majątkowej;
7. Ewidencja dubletów i druków zbędnych;
8. Prowadzenie wymiany międzybibliotecznej;
9. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań.
Sekcja Opracowania Zbiorów jest odpowiedzialna za utrzymywanie systemu informacyjnowyszukiwawczego posiadanych przez Książnicę zbiorów.
Do najważniejszych zadań Sekcji w szczególności należy:
1. Opracowywanie formalne, zgodnie z przyjętymi standardami, wszystkich
wpływających do Książnicy zbiorów zwartych nowych;
2. Opracowanie przedmiotowe i klasyfikacja według UKD wpływających materiałów
bibliotecznych;
3. Nadawanie znaków miejsca w materiałach bibliotecznych przekazywanych filiom
bibliotecznym;
4. Prowadzenie i bieżąca aktualizacja katalogów alfabetycznych i rzeczowych zbiorów
zwartych;
5. Koordynacja opracowania zbiorów bibliotek współpracujących w tworzeniu katalogu
regionalnego;
6. Określanie parametrów funkcjonowania poszczególnych jednostek biblioteki w
komputerowym systemie bibliotecznym oraz nadawanie uprawnień poszczególnym
użytkownikom systemu;
18
7. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań.
Dział Wydawnictw Ciągłych
Celem powołania Działu jest gromadzenie i opracowywanie wydawnictw ciągłych.
Do zadań Działu w szczególności należy:
1. Przygotowywanie danych merytorycznych dla przeprowadzania procedur prenumeraty
wydawnictw ciągłych;
2. Bieżąca rejestracja wydawnictw ciągłych Biblioteki Głównej Książnicy
Kopernikańskiej;
3. Sumaryczna i szczegółowa ewidencja wpływających wydawnictw ciągłych;
4. Szczegółowa i sumaryczna ewidencja ubytków;
5. Finansowo-księgowa ewidencja wpływów i ubytków;
6. Ustalanie raz w roku wartości wykazywanej w ewidencji szczegółowej zbiorów z
wartością wykazywaną na koncie ewidencji majątkowej;
7. Opracowywanie formalne i rzeczowe oraz nadawanie znaków miejsca wydawnictwom
ciągłym;
8. Prowadzenie i bieżąca aktualizacja katalogów;
9. Koordynacja opracowania wydawnictw ciągłych bibliotek współpracujących w
tworzeniu katalogu regionalnego;
10. Współpraca z Biblioteką Narodową w ramach katalogów centralnych;
11. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań.
Dział Udostępniania Zbiorów
Dział został powołany do udostępniania prezencyjnego zbiorów, wypożyczania ich na
zewnątrz oraz prowadzenia wypożyczeń międzybibliotecznych.
Do zadań Działu należy w szczególności:
1. Udostępnianie zbiorów bibliotecznych Książnicy i innych bibliotek;
2. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań.
W skład Działu Udostępniania Zbiorów wchodzą trzy sekcje:
Magazyn Główny
Zadania:
1. Realizacja ciągła zamówień, przyjmowanie zbiorów do magazynów, prawidłowe i
systematyczne ich włączanie, prowadzenie dokumentacji związanej z działalnością
Sekcji;
2. Współudział w przeprowadzaniu kontroli księgozbioru;
3. Techniczne przygotowanie do udostępniania wpływających do magazynów
materiałów bibliotecznych;
4. Typowanie zbiorów do oprawy;
5. Bieżące sprawdzanie zapisów kartoteki magazynowej.
6. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań.
Czytelnia Główna
Zadania:
1. Bieżąca obsługa czytelników wraz z udostępnianiem materiałów bibliotecznych
pochodzących z magazynów lub z innych bibliotek;
19
2.
3.
4.
5.
6.
Udzielanie informacji biblioteczno-bibliograficznych;
Uzupełnianie księgozbioru podręcznego według przyjętej metodyki;
Bieżąca kontrola stanu księgozbioru podręcznego;
Współudział w prowadzeniu skontrum księgozbioru podręcznego;
Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań.
Wypożyczalnia
Zadania:
1. Prowadzenie rejestru czytelników Książnicy Kopernikańskiej;
2. Wypożyczanie materiałów bibliotecznych zgodnie z regulaminem Książnicy;
3. Monitowanie, pobieranie opłat za przetrzymywanie materiałów bibliotecznych i
rozliczanie wpłat z Działem Finansowo-Księgowym;
4. Uczestniczenie w polityce gromadzenia zbiorów;
5. Prowadzenie wypożyczeń międzybibliotecznych;
6. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań.
Dział Zbiorów Specjalnych
Podstawowym zadaniem Działu jest gromadzenie, opracowanie, ochrona oraz udostępnianie
zbiorów specjalnych Książnicy Kopernikańskiej oraz depozytu Towarzystwa Naukowego w
Toruniu.
Do zadań Działu należy w szczególności:
1. Współudział w gromadzeniu i uzupełnianiu zbiorów specjalnych;
2. Opracowywanie nabytków zgodnie z obowiązującymi normami;
3. Prowadzenie inwentarzy zbiorów specjalnych;
4. Prowadzenie i bieżąca aktualizacja katalogów zbiorów specjalnych;
5. Udostępnianie zbiorów specjalnych, ze szczególnym uwzględnieniem zbiorów
historycznych w czytelni Działu;
6. Udzielanie informacji na temat zbiorów specjalnych;
7. Typowanie zbiorów specjalnych do mikrofilmowania lub digitalizacji;
8. Typowanie egzemplarzy zbiorów specjalnych do konserwacji;
9. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań.
Dział Informacyjno-Bibliograficzny
Podstawowym zadaniem Działu Informacyjno-Bibliograficznego jest prowadzenie
specjalistycznych serwisów informacyjnych oraz działań edukacyjnych.
Dział zobowiązany jest również do opracowywania okresowych planów, analiz i sprawozdań.
W skład Działu Informacyjno-Bibliograficznego wchodzą dwie sekcje:
1. Sekcja Informacji,
2. Sekcja Bibliografii Regionalnej.
Do zadań Sekcji Informacji w szczególności należy:
1. Obsługa informacyjna użytkowników indywidualnych i zbiorowych;
2. Udostępnianie zbiorów w czytelni Działu;
3. Stałe poszerzanie i udostępnianie zasobu źródeł informacji w szczególności:
informacji regionalnej,
informacji prawnej z zakresu prawa polskiego,
informacji turystycznej,
20
4. Prowadzenie działalności edukacyjnej poprzez:
− lekcje przysposobienia bibliotecznego,
− zajęcia z edukacji czytelniczej i medialnej.
5. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań.
Do zadań Sekcji Bibliografii Regionalnej w szczególności należy:
1. Prowadzenie prac nad bibliografią regionalną województwa kujawskopomorskiego;
2. Współpraca z publicznymi bibliotekami samorządowymi w zakresie tworzenia
bibliografii;
3. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań.
Dział Współpracy i Promocji
Zadaniem Działu Współpracy i Promocji jest przede wszystkim:
1. Współdziałanie z bibliotekami samorządowymi na terenie województwa oraz ich
organizatorami w zakresie ustalania polityki bibliotecznej i informacyjnej oraz zasad
funkcjonowania sieci bibliotek;
2. Nadzór merytoryczny nad bibliotekami samorządowymi województwa kujawskopomorskiego;
3. Podejmowanie z bibliotekami samorządowymi na terenie województwa kujawskopomorskiego działań w zakresie promocji kultury literackiej oraz tradycji regionu;
4. Planowanie, organizacja oraz koordynacja form doskonalenia zawodowego
bibliotekarzy oraz użytkowników systemu informacyjno-bibliotecznego;
5. Organizacja i koordynacja praktyk studenckich oraz praktyk zawodowych
pracowników bibliotek naukowych;
6. Nadzór organizacyjny i merytoryczny nad filiami Książnicy Kopernikańskiej;
7. Współpraca z bibliotekami, instytucjami oraz organizacjami pozarządowymi w kraju
i za granicą w zakresie podejmowania wspólnych działań;
8. Wdrażanie strategii promocji Książnicy oraz inspirowanie działalności promocyjnej
bibliotek samorządowych województwa;
9. Opracowywanie i realizacja rocznego planu wystaw i przedsięwzięć kulturalnoedukacyjnych;
10. Prezentacja zbiorów i historii Książnicy zorganizowanym grupom odwiedzającym
bibliotekę;
11. Opracowywanie okresowych planów, sprawozdań i analiz bibliotecznych.
Filie biblioteczne
Podstawowym zadaniem sieci filii bibliotecznych jest:
1. Udostępnianie materiałów bibliotecznych;
2. Udzielanie informacji;
3. Prowadzenie działalności edukacyjno-kulturalnej;
4. Opracowywanie okresowych planów i sprawozdań.
Sieć bibliotek filialnych Torunia
Filia nr 1
ul. Jęczmienna 23
Filia nr 2 z oddz. dla dzieci
ul. Kościuszki 47
Filia nr 3 z oddz. dla dzieci
ul. Mickiewicza 61
Filia nr 4 z oddz. dla dzieci
ul. Poznańska 52
21
Filia nr 5
Filia nr 6 z oddz. dla dzieci
Filia nr 7
Filia nr 8
Filia dla dzieci nr 9
Filia nr 10
Filia nr 11 z oddz. dla dzieci
Filia nr 12 z oddz. dla dzieci
Filia nr 13
Filia nr 14 z oddz. dla dzieci
Filia nr 16 z oddz. dla dzieci
ul. Lubicka 45c
ul. Lelewela 3
ul. Okólna 169
ul. Rzepakowa 7/9
ul. Franciszkańska 12
ul. Konstytucji 3-Maja 42
ul. Żwirki i Wigury 39/41
ul. Fałata 35
ul. Św. Józefa 53/59
ul. Łyskowskiego 27/29
ul. Konstytucji 3-Maja 10
Dział - Ośrodek Czytelnictwa Chorych i Niepełnosprawnych
Podstawowym zadaniem Ośrodka Czytelnictwa Chorych i Niepełnosprawnych jest
prowadzenie obsługi bibliotecznej osób chorych i niepełnosprawnych.
.
Do zadań Ośrodka w szczególności należy:
1. Organizacja obsługi bibliotecznej wymienionych grup społecznych poprzez:
− wypożyczanie i udostępnianie na miejscu różnorodnych materiałów
bibliotecznych
dostosowanych
do
psychofizycznych
możliwości
użytkowników,
− inicjowanie i organizowanie punktów bibliotecznych w instytucjach i
organizacjach pracujących na rzecz osób chorych i niepełnosprawnych,
− współpracę z innymi bibliotekami w zakresie konsultacji specjalistycznych oraz
form doskonalenia zawodowego,
− dostarczanie materiałów bibliotecznych osobom unieruchomionym;
2. Inspirowanie i realizowanie form działalności kulturalno-rehabilitacyjnej w tym
organizowanie wystaw twórczości osób niepełnosprawnych w galerii Ośrodka;
3. Prowadzenie zajęć dydaktycznych z zakresu problematyki związanej z biblioterapią i
obsługą czytelniczą osób niepełnosprawnych;
4. Prowadzenie specjalistycznego serwisu informacyjnego;
5. Opracowywanie okresowych planów, sprawozdań i analiz.
3. Pion zarządzania infrastrukturą
Dział Administracyjno-Eksploatacyjny
Do zadań Działu należy zabezpieczenie utrzymania instytucji oraz koordynowanie działań
związanych z przygotowaniem i realizacją umów.
Dział składa się z trzech sekcji:
1. Sekcji obsługi administracyjnej;
2. Sekcji ds. realizacji umów i zamówień publicznych;
3. Sekcji techniczno-eksploatacyjnej.
Do zadań Sekcji obsługi administracyjnej należy w szczególności:
1.Organizacja i prowadzenie Sekretariatu;
2.Prowadzenie harmonogramu użytkowania sal konferencyjnych oraz nadzór nad
prawidłowym wykorzystywaniem środków transportu;
3.Przygotowywanie planów zakupów materiałów biurowych i gospodarczych oraz
wyposażenia;
22
4.Prowadzenie magazynu materiałów biurowych i gospodarczych;
5.Obsługa organizowanych imprez;
6.Zapewnienie należytego porządku i estetyki obiektów i pomieszczeń;
7.Aktualizacja Biuletynu Informacji Publicznej;
8.Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań.
Do zadań Sekcji ds. realizacji umów i zamówień publicznych należy w szczególności:
1.Prowadzenie procedur zamówień publicznych;
2.Przygotowywanie i realizacja harmonogramów zamówień;
3.Współpraca przy tworzeniu planu finansowego instytucji;
4.Prowadzenie dokumentacji realizowanych umów;
5.Nadzór nad harmonogramami i sprawozdawczością realizowanych umów;
6.Przygotowywanie merytorycznej zawartości Biuletynu Informacji Publicznej;
7.Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań.
Do zadań Sekcji techniczno-eksploatacyjnej należy w szczególności:
1.Zapewnienie pełnej sprawności eksploatacyjnej obiektów oraz urządzeń i instalacji
stanowiących podstawowe wyposażenie tych obiektów;
2.Organizowanie i zapewnienie fachowego uczestnictwa w komisyjnych przeglądach
okresowych obiektów i urządzeń;
3.Opracowywanie rocznych planów rzeczowo-finansowych remontów bieżących i
modernizacyjnych;
4.Zapewnienie nadzoru technicznego prowadzonych remontów i napraw, dokonywanie
odbioru technicznego prac po ich wykonaniu;
5.Prowadzenie spraw związanych z legalizacją i paszportyzacją urządzeń bezpośrednio
zawiązanych z eksploatacja obiektów;
6.Bieżące prowadzenie dokumentacji ewidencyjnej i technicznej obiektów i urządzeń;
7.Podejmowanie działań zapewniających remonty oraz usuwanie awarii i ich skutków w
zakresie urządzeń i instalacji;
8.Zapewnienie prawidłowej eksploatacji środków transportowych;
9.Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań.
Dział Ochrony Zbiorów
Dział Ochrony Zbiorów został powołany do realizacji planu ochrony zbiorów bibliotecznych,
a zwłaszcza do tej ich części, które stanowią Narodowy Zasób Biblioteczny.
Do zadań Działu w szczególności należy:
1. Realizacja polityki włączania zbiorów do kolekcji Narodowego Zasobu
Bibliotecznego;
2. Współpraca z działami: Zbiorów Specjalnych, Wydawnictw Ciągłych, Udostępniania
Zbiorów i Informacyjno-Bibliograficznym przy kwalifikowaniu zbiorów do
Narodowego Zasobu Bibliotecznego;
3. Realizacja polityki dbałości o właściwe warunki ochrony i przechowywania zbiorów
zaliczonych do Narodowego Zasobu Bibliotecznego;
4. Wykonywanie mikrofilmowych i cyfrowych kopii dzieł;
5. Cyfrowa prezentacja zbiorów zaliczonych do Narodowego Zasobu Bibliotecznego;
6. Opracowywanie i włączanie kopii cyfrowych do Kujawsko-Pomorskiej Biblioteki
Cyfrowej;
7. Opracowywanie okresowych planów, analiz i sprawozdań.
23
24
25