Informacja o prywatności danych i zgoda na ich

Informacja o prywatności danych i zgoda na ich przetwarzanie
Obowiązujące w niektórych krajach przepisy dotyczące prywatności danych wymagają, aby osoba składająca
zgłoszenie zawierające dane osobowe została powiadomiona o pewnych praktykach w zakresie zbierania i
przechowywania informacji przekazywanych za pośrednictwem tego systemu, jak również zgody na pewne warunki i
postanowienia związane z informacjami przesyłanymi przez osobę składającą takie zgłoszenie. Ze względu na fakt,
że mieszkasz w kraju, w którym obowiązują takie prawa, lub składasz zgłoszenie dotyczące sprawy, która wydarzyła
się w takim kraju, prosimy o zapoznanie się i zaakceptowanie warunków przedstawionych w niniejszej Zgodzie. Jeśli
nie akceptujesz poniższych warunków, nie będziemy mogli przyjąć żadnych informacji za pośrednictwem tego
systemu i prosimy o zgłoszenie sprawy lokalnemu kierownictwu, Działowi zasobów ludzkich lub regionalnemu
Specjaliście ds. zgodności.
Witryna infolinii ds. etyki jest zapewniającym dyskrecję systemem online służącym do składania zgłoszeń,
obsługiwanym przez EthicsPoint i udostępnianym przez Ingram Micro w celu umożliwienia zadawania pytań i
zgłaszania incydentów. Korzystanie z infolinii ds. etyki jest całkowicie dobrowolne. Jeśli Twoje wątpliwości dotyczą
kwestii, które nie zostały wymienione, zachęcamy do zgłoszenia ich lokalnemu kierownictwu lub za pośrednictwem
innych ustanowionych kanałów składania zgłoszeń.
Najpierw zapoznaj się z poniższą informacją i, jeśli ją akceptujesz, zaznacz znajdujące się obok niej pole zgody.
Umożliwi to przekazanie zgłoszenia lub pytania za pomocą infolinii ds. etyki. Jeśli nie wyrazisz zgody, nie będzie
możliwe złożenie zgłoszenia ani pytania.
Pamiętaj, że podane informacje dotyczące zgłaszającego, kolegów lub wszelkich aspektów działalności firmy
skutkować decyzjami wpływającymi na inne osoby. Dlatego prosimy o podawanie wyłącznie takich informacji, które
zgodnie z Twoją najlepszą wiedzą są poprawne. Mimo że osoba zgłaszająca nie zostanie ukarana za składanie
informacji w dobrej wierze, nawet jeśli okażą się niepoprawne, świadome podawanie nieprawdziwych lub błędnych
informacji nie będzie tolerowane. Przekazane przez Ciebie informacje będą traktowane jako poufne, dlatego
zachęcamy do ujawnienia swojej tożsamości, abyśmy mogli skontaktować się z Tobą w razie pytań, jakie mogą
pojawić się z naszej strony.
Jakie informacje są zbierane? Infolinia ds. etyki pobiera bezpośrednio od osoby zgłaszającej następujące informacje:
jej imię i nazwisko oraz dane kontaktowe, wszelkie pytania, jakie mogą się pojawić z jej strony, imiona i nazwiska
oraz nazwy stanowisk osób, których dotyczy zgłoszenie, a także opis wątpliwego postępowania z uwzględnieniem
wszystkich istotnych szczegółów.
W jaki sposób zostaną użyte te informacje? Wszelkie informacje zostaną zapisane w bazie danych witryny infolinii ds.
etyki, którą obsługuje firma EthicsPoint, Inc. w Stanach Zjednoczonych („EthicsPoint”). Firma EthicsPoint przestrzega
zasad tajności Safe Harbor. Jednakże w związku z orzeczeniem Europejskiego trybunału Sprawiedliwości z dnia 6
października 2015 r. i następującym po nim postanowieniem szwajcarskiego organu nadzorującego ds. ochrony
danych z dnia 22 października 2015 r., stwierdzającym nieważność zasad tajności Safe Harbor, firmy EthicsPoint and
Ingram Micro podpisały umowę o przetwarzaniu danych, która zawiera standardowe klauzule umowne Unii
Europejskiej (czasem określane jako klauzule wzorcowe) regulujące transfer danych z Unii Europejskiej/Szwajcarii do
Stanów Zjednoczonych do chwili osiągnięcia porozumienia między Unią Europejską, Szwajcarią i Stanami
Zjednoczonymi w sprawie nowych ram Safe Harbor. O ile prawo nie stanowi inaczej, informacje zawarte w bazie
danych witryny infolinii ds. etyki mogą być przeglądane i używane wyłącznie przez osoby wymagające dostępu do
danych w ramach wypełniania obowiązków służbowych. Osoby te mogą pełnić odpowiednie funkcje związane z
kadrami, audytami, kwestiami prawnymi, bezpieczeństwem lub zarządzaniem w firmie Ingram Micro; może to być
także personel techniczny firmy EthicsPoint. Osoby te mogą przebywać w Stanach Zjednoczonych. Ponadto wszelkie
przekazane informacje mogą być przechowywane przez firmę Ingram Micro w ramach udzielania odpowiedzi na
pytania lub prowadzenia dochodzenia dotyczącego raportu.
Ingram Micro oceni przekazane informacje, po czym może przeprowadzić stosowne dochodzenie i podjąć działanie
naprawcze.
Pamiętaj, że zgodnie z obowiązującym prawem osoby wskazane przez Ciebie za pośrednictwem infolinii ds. etyki
mogą zostać poinformowane o złożeniu zgłoszenia. Jednak w przekazanej przez Ciebie informacji nie zostanie
ujawniona Twoja tożsamość. Ponadto wszystkie wskazane przez Ciebie osoby będą miały prawo do udzielenia
odpowiedzi na zgłoszone informacje lub poprawienia ich.
Wszelkie przekazane przez Ciebie informacje niepotrzebne do udzielenia odpowiedzi na Twoje pytanie lub w związku
z dochodzeniem dotyczącym incydentu zostaną usunięte lub przeniesione do archiwum zgodnie z lokalnym prawem.
Ponadto po udzieleniu odpowiedzi na Twoje pytanie lub po zakończeniu dochodzenia wszelkie przekazane przez
Ciebie informacje zostaną odpowiednio usunięte lub przeniesione do archiwum z lokalnym prawem. Ingram Micro
podejmie odpowiednie kroki techniczne, organizacyjne i prawne w celu zabezpieczenia podanych przez Ciebie
informacji. Ingram Micro wymaga również od EthicsPoint odpowiedniego zabezpieczenia danych osobowych i nie
wykorzysta ich do żadnych nieuprawnionych celów.