Cykl życia projektu - Fundusze Europejskie 2007-2013

Transkrypt

KRAJOWY SYSTEM INFORMATYCZNY SIMIK 07-13
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego
Instrukcja uŜytkownika
Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK 07-13
Cykl Ŝycia projektu
1
SPIS TREŚCI
I. BEZPIECZEŃSTWO
7
1. Uczestnicy Polityki Bezpieczeństwa
7
2. Polityka Bezpieczeństwa - Procedury udostępnione UŜytkownikom
7
3. Polityka Bezpieczeństwa - podstawowy schemat przepływu informacji w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa informacji
8
II. SERVICE DESK
9
1. Service desk - elementy docelowe
9
2. Service desk – procedury
9
3. Service desk – zadania uczestników
10
4. Service desk – Clear Quest
10
5. Service desk – Baza wiedzy
10
6. Service desk – Główne rodzaje zgłoszeń realizowanych w Service Desk
11
7. Service desk – Podstawowy schemat przepływu informacji w Service Desk (po zakończeniu wdroŜenia „Bazy wiedzy” oraz „ClearQuest”) 12
III. START/ PIERWSZE KROKI
13
1. Pierwsze logowanie do aplikacji
13
2. Następne logowania do aplikacji
17
3. Wybór profilu uŜytkownika
20
2
4. Menu
21
IV. WNIOSKI O DOFINANSOWANIE
22
1. Rejestracja danych dotyczących wniosku o dofinansowanie
24
2. Edycja danych dotyczących wniosku o dofinansowanie
38
3. Zarządzanie danymi dotyczącymi wniosków o dofinansowanie
41
V. DUśE PROJEKTY
45
1. Rejestracja danych dotyczących wniosków o dofinansowanie duŜych projektów
47
2. Edycja danych dotyczących wniosków o dofinansowanie duŜych projektów
62
3. Zarządzanie danymi dotyczącymi wniosków o dofinansowanie duŜych projektów
63
VI. UMOWY/ DECYZJE O DOFINANSOWANIU
67
1. Rejestracja danych dotyczących umowy/ decyzji o dofinansowaniu
68
1.1. Wprowadzenie danych o umowie/decyzji na podstawie wprowadzonego wcześniej wniosku o dofinansowanie
69
1.2. Wprowadzenie danych o umowie/decyzji bez wprowadzonego wcześniej wniosku o dofinansowanie
70
1.3. Opis formularza umowy/decyzji o dofinansowanie
71
2. Rejestracja zmian do umowy o dofinansowanie /decyzji
82
3. Edycja danych dotyczących umowy o dofinansowanie/ decyzji
84
3
4. Edytowanie wcześniejszych wersji umowy/decyzji
85
5. Zarządzanie danymi dotyczącymi umów o dofinansowanie/ decyzji
85
VII. WSKAŹNIKI POSTĘPU RZECZOWEGO
88
1.
Wybór zakładki Wskaźniki postępu rzeczowego
91
2.
Rejestracja wskaźników postępu rzeczowego
92
2.1 Wprowadzanie danych dotyczących nowego wskaźnika postępu rzeczowego na zakładce Lista wskaźników
93
3. Edycja danych na zakładce Lista wskaźników
95
4. Usuwanie wskaźnika postępu rzeczowego z zakładki Lista wskaźników
96
5. Wyszukiwanie danych dotyczących wskaźników
96
6. Tworzenie powiązań wskaźnik – typ projektu – kategoria interwencji
99
6.1. Dodawanie nowej kategorii interwencji na zakładce Wskaźniki w kategoriach / w bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy)
101
6.2. Usuwanie kategorii interwencji z zakładki Wskaźniki w kategoriach / bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy)
103
6.3. Dodawanie nowego wskaźnika do wybranej kategorii interwencji oraz powiązanie wskaźnika z typem projektu
103
6.4. Edycja danych na zakładce Wskaźniki w kategoriach / w blokach Wskaźniki produktu w kategorii oraz Wskaźniki rezultatu w kategorii
105
6.5. Usuwanie danych na zakładce Wskaźniki w kategoriach / w blokach Wskaźniki produktu w kategorii oraz Wskaźniki rezultatu w kategorii 105
7. Ewidencja bazowych i docelowych wartości wskaźników postępu rzeczowego oraz przypisanie wskaźników do odpowiednich poziomów
wdraŜania – zakładka Wartości wskaźników
106
4
7.1. Edycja danych na zakładce Wartości wskaźników
110
7.2. Usuwanie wartości wskaźnika postępu rzeczowego z zakładki Wartości wskaźników
110
VIII. WNIOSKI O PŁATNOŚĆ
111
1. Rejestracja danych dotyczących wniosku o płatność
113
2. Edycja danych dotyczących wniosków o płatność
133
3. Zarządzanie danymi dotyczącymi wniosków o płatność
134
IX. KONTROLE
136
1. Rejestracja informacji o przeprowadzonej kontroli projektu
137
2. Edycja danych dotyczących kontroli
141
3. Zarządzanie danymi dotyczącymi kontroli
142
X. REJESTR OBCIĄśEŃ NA PROJEKCIE
143
1. Wprowadzenie danych dotyczących obciąŜeń na projekcie
147
1.1. Wprowadzenie danych dotyczących informacji ogólnych
150
1.2 Wprowadzenie danych dotyczących Kwot do odzyskania / Kwot wycofanych
153
1.3 Wprowadzenie danych dotyczących Kwot odzyskanych
162
2. Walidacja i zapisanie danych
168
5
XI. ORACLE DISCOVERER
169
1. Informacje ogólne
169
2. Połączenie z Oracle Discoverer Plus
170
6
I. Bezpieczeństwo
Polityka bezpieczeństwa KSI (SIMIK 07-13) określa zasady i środki ochrony wszystkich elementów tego systemu oraz informacji w nim
przetwarzanych.
► Uwaga: KaŜdy UŜytkownik KSI (SIMIK 07-13) musi zostać przeszkolony w zakresie Polityki Bezpieczeństwa. Za przeszkolenie
UŜytkowników odpowiadają administratorzy merytoryczni w poszczególnych instytucjach.
1. Uczestnicy Polityki Bezpieczeństwa
−
−
−
−
−
−
Administratorzy Merytoryczni IK NSRO (AM IK NSRO)
Administratorzy Merytoryczni w Instytucji Zarządzającej (AM IZ)
Administratorzy Merytoryczni w Instytucji (AM I)
UŜytkownicy
Koordynatorzy SIMIK 2004-2006
Administrator Bezpieczeństwa Informacji (ABI)
► Uwaga: Adresy e-mail AM I, AM IZ, Koordynatorów SIMIK wraz z przydziałem do poszczególnych programów operacyjnych zamieszczone
są na stronie MRR: http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/AnalizyRaportyPodsumowania/Strony/KSI.aspx
2. Polityka Bezpieczeństwa - Procedury udostępnione UŜytkownikom
Po utworzeniu konta w KSI (SIMIK 07-13), nowemu UŜytkownikowi zostają udostępnione poniŜsze dokumenty z zakresu Polityki
Bezpieczeństwa KSI (SIMIK 07-13):
− Wykaz skrótów (uŜywanych w dokumentach dot. Polityki Bezpieczeństwa)
oraz procedury:
7
− Procedura bezpieczeństwa haseł UŜytkowników
− Procedura rozpoczynania, zawieszania i kończenia pracy w systemie przez UŜytkownika
− Instrukcja Postępowania UŜytkownika w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa informacji Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK 0713 oraz instrukcja powiadamiania Koordynatora/Administratora Merytorycznego przez UŜytkownika w sytuacji naruszenia
bezpieczeństwa informacji
− Opis szkoleń z bezpieczeństwa
► Uwaga: Postępowanie w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa informacji zostało równieŜ opisane w „Tymczasowych procedurach zgłaszania
problemów/zmian/incydentów dot. naruszenia bezpieczeństwa informacyjnego”, zamieszczonych na stronie MRR:
http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/AnalizyRaportyPodsumowania/Strony/KSI.aspx, które zostaną zastąpione w przyszłości przez
dokument:
„Service Desk dla Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK 07-13”, który takŜe zostanie zamieszczony na ww. stronie MRR.
3. Polityka Bezpieczeństwa - podstawowy schemat przepływu informacji w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa informacji
Zgłoszenie incydentu dot. naruszenia bezpieczeństwa informacji
PrzełoŜony UŜytkownika
UŜytkownik
Postępowanie – zgodnie z
Polityką Bezpieczeństwa
obowiązującą w Instytucji
UŜytkownika.
(I poziom obsługi incydentu)
Koordynator SIMIK 2004-2006
(do wiadomości AM I lub AM IZ
oraz zawsze do AM IK NSRO na adres
[email protected])
(Analiza i rozwiązanie problemu)
ABI
8
II. Service desk
1. Service desk - elementy docelowe
Docelowo Service Desk będzie składał się z poniŜszych elementów:
1. Procedury dotyczące Service Desk
2. Administratorzy Merytoryczni, Koordynatorzy SIMIK
3. W pełni wdroŜone narzędzie informatyczne Clear Quest
4. WdroŜona baza wiedzy
2. Service desk – procedury
Do czasu pełnego wdroŜenia narzędzia informatycznego Clear Quest (słuŜącego do zgłaszania problemów/zmian/incydentów) będą stosowane:
„Tymczasowe procedury zgłaszania problemów/zmian/incydentów dot. naruszenia bezpieczeństwa informacyjnego”.
Dokument zamieszczony jest na stronie MRR: http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/AnalizyRaportyPodsumowania/Strony/KSI.aspx
Po pełnym wdroŜeniu Clear Quest stosowany będzie dokument:
„Service Desk dla Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK 07-13”, który zostanie zamieszczony na ww. stronie MRR.
9
3. Service desk – zadania uczestników
Administratorzy Merytoryczni i Koordynatorzy SIMIK 2004-2006 stanowią pierwszy poziom wsparcia dla UŜytkowników. Zadania
UŜytkowników, Administratorów Merytorycznych i Koordynatorów SIMIK 2004-2006 zostały szczegółowo określone w procedurach dot.
Service Desk, o których mowa powyŜej w punkcie 5.
Adresy e-mail AM I, AM IZ, Koordynatorów SIMIK wraz z przydziałem do poszczególnych programów operacyjnych zamieszczone są na stronie
MRR: http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/AnalizyRaportyPodsumowania/Strony/KSI.aspx
4. Service desk – Clear Quest
Jest to narzędzie informatyczne umoŜliwiające rejestrowanie i obsługę zgłoszonych problemów/zmian/incydentów dot. naruszenia
bezpieczeństwa informatycznego.
Będzie udostępnione Administratorom Merytorycznym i Koordynatorom SIMIK 2004-2006. Nie będzie udostępnione UŜytkownikom.
5. Service desk – Baza wiedzy
Jest to baza danych, w której zebrane zostaną i udostępnione:
− informacje typu „FAQ”.
− informacje opracowane na podstawie odpowiedzi na problemy zgłoszone poprzez Clear Quest.
Z Bazy wiedzy korzystać będą mogli wszyscy UŜytkownicy KSI (SIMIK 07-13).
Baza wiedzy zaprojektowana zostanie w postaci nowego modułu systemu KSI (SIMIK 07-13).
10
6. Service desk – Główne rodzaje zgłoszeń realizowanych w Service Desk
Zgłoszenia mogą dotyczyć:
− Problemu merytorycznego (jest to wadliwe merytorycznie działanie KSI (SIMIK 07-13) lub SIMIKXML lub Oracle Discoverer, niezgodne z opisem wymagań)
− Problemu obsługowego (jest to problem związany z obsługą lub uŜytkowaniem KSI (SIMIK 07-13)lub SIMIKXML lub Oracle Discoverer)
− Problemu technicznego (jest to problem związany z:
1. nieprawidłowym technicznym działaniem KSI (SIMIK 07-13)lub SIMIKXML lub Oracle Discoverer lub innej aplikacji lub
2. nieprawidłowym działaniem stacji roboczej uŜytkownika lub
3. nieprawidłowym działaniem sieci uŜytkownika lub
4. inny problem nie będący problemem merytorycznym lub obsługowym)
− Zmian (zmiana w KSI (SIMIK 07-13)lub SIMIKXML spowodowana nowymi wymaganiami)
− Naruszenia bezpieczeństwa (jest to zdarzenia zdefiniowane w dokumencie "Instrukcja postępowania w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa informacji" Polityki
Bezpieczeństwa)
11
7. Service desk – Podstawowy schemat przepływu informacji w Service Desk (po zakończeniu wdroŜenia „Bazy wiedzy” oraz „ClearQuest”)
Zgłoszenie Problemu/zmiany/incydentu dot. naruszenia bezpieczeństwa informacji
Baza wiedzy
podstawowy poziom wsparcia
merytorycznego
(umieszczona na stronie internetowej –
aktualizowana. UŜytkownik powinien
przed zgłoszeniem problemu zapoznać
się z informacjami zamieszczonymi w
bazie)
ClearQuest
narzędzie do rejestracji
UŜytkownik
AM I
Koordynator SIMIK 2004-2006
AM IZ
AM IK NSRO
i obsługi zgłoszeń
Legenda:
- zgłoszenie
- informacja zwrotna
- dostęp do ClearQuest
- samodzielne zapoznanie się z informacjami w Bazie wiedzy
Powrót do spisu treści
12
III. Start/ Pierwsze kroki
STOSOWANE SKRÓTY I OZNACZENIA
PO – Program Operacyjny
NSRO - Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia
KE – Komisja Europejska
IK NSRO – Instytucja Koordynująca Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia
IZ – Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym
IP – Instytucja Pośrednicząca
IP II - Instytucja Pośrednicząca II stopnia (Instytucja WdraŜająca)
RM – Rada Ministrów
KSI (SIMIK 07-13) – Krajowy System Informatyczny SIMIK dla perspektywy 2007-2013
AM- Administrator merytoryczny KSI (SIMIK 07-13)
AM IK NSRO – Administrator merytoryczny w Instytucji Koordynującej Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia
AM IZ - Administrator merytoryczny w Instytucji Zarządzającej
AM I – Administrator merytoryczny w Instytucji (Pośredniczącej/ Pośredniczącej II stopnia)
<Nazwa pola> – pole bezwzględnie wymagane do wypełnienia
<Nazwa pola> - pole fakultatywne lub wypełniane automatycznie
1. Pierwsze logowanie do aplikacji
W celu pierwszego zalogowania się do aplikacji KSI (SIMIK 07-13) naleŜy uruchomić przeglądarkę:
a) Internet Explorer 6+ (wersja 6.0 i powyŜej)
b) Mozilla Firefox 2+ (wersja 2.0 i powyŜej)
13
► Uwaga: Przed przystąpieniem do pracy w systemie naleŜy sprawdzić ustawienia w przeglądarkach internetowych i wyłączyć moŜliwość
blokowania wyskakujących okienek. W tym celu:
a) w przypadku przeglądarki Internet Explorer 6+ naleŜy w górnym pasku przycisków wybrać menu Narzędzia i wyłączyć opcję
blokowania wyskakujących okienek.
b) w przypadku przeglądarki Mozilla Firefox 2+ naleŜy wybrać w menu narzędzia funkcję Opcje i w zakładce Treść wyłączyć opcję
zablokuj wyskakujące okienka.
W pasku adresu naleŜy wpisać odpowiedni adres:
w celu zalogowania się do bazy szkoleniowej: https://www.0713.simik.gov.pl/szkol/FLogin/FLogin.aspx
w celu zalogowania się do bazy produkcyjnej: https://www.0713.simik.gov.pl/prod/FLogin/FLogin.aspx
► Uwaga: Ze względu na bezpieczny protokół połączenia z KSI (SIMIK 07-13) naleŜy pamiętać aby w adresie była odpowiednia nazwa
domeny „https://...”
KaŜdy uŜytkownik ma dwa odrębne konta do bazy szkoleniowej i bazy produkcyjnej. Podczas logowania naleŜy zwrócić uwagę, do której bazy
loguje się uŜytkownik .
Po załadowaniu strony wyświetli się okno Logowanie, gdzie
naleŜy wpisać nazwę uŜytkownika przekazaną za pomocą
poczty elektronicznej przez administratora merytorycznego
IK NSRO.
Następnie
naleŜy wybrać
przycisk
„Przypomnienie hasła”.
14
Potem naleŜy wpisać ponownie swój login i wybrać przycisk
„Wyślij nowe hasło”,
a następnie wybrać przycisk „tutaj”.
Hasło jest przesyłane do uŜytkownika niezwłocznie na adres
poczty elektronicznej podany we „Wniosku o nadanie/
zmianę uprawnień do Krajowego Systemu Informatycznego
SIMIK 07-13” zgłaszającego uprawnienia danego
UŜytkownika. UŜytkownik wpisuje swój login i otrzymane
hasło, a następnie wybiera przycisk „Podłącz”.
► Uwaga: Przekazane za pomocą poczty elektronicznej hasło wykorzystuje się tylko raz - podczas pierwszego logowania do Systemu.
15
Po wybraniu przycisku „Podłącz” System
zmianę hasła.
wymusza
Po zatwierdzeniu zmiany hasła i wyborze przycisku
„Zmień hasło i loguj”
uŜytkownik zostaje poinformowany, Ŝe hasło zostało
zmienione i aby wejść do KSI (SIMIK 07-13) naleŜy
wybrać przycisk „tutaj”.
► Uwaga: UŜytkownik wprowadza nowe, unikalne, które będzie wykorzystywane w dalszej pracy w KSI (SIMIK 07-13). Nowe hasło powinno
składać się z minimum 8 znaków, zaczynać się od litery i zawierać co najmniej 2 cyfry. Przykład prawidłowo skonstruowanego hasła:
aaaa12aa
16
2. Następne logowania do aplikacji
W pasku adresu naleŜy wpisać odpowiedni adres:
w celu zalogowania się do bazy szkoleniowej: https://www.0713.simik.gov.pl/szkol/FLogin/FLogin.aspx
w celu zalogowania się do bazy produkcyjnej: https://www.0713.simik.gov.pl/prod/FLogin/FLogin.aspx
► Uwaga: Ze względu na bezpieczny protokół połączenia z KSI (SIMIK 07-13) naleŜy pamiętać aby w adresie była odpowiednia nazwa
domeny „https://...”
KaŜdy uŜytkownik ma dwa odrębne konta do bazy szkoleniowej i bazy produkcyjnej. Podczas logowania naleŜy zwrócić uwagę, do której bazy
loguje się uŜytkownik .
Po załadowaniu strony wyświetli się okno
Logowanie, gdzie naleŜy wpisać nazwę
uŜytkownika i hasło, a następnie wybrać
przycisk „Podłącz”.
17
W przypadku kiedy występują problemy
z zalogowaniem się do KSI (SIMIK 07-13)
i pojawia się komunikat „Niepoprawny
uŜytkownik lub hasło” naleŜy sprawdzić,
czy login i hasło zostało poprawnie
wprowadzone
(np.
sprawdzić
wielkość
wprowadzanych znaków).
Jeśli uŜytkownik nie pamięta swojego hasła
istnieje moŜliwość uzyskania nowego hasła
poprzez
przycisk
.
W celu uzyskania nowego hasła uŜytkownik
powinien podać swój login – wówczas System
automatycznie nada nowe hasło uŜytkownika,
które zostanie przesłane na adres poczty
elelktronicznej podany w karcie nadania/zmiany
uprawnień uŜytkownika.
► Uwaga: Po ponownym zalogowaniu się uŜytkownika do KSI (SIMIK 07-13) przy wykorzystaniu hasła otrzymane mailowo – System
automatycznie będzie wymagał od uŜytkownika zmiany hasła, analogicznie jak przy pierwszym logowaniu.
18
JeŜeli uŜytkownik wykona 5 kolejnych
nieudanych prób logowań do Systemu, to nastąpi
zablokowanie konta uŜytkownika na kilka minut.
Po ok. 2 minutach uŜytkownik moŜe ponownie
spróbować się zalogować (nowe 5 kolejnych prób
logowania) lub wybrać opcję przypomnienia
hasła.
► Uwaga: Po 20 min bezczynności od zalogowania do KSI (SIMIK 0713) uŜytkownik zostaje automatycznie wylogowany. Aby ponownie
wejść do systemu konieczne jest powtórzenie procesu autoryzacji uŜytkownika (Logowanie).
JeŜeli podczas logowania do systemu uŜytkownik
napotka na komunikat „Konto zablokowane przez
administratora” to oznacza to, Ŝe konto
uŜytkownika jest nieaktywne ze względu
na
przekazanie
informacji
o
wycofaniu
uŜytkownika. Jeśli konto zostało zablokowane
na skutek nie aktywowania go w wymaganym
terminie, uŜytkownik powinien przekazać do AM
IK NSRO prośbę odblokowanie konta.
Po odblokowaniu konta uŜytkownik otrzyma
na adres poczty elektronicznej podany w
zgłoszeniu informacje o moŜliwości jego
ponownego aktywowania wraz ze stosowną
instrukcją postępowania..
19
3. Wybór profilu uŜytkownika
Funkcjonalność związana z profilem jest wykorzystywana w sytuacji, gdy uŜytkownik ma moŜliwość edytowania danych w więcej niŜ jednym
programie operacyjnym. Wówczas przyporządkowywane mu są odpowiednie profile uŜytkownika (dwa lub więcej).
Wyboru profilu uŜytkownika dokonuje się poprzez podświetlenie kursorem menu Logowanie – Wybór profilu i naciśnięcie przycisku
właściwego profilu.
obok
► Uwaga: Większość uŜytkowników KSI (SIMIK 07-13) nie będzie wykorzystywała tej funkcji z uwagi na przyporządkowanie tylko jednego
profilu.
20
4. Menu
Widok systemu KSI (SIMIK 07-13) zawsze składa się z trzech bloków informacji
I Blok menu systemu, który zawiera zakładki do następujących modułów:
Administracja
Logowanie
Projekty
− Wnioski o dofinansowanie,
− DuŜe projekty
− Umowy/decyzje o dofinansowanie
− Wnioski o płatność
− Kontrole
− Rejestr obciąŜeń na projekcie
Programowanie
− Informacje o NSRO
− Informacje o PO
Prognozy i płatności
− Prognozy wydatków – szacunki
− Deklaracje IC
21
− Deklaracje wydatków – własne instytucji
− Deklaracje wydatków – przychodzące do instytucji
EWT
− Wnioski o dofinansowanie
− Umowy o dofinansowanie
− Raporty z realizacji projektów
− Deklaracje wydatków – własne instytucji
− Deklaracje wydatków – przychodzące do instytucji
Wybór właściwej pozycji menu następuje poprzez podświetlenie za pomocą kursora, a następnie kliknięcie na odpowiedniej zakładce w górnej
części okna ekranu.
II Blok - Informacje o uŜytkowniku, gdzie zawarte są informacje takie jak:
login uŜytkownika, który jest zalogowany do bazy
Imienny profil uŜytkownika, szczególnie waŜny w przypadku obsługi przez tego samego uŜytkownika kilku programów operacyjnych
skrót nazwy instytucji, w której pracuje uŜytkownik
III Blok – Nawigacja po systemie, składająca się z:
informacji w którym miejscu systemu znajduje się uŜytkownik w danej chwili
Przycisku ”Koniec pracy” - umoŜliwiającego wylogowanie z systemu
nr wersji systemu na której pracuje uŜytkownik
IV. Wnioski o dofinansowanie
Podmiot zamierzający zrealizować projekt współfinansowany z funduszy strukturalnych występuje do instytucji odpowiedzialnej za wdraŜanie
funduszy strukturalnych z formalnym wnioskiem, którego zawartość określa Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym. Wniosek taki
podlega weryfikacji formalnej oraz ocenie merytorycznej.
22
► Uwaga: W KSI (SIMIK 07-13) rejestrowane są wyłącznie informacje z wniosków o dofinansowanie, które spełniają wymogi formalne,
a więc przeszły pozytywnie etap oceny formalnej. Dane z wniosku o dofinansowanie rejestrowane są zatem tylko raz – po pozytywnej
weryfikacji formalnej wniosku Natomiast po zakończeniu procesu oceny w systemie aktualizowane są informacje o statusie wniosku.
PoniŜszy schemat prezentuje standardowy przebieg procesu oceny wniosku o dofinansowanie z uwzględnieniem etapów wprowadzania
danych do KSI (SIMIK 07-13)
23
1. Rejestracja danych dotyczących wniosku o dofinansowanie
W celu wyboru zakładki Wnioski o dofinansowanie naleŜy rozwinąć pozycję menu Projekty.
Po wybraniu zakładki Wnioski o
dofinansowanie UŜytkownik przechodzi
do rejestru wniosków o dofinansowanie.
W celu wprowadzenia danych o nowym
wniosku o dofinansowanie naleŜy
wybrać ikonę
Dodaj wniosek.
24
Zostaje wyświetlony formularz „Nowy
wniosek”.
NaleŜy przystąpić do wypełniania
kolejnych rubryk formularza.
BLOK STATUS WNIOSKU
► Uwaga: Przed rozpoczęciem wprowadzania numeru wniosku (sygnatury) proszę określić najpierw poziom wdraŜania projektu.
NaleŜy uzupełnić pole <Numer wniosku (sygnatura)>. Numer wniosku powinien być
nadawany zgodnie z zasadami jednolitej numeracji dokumentów opisanymi w „Wytycznych w
zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej”
w załączniku nr 2.
25
Na pole <Numer wniosku (sygnatura)> została nałoŜona maska wprowadzania danych.
Pierwsza część numeru Identyfikator poziomu wdraŜania uzupełnia się automatycznie,
wybiera dwucyfrowy kod regionu.
następnie uŜytkownik, korzystając z ikony
UŜytkownik ma moŜliwość wyboru wartości z listy pozycji zgodnej z 2 poziomem NTS
słownika jednostek geograficznych zawartego w KSI oraz pozycji 00 cały kraj.
Następnie uŜytkownik wprowadza trzyznakowy numer kolejny wniosku o dofinansowanie
projektu (NRK): od 001 do 999. W przypadku wyczerpania dostępnych numerów
uŜytkownik ma moŜliwość kontynuowania numeracji z wykorzystaniem kolejnych liter
alfabetu – wówczas konstrukcja NRK będzie składała się z duŜej litery oraz dwóch cyfr: od
A01 do Z99.
Po wprowadzeniu numeru kolejnego wniosku uŜytkownik określa z rozwijanej listy
dwucyfrowy rok złoŜenia wniosku z następującymi wartościami do wyboru:
07;08;09;10;11;12;13;14;15
Przykład poprawnej sygnatury wniosku o dofinansowanie w KSI (SIMIK 07-13):
POIG.02.01.00-00-999/00
W polu <Data przyjęcia> naleŜy wprowadzić datę złoŜenia pierwszej wersji wniosku
o dofinansowanie przez beneficjenta we właściwej instytucji przyjmującej wnioski,
, w kolejności rok – miesiąc – dzień.
korzystając z ikony kalendarza
► Uwaga: Jeśli procedura naboru w danej instytucji przewiduje kilka etapów składania
wymaganych dokumentów (np. oddzielnie wniosek o dofinansowanie i oddzielnie studium
wykonalności) lub wprowadzono etap tzw. preselekcji, wówczas w polu <Data przyjęcia>
naleŜy wprowadzić datę złoŜenia kompletnego wniosku o dofinansowanie (o ile Instrukcja
wykonawcza instytucji przyjmującej wniosek nie przewiduje inaczej).
26
<Status wniosku> to pole identyfikujące aktualny stan zaawansowania oceny danego
wniosku o dofinansowanie. Przy rejestracji nowego wniosku o dofinansowanie jako
domyślna ustawiona jest wartość w trakcie oceny.
►Uwaga: Po zakończeniu procesu oceny wniosku o dofinansowanie uŜytkownik ma
obowiązek aktualizacji pola <Status wniosku>. W tym celu musi wyszukać w rejestrze
właściwą pozycję zawierającą zapisane dane o projekcie, a następnie dokonać edycji danych i
zmiany statusu.
UŜytkownik ma moŜliwość wybrania następujących wartości pola <Status wniosku>:
- lista rezerwowa – gdy projekt został oceniony pozytywnie, ale np. z powodu
ograniczonych środków nie uzyskał dofinansowania i został umieszczony na liście
rezerwowej,
- odrzucony – gdy projekt nie został oceniony pozytywnie lub został oceniony
pozytywnie i nie trafił na listę rezerwową,
- zatwierdzony – wówczas gdy projekt przeszedł wszystkie wymagane etapy i
ostatnim krokiem pozostaje podpisanie umowy o dofinansowanie.
Ponadto, w sytuacji kiedy wniosek o dofinansowanie przeszedł pozytywnie ocenę formalną, i
został zarejestrowany w systemie, a:
-
-
wnioskodawca podjął decyzję o rezygnacji z realizacji projektu
podczas oceny merytorycznej został cofnięty do ponownej oceny formalnej a po
ponownej ocenie formalnej został rozpatrzony negatywnie,
z powodu ograniczonych środków nie uzyskał dofinansowania i został umieszczony
na liście rezerwowej. JednakŜe w ramach programu nie została przewidziana opcja
lista rezerwowa,
w systemie wdraŜania RPO oraz w ramach LSI przewidziany został status wniosku
"Wycofany" na skutek decyzji beneficjenta na etapie oceny wniosku,
27
naleŜy zmienić status takiego wniosku w systemie na odrzucony.
BLOK INFORMACJE OGÓLNE O PROJEKCIE
znajdującej się obok pola <Program operacyjny> naleŜy wybrać odpowiednią
Za pomocą ikony
nazwę programu operacyjnego z wyświetlonego słownika. Dostępne wartości są zaleŜne od poziomu
znajdującej się obok pola <Oś priorytetowa> naleŜy wybrać odpowiednią
Za pomocą ikony
nazwę osi priorytetowej z wyświetlonego słownika. Dostępne wartości są zaleŜne od poziomu
znajdującej się obok pola <Działanie> naleŜy wybrać odpowiednią nazwę
Za pomocą ikony
działania z wyświetlonego słownika. Dostępne wartości są zaleŜne od poziomu uprawnień
uŜytkownika.
Pole <Poddziałanie> ma charakter fakultatywny, a więc nie ma obowiązku jego wypełniania.
W przypadku, gdy w ramach wybranego działania występują poddziałania naleŜy za pomocą ikony
znajdującej się obok pola <Poddziałanie> wybrać odpowiednią nazwę poddziałania
z wyświetlonego słownika. Dostępne wartości są zaleŜne od poziomu uprawnień uŜytkownika.
NaleŜy wypełnić pole <Tytuł projektu>. Maksymalna ilość znaków to 1000.
28
W polu <Planowana data rozpoczęcia realizacji projektu> naleŜy wprowadzić datę z wniosku,
. Korzystając z kalendarza naleŜy wprowadzić datę w kolejności
rok – miesiąc – dzień.
► Uwaga: Wprowadzając dane dotyczące planowanej daty rozpoczęcia realizacji projektu naleŜy
wziąć pod uwagę ustalenia i wytyczne wydane przez instytucję zarządzającą danym programem
operacyjnym. W sytuacji, gdy instytucja zarządzająca nie określiła wymagań w tym zakresie, naleŜy
wprowadzić datę planowanego poniesienia pierwszego wydatku kwalifikowalnego w ramach
projektu lub datę planowanego podpisania umowy o dofinansowanie.
W polu <Planowana data zakończenia realizacji projektu> naleŜy wprowadzić datę z wniosku,
. Korzystając z kalendarza naleŜy wprowadzić datę w kolejności
rok – miesiąc – dzień.
► Uwaga: Przy wprowadzaniu danych dotyczących planowanej daty zakończenia realizacji projektu
naleŜy wziąć pod uwagę ustalenia i wytyczne wydane przez instytucję zarządzającą danym
programem operacyjnym. W sytuacji, gdy IZ nie określiła wymagań w tym zakresie, naleŜy
wprowadzić datę planowanego poniesienia ostatniego wydatku w ramach projektu lub datę złoŜenia
wniosku o płatność końcową.
W polu <Wartość ogółem> – naleŜy wprowadzić informację o całkowitej wartości projektu
obejmującej wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane.
W polu <Wydatki kwalifikowane> – naleŜy wprowadzić informację o wartości wydatków
kwalifikowalnych.
29
W polu <Wnioskowane dofinansowanie> – naleŜy wprowadzić informację o wartości wsparcia,
o które ubiega się wnioskodawca.
Pole <% dofinansowania> – jest wyliczane automatycznie jako procentowa relacja wartości
wsparcia, o które ubiega się wnioskodawca, do wartości wydatków kwalifikowanych.
Pole <Planowany cross-financing> – naleŜy zaznaczyć w przypadku zastosowania tego
mechanizmu w danym projekcie. Wartości dopuszczalne w polu to TAK i NIE. Domyślną wartością
ustawioną w systemie jest NIE.
Pole <DuŜy projekt> – było wprowadzone na wczesnym etapie projektowania Systemu
i umoŜliwiało wprowadzenie informacji, czy projekt stanowi duŜy projekt w rozumieniu przepisów
rozporządzenia wspólnotowego 1083/2006.
► Uwaga: W sytuacji, gdy uŜytkownik stwierdzi, Ŝe wprowadzany do systemu projekt stanowi duŜy
projekt w rozumieniu przepisów rozporządzenia wspólnotowego 1083/2006 powinien zakończyć
pracę w menu wnioski o dofinansowanie i przejść do zakładki duŜe projekty w menu głównym.
BLOK MIEJSCE REALIZACJI PROJEKTU
W polu <Projekt realizowany na terenie całego kraju> domyślnie ustawiona jest wartość
TAK. W sytuacji gdy projekt jest realizowany na terenie całego kraju lub nie jest moŜliwe
jednoznaczne przypisanie miejsca realizacji projektu do konkretnego województwa lub kilku
województw wówczas naleŜy pozostawić zaznaczono pole.
30
W sytuacji, gdy jest moŜliwe określenie miejsca realizacji projektu i wskazanie konkretnego
województwa/powiatu/gminy lub kilku województw/powiatów/gmin wówczas pole powinno
zostać odznaczone. Po odznaczeniu tego pola pojawi się nowe okno wraz linkiem pozwalającym
na uszczegółowienie danych dotyczących miejsca realizacji projektu. UŜytkownik powinien
kliknąć na link
i rozpocząć proces wybierania dostępnych wartości.
► Uwaga: W przypadku projektów przewidujących udział w targach i misjach zagranicznych za
miejsce realizacji projektu naleŜy przyjąć siedzibę beneficjenta realizującego projekt
W polach wyboru znajdują się wartości słownikowe odnoszące się do jednostek podziału
terytorialnego tj. <Województwo>, <Powiat> i <Gmina>. Przycisk
kaŜdej z list.
pozwala na rozwinięcie
Zapisanie wybranych wartości następuje poprzez wybranie ikony
.
Dodanie kolejnego województwa, powiatu czy gminy odbywa się poprzez kliknięcie ikony
W systemie moŜna określić miejsce realizacji projektu wybierając kilka województw, powiatów
lub gmin.
31
► Uwaga: Nie moŜna powtarzać juŜ raz wprowadzonej lokalizacji. Jeśli projekt nie jest realizowany na terenie całego kraju, wówczas naleŜy
określić przynajmniej w jakim województwie jest realizowany. Dane dotyczące powiatu i gminy są opcjonalne.
► Uwaga: Nie naleŜy mylić bloku miejsce realizacji projektu z polem <obszar realizacji> w bloku klasyfikacja projektu, który nie ma nic
wspólnego ze stosowaną w Polsce klasyfikacją w zakresie podziału terytorialnego. Obszar realizacji jest jedną z grup kodów klasyfikacyjnych
zaproponowanych w przepisach prawa wspólnotowego.
BLOK KLASYFIKACJA PROJEKTU
W bloku Klasyfikacja projektu uŜytkownik dokonuje opisu projektu za pomocą
pogrupowanych według kryteriów kodów klasyfikacyjnych kategorii interwencji funduszy.
► Uwaga: Dla jednego projektu naleŜy wprowadzić tylko jeden kod klasyfikacyjny w ramach
danej grupy kodów.
Jako pierwszy wybierany jest <Temat priorytetu>. Na rozwijalnej liście słownikowej
znajdują się kody i nazwy tematów priorytetu. Przycisk
pozwala na rozwinięcie listy.
NaleŜy wybrać z rozwijanej listy wyboru odpowiednią <Formę finansowania> projektu.
Przycisk
NaleŜy wybrać z rozwijanej listy odpowiedni dla projektu <Obszar realizacji> wartość.
Przycisk
NaleŜy wybrać z rozwijanej listy wyboru odpowiedni dla projektu <Dział gospodarki>.
Przycisk
32
BLOK INFORMACJE O BENEFICJENCIE
► Uwaga: Przed przystąpieniem do wprowadzania danych na temat Beneficjenta naleŜy sprawdzić czy nie został on juŜ wcześniej
wprowadzony do systemu. JeŜeli Beneficjent o danym NIP nie występuje na liście beneficjentów – istnieje moŜliwość dodania go do listy z
poziomu tego bloku.
Dokonanie wyboru beneficjenta z listy jest moŜliwe po naciśnięciu ikony
, znajdującej się obok pola <NIP beneficjenta>.
Wyszukiwanie danych odbywa się poprzez wpisanie początkowych cyfr NIP-u beneficjenta lub początkowych liter nazwy beneficjenta.
UŜytkownik ma moŜliwość wpisania danych w sytuacji, gdy informacje o danym beneficjencie wpisywane są po raz pierwszy lub wyszukania
danych o beneficjencie w sytuacji, gdy dane o beneficjencie zostały do systemu juŜ wprowadzone przy okazji innych projektów. Po wybraniu
beneficjenta z listy dostępnej w KSI (SIMIK 07-13) moŜliwa jest edycja pozostałych danych, które zostały wypełnione automatycznie w bloku
informacja o beneficjencie.
Pole <Kraj> – naleŜy wybrać z listy rozwijanej poprawny kod Kraju beneficjenta.
Domyślną wartością jest PL Polska
Pole <NIP beneficjenta> – stosowana jest maska wprowadzania danych - w polu <NIP
beneficjenta> moŜna wprowadzić ciąg 10 cyfr. Przy wpisywaniu numeru NIP stosowanego w
Polsce tj. 10 – cyfrowego naleŜy wprowadzić ciąg znaków bez Ŝadnych znaków pośrednich (np.
„-„)
W przypadku wybrania innego kraju niŜ Polska w polu Kraj system pozwala wprowadzić 25
znaków.
► Uwaga: Po wprowadzeniu całego numeru NIP (10 cyfr) lub fragmentu numeru NIP (kilka
cyfr) i opuszczeniu pola NIP pokazuje się lista beneficjentów wyfiltrowanych po tym NIP. Po
wybraniu określonego beneficjenta uzupełniają się automatycznie dane z nim związane.
33
Pole <Nazwa beneficjenta> – naleŜy podać pełną nazwę beneficjenta.
Pole <Kod Pocztowy> – naleŜy podać kod pocztowy beneficjenta. Maksymalnie moŜna
wprowadzić 6 znaków. Nie są stosowane Ŝadne maski wyświetlania.
Pole <Miejscowość> – naleŜy podać nazwę miejscowości
Pole <Ulica> – naleŜy podać nazwę ulicy.
Dalsze pola adresowe <Nr budynku> oraz <Nr lokalu> są wypełniane opcjonalnie.
Pola teleadresowe <Telefon> oraz <Faks> są wypełniane opcjonalnie.
Wypełnienie pola <Forma prawna beneficjenta> następuje poprzez wybranie odpowiedniej
formy prawnej z dostępnego słownika na rozwijalnej liście. Przycisk
listy.
34
Pole uzupełniane automatycznie wyświetlające pełną nazwę formy prawnej wybraną z listy
wartości w polu <Forma prawna beneficjenta>
WALIDACJA I ZAPISANIE DANYCH
Po wprowadzeniu wszystkich danych na podstawie wniosku o dofinansowanie naleŜy zachować wniosek w Systemie poprzez wybranie ikony
(znajdującej się zarówno w lewym dolnym jak i w lewym górnym rogu formularza).
Anulowanie wprowadzonych danych (przed dokonaniem zapisu) następuje po wybraniu ikony
Aby powrócić do rejestru wniosków o dofinansowanie, naleŜy wybrać ikonę
.
.
► Uwaga: Podczas zapisywania danych system dokonuje weryfikacji poprawności i kompletności wprowadzonych danych. W systemie
wbudowano szereg reguł poprawności (tzw. reguł walidacyjnych). Wśród najwaŜniejszych naleŜy wymienić:
data wprowadzona w polu <Data przyjęcia> nie moŜe być wcześniejsza od daty 1 stycznia 2007 i późniejsza od daty 31 grudnia
2015 roku,
data wprowadzona w polu <Plan. data rozp. real.> nie moŜe być wcześniejsza od daty 1 stycznia 2007 i późniejsza od daty
31 grudnia 2015 roku,
data wprowadzona w polu <Plan. data zakoń. real.> nie moŜe być wcześniejsza od daty w polu <Plan. data rozp. real.>
i późniejsza od daty 31 grudnia 2015 roku,
Wartość w polu <Wartość ogółem> musi być większa od zera,
Wartość w polu <Wydatki kwal.> musi być mniejsza bądź równa wartości w polu <Wartość ogółem>,
Wartość w polu <Wnioskowane dofin.> musi być mniejsza bądź równa wartości w polu <Wydatki kwal.> oraz większa bądź
równa zeru,
Wartość procentowa w polu <% dofinansowania> (pole wypełniane automatycznie) musi być równa ilorazowi wartości w polach
<Wnioskowane dofin.> i <Wydatki kwal.>.
35
► Uwaga: W sytuacji, gdy wprowadzone do systemu dane są niepełne lub niezgodne z regułami poprawności, wówczas nie jest moŜliwe ich
zapisanie, a system sygnalizuje wykrycie braków lub błędów poprzez szereg komunikatów wyświetlanych na czerwono na górze formularza lub
obok miejsca gdzie nie zostało wypełnione obowiązkowe pole lub popełniono błąd.
Sprawdzanie poprawności i kompletności danych jest równieŜ dokonywane w trakcie wprowadzania danych. Wówczas równieŜ pojawiają się
komunikaty oznaczone na czerwono.
36
Po poprawnym zapisaniu danych pojawia się komunikat informujący, Ŝe dane zostały zapisane poprawnie.
po czym uŜytkownik zostaje przeniesiony do listy wniosków o dofinansowanie. Aby ułatwić
Wówczas naleŜy wybrać ikonę
uŜytkownikowi odnalezienie zapisanego wniosku o dofinansowanie – wniosek ten wyświetla się na pierwszym miejscu listy, u góry
ekranu.
37
2. Edycja danych dotyczących wniosku o dofinansowanie
W celu edytowania danych w formularzu wniosku o dofinansowanie
znajdującym się w bazie danych (np. w przypadku błędnego wprowadzenia
danych lub konieczności uzupełnienia danych po zakończeniu procesu wyboru
projektów do dofinansowania) naleŜy w menu Wnioski o dofinansowanie
poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania wyszukać wniosek,
a następnie wybrać ikonę edycji danych
wybranej pozycji rejestru.
, znajdującą po lewej stronie
Po otwarciu okna dialogowego moŜna przystąpić do edytowania kolejnych
rubryk formularza Szczegóły wniosku Na zakończenie edycji danych naleŜy je
zapisać za pomocą ikony
.
► Uwaga: Najczęstszym powodem edycji danych dotyczących wniosku o dofinansowanie będzie zmiana statusu projektu – aktualizacja
statusu wniosku o dofinansowanie. Po zakończeniu procesu oceny i wyboru wniosków o dofinansowanie uŜytkownik ma obowiązek
aktualizacji pola <Status wniosku>. W tym celu naleŜy wyszukać (korzystając z opcji Wyszukiwania/Filtrowania) w systemie zapisane
dane o projekcie, a następnie dokonać edycji danych i zmiany statusu. UŜytkownik ma moŜliwość wybrania następujących wartości:
- lista rezerwowa – gdy projekt został oceniony pozytywnie, ale np. z powodu ograniczonych środków nie uzyskał dofinansowania
i został umieszczony na liście rezerwowej,
- odrzucony – gdy projekt nie został oceniony pozytywnie lub został oceniony pozytywnie i nie trafił na listę rezerwową,
- zatwierdzony – gdy projekt przeszedł wszystkie wymagane etapy i ostatnim krokiem pozostaje podpisanie umowy o dofinansowanie.
►
Uwaga: W module Wnioski o dofinansowanie rejestrowane są informacje z wniosku poprawnie formalnego, złoŜonego przez
38
Wnioskodawcę. Po zakończeniu procesu oceny zmianie ulega jedynie status wniosku pozostałe informacje nawet jeśli uległy zmianie w wyniku
dalszych etapów oceny oraz podczas podejmowania decyzji ostatecznej nie zostają wprowadzone na poziomie wniosku o dofinansowanie.
Zmiany te są rejestrowane na poziomie modułu Umowy o dofinansowanie. Jeśli w trakcie wprowadzania do KSI danych z wniosku poprawnie
formalnego złoŜonego przez Wnioskodawcę UŜytkownik wprowadzający dane do KSI popełnił błąd edytorski - to naleŜy taki błąd poprawić na
poziomie Wniosku o Dofinansowanie.
►
Uwaga: W przypadku konieczności zmiany numeru wniosku o dofinansowanie (sygnatury) wcześniej wprowadzonego przez
uŜytkownika do KSI (SIMIK 07-13), System sprawdza czy zostały juŜ wprowadzone inne dokumenty, w których numeracji został
wykorzystany dany numer projektowy (wniosku o dofinansowanie).
a. Jeśli nie występują takie dokumenty to uŜytkownik ma moŜliwość zmiany numeru wniosku o dofinansowanie.
b. Jeśli istnieją takie dokumenty wówczas System wyświetla okno dialogowe z komunikatem,
39
W oknie tym zostaje wyświetlona lista wszystkich dokumentów (numeru umowy/wniosku o płatność/informacji o kontroli) wraz z kodami
dokumentów, umieszczonymi przed numerem dokumentu, oraz przyciskiem „POTWIERDŹ”, umieszczonym po prawej stronie numeru
dokumentu, który umoŜliwia zmianę numeru danego dokumentu zgodnie z aktualnym/zmienianym właśnie przez uŜytkownika numerem
projektowym (wniosku o dofinansowanie).
W prawym dolnym rogu okna znajdują się dwa przyciski słuŜące do zatwierdzenia całego procesu zmiany sygnatury we wszystkich
dokumentach oraz moŜliwość anulowania całego procesu.
System nie pozwala na zmianę numeru projektowego jeśli nie została potwierdzona przez uŜytkownika zmiana numerów wszystkich
40
dokumentów, które wykorzystują dany numer projektowy.
Po zaakceptowaniu wprowadzonych zmian w oknie dialogowym system automatycznie zaktualizuje numery właściwych dokumentów,
których zmianę potwierdzano.
WAśNE
Zmiany będzie mógł dokonać jedynie uprawniony do tego uŜytkownik (administrator merytoryczny w instytucji, której uŜytkownicy
wprowadzili dane do systemu). Sytuacja ta dotyczy tylko przypadku gdy zostały utworzone kolejne dokumenty na podstawie wniosku o
dofinansowanie czyli umowa/decyzja o dofinansowanie, wniosek o płatność, kontrola. W związku z tym Przyciski ‘POTWIERDŹ’,
‘ZAPISZ’ są zablokowane dla zwykłych uŜytkowników.
W przypadku gdy nie zostały utworzone ww. dokumenty uŜytkownik ma moŜliwość zmiany sygnatury wniosku o dofinansowanie w trybie
edycji danych całego formularza wniosku o dofinansowanie.
3. Zarządzanie danymi dotyczącymi wniosków o dofinansowanie
PODGLĄD WNIOSKU O DOFINANSOWANIE (z moŜliwością drukowania)
W menu Wnioski wybierz właściwy wniosek o dofinansowanie projektu poprzez wybranie ikony
.
Zostanie wyświetlona karta informacyjna wniosku o dofinansowanie, którą następnie uŜytkownik moŜe wydrukować.
Aby powrócić do listy wniosków naleŜy wybrać ikonę
.
41
USUWANIE WNIOSKU O DOFINANSOWANIE
W celu usunięcia danego wniosku o dofinansowanie znajdującego się w bazie danych
naleŜy wybrać ikonę
.
► Uwaga: W celu zabezpieczenia przed przypadkowym usunięciem danych
uŜytkownik jest dodatkowo monitowany komunikatem z systemu – dane są usuwane
dopiero po zatwierdzeniu przyciskiem TAK.
Po pojawieniu się zapytania naleŜy potwierdzić zamiar usunięcia wniosku o
dofinansowanie naciskając przycisk
.
W przypadku rezygnacji naleŜy wybrać przycisk
.
FILTROWANIE LISTY WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE
Filtrowanie (wyszukiwanie wniosków) jest moŜliwe po wybraniu ikony
42
Po kliknięciu ikony pojawi się okno wraz z parametrami wyszukiwania.
KRYTERIA WYSZUKIWANIA
Poziom wdraŜania – w celu wyboru właściwego
poziomu wdraŜania, na jakim ma być dokonywane
filtrowanie, naleŜy wybrać ikonę
się obok pola.
znajdującą
Data rejestracji, Data rozpoczęcia realizacji projektu lub Data zakończenia realizacji
projektu – naleŜy wybrać ikonę kalendarza
obok właściwego pola i wskazać szukaną datę.
Sygnatura wniosku – w rubrykę naleŜy wprowadzić dokładny nr sygnatury lub jego część.
43
Cross-financing – w przypadku wyszukiwania według stosowania zasady cross-financing’u
naleŜy zaznaczyć obok pola Tak, Nie albo Wszystkie.
Wartość ogółem, Wnioskowane dofinansowanie, Wydatki kwalifikowane – naleŜy wpisać
wyszukiwaną wartość w odpowiednie pole. W przypadku, gdy wyszukiwane mają być projekty
spełniające dodatkowe kryteria (wartość większa niŜ, większa równa niŜ, mniejsza niŜ, mniejsza
i wskazać odpowiednie kryterium. W przypadku
równa niŜ) naleŜy wybrać przycisk
zaznaczenia kryterium: wartość większa niŜ, większa równa niŜ moŜliwe jest wybranie drugiej
wartości (wartość mniejsza niŜ, mniejsza równa niŜ) poprzez zaznaczenie pola Zakres.
W pozostałych przypadkach naleŜy wpisać
w odpowiednim polu szukaną nazwę (np. tytuł
projektu, kod tematu priorytetu, itp.).
SORTOWANIE LISTY WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE
W celu posortowania danych naleŜy kliknąć na napis w nagłówku odpowiednich kolumn rejestru (np. Poziom wdraŜania, Numer wniosku,
Data rejestracji, Beneficjent, Tytuł projektu, data rozpoczęcia realizacji, Data zakończenia realizacji, Kwota wniosku). Wnioski zostaną
posortowane rosnąco według wartości w wybranej kolumnie. Powtórne kliknięcie spowoduje uszeregowanie danych malejąco.
44
V. DuŜe projekty
►Uwaga: W KSI (SIMIK 07-13) rejestrowane są wyłącznie informacje z wniosków o dofinansowanie duŜych projektów, które spełniają
wymogi formalne, a więc przeszły pozytywnie etap oceny formalnej. Dane z wniosku o dofinansowanie rejestrowane są zatem tylko raz – po
pozytywnej weryfikacji formalnej wniosku. Natomiast po podjęciu decyzji w sprawie dofinansowania projektu przez KE w systemie
aktualizowane są informacje dotyczące statusu wniosku oraz daty podjęcia decyzji.
Przykładowo, jeśli złoŜono wniosek o dofinansowanie dla duŜego projektu to jego rejestracja w systemie powinna nastąpić po uzyskaniu
pozytywnego wyniku oceny formalnej wykonanej przez instytucję, do której został on złoŜony.
45
PoniŜszy schemat prezentuje standardowy przebieg procesu oceny wniosku o dofinansowanie duŜego projektu
z uwzględnieniem etapów wprowadzania danych do KSI (SIMIK 07-13).
46
1. Rejestracja danych dotyczących wniosków o dofinansowanie duŜych projektów
W celu wyboru zakładki DuŜe projekty naleŜy rozwinąć pozycję
menu Projekty.
Po wybraniu zakładki Wnioski o dofinansowanie UŜytkownik
przechodzi do rejestru wniosków o dofinansowanie duŜych projektów.
W celu wprowadzenia danych o nowym wniosku o dofinansowanie
duŜego projektu naleŜy wybrać ikonę
Dodaj wniosek.
47
Zostaje wyświetlony formularz „Nowy duŜy projekt”. NaleŜy
przystąpić do wypełniania kolejnych rubryk formularza.
48
BLOK DODATKOWE INFORMACJE
W polu <Numer CCI> naleŜy wpisać numer CCI nadany projektowi przez KE.
W polu <Data przekazania do KE> naleŜy wprowadzić datę przekazania pozytywnie ocenionego
na poziomie krajowym wniosku do KE, korzystając z ikony kalendarza
miesiąc – dzień.
, w kolejności rok –
W polu <Data decyzji KE> naleŜy wprowadzić datę otrzymania oficjalnej decyzji KE dotyczącej
duŜego projektu, korzystając z ikony kalendarza
BLOK STATUS WNIOSKU
► Uwaga: Przed rozpoczęciem wprowadzania numeru wniosku (sygnatury) proszę określić najpierw poziom wdraŜania projektu.
NaleŜy uzupełnić pole <Numer wniosku (sygnatura)>. Numer wniosku powinien być
nadawany zgodnie z zasadami jednolitej numeracji dokumentów opisanymi w „Wytycznych
w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej”
w załączniku nr 2.
49
Na pole <Numer wniosku (sygnatura)> została nałoŜona maska
wprowadzania danych.
Pierwsza część numeru Identyfikator poziomu wdraŜania uzupełnia się
wybiera
automatycznie, następnie uŜytkownik, korzystając z ikony
dwucyfrowy kod regionu. UŜytkownik ma moŜliwość wyboru wartości
z 17 elementowej listy rozwijalnej.
Następnie uŜytkownik wprowadza trzyznakowy numer kolejny
wniosku o dofinansowanie projektu (NRK): od 001 do 999. W
przypadku wyczerpania dostępnych numerów uŜytkownik ma
moŜliwość kontynuowania numeracji z wykorzystaniem kolejnych liter
alfabetu – wówczas konstrukcja NRK będzie składała się z duŜej litery
oraz dwóch cyfr: od A01 do Z99.
Po wprowadzeniu numeru kolejnego wniosku uŜytkownik określa z
rozwijanej listy dwucyfrowy rok złoŜenia wniosku z następującymi
wartościami do wyboru:
07;08;09;10;11;12;13;14;15
Przykład poprawnej sygnatury wniosku o dofinansowanie w KSI
(SIMIK 07-13):
POIG.02.01.00-00-999/00
50
W polu <Data przyjęcia> naleŜy wprowadzić datę złoŜenia pierwszej wersji wniosku
o dofinansowanie przez beneficjenta we właściwej instytucji przyjmującej wnioski,
► Uwaga: Jeśli procedura naboru w danej instytucji przewiduje kilka etapów składania
wymaganych dokumentów (np. oddzielnie wniosek o dofinansowanie i oddzielnie studium
wykonalności) lub wprowadzono etap tzw. preselekcji, wówczas w polu <Data przyjęcia>
naleŜy wprowadzić datę złoŜenia kompletnego wniosku o dofinansowanie (o ile Instrukcja
wykonawcza instytucji przyjmującej wniosek nie przewiduje inaczej).
<Status wniosku> to pole identyfikujące aktualny stan zaawansowania oceny danego
wniosku o dofinansowanie. Przy rejestracji nowego wniosku o dofinansowanie jako
domyślna ustawiona jest wartość w trakcie oceny.
► Uwaga: Po otrzymania oficjalnej decyzji KE dotyczącej duŜego projektu uŜytkownik ma
obowiązek aktualizacji pola <Status wniosku>. W tym celu musi wyszukać w rejestrze
właściwą pozycję zawierającą zapisane dane o projekcie, a następnie dokonać edycji danych
i zmiany statusu.
UŜytkownik ma moŜliwość wybrania następujących wartości pola <Status wniosku>:
- lista rezerwowa – gdy projekt został oceniony pozytywnie, ale np. z powodu
ograniczonych środków nie uzyskał dofinansowania i został umieszczony na liście
rezerwowej,
- odrzucony – gdy projekt nie został oceniony pozytywnie lub został oceniony
pozytywnie i nie trafił na listę rezerwową,
- zatwierdzony – wówczas gdy projekt przeszedł wszystkie wymagane etapy
i ostatnim krokiem pozostaje podpisanie umowy o dofinansowanie.
51
Za pomocą ikony
znajdującej się obok pola <Program operacyjny> naleŜy wybrać odpowiednią nazwę
programu operacyjnego z wyświetlonego słownika. Dostępne wartości są zaleŜne od poziomu uprawnień
uŜytkownika.
Za pomocą ikony
znajdującej się obok pola <Oś priorytetowa> naleŜy wybrać odpowiednią nazwę osi
priorytetowej z wyświetlonego słownika. Dostępne wartości są zaleŜne od poziomu uprawnień uŜytkownika.
Za pomocą ikony
znajdującej się obok pola <Działanie> naleŜy wybrać odpowiednią nazwę działania
z wyświetlonego słownika. Dostępne wartości są zaleŜne od poziomu uprawnień uŜytkownika.
Pole <Poddziałanie> ma charakter fakultatywny, a więc nie ma obowiązku jego wypełniania.
W przypadku, gdy w ramach wybranego działania występują poddziałania naleŜy za pomocą ikony
znajdującej się obok pola <Poddziałanie> wybrać odpowiednią nazwę poddziałania z wyświetlonego
słownika. Dostępne wartości są zaleŜne od poziomu uprawnień uŜytkownika.
NaleŜy wypełnić pole <Tytuł projektu>. Maksymalna ilość znaków to 1000.
W polu <Planowana data rozpoczęcia realizacji projektu> naleŜy wprowadzić datę z wniosku, korzystając
z ikony kalendarza
► Uwaga: Wprowadzając dane dotyczące planowanej daty rozpoczęcia realizacji projektu naleŜy wziąć pod
uwagę ustalenia i wytyczne wydane przez instytucję zarządzającą danym programem operacyjnym. W
sytuacji, gdy instytucja zarządzająca nie określiła wymagań w tym zakresie, naleŜy wprowadzić datę
planowanego poniesienia pierwszego wydatku kwalifikowalnego w ramach projektu lub datę planowanego
podpisania umowy o dofinansowanie.
52
W polu <Planowana data zakończenia realizacji projektu> naleŜy wprowadzić datę z wniosku, korzystając
z ikony kalendarza
► Uwaga: Przy wprowadzaniu danych dotyczących planowanej daty zakończenia realizacji projektu naleŜy
wziąć pod uwagę ustalenia i wytyczne wydane przez instytucję zarządzającą danym programem operacyjnym.
W sytuacji, gdy IZ nie określiła wymagań w tym zakresie, naleŜy wprowadzić datę planowanego poniesienia
ostatniego wydatku w ramach projektu lub datę złoŜenia wniosku o płatność końcową.
W polu <Wartość ogółem> – naleŜy wprowadzić informację o całkowitej wartości projektu obejmującej
wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane.
W polu <Wydatki kwalifikowane> – naleŜy wprowadzić informację o wartości wydatków kwalifikowalnych.
W polu <Wnioskowane dofinansowanie> – naleŜy wprowadzić informację o wartości wsparcia, o które
ubiega się wnioskodawca.
<% dofinansowania> – pole to jest wyliczane automatycznie jako procentowa relacja wartości wsparcia, o
które ubiega się wnioskodawca, do wartości wydatków kwalifikowanych.
Pole <Planowany cross-financing> – naleŜy zaznaczyć w przypadku zastosowania tego
mechanizmu w danym projekcie. Wartości dopuszczalne w polu to TAK i NIE. Domyślną
wartością ustawioną w systemie jest NIE.
UŜytkownik ma moŜliwość wybrania z rozwijanej listy następujących wartości pola <Typ
projektu>:
- inwestycje w infrastrukturę (załącznik XXI rozporządzenia 1828/2006)
- inwestycje produkcyjne (załącznik XXII rozporządzenia 1828/2006)
53
W polu <Projekt realizowany na terenie całego kraju> domyślnie ustawiona jest wartość
TAK. W sytuacji gdy projekt jest realizowany na terenie całego kraju lub nie jest moŜliwe
jednoznaczne przypisanie miejsca realizacji projektu do konkretnego województwa lub kilku
województw wówczas naleŜy pozostawić zaznaczono pole.
W sytuacji, gdy jest moŜliwe określenie miejsca realizacji projektu i wskazanie konkretnego
województwa/powiatu/gminy lub kilku województw/powiatów/gmin wówczas pole powinno
zostać odznaczone. Po odznaczeniu tego pola pojawi się nowe okno wraz linkiem pozwalającym
na uszczegółowienie danych dotyczących miejsca realizacji projektu. UŜytkownik powinien
kliknąć na link
i rozpocząć proces wybierania dostępnych wartości.
W polach wyboru znajdują się wartości słownikowe odnoszące się do jednostek podziału
terytorialnego tj. <Województwo>, <Powiat> i <Gmina>. Przycisk
kaŜdej z list.
Zapisanie wybranych wartości następuje poprzez wybranie ikony
54
Dodanie kolejnego województwa, powiatu czy gminy odbywa się poprzez kliknięcie ikony
.
W systemie moŜna określić miejsce realizacji projektu wybierając kilka województw, powiatów
lub gmin.
► Uwaga: Nie moŜna powtarzać juŜ raz wprowadzonej lokalizacji. Jeśli projekt nie jest realizowany na terenie całego kraju, wówczas naleŜy
określić przynajmniej w jakim województwie jest realizowany. Dane dotyczące powiatu i gminy są opcjonalne.
► Uwaga: Nie naleŜy mylić bloku miejsce realizacji projektu z polem <obszar realizacji> w bloku klasyfikacja projektu, który nie ma nic
wspólnego ze stosowaną w Polsce klasyfikacją w zakresie podziału terytorialnego. Obszar realizacji jest jedną z grup kodów klasyfikacyjnych
zaproponowanych w przepisach prawa wspólnotowego.
BLOK KLASYFIKACJA PROJEKTU
W bloku Klasyfikacja projektu uŜytkownik dokonuje opisu projektu za pomocą
pogrupowanych według kryteriów kodów klasyfikacyjnych kategorii interwencji funduszy.
► Uwaga: Dla jednego projektu naleŜy wprowadzić tylko jeden kod klasyfikacyjny w ramach
danej grupy kodów.
Jako pierwszy wybierany jest <Temat priorytetu>. Na rozwijalnej liście słownikowej
znajdują się kody i nazwy tematów priorytetu. Przycisk
NaleŜy wybrać z rozwijanej listy wyboru odpowiednią <Formę finansowania> projektu.
Przycisk
NaleŜy wybrać z rozwijanej listy odpowiedni dla projektu <Obszar realizacji> wartość.
Przycisk
55
NaleŜy wybrać z rozwijanej listy wyboru odpowiedni dla projektu <Dział gospodarki>.
Przycisk
► Uwaga: Przed przystąpieniem do wprowadzania danych na temat Beneficjenta naleŜy sprawdzić czy nie został on juŜ wcześniej
wprowadzony do systemu. JeŜeli Beneficjent o danym NIP nie występuje na liście beneficjentów – istnieje moŜliwość dodania go do listy z
poziomu tego bloku.
Dokonanie wyboru beneficjenta z listy jest moŜliwe po naciśnięciu ikony
, znajdującej się obok pola <NIP beneficjenta>.
Wyszukiwanie danych odbywa się poprzez wpisanie początkowych cyfr NIP-u beneficjenta lub początkowych liter nazwy beneficjenta.
UŜytkownik ma moŜliwość wpisania danych w sytuacji, gdy informacje o danym beneficjencie wpisywane są po raz pierwszy lub wyszukania
danych o beneficjencie w sytuacji, gdy dane o beneficjencie zostały do systemu juŜ wprowadzone przy okazji innych projektów. Po wybraniu
beneficjenta z listy dostępnej w KSI (SIMIK 07-13) moŜliwa jest edycja pozostałych danych, które zostały wypełnione automatycznie w bloku
informacja o beneficjencie.
Pole <Kraj> – naleŜy wybrać z listy rozwijanej poprawny kod Kraju beneficjenta.
Domyślną wartością jest PL Polska
Pole <NIP beneficjenta> – stosowana jest maska wprowadzania danych - w polu <NIP
beneficjenta> moŜna wprowadzić ciąg 10 cyfr. Przy wpisywaniu numeru NIP stosowanego w
Polsce tj. 10 – cyfrowego naleŜy wprowadzić ciąg znaków bez Ŝadnych znaków pośrednich (np.
„-„)
W przypadku wybrania innego kraju niŜ Polska w polu Kraj system pozwala wprowadzić 25
znaków.
56
► Uwaga: Po wprowadzeniu całego numeru NIP (10 cyfr) lub fragmentu numeru NIP (kilka
cyfr) i opuszczeniu pola NIP pokazuje się lista beneficjentów wyfiltrowanych po tym NIP. Po
wybraniu określonego beneficjenta uzupełniają się automatycznie dane z nim związane.
Pole <Nazwa beneficjenta> – naleŜy podać pełną nazwę beneficjenta.
Pole <Kod Pocztowy> – naleŜy podać kod pocztowy beneficjenta. Maksymalnie moŜna
wprowadzić 6 znaków. Nie są stosowane Ŝadne maski wyświetlania.
Pole <Miejscowość> – naleŜy podać nazwę miejscowości
Pole <Ulica> – naleŜy podać nazwę ulicy.
Dalsze pola adresowe <Nr budynku> oraz <Nr lokalu> są wypełniane opcjonalnie.
57
Pola teleadresowe <Telefon> oraz <Faks> są wypełniane opcjonalnie.
Wypełnienie pola <Forma prawna beneficjenta> następuje poprzez wybranie odpowiedniej
formy prawnej z dostępnego słownika na rozwijalnej liście. Przycisk
listy.
58
Po wprowadzeniu wszystkich danych na podstawie wniosku o dofinansowanie duŜego projektu naleŜy zachować wniosek w Systemie poprzez
wybranie ikony
dofinansowanie duŜych projektów, naleŜy wybrać ikonę
. Aby powrócić do rejestru wniosków o
.
wbudowano szereg reguł poprawności (tzw. reguł walidacyjnych). Wśród najwaŜniejszych naleŜy wymienić:
data wprowadzona w polu <Data przyjęcia> nie moŜe być wcześniejsza od daty 1 stycznia 2007 i późniejsza od daty 31 grudnia
2015 roku,
data wprowadzona w polu <Plan. data rozp. real.> nie moŜe być wcześniejsza od daty 1 stycznia 2007 i późniejsza od daty
31 grudnia 2015 roku,
data wprowadzona w polu <Plan. data zakoń. real.> nie moŜe być wcześniejsza od daty w polu <Plan. data rozp. real.>
i późniejsza od daty 31 grudnia 2015 roku,
Wartość w polu <Wartość ogółem> musi być większa od zera,
Wartość w polu <Wydatki kwal.> musi być mniejsza bądź równa wartości w polu <Wartość ogółem>,
Wartość w polu <Wnioskowane dofin.> musi być mniejsza bądź równa wartości w polu <Wydatki kwal.> oraz większa bądź
równa zeru,
Wartość procentowa w polu <% dofinansowania> (pole wypełniane automatycznie) musi być równa ilorazowi wartości w polach
<Wnioskowane dofin.> i <Wydatki kwal.>.
59
obok miejsca gdzie nie zostało wypełnione obowiązkowe pole lub popełniono błąd:
Sprawdzanie poprawności i kompletności danych jest równieŜ dokonywane w trakcie wprowadzania danych. Wówczas równieŜ pojawiają się
komunikaty oznaczone na czerwono.
60
Po poprawnym zapisaniu danych pojawia się komunikat informujący, Ŝe dane zostały zapisane poprawnie.
Wówczas naleŜy wybrać ikonę
po czym uŜytkownik zostaje przeniesiony do rejestru DuŜe projekt. Aby ułatwić uŜytkownikowi
odnalezienie zapisanego wniosku o dofinansowanie – wniosek ten wyświetla się na pierwszym miejscu listy, u góry ekranu.
61
2. Edycja danych dotyczących wniosków o dofinansowanie duŜych projektów
W celu edytowania danych w formularzu wniosku o dofinansowanie duŜego projektu znajdującym się w bazie danych (np. w przypadku
błędnego wprowadzenia danych lub konieczności uzupełnienia danych po podjęciu decyzji przez KE) naleŜy w menu DuŜe projekty poprzez
, znajdującą po lewej stronie wybranej
zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania wyszukać wniosek, a następnie wybrać ikonę edycji danych
pozycji rejestru. Po otwarciu okna dialogowego Szczegóły duŜego projektu naleŜy zmodyfikować/uzupełnić dane. Na zakończenie edycji danych
naleŜy je zapisać za pomocą ikony
.
Po otwarciu okna dialogowego moŜna przystąpić do edytowania kolejnych rubryk formularza.
► Uwaga: Najczęstszym powodem edycji danych dotyczących duŜego projektu będzie rejestracja danych po otrzymania oficjalnej decyzji KE
dotyczącej duŜego projektu. UŜytkownik ma obowiązek dokonania zmiany statusu projektu – aktualizacja wartości pola <status wniosku>
oraz uzupełnienia danych w polu <data decyzji KE>. W tym celu musi odnaleźć w systemie zapisane dane o projekcie, a następnie dokonać
edycji danych. W polu <status wniosku> uŜytkownik ma moŜliwość zaznaczenia następujących wartości:
62
-
lista rezerwowa – gdy projekt został oceniony pozytywnie, ale np. z powodu ograniczonych środków nie uzyskał dofinansowania i został
umieszczony na liście rezerwowej,
odrzucony – wówczas gdy projekt nie został oceniony pozytywnie lub został oceniony pozytywnie i nie trafił na listę rezerwową,
zatwierdzony – wówczas gdy projekt przeszedł wszystkie wymagane etapy i ostatnim krokiem pozostaje podpisanie umowy
o dofinansowanie.
3. Zarządzanie danymi dotyczącymi wniosków o dofinansowanie duŜych projektów
PODGLĄD WNIOSKU O DOFINANSOWANIE DUśEGO PROJEKTU (z moŜliwością drukowania)
W menu DuŜe Projekty wybierz właściwy wniosek o dofinansowanie projektu poprzez wybranie ikony
.
Zostanie wyświetlona karta informacyjna wniosku o dofinansowanie, którą następnie uŜytkownik moŜe wydrukować.
Aby powrócić do listy wniosków naleŜy wybrać ikonę
.
USUWANIE WNIOSKU O DOFINANSOWANIE
W celu usunięcia danego wniosku o dofinansowanie duŜego projektu znajdującego się
w bazie danych naleŜy wybrać ikonę
.
63
Następnie po pojawieniu się zapytania naleŜy potwierdzić zamiar usunięcia wniosku o
dofinansowanie duŜego projektu naciskając przycisk
.
.
FILTROWANIE LISTY WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE
Filtrowanie (wyszukiwanie wniosków) jest moŜliwe po wybraniu
ikony
Po kliknięciu ikony pojawi się okno wraz z parametrami
wyszukiwania.
Wyszukiwanie jest moŜliwe w oparciu o szereg kryteriów:
Poziom wdraŜania – w celu wyboru właściwego
poziomu wdraŜania, na jakim ma być dokonywane
filtrowanie, naleŜy wybrać ikonę
się obok pola.
znajdującą
64
Data rejestracji, Data przekazania do KE, Data decyzji KE, Data rozpoczęcia realizacji
projektu lub Data zakończenia realizacji projektu – naleŜy wybrać ikonę kalendarza
obok właściwego pola i wskazać szukaną datę.
Sygnatura wniosku . Wyszukiwać moŜna równieŜ wg sygnatury wniosku. W rubrykę
sygnatura wniosku – w rubrykę naleŜy wprowadzić dokładny nr sygnatury lub jego część.
W celu wyszukania pod kątem numeru CCI projektu – naleŜy wprowadzić dokładny nr CCI
lub jego część.
Cross-financing – w przypadku wyszukiwania według stosowania zasady cross-financing’u
naleŜy zaznaczyć obok pola Tak, Nie albo Wszystkie.
Wartość ogółem, Wnioskowane dofinansowanie, Wydatki kwalifikowalne – naleŜy wpisać
wyszukiwaną wartość w odpowiednie pole. W przypadku, gdy wyszukiwane mają być projekty
spełniające dodatkowe kryteria (wartość większa niŜ, większa równa niŜ, mniejsza niŜ, mniejsza
równa niŜ) naleŜy wybrać przycisk
i wskazać odpowiednie kryterium. W przypadku
zaznaczenia kryterium: wartość większa niŜ, większa równa niŜ moŜliwe jest wybranie drugiej
wartości (wartość mniejsza niŜ, mniejsza równa niŜ) poprzez zaznaczenie pola Zakres.
W pozostałych przypadkach naleŜy wpisać
w odpowiednim polu szukaną nazwę (np. tytuł
projektu, kod tematu priorytetu, itp.).
65
SORTOWANIE LISTY DUśYCH PROJEKTÓW
W celu posortowania danych naleŜy kliknąć na napis w nagłówku odpowiednich kolumn rejestru (np. Poziom wdraŜania, Numer wniosku,
Data rejestracji, Beneficjent, Tytuł projektu, data rozpoczęcia realizacji, Data zakończenia realizacji, Kwota wniosku). Wnioski zostaną
posortowane rosnąco według wartości w wybranej kolumnie. Powtórne kliknięcie spowoduje uszeregowanie danych malejąco.
66
VI. Umowy/ decyzje o dofinansowaniu
►Uwaga: W KSI (SIMIK 07-13) rejestrowane są wyłącznie dane o podpisanych umowach/ decyzjach o dofinansowaniu (oraz analogicznie
dane o zatwierdzonych zmianach nie wymagających aneksu, podpisanych aneksach do umowy/zmianach do decyzji).
PoniŜszy schemat prezentuje standardowy przebieg procesu podpisywania umów/decyzji o dofinansowaniu (oraz aneksów/zmian)
z uwzględnieniem etapów wprowadzania danych do KSI (SIMIK 07-13)
Weryfikacja
formalna wniosku
Rejestracja
wniosku w KSI
Weryfikacja
merytoryczna
wniosku
Aktualizacja
wniosku w KSI
Rejestracja
umowy / decyzji /
aneksu / zmiany
decyzji w KSI
Decyzja o przyznaniu
dofinansowania
Podpisanie
umowy/ decyzji /
aneksu / zmiany
decyzji
KONIEC
67
1. Rejestracja danych dotyczących umowy/ decyzji o dofinansowaniu
W celu wyboru zakładki Umowy/ decyzje o dofinansowaniu naleŜy rozwinąć pozycję menu Projekty.
Po wyborze zakładki Umowy/ decyzje o dofinansowaniu
zostaje wyświetlony rejestr umów/decyzji.
W celu wprowadzenia danych o nowej umowie. decyzji o
dofinansowaniu naleŜy przejść do zakładki wybrać ikonę
Dodaj umowę.
Istnieją dwie moŜliwości wprowadzenia danych
dotyczących umowy/ decyzji:
na podstawie wniosku o dofinansowanie
(podrozdział 1.1)
bez wniosku o dofinansowanie (podrozdział 1.2)
68
1.1. Wprowadzenie danych o umowie/decyzji na podstawie wprowadzonego wcześniej wniosku o dofinansowanie
W tym celu naleŜy wybrać ikonę
. Pojawi się okno WskaŜ wniosek, w którym będzie moŜliwe wyszukanie i wybór wniosku
o dofinansowanie, dla którego ma zostać zarejestrowana umowa/ decyzja.
► Uwaga: W oknie tym zostaną wyświetlone wyłącznie wnioski o dofinansowanie o statusie zatwierdzony.
Wniosek moŜna wyszukać według: numeru
wniosku (sygnatury), daty przyjęcia, tytułu
projektu, nazwy beneficjenta.
Po
wypełnieniu
kryterium
naleŜy wybrać ikonę
wyszukiwania
.
Po
odnalezieniu
właściwego
wniosku
o dofinansowanie,
dla
którego
jest
wprowadzana umowa/ decyzja naleŜy
zatwierdzić wybór przy pomocy ikony
znajdującej się w lewej części ekranu.
69
Pojawi się formularz Nowa umowa, w którym
część pól zostaje automatycznie wypełniona
danymi
pobranymi
z
wniosku
o dofinansowanie.
MoŜna przystąpić do uzupełniania pustych pól
oraz ewentualnej edycji i zmiany danych
przeniesionych z wniosku o dofinansowanie.
1.2. Wprowadzenie danych o umowie/decyzji bez wprowadzonego wcześniej wniosku o dofinansowanie
Po wybraniu pozycji menu Umowy o dofinansowanie zostaje wyświetlona lista
zarejestrowanych umów/decyzji. W celu wprowadzenia danych o nowej umowie
o dofinansowanie naleŜy wybrać ikonę
. Pojawi się okno WskaŜ wniosek. NaleŜy
wybrać przycisk
, znajdujący się w dolnym lewym rogu okna. Następnie
pojawi się formularz Nowa umowa, który naleŜy wypełnić zgodnie z instrukcją zawartą
w podrozdziale 1.3. W celu rezygnacji naleŜy wybrać przycisk
.
70
1.3. Opis formularza umowy/decyzji o dofinansowanie
BLOK INFORMACJE O UMOWIE/DECYZJI
Pole <Numer umowy/decyzji> - Numer umowy/decyzji powinien być nadawany zgodnie z załoŜeniami opisanymi w Wytycznych w zakresie
warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej w załączniku nr 2.
► Uwaga: W przypadku umów o dofinansowanie wprowadzanych na podstawie wniosku o dofinansowanie numer umowy generuje się
automatycznie. Jest on taki sam jak numer wniosku o dofinansowanie (pole ‘Numer wniosku (sygnatura)’ rozszerzony na końcu poprzez znak
myślnika „-„ oraz dwa zera „00”, np. POIG.01.02.00-00-999/07-00
W przypadku wprowadzania aneksu/zmiany do wprowadzonej wcześniej umowy/decyzji o dofinansowanie, pole <numer umowy/decyzji>
wypełniane jest automatycznie numerem identyfikatora projektu (pole ‘Numer wniosku (sygnatura)’) dodatkowo na końcu uŜytkownik wybiera
wartości z listy rozwijalnej:
01
02
…
99
71
► Uwaga: System po wyborze przycisku utwórz aneks wymaga wypełnienie wersji aneksu/zmiany. System nie pozwala na nadanie tego samego
numeru aneksu/zmiany dla dwóch róŜnych dokumentów. Po wprowadzeniu do systemu 2 aneksów/zmian przy wyborze opcji utworzenia nowego
aneksu/zmiany dla danego projektu system widzi dotychczas wprowadzone wersje aneksów/zmian i rozpoczyna numerację od kolejnej wersji
aneksu/zmiany w takim przypadku lista wartości rozpoczyna się od pozycji „03”.
W przypadku, gdy któraś z wersji aneksu/zmiany zostanie usunięta z systemu przy tworzeniu nowego aneksu/zmiany – w systemie dostępne będą
wszystkie niewykorzystane numery aneksów/zmian (lista będzie się rozpoczynać od właściwej wartości).
W przypadku tworzenia umowy bez wniosku o dofinansowanie – numer umowy powinien zostać utworzony zgodnie z maską zastosowaną
w ramach wniosków o dofinansowanie opisaną powyŜej.
► Uwaga: Jeśli uŜytkownik będzie próbował wprowadzić numer umowy bez wniosku przed określeniem poziomu wdraŜania dla danego projektu
– system wyświetli komunikat o następującej treści “Przed rozpoczęciem wprowadzania numeru umowy o dofinansowanie proszę określić
najpierw poziom wdraŜania projektu”.
Pole <Nazwa instytucji zawierającej umowę o dofinansowanie/wydającą decyzję> – pole uzupełniane automatycznie przez system nazwą
instytucji, do której przypisany jest uŜytkownik wprowadzający dane.
Data rozwiązania/Anulowania
Pole <Data rozwiązania/anulowania> – pole naleŜy wypełnić jeśli umowa została rozwiązana lub podjęto decyzję o anulowaniu
umowy/odstąpiono od realizacji projektu. NaleŜy uzupełnić datę rozwiązania/anulowania umowy za pomocą ikony kalendarza
, lub
wprowadzenie daty w pole edycyjne w ramach aktualnej wersji umowy/decyzji. System automatycznie uzupełnia wszystkie wcześniejsze wersje
umowy/decyzji, jeśli zostały wprowadzone do systemu, wartością wprowadzoną dla aktualnej wersji umowy/decyzji w obszarze pola <Data
rozwiązania/anulowania>.
72
Data podpisania
Pole <Data podpisania> – naleŜy uzupełnić datę podpisania umowy za pomocą ikony kalendarza
, lub wprowadzenie daty w pole edycyjne.
Pole <Wartość ogółem> - naleŜy wprowadzić informację o całkowitej wartości projektu obejmującej wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane.
Wyd. kwalifik.
Pole <Wydatki kwalifikowane> – naleŜy wprowadzić informację o wartości wydatków kwalifikowalnych objętych umową.
Dofinansowanie
Pole <Dofinansowanie> – naleŜy wprowadzić informację o wartości wsparcia przyznanego beneficjentowi zgodnie z umową.
w tym UE
Pole <w tym dofinansowanie UE> – naleŜy podać wysokość środków dofinansowania z UE w ogólnej wartości dofinansowania projektu.
► Uwaga: W przypadku Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki to pole nie jest uzupełniane lub naleŜy wpisać wartość „0”
Pole <Wkład własny> – róŜnica między wartością wydatków kwalifikowanych, a wartością wnioskowanego dofinansowania.
Pole <% dofinansowania> – pole wyliczane automatycznie jako procentowa relacja wartości wsparcia do wartości wydatków kwalifikowanych.
73
Pola <Program operacyjny>, <Oś priorytetowa> <Działanie>, <Poddziałanie>, <Tytuł projektu> – są wypełnianie zgodnie z regułami
określonymi dla wniosków o dofinansowanie (opisanymi w rozdziale IV).
Pole <Data rozpoczęcia realizacji> – data rozpoczęcia realizacji projektu wynikająca z umowy/decyzji o dofinansowanie.
Pole <Data zakończenia realizacji> – data zakończenia realizacji projektu wynikająca z umowy/decyzji o dofinansowanie.
74
Pole <Pomoc publiczna> - domyślna wartość: ”bez pomocy publicznej”. UŜytkownik wybiera wartość pola z listy rozwijalnej, składającej się z
trzech elementów:
bez pomocy publicznej
pomoc publiczna
pomoc de minimis
► Uwaga: Jeśli w ramach projektu występują dwa rodzaje pomocy jednocześnie – naleŜy wybrać tylko jedną pozycję, której udział w wartości
wydatków związanych z tą pomocą w ramach projektu jest większy.
Pole <Wartość ogółem> – naleŜy wprowadzić informację o całkowitej wartości projektu obejmującej wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane.
Pole <Wkład krajowy publiczny> – naleŜy wpisać kwotę środków publicznych przeznaczonych na finansowanie realizacji projektu
Pole <Wkład prywatny> – naleŜy wpisać kwotę środków prywatnych przeznaczonych na finansowanie realizacji projektu.
► Uwaga: W ramach umowy o dofinansowanie konieczne jest przedstawienie danych finansowych w oparciu o dwa montaŜe finansowe:
w rozbiciu na dofinansowanie i wkład własny
w rozbiciu na wkład publiczny i wkład prywatny
Pole <% udziału wydatków podlegających cross-financingowi> – naleŜy wpisać udział procentowy kwoty przeznaczonej na cross-financing
w wydatkach kwalifikowalnych.
Pole <DuŜy projekt> – w przypadku, gdy wprowadzana jest umowa dla „DuŜego projektu” w rozumieniu przepisów unijnych naleŜy zaznaczyć
check-box.
75
Blok wypełniany zgodnie z zasadami określonymi dla wniosku o dofinansowanie (opisanymi w rozdziale IV).
BLOK KLASYFIKACJACJA PROJEKTU
Pola w bloku klasyfikacja projektu są wypełniane zgodnie z zasadami określonymi dla wniosku o dofinansowanie(opisanymi w rozdziale IV).
76
W bloku Informacje o beneficjencie pola <Kraj>, <NIP beneficjenta>, <Nazwa beneficjenta>, <Forma prawna beneficjenta> oraz
informacje teleadresowe – naleŜy uzupełnić zgodnie z zasadami określonymi dla wniosku o dofinansowanie.
Pole <Typ beneficjenta> – naleŜy wybrać wartość słownikową, do której moŜna zakwalifikować danego beneficjenta. Dostępne wartości
prezentuje tabela zawierająca słownik typów i form prawnych beneficjentów, znajdująca się w rozdziale dotyczącym wniosków o dofinansowanie.
Pole <REGON> – jest polem opcjonalnym, wypełnianym tylko w przypadku beneficjentów posiadających REGON.
BLOK PLAN FINANSOWANIA PROJEKTU
Tabela Plan finansowy projektu – aby wypełnić dane odnośnie planu finansowego naleŜy wybrać ikonę
.
Plan finansowy powinien zostać przygotowany w podziale na lata i kwartały. Następnie naleŜy wpisać kwoty wydatków kwalifikowalnych
i niekwalifikowalnych, jakie zostaną poniesione w danym kwartale i nacisnąć ikonę
.
► Uwaga:: UŜytkownik moŜe jednocześnie wprowadzić dane w ramach tylko jednego kwartału, nie moŜna wprowadzić kilku kwartałów naraz.
W powyŜszy sposób naleŜy wypełniać rubryki dla kolejnych kwartałów aŜ do kwartału roku, w którym planowane jest zakończenie realizacji
projektu. Kwota wydatków ogółem i wydatków kwalifikowalnych powinna być równa kwocie wartości ogółem i wydatków kwalifikowalnych w
77
bloku formularza Informacje o umowie.
► Uwaga: Kwartały wykazane w planie finansowym muszą mieścić się w okresie realizacji projektu.
► Uwaga: Wszystkie płatności dla danego kwartału kalendarzowego powinny być łączone i wprowadzana jest łączna wartość w ramach planu
finansowego.
► Uwaga: : Jeśli beneficjent ponosi wydatki przed datą rozpoczęcia realizacji projektu naleŜy wykazywać je w systemie w ramach I kwartału planu
finansowego projektu, który jest zgodny z okresem realizacji projektu.
BLOK ŹRÓDŁA, Z KTÓRYCH ZOSTANĄ SFINANSOWANE WYDATKI
Tabela Źródła finansowania – dla wybranego źródła finansowania naleŜy wybrać ikonę edycji
wiersza, wpisać kwoty w rubrykach kwota
wydatków ogółem oraz kwota wydatków kwalifikowanych. a następnie zapisać dany wiersz za pomocą ikony
.
Kwota wydatków ogółem oraz kwota wydatków kwalifikowanych w wierszu suma ogółem powinna być równa kwocie wartości ogółem
i wydatków kwalifikowalnych w bloku formularza Informacje o umowie.
78
► Uwaga: System sprawdza następujące warunki dla tabeli Źródła, z których zostaną sfinansowane wydatki:
czy suma w poszczególnych kolumnach dla wierszy budŜet państwa, budŜet jednostek samorządu terytorialnego oraz inne krajowe
środki publiczne równają się wartościom w odpowiednich kolumnach wiersza Krajowe środki publiczne.
czy w poszczególnych kolumnach suma wartości wiersza Środki wspólnotowe, Krajowe środki publiczne oraz Prywatne równa się
wartościom odpowiednich kolumn wiersza Suma ogółem.
System nie pozwala zapisać danych, jeśli powyŜsze warunki nie są spełnione.
► Uwaga: W przypadku Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, dane dotyczące finansowania projektu wskazywane są wyłącznie
w odniesieniu do krajowych środków publicznych i prywatnych. Pole Środki wspólnotowe naleŜy pozostawić niewypełnione lub naleŜy wpisać
wartość „0”.
System sprawdza, czy suma wskazana w kolumnach Krajowe środki publiczne oraz prywatne wskazuje 100% wartości projektu.
79
BLOK WSKAŹNIKI PRODUKTU
. Następnie naleŜy przy pomocy przycisku
Tabela Wskaźniki produktu – aby wprowadzić dane o wskaźniku naleŜy wybrać ikonę
rozwinąć listę wyboru w rubryce Nazwa wskaźnika i wybrać nazwę. NaleŜy wprowadzić wartości w rubryki Wartość bazowa i Wartość
docelowa. Rubryka J.m. (jednostka miary) zostanie wypełniona automatycznie. Po wybraniu ikony
wprowadzonego wskaźnika produktu. Po zapisaniu danych moŜna przy pomocy ikony
kolejnego wskaźnika produktu.
nastąpi zapisanie informacji dotyczących
dodać kolejny wiersz w celu wprowadzenia danych dla
BLOK WSKAŹNIKI REZULTATU
Tabela Wskaźniki rezultatu - aby wprowadzić dane o wskaźnikach rezultatu naleŜy wybrać ikonę
. Następnie naleŜy przy pomocy przycisku
rozwinąć listę wyboru w rubryce Nazwa wskaźnika i wybrać nazwę. NaleŜy wprowadzić wartości w rubryki Wartość bazowa i Wartość
docelowa.. Rubryka J.m. (jednostka miary) zostanie wypełniona automatycznie. Po wybraniu ikony
wprowadzonego wskaźnika rezultatu. Po zapisaniu danych moŜna przy pomocy ikony
kolejnego wskaźnika rezultatu.
nastąpi zapisanie informacji dotyczących
dodać kolejny wiersz w celu wprowadzenia danych dla
80
► Uwaga: W Krajowym Systemie Informatycznym SIMIK 07-13 rejestrowane są informacje na temat wybranych wskaźników określonych
w załączniku nr 3 do Wytycznych w zakresie gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej. JeŜeli projekt moŜna opisać za pomocą
któregoś ze wskaźników z listy – wówczas uŜytkownik wprowadza informacje o wartości bazowej i wartości docelowej. W sytuacji, gdy w ramach
projektu nie występuje Ŝaden ze wskaźników zawartych na liście – wówczas obie tabele pozostają niewypełnione, a dane dotyczące postępu
rzeczowego w ramach określonego projektu gromadzone są i przechowywane poza Krajowym Systemem Informatycznym np. w Lokalnym
Systemie Informatycznym lub w formie papierowej.
Zapisanie wszystkich informacji wprowadzonych do formularza Nowa umowa jest moŜliwe po wybraniu ikony
. W sytuacji poprawnie
wprowadzonych danych, pojawi się informacja o zapisaniu umowy. Anulowanie wprowadzonych danych (przed dokonaniem zapisu) następuje
po wybraniu ikony
. Aby powrócić do rejestru umów, naleŜy wybrać ikonę
.
► Uwaga: Podczas zapisywania System dokonuje weryfikacji poprawności i kompletności wprowadzonych danych. W systemie wbudowano
szereg reguł poprawności (tzw. reguł walidacyjnych), z których najwaŜniejsze zostały opisane powyŜej w ramach charakterystyki poszczególnych
pól. W sytuacji, gdy wprowadzone do systemu dane są niepełne lub niezgodne z regułami poprawności, wówczas nie jest moŜliwe ich zapisanie,
a system sygnalizuje wykrycie braków lub błędów poprzez szereg komunikatów wyświetlanych na czerwono na górze formularza lub obok miejsca
gdzie nie zostało wypełnione obowiązkowe pole lub popełniono błąd.
81
POPRZEDNIE WERSJE UMOWY
UŜytkownik ma moŜliwość wyszukiwania i wyboru wcześniejszych wersji umowy. Za pomocą przycisku
moŜna edytować poprzednie,
nieaktualne wersje umowy.
► Uwaga: W systemie przechowywane są wcześniejsze wersje umowy/decyzji. Zmiany umowy/decyzji mogą następować na dwa sposoby:
zmiany wymagające aneksu
zmiany nie wymagające aneksu
NaleŜy zapoznać się z zasadami wprowadzania danych dla obu przypadków, opisanymi w podrozdziale 2. tego rozdziału.
Opcja umoŜliwia pogląd i wydruk Karty informacyjnej wniosku
o dofinansowanie dla którego tworzona jest dana umowa/decyzja.
2. Rejestracja zmian do umowy o dofinansowanie /decyzji
► Uwaga: MoŜliwe są dwie formy aktualizowania danych zawartych w umowie/decyzji o dofinansowanie:
• wymagające aneksu do umowy/zmiany decyzji
• nie pociągające za sobą konieczności aneksowania umowy/zmiany decyzji
W pierwszym przypadku konieczne jest zapisanie aneksu i uwzględnienie odpowiedniej zmiany w sygnaturze umowy/decyzji.
W przypadku zmian nie wymagających aneksowania uŜytkownik wprowadza odpowiednie modyfikacje w trybie edycji formularza umowy
i zapisania danych – zgodnie z zasadami opisanymi w podrozdziale 3. W przeciwieństwie do zmian wprowadzanych w formie aneksu nie naleŜy
modyfikować numeru i daty podpisania umowy. Jednocześnie pole <Data ostatniej aktualizacji> jest automatyczne wypełniane wartością
bieŜącej daty, która jest róŜna od daty podpisania umowy. Nie jest konieczne zapisywanie nowego aneksu – dane zostają nadpisane na aktualnej
wersji formularzu.
NaleŜy takŜe pamiętać, Ŝe bez względu na rodzaj i charakter wprowadzanych zmian w systemie przechowywana jest historia dokonanych
modyfikacji tj. kto i kiedy dokonał modyfikacji przechowywanych danych.
82
WPROWADZANIE DANYCH DOTYCZĄCYCH ANEKSU DO UMOWY/ ZMIANY DECYZJI
W celu wprowadzenia informacji odnośnie aneksu do podpisanej umowy, naleŜy najpierw otworzyć menu Umowy o dofinansowanie. Pojawi
się lista zarejestrowanych umów.
Po pojawieniu się listy aktualnych wersji umów, naleŜy przy wybranej umowie nacisnąć przycisk
Pojawi się okno Szczegóły umowy. Aby dodać aneks, naleŜy wybrać ikonę
potwierdzić, poprzez kliknięcie OK.
.
, znajdującą się w bloku Informacje o umowie, a następnie
W otwartym formularzu Nowa umowa/Aneks, naleŜy w pierwszej kolejności zmodyfikować pole <Numer umowy/ decyzji>, a następnie
zaktualizować pole <Data podpisania>.
83
Następnie naleŜy wprowadzić zmiany w polach, zgodnie ze zmianami wynikającymi z aneksu, np. jeŜeli zmieniono harmonogram finansowy
projektu – naleŜy wprowadzić zmiany w bloku Plan finansowy. Aby zapisać zmiany do umowy, naleŜy nacisnąć przycisk
górnym lub dolnym rogu formularza.
w lewym
3. Edycja danych dotyczących umowy o dofinansowanie/ decyzji
W celu edycji danych w formularzu umowy (np. w przypadku błędnego wprowadzenia danych lub wprowadzenia do umowy zmian nie
wymagających aneksu), naleŜy w menu Umowy o dofinansowanie poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania wyszukać wybraną
umowę/decyzję, a następnie wybrać ikonę edycji danych
, znajdującą po lewej stronie wybranej pozycji rejestru. Po otwarciu okna
dialogowego Szczegóły umowy naleŜy zmodyfikować/uzupełnić dane. Na zakończenie edycji danych naleŜy je zapisać za pomocą ikony
.
84
4. Edytowanie wcześniejszych wersji umowy/decyzji
Na liście umów/decyzji o dofinansowanie widoczne są najbardziej aktualne wersje umów/decyzji o dofinansowanie. UŜytkownicy mają jednak
dostęp do wcześniejszych wersji umów/decyzji. W celu edycji danych dotyczących wcześniejszej wersji umowy/decyzji, naleŜy w menu Umowy
o dofinansowanie wyszukać poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania wybraną umowę/decyzję wybraną umowę na liście umów,
a następnie wybrać ikonę edycji
, znajdującą po lewej stronie wybranej umowy.
Po otwarciu okna dialogowego Szczegóły umowy, naleŜy w oknie Wcześniejsze wersje umowy, poprzez naciśnięcie ikony
nieaktualnej wersji umowy z rozwijalnej listy i nacisnąć przycisk
, wybrać numer
, w celu edytowania. Następnie naleŜy potwierdzić, klikając OK.
5. Zarządzanie danymi dotyczącymi umów o dofinansowanie/ decyzji
USUWANIE UMOWY/DECYZJI Z REJESTRU
Po wyszukaniu wybranej umowy/decyzji w rejestrze Umowy o dofinansowanie (poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania) – dane
.
dotyczące umowy/decyzji moŜna usunąć wybierając ikonę
► Uwaga: W celu zabezpieczenia przed przypadkowym usunięciem danych uŜytkownik jest dodatkowo monitowany komunikatem z systemu –
dane są usuwane dopiero po ponownym zatwierdzeniu.
Po pojawieniu się zapytania naleŜy potwierdzić zamiar usunięcia umowy/decyzji o dofinansowanie naciskając przycisk
.
85
.
PODGLĄD I WYDRUK FORMLARZA
W celu dokonania podglądu wprowadzonych danych w zakresie umowy/decyzji – naleŜy wyszukać (poprzez zastosowanie
.
Filtrowania/Wyszukiwania) daną pozycję rejestru w menu Umowy o dofinansowanie, a następnie wybrać ikonę podglądu
Zostanie wyświetlona karta informacyjna umowy/decyzji. W celu wydrukowania karty informacyjnej naleŜy nacisnąć OK w wyświetlonym
automatycznie oknie drukowanie. W wyświetlonym oknie parametry wydruku zostały domyślnie oznaczone. Aby anulować wydruk karty naleŜy
wybrać anuluj w oknie drukowanie
FILTROWANIE I WYSZUKOWANIE DANYCH
W celu wyszukania umowy/decyzji o dofinansowanie naleŜy wybrać ikonę
.
Pojawi się okno, w którym zawarte będą parametry, według których moŜliwe będzie wyszukanie umowy:
86
-
poziom wdraŜania – po naciśnięciu ikony , naleŜy wybrać
w oknie poziom wdraŜania, tj. program operacyjny, oś
priorytetową, działanie, oraz – w wybranych przypadkach –
poddziałanie,
- sygnatura wniosku – naleŜy wpisać w numer/sygnaturę
wniosku o dofinansowanie, którego dotyczy umowa.
- data ostatniej modyfikacji – przy pomocy ikony kalendarza
, naleŜy wybrać datę, w której ostatnio dokonano zmiany w
umowie,
- numer umowy/decyzji– naleŜy wpisać całość lub część
numeru umowy,
- tytuł projektu – naleŜy wpisać cały tytuł projektu, bądź teŜ
jego fragment, zastępując dowolny ciąg znaków symbolem %,
- data rozpoczęcia realizacji - przy pomocy ikony kalendarza
, naleŜy wybrać datę rozpoczęcia realizacji projektu,
wartość cross-financing - moŜna wyszukać umowy, w których
wartości spełniają określone warunki, poprzez naciśnięcie przycisku
, znajdującego się obok powyŜszych rubryk. NaleŜy wybrać z
rozwijalnej listy kryteriów: =, >, >= , < lub <= , oraz wpisać w
okna znajdujące się z prawej strony kwoty.
Po wypełnieniu parametrów wyszukiwania, naleŜy przycisnąć
.W celu posortowania danych naleŜy kliknąć znacznik w nagłówku
widocznej kolumny (np. Poziom wdraŜania, Sygnatura Numer umowy/decyzji, Data podpisania umowy, Beneficjent, Tytuł projektu, data
rozpoczęcia realizacji, Data zakończenia realizacji, Wartość projektu). Dane zostaną posortowane rosnąco według wartości w wybranej
kolumnie. Powtórne kliknięcie spowoduje uszeregowanie danych malejąco.
87
VII. Wskaźniki postępu rzeczowego
Rozwiązania zaimplementowane w module Wskaźniki postępu rzeczowego mają na celu przede wszystkim wypełnienie wymogów
wynikających z art. 58 lit d i art. 60 lit. c Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne
dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego
rozporządzenie Rady (WE) nr 1260/1999.
Dane dotyczące wskaźników postępu rzeczowego wprowadzane są na podstawie następujących źródeł:
listy wskaźników kluczowych, stanowiącej załącznik do Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie warunków
gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej (zakres, powiązania z typem projektu i kategorią interwencji);
poszczególnych programów operacyjnych 2007-2013 (wartości bazowe i docelowe, ew. powiązania z kat. interwencji);
szczegółowych opisów priorytetów programów operacyjnych 2007-2013 (wartości bazowe i docelowe, ew. powiązania z kat.
interwencji).
Moduł Wskaźniki postępu rzeczowego stanowi element KSI (SIMIK 07-13), który pozwala wypełnić obowiązki poszczególnych IZ i całego
państwa członkowskiego, dotyczące monitorowania postępów rzeczowych realizacji poszczególnych operacji, jak i całych programów (osi
priorytetowych / działań / poddziałań).
Moduł ten zapewnia gromadzenie i przechowywanie danych na temat zakresu wskaźników produktu i rezultatu przyjętych dla poszczególnych
programów oraz ich wartości bazowych i docelowych. Zasila (poprzez listę wskaźników) pozostałe moduły, w których rejestrowane są wartości
wskaźników na poziomie pojedynczej operacji (umowy o dofinansowanie/ decyzje oraz wnioski o płatność).
WYJAŚNIENIE POJĘĆ
Wskaźniki rzeczowe produktu odnoszą się do działalności podjętej bezpośrednio w ramach operacji (i na wyŜszych poziomach realizacji –
poddziałań, działań, osi priorytetowych, programów). Są wykorzystywane do monitorowania bezpośrednich postępów – produktów materialnych
i usług, które otrzymują / wytwarzają beneficjenci w trakcie realizacji projektu, przy wykorzystaniu zaangaŜowanych zasobów (np. postęp prac –
liczba zbudowanych km drogi, liczba dni przeprowadzonych szkoleń itp.). Mierzą stopień osiągnięcia celów operacyjnych w jednostkach
fizycznych.
88
Wskaźniki rzeczowe rezultatu odnoszą się do bezpośredniego efektu spowodowanego przez operację (i na wyŜszych poziomach realizacji –
jw.). Dostarczają informacji np. o zmianach zachowań, zdolności, czy efektywności bezpośrednich beneficjentów (np. skrócenie czasu podróŜy,
liczba uczestników, którzy ukończyli szkolenie z wynikiem pozytywnym, zmiana liczby wypadków drogowych, skrócenie czasu przejazdu,
oszczędność kosztów itp.). Na potrzeby KSI (SIMIK 07-13) wskaźniki rezultatu są mierzone w okresie do roku od zakończenia realizacji
operacji (z wyjątkiem horyzontalnych wskaźników słuŜących do pomiaru liczby nowoutworzonych miejsc pracy). Mierzą stopień osiągnięcia
celów szczegółowych w jednostkach fizycznych.
Wartość bazowa wskaźnika przedstawia sytuację wyjściową, w stosunku do której mierzy się następnie postęp realizacji monitorowanej
operacji, (programu itd. jw.). W przypadku wskaźników produktu jest to przewaŜnie zero.
Wartość docelowa przedstawia zakładaną (na początku realizacji) lub osiągniętą (na etapie zakończenia realizacji) wartość wskaźnika. Wartość
zakładana powinna zostać określona na podstawie: wartości bazowej i jej dotychczasowych zmian w czasie, wyznaczonego celu i oceny stopnia
realności jego osiągnięcia w określonym czasie. Wartość osiągnięta – na podstawie danych uzyskanych w wyniku prowadzonego
monitorowania.
Wartości bazowe i docelowe wskaźników są wprowadzane do KSI (SIMIK 07-13) na etapie umowy/decyzji o dofinansowaniu projektu,
a postęp w ich realizacji jest mierzony na podstawie danych deklarowanych we wnioskach beneficjenta o płatność (wszystkich wnioskach –
w odniesieniu do wskaźników produktu i co najmniej wniosku o płatność ostateczną – w odniesieniu do wskaźników rezultatu).
89
Schemat – standardowy przebieg cyklu Ŝycia projektu z uwzględnieniem etapów wprowadzania danych do KSI (SIMIK 07-13), w tym
wprowadzania danych dotyczących wskaźników
raport
ewaluacyjny
wniosek
o dofinansowanie
protokół
pokontrolny,
wniosek o
płatność
wprowadzanie osiągniętych
wartości wskaźników (część
sprawozdawcza wniosku)
rejestracja wniosków,
które spełniają wymogi
formalne, następnie
aktualizacja danych w
zakresie statusu wniosku
umowa/
decyzja
o dofinansowanie
wniosek o
płatność
wprowadzenie wartości
bazowych i docelowych
wskaźników
90
1. Wybór zakładki Wskaźniki postępu rzeczowego
W celu wyboru zakładki Wskaźniki postępu rzeczowego naleŜy rozwinąć pozycję menu Administracja.
► Uwaga: Dostęp do modułu Wskaźniki postępu rzeczowego mają wyłącznie uŜytkownicy posiadający uprawnienia do wprowadzania
informacji o wskaźnikach do listy wskaźników postępu rzeczowego (wyłącznie administrator merytoryczny IK NSRO), do definiowania
powiązań wskaźnik – typ projektu – kategoria interwencji (administrator merytoryczny IK NSRO i administrator merytoryczny IZ)
oraz do ewidencji bazowych i docelowych wartości wskaźników postępu rzeczowego na poszczególnych poziomach wdraŜania
(administrator merytoryczny IK NSRO i administrator merytoryczny IZ).
91
2. Rejestracja wskaźników postępu rzeczowego
Po wyborze zakładki Wskaźniki rzeczowe następuje przejście do modułu Wskaźniki postępu rzeczowego (automatycznie otwierana jest zakładka
Lista wskaźników).
92
2.1 Wprowadzanie danych dotyczących nowego wskaźnika postępu rzeczowego na zakładce Lista wskaźników
W celu wprowadzenia nowego wskaźnika
na zakładce Lista wskaźników, naleŜy wybrać
ikonę
, po wybraniu której pojawiają się pola
do wypełnienia,
charakteryzujące
nowy
wskaźnik.
► Uwaga: UŜytkownik wypełnia pola <Kod
wskaź.>, <Nazwa>, <Jedn. miary> oraz
<Rodzaj>. W chwili zapisu System sprawdza,
czy wszystkie wymagane pola zostały
wypełnione. JeŜeli któreś z pól nie zostanie
wypełnione, System wyświetli przy nim
.
symbol
niemoŜliwe.
Zapisanie
danych
będzie
93
Kod wskaź.
W polu <Kod wskaź.> naleŜy podać kod wskaźnika.
► Uwaga: Kod wskaźnika powinien być unikatowy. Para <Nazwa> oraz <Kod wskaź.> powinna być
unikatowa.
► Uwaga: Docelowo przewidziane jest następujące rozwiązanie:
Dla wskaźników rzeczowych produktu kod będzie miał postać P.k.t.w, gdzie:
− P – oznacza wskaźnik produktu;
− k – jest jedno- lub dwucyfrowym oznaczeniem kategorii interwencji;
− k.t – oznacza numer typu projektu w ramach kategorii k;
− w – oznacza numer kolejnego wskaźnika w ramach typu projektu.
Przykładowy kod wskaźnika produktu: P.29.1.2 (kategoria nr 29, typ projektu 29.1, drugi wskaźnik produktu w tym typie). Wyjątkiem jest
horyzontalny wskaźnik produktu P.100.
Dla wskaźników rzeczowych rezultatu kod będzie miał postać R.k.t.w, gdzie:
− R – oznacza wskaźnik rezultatu;
− k – jest jedno- lub dwucyfrowym oznaczeniem kategorii interwencji;
− k.t – oznacza numer typu projektu w ramach kategorii k;
− w – oznacza numer kolejnego wskaźnika w ramach typu projektu.
Przykładowy kod wskaźnika rezultatu: R.28.1.3 (kategoria nr 28, typ projektu 28.1, trzeci wskaźnik rezultatu w tym typie). Wyjątkiem jest np.
horyzontalny wskaźnik rezultatu R.100.
Nazwa
W polu <Nazwa> naleŜy podać pełną nazwę wskaźnika.
► Uwaga: Kombinacja danych w polach <Nazwa wskaźnika> oraz <Kod wskaź.> powinna być
unikatowa.
94
Jedn. miary
W polu <Jedn. miary> naleŜy, korzystając z listy rozwijanej, wprowadzić jednostkę miary wskaźnika.
Zawartość listy pochodzi z odpowiedniego słownika prostego, dostępnego dla AM IK NSRO.
Rodzaj
W polu <Rodzaj> naleŜy, korzystając z listy rozwijanej, wprowadzić rodzaj wskaźnika (Produkt lub
Rezultat). Zawartość listy pochodzi z odpowiedniego słownika prostego, dostępnego dla AM IK
NSRO.
Po wprowadzeniu wszystkich danych, naleŜy wybrać ikonę
, zapisując tym samym dane dotyczące nowego wskaźnika na liście wskaźników.
W przypadku rezygnacji z wprowadzania nowego wskaźnika, naleŜy wybrać ikonę
.
3. Edycja danych na zakładce Lista wskaźników
Wszystkie pola opisujące wskaźnik są edytowalne - po wybraniu ikony
Po edycji danych, naleŜy wybrać ikonę
.
, zapisując tym samym zmienione dane wskaźnika na liście wskaźników.
W przypadku rezygnacji z wprowadzania zmienionych danych wskaźnika, naleŜy wybrać ikonę
.
W przypadku modyfikacji danych o wskaźnikach z poziomu zakładki Lista wskaźników juŜ wykorzystanych na zakładkach Wskaźniki
w kategoriach czy Wartości wskaźników, aktualizacji podlegają dane na wszystkich zakładkach modułu Wskaźniki postępu rzeczowego. Przy
próbie zapisu zmodyfikowanych danych uŜytkownik (administrator merytoryczny IK NSRO) otrzymuje komunikat generowany przez System
z informacją, iŜ wskaźnik ten został uŜyty na zakładkach Wskaźniki w kategoriach i/lub Wartości wskaźników i pytaniem, czy na pewno chce
zaktualizować wszystkie dane. MoŜliwe są odpowiedzi OK i ANULUJ. Po wybraniu opcji OK aktualizacji podlegają wszystkie dane nt. danego
wskaźnika zarejestrowane na wszystkich zakładkach modułu Wskaźniki postępu rzeczowego. Wybór opcji ANULUJ powoduje anulowanie
operacji modyfikacji.
95
4. Usuwanie wskaźnika postępu rzeczowego z zakładki Lista wskaźników
Usunięcie wskaźnika z listy jest moŜliwe po wybraniu ikony
przy wybranym wskaźniku na zakładce Lista wskaźników.
► Uwaga: Nie moŜna usunąć wskaźnika postępu rzeczowego, jeśli został on dołączony do przynajmniej jednej kategorii interwencji lub jeśli
zostały dla niego dodane bazowe lub docelowe wartości.
5. Wyszukiwanie danych dotyczących wskaźników
, moŜliwe jest wyszukiwanie
Po wybraniu ikony
danych dotyczących wskaźników opisanych na zakładkach
Lista wskaźników, Wskaźniki w kategoriach oraz Wartości
wskaźników. System pozwala na zapoznanie się z danymi
dotyczącymi wszystkich poziomów wdraŜania.
96
Wyświetlony zostaje formularz Parametry wyszukiwania,
zawierający pola przeznaczone do opisania szukanych
danych. Są to pola:
- nazwa programu operacyjnego,
- nazwa osi priorytetowej,
- działanie,
- poddziałanie,
- kod kategorii interwencji,
- nazwa kategorii interwencji,
- typ projektu,
- kod wskaźnika,
- nazwa wskaźnika,
- wartość bazowa – docelowo w określonym zakresie (oddo),
- wartość docelowa – docelowo w określonym zakresie (oddo),
- jednostka.
Po wypełnieniu formularza Parametry wyszukiwania w poŜądanym zakresie, wybranie ikony
wyszukiwania - rekordów spełniających określone parametry.
powoduje wyświetlenie wyników
► Uwaga: Niewypełnienie Ŝadnego z pól na formularzu Parametry wyszukiwania jest moŜliwe (tzw. zapytanie puste) – po wciśnięciu ikony
wyszukiwania wyświetlone zostaną wówczas dane dotyczące wszystkich wskaźników. Wypełnienie pola opisującego niŜszy poziom wdraŜania
(np. <Działanie>), powoduje automatyczne wypełnienie pól opisujących wyŜsze poziomy wdraŜania (<Nazwa osi priorytetowej>, <Nazwa
programu operacyjnego>).
Wypełnianie parametrów wyszukiwania dot. poziomów wdraŜania kolejno, począwszy od pola opisującego najwyŜszy poziom wdraŜania
(<Nazwa programu operacyjnego>), powoduje ograniczenie listy moŜliwych wyborów w polach opisujących niŜsze poziomy wdraŜania
(<Nazwa osi priorytetowej>, <Działanie>, <Poddziałanie>) do tych, które występują w ramach danego scharakteryzowanego wyŜej poziomu.
Np. wybranie w pierwszym z pól „Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka” spowoduje ograniczenie moŜliwości wyboru osi
priorytetowych do tych, które występują w tym programie. Następnie wybór osi, np. „Kapitał dla innowacji”, spowoduje ograniczenie
moŜliwości wyboru w polu <Działanie>. Wybór konkretnego działania spowoduje ograniczenie moŜliwości wyboru w polu <Poddziałanie>.
97
JeŜeli w danym działaniu nie wyodrębniono poddziałań, to przy próbie wyboru poddziałania z listy, wyświetlony zostanie komunikat o treści:
„Brak danych spełniających kryteria wyszukiwania”.
Wybranie ikony
Wybranie ikony
na formularzu Parametry wyszukiwania powoduje wyczyszczenie filtra.
powoduje powrót do zakładki Lista wskaźników.
Wyniki wyszukiwania są wyświetlane na formularzu Lista wskaźników postępu rzeczowego.
Wyświetlane są najpełniejsze dane zawarte w trzech zakładkach: Lista wskaźników, Wskaźniki w kategoriach oraz Wartości wskaźników, bez
wierszy, w których występowałoby niepotrzebne powtórzenie informacji z wierszy wcześniejszych (szczegóły opisano poniŜej).
1. Jeśli zarejestrowano wskaźnik na zakładce Lista wskaźników i nie przypisano do niego kategorii interwencji na zakładce Wskaźniki w
kategoriach ani poziomu wdraŜania z wartościami docelowymi i bazowymi na zakładce Wartości wskaźników, to w wyniku wyszukania
wyświetla się pozycja zawierająca dane tylko w kolumnach Kod wskaźnika oraz Nazwa wskaźnika (są to dane z zakładki Lista wskaźników).
2. Jeśli zarejestrowano wskaźnik na zakładce Lista wskaźników i przypisano do niego kategorię interwencji oraz typ projektu na zakładce
Wskaźniki w kategoriach, ale nie określono poziomu wdraŜania z wartościami docelowymi i bazowymi na zakładce Wartości wskaźników, to
wyświetlają się takie pozycje, które zawierają informację wynikającą z kombinacji wskaźnika i kategorii interwencji oraz typu projektu.
Widoczne są wówczas tylko takie pozycje, które zawierają dane w kolumnach Kod kategorii interwencji, Nazwa kategorii interwencji, Typ
projektu, Kod wskaźnika oraz Nazwa wskaźnika (dane z zakładek Lista wskaźników oraz Wskaźniki w kategoriach) - nie wyświetla się pozycja
określona w punkcie 1, która zawierałaby niepotrzebne powtórzenie danych z samej zakładki Lista wskaźników.
3. Jeśli zarejestrowano wskaźnik na zakładce Lista wskaźników i przypisano do niego kategorię interwencji oraz typ projektu na zakładce
Wskaźniki w kategoriach i określono poziom wdraŜania z wartościami docelowymi i bazowymi na zakładce Wartości wskaźników, to widoczne
się pozycje, które stanowią kombinacje wskaźnika, kategorii interwencji i typu projektu oraz poziomów wdraŜania (dane z wszystkich trzech
zakładek: Lista wskaźników, Wskaźniki w kategoriach oraz Wartości wskaźników). Nie wyświetlają się pozycje określone w punkcie 1 i 2.
► Uwaga: MoŜliwa jest sytuacja, w której wyświetlają się wartości we wszystkich kolumnach, z pominięciem kolumn Kod kategorii
interwencji oraz Nazwa kategorii interwencji (przykład poniŜej). Wskazuje to na umieszczenie wskaźnika na konkretnym poziomie wdraŜania
i nadanie wartości bazowej i docelowej (na zakładce Wartości wskaźników), przy jednoczesnym braku powiązania wskaźnika z kategorią
interwencji i typem projektu (na zakładce Wskaźniki w kategoriach). Taka sytuacja jest niewskazana – dane powinny zostać uzupełnione.
98
Wybranie na formularzu Lista wskaźników postępu rzeczowego ikony
powrót do formularza Parametry wyszukiwania. Wybranie ikony
powoduje powrót do zakładki Lista wskaźników. Wybranie ikony
powoduje
powoduje wyczyszczenie filtra i automatyczne wyświetlenie wszystkich rekordów.
System zapewnia moŜliwość wydrukowania wyników filtrowania. Wybranie ikony
powoduje otwarcie okna z widokiem wydruku oraz okna drukowania.
6. Tworzenie powiązań wskaźnik – typ projektu – kategoria interwencji
Wskaźniki zawarte w zakładce Lista wskaźników naleŜy powiązać z typem projektu i kategorią interwencji, w ramach których operacja mierzona
danym wskaźnikiem jest realizowana.
99
Dany wskaźnik powinien występować tylko raz w danej kategorii interwencji oraz typie projektu. Do konkretnego wskaźnika produktu,
jak i wskaźnika rezultatu, powinien być przyporządkowany tylko jeden typ projektu i jedna domyślna kategoria interwencji, została jednak
zapewniona moŜliwość powiązania wskaźnika (w tym typu projektu, do którego jest przypisany) takŜe z innymi kategoriami interwencji.
Po
wybraniu
zakładki
Wskaźniki
w kategoriach wyświetlona zostaje lista
kategorii interwencji zawartych w KSI
(SIMIK 07-13) – w bloku Kategoria
interwencji (temat priorytetowy) oraz
przypisanych
do
tych
kategorii
wskaźników produktu i rezultatu –
w bloku Wskaźniki w kategorii.
100
W
blokach
Wskaźniki
produktu
w kategorii oraz Wskaźniki rezultatu
w kategorii wyświetlane są wyłącznie
wskaźniki dla jednej kategorii, wybranej
w bloku Kategoria interwencji (temat
priorytetowy), która po wybraniu jest
podświetlana na zielono.
W bloku Kategoria interwencji (temat
priorytetowy) istnieje moŜliwość dodania
kategorii i usunięcia danej kategorii z
listy
W
blokach
Wskaźniki
produktu
w kategorii oraz Wskaźniki rezultatu
w kategorii istnieje moŜliwość dodania
wskaźnika i usunięcia danego wskaźnika
z listy.
6.1. Dodawanie nowej kategorii interwencji na zakładce Wskaźniki w kategoriach / w bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy)
Po wybraniu ikony
w bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy) istnieje moŜliwość dodania do listy nowej kategorii. UŜytkownik
wypełnia pola <Kod kat.> oraz <Nazwa>, wybierając wartości z listy wyświetlanej po wybraniu ikony . W chwili zapisu System sprawdza,
101
czy wymagane pola zostały wypełnione. JeŜeli któreś z pól nie zostanie wypełnione, System wyświetli przy nim symbol
będzie niemoŜliwe.
. Zapisanie danych
Kod kat.
Pole wypełniane z listy. Wypełnienie pola <Kod kat.> powoduje automatyczne wypełnienie pola
<Nazwa>.
Nazwa
Pole wypełniane z listy. Wypełnienie pola <Nazwa> powoduje automatyczne wypełnienie pola <Kod
kat.>.
102
6.2. Usuwanie kategorii interwencji z zakładki Wskaźniki w kategoriach / bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy)
Usunięcie kategorii z listy w bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy) jest moŜliwe po wybraniu ikony
.
► Uwaga: Nie moŜna usunąć kategorii, jeśli zostały przypisane do niej wskaźniki.
6.3. Dodawanie nowego wskaźnika do wybranej kategorii interwencji oraz powiązanie wskaźnika z typem projektu
Po wybraniu jednej z kategorii w bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy) – podświetlonej po dokonaniu wyboru na zielono – istnieje
moŜliwość dodania do listy wskaźników w blokach Wskaźniki produktu w kategorii oraz Wskaźniki rezultatu w kategorii nowego wskaźnika
(ikona
).
103
UŜytkownik wypełnia pola <Typ projektu>, <Kod
wskaź.> oraz <Nazwa> wybierając wartości z list
wyświetlanych po wybraniu znacznika listy rozwijanej
lub ikony . Wypełnienie pola <Kod wskaź.>
powoduje automatyczne wypełnienie pola <Nazwa>.
Wypełnienie pola <Nazwa> powoduje automatyczne
wypełnienie pola<Kod wskaź.>. W blokach Wskaźniki
produktu w kategorii oraz Wskaźniki rezultatu
w kategorii moŜna umieścić odpowiednio wyłącznie
wskaźniki produktu lub rezultatu.
104
W chwili zapisu (po wybraniu ikony
), System sprawdza, czy wszystkie wymagane pola zostały wypełnione. JeŜeli któreś z pól nie zostanie
. Zapisanie danych będzie niemoŜliwe.
wypełnione, System wyświetli przy nim symbol
► Uwaga: MoŜliwe jest przypisanie tej samej kombinacji wskaźnika i typu projektu do róŜnych kategorii interwencji.
W przypadku rezygnacji z dodawania nowego wskaźnika, naleŜy wybrać ikonę
Dane moŜna edytować po wybraniu ikony
.
.
► Uwaga: Nie moŜna zmienić typu projektu przypisanego do wskaźnika, jeśli zastosowana dotychczas kombinacja występuje takŜe w innej
kategorii interwencji.
6.4. Edycja danych na zakładce Wskaźniki w kategoriach / w blokach Wskaźniki produktu w kategorii oraz Wskaźniki rezultatu w kategorii
Pola opisujące wskaźnik są edytowalne - po wybraniu ikony
,.
W przypadku rezygnacji z wprowadzania zmienionych danych wskaźnika, naleŜy wybrać ikonę
.
6.5. Usuwanie danych na zakładce Wskaźniki w kategoriach / w blokach Wskaźniki produktu w kategorii oraz Wskaźniki rezultatu
w kategorii
Usunięcie wskaźnika z listy jest moŜliwe po wybraniu ikony
przy wybranym wskaźniku na zakładce Wskaźniki w kategoriach.
► Uwaga: Nie moŜna usunąć wskaźnika, jeśli zostały przypisane do niego wartości w zakładce Wartości wskaźników. Usunięcie wskaźnika
z listy wskaźników powiązanych z wybraną kategorią interwencji i typem projektu nie powoduje usunięcia zebranych danych historycznych.
105
7. Ewidencja bazowych i docelowych wartości wskaźników postępu rzeczowego oraz przypisanie wskaźników do odpowiednich
poziomów wdraŜania – zakładka Wartości wskaźników
UŜytkownik po wybraniu poziomu wdraŜania (programu operacyjnego / osi priorytetowej / działania / poddziałania) z listy poziomów wdraŜania
utworzonej na podstawie słownika poziomów wdraŜania i wyświetlonej w postaci rozwijanego drzewa, ma moŜliwość dodania wskaźnika z listy
wskaźników postępu rzeczowego (zakładka Lista wskaźników), powiązanego wcześniej z typem projektu i kategorią interwencji (zakładka
Wskaźniki w kategoriach) do odpowiedniego poziomu wdraŜania oraz wprowadzenia informacji o wartościach bazowych i docelowych
wskaźnika.
Listy wskaźników wykorzystywane w blokach Wartości wskaźników produktu oraz Wartości
na zakładce Wartości wskaźników są ograniczone odpowiednio do wskaźników produktu oraz wskaźników rezultatu.
wskaźników
rezultatu
106
107
Po wybraniu poziomu wdraŜania wyświetla
się
komunikat
informujący
o dokonanym wyborze.
Pod
drzewem
wyświetlone
zostają
przypisane
do
wybranego
poziomu
wdraŜania wskaźniki postępu rzeczowego,
podzielone na dwa bloki: Wartości
wskaźników produktu oraz Wartości
wskaźników rezultatu. Widoczne są wartości
bazowe oraz docelowe wyświetlonych
wskaźników.
108
Po wybraniu poziomu wdraŜania, istnieje
moŜliwość dodania do listy wskaźników w
bloku Wartości wskaźników produktu lub
Wartości wskaźników rezultatu nowego
).
UŜytkownik
wskaźnika
(ikona
wypełnia pola <Kod wskaź.> oraz
<Nazwa> wybierając wartości z list
wyświetlanych po wybraniu ikony . Pola
<Wartość bazowa> oraz <Wartość
docelowa> wypełniane są odpowiednimi
wartościami liczbowymi. Pole <Jedn.
miary> jest wypełniane automatycznie,
zgodnie z informacjami dot. wskaźnika,
umieszczonymi
na
zakładce
Lista
wskaźników. Wypełnienie pola <Kod wskaź.>
powoduje automatyczne wypełnienie pola
Wypełnienie
pola
<Nazwa>
<Nazwa>.
powoduje automatyczne wypełnienie pola<Kod
wskaź.>.
► Uwaga: Pole <Wartość bazowa> jest domyślnie wypełnione wartością zero, nie powoduje to jednak zablokowania edycji. Istnieje
moŜliwość edycji pola i wstawienia innej wartości. W chwili zapisu (po wybraniu ikony
), System sprawdza, czy wszystkie wymagane pola
zostały wypełnione. JeŜeli któreś z pól nie zostanie wypełnione, System wyświetli przy nim symbol
. Zapisanie danych będzie niemoŜliwe.
► Uwaga: Wskaźnik rzeczowy moŜe wystąpić tylko raz na danym poziomie wdraŜania.
W przypadku rezygnacji z dodawania nowego wskaźnika, naleŜy wybrać ikonę
.
109
7.1. Edycja danych na zakładce Wartości wskaźników
Pola opisujące wartości wskaźnika na wybranym poziomie wdraŜania są edytowalne - po wybraniu ikony
, z tym, Ŝe pole <Jedn. miary>
jest wypełniane automatycznie, zgodnie z informacjami dot. wskaźnika, umieszczonymi na zakładce Lista wskaźników.
W przypadku rezygnacji z wprowadzania zmienionych danych, naleŜy wybrać ikonę
.
7.2. Usuwanie wartości wskaźnika postępu rzeczowego z zakładki Wartości wskaźników
Usunięcie wartości wskaźnika jest moŜliwe po wybraniu ikony
przy wybranym wskaźniku na zakładce Wartości wskaźników.
► Uwaga: Usunięcie wskaźnika z listy wskaźników powiązanych z wybranym poziomem wdraŜania nie powoduje usunięcia zebranych
dla niego danych historycznych.
110
VIII. Wnioski o płatność
►Uwaga: W KSI (SIMIK 07-13) rejestrowane są dane o wnioskach o płatność, które zostały zatwierdzone. Dane o wniosku o płatność są
wprowadzane do systemu w dwóch etapach:
1) rejestracja danych na podstawie zatwierdzonego wniosku o płatność (tj. wniosku, który przeszedł pozytywnie wszystkie etapy oceny
formalnej i merytoryczno-rachunkowej)
2) aktualizacja wniosku o dane dotyczące daty wypłaty środków na rachunek beneficjenta (po dokonaniu przelewu/bądź wypłacie środków
na rzecz beneficjenta).
►Uwaga: Zgodnie z wytycznymi MRR w zakresie sprawozdawczości wniosek o płatność pełni oprócz funkcji rozliczeniowej takŜe funkcję
sprawozdania na poziomie beneficjenta, w części dotyczącej przebiegu realizacji projektu. Brak wydatków po stronie beneficjenta nie zwalnia
go z obowiązku przedkładania wniosków beneficjenta o płatność z wypełnioną częścią dotyczącą przebiegu realizacji projektu.
W związku z powyŜszym w KSI (SIMIK 07-13) rejestrowane powinny być dwa rodzaje wniosków o płatność pełniące funkcję:
1) sprawozdawczą - wypełniona jest tylko część wniosku o płatność przedstawiająca przebieg realizacji projektu,
2) sprawozdawczą i rozliczeniową - obok informacji dotyczącej realizacji projektu przekazywana jest informacja o wydatkach poniesionych
w związku z realizacją projektu.
Częstotliwość składania wniosków o płatność jest określona przez Instytucję Zarządzającą Programem Operacyjnym w Umowie
o Dofinansowanie.
111
PoniŜszy schemat prezentuje standardowy przebieg procesu oceny wniosku o płatność
Wniosek o
płatność
Weryfikacja
formalna wniosku
Weryfikacja
merytoryczna
wniosku
Weryfikacja
rachunkowa
wniosku
Rejestracja
wniosku o
płatność w KSI
Decyzja o
zatwierdzeniu
płatność
Aktualizacja
wniosku o
płatność w KSI
Wypłata refundacji
112
1. Rejestracja danych dotyczących wniosku o płatność
W celu wyboru zakładki Wnioski o płatność naleŜy rozwinąć pozycję menu Projekty.
Po wybraniu zakładki Wnioski o płatność UŜytkownik przechodzi do rejestru
wniosków o płatność.
W celu wprowadzenia danych o nowym wniosku o płatność naleŜy wybrać ikonę
.
113
Zostaje wyświetlony formularz „Nowy wniosek
o płatność”. NaleŜy przystąpić do wypełniania
kolejnych rubryk formularza.
114
BLOK INFORMACJA O PROJEKCIE
W celu wprowadzenia danych dotyczących nowego wniosku o płatność naleŜy w bloku Informacja o beneficjencie uzupełnić pole <Numer
umowy/decyzji>. W tym celu naleŜy wybrać ikonę
. Pojawi się lista zarejestrowanych umów.
Następnie z wyświetlonej listy naleŜy wybrać nr umowy, w ramach której wprowadzony zostanie nowy wniosek o płatność. Istnieje moŜliwość
wyszukania odpowiedniej umowy korzystając z funkcji Wyszukaj. W pole wyszukiwarki naleŜy wprowadzić nr umowy o dofinansowanie, której
dotyczy wniosek o płatność. Wyszukanie umowy jest dostępne takŜe po wprowadzaniu jedynie część numeru.
W celu powrotu do listy umów naleŜy wyczyścić dane w polu Wyszukaj.
115
► Uwaga: Lista umów/decyzji jest ograniczona – zgodnie z uprawnieniami uŜytkownika – do danego poziomu wdraŜania programu i regionu.
Po wyborze umowy system automatycznie wypełnia pola odpowiadające wybranej umowie o dofinansowanie, tj. <Numer umowy/decyzji>,
<Numer aneksu/zmiany>, <Nazwa beneficjenta> oraz <NIP beneficjenta> na podstawie wybranej [rzez uŜytkownika wersji
► Uwaga: W sytuacji, gdy umowa była aneksowana, uŜytkownik ma moŜliwość wyboru umowy oraz poszczególnych aneksów, w zaleŜności
od tego, za jaki okres ujęto wydatki w ramach wprowadzanego wniosku o płatność.
BLOK INFORMACJA O WNIOSKU O PŁATNOŚĆ
Na pole <numer wniosku o płatność> nałoŜona została maska analogiczna jak w
przypadku umów o dofinansowanie. UŜytkownik wybiera tylko z listy rozwijalnej
(pozycje od 01 do 99) ostatnią cześć numeru wniosku o płatność; pozostała cześć
numeru wniosku o płatność wypełniana jest automatycznie zgodnie z numerem
projektu, dla którego wprowadzany jest wniosek o płatność. Pierwszy wniosek o
płatność składany przez beneficjenta oznaczany jest na końcu numerem 01, drugi
numerem 02 itd.
Pole <Data wpłynięcia wniosku o płatność> naleŜy uzupełnić datę złoŜenia
pierwszej wersji wniosku o płatność przez beneficjenta (niezaleŜnie od późniejszych
dat składania przez beneficjenta wersji wniosku po ewentualnych poprawkach),
W polu <Wniosek za okres do> naleŜy wprowadzić datę kończącą okres, za jaki
składany jest wniosek przez beneficjenta do właściwej instytucji odpowiadającej za
jego rozliczenie, korzystając z ikony kalendarza
dzień.
, w kolejności rok – miesiąc –
W polu <wniosek o płatność końcową> przy pomocy przycisku
naleŜy wybrać
jedną z dostępnych wartości „Nie” i „Tak”. Nie moŜna zarejestrować wniosku
116
o płatność, jeśli w ramach danego projektu wprowadzono juŜ wcześniej w tym polu
wartość „Tak”. Wprowadzenie wniosku o płatność końcową jest informacją
dla systemu, Ŝe dany projekt został juŜ zakończony i w jego ramach nie będą
składane kolejne wnioski o płatność. Wartością domyślną dla pola jest „Nie”.
Dla wniosków z polem „Wniosek o płatność końcową” o wartości „Tak” nie ma
konieczności wypełnienia bloku „Harmonogramu płatności na cztery kolejne
kwartały.”
W polu <Data zatwierdzenia wniosku> naleŜy wprowadzić datę zatwierdzenia
wniosku przez właściwą instytucję, korzystając z ikony kalendarza
w kolejności rok – miesiąc – dzień.
,
► Uwaga: Wprowadzenie danych do systemu powinno nastąpić niezwłocznie po
zatwierdzeniu wniosku o płatność.
w polu <Data wypłaty środków> naleŜy wprowadzić datę wypłaty środków na
rachunek beneficjenta, korzystając z ikony kalendarza
miesiąc – dzień.
, w kolejności rok –
W sytuacji, gdy beneficjentem jest PJB, wówczas w polu <Data wypłaty środków>
naleŜy wpisać datę zatwierdzenia wniosku (wartość identyczna jak w polu <Data
zatwierdzenia wniosku>).
Jeśli projekt jest finansowany w systemie zaliczkowania, wówczas w polu <Data
wypłaty środków> naleŜy wpisać datę zatwierdzenia wniosku (wartość identyczna
jak w polu <Data zatwierdzenia wniosku>).
Jeśli projekt jest finansowany w systemie mieszanym, wówczas:
- jeśli wniosek o płatność jest rozliczeniem wcześniej wypłaconych zaliczek
i nie będzie refundacji, wówczas w polu <Data wypłaty środków> naleŜy wpisać
117
datę zatwierdzenia wniosku (wartość identyczna jak w polu <Data zatwierdzenia
wniosku>),
- jeśli wniosek o płatność jest rozliczeniem wcześniej wypłaconych zaliczek
i będzie wypłacona refundacja, wówczas w polu <Data wypłaty środków> naleŜy
wpisać datę przekazania środków na rachunek beneficjenta.
Jeśli projekt finansowany jest ze środków własnych beneficjenta i następuje
refundacja poniesionych wydatków, wówczas w polu <Data wypłaty środków>
naleŜy wpisać datę przekazania środków na rachunek beneficjenta.
W przypadku, gdy beneficjentem jest samorządowa jednostka budŜetowa, która
dokonuje płatności w ramach projektów z pomocy technicznej RPO na zasadzie
płatności bieŜących, <Data wypłaty środków> powinna być toŜsama z wartością
wykazaną w polu <Data zatwierdzenia wniosku> beneficjenta o płatność przez IZ.
W przypadku rejestracji wniosku, w ramach którego środki nie zostały jeszcze
wypłacone, wypełnienie pola nie jest wymagane. Wówczas wniosek o płatność
będzie wymagał aktualizacji polegającej na uzupełnienia danych w tym polu
po faktycznym przekazania środków na rzecz beneficjenta.
► Uwaga: W przypadku Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, w polu <Data
wypłaty środków> naleŜy podać datę toŜsamą z datą w polu <Data zatwierdzenia
wniosku>).
► Uwaga: W przypadku refundacji realizowanej kilkoma przelewami, w polu
<Data wypłaty środków> wykazujemy datę ostatniego przelewu.
► Uwaga: W ramach tego pola nie rejestruje się daty przekazania środków w
ramach zaliczki.
118
CZĘŚĆ INFORMACJE FINANSOWE
Pole <Kwota środków przekazanych w ramach zaliczki> – naleŜy wypełnić wprowadzając wartość środków, jaka została wypłacona
beneficjentowi w ramach zaliczki. W przypadku, gdy zaliczka nie została wypłacona, wypełnienie pola nie jest wymagane (pozostawiamy
domyślną wartość 0,00).
JeŜeli pierwsza transza zaliczki wypłacona jest na podstawie wniosku o płatność, wówczas w celu zachowania ciągłości numeracji w KSI,
119
powinien on zostać zarejestrowany w systemie. Taki wniosek powinien zawierać następujące dane:
Numer wniosku,
Kwotę przyznanej zaliczki,
Datę wpłynięcia wniosku,
Wniosek za okres do... (toŜsamy z datą wpłynięcia wniosku o płatność),
Data zatwierdzenia wniosku.
Harmonogram płatności na 4 kolejne kwartały
Jeśli rejestrowany jest wniosek o zaliczkę bez części sprawozdawczej, z poziomu modułu „wniosku o płatność” naleŜy usunąć wskaźniki
postępu rzeczowego, które zostały wykazane na poziomie modułu „Umowy/decyzje o dofinansowanie”,
Data wypłaty środków (rozumiana jako data rzeczywistej wypłaty środków – dotyczy pierwszego wniosku o płatność zaliczkową).
W ramach kolejnych wniosków o płatność (rozliczających poniesione wydatki i/lub sprawozdawczych), naleŜy wykazywać kolejne transze
wypłacanej zaliczki zgodnie z procedurami przyjętymi przez instytucję zarządzająca danym programem operacyjnym.
Uwaga: Informacje o zaliczkach wypłaconych na rzecz beneficjenta są wprowadzone do systemu z opóźnieniem w stosunku do faktycznego
momentu przekazania zaliczki. jeśli została ona przyznana z chwilą podpisania umowy. Informacja jest wówczas wprowadzana
do systemu dopiero w momencie złoŜenia przez beneficjenta wniosku o płatność w którym rozlicza juŜ wydatki faktycznie poniesione
i sfinansowane w części lub całości ze środków zaliczkowych.
Pole <Kwota środków przekazanych w ramach zaliczki narastająco> – wypełniane jest automatycznie przez system jako suma wartości
wprowadzonych w polu <Kwota środków przekazanych w ramach zaliczki> w ramach wszystkich wcześniejszych wniosków o płatność
dla tego samego projektu oraz wartości dla bieŜąco wprowadzanego wniosku o płatność.
Pole <Całkowita kwota poniesionych wydatków objętych wnioskiem> – naleŜy wypełnić wprowadzając kwotę całkowitych wydatków
(łącznie kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych) związanych z realizacją projektu, poniesionych w okresie, za który składany jest wniosek
o płatność.
Pole <Całkowita kwota poniesionych wydatków narastająco> – wypełniane jest automatycznie przez system jako suma wartości
wprowadzonych w polu <Całkowita kwota poniesionych wydatków objętych wnioskiem> w ramach wszystkich wcześniejszych wniosków
o płatność dla tego samego projektu oraz wartości dla bieŜąco wprowadzanego wniosku o płatność.
120
Pole <Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem> – naleŜy wypełnić podając kwotę wydatków kwalifikowanych objętych
wnioskiem, poniesionych i uznanych przez beneficjenta za kwalifikowane w okresie, za który składany jest wniosek o płatność.
Pole <Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem narastająco> – wypełniane jest automatycznie przez system jako suma
wartości wprowadzonych w polu <Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem> w ramach wszystkich wcześniejszych
wniosków o płatność dla tego samego projektu oraz wartości dla bieŜąco wprowadzanego wniosku o płatność.
Pole <Kwota wydatków uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji)> – naleŜy wypełnić podając kwotę wydatków uznanych przez
właściwą instytucję dokonującą oceny za kwalifikowalne, która jest wynikiem weryfikacji wniosku o płatność przez pracownika instytucji
oceniającej wniosek, tj. wynika z pomniejszenia kwoty wykazanej w polu <Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem>
o wydatki uznane za niekwalifikowalne oraz inne korekty finansowe, jak równieŜ o dochód wykazany w polu <Dochód odliczony od wniosku
o płatność> (bez odsetek narosłych od środków zaliczki od złoŜenia poprzedniego wniosku o płatność).
Pole <Kwota wydatków uznanych za kwalifikowane (po autoryzacji) narastająco> – wypełniane jest automatycznie przez system jako suma
wartości wprowadzonych w polu <Kwota wydatków uznanych za kwalifikowane (po autoryzacji)> w ramach wszystkich wcześniejszych
wniosków o płatność dla tego samego projektu oraz wartości dla bieŜąco wprowadzanego wniosku o płatność.
Pole <w części objętej pomocą publiczną> – naleŜy wskazać kwotę wydatków kwalifikowanych objętych pomocą publiczną (o ile dotyczy).
Pole <w części objętej pomocą publiczną narastająco> – wypełniane jest automatycznie przez system jako suma wartości wprowadzonych
w polu <w części objętej pomocą publiczną> w ramach wszystkich wcześniejszych wniosków o płatność dla tego samego projektu oraz
wartości dla bieŜąco wprowadzanego wniosku o płatność.
Pole <Wydatki kwalifikowane – podstawa certyfikacji> – naleŜy podać wartość wydatków kwalifikowanych, które zgodnie z zapisami
programu operacyjnego stanowią podstawę do certyfikacji na wyŜszych poziomach.
Pole <Wydatki kwalifikowane –podstawa certyfikacji narastająco> – wypełniane jest automatycznie przez system jako suma wartości
wprowadzonych w polu <Wydatki kwalifikowane – podstawa certyfikacji> w ramach wszystkich wcześniejszych wniosków o płatność
121
dla tego samego projektu oraz wartości dla bieŜąco wprowadzanego wniosku o płatność.
Pole <Dofinansowanie> – naleŜy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta wydatków – uznanych przez właściwą instytucję dokonującą
oceny za podlegające refundacji lub stanowiące podstawę do sporządzenia poświadczenia i deklaracji wydatków na wyŜszym poziomie
(np. z poziomu instytucji pośredniczącej do instytucji zarządzającej).
► Uwaga:: Dofinansowanie to kwota wydatków uznanych za kwalifikowane, po autoryzacji przez daną instytucję dokonującą oceny,
pomnoŜona przez % dofinansowania wynikający z umowy/decyzji o dofinansowanie.
► Uwaga: W przypadku beneficjentów będących państwowymi jednostkami budŜetowymi – którzy w wersji papierowej wniosku o płatność
w polu wnioskowane dofinansowanie wpisują wartość „0” – dofinansowanie oznacza kwotę wydatków kwalifikowanych, uznanych
za kwalifikowane po autoryzacji przez daną instytucję dokonującą oceny, pomnoŜoną przez % dofinansowania wynikający z umowy/decyzji
o dofinansowanie.
Pole <Dofinansowanie narastająco> – wypełniane jest automatycznie przez system jako suma wartości wprowadzonych w polu
<Dofinansowanie> w ramach wszystkich wcześniejszych wniosków o płatność dla tego samego projektu oraz wartości dla bieŜąco
wprowadzanego wniosku o płatność.
Pole <w tym dofinansowanie UE> – naleŜy podać wartość odpowiadającą części kwoty wykazanej w polu <Dofinansowanie>, która zgodnie
z zapisami umowy/decyzji/aneksu/zmiany o dofinansowanie oraz zapisami szczegółowego opisu priorytetów danego programu podlegać będzie
docelowo zadeklarowaniu do KE jako środki UE.
► Uwaga: W przypadku Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki to pole nie jest uzupełniane lub naleŜy wpisać wartość „0”
Pole <w tym dofinansowanie UE narastająco> – wypełniane jest automatycznie przez system jako suma wartości w polu <w tym
dofinansowanie UE> w ramach wszystkich wcześniejszych wniosków o płatność dla tego samego projektu oraz wartości dla bieŜąco
Pole <Wydatki objęte cross-financingiem> - w polu naleŜy wpisać ręcznie właściwą kwotę wydatków w całości wydatków kwalifikowalnych.
Wypełnienie pola nie jest wymagane w przypadku, gdy wydatki kwalifikowane w ramach wniosku o płatność nie są objęte cross-financingiem.
122
Pole <Wydatki objęte cross-financingiem narastająco> – wypełniane jest automatycznie przez system jako suma wartości wprowadzonych
w polu <Wydatki objęte cross-financingiem> w ramach wszystkich wcześniejszych wniosków o płatność dla tego samego projektu oraz
wartości dla bieŜąco wprowadzanego wniosku o płatność.
Pole <Wydatki poniesione na zakup gruntów> – naleŜy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta, w okresie objętym wnioskiem,
wydatków na zakup gruntów [w granicach, określonych w Art. 7 ust. 1 lit b) Rozporządzenia 1080/2006, wskazaną w Załączniku III (Pole31.)
Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006]. Wypełnienie pola nie jest wymagane w przypadku, gdy wydatki kwalifikowane w ramach
rejestrowanego wniosku o płatność nie zostały poniesione na zakup gruntów.
Pole <Wydatki poniesione na zakup gruntów narastająco> – wypełniane jest automatycznie przez system jako suma wartości
wprowadzonych w polu <Wydatki poniesione na zakup gruntów> w ramach wszystkich wcześniejszych wniosków o płatność dla tego
samego projektu oraz wartości dla bieŜąco wprowadzanego wniosku o płatność.
Pole <Wydatki poniesione na mieszkalnictwo> – naleŜy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta, w okresie objętym wnioskiem,
wydatków na mieszkalnictwo [w granicach określonych w z Art. 7 ust. 2 lit c) Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006, wskazaną w Załączniku III
(Pole 30.) Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006]. Wypełnienie pola nie jest wymagane w przypadku, gdy wydatki kwalifikowane w
ramach wniosku nie zostały poniesione na mieszkalnictwo.
Pole <Wydatki poniesione na mieszkalnictwo narastająco> – wypełniane jest automatycznie przez system jako suma wartości
wprowadzonych w polu <Wydatki poniesione na mieszkalnictwo> w ramach wszystkich wcześniejszych wniosków o płatność dla tego
Pole <Wydatki rozliczane ryczałtowo> – naleŜy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta, objętych wnioskiem o płatność, wydatków
związanych z kosztami pośrednimi/kosztami ogólnymi rozliczanymi ryczałtowo [w granicach określonych w Art. 11 Rozporządzania (WE) nr
1081/2006 lub Art. 52 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006, ujętą w Załączniku III (Pole 32.) Rozporządzenia Komisji (WE) nr
1828/2006]. Wypełnienie pola nie jest wymagane w przypadku braku wydatków rozliczanych ryczałtowo w ramach danego wniosku.
123
Pole <Wydatki rozliczane ryczałtowo> – wypełniane jest automatycznie przez system jako suma wartości wprowadzonych w polu <Wydatki
rozliczane ryczałtowo> w ramach wszystkich wcześniejszych wniosków o płatność dla tego samego projektu oraz wartości dla bieŜąco
Pole <Dochód odliczony od wniosku o płatność> – w polu naleŜy wskazać dochód uzyskany w ramach realizowanego projektu od złoŜenia
poprzedniego wniosku o płatność, rozumiany zgodnie z art. 55 ust. 3 rozporządzenia Rady WE nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r.
ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz
Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. WE L 210 z 31.07 2006.
►
Uwaga: NaleŜy pamiętać aby w ramach KSI (SIMIK 07-13) tak jak w ewidencji księgowej instytucji wypłacającej środki pomniejszać
kwotę środków uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji) o dochód wykazany w tym punkcie.
►
Uwaga: W KSI (SIMIK 07-13) nie są rejestrowane informacje dotyczące odsetek jakie wystąpiły w ramach projektu. NaleŜy jednak
pamiętać, aby w ramach ewidencji księgowej instytucji wypłacającej środki pomniejszać kwotę środków wypłaconych beneficjentowi o
występujące w ramach projektu odsetki.
Pole <Dochód odliczony od wniosku o płatność narastająco> – wypełniane jest automatycznie przez system jako suma wartości
wprowadzonych w polu <Dochód odliczony od wniosku o płatność> w ramach wszystkich wcześniejszych wniosków o płatność dla tego
124
BLOK ŹRÓDŁA, Z KTÓRYCH ZOSTAŁY SFINANSOWANE WYDATKI
W tabeli Źródła, z których zostały sfinansowane wydatki naleŜy wskazać źródła finansowania wydatków objętych danym wnioskiem
o płatność.
► Uwaga: System umoŜliwia występowanie rozbieŜności w wartościach poszczególnych źródeł finansowania wykazywanych na etapie
rozliczenia projektu (wniosek o płatność) w porównaniu do wartości zadeklarowanych na etapie kontraktacji projektu (umowa/decyzja
o dofinansowaniu) PowyŜsze rozbieŜności mogą wynikać z wykrytych nieprawidłowości bądź korekt/potrąceń stwierdzonych na etapie
weryfikacji wniosku o płatność.
► Uwaga: W kolumnie kwota wydatków kwalifikowalnych naleŜy wykazać źródła sfinansowania wydatków wykazanych w polu <Kwota
wydatków uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji)>
► Uwaga: Suma ogółem dla kolumn Kwota wydatków ogółem i Kwota wydatków kwalifikowanych powinna być zgodna z wartościami
zapisanymi odpowiednio w polach <całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem> i <Kwota wydatków uznanych za kwalifikowalne
(po autoryzacji)> w części Informacje finansowe.
► Uwaga: Wartość kwoty podanej w wierszu Środki wspólnotowe w kolumnie Kwota wydatków kwalifikowanych musi być równa wartości
kwoty podanej w polu <w tym dofinansowanie UE> z części Informacje finansowe.
125
W celu edycji danych przy danej kategorii źródła finansowania – naleŜy wybrać ikonę
błędne dane, moŜna usunąć błędnie wprowadzone dane przy pomocy ikony
zapisaniu danych przy pomocy ikony
. JeŜeli do danego wiersza zostały wprowadzone
, a następnie ponownie wprowadzić poprawne dane. Po
, naleŜy przejść do kolejnego wiersza tabeli.
► Uwaga: UŜytkownik ma moŜliwość wprowadzania wartości tylko w tych kategoriach źródeł finansowania, które zostały określone
na poziomie umowy/decyzji o dofinansowanie.
► Uwaga: W przypadku Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, dane dotyczące finansowania projektu wskazywane są wyłącznie
w odniesieniu do krajowych środków publicznych i prywatnych. Pole Środki wspólnotowe naleŜy pozostawić niewypełnione lub naleŜy wpisać
wartość „0”.
System sprawdza, czy suma wskazana w kolumnach Krajowe środki publiczne oraz prywatne wskazuje 100% wartości projektu.
126
BLOK HARMONOGRAM PŁATNOŚCI NA CZTERY KOLEJNE KWARTAŁY
W tabeli Harmonogram płatności na cztery kolejne kwartały – naleŜy przedstawić informację o całkowitych wydatkach kwalifikowalnych,
które beneficjent planuje wykazać we wnioskach o płatność składanych w ciągu najbliŜszych czterech kalendarzowych kwartałów realizacji
projektu.
W celu wprowadzenia danych w bloku harmonogram płatności na cztery kolejne kwartały naleŜy wybrać ikonę
W ramach rozwiniętych pól naleŜy wprowadzić odpowiednie wartości:
w pierwszym wierszu.
Rok – naleŜy wprowadzić odpowiedni rok realizacji projektu (2007-2015).
Kwartał – z rozwiniętej listy kwartałów przy pomocy przycisku
naleŜy wybrać kolejny kalendarzowy kwartał realizacji projektu
w danym roku rozpoczynając od kwartału następującego po kwartale, w którym został sporządzony rozpatrywany wniosek o płatność
(Pole: <Wniosek za okres do>).
Planowane wydatki kwalifikowalne – naleŜy wprowadzić planowaną kwotę wydatków kwalifikowalnych, które planowane są
do poniesienia w danym kwartale.
Po zapisaniu danych przy pomocy ikony
, naleŜy przejść do kolejnego wiersza tabeli, wypełniając dane analogicznie jak w przypadku
127
pierwszego wiersza, dla kolejnego kalendarzowego kwartału realizacji projektu.
JeŜeli do końca realizacji projektu zostały np. tylko trzy kwartały – naleŜy wypełnić wiersze dla kolejnych trzech kwartałów, a w wierszu
czwartym podać rok oraz kolejny kwartał, natomiast jako kwotę planowanych wydatków kwalifikowalnych naleŜy wprowadzić „0”.
JeŜeli dane w wierszu nie zostały wprowadzone poprawnie, moŜna usunąć błędne dane przy pomocy ikony
poprawne dane.
i następnie wprowadzić
► Uwaga: W tabeli harmonogram płatności na cztery kolejne kwartały suma pozycji w kolumnie Planowane wydatki kwalifikowane oraz
wartość pola <Wydatki uznane za kwalifikowane narastająco> w bloku Informacje o wniosku o płatność nie moŜe przekroczyć wartości pola
<Wydatki kwalifikowane> zawartej w umowie/decyzji o dofinansowanie.
BLOK ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH PONIESIONE WYDATKI OBJĘTE WNIOSKIEM
UŜytkownik posiada dwie moŜliwości uzupełnienia danych dotyczących zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte
wnioskiem o płatność:
1) wybranie i załączenie dokumentu w formacie PDF, zawierającego wyciąg z dokumentacji księgowej beneficjenta
dokumentującej operacje dokonane w związku z realizowanym projektem
2) wypełnienia tabeli
Funkcjonalności te są zamienne.
128
Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem
Wybierz dokument pdf do załączenia
Przeglądaj...
Załącz dokument
PokaŜ załączony dokument
Lp.
numer
data
Numer
księgowy lub wystawienia
dokumentu
ewidencyjny
dokumentu
data zapłaty
Usuń załączony dokument
kwota
nazwa towaru lub
brutto
usługi
dokumentu
kwota
netto
dokumentu
kwota
w tym VAT
wydatków
kwalifikowalnych
suma ogółem w PLN
1) W celu dołączenia pliku PDF, naleŜy wybrać przycisk Przeglądaj, a następnie – po wybraniu danego dokumentu – przycisk
Załącz dokument. W oknie poniŜej widoczna będzie nazwa wybranego pliku. Przycisk PokaŜ załączony dokument umoŜliwia
przeglądanie załączonego dokumentu. UŜytkownik ma takŜe moŜliwość usunięcia dokumentu PDF za pomocą przycisku Usuń
załączony dokument (jeśli np. załączony plik jest nieprawidłowy).
2) JeŜeli uŜytkownik nie załączył zestawienia dokumentów w formie pliku PDF, powinien wypełnić tabelę znajdującą się poniŜej.
Aby wprowadzić nowe wartości do tabeli naleŜy wybrać ikonę
.
W otwartym oknie naleŜy wypełnić pola, według następujących zasad:
129
Numer dokumentu – numer dokumentu potwierdzającego wydatkowanie środków nadany przez wystawcę.
Numer księgowy lub ewidencyjny – numer dokumentu, nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe
u beneficjenta
Data wystawienia dokumentu – datę wystawienia dokumentu przez dostawcę naleŜy wprowadzić korzystając z ikony kalendarza
Data zapłaty – datę uregulowania płatności wynikającej z przedstawionego dokumentu księgowego naleŜy wprowadzić korzystając
z ikony kalendarza
,
► Uwaga: JeŜeli natomiast wystąpiło więcej dat zapłaty, wówczas po wypełnieniu i zapisaniu wszystkich danych w wierszu (poprzez wybranie
ikony
) pojawi się okno Daty zapłat.
Aby dodać kolejne daty zapłaty naleŜy wybrać ikonę
. W kolumnie Kilka dat zapłat, moŜna
wprowadzić kolejną datę zapłaty, natomiast jeŜeli data zapłaty mieści się w przedziale
czasowym, to daty graniczne tego przedziału zapisywane są w dwóch kolumnach: Przedział dat
od do.
Nazwa towaru lub usługi – nazwa towaru lub usługi wykazana w odpowiedniej pozycji w przedstawianym dokumencie księgowym.
► Uwaga: JeŜeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są
identyczną stawką VAT – moŜliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury.
W przypadku wystąpienia róŜnych stawek w ramach jednego dokumentu księgowego – pozycje z faktury naleŜy pogrupować według stawek
VAT i wpisać kaŜdą z grup w odrębnym wierszu (poprzez wybranie ikony ), z tymŜe dane wprowadzane w pozycjach Nr dokumentu, Data
wystawienia dokumentu oraz Data/daty zapłaty będą zawierały te same wartości we wszystkich wierszach dotyczących danego dokumentu
księgowego.
130
Kwota brutto dokumentu – naleŜy wprowadzić kwotę brutto dla danego towaru lub usługi, bądź teŜ ich grup.
Kwota netto dokumentu – róŜnica pomiędzy wartościami brutto i wartością wynikającą z wysokości podatku VAT.
Kwota wydatków kwalifikowalnych – Kwota Razem dla tej kolumny powinna być równa wartości w polu <Kwota wydatków
kwalifikowalnych objętych wnioskiem>
w tym VAT - kwota VAT, uwzględniona w kolumnie kwota wydatków kwalifikowalych, o ile podatek VAT jest kwalifikowalny.
Zapisanie wypełnionego wiersza następuje poprzez wybranie ikony
. Anulowanie wprowadzonych danych następuje po wybraniu ikony
. Aby usunąć dany wiersz naleŜy wybrać ikonę
.
► Uwaga: W sytuacji wystąpienia wydatków rozliczanych ryczałtowo w ramach wniosków o płatność, gdy kwota „Razem” w kolumnie
6 "Kwota brutto dokumentu" będzie róŜna niŜ kwota podana w polu "Całkowita kwota poniesionych wydatków objętych wnioskiem" lub jeśli
kwota "Razem" w kolumnie 8. „Kwota wydatków kwalifikowalnych” będzie róŜna niŜ kwota podana w polu "Kwota wydatków
kwalifikowanych objętych wnioskiem", system poinformuje uŜytkownika, o rozbieŜnościach. Komunikat ma jednak charakter informacyjny i nie
blokuje zapisu danych w systemie, uŜytkownik decyduje czy zapisać dane w systemie.
BLOK POSTĘP RZECZOWY
Część wniosku o płatność odnosząca się do wskaźników, słuŜy określeniu stopnia zaawansowania rzeczowego oraz określeniu efektów realizacji
projektu. Rejestrowane są wskaźniki produktu oraz wskaźniki rezultatu.
W tabeli Wskaźniki produktu – dane w rubrykach Nazwa wskaźnika oraz J.m. (jednostka miary) zostają automatycznie przeniesione
z formularza Umowa o dofinansowanie dla danego projektu. UŜytkownik, po dokonaniu edycji wiersza za pomocą ikony
, uzupełnia wartość
w rubryce Wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu. JeŜeli ze względu na charakter wskaźnika, nie jest moŜliwe
wypełnienie danej kolumny (np. nie została osiągnięta jeszcze Ŝadna wartość), moŜna wprowadzić wartość „0”, bądź usunąć wiersz dla danego
wskaźnika, wybierając ikonę .
Rubryka Stopień realizacji [%] jest uzupełniana automatycznie przez system, poprzez porównanie z wartością docelową wskaźnika produktu
131
określoną w formularzu Umowa o dofinansowanie.
Po wybraniu ikony
nastąpi zapisanie informacji dotyczących wskaźnika produktu . Anulowanie wprowadzonych danych następuje
po kliknięciu ikony
, natomiast edycja juŜ wprowadzonych danych – po naciśnięciu ikony znajdujące się po lewej stronie wiersza.
Tabela Wskaźniki rezultatu – dane w rubrykach Nazwa wskaźnika oraz J.m. (jednostka miary) zostają automatycznie przeniesione
z formularza Umowa o dofinansowanie dla danego projektu. UŜytkownik, po dokonaniu edycji wiersza za pomocą ikony
, uzupełnia wartość
w rubryce Wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu, wpisując rzeczywiście osiągniętą wartość w wyniku zrealizowania
projektu, bądź teŜ planowaną do osiągnięcia w krótkim okresie po zakończeniu projektu. Rubryka Stopień realizacji [%] jest uzupełniana
automatycznie przez system, poprzez porównanie z wartością bazową (o ile jest róŜna od „0”) oraz docelową wskaźnika rezultatu określoną
w formularzu Umowa o dofinansowanie.
► Uwaga: UŜytkownik jest zobowiązany do wprowadzenia wartości w tabeli Wskaźniki rezultatu jedynie w przypadku wprowadzania danych
odnośnie wniosku o płatność końcową. W innej sytuacji, beneficjent moŜe wprowadzić wartość „0” w kolumnie Wartość wskaźnika osiągnięta
od początku realizacji projektu, bądź teŜ usunąć wiersz dla danego wskaźnika, wybierając ikonę
Po wybraniu ikony
po kliknięciu ikony
.
nastąpi zapisanie informacji dotyczących wskaźnika rezultatu . Anulowanie wprowadzonych danych następuje
.
. W sytuacji
Zapisanie wszystkich informacji wprowadzonych do formularza Nowy wniosek o płatność jest moŜliwe po wybraniu ikony
poprawnie wprowadzonych danych, pojawi się informacja o zapisaniu wniosku o płatność . Anulowanie wprowadzonych danych (przed
dokonaniem zapisu) następuje po wybraniu ikony
. Aby powrócić do rejestru wniosków o płatność, naleŜy wybrać ikonę
.
wbudowano szereg reguł poprawności (tzw. reguł walidacyjnych), z których najwaŜniejsze zostały opisane powyŜej w ramach charakterystyki
poszczególnych pól. W sytuacji, gdy wprowadzone do systemu dane są niepełne lub niezgodne z regułami poprawności, wówczas nie jest
132
moŜliwe ich zapisanie, a system sygnalizuje wykrycie braków lub błędów poprzez szereg komunikatów wyświetlanych na czerwono na górze
formularza lub obok miejsca gdzie nie zostało wypełnione obowiązkowe pole lub popełniono błąd.
2. Edycja danych dotyczących wniosków o płatność
W celu edytowania danych w formularzu wniosku o płatność naleŜy w menu Wnioski o płatność
Filtrowania/Wyszukiwania wyszukać wniosek, a następnie wybrać ikonę edycji danych
poprzez zastosowanie
, znajdującą po lewej stronie wybranej pozycji
rejestru. Następnie naleŜy zmodyfikować/uzupełnić dane. Na zakończenie edycji danych naleŜy je zapisać za pomocą ikony
.
133
3. Zarządzanie danymi dotyczącymi wniosków o płatność
USUWANIE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Z REJESTRU
Po wyszukaniu wybranego wniosku o płatność w rejestrze (poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania) – dane dotyczące wniosku
moŜna usunąć wybierając ikonę
.
► Uwaga: W celu zabezpieczenia przed przypadkowym usunięciem danych uŜytkownik jest dodatkowo monitowany komunikatem
z systemu – dane są usuwane dopiero po ponownym zatwierdzeniu.
Po pojawieniu się zapytania naleŜy potwierdzić zamiar usunięcia wniosku o płatność naciskając przycisk
.
.
PODGLĄD I WYDRUK FORMULARZA
W celu dokonania podglądu wprowadzonych danych w zakresie wniosku o płatność umów/decyzji – naleŜy wyszukać (poprzez zastosowanie
.
Filtrowania/Wyszukiwania) daną pozycję rejestru w menu Wnioski o płatność, a następnie wybrać ikonę podglądu
Zostanie wyświetlona karta informacyjna wniosku o płatność. W celu wydrukowania karty informacyjnej naleŜy nacisnąć OK
w wyświetlonym automatycznie oknie drukowanie. W wyświetlonym oknie parametry wydruku zostały domyślnie oznaczone. Aby anulować
wydruk karty naleŜy wybrać anuluj w oknie drukowanie
134
FILTROWANIE I WYSZUKIWANIE DANYCH
W celu wyszukania danego wniosku o płatność, naleŜy wybrać ikonę
których moŜliwe będzie wyszukanie wniosku
. Pojawi się okno, w którym zawarte będą parametry, według
Istnieje moŜliwość wyszukiwania w/g powyŜszych parametrów poprzez naciśnięcie przycisku
. NaleŜy wybrać z rozwijalnej listy
kryteriów: =, >, >= , < lub <= oraz wpisać w okna znajdujące się z prawej strony odpowiednie kwoty. W przypadku, gdy wybrano kryteria
>, >=, istnieje moŜliwość określenie przedziałów wartości „od – do”, poprzez odznaczenie rubryki Zakres.
135
IX. Kontrole
► Uwaga: w Krajowym Systemie Informatycznym nie będą rejestrowane dane dotyczące kontroli systemowych prowadzonych w instytucjach
zaangaŜowanych w proces zarządzania programów operacyjnych. W systemie przechowywane będę wyłącznie informacje na temat
kontroli poszczególnych projektów.
PoniŜszy schemat prezentuje standardowy przebieg procesu kontroli projektu
Decyzja o
kontroli projektu
Przeprowadzenie
kontroli
Informacja
pokontrolna
Weryfikacja
informacji
pokontrolnej
Rejestracja
danych o
kontroli w KSI
Zatwierdzenie
ostatecznej informacji
pokontrolnej
KONIEC
136
1. Rejestracja informacji o przeprowadzonej kontroli projektu
W celu wyboru zakładki Kontrole naleŜy rozwinąć pozycję menu Projekty.
Po wybraniu zakładki Kontrole UŜytkownik przechodzi
do rejestru kontroli projektów.
W celu rejestracji danych o nowej kontroli naleŜy wybrać
ikonę
.
137
Zostaje wyświetlony formularz „Nowa kontrola”. NaleŜy
przystąpić do wypełniania kolejnych rubryk formularza.
BLOK INFORMACJE O KONTROLI
Pole < Numer kontroli> – na pole została nałoŜona maska analogiczna jak na poziomie wniosków o płatność oraz umów o dofinansowanie.
UŜytkownik wybiera jedynie z listy rozwijalnej (od 01 do 99). Pozostała część numeru kontroli wypełniana jest zgodnie z numerem projektu,
którego dotyczyła kontrola.
138
Pole <Numer umowy/decyzji> – dzięki wprowadzeniu numeru umowy moŜliwa jest identyfikacja projektu, którego dotyczyły prowadzone
działania kontrolne i dla którego sformułowano określone zalecenia pokontrolne.
Wyboru numeru moŜna dokonać:
. Pojawi się lista zarejestrowanych umów. Następnie z wyświetlonej listy naleŜy wybrać nr umowy dotyczącej
naciskając ikonę
projektu, w ramach którego przeprowadzona została kontrola
wyszukując odpowiednią umowę korzystając z funkcji Wyszukaj. W pole wyszukiwarki naleŜy wprowadzić nr umowy o dofinansowanie
projektu, którego dotyczyła kontrola. Istnieje moŜliwość wyszukania umowy, wprowadzając jedynie część numeru.
Pole <Numer wniosku o płatność> – dzięki wprowadzeniu numeru/ów wniosku/ów o płatność, określany jest zakres dokumentów, a takŜe
zakres działań w projekcie, których dotyczyła kontrola. Pole jest fakultatywne, co oznacza, Ŝe nie ma obowiązku jego wypełniania w sytuacji,
gdy kontrola dotyczyła całego projektu, a nie tylko jego określonego fragmentu.
Po wybraniu ikony
zostaną wyświetlone wnioski o płatność, które zostały zatwierdzone i zarejestrowane w Systemie w ramach danego
projektu. Następnie naleŜy wskazać numer odpowiedniego wniosku o płatność. Istnieje moŜliwość dodania dowolnej liczby numerów wniosków
o płatność; aby dodać kolejny nr wniosku naleŜy wybrać ikonę
. Aby usunąć wprowadzoną wcześniej pozycję naleŜy wybrać ikonę
.
Pole <Instytucja przeprowadzająca kontrolę> – pole jest uzupełniane automatycznie o wartość odpowiadającą instytucji, do której przypisany
jest uŜytkownik wprowadzający dane. Istnieje takŜe moŜliwość edycji pola i wprowadzenia nazwy nie znajdującej się w słowniku.
Pole <Data przeprowadzenia kontroli> – naleŜy uzupełnić wprowadzić datę przeprowadzenia kontroli, korzystając z ikony kalendarza
,
► Uwaga: NaleŜy wprowadzić tylko jedną datę. W przypadku kontroli trwających dłuŜej niŜ 1 dzień – za datę przeprowadzenia kontroli naleŜy
uznać moment zakończenia czynności kontrolnych.
BLOK WYNIK KONTROLI
Pole <Wynik kontroli> – naleŜy wprowadzić informacje o przebiegu działań kontrolnych, stwierdzonych uchybieniach lub
139
nieprawidłowościach. MoŜna wpisać maksymalnie 4000 znaków. NaleŜy takŜe podać informację na jakim etapie realizacji projektu
przeprowadzono kontrolę. Czy dana kontrola projektu była kontrolą w trakcie, czy teŜ na zakończenie realizacji projektu.
W przypadku kontroli projektu na zakończenie jego realizacji naleŜy podać informację czy kontrola obejmowała tylko kontrolę dokumentacji,
czy takŜe sprawdzenie efektu rzeczowego w miejscu realizacji projektu.
► Uwaga: Zalecane jest, by na podstawie informacji pokontrolnej wprowadzano w tym polu jeden z trzech wymienionych poniŜej wyników:
Bez zastrzeŜeń – w przypadku, gdy podczas kontroli nie stwierdzono Ŝadnych uchybień
Z nieistotnymi zastrzeŜeniami – w przypadku, gdy stwierdzone podczas kontroli uchybienia nie powodują skutków finansowych
Z istotnymi zastrzeŜeniami – w przypadku, gdy stwierdzone podczas kontroli uchybienia powodują skutki finansowe
Pole <Zalecenia pokontrolne> – w tym polu naleŜy wymienić zalecenia pokontrolne wraz z ewentualnym terminem wprowadzenia ich w Ŝycie.
MoŜna wpisać maksymalnie 4000 znaków.
► Uwaga: Pole jest obowiązkowe do wypełnienia. Jeśli zalecenia pokontrolne zostaną przygotowywane w terminie późniejszym lub w wyniku
kontroli nie wydano zaleceń pokontrolnych – naleŜy wprowadzić w polu krótką informację na ten temat (oraz dokonać jego ewentualnej
aktualizacji/ uzupełnienia po uzyskaniu odpowiednich danych).
140
Po wprowadzeniu wszystkich danych na podstawie ostatecznej informacji pokontrolnej – naleŜy zachować dane dotyczące kontroli w Systemie
poprzez wybranie ikony
.
Aby powrócić do rejestru kontroli, naleŜy wybrać ikonę
.
► Uwaga: Podczas zapisywania danych System dokonuje weryfikacji poprawności i kompletności wprowadzonych danych. W systemie
wbudowano szereg reguł poprawności (tzw. reguł walidacyjnych). W sytuacji, gdy wprowadzone do systemu dane są niepełne lub niezgodne
z regułami poprawności, wówczas nie jest moŜliwe ich zapisanie, a system sygnalizuje wykrycie braków lub błędów poprzez szereg
komunikatów wyświetlanych na czerwono na górze formularza lub obok miejsca gdzie nie zostało wypełnione obowiązkowe pole lub
popełniono błąd.
2. Edycja danych dotyczących kontroli
W celu edytowania danych w formularzu kontroli (np. w przypadku błędnego wprowadzenia danych lub konieczności uzupełnienia danych
w polu <Zalecenia pokontrolne>), naleŜy w menu Kontrole poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania wyszukać informację dotyczącą
kontroli, a następnie wybrać ikonę edycji danych
, znajdującą po lewej stronie wybranej pozycji rejestru. Po otwarciu okna dialogowego
Szczegóły kontroli naleŜy zmodyfikować/uzupełnić dane. Na zakończenie edycji danych naleŜy je zapisać za pomocą ikony
.
141
3. Zarządzanie danymi dotyczącymi kontroli
USUWANIE DANYCH DOTYCZĄCYCH KONTROLI
Po wyszukaniu wybranej informacji dotyczącej kontroli w rejestrze Kontrole (poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania) – dane moŜna
usunąć wybierając ikonę
.
► Uwaga: W celu zabezpieczenia przed przypadkowym usunięciem danych uŜytkownik jest dodatkowo monitowany komunikatem z systemu –
dane są usuwane dopiero po ponownym zatwierdzeniu.
Po pojawieniu się zapytania naleŜy potwierdzić zamiar usunięcia danej pozycji rejestru kontroli o dofinansowanie naciskając przycisk
. W przypadku rezygnacji naleŜy wybrać przycisk
.
PODGLĄD I WYDRUK FORMULARZA
W celu dokonania podglądu wprowadzonych danych w zakresie kontrolii – naleŜy wyszukać (poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania)
.
daną pozycję rejestru w menu Kontrole, a następnie wybrać ikonę podglądu
Zostanie wyświetlona karta informacyjna kontroli. W celu wydrukowania karty informacyjnej naleŜy nacisnąć OK w wyświetlonym
automatycznie oknie drukowanie. W wyświetlonym oknie parametry wydruku zostały domyślnie oznaczone. Aby anulować wydruk karty naleŜy
wybrać anuluj w oknie drukowanie
142
FILTROWANIE I WYSZUKIWANIE DANYCH
W celu wyszukania danych dotyczących kontroli, naleŜy wybrać ikonę
których moŜliwe będzie wyszukanie kontroli
. Pojawi się okno, w którym zawarte będą parametry, według
Istnieje moŜliwość wyszukiwania w/g powyŜszych parametrów poprzez naciśnięcie przycisku
. NaleŜy wybrać z rozwijalnej listy
kryteriów: =, >, >= , < lub <= oraz wpisać w okna znajdujące się z prawej strony odpowiednie kwoty. W przypadku, gdy wybrano kryteria
>, >=, istnieje moŜliwość określenie przedziałów wartości „od – do”, poprzez odznaczenie rubryki Zakres.
X. Rejestr obciąŜeń na projekcie
Rozwiązania zaimplementowane w module Rejestr obciąŜeń na projekcie mają na celu przede wszystkim wypełnienie wymogów wynikających
z lit. f) art. 61 Rozporządzenia (WE) 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r., zgodnie z którym Instytucja certyfikująca programu operacyjnego
odpowiada w szczególności za:… prowadzenie ewidencji kwot podlegających procedurze odzyskiwania i kwot wycofanych po anulowaniu
całości lub części wkładu dla operacji. Kwoty odzyskane są zwracane do budŜetu ogólnego UE przed zamknięciem programu operacyjnego
poprzez potrącenie ich z następnej deklaracji wydatków. W związku z powyŜszym rejestr obciąŜeń na projekcie powinien zawierać dane
dotyczące kwot podlegających procedurze odzyskiwania, wycofanych po anulowaniu oraz odzyskanych, przypisane do konkretnego numeru
projektu i nazwy beneficjenta.
143
Dane dotyczące obciąŜeń wprowadzane są na podstawie następujących źródeł:
korespondencji prowadzonej z beneficjentem, w której zostały określone kwoty do zwrotu np. zalecenia pokontrolne;
decyzji o zwrocie środków, określonej w art. 211 ust. 4 ustawy o finansach publicznych;
wniosków o płatność – zrefundowanych, w których była zadeklarowana kwota podlegająca zwrotowi przez beneficjenta;
wniosków o płatność – pomniejszonych o kwotę do odzyskania;
raportów o nieprawidłowościach;
przelewów na konto instytucji odpowiedzialnej za dokonywanie wypłat do beneficjenta, którymi została zwrócona kwota
odzyskana/wycofana.
WYJAŚNIENIE POJĘĆ
Kwoty do odzyskania (podlegające procedurze odzyskiwania) oraz kwoty wycofane są to środki przeznaczone na finansowanie programów i
projektów realizowanych z tych środków lub dotacji, które zostały wypłacone beneficjentowi, a następnie podlegają zwrotowi przez beneficjenta,
w związku z tym, Ŝe zostały one przez niego:
• wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem,
•
wykorzystane z naruszeniem procedur,
•
pobrane nienaleŜnie lub w nadmiernej wysokości.
W ramach KSI wyróŜnia się kwoty do odzyskania, odzyskane oraz wycofane po anulowaniu:
na poziomi unijnym, czyli takie, które były wykazane w deklaracji z IC do KE,
na poziomie krajowym, czyli takie, które zostały wykazane w deklaracji do instytucji wyŜszego stopnia, jednakŜe ich odzyskanie miało
miejsce wcześniej niŜ deklaracja z IC do KE i deklaracja przekazana z IC do KE jest juŜ odpowiednio skorygowana o kwotę
nieprawidłowo wydatkowaną, w związku z czym nie będą one wykazywane w raporcie rocznym z IC do KE.
Podkreślenia wymaga fakt, Ŝe kwoty wykazywane w raporcie rocznym do KE, o którym mowa wyŜej, oprócz tego, Ŝe będą musiały być
wykazane wcześniej w formie wydatków w deklaracji od IC do KE, to koniecznym jest równieŜ, Ŝeby do ich zwrotu beneficjent był
zobowiązany w związku z zaistnieniem nieprawidłowości w rozumieniu art. 2 (7) rozporządzenia nr 1083/2006 (bez względu na to czy
nieprawidłowość ta podlega zgłoszeniu czy nie).
144
RóŜnica pomiędzy kwotami do odzyskania (podlegającymi procedurze odzyskiwania) oraz kwotami wycofanymi związana jest z
momentem pomniejszenia deklaracji wydatków o wartość tych środków.
Kwoty do odzyskania (podlegające procedurze odzyskiwania) pomniejszają deklarację wydatków dopiero w momencie ich fizycznego
odzyskania .
Kwoty wycofane pomniejszają deklarację wydatków w momencie podjęcia decyzji o zakwalifikowaniu środków, do których zwrotu
zobowiązany jest beneficjent, do tej kategorii. Decyzję o uwzględnieniu kwoty wycofanej w deklaracji wydatków podejmuje pierwsza instytucja
wypełniająca deklarację/wniosek o płatność okresową.
Gdy środki zostaną uznane za wycofane po anulowaniu, a w perspektywie zwrócone przez beneficjenta nie mogą ponownie pomniejszać
deklaracji kierowanej do KE.
Kwoty odzyskane
1. w przypadku środków zakwalifikowanych do kategorii kwot podlegających procedurze odzyskiwania, są to środki zwrócone przez
beneficjenta na właściwy rachunek bankowy, lub środki, o które została został pomniejszony kolejny wniosek beneficjenta o płatność lub
środki odzyskane w trybie postępowania egzekucyjnego. Kwoty odzyskane pomniejszają deklaracje wydatków do KE
2. w przypadku środków zakwalifikowanych do kategorii kwot wycofanych, są to środki zwrócone przez beneficjenta na właściwy
rachunek bankowy, lub środki, o które została został pomniejszony kolejny wniosek beneficjenta o płatność (kwota do wypłaty) lub
środki odzyskane w trybie postępowania egzekucyjnego. Przez pomniejszenie kolejnego wniosku o płatność naleŜy rozumieć jedynie
pomniejszenie kwoty do wypłaty, bez ruszania wydatków kwalifikowalnych. Kwoty te nie pomniejszają deklaracji wydatków do KE,
gdyŜ pomniejszenie miało miejsce w momencie zakwalifikowania środków do kwot wycofanych.
► Uwaga: W ramach KSI (SIMIK 07-13) dane wprowadzane mogą być niezaleŜnie od wykazania ich w deklaracji wydatków od IC do KE.
Wskazanym jest wprowadzanie ich w momencie, gdy nie ma Ŝadnych wątpliwości, iŜ będą one podlegać procedurze odzyskiwania.
145
Standardowy przebieg procesu związanego z prowadzeniem rejestru obciąŜeń na projekcie
146
1. Wprowadzenie danych dotyczących obciąŜeń na projekcie
Przed przystąpieniem do wprowadzania danych do modułu obciąŜenia na projekcie, naleŜy upewnić się, czy posiadane przez UŜytkownika uprawnienia są
zgodne z zakresem wprowadzanych przez niego danych.
W celu wyboru zakładki Rejestr obciąŜeń na projekcie naleŜy rozwinąć pozycję menu Projekty.
Po wyborze zakładki ObciąŜenia na projekcie zostaje wyświetlony rejestr wprowadzonych do systemu decyzji o odzyskaniu.
W celu wprowadzenia danych w nowej Karcie obciąŜeń na projekcie naleŜy wybrać ikonę
147
Zostaje wyświetlony formularz „Karta informacyjna obciąŜeń na projekcie”. NaleŜy przystąpić do wypełniania kolejnych rubryk formularza.
Karta informacyjna obciąŜeń na projekcie
A01
Numer umowy/decyzji
A02
Nazwa beneficjenta
A03
NIP beneficjenta
A04
Instytucja podejmująca decyzję o odzyskaniu
A05
Pozostało do odzyskania (kwota do odzyskania)
A06
Pozostało do odzyskania (RAZEM)
Kwoty do odzyskania/Kwoty wycofane
Numer
sprawy/decyzji
o zwrocie
B01
AAA
AAA
Data decyzji
Typ
kwoty
B02
B03
2008.02.15
2008.02.15
RAZEM środki do odzyskania:
RAZEM kwota wycofane po anulowaniu:
B04
Nr
wniosku
o płatność
B05
AAAAAA
AAAAAA
AAAAAA
Dane o wniosku
Całkowite
wydatki
kwalifikowalne
B06
9 999,99
9 999,99
Kwota do
odzyskania
B07
9 999,99
9 999,99
9 999,99
9 999,99
9 999,99
9 999,99
9 999,99
9 999,99
Kurs euro
B08
9,9999
9,9999
9,9999
Numer
deklaracji
wydatków
B09
Podstawa
decyzji o
zwrocie
Typ
nieprawidłowości
Numer
Raportu/
Opis
Uwagi
B10
B11
B12
B13
AA
AA
AAAAA
AAAAAAAAA
AAAAAA
148
.
Kwoty odzyskane
Numer
sprawy/decyzji
o zwrocie
C01
AAAAA
AAAAA
Kwota odzyskana
Data
odzyskania
C02
2008.02.15
Całkowite wydatki
kwalifikowalne
Odpowiadając
y wkład
publiczny
Ogółem
W tym
wkład UE
C03
C04
C05
C06
9 999,99
9 999,99
9,99
Karne od
wkładu UE
C07
Odsetki
Karne od
kwoty
odzyskane
j
C08
9 999,99
999,9999
999,99
Umowne
C09
Numer
wniosku
o
płatność korekta
C10
2008.02.15
2008.02.15
RAZEM środki odzyskane (od kwota do odzyskania):
Data
przelewu
C11
2008.02.1
5
Nr
przelewu
C12
C13
AAAAA
AAAAA
9 999,99
9 999,99
9 999,99
9 999,99 9,999
9,99
9 999,99
9
999,99
9,999
9
99,99
999,99
9
9 999,9
9
Nr deklaracji
wydatków
AAAAA
AAAAA
AAAAA
AAAAA
RAZEM środki odzyskane
Karta informacyjna obciąŜeń na projekcie
149
1.1. Wprowadzenie danych dotyczących informacji ogólnych
BLOK INFORMACJE OGÓLNE
W polu <Numer umowy/decyzji> naleŜy wpisać numer umowy
o dofinansowanie/ decyzji, której dotyczy sprawa, bądź
po naciśnięciu ikony
wybrać go z listy.
150
Po naciśnięciu ikony
pojawia się lista, z której naleŜy wybrać
numer umowy/ decyzji. Dane dotyczące konkretnej umowy/
decyzji moŜna takŜe wyszukać przy pomocy filtra wpisując
początkowe znaki numeru umowy / decyzji.
Po wypełnieniu kryterium wyszukiwania naleŜy wybrać ikonę
.
Na liście widoczne są jedynie te numery umów/ decyzji,
dla których nie zostały jeszcze utworzone karty obciąŜeń
na projekcie.
► Uwaga: JeŜeli na liście nie moŜna odnaleźć szukanego
numeru umowy/ decyzji naleŜy sprawdzić, czy UŜytkownik
posiada odpowiednie uprawnienia oraz czy dla szukanego
numeru umowy/ decyzji nie została juŜ stworzona karta
obciąŜeń na projekcie.
Pole <Nazwa beneficjenta> zawiera nazwę beneficjenta,
z którym została podpisana umowa/ decyzja. Pole wypełniane
jest
automatycznie
po
wypełnieniu
pola
<Numer
umowy/decyzji>.
Pole <NIP beneficjenta> jest wypełniane automatycznie przez
System po wypełnieniu pola <Numer umowy/decyzji>.
Za pomocą ikony
znajdującej się obok pola <Instytucja
podejmująca decyzję o odzyskaniu> naleŜy wybrać
odpowiednią nazwę instytucji z wyświetlonego słownika.
Domyślnie wyświetlane są dane instytucji, do której przypisany
151
jest zalogowany uŜytkownik.
Po wybraniu ikony
rozwija się lista, z której naleŜy wybrać
nazwę instytucji, z którą beneficjent zawarł umowę, lub która
podjęła decyzję o dofinansowaniu projektu.
Filtrowanie (wyszukiwanie) Instytucji jest moŜliwe według pól
<NIP> i/lub <Nazwa>, po wybraniu ikony
.
Pole <Pozostało do odzyskania (kwota do odzyskania)> jest
wypełniane automatycznie przez System.
Pole <Pozostało do odzyskania (RAZEM)> jest wypełniane
automatycznie przez System.
152
1.2 Wprowadzenie danych dotyczących Kwot do odzyskania / Kwot wycofanych
BLOK KWOTY DO ODZYSKANIA / KWOTY WYCOFANE
Nową decyzję o odzyskaniu wprowadza się za pomocą ikony
.
Pole <Numer sprawy/decyzji o odzyskaniu> naleŜy uzupełnić o numer sprawy/decyzji
o odzyskaniu, wydanej na podstawie art. 211 ustawy o finansach publicznych.
Pole <Numer sprawy/decyzji o odzyskaniu> powinien być nadawany zgodnie z załoŜeniami
opisanymi w Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie
elektronicznej w załączniku nr 2.
Dodatkowo na pole <Numer sprawy/decyzji o odzyskaniu> została załoŜona maska
KODP.TI.KODINS-(O/W)9999/RR
153
W pierwszym polu
się dane w tym module
automatycznie uzupełnia się kod programu operacyjnego jaki został określony w ramach umowy dla której rejestruje
naleŜy z listy wybrać dwuliterowy kod typu instytucji, gdzie odpowiednie skróty oznaczają:
W drugim polu
IZ – instytucja zarządzająca,
IP – instytucja pośrednicząca,
IW – Instytucja pośrednicząca 2 stopnia/Instytucja WdraŜająca,
System wymusza uzupełnienie tej części numeru decyzji po uzupełnieniu kodu programu.
Kolejne pole
to sześcioliterowy kod instytucji. Ple to jest domyślnie uzupełniane kodem instytucji zalogowanego uŜytkownika.
uŜytkownik moŜe wybrać z listy inną instytucję jaka w decyzji o zwrocie środków została określona jako odpowiedzialna
za odzyskanie środków.
uŜytkownik wybiera z listy jednoliterowy kod kwalifikujący środki jako do odzyskania bądź wycofane po anulowaniu
W następnym polu
odpowiednio:
•
W – kwota wycofana po anulowaniu
•
O – środki do odzyskania
► Uwaga: Przy zapisie system sprawdza zgodność z wartością wybraną w polu <Typ kwoty> Brak zgodności powoduje wyświetlenie
komunikatu „Numer sprawy/decyzji o zwrocie niezgodny z typem kwoty”.
W przedostatnim polu
UŜytkownik wpisuje numer Decyzji o zwrocie środków wydanej przez daną Instytucję od początku realizacji
Programu Operacyjnego. Dla pierwszej pozycji moŜliwy jest wybór albo cyfry albo duŜej litery. Pozostałe trzy znaki posiadają jedynie moŜliwość
wyboru cyfr. Domyślnie pojawia się kolejny wolny numer dla danego programu operacyjnego, jednakŜe UŜytkownik ma moŜliwość zmiany tego
numeru.
W ostatnim polu
wybierany jest z listy rok wydania decyzji o zwrocie.
► Uwaga: JeŜeli decyzja nie została wydana, gdyŜ np. sprawa dotyczy PJB w polu tym naleŜy wpisać numer sprawy, po którym moŜna ją
zidentyfikować.
154
W polu <Data decyzji> korzystając z ikony kalendarza
w kolejności rok – miesiąc – dzień
naleŜy wprowadzić datę rozpoczęcia procedury odzyskiwania kwoty, tj. datę wydania decyzji
o zwrocie, wydanej na podstawie art. 211 ustawy o finansach publicznych.
► Uwaga: JeŜeli decyzja nie została wydana, gdyŜ np. beneficjentem jest PJB, naleŜy wpisać
datę rozpoczęcia działań administracyjnych związanych z odzyskaniem środków, bądź datę
zwrotu środków. W tym drugim przypadku data wydania decyzji będzie taka sama jak data
zwrotu środków.
W polu <Typ kwoty> naleŜy zaznaczyć, w jaki sposób zakwalifikowane zostały obciąŜenia na
projekcie. UŜytkownik zaznacza jedną z opcji:
•
kwota wycofana po anulowaniu,
•
środki do odzyskania;
► Uwaga: Przy zapisie system sprawdza zgodność z wartością wybraną w polu <Numer
sprawy/decyzji o odzyskaniu>. Brak zgodności powoduje wyświetlenie komunikatu
„Numer sprawy/decyzji o zwrocie niezgodny z typem kwoty”.
DANE O WNIOSKU
Po wybraniu ikony
uaktywniają się do wypełnienia pola
dotyczące danych o wniosku o płatność, którego dotyczy
decyzja o odzyskaniu. Uzupełniane są następujące pola
<Numer wniosku o płatność>, <Kwota do odzyskania>,
<Całkowita
kwota
wydatków
kwalifikowalnych>,
<Kurs euro> oraz <Nr deklaracji wydatków>
► Uwaga: Dane o wniosku muszą zostać zapisane przed
zapisaniem całego wiersza.
155
W polu <Numer wniosku o płatność> po naciśnięciu ikony
naleŜy
z listy wybrać wniosek o płatność, który został zrefundowany
beneficjentowi, i w którym została zadeklarowana kwota stanowiąca
kwotę wycofaną po anulowaniu / do odzyskania.
Po wybraniu ikony
następuje wyczyszczenie pola.
Na liście dostępne są jedynie te wnioski, które były złoŜone w ramach
danej umowy o dofinansowanie/ decyzji.
Filtrowanie (wyszukiwanie) wniosku o płatność jest moŜliwe według
wartości pola <Numer wniosku>, po wybraniu ikony
.
156
W polu <Całkowita kwota wydatków kwalifikowalnych> uŜytkownik wpisuje z dokładnością do dwóch
miejsc po przecinku, odpowiednią wartość wydatków kwalifikowalnych stanowiących podstawę
certyfikacji, których dotyczy decyzja o odzyskaniu.
W polu <Kwota do odzyskania> uŜytkownik wpisuje wartość całej kwoty, dla której została podjęta
decyzja o odzyskaniu, zarówno środki wspólnotowe oraz publiczny wkład krajowy. Wartość jest
wpisywana ręcznie przez uŜytkownika z dokładnością do 2 miejsc po przecinku.
Pole <Kurs euro> wypełniane jest automatycznie przez System po wyborze wniosku o płatność.
Wyświetlana wartość odpowiada kursowi, według którego wyliczona została wartość Deklaracji IC
kierowanej do KE, uwzględniającej wniosek, w którym została zadeklarowana kwota stanowiąca kwotę
wycofaną po anulowaniu/ do odzyskania. Wartość kursu przeliczeniowego przedstawiana jest
z dokładnością do 4 miejsc po przecinku.
► Uwaga: Nie wyświetlenie kursu euro oznacza, iŜ deklaracja wydatków, uwzględniająca wniosek,
w którym została zadeklarowana kwota stanowiąca kwotę wycofaną po anulowaniu / do odzyskania,
nie została jeszcze wysłana do KE.
157
Pole <Numer deklaracji wydatków> wypełniane jest automatycznie przez System po wyborze wniosku o
płatność.
Wyświetlana wartość odpowiada numerowi deklaracji IZ do IC, w skład której wszedł bezpośrednio, bądź
pośrednio wniosek o płatność, na podstawie którego została wypłacona kwota, której dotyczy decyzja o
zwrocie.
► Uwaga: Nie wyświetlenie numeru deklaracji oznacza, iŜ deklaracja wydatków, uwzględniająca
wniosek, w którym została zadeklarowana kwota stanowiąca kwotę wycofaną po anulowaniu / do
odzyskania, nie została jeszcze wykazana w deklaracji z IZ do IC.
W polu <Podstawa decyzji o zwrocie> naleŜy wybrać z listy powód zwrotu środków. UŜytkownik poprzez
zaznaczenie wybiera odpowiednią opcję:
•
Nieprawidłowość,
•
Inne;
Domyślnie na liście wyświetlana jest wartość Nieprawidłowość.
Pole <Typ nieprawidłowości> wypełniane jest przez UŜytkownika w zaleŜności od opcji wybranej w polu
<Podstawa decyzji o zwrocie>. W przypadku zaznaczenia opcji Nieprawidłowość uŜytkownik w polu
<Typ nieprawidłowości> wybiera poprzez zaznaczeniu jedną z poniŜszych opcji:
•
Została zgłoszona,
•
Jeszcze nie została zgłoszona,
•
Nie podlega zgłoszeniu.
W przypadku wyboru opcji Inne w polu <Podstawa decyzji o zwrocie>, pole <Typ nieprawidłowości>
jest nieaktywne.
158
Pole <Nr raportu / Opis> wypełniane jest przez uŜytkownika w zaleŜności od opcji wybranej w polu
<Podstawa decyzji o zwrocie>. W przypadku zaznaczenia opcji Nieprawidłowość uŜytkownik w polu <Nr
raportu / Opis> wpisuje numer raportu o nieprawidłowościach.
W przypadku wyboru opcji Inne w polu <Podstawa decyzji o zwrocie>, w polu <Nr raportu / Opis>
uŜytkownik wpisuje powód wydania decyzji o zwrocie środków.
► Uwaga: W przypadku, gdy pole pełni funkcję Opis – w polu moŜna wprowadzić do 250 znaków.
W przypadku, gdy pole funkcjonuje jako Numer raportu, nie moŜna w nim wpisać więcej niŜ 25 znaków.
Pole <Uwagi> wypełniane jest przez UŜytkownika. Pole to na formularzu widoczne jest w formie ikony do
edycji
, bądź do podglądu
w zaleŜności od uprawnień uŜytkownika.
W przypadku odczytu zapisanych danych okno z moŜliwością podglądu danych pojawia się jedynie
w przypadku, gdy w „Notatniku” są wprowadzone dane. Widoczna wtedy jest ikona „podglądu danych”
, po wybraniu której pojawia się okno z wprowadzonymi wcześniej uwagami.
W przypadku gdy „Notatnik” jest pusty, nie jest wyświetlana ikona „podglądu danych”.
Po wybraniu ikony edycji
pojawia się nowe wyskakujące okno edycyjne do wprowadzania uwag –
„Notatnik”. Wartości wprowadzone nie są widoczne na karcie obciąŜeń na projekcie jak równieŜ
.
w rejestrze kart obciąŜeń. – w celu odczytu trzeba wybrać ikonę „podglądu” wprowadzonych danych
Okno „Notatnik” jest polem tekstowym z moŜliwością wprowadzenia do 4000 znaków.
159
Pole <Razem środki do odzyskania> – wartość w kolumnie <Całkowita kwota wydatków kwalifikowalnych> generowana jest automatycznie
przez System jako suma wszystkich kwot z kolumny <Całkowita kwota wydatków kwalifikowalnych> zaznaczonych w kolumnie <Typ kwoty>
jako Środki do odzyskania.
Pole <Razem środki do odzyskania> – wartość w kolumnie <Kwota do odzyskania> generowane jest automatycznie przez System jako suma
wszystkich kwot z kolumny <Kwota do odzyskania> zaznaczonych w kolumnie <Typ kwoty> jako Środki do odzyskania.
160
Pole <Razem kwota wycofana po anulowaniu> – wartość w kolumnie <Całkowita kwota wydatków kwalifikowalnych> generowana jest
automatycznie przez System jako suma wszystkich kwot z kolumny <Całkowita kwota wydatków kwalifikowalnych> zaznaczonych w kolumnie
<Typ kwoty> jako Kwota wycofana po anulowaniu,
Pole <Razem kwota wycofana po anulowaniu> – wartość w kolumnie <Kwota do odzyskania> generowana jest automatycznie przez System
jako suma wszystkich kwot z kolumny <Kwota do odzyskania> zaznaczonych w kolumnie <Typ kwoty> jako Kwota wycofana po anulowaniu;
161
1.3 Wprowadzenie danych dotyczących Kwot odzyskanych
BLOK KWOTY ODZYSKANE
W momencie odzyskania środków dane te są rejestrowane w systemie informatycznym. UŜytkownik podobnie jak w przypadku zakładania karty
obciąŜeń na projekcie wyszukuje kartę odpowiednią dla danej sprawy i w tabeli <Kwoty odzyskane>, po wybraniu ikony
dotyczące odzyskanych środków.
, wprowadza dane
W polu <Numer sprawy/ decyzji o odzyskaniu> uŜytkownik wybiera z listy odpowiedni numer sprawy/ decyzji
o odzyskaniu, wydanej na podstawie art. 211 ustawy o finansach publicznych.
► Uwaga: Na liście znajdują się jedynie te Numery spraw/decyzji o odzyskaniu, które zostały wcześniej
wprowadzone w polu <Numer sprawy/decyzji o odzyskaniu> w tabeli <Kwota do odzyskania/Kwota
wycofana>.
Po wybraniu Numeru sprawy/ decyzji o odzyskaniu i naciśnięciu ikony
danych dotyczących zwróconych środków.
UŜytkownik ma moŜliwość wpisania
► Uwaga: W sytuacji, gdy w polu <Typ kwoty> kwota została oznaczona jako Środki do odzyskania, pola te wypełniane są po fizycznym zwrocie
środków przez beneficjenta na właściwy rachunek bankowy, bądź po odliczeniu środków z kolejnego wniosku o płatność. W takiej sytuacji muszą
być wypełnione wszystkie pola w wierszu.
► Uwaga: W sytuacji, gdy w polu <Typ kwoty> kwota została oznaczona jako Kwota wycofana po anulowaniu, pomimo wykazania środków
w kolejnej deklaracji wydatków, środki nie musiały być zwrócone instytucji. W takiej sytuacji, bezpośrednio po wypełnieniu tabeli <Kwota do
odzyskania/Kwota wycofana> naleŜy zaznaczyć do edycji tabelę <Kwota odzyskana> gdzie wypełnione muszą być jedynie pola <Numer
162
sprawy / decyzji o odzyskaniu> oraz <Numer deklaracji wydatków>, w której została wykazana kwota wycofana. Kolejne pola wypełniane są
w miarę odzyskiwania środków od beneficjenta. Pole <Numer deklaracji wydatków> wypełniane jest automatycznie przez system w momencie
przekazania deklaracji wydatków od IC do KE w której zostały wykazane odpowiednio środki odzyskane lub wycofane po anulowaniu.
W polu <Data odzyskania> naleŜy ręcznie lub korzystając z ikony kalendarza
w kolejności rok – miesiąc –
dzień wprowadzić datę wpłaty środków na właściwy rachunek bankowy lub datę pomniejszenia kolejnego wniosku
o beneficjenta płatność.
Kwota odzyskana
W polu <Całkowite wydatki kwalifikowalne> UŜytkownik wpisuje wartość wydatków kwalifikowanych stanowiących podstawę certyfikacji,
wyliczanych od kwoty odzyskanej. Kwota wpisywana jest z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku;
W polu <Odpowiadający wkład publiczny> UŜytkownik wpisuje wartość wydatków kwalifikowanych odpowiadających wkładowi publicznemu,
wyliczanych od kwoty odzyskanej. Kwota wpisywana jest z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku;
W polu <Ogółem> UŜytkownik wpisuje kwotę odzyskanego dofinansowania jaka wpłynęła na konto instytucji, bądź o jaką został pomniejszony
wniosek o płatność.
W tym polu uŜytkownik wpisuje tylko kwotę odpowiadającą kapitałowi przeznaczonemu do odzyskania bez odsetek. Wartość jest wpisywana przez
UŜytkownika z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
163
W polu <W tym wkład UE> UŜytkownik wpisuje wartość wydatków kwalifikowanych odpowiadających wkładowi UE, wyliczanych od kwoty
odzyskanej. Kwota wpisywana jest z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku;
Odsetki
W polu <Odsetki umowne> UŜytkownik podaje kwotę odzyskanych odsetek umownych naliczanych zgodnie z prawem polskim. Są to odsetki
naliczone przed upływem terminu zwrotu określonym w wezwaniu do zapłaty (nienaleŜne Komisji Europejskiej);
W polu <Odsetki karne od kwoty odzyskanej> UŜytkownik wpisuje wartość odsetek, jakie zostały faktycznie zwrócone przez beneficjenta na
rachunek instytucji.
W polu <Odsetki karne od wkładu UE> UŜytkownik wpisuje wartość odsetek naleŜnych KE, naliczaną proporcjonalnie od wkładu UE. Stanowią
one iloraz odsetek karnych od kwoty odzyskanej i udziału kwoty dofinansowania UE w dofinansowaniu:
ODSETKI KARNE - (odsetki za zwłokę) naliczane od naleŜności głównej, po upływie terminu zwrotu określonego w wezwaniu do zapłaty.
W polach dotyczących odsetek karnych naleŜy podać kwotę odzyskanych odsetek karnych.
► Uwaga: W przypadku, gdy IZ jest zwolniona z obowiązku prowadzenia rejestru odsetek w podziale na karne i umowne, IZ zalicza
i rejestruje wszystkie odsetki na rzecz odsetek karnych (metodologia uzgodniona przez IZ zgodnie z procedurą zawartą w Wytycznych IC).
164
W polu <Numer wniosku o płatność - korekta> UŜytkownik po naciśnięciu ikony
wniosku o płatność, z którego dokonano beneficjentowi potrącenia;
wybiera z listy numer
rozwija się lista, z której naleŜy wybrać
wniosek o płatność, z którego dokonano beneficjentowi potrącenia
kwoty stanowiącej kwotę wycofaną po anulowaniu / do odzyskania.
Na liście dostępne są jedynie te wnioski, które były złoŜone w ramach
danej umowy / decyzji o dofinansowanie.
Filtrowanie (wyszukiwanie) wniosku o płatność jest moŜliwe po polu
<Numer wniosku> i wybraniu ikony
.
► Uwaga: W przypadku, gdy zostanie wybrany ten sam wniosek, który został wskazany jako wniosek, który został zrefundowany beneficjentowi, i
w którym została zadeklarowana kwota stanowiąca kwotę wycofaną po anulowaniu / do odzyskania, system przy próbie zapisania zapyta
UŜytkownika, czy na pewno chce podać ten sam nr wniosku. Taka sytuacja jest moŜliwa jedynie wtedy, gdy w ramach tego samego wniosku została
naliczona dana kwota, oraz nastąpiło jej odliczenie
165
W polu <Data przelewu> UŜytkownik ręcznie lub korzystając z ikony kalendarza
w kolejności rok – miesiąc – dzień, wprowadza datę przelewu kwoty odzyskanej,
wpłaconej przez beneficjenta lub przez organ prowadzący postępowanie egzekucyjne, na
właściwy rachunek bankowy.
W momencie gdy UŜytkownik po wypełnieniu pola <Numer wniosku
o płatność> próbuje dodatkowo wypełnić pole <Data przelewu> pojawia się komunikat
informujący, iŜ pole jest nieaktywne.
► Uwaga: Ta sama kwota nie moŜe być równocześnie potrącona z kolejnego wniosku o
płatność oraz wpłacona na rachunek bankowy.
W polu <Nr przelewu> UŜytkownik ręcznie, wprowadza numer przelewu/nr dekretu,
który został nadany danej operacji wpłaty na konto instytucji kwoty odzyskanej/wycofanej.
W momencie gdy UŜytkownik wypełni pole <Numer wniosku o płatność> <Nr
przelewu> jest nieaktywne.
W polu <Numer deklaracji wydatków> system generuje numer deklaracji wydatków,
która została skorygowana o kwotę odzyskaną. Pole jest pobierane automatycznie przez
system w momencie włączenia kwoty wycofanej / kwoty odzyskanej do deklaracji
wydatków;
166
W wierszu <Razem środki odzyskane (od
kwota do odzyskania> system generuje
sumy wszystkich kwot z poszczególnych
kolumn, które w części Kwoty do
odzyskania/Kwoty wycofane, w kolumnie
„Typ kwoty” zostały oznaczone jako kwota
do odzyskania.
W wierszu <Razem środki odzyskane >
system generuje sumy wszystkich kwot z
poszczególnych kolumn.
167
2. Walidacja i zapisanie danych
Po wprowadzeniu wszystkich danych na podstawie decyzji o odzyskaniu naleŜy zachować dane na Karcie informacyjnej obciąŜeń na projekcie
w Systemie poprzez wybranie ikony
Aby powrócić do Rejestru obciąŜeń na projekcie, naleŜy wybrać ikonę
.
.
► Uwaga: Przed zapisem całej Karty obciąŜeń na projekcie naleŜy zapisać poszczególne wiersze.
wbudowano szereg reguł poprawności (tzw. reguł walidacyjnych).
obok miejsca gdzie nie zostało wypełnione obowiązkowe pole lub popełniono błąd.
168
XI. Oracle Discoverer
1. Informacje ogólne
Oracle Discoverer Plus jest narzędziem informatycznym, w którym zdefiniowane zostały:
− foldery zawierające dane udostępnione z KSI (SIMIK 07-13),
− gotowe raporty – zdefiniowane przez administratorów merytorycznych – zawierające dane udostępnione z KSI (SIMIK 07-13).
Na podstawie ww. folderów i raportów uŜytkownik KSI (SIMIK 07-13) posiadający dostęp do Oracle Discoverer Plus moŜe:
− samodzielnie tworzyć zapytania ad hoc w oparciu o zdefiniowane ww. foldery,
− prowadzić analizy przekrojowe w oparciu o swoje zapytania bądź w oparciu o ww. zdefiniowane raporty.
Baza danych udostępniona na potrzeby Oracle Discoverer jest aktualizowana w cyklu dobowym , co oznacza, iŜ raporty generowane w danym
dniu są tworzone w oparciu o dane wprowadzone do KSI SIMIK 07-13 wg stanu na koniec poprzedniego dnia roboczego.
Oracle Discoverer Plus umoŜliwia m.in. tworzenie ograniczeń (warunków), podsumowań, parametrów, dodatkowych obliczeń oraz definiowanie
sposobu sortowania danych.
Wyniki mogą być przedstawione w formie tabelarycznej lub graficznej. W celu uzyskania lepszej formy graficznej sugeruje się eksportowanie
z Oracle Discoverer Plus wyników zapytań, raportów, etc. do Excel i tworzenie w nim poŜądanej formy graficznej.
Wymagania techniczne
Do prawidłowego działania narzędzia Oracle Discoverer Plus niezbędne jest zainstalowanie na stanowisku komputerowym uŜytkownika KSI:
oprogramowania Java wersja 1.5.0_09,
przeglądarki Internet Explorer 6+ (wersja 6.0 i powyŜej).
169
2. Połączenie z Oracle Discoverer Plus
W celu uzyskania połączenia z Oracle Discoverer Plus naleŜy
uruchomić przeglądarkę: Internet Explorer 6+ (wersja 6.0 i
powyŜej) i wpisać poniŜszy adres:
https://www.raporty.simik.gov.pl/discoverer/plus
► Uwaga: Podczas pierwszej próby uruchomienia aplikacji
na danym komputerze moŜe pojawić się komunikat o błędzie
połączenia (patrz: obok). NaleŜy wówczas odświeŜyć stronę
(przyciskiem <F5> lub ikoną
)
Następnie uŜytkownik KSI w polu <baza danych> wpisuje
symbol bazy, z której danych chce utworzyć zapytanie lub
otworzyć raport:
Symbole baz (produkcyjnej i szkoleniowej) zostaną
udostępnione uŜytkownikom.
W chwili obecnej:
- symbol bazy produkcyjnej to „prod” lub „db01”;
- symbol bazy szkoleniowej to „szkol” lub „db02”.
Po wpisaniu symbolu bazy danych, uŜytkownik KSI w polach
<nazwa uŜytkownika> oraz <hasło> wpisuje odpowiednio
swój login i hasło obowiązujące w danej bazie w KSI (SIMIK
07-13). Na zakończenie naleŜy wybrać przycisk „Wykonaj”.
170
► Uwaga: W przypadku, gdy uŜytkownik ma moŜliwość edytowania danych w więcej niŜ jednym programie operacyjnym (PO),
przyporządkowywane mu są odpowiednie profile uŜytkownika (dwa lub więcej). Przed przystąpieniem do logowania do Oracle Discoverer
Plus naleŜy zalogować się do odpowiedniej bazy KSI (SIMIK 07-13) i wybrać profil odpowiadający PO, w ramach którego uŜytkownik
będzie chciał wykorzystywać dane w narzędziu raportującym (patrz: Rozdział II.2. Instrukcji – Wybór profilu uŜytkownika).
W trakcie nawiązywania połączenia moŜe pojawić się komunikat
(patrz: obok). NaleŜy wybrać przycisk „Tak”.
Następnie, przy pierwszym logowaniu pojawiają dwa następne
komunikaty. NaleŜy wybrać przycisk „Yes”. Jeśli uŜytkownik nie
chce, aby poniŜsze komunikaty pojawiały się przy następnych
logowaniach, naleŜy odznaczyć checkbox (okienko) „Always trust
content from this publisher”
171
Po wykonaniu wszystkich
powyŜszych czynności
następuje otwarcie Oracle
Discoverer Plus.
172
UŜytkownik KSI moŜe skorzystać z jednej z dwóch dostępnych opcji:
1) po wybraniu przycisku „Przeglądaj” otworzyć listę zdefiniowanych
raportów, i wybrać jeden z dostępnych na liście raportów:
lub
2) wybrać przycisk „Dalej” i przystąpić do definiowania swoich zapytań
ad hoc w oparciu o zdefiniowane foldery zawierające udostępnione dane:
► Uwaga: Sposoby definiowania zapytań w Oracle Discoverer Plus prezentowane są Administratorom Merytorycznym wyznaczonym przez
poszczególne instytucje podczas szkoleń z obsługi Oracle Discoverer Plus.
173

Cykl życia projektu - Fundusze Europejskie 2007-2013

Transkrypt

Podobne dokumenty

stan na 11 października 2015 r. - Fundusze Europejskie 2007-2013

Kontrole WPR / Ryby - Fundusze Europejskie 2007-2013

Pobierz moje CV - arthuryankovski.org

Omowienie zmian - Fundusze Europejskie 2007-2013

emocje – zabawy

Kadry i Płace – Zbiorcze wysyłanie PIT-11 do systemu e

Prezentacja nt. sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich

Program szkolenia ,,Rozliczanie projektów w ramach Regionalnego