Prezentacja pudeł archiwizacyjnych

Nowe pudła archiwizacyjne
Wprowadzenie
•
Dokumenty są przechowywane ze względu na wymagania prawne czy handlowe
•
2 rodzaje archiwizacji: krótko i długo okresowa
• 75% dokumentów jest przechowywane w krótkim okresie – do 15 lat
• Większość z nich stanowi dokumenty typu: faktury, umowy, zgłoszenia
reklamacyjne, wyciągi z banku, listy płac*
•
20% jest przechowywana w długim okresie (ponad 15 lat lub permanentnie):
• Dane o pracownikach, dane medyczne, rejestr urodzin, listy akcjonariuszy*
•
5% dokumentów jest przechowywana przez Narodowe Centra Archiwizacji –
permanentnie*
* Według badań firmy Reisswolf group zajmującej się archiwizowaniem
dokumentów dla dziesiątki tysięcy firm w Europie
Rynek
•
Jest wielu lokalnych producentów, pudła z tektury falistej są łatwe do
wyprodukowania
•
Jest silna konkurencja ze strony PL – wiele GA czy kluczowych klientów
posiada w swojej ofercie takie pudełka, kupowane bezpośrednio u producentów
kartonu
•
Na rynku jest 3 kluczowych graczy: Esselte, Fellowes, Fast (Francja)
Wprowadzenie
Rynek
Użytkownicy
Produkt
Komunikacja &
promocja
Podsumowanie
Co robimy dalej?
Zmiany
•
Nowoczesne technologie zmieniają rynek, wiele
dokumentów jest tworzona i przechowywana w
wersji elektronicznej.
•
Wiele dokumentów jest skanowana co zapewnia
łatwy do nich dostęp. Jednak wersja papierowa
musi być zachowana ze względu na
wymagania prawne.
•
Jest wiele produktów służących do archiwizacji.
Nowe cechy jak „fast assembly” stosowane w
konstrukcji pudełka stają się coraz bardziej
popularne i ułatwiają cały proces archiwizacji dla
użytkownika końcowego.
Archiving and document
management company
Archiwizowanie krótko-okresowe
Archiwizacja krótko-okresowa
Rozwiązania Esselte
standard
Esselte
•
•
Nowa kolekcja pudeł z konstrukcją automatycznego składania dna umożliwia
szybką i intuicyjną pracę
Złożenie pudła jest niezwykle proste i szybkie. Jest przyjazne użytkownikom
Esselte Speedbox – główne cechy
Szeroki zakres pudeł i kontenerów z automatycznie
składającym się dnem
Pudła mają podwójne wieko zabezpieczające przed
niezamierzonym otwarciem oraz wzmocniony otwór na palec
Kontenery mają podwójne ściany i dno zapewniające mocną
konstrukcję przy ich pełnym zapełnieniu oraz przy przenoszeniu
Wykonane z kartonu w 100% pochodzącego z recyklingu i w
100% nadającego się do ponownego przetworzenia
Posiadają certyfikat FSC
Konstrukcja pudeł Speedbox
Nowa, automatyczna konstrukcja składania pudeł
Oszczędność czasu i bezstresowa praca - wystarczy kilka sekund
1
2
3
Pudła Esselte Speedbox – korzyści
Pudła mają podwójne wieko zabezpieczające
przed niezamierzonym otwarciem oraz
wzmocniony otwór na palec
Nigdy więcej zniszczonych pudeł
Nigdy więcej wypadających dokumentów
Kontenery Esselte Speedbox – korzyści
Kontenery mają podwójne ściany i dno zapewniające mocną konstrukcję przy
ich pełnym zapełnieniu oraz przy przenoszeniu
Esselte Speedbox
Wszystkie pudła Esselte Speedbox mają konstrukcję automatycznego
składania dna:
Pudła 80, 100, 150 mm – najlepsze do archiwizowania dokumentów
wyjętych z segregatorów czy przechowywanych w folderach
Pudło otwierane od szerszej strony 80 mm – umożliwiają
łatwiejsze wkładanie dokumentów do pudełka
Pudło otwierane z góry, A4
Pudło otwierane z góry, M – mieści 3 x pudło 100 lub 2 x pudło 150
Pudło otwierane z góry, L – mieści: 5 x pudło 80 lub 4 x pudło 100
Pudło na segregatory – mieści 5 segregatorów 75 mm
Rozmiar pudeł i kontenerów zapewnia przechowywanie:
Dokumentów w formacie A4
Dokumentów przechowywanych w teczkach A4 czy skoroszytach
czy koszulkach
Opakowanie zbiorcze w formie opakowania kartonowego
Esselte Standard
Najlepiej sprzedające się pudła – jakość doceniona przez użytkowników już
przez ponad 25 lat.
Esselte Standard – główne cechy
Szeroki zakres pudeł i kontenerów do różnych celów:
Boxy 80, 100, 150, 200
Kontenery otwierane z góry
Kontenery na pudła i segregatory otwierane z przodu
Pudła na teczki zawieszane
Tuby
Pudła na segregatory
Pojemnik na czasopisma
Kolorowe pudła z kolekcji Vivida ułatwiające organizację
dokumentów
Ręcznie składane – instrukcja wydrukowana na pudełku
Wykonane z kartonu w 100% pochodzącego z recyklingu i
w 100% nadającego się do ponownego przetworzenia
Posiadają certyfikat FSC
Zamiany w pudłach standardowych
Wprowadzane w Q4, od stycznia 2013 oferujemy tylko zmienione kody
Kod
Produkt
128001 Pudełka archiwiz. boxy 80 mm, poj. 800 kartek, biały
128001
Op
25 szt
Sugerowana
ilość na zam
25
Kod EAN
Komentarz dot. zmian:
5902812336573 Kod na op. 25szt ważny do końca 2012
Pudełka archiwiz. boxy 80 mm, poj. 800 kartek, biały, PALETA
Paleta
1200
Pudełka archiwiz. boxy 80 mm, poj. 800 kartek, biały
25 szt
25
4049793 034249 Nowy kod na op. 25 szt od 2013, zastępuje kod 128001
25 szt
25
5902812336580 Kod na op. 25szt ważny do końca 2012
Pudełka archiwiz. boxy 100 mm, poj. 1000 kartek, biały, PALETA
Paleta
1200
Pudełka archiwiz. boxy 100 mm, poj. 1000 kartek, biały
25 szt
25
4049793 034218 Nowy kod na op. 25 szt od 2013, zastępuje kod 128201
Pudełka archiwiz. boxy 100 mm, poj. 1000 kartek, biały
Pudełka archiwiz. boxy 100 mm, poj. 1000 kartek, biały
10 szt.
10 szt.
10
10
5902812201048 Kod na op. 10 szt ważny do końca 2013
3249440201722 Nowy kod na op. 10 szt od 2013, zastępuje kod 20104
128701 Pudełka archiwiz. boxy 200 mm, poj. 2000 kartek, biały
128701 Pudełka archiwiz. boxy 200 mm, poj. 2000 kartek, biały
25 szt
25 szt
25
25
5902812333671 Kod EAN tylko do końca 2012
3249441287015 Nowy kod EAN od 2013
128900 Pudło archiwizacyjne otwierane z góry, biały
128900 Pudło archiwizacyjne otwierane z góry, biały
10 szt
10 szt
10
10
3249441289002 Kod EAN tylko do końca 2012
3249441289002 Nowy kod EAN od 2013
128910 Pudło archiwizacyjne otwierane z przodu, biały
128910 Pudło archiwizacyjne otwierane z przodu, biały
10 szt
10 szt
10
10
3249441289101 Kod EAN tylko do końca 2012
3249441289101 Nowy kod EAN od 2013
128300 Pudło archiwizacyjne otwierane z góry, brązowy
10 szt
10
3249441283000 do końca 2012
128080
128201 Pudełka archiwiz. boxy 100 mm, poj. 1000 kartek, biały
128201
128102
20104
20172
3249441280115 Nowy kod na pełną paletę (bez opk pośredniego) od 2013
3249441282010 Nowy kod na pełną paletę (bez opk pośredniego) od 2013
Esselte
•
•
Pudła Eco to ekonomiczna oferta do archiwizacji dokumentów
Ich cechy przyczyniają się do ochrony środowiska
Esselte Eco – główne cechy
Kolekcja Eco została zaprojektowana z myślą o ekologicznych
potrzebach użytkowników:
Wykonane w 100% z kartonu pochodzącego z odzysku z
bardzo dużym udziałem surowców pochodzących z
odpadów konsumpcyjnych (85%)
Posiadają certyfikat FSC
W 100% zdatne do ponownego przetworzenia
Rozmiar pudeł został zoptymalizowany tak by pasował do
dokumentów A4 przy jednoczesnym minimalizowaniu
odpadów w produkcji.
Nadruk na kartonie wykonany przy użyciu farb bazujących na
wodzie.
Opakowanie zbiorcze wyeliminowane, ograniczamy odpady,
którymi musi zająć się użytkownik
Produkty Esselte Eco
Kolekcja pudeł Eco zawiera tylko najlepiej sprzedające się rodzaje, o
standardowym sposobie składania:
Pudła 80 & 100 mm
Pudło otwierane z góry – mieści 5 x pudło 80 lub 4 x pudło 100
Pudło otwierane z przodu – mieści 5 x pudło 80 lub 4 x pudło 100
Pudło na segregatory – mieści 5 segregatorów 75 mm
Rozmiar pudeł Eco jest tak dostosowany, by mieścił tylko dokumenty
w formacie A4.
Archiwizowanie długookresowe
Rynek
Na rynku występują regulacje odnośnie przechowywania długoterminowego
Wdrożona niedawno norma ISO 16245 określa specyficzne wymagania co do pudeł i
teczek, wykonanych z celulozy wykorzystywanych do archiwizowania długoterminowego.
Ta norma dotyczy pudeł wykonanych z tektury zwykłej lub falistej czy teczek wykonanych z
papieru czy kartonu.
Większość produktów konkurencji nie ma potwierdzonego
przez trzecią stronę certyfikatu.
Uważa się, że tylko pudła wykonane ze zwykłej tektury są
bezkwasowe i odpowiednie do przechowywania
długoterminowego.
Nowy karton z tektury falistej wyprodukowany przez Leitz jest
w 100% z tektury nieprzetworzonej – Leitz zmienia rynek!!
Użytkownicy
Archiwiści w instytucjach typu:
• Narodowe centra archiwizacji: akty prawne, regulacje, dane nt. posiedzeń
rządu/parlamentu, rejestry akt, patenty – zwykle podzielone na różne
ministerstwa (finansów, obrony narodowej, medyczne)
• Kościoły, uniwersytety, biblioteki
Archiwiści pracujący dla:
• Firm, organizacji
Poszukiwany produkt spełniający określone
wymagania jak bezkwasowość i norma ISO 16245
Produkty Leitz Infinity spełniają wymagania normy ISO 16245 określające zasady
długoterminowego przechowywania dokumentów.
Norma ISO 16245
Stworzona w 2009
Coraz więcej firm pracuje w oparciu o wymagania tej normy
Określa wymagania co do pudeł i folderów wykonanych z celulozy
wykorzystywanych do długoterminowego przechowywania dokumentów
Odnosi się pudeł wykonanych z tektury falistej lub zwykłej czy do folderów wykonanych z
papieru czy kartonu
Kilka najważniejszych wymagań normy:
Karton musi być bezkwasowy i spełniać inne szczegółowe wymagania. Są dwa możliwe
stopnie przypisane do kartonu:
A – najwyższa jakość, wszystkie warstwy tektury muszą spełniać wymagania, dokumenty
mogą być przechowywane bez specjalnego dodatkowego opakowania gdyż karton pudeł
posiada cechy odporne na starzenie się papieru.
B – dokumenty muszą być przechowywane w dodatkowym bezkwasowym opakowaniu
Kolor – karton nie może zawierać barwników czy pigmentów
Konstrukcja – powinna zapewnić łatwy dostęp do dokumentów i ich wyjmowanie. Bez
żadnych metalowych elementów, które mogłyby zniszczyć dokumenty
Wytrzymałość – pudło powinno wytrzymać ciśnienie 20 kPa.
Leitz Infinity – główne cechy / korzyści
Kolekcja pudeł, kontenerów i teczek zgodnych z normą ISO 16245-A –
potwierdzone przez “PTS -The Paper Technology Specialist” w
Niemczech *
Wykonane w 100% z nieprzetworzonego, czystego i bezkwasowego
kartonu (virgin)
Typ kartonu A: dokumenty mogą być przechowywane bez
specjalnego dodatkowego opakowania gdyż karton pudeł posiada
cechy odporne na starzenie się papieru.
Lekka waga: pudła są wygodne w składaniu i przenoszeniu
Mają lepszą stabilność niż pudła wykonane ze zwykłej tektury
Wyprodukowane z uwzględnieniem zrównoważonego podejścia
do zużycia surowców – by wyprodukować pudło Infinity z tektury
falistej potrzebne jest o 1/3 mniej surowca niż gdyby trzeba było
wyprodukować je ze zwykłej tektury.
Konkurencyjne cenowo: produkcja z tektury falistej zapewnia
mniejsze zużycie materiałów nieprzetworzonych niż ze zwykłej
tektury
Konstrukcja z automatycznie składanym dnem: oszczędność czasu i
łatwiejsza i bezstresowa praca
Posiadają certyfikat FSC
Leitz Infinity – zakres produktów
Pudła i kontenery Inifinty mają automatyczne, składane dno:
Pudła 100, 150 mm
Pudło otwierane od szerszej strony 80 mm
Pudło otwierane z góry, A4
Pudło otwierane z góry, M – mieści 3 x pudło 100 lub 2 x pudło 150
Pudło otwierane z góry, L – mieści: 5 x pudło 80 lub 4 x pudło 100
Teczka i folder – grubość tektury 310 gsm
Użytkownicy w Polsce
•
Minister Kultury i podporządkowana mu Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
odpowiadają za narodowy zasób archiwalny
•
Najcenniejsze archiwa przechowują Archiwum Główne Akt Dawnych, Archiwum Akt
Nowych, Archiwum Dokumentacji Mechanicznej, Archiwum Państwowe
Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku
•
Archiwa podporządkowane ministrom obrony, spraw wewnętrznych, finansów, spraw
zagranicznych, szefom ABW, Agencji Wywiadu, Kancelarii Sejmu, Senatu, Prezydenta i
prezesa IPN
•
PAN, GUS, muzea, archiwa szkół wyższych i wiele innych jednostek
•
Zasób archiwalny niepaństwowy czyli to co przez wieki zgromadziły kościoły czy archiwa
społeczne: Ośrodek Karta, Archiwum Emigracji, Archiwum Polski Podziemnej, Archiwum
Solidarności, polonijne instytuty, muzea, biblioteki
•
W archiwach państwowych przechowywano 249,7 km akt na koniec 2005
•
Kościół potentatem jeśli chodzi o liczbę Archiwów (11 tys.) i ich zasób (kilkaset km akt)
•
IPN – 9,9 km kartotek archiwów (wszystkich zwiezionych akt 85 km)
•
Akta pracownicze przechowywane przez 50 lat (nawet jeśli zakład zbankrutował)
Ciekawostki
•
Ogólnopolskie Stowarzyszenie Archiwistów reprezentuje firmy prywatne zajmujące
się przechowywaniem i obróbką akt:
• Archeon Usługi archiwalne z Janikowa (6 km akt)
• Emiks Składnica Akt z Lublina (akta 190 tys. Pracowników z 270 firm
• Emeryturka Agencja Poszukiwań Akt z Pruszcza Gdańskiego (183 klientów)
• Archiwum Rotacyjne Ład Stowarzyszenia Archiwistów Polskich w Zielonce (152
klientów)
• Materiały archiwalne ostatniego Narodowego Spisu Powszechnego zajęły 7 km akt
Archiwizacja krótko i długo okresowa – nasza oferta
Archiwizacja długo okresowa
BEST
SPECIAL
Archiwizacja krótko okresowa
BETTER
LEITZ Infinity
ESSELTE
Speedbox
GOOD
ESSELTE
Standard
ESSELTE Eco
QUALITY
Prezentacja produktu w katalogu –Speedbox, Eco, Standard