Wytyczne finansowe
Transkrypt
Wytyczne finansowe
Szanowni Państwo Poniżej chcielibyśmy przedstawić kilka informacji i wskazówek dla Państwa odnośnie programu „Ruch Rzeźbi Umysł, Serce i Ciało” na rok 2015 – to jest Parafiad Regionalnych i Festynów SportowoRekreacyjnych. 1. Najważniejsze informacje odnośnie finansowania: Jak to było sygnalizowane już zeszłych latach, rozliczenia notami księgowymi stwarzały znaczące trudności w rozliczaniu projektu. W związku z tym od przyszłego roku wszystkie koszty z dotacji Ministerstwa Sportu i Turystyki przekazanej Partnerom przez Stowarzyszenie będą dokumentowane fakturami oraz umowami wystawionymi na Stowarzyszenie Parafiada. W związku z tym każdy dokument pochodzący od Partnera powinien być opatrzony jego pieczątką, by można było łatwo przypisać konkretne koszty do konkretnych imprez. W związku z wymaganym wkładem własnym (20% wszystkich kosztów) oznacza to, że trzeba będzie pozyskać i udokumentować fakturami lub umowami na siebie kwotę równą minimum jednej czwartej otrzymanej od nas dotacji: np. 250 złotych na każdy tysiąc otrzymany od Stowarzyszenia. Te 250 po dodaniu do tysiąca z dotacji dadzą 20% sumy – 1250 zł. a. Poniżej teoretyczny przykład: Partner w Siemiatyczach Śląskich, Zespół Szkół nr 1, chce z nami zorganizować Parafiadę Regionalną oraz Festyn z okazji Dnia Dziecka i Dnia Matki. W sumie swoje koszty oblicza na 6500 złotych, a źródła finansowania to Stowarzyszenie Parafiada, budżet własny ZS oraz sponsor, który jednak oferuje, że zrobi zakupy na tę imprezę i przekaże dary rzeczowe zgodnie z zapotrzebowaniem, biorąc faktury na siebie. Stowarzyszenie przyznało dotację w wysokości 4000 złotych – 2500 na Parafiadę oraz 1500 na Festyn. Wymagany wkład własny wynosi 20% sumy kosztów (czyli jedną czwartą dotacji), co oznacza 1000 złotych – do dowolnego podziału na etapie tworzenia kosztorysu pomiędzy te dwie imprezy, lecz ten tysiąc musi być udokumentowany fakturami na Zespół Szkół. Nie może pochodzić od takiego sponsora, który weźmie faktury na siebie. Wydanie dotacji nie spowoduje trudności – Zespół Szkół otrzyma po podpisaniu porozumienia o współpracy przelew na 2000 zł, którymi zapłaci za strzelnicę paintball oraz występ tancerzy ognia na Festynie (w sumie 1500 zł) Z pozostałych 2500 złotych 1000 pójdzie na wynagrodzenia dla sędziów (8 umów po 125 złotych brutto), które na podstawie przesłanych kwestionariuszy Stowarzyszenie wystawi samym sędziom i opłaci przelewami. 750 złotych pójdzie na sprzęt sportowy (faktura przelewowa) oraz 750 na catering na Parafiadzie (500 gotówką z pierwszej transzy, resztę przelewem zapłaci Stowarzyszenie). Ponieważ suma faktur i umów przelewowych wyniesie 2000, nie będzie potrzeby przelewania drugiej transzy. Druga faktura na 1000 złotych na Zespół Szkół dopełni kosztu cateringu i zapewni wymagany wkłąd własny. Oddzielnie nieodpłatnie sponsor przekaże nagrody dla dzieciaków, a Stowarzyszenie medale, dyplomy, podziękowania i puchary. Rozlicznie tych imprez przekazane do Stowarzyszenia w części finansowej uwzględniać więc będzie tylko 5000 złotych (4000 z dotacji i 1000 wkładu własnego), a pozostały 1500 i wszelkie dary pochodzące od sponsora można ująć tylko w sprawozdaniu merytorycznym. 2. Faktury: Koszty własne Partnerów powinny być dokumentowane fakturami własnymi Partnerów (tj. wystawionymi na Partnera, a nie na inny podmiot). Dotyczy to kwoty minimum 20% sumy kosztów znanej z poprzednich lat. Na każdej takiej fakturze powinien znaleźć się opis informujący, że te koszty zostały poniesione w związku z organizacją konkretnej imprezy wraz z jej nazwą i datą. a. Poniżej przykład opisu: Wymieniony drugostronnie sprzęt sportowy został zakupiony ze środków własnych w kwocie 150 zł na potrzeby realizacji Festynu Sportowo-Rekreacyjnego z okazji Dnia Dziecka w Siemiatyczach Śląskich w dniu 1.06.2015 w ramach programu „Ruch Rzeźbi Umysł, Serce i Ciało 2015” realizowanego we współpracy ze Stowarzyszeniem Parafiada im. św. Józefa Kalasancjusza w Warszawie. Tak opisane faktury po przesłaniu nam ich zestawienia będziemy mogli uznać (Nota Uznaniowa wystawiona przez Stowarzyszenie Parafiada Partnerowi Regionalnemu) i wykazać w Ministerstwie jako wkład własny. 3. Zasady przekazywania dotacji Jeśli chodzi o koszty z dotacji, z każdym z partnerów będziemy ustalać procedury przekazania środków stosownie do potrzeb. Wchodzą tu w grę zarówno faktury przelewowe płacone przez Stowarzyszenie, jak i transze zaliczek do płacenia gotówką na miejscu. W podstawowym założeniu każdemu z Partnerów po podpisaniu Porozumienia przekażemy na konto połowę przyznanej dotacji, a resztę rozliczymy na podstawie indywidualnych ustaleń płacąc za faktury przelewowe lub zwracając za opłacone faktury gotówkowe drugą transzą. W przypadku przekroczenia kwoty dotacji wygenerowanymi kosztami (mowa o sumie kwot faktur na Stowarzyszenie) Partnerzy będą zobowiązani do wpłacenia darowizny na kwotę, o którą przekroczyli dotację, by pokryć wygenerowane dla Stowarzyszenia koszty. Kwota przekroczenia będzie się liczyć do wkładu własnego Partnera pod warunkiem przekazania darowizny. 4. Umowy z sędziami, obsługą techniczną, instruktorską i medyczną Oddzielną kwestią są dotowane umowy z sędziami, obsługą techniczną, instruktorską i medyczną. Jeżeli nie mogą Państwo uzyskać na takie usługi faktury wystawionej na Stowarzyszenie, sami wystawimy umowy dla konkretnych osób. Umowy takie muszą być wystawione najpóźniej w dniu imprezy, w związku z tym dla każda osoba powinna wypełnić kwestionariusz osobowy według wzoru zamieszczonego na stronie www.parafiada.pl. Wypełnione kwestionariusze należy przesłać do Stowarzyszenia najpóźniej 10 dni przed imprezą drogą mailową (skany) lub listem poleconym. Proszę zwrócić uwagę, by w każdym kwestionariuszu znalazł się poprawny numer konta osoby, z którą podpisujemy umowę oraz aktualne informacje o jego statusie (zatrudniony, student, bezrobotny itp.). Po zapoznaniu się z opinią Ministerstwa informujemy, że praca wolontariuszy nie będzie wyceniania ani uznana za wkład własny w tym konkursie. Jest natomiast bardzo wskazana jako wkład rzeczowy (wartość dodana) do projektu. Aby wykazać pracę wolontariuszy, należy spisać z nimi porozumienia oraz prowadzić kartę pracy wolontariusza, wg. wzorów dostępnych na stronach internetowych, np. tutaj: http://www.um.ostrowiec.pl/download/for-citizen/wzor_porozumienie_wolontariat_1.doc http://www.um.ostrowiec.pl/download/for-citizen/KARTA_CZASU_PRACY_WOLONTARIUSZA.doc 5. Wytyczne dotyczące przygotowywania kosztorysów: Wszystkich Państwa bardzo prosimy o realną, niezawyżoną ocenę kosztów związanych z realizacją imprezy. Dotyczy to zwłaszcza tzw. wskaźnika kosztu na uczestnika, który powinien wynosić nie mniej niż 2 złote i nie więcej niż 15 złotych na osobę – mowa o kosztach pokrytych z dotacji. Koszty kwalifikowalne (takie, za które Stowarzyszenie może zapłacić) to: - zakup drobnego sprzętu sportowego (piłki, siatki, rakietki, piłeczki, pachołki, liny itp.) -transport związany bezpośrednio z imprezą – musi to jednoznacznie wskazywać opis sprzedanej usługi na fakturze (kiedy, skąd, dokąd i kogo przewieziono, np.: Przewóz uczestników na Parafiadę Regionalną w Siemiatyczach Śląskich w dniu 1.06.2015) - wynajem obiektów i sprzętu – wynajem sal gimnastycznych, kortów, boisk, przenośnego sprzętu do rekreacji (strzelnice, dmuchańce, trampoliny itp.), także toalety przenośne. - koszty obsługi sędziowskiej, technicznej, medycznej i instruktorskiej – w trakcie imprez. Jak to już było zaznaczone w innym miejscu, wystawienie i opłacenie umów leży po stronie Stowarzyszenia, dlatego prosimy o przesyłanie kwestionariuszy osobowych osób obsługujących zadanie z odpowiednim wyprzedzeniem. - wyżywienie (w tym catering) - zakwaterowanie – tylko w wyjątkowych sytuacjach po podaniu rzetelnego uzasadnienia w programie planowanej imprezy - inne koszty bezpośrednie: leki, materiały plastyczne, naczynia jednorazowe, środki czystości (w rozsądnych ilościach), materiały techniczno-budowlane (paliki, linki, gwoździe, zaciski itp.) – w bardzo skromnych ilościach. Wszelkie inne koszty nie znajdujące się na powyższej liście prosimy konsultować. W przeciwnym razie faktura może nie zostać uznana przez Stowarzyszenie. UWAGA: Koszty działań promocyjnych nie będą refundowane. Prosimy nie wpisywać takich kosztów po stronie Stowarzyszenia przy składaniu kosztorysu. UWAGA: Przy przygotowywaniu kosztorysu bardzo zachęcamy do ograniczania (w miarę możliwości) liczby pozycji kosztorysu, na które wzięta będzie dotacja. O wiele łatwiej dla Państwa i dla nas będzie rozliczyć dotację przeznaczoną np. na całość wyżywienia i wynajmu obiektów i sprzętu – po jednej, dwie faktury na każdą pozycję – niż pokryć część kosztów w każdej czy prawie każdej pozycji. Zapraszamy do konsultacji w przypadku pytań. 6. Dofinansowanie udziału w Międzynarodowej Parafiadzie Wiele osób spośród Państwa zastanawia się pewnie, jak będzie z dofinansowaniem na 27. Międzynarodową Parafiadę Dzieci i Młodzieży. Niewątpliwie dobrą rzeczą była możliwość przekazania dodatkowych pieniędzy z programu regionalnego tym z Państwa, którzy potrzebowali wsparcia w wysłaniu reprezentacji do Warszawy. Po zamieszaniu, które było skutkiem zeszłorocznych koncepcji, doszliśmy do wniosku, że dofinansowanie to będzie przyznawane na podstawie porozumień o współpracy i będzie mogło objąć jedynie przejazdy. Ci z Państwa, którzy chcą otrzymać takie dofinansowanie, powinni uwzględnić to w składanych wnioskach i określić potrzebną kwotę. Postaramy się, by konkretne pieniądze znów ułatwiły potrzebującym dzieciom z Państwa regionów udział w Parafiadzie. W związku ze strukturą mechanizmu dofinansowania, otrzymanie dotacji na transport na 27. MPDiM będzie skutkowało zwiększeniem wymaganego wkładu własnego zgodnie z podaną wcześniej proporcją.