Zarządzenie Nr 29 -2016 - załącznik 1

Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 29
Rektora Politechniki Poznańskiej
z dnia 12 grudnia 2016 r. (RO/XII/29/2016)
PROCEDURY WYJAZDOWE
I.
Pracownik/Doktorant/Student składa w Sekcji Współpracy z Zagranicą Działu Edukacji Ustawicznej
i Międzynarodowej CZYTELNIE wypełniony „Wniosek na wyjazd służbowy za granicę” (załącznik 1) co
najmniej 14 dni przed terminem wyjazdu, o ile wyjazd nie wymaga wcześniejszych przedpłat.
UWAGA: Sekcja Współpracy z Zagranicą nie przyjmuje niekompletnych wniosków. W przypadku przedpłat z dużym wyprzedzeniem za kompletny uważa się wniosek zawierający załączniki niezbędne do dokonania przedpłaty.
1) Wnioski składane 6 dni przed wyjazdem będą rozliczane po powrocie w PLN lub zaliczka będzie
wypłacana w PLN na konto wyjeżdżającego (brak możliwości wypłacenia zaliczki dewizowej).
2) Przed zatwierdzeniem wyjazdu przez prorektora ds. edukacji ustawicznej ŻADNE formalności związane
z wyjazdem nie będą realizowane.
3) Każda osoba wyjeżdżająca wypełnia osobno „Wniosek na wyjazd służbowy za granicę”, nie ma możliwości składania zbiorczego wniosku dla grup wyjeżdzających.
II.
Formularz „Wniosek na wyjazd służbowy za granicę”, prawidłowo, CZYTELNIE wypełniony zawiera
w części A:
1) Imię i nazwisko, stopień i stanowisko osoby wyjeżdżającej. W przypadku doktoranta lub studenta należy
bezwzględnie zaznaczyć na „Wniosku” status osoby wyjeżdżającej.
2) Kraj i miejscowość wyjazdu.
3) Termin wyjazdu – jest to termin nieobecności w pracy.
Według przepisów wyjeżdżający ma prawo być na miejscu konferencji/zadania służbowego dzień przed
jego rozpoczęciem i wyjechać najpóźniej dzień po jego zakończeniu. Jeżeli wyjazd trwa:
a) do 30 dni kalendarzowych następuje w ramach delegacji służbowej,
b) powyżej 30 dni kalendarzowych – w ramach urlopu szkoleniowego, zatwierdzanego przez radę
wydziału i udzielanego przez prorektora ds. edukacji ustawicznej na podstawie pisemnej prośby.
Pracownikowi naukowemu przysługuje w roku kalendarzowym 60 dni urlopu szkoleniowego płatnego. Jeżeli wyjazd trwa dłużej niż 60 dni kalendarzowych, pracownik powinien ubiegać się o urlop
naukowy bezpłatny.
4) Wyjeżdżający powinien określić cel wyjazdu, np. udział w konferencji, wizyta naukowa, stypendium,
staż naukowy, wyjazd w ramach programu międzynarodowego (podać nazwę programu) oraz wpisać
instytucję zapraszającą lub nazwę konferencji i okres jej trwania.
5) Należy wpisać tytuł referatu i autora/ów referatu i bezwzględnie dołączyć potwierdzenie przyjęcia ww.
referatu lub wydruk z programu konferencji. W innym przypadku należy pisemnie uzasadnić celowość
wyjazdu (np. w przypadku wyjazdu dwóch osób z jednym referatem – załącznik 2).
6) Należy określić źródło finansowania. Obok numeru wymagany jest podpis dysponenta środków (o ile
nie jest to osoba wyjeżdżająca). W przypadku finansowania wyjazdu służbowego z kilku źródeł należy
określić RZECZOWO wydatki (np. koszty przejazdu, pobytu, ubezpieczenie, wiza, pośrednictwo wizowe, opłata konferencyjna, zakwaterowanie, itp.). W przypadku studentów – załączony powinien być
oryginał dokumentu potwierdzającego finansowanie podpisany przez dysponenta środków wraz z dokładnym wskazaniem źródła finansowania, kwoty oraz wydatków, które mają być finansowane.
7) „Wniosek na wyjazd służbowy za granicę” powinien być podpisany przez osobę wyjeżdżającą oraz zaakceptowany przez kierownika jednostki organizacyjnej PP (w przypadku studenta – przez dziekana
właściwego wydziału).
W szczególności:
a) wniosek kierownika katedry/dyrektora instytutu akceptuje dziekan wydziału,
b) wniosek dziekana wydziału akceptuje rektor,
c) wniosek rektora akceptuje prorektor ds. edukacji ustawicznej.
2
III.
W części B „Wniosku na wyjazd służbowy za granicę” należy zaznaczyć rodzaj środka transportu:
1) W przypadku planowania podróży samolotem/koleją/promem należy skontaktować się z biurem podróży w celu rozeznania możliwości przejazdu.
UWAGA: rezerwacji biletów można dokonać dopiero po uzyskaniu zgody prorektora ds. edukacji
ustawicznej na wyjazd.
2) Dopuszcza się zakup biletów przez wyjeżdżającego bez pośrednictwa biura podróży obsługującego Politechnikę Poznańską (po uzyskaniu zgody na wyjazd). W takim przypadku wyjeżdżający winien sam
opłacić bilet, uzyskując za niego prawidłowo wystawioną fakturę, wg wzoru:
Politechnika Poznańska/Poznan University of Technology
Pl. M. Sklodowskiej-Curie 5
60-965 Poznan, Polska/ POLAND
NIP/VAT number PL 777-00-03-699
(z nazwiskiem osoby, dla której został wystawiony rachunek)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
lub uzyskać od biura podróży fakturę przelewową (wystawioną wg danych powyżej ) z co najmniej 7dniowym terminem płatności.
Refundację zakupu biletu kupionego bez pośrednictwa biura podróży obsługującego Politechnikę Poznańską można uzyskać wyłącznie gdy zakup był dokonany po uzyskaniu zgody prorektora ds. edukacji ustawicznej na wyjazd służbowy za granicę oraz zostały zachowane procedury
wynikające z Pzp (patrz pkt. 4 – ceny biletów)
Faktury, bilety do wglądu oraz potwierdzenie płatności (wydruk z transakcji w przypadku opłacenia biletu kartą lub przelewem przez wyjeżdżającego) należy dostarczyć do Sekcji Współpracy z Zagranicą
najpóźniej tydzień po dokonaniu zakupu.
Po zweryfikowaniu prawidłowości nastąpi zwrot kosztów w PLN na konto wyjeżdżającego.
UWAGA: Refundacji podlegają jedynie bilety zakupione na służbowy wyjazd zgodnie z jego terminem.
Jeżeli cena biletu lotniczego międzynarodowego typu europejski i Bliski Wschód przekracza kwotę
3 000 PLN brutto lub w przypadku biletu międzynarodowego typu interkontynentalny przekracza kwotę 4 500 PLN brutto wyjeżdżający ma obowiązek dostarczyć dokumentację przewidzianą w Zarządzeniu Rektora Politechniki Poznańskiej w sprawie udzielania zamówień publicznych o wartości do
30 000 euro netto – tj. zamówienie i protokół rozeznania rynku przed dniem płatności faktury.
Zamówienie i protokół rozeznania rynku powinien być wykonany najpóźniej z datą zakupu biletu.
Jeżeli wyjeżdżający chce przedłużyć pobyt w miejscu wyjazdu służbowego OBOWIĄZKOWO zwraca
się przed wykupem biletu o zgodę na zakup biletu z przedłużonym terminem pobytu do prorektora
ds. edukacji ustawicznej (załącznik 3), przedstawiając informację z biura podróży iż zmiana terminu
biletu nie wpływa na jego cenę lub ją obniża.
W przypadku gdy bilet jest droższy niż w służbowym terminie wyjeżdżający zobowiązany jest złożyć pisemną deklarację o zwrocie różnicy w cenie na konto Politechniki Poznańskiej (załącznik 3).
Wszelkie koszty, tj. diety, noclegi, ubezpieczenie itp. poza służbowym terminem pobytu są pokrywane
przez wyjeżdżającego w jego zakresie, a nieobecność w pracy pokrywa on z urlopu wypoczynkowego.
W przypadku podróży samochodem prywatnym, kierowca samochodu winien napisać krótkie uzasadnienie użycia samochodu oraz zobowiązanie do rozliczenia zaliczki na „kilometrówkę” w terminie 14
dni od daty powrotu.
„Kilometrówka”, przysługująca wyłącznie kierowcy samochodu, obejmuje WSZYSTKIE KOSZTY
związane z podróżą samochodem, tj. paliwo, ubezpieczenie samochodu, amortyzacja, parking, winiety,
wszelkie koszty przejazdu (m.in. tunele, autostrady).
W punkcie Ubezpieczenie kosztów leczenia i następstw nieszczęśliwych wypadków należy CZYTELNIE, drukowanymi literami wypełnić swoje dane. W przypadku rezygnacji z ubezpieczenia należy to zaznaczyć (podkreślić: „Ubezpieczę się sam”).
Ubezpieczenie, które zapewnia Politechnika Poznańska, obejmuje wyłącznie pobyt służbowy i jest
w zakresie podstawowym.
Jeżeli „Wniosek na wyjazd służbowy za granicę ” został złożony 6 dni (lub krócej) przed terminem wyjazd wyjeżdżający powinien ubezpieczyć się sam.
3
IV.
W Części C należy wypełnić wniosek o zaliczkę dewizową:
1) Wyjeżdżającemu diety i limity noclegowe wypłacane są w banku w walucie obcej wg załącznika do
aktualnego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.
2) Na życzenie wyjeżdżającego zaliczka może być wypłacona na konto – przy czym wypłata zaliczki
następuję WYŁĄCZNIE w PLN, po przeliczeniu dewiz wg średniego kursu NBP z tabeli z dnia poprzedzającego dzień wypłaty zaliczki.
3) W szczególnych przypadkach (ograniczone środki na wyjazd, określona kwota do wydatkowania
w przypadku studentów), zaliczki będą wypłacane w PLN na konto.
4) Jeżeli podróż odbywa się samochodem nie przysługuje dieta dojazdowa oraz koszty komunikacji miejscowej.
5) Okres pobytu nalicza się zgodnie z dokładnym czasem pobytu służbowego poza granicami kraju, czyli
w przypadku:
a) podróży koleją – granicą jest odjazd z ostatniej stacji polskiej oraz przyjazd do pierwszej stacji polskiej w drodze powrotnej,
b) podróży samolotem – granicą jest odlot samolotu z ostatniego lotniska w kraju i przylot na pierwsze
lotnisko w kraju,
c) podróży autobusem – przekroczenie granicy zgodnie z rozkładem jazdy autobusu,
d) podróży promem – granicą jest wyjście promu z portu polskiego i odpowiednio wejście promu do
portu polskiego.
UWAGA: W przypadku przedłużenia pobytu do rozliczenia delegacji służbowej będą brane pod uwagę
faktyczne godziny opuszczenia i powrotu do kraju (np. wg biletów) ale w terminach wyjazdu służbowego.
6) ZALICZKI z tytułu pobytu służbowego za granicą oblicza się w następujący sposób:
- za każdą pełną dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości
- za niepełną dobę podróży przysługuje:
- do 8 godzin – 1/3 diety
- ponad 8-12 godzin – 1/2 diety
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości
a) Diety pobytowe – przeznaczone są na pokrycie kosztów wyżywienia i drobne wydatki, pomniejszone o:
(1) 15% – jeżeli cena noclegu zawiera śniadanie
(2) 30% – jeżeli w opłacie konferencyjnej są wliczone obiady
(3) 30% – jeżeli w opłacie konferencyjnej wliczone są kolacje
Jeżeli organizator zapewnia jednorazową uroczystą kolację (Gala dinner wliczoną w cenę opłaty
konferencyjnej), diety nie umniejsza się.
Wszelkie dodatkowo płatne posiłki powodują umniejszenie diety (np. dodatkowo płatna Gala dinner
lub Welcome reception)
UWAGA: W przypadku wyjazdu kilku osób na to samo wydarzenie, diety umniejsza się jednakowo
dla wszystkich delegowanych.
Zwolnienie z opłaty konferencyjnej, brak płatności za uczestnictwo, wystąpienie na zaproszenie,
płatność za uczestnictwo przez stronę inną niż PP lub przewodniczenie sesji nie jest podstawą do
innego naliczania diet.
b) Jeżeli wyjeżdżający ma zapewnione całodzienne wyżywienie przysługuje mu 25% diety.
c) Limit na nocleg – rozliczany jest w granicach obowiązujących stawek ustalonych w załączniku do
rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. na podstawie prawidłowo wystawionego rachunku na Politechnikę Poznańską:
Politechnika Poznańska/Poznan University of Technology
Pl. M. Sklodowskiej-Curie 5
60-965 Poznan, Polska/ POLAND
NIP/VAT number: PL 777-00-03-699
(z nazwiskiem osoby, dla której został wystawiony rachunek)
4
W przypadku gdy nie zostanie przedłożony rachunek za nocleg – przysługuje ryczałt na nocleg
w wysokości 25% limitu. Ryczałt ten nie przysługuje na czas podróży.
Jeżeli koszt noclegu przekracza obowiązujący limit, osoba wyjeżdżająca może wystąpić do prorektora ds. edukacji ustawicznej o zgodę na przekroczenie obowiązującego limitu, odpowiednio uzasadniając wniosek (załącznik 4).
d) Dieta dojazdowa – w wysokości jednej diety pobytowej, przysługuje na pokrycie kosztów dojazdu
z dworca kolejowego, autobusowego lub lotniska do hotelu i z powrotem, w miejscowości, w której
osoba wyjeżdżająca korzystała z noclegu (nie przysługuje w przypadku, gdy wyjeżdżający podróżuje
samochodem).
W przypadku, gdy port lotniczy jest znacznie oddalony od miasta docelowego i trzeba do niego dojechać pociągiem lub autobusem dopuszcza się rozliczenie biletów jako dodatkowego kosztu poza
dietą dojazdową. Obowiązuje to wyłącznie jeżeli pociąg/autobus z lotniska nie dowozi wyjeżdżającego bezpośrednio do hotelu.
e) Zaliczka na koszty komunikacji miejscowej – przysługuje na pokrycie kosztów korzystania z komunikacji miejscowej w miejscowości docelowej, wynosi 10% z diety pobytowej za każdą rozpoczętą dobę pobytu w miejscu zadania służbowego (nie przysługuje na czas podróży samolotem/pociągiem/promem). W przypadku, gdy wyjeżdżający podróżuje samochodem zaliczki na koszty komunikacji miejscowej nie nalicza się.
f) Możliwe jest rozliczenie innych kosztów pobytu związanych z wyjazdem (np. bilety wewnętrzne,
opłata konferencyjna płacona na miejscu gotówką, obowiązkowe szczepienia, wiza itp.) po przedstawieniu prawidłowych rachunków lub oryginalnych biletów z ceną,
Jeżeli faktury lub rachunki są wystawione w walucie innej niż waluta kraju docelowego wg stawek
ministerialnych, osoba wyjeżdżająca zobowiązana jest dostarczyć przelicznik miejscowy (kurs
wymiany waluty zaliczki na walutę miejscową) do rozliczenia zaliczki dewizowej – np. w Czechach
walutą obowiązującą wg rozporządzenia jest EURO natomiast rachunki mogą być wystawione w koronach czeskich, potrzebny jest kurs wymiany EURO na koronę czeską.
7) PRZEDPŁATY
a) Jeżeli potrzebne są przedpłaty należy wpisać kwotę, walutę i sposób płatności:
- karta kredytowa, załączając wypełniony formularz do wysłania faxem,
- przelew bankowy podając dane niezbędne do dokonania przelewu, tj. kwota, nazwa i adres beneficjenta, nazwa i adres banku, IBAN, Swift lub BIC, jeśli organizator wymaga – numer rejestracyjny.
b) W wyjątkowych sytuacjach, jeżeli organizator nie przewiduje innej formy płatności, możliwe jest
dokonanie przedpłaty kartą kredytową PP on-line, wówczas należy do „Wniosku na wyjazd służbowy
za granicę” obowiązkowo dołączyć podpisane pismo z prośbą do prorektora ds. edukacji ustawicznej o zgodę na użycie karty kredytowej do płatności on-line (załącznik 5).
c) W wyjątkowych sytuacjach - jeżeli opłata za hotel następuje przez stronę internetową organizatora
konferencji - dopuszcza się możliwość opłacenia noclegów kartą kredytową PP wówczas należy do
„Wniosku na wyjazd służbowy za granicę” obowiązkowo dołączyć podpisane pismo z prośbą do
prorektora ds. edukacji ustawicznej o zgodę na użycie karty kredytowej do płatności on-line
(załącznik 6).
UWAGA: Nie ma możliwości użycia karty kredytowej PP jako gwarancji hotelu.
V. WIZA
1. Osoba wyjeżdżająca do kraju, w którym niezbędna jest wiza powinna złożyć wniosek na wyjazd
odpowiednio wcześnie, aby mogły zostać dopełnione formalności wizowe. Za dopełnienie formalności wizowych w czasie umożliwiającym wyjazd służbowy odpowiada wyjeżdżający.
2. Po uzyskaniu zgody prorektora ds. edukacji ustawicznej, osoba wyjeżdżająca kontaktuje się z biurem podróży lub bezpośrednio z przedstawicielstwem kraju do którego wyjeżdża w celu załatwienia
formalności wizowych.
3. Informację na temat krajów, w których dla obywateli polskich obowiązują wizy pobytowe dostępne są
na stronie: http://msz.gov.pl/pl/informacje_konsularne/wizy/
5
VI. Obowiązkowe załączniki do „Wniosku na wyjazd służbowy za granicę” stanowią następujące dokumenty:
1) potwierdzenie przyjęcia referatu (w przypadku wyjazdu na konferencje) lub zaproszenie (wydruk z maila),
2) informacje o konferencji/spotkaniu/warsztatach itp. z datami wydarzenia,
3) informacje potwierdzające wysokość przedpłaty, sposobu jej wykonania oraz tego, co zawiera opłat
(wydruk z maila lub strony internetowej).
VII. Prawidłowo wypełniony „Wniosek na wyjazd służbowy za granicę” pracownicy Sekcji Współpracy z Zagranicą przedstawiają do rozpatrzenia prorektorowi ds. edukacji ustawicznej. Po uzyskaniu zgody prorektora ds.
edukacji ustawicznej, osoba wyjeżdżająca kontaktuje się biurem podróży w celu zakupu biletu na podróż.
VIII. Termin odbioru dokumentów oraz zaliczki na wyjazd służbowy ustala się z Sekcją Współpracy z Zagranicą, zwyczajowo na tydzień przed planowanym wyjazdem. Wyjeżdżający zobowiązany jest wpisać serię
i numer dowodu osobistego lub paszportu. Dane te są niezbędne do odbioru zaliczki dewizowej w wyznaczonym banku.
a) Odbiór zaliczki odbywa się osobiście lub za pośrednictwem wskazanej innej osoby – w tym przypadku
wyjeżdżający zobowiązany jest przedstawić numer i serię dokumentu osoby, którą upoważnia do odbioru zaliczki za siebie.
b) Odbiór zaliczki następuje na podstawie dowodu tożsamości osoby wyjeżdżającej lub upoważnionej.
Bank wypłaca dewizy wg dyspozycji wypłaty dewiz, podpisanej przez Kwestora Politechniki Poznańskiej i złożonej w odpowiednim banku przez Sekcję Współpracy z Zagranicą lub pracownika Kwestury.
IX. ROZLICZENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO
1) Rozliczenia wyjazdu służbowego należy dokonać w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od powrotu
z zagranicy.
2) Na rozliczenie należy umówić się telefonicznie lub mailowo z pracownikami Sekcji Współpracy z
Zagranicą.
3) Dokumenty niezbędne do rozliczenia:
a) prawidłowo wystawione faktury lub rachunki za noclegi, opłatę konferencyjną,
b) dokumenty pobrane w Sekcji Współpracy z Zagranicą (delegacja, polisa ubezpieczeniowa, bilet),
c) jeżeli na miejscu (przy wjeździe do kraju) była kupiona wiza pobytowa – ksero strony z paszportu,
na której jest widoczna wiza oraz strony ze zdjęciem,
d) przelicznik miejscowy (kurs wymiany) – jeżeli waluta kraju docelowego jest inna niż wg stawek
ministerialnych,
e) prawidłowe rachunki lub faktury na inne koszty związane z wyjazdem (np. bilety wewnętrzne,
opłata konferencyjna płacona gotówką na miejscu, rachunki za obowiązkowe szczepienia itp.).
UWAGA: Rozliczone mogą być tylko koszty obowiązkowych szczepień wymaganych, bez których wjazd do danego kraju jest niemożliwych.
f) w przypadku doktorantów i studentów do rozliczenia należy również dołączyć dane konta bankowego, na które wypłacane ewentualne rozliczenia (załącznik 7).
X. Procedura rozliczenia kosztów wyjazdu służbowego bez wcześniej złożonego „Wniosku na wyjazd służbowy za granicę”:
1 W wyjątkowych sytuacjach, dopuszcza się możliwość rozliczenia kosztów wyjazdu służbowego za
granicę, który miał miejsce bez złożenia „Wniosku na wyjazd służbowy za granicę” przed wyjazdem.
W takim przypadku wyjeżdżający winien wystąpić z prośbą o zgodę na rozliczenie kosztów do
prorektora ds. edukacji ustawicznej odpowiednio uzasadniając celowość wyjazdu i brak możliwości
złożenia „Wniosku na wyjazd służbowy za granicę” wcześniej (załącznik 8).
2. Pismo z prośbą o rozliczenie kosztów wyjazdu bez „Wniosku na wyjazd służbowy za granicę” powinno
zawierać:
a) imię i nazwisko, stopień i stanowisko osoby, która wnioskuje o rozliczenie kosztów,
b) kraj i miejscowość wyjazdu,
c) termin wyjazdu – jest to termin nieobecności w pracy. Według przepisów wyjeżdżający ma prawo
być na miejscu konferencji/zadania służbowego dzień przed jego rozpoczęciem i wyjechać najpóźniej dzień po zakończeniu konferencji/zadania służbowego.
6
3.
4.
5.
6.
d) cel wyjazdu wraz z nawą instytucji zapraszającej,
e) wskazanie źródła finansowania ze zgodą na finansowanie potwierdzoną podpisem dysponenta środków,
f) zgodę kierownika jednostki organizacyjnej PP na rozliczenie wyjazdu jako służbowego (akceptacja
zakwalifikowania nieobecności jako delegacji służbowej).
Do pisma o zgodę na rozliczenie kosztów wyjazdu za granicę bez „Wniosku na wyjazd służbowy za
granicę” należy dołączyć dokumenty potwierdzające służbowy charakter wyjazdu, np. zaproszenie
od strony zagranicznej, informacje o spotkaniu dot. projektu, itp.
Pismo o zgodę na rozliczenie kosztów wyjazdu służbowego za granicę bez „Wniosku na wyjazd służbowy za granicę” należy złożyć w Sekcji Współpracy z Zagranicą.
Po uzyskaniu zgody prorektora ds. edukacji ustawicznej na rozliczenie kosztów wyjazdu służbowego bez „Wniosku na wyjazd służbowy za granicę”, wyjeżdżający zobowiązany jest przedstawić rachunki
do rozliczenia – poprawnie wystawione na Politechnikę Poznańską, lub bilety oraz dokonać pisemnego
rozliczenia pobytu w Sekcji Współpracy z Zagranicą.
Zwrot kosztów następuje w PLN na konto. Nie ma możliwości zwrotu poniesionych kosztów w jakiejkolwiek walucie obcej.
Procedury wyjazdowe
| za . 1
A
R4Z-
/
/
(wype nia R4Z)
.........................................................
(piecz tka jednostki organizacyjnej)
.........................................................
(nr pisma, data)
WNIOSEK NA WYJAZD S
BOWY ZA GRANIC
(Wype ni CZYTELNIE)
1. Imi i nazwisko: ........................................................................................................................................................
a/ tytu , stopie naukowy, stanowisko: ...................................................................................................................
b/ instytut/katedra/wydzia ....................................................................................................................
c/ telefon kontaktowy ..........................................................................................................................
2. Wyjazd do:..........................................................................................................................................
(kraj, miejscowo )
3. Termin wyjazdu:...........od....................................do............................................................................
4. Cel wyjazdu:...........................................................................................................................................
5. Nazwa konferencji i okres jej trwania/ Instytucja zapraszaj ca:.....................................................
......................................................................................................................................................................
6. Tytu referatu, autorzy
......................................................................................................................................................................
7. ród o finansowania i podpis dysponenta rodków:
Konto alokacji
MPK
ród o finansowania
Projekt
........................................................
(podpis osoby wyje
aj cej za granic )
........................................................
(podpis i piecz tka Kierownika j.o. PP)
...........................................................................
(decyzja Prorektora ds. edukacji ustawicznej)
Procedury wyjazdowe
| za . 1
B
1. Rodzaj rodka transportu
a/ kolej ...................................................................................................................................................
b/ samolot ..............................................................................................................................................
c/ autobus ..............................................................................................................................................
d/ prom ..................................................................................................................................................
e/ samochód osobowy, poj. silnika , nr rejestracyjny............................................................................
uzasadnienie celowo ci u ycia samochodu
................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
Zaliczk wyp acon na samochód zobowi zuje si rozliczy z niej w terminie 14 dni roboczych
po zako czonej podró y, upowa niaj c równocze nie Politechnik Pozna sk do potr cenia kwoty
nie rozliczonej z najbli szej wyp aty wynagrodzenia.
............................................
data i podpis wnioskuj cego
..........................................
(decyzja R4)
2.
Ubezpieczenie kosztów leczenia i nast pstw nieszcz liwych wypadków (wype ni DRUKOWANYMI
literami)
Je eli Wniosek na wyjazd s bowy zostanie dostarczony do Sekcji Wspó pracy z Zagranic pó niej
ni 4, 5 dni przed wyjazdem, Pracownik jest zobowi zany ubezpieczy si sam
Imi i nazwisko: .........................................................................data urodzenia :....................................
Kraj wyjazdu :..........................................................................................................................................
Okres pobytu za granic od....................do....................................................................
Ubezpiecz si sam
....................................
(data i podpis wyje
aj cego)
Procedury wyjazdowe
| za . 1
C
1. Wniosek o zaliczk dewizow
na wyjazd do........................................................... w terminie ............................................................
a/ diety pobytowe: liczba ................................. kwota diety ............................ razem ........................
liczba ................................. kwota diety ............................ razem ........................
b/ noclegi: liczba .............................................. limit/rycza t ............................ razem ........................
liczba .............................................. limit/rycza t ............................ razem ........................
c/ dieta dojazdowa
..........................
razem .........................
d/ koszty dojazdów rodkami komunikacji miejscowej
razem .........................
e/ inne wydatki ............................................................................
razem .........................
Sumaryczna kwota wnioskowanej zaliczki ..........................
2. Przedp aty
Dokonanie przedp aty jest jednocze nie zobowi zaniem do dostarczenia prawid owo wystawionej
faktury do Sekcji Wspó pracy z Zagranic najpó niej przy rozliczeniu z wyjazdu.
a/ op ata konferencyjna: kwota .................................................. forma zap aty ..................................
b/ depozyt hotelowy/zakwaterowanie: kwota ............................forma zap aty ..................................
3. Seria i numer dokumentu to samo ci wyje
aj cego za granic
......................................................................................................................................................................
4. Uwagi ....................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................
(podpis wyje
aj cego)
Procedury wyjazdowe
/ R4Z-
ROZLICZENIE zaliczki z tytu u wyjazdu s
/
| za . 1
/
bowego za granic
............................................................................................. , ......................................................................
(imi i nazwisko)
Delegacja s
(jednostka organizacyjna PP)
bowa do:...............................................................................................................................
(wymieni kraje, miejscowo ci)
Pobyt za granic trwa :
(liczba dni pobytu: do 8 godzin - 1/3, powy ej 8 do 12 godzin - 1/2, powy ej 12 godzin - 1)
od dnia ......................... godz. ........................, do dnia .................... ........godz. ....................., dni ogó em:.............................
w tym:..
....................................od dnia .............................godz. ...................................do dnia ............................. godz. ......................dni ogó em:............................
...................................od dnia .............................godz. .................................... do dnia ............................. godz. .....................dni ogó em:............................
Rozliczenie kosztów pobytu za granic :
1. Diety
Kraj - liczba - stawka
suma
symbol waluty
suma
symbol waluty
..............................................................................................................................................................................................
........................................................................................ .............................. ............................. .....................................
........................................................................................ .............................. ............................. .....................................
........................................................................................ .............................. ............................. .....................................
2. Noclegi:
Kraj (rycza t - 25% limitu, rachunek)
........................................................................................ ............................. .............................. ....................................
........................................................................................ ............................. .............................. ....................................
3. Diety dojazdowe:
......................................................................................... ............................. .............................. ....................................
4. Koszty dojazdów rodkami komunikacji miejscowej:
........................................................................................ ............................. .......................... .... ....................................
5. Inne wydatki (wymieni ):
....................................................................................... ............................. ................................ .....................................
========================================================================================
6. Ogó em wydatki:
========================================================================================
7. Kwota pobranej zaliczki:
========================================================================================
8. Kwota pozosta a do zwrotu (cyfrowo i s ownie):
========================================================================================
9. Kwota brakuj ca
(poda sposób rozliczenia, np. do wyp aty, pokrycie ze rodków w asnych)
========================================================================================
.....................................................................
(data i podpis sk adaj cego rozliczenie)
Sprawdzono pod wzgl dem cyfrowym i formalnym:
ród o finansowania:
Konto alokacji
MPK
ród o finansowania
Projekt
.............................................................................
(podpis i piecz tka)
Procedury wyjazdowe | za . 2
............................................................................
(imi i nazwisko)
…………………………………………………
(jednostka organizacyjna PP)
……………………………………………….
(numer kontaktowy)
Pozna , dnia
Prof. dr hab. in . Teofil Jesionowski
Prorektor ds. edukacji ustawicznej
w/m
Uzasadnienie wyjazdu na konferencj bez referatu
Zwracam
si
z
pro
o
zgod
na
wyjazd
s
bowy
na
............................................................................................, która odb dzie si
.................................w...........................................................................
osób z jednym referatem (wybra w
Pro
bez
konferencj
w dniach
referatu/dwóch
ciwe).
sw motywuj / motywujemy (wybra w
ciwe) ...............................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
Prosz /Prosimy o pozytywne rozpatrzenie mojej/ naszej pro by (wybra w
ciwe).
Z powa aniem
........................................................
(podpis wnioskuj cego/wnioskuj cych)
Procedury wyjazdowe | za . 3
............................................................................
(imi i nazwisko)
…………………………………………………
(jednostka organizacyjna PP)
……………………………………………….
(numer kontaktowy)
Pozna , dnia
Prof. dr hab. in . Teofil Jesionowski
Prorektor ds. edukacji ustawicznej
w/m
Pro ba o wykupienie biletu z przed
Zwracam si z pro
o wyra enie zgody na zakup biletu z przed
pobytu w zwi zku z wyjazdem s
Wnioskuj
onym pobytem
bowym na ........................
onym terminem
do ..........................................
o wykupienie biletu w terminie ..................................... (pobyt przed
ony
o .........).
Pobyt s
bowy w dniach ..................................................., koszty pozosta ych dni
pobytu (diety, zakwaterowanie i ubezpieczenie) op ac ze rodków w asnych w ramach
urlopu wypoczynkowego.
Pro
motywuj ..........................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
Za czam wycen biletu z biura podró y z informacj , e przed
dro szy ni bilet w s
ony bilet nie jest
bowym terminie.
lub
Za czam wycen z biura podró y o kosztach biletu z przed
w terminie s
bowym.
onym pobytem i pobytem
wiadczam, e ró nic w cenie pokryj ze rodków w asnych
oraz wp ac na konto Politechniki Pozna skiej. (wybra w
ciwe).
Z powa aniem
................................................
(podpis wnioskuj cego)
Procedury wyjazdowe | za . 4
............................................................................
(imi i nazwisko)
…………………………………………………
(jednostka organizacyjna PP)
……………………………………………….
(numer kontaktowy)
Pozna , dnia
Prof. dr hab. in . Teofil Jesionowski
Prorektor ds. edukacji ustawicznej
w/m
Pro ba o przekroczenie limitu noclegowego
Zwracam si
z pro
w zwi zku z wyjazdem s
o wyra enie zgody na przekroczenie limitu hotelowego
bowym na konferencj ...................................................................
do ......................................... dla ................................................................................................
ze wzgl du na ............................................................................................................................. .
Limit noclegowy wg obowi zuj cych stawek wynosi ............. na noc na osob , natomiast
koszt noclegu wynosi ................ .
Prosz o pozytywne rozpatrzenie mojej pro by.
Z powa aniem
.................................
(podpis wnioskuj cego)
Procedury wyjazdowe | za . 5
............................................................................
(imi i nazwisko)
…………………………………………………
(jednostka organizacyjna PP)
……………………………………………….
(numer kontaktowy)
Pozna , dnia
Prof. dr hab. in . Teofil Jesionowski
Prorektor ds. edukacji ustawicznej
w/m
Pro ba o udost pnienie karty kredytowej PP do p atno ci on-line
Zwracam si z pro
o udost pnienie karty kredytowej PP do p atno ci on-line za
op at konferencyjn na konferencj ................................................................................., która
odb dzie si w dniach ................................. w .......................................................................... .
Organizator nie przewiduje innej formy p atno ci.
Z powa aniem
........................................................
(podpis wnioskuj cego)
Procedury wyjazdowe | za . 6
............................................................................
(imi i nazwisko)
…………………………………………………
(jednostka organizacyjna PP)
……………………………………………….
(numer kontaktowy)
Pozna , dnia
Prof. dr hab. in . Teofil Jesionowski
Prorektor ds. edukacji ustawicznej
w/m
Pro ba o udost pnienie karty kredytowej PP do p atno ci on-line za hotel
Zwracam si z pro
o udost pnienie karty kredytowej PP do p atno ci on-line za
hotel w zwi zku z wyjazdem na konferencj .............................................................................,
która odb dzie si w dniach ................................. w ...................................................................
atno
nie jest gwarancj . Hotel nie przewiduje innej formy p atno ci.
Z powa aniem
........................................................
(podpis wnioskuj cego)
Procedury wyjazdowe | za .7
DANE DO PRZELEWU NA KONTO
NAZWISKO:
IMIONA:
DATA URODZENIA:
ADRES ZAMELDOWANIA:
(ulica, miejscowo , kod pocztowy, kraj)
ADRES ZAMIESZKANIA:
(je li inny od zameldowania)
NAZWA BANKU:
NR KONTA BANKOWEGO:
Procedury wyjazdowe /za . 8
............................................................................
(imi i nazwisko)
…………………………………………………
(jednostka organizacyjna PP)
……………………………………………….
(numer kontaktowy)
Pozna , dnia
Prof. dr hab. inż. Teofil Jesionowski
Prorektor ds. edukacji ustawicznej
w/m
Prośba o rozliczenie wyjazdu bez „Wniosku na wyjazd służbowy za granicę”
Zwracam si z pro
o zgod na rozliczenie wyjazdu bez „Wniosku na wyjazd
bowy za granic ” w zwi zku z wyjazdem na konferencj ................................................
do ................................ .
Powodem niedope nienia formalno ci zwi zanych z wyjazdem by o ........................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
Wnioskuj o zakwalifikowanie wyjazdu jako s
bowego. Za czam potwierdzenie
przyj cia referatu/zaproszenie, informacje o konferencji potwierdzaj ce s
bowy charakter
nieobecno ci w pracy oraz za cznik ze zgod dysponenta rodków na obci enie ród a
finansowania i zgod kierownika jednostki na zakwalifikowanie wyjazdu jako s
bowego.
Prosz o pozytywne rozpatrzenie mojej pro by.
Z powa aniem
.............................................
(podpis wnioskuj cego)
Pro ba o rozliczenie wyjazdu bez wniosku| 1 z 2
Procedury wyjazdowe /za . 8
Za cznik do pisma :
Wyjazd na konferencj
.............................. w .................................. mia miejsce
w terminie ......................... .
Celem wyjazdu by o....................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
Zobowi zuj si do przedstawienia prawid owo wystawionych rachunków/ faktur za op at
konferencyjn / noclegi/ bilety wraz z potwierdzeniem dokonania przeze mnie p atno ci
(w przypadku p atno ci kart lub przelewem) i z
uzyskania zgody na rozliczenie wyjazdu jako s
enia rozliczenia w terminie 14 dni od dnia
bowego.
........................................................
(podpis wnioskuj cego)
Koszty wyjazdu obci
ród o:
Konto alokacji
MPK
Źródło finansowania
Projekt
Wyra am zgod
na obci enie w/w
ród a kosztami wyjazdu s
bowego Pana/Pani
.......................................................................................................................................................
.............................................
(podpis dysponenta rodków)
Wyra am zgod na zakwalifikowanie wyjazdu jako s
bowego i potwierdzam jego s
bowy
charakter.
............................................
(podpis kierownika j.o. PP)
Pro ba o rozliczenie wyjazdu bez wniosku| 2 z 2