Zaproszenie_-_festyn_-_20.05.2014

Stowarzyszenie Na Rzecz Rozwoju
Gminy Sadowie „RoSa”
Sadowie 99a
27 – 580 Sadowie
tel. (015) 869 – 24 – 32
fax.(015) 869 – 24 - 37
Sadowie, dn. 20.05.2014 r.
ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY Nr 1/LEADER/MP/2014
Stowarzyszenie Na Rzecz Rozwoju Gminy Sadowie „RoSa”
NIP: 863 – 166 – 13 – 30
REGON: 260171272
KRS: 0000282026
Sadowie 99a
27 – 580 Sadowie,
tel.: 15 869 - 24 – 32
fax: 15 869 – 24 – 37
w związku z realizacją projektu pn.
„Organizacja pikniku rodzinnego "Święto Chleba - Łączymy się w Krzemiennym Kręgu"
skierowanego do mieszkańców LGD "Krzemienny Krąg" i turystów odwiedzających
Gminę Sadowie”
współfinansowanego ze środków UE, w ramach PROW na lata 2007 – 2013, na podstawie
umowy przyznania pomocy nr 01480-6930-UM1342283/13 na operację z zakresu małych
projektów w ramach działania 413 „Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju” zawartej w dniu
15.05.2014 r. w Kielcach pomiędzy Samorządem Województwa Świętokrzyskiego,
a Stowarzyszeniem Na Rzecz Rozwoju Gminy Sadowie „RoSa”.
zaprasza do złożenia oferty na:
KOMPLEKSOWA ORGANIZACJA PIKNIKU RODZINNEGO W JACENTOWIE
(BOISKO SPORTOWE, GMINA SADOWIE)
W DNIU 20.07.2014 r.
(NIEDZIELA)
Przedmiotem zamówienia jest:
Zorganizowanie
i
przeprowadzenie
Pikniku
w dniu 20.07.2014 r. w godzinach 10.00 – 24.00.
Rodzinnego
w
Jacentowie,
Stowarzyszenie Na Rzecz Rozwoju
Gminy Sadowie „RoSa”
Sadowie 99a
27 – 580 Sadowie
tel. (015) 869 – 24 – 32
fax.(015) 869 – 24 - 37
Wykonawca jest zobowiązany w szczególności do:

Ustawienia sceny wraz z nagłośnieniem i oświetleniem;
Wynajem sceny i ustawienie o wymiarach 9x6m z zadaszeniem i schodami w zakres
umowy wchodzi również oświetlenie sceny, nagłośnienie wraz z profesjonalną
obsługą akustyczną.
Parametry (minimalne):
Scena: zadaszenie aluminiowe, dwuspadowe o wymiarach 9x7m, pokryte plandeką
oraz bokami chroniącymi przed wiatrem i opadami atmosferycznymi, wykonane
z materiałów trudno palnych, podłoga z podestów antypoślizgowych o wymiarach
8x6m, podesty 1x2m, wysokość regulowana od 1 do 1,8m (opcjonalnie od 0,3 do
3m), schody przegubowe do podestów z regulacją, barierki oraz poręcze
zabezpieczające.
Nagłośnienie: kompletne nagłośnienie dalekiego pola oraz liniowe, cyfrowe
końcówki mocy, stoły mixerskie, procesory, kamery pogłosowe, korektory, mikrofony
pojemnościowe, bezprzewodowe oraz dynamiczne - zgodne z riderem technicznym
artysty.
Oświetlenie: LED, głowice ruchome, reflektory prowadzące, światło w niebo 3500
Watt, obsługa realizatora dźwięku
oraz oświetlenia. Montaż, demontaż sprzętu
i sceny oraz transport.

Wynajmu i ustawienia stoisk dla wystawców;
Założono obecność około 15 wystawców po 2 osoby, wystawcy muszą mieć
zapewnione
stoiska
do
prezentacji
swoich
wyrobów,
zabezpieczone
przed
czynnikami atmosferycznymi.
Parametry stoisk (minimalne): hale namiotowe o wymiarach 3m szerokości, 5m
długości oraz 7m wysokości, namioty wykonane z materiałów z atestem
przeciwpożarowym, wodoodpornym, stelaż z prowadnic aluminiowych o średnicy
25cm x 15cm, każde stoisko wyposażone w stolik, miejsca siedzące (minimum 2)
oraz podłączenie do prądu (230V)
Stowarzyszenie Na Rzecz Rozwoju
Gminy Sadowie „RoSa”
Sadowie 99a
27 – 580 Sadowie
tel. (015) 869 – 24 – 32
fax.(015) 869 – 24 - 37

Wynajmu agregatu prądotwórczego;
wynajem agregatu prądotwórczego do niezależnego zasilenia sceny i nagłośnienia,
moc urządzenia (minimum) 60kW, zasilanie urządzenia - paliwo płynne, czas pracy
urządzenia: 10.00 - 24.00. Usługa obejmuje również transport, montaż i demontaż
urządzenia.

Wynajęcia firmy ochroniarskiej;
wynajęcie w godz. od 10 do 24 -12 pracowników ochrony

Wynajmu i organizacji występu min. jednego znanego zespołu disco – polo
i min. dwóch zespołów coverowych;
wg. złożonej propozycji oferenta

Wynajęcia, transportu i serwisu toalet przenośnych;
Wynajem minimum 2 kabin typu TOI fresh + umywalka w godz.10.00-24.00 wraz
z transportem i serwisem

Organizacji płatnych stoisk cateringowych (min. grill, frytki, napoje gorące i zimne,
ogródek piwny, fast – food) dla uczestników imprezy wraz z zadaszeniem
i odpowiednio dużą ilością miejsc siedzących (min. 250) + stoły;

Organizacji płatnych stoisk ze słodyczami (również popcorn, wata cukrowa, gofry)
oraz zabawkami dla dzieci;

Ubezpieczenia OC imprezy w zakresie podstawowym;

Zapewnienia minimum 50 bezpłatnych porcji cateringowych (napój gorący plus
napój zimny plus porcja gorącego posiłku grillowego (kiełbaska, lub karkówka
plus
pieczywo,
ketchup,
musztarda)
do
dyspozycji
organizatora
z przeznaczeniem dla osób obsługujących imprezę;

Zapewnienia namiotu piknikowego do dyspozycji organizatora imprezy;
imprezy
Stowarzyszenie Na Rzecz Rozwoju
Gminy Sadowie „RoSa”
Sadowie 99a
27 – 580 Sadowie
tel. (015) 869 – 24 – 32
fax.(015) 869 – 24 - 37
Hala namiotowa o minimalnych wymiarach 5m szerokości, 10m długości oraz 7m
wysokości, wykonana z materiałów z atestem przeciwpożarowym, wodoodpornym,
stelaż z prowadnic aluminiowych o średnicy 25cm x 15cm, wyposażona w stoliki,
i miejsca siedzące (minimum 16) oraz podłączenie do prądu (230V)

Zapewnienia dodatkowych bezpłatnych atrakcji dla uczestników pikniku w postaci
min.
o Dwa urządzenia dmuchane dla dzieci (zjeżdżalnia, zamek) + obsługa
o Suchy basen dla dzieci + obsługa
o Malowanie twarzy dla dzieci + obsługa
o Inne zaproponowane przez oferenta
Termin wykonania zamówienia:
20.07.2014 r. (niedziela)
Maksymalna kwota oferowana przez Zamawiającego za wykonania zamówienia
(kwota nie podlega negocjacji „w górę”):
30 504,00 zł brutto
(trzydzieści tysięcy pięćset cztery złote zero groszy)
O zamówienie może ubiegać się wykonawca, który spełnia następujące warunki:

posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli
ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,

ma niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje
osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,

UWAGA: W przypadku wyboru danej oferty, Oferent jest zobowiązany do uzyskania
odpowiednich pozwoleń wymaganych prawem, w tym na sprzedaż alkoholu.
Stowarzyszenie Na Rzecz Rozwoju
Gminy Sadowie „RoSa”
Sadowie 99a
27 – 580 Sadowie
tel. (015) 869 – 24 – 32
fax.(015) 869 – 24 - 37
Informacja o oświadczeniach i dokumentach jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu
potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu:
•
zaświadczenie o wpisie do odpowiedniej ewidencji potwierdzającej uprawnienia do
wykonania zamówienia objętego zaproszeniem – kserokopia poświadczona za
zgodność z oryginałem – dokument nie starszy niż 3 miesiące od daty złożenia.
•
krótki opis (max. 1 strona A4) doświadczenia Wykonawcy w realizacji podobnych
przedsięwzięć
•
krótki opis (max. 1 strona A4) potencjału technicznego i osobowego Wykonawcy
Kryteria wyboru:
•
Oferowane dodatkowo w cenie atrakcje nie wymienione w zaproszeniu
(np. występ dodatkowych zespołów, atrakcje dla dzieci, zwiększone parametry
oświetlenia imprezy itp.) – 60%
•
Doświadczenie w realizacji podobnych przedsięwzięć – 20%
•
Dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym i osobowym – 20%
Osoby uprawnione do udzielania informacji na temat zaproszenia:
Piotr Wójtowicz – Skarbnik Stowarzyszenia „RoSa”
e – mail: [email protected]
tel. 0 – 609 – 579 – 702
Godziny udzielania wyjaśnień: poniedziałek - piątek 10:00 - 14:00
Ofertę na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego
zaproszenia i wymagane załączniki prosimy złożyć osobiście, bądź drogą
pocztową, w zamkniętej kopercie z napisem „Oferta – festyn 2014”
w biurze Stowarzyszenia Na Rzecz Rozwoju Gminy Sadowie „RoSa”
(Sadowie 99a, 27 – 580 Sadowie), w godzinach 08.00 – 15.00, do dnia
31.05.2014 r.
Stowarzyszenie Na Rzecz Rozwoju
Gminy Sadowie „RoSa”
Sadowie 99a
27 – 580 Sadowie
tel. (015) 869 – 24 – 32
fax.(015) 869 – 24 - 37
UWAGA:
Zamawiający zastrzega sobie prawo do prowadzenia negocjacji z Wykonawcami oraz do
umorzenia postępowania bez podania przyczyny
Sadowie, dnia, 20.05.2014 r.
Prezes Stowarzyszenia „RoSa”
(-)
mgr Marek Czarnecki
Skarbnik Stowarzyszenia „RoSa”
(-)
mgr Piotr Wójtowicz