Zasady realizacji projektu

Kursy Intensywne
Erasmusa
Rok akademicki
2013/ 2014
Plan wystąpienia
1. Omówienie zagadnień zawartych w
prezentacji
2. Pytania
Realizując Kurs Intensywny Erasmusa
należy zapoznać się z zapisami Umowy
Finansowej, Przewodnikiem Programu
„Uczenie się przez całe życie” 2013
oraz Wytycznymi do raportów
końcowych w ramach Programu
„Uczenie się przez całe życie”
Kontrakt 2013.
Dofinansowanie
Umowa Finansowa określa wysokość
przyznanego dofinansowania – kwotę
maksymalną, która nie ulegnie zwiększeniu
w przypadku realizacji kursu dla większej
liczy studentów lub pracowników, lecz może
ulec obniżeniu.
Dofinansowanie
Umowa Finansowa wskazuje podział na trzy
kategorie budżetowe określone kwotowo:
1. organizacja kursu intensywnego,
2. koszty podróży, w tym wizy wjazdowe i
wyjazdowe,
3. koszty utrzymania wraz z
ubezpieczeniem.
Beneficjent poniesie wszelkie
inne koszty związane lub
wynikające z realizacji kursu
intensywnego.
Formy dofinansowania
Umowa Finansowa przewiduje różne formy
dofinansowania:
• płatność ryczałtową,
• finansowanie według stawki
zryczałtowanej według skali kosztów
jednostkowych,
• dofinansowania na podstawie kosztów
rzeczywistych.
Organizacja kursu
Dofinansowanie kosztów związane z
organizacją i prowadzeniem kursu
intensywnego ma charakter płatności
ryczałtowej i wynosi 5.540 €.
Organizacja kursu
Dofinansowanie może być wykorzystane na:
 przygotowanie, przeprowadzenie i
rozpowszechnianie rezultatów kursu, w tym
wydatki na podróż, utrzymanie i
zakwaterowanie na etapie przygotowania
kursu,
 jego ewaluacji oraz udziału w kursie
intensywnym ekspertów zewnętrznych.
Utrzymanie uczestników kursu
wraz z ubezpieczeniem
Dofinansowanie kosztów utrzymania wraz z
kosztami ubezpieczenia jest kalkulowane w
oparciu o:
• stawkę zależną od czasu uczestnictwa w
kursie każdego uczestnika,
• liczbę uczestników.
Utrzymanie uczestników kursu
wraz z ubezpieczeniem
Z dofinansowania na utrzymanie powinny
być finansowane: wyżywienie,
zakwaterowanie, ubezpieczenie, przejazdy
lokalne (na terenie miejscowości, w której
odbywa się kurs) i w przypadku dostępności
środków – część stypendium.
Utrzymanie uczestników kursu
wraz z ubezpieczeniem
Z dofinansowania można pokryć wydatki
na utrzymanie dla maksymalnie 60
studentów i 20 nauczycieli - w wysokości nie
przekraczającej kwoty funduszy przyznanej
uczelni w pozycji utrzymanie w Art.III.1
Umowy.
Zarówno w przypadku kosztów organizacji
jak i kosztów utrzymania Beneficjent musi
być w stanie udowodnić, że działanie
zostało zrealizowane.
Nie zwalnia to Beneficjenta z obowiązku
posiadania dokumentacji finansowej
poświadczającej wszystkie poniesione
koszty na rzecz obu kategorii.
Koszty podróży
Dofinansowanie kosztów podróży jest
udzielone na podstawie kosztów
rzeczywistych.
Koszty podróży
Z funduszy programu Erasmus można
dofinansować wydatki na podróż dla
maksymalnie 60 studentów i 20 nauczycieli
do 100% rzeczywistej ceny, ale w wysokości
nie przekraczającej kwoty przyznanej w
Art.III.1 Umowy w kategorii podróż.
Koszty podróży
Wydatki na podróż samochodem osobowym
(prywatnym lub firmowym) są możliwe do
rozliczenia - po uzyskaniu wcześniejszej
zgody uczelni koordynującej
projekt/konsorcjum oraz zostały one
uzasadnione i których cena nie jest
nadmierna.
Koszty podróży
Beneficjent musi posiadać
dokumentację potwierdzającą
wybór rozwiązania
najkorzystniejszego cenowo w tym
np. informacje ze stron
zawierające cenę.
Koszty podróży
Należy dokonać wyboru wariantu spośród
dwóch rozwiązań:
• rozliczenia na podstawie oświadczenia
uczestnika kursu, w którym podano ilość
przejechanych kilometrów
lub
•ceny biletu.
Koszty podróży
Rozliczenie przy zastosowaniu stawki za
kilometr zgodnej z wewnętrznymi zasadami
Beneficjenta przypadającą na jeden
kilometr, nie wyższą niż stawka ustalona w
Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z
dnia 25 marca 2002 r. i nie wyższą niż 0,22 €
- wg kursu wskazanego przez NA do
przeliczania wydatków poniesionych w PLN
na EUR.
Koszty podróży
Zwrot na podstawie ceny biletu kolejowego
w II klasie, autokarowego lub lotniczego
ekonomicznego (zaświadczenia o cenie
biletu wydanego przez przewoźnika)na
trasie przejazdu samochodem, przy czym
wskazany jest wybór najbardziej
ekonomicznej opcji.
Koszty podróży
W przypadku, gdy samochodem
podróżowało kilka osób, zwrócona
zostanie równowartość jednego
biletu.
Koszty podróży
Koszty przejazdu taksówką są nieuprawnione
w ramach dofinansowania kosztów podróży.
Jedynie w wyjątkowych przypadkach, po
przesłaniu stosownego wyjaśnienia, NA może
uznać ten wydatek.
Brak wyjaśnienia lub właściwego
uzasadnienia spowoduje, iż koszt ten nie
zostanie zaakceptowany.
Koszty utrzymania i podróży
Rozliczeniu będą podlegały koszty podróży i
utrzymania studentów oraz nauczycieli
bezpośrednio uczestniczących w kursie, dla
których miejscowość, w której odbywa się
kurs, nie jest miejscem siedziby ich uczelni
macierzystej.
Dokumenty stanowiące podstawę
rozliczenia kwoty poszczególnych
kategorii:
• organizację kursu: imienna lista obecności
podpisana czytelnie przez każdego
uczestnika kursu (studenta i nauczyciela
akademickiego – także z uczelni
koordynującej) w pierwszym i ostatnim dniu
kursu i ankieta wypełniona przez każdego
studenta;
Dokumenty stanowiące podstawę
rozliczenia kwoty poszczególnych
kategorii:
• podróż uczestników: potwierdzenia
dokonania płatności, faktury, rachunki,
wykorzystane bilety, kserokopia wizy, karty
pokładowe na podróż w obie strony;
wskazujące, że podróż odbyła się w
terminach podanych w Art. II.3 Umowy;
Dokumenty stanowiące podstawę
rozliczenia kwoty poszczególnych
kategorii:
• utrzymanie: potwierdzenie udziału w
kursie w postaci zaświadczenia uczestnictwa
dla każdego uczestnika (studenta i
nauczyciela akademickiego) zawierające
datę rozpoczęcia i datę zakończenia
kursu/pobytu, podpisane przez instytucję,
która organizowała kurs.
Przesunięcia w budżecie
W drodze wyjątku Beneficjent może
dokonać przesunięcia środków pomiędzy
pozycjami budżetu „utrzymanie” i „podróż”,
pod warunkiem, że to przesunięcie środków
nie wpływa na realizację działania i że
przesunięcie funduszy pomiędzy pozycjami
budżetu nie przekracza 10% kwoty
najniższej z dwóch ww. kategorii
budżetowych.
Przesunięcia w budżecie
Beneficjent powinien pisemnie
poinformować NA o planowanym
przesunięciu środków.
Dokumentacja
Beneficjent jest zobowiązany do
przechowywania dokumentacji związanej z
realizacją projektu w tym dokumentacji
finansowej przez okres 5 lat, licząc od daty
końcowej płatności NA lub wezwania do
zwrotu Beneficjenta.
Dokumentacja
Wszystkie dokumenty finansowe muszą być
właściwie opisane przez Beneficjenta, tj.
opis powinien zawierać kwotę i walutę
dokumentu finansowego, źródło
finansowania, numer Umowy Finansowej
oraz cel zakupu.
Dokumentacja
Wydatek w wysokości … został
sfinansowany z Programu LLP Erasmus
działanie Kursy Intensywne na
realizację Umowy Finansowej nr …
kategoria budżetowa …
opis …
Dokumentacja
Daty wystawienia dowodów źródłowych
oraz daty płatności na ich rzecz (spłata
zobowiązania) muszą zawierać się w
okresie kwalifikowalności kosztów
określonym w Umowie w Art.II.2.
Budżet - Koszty uprawnione:
• zgodne z zasadami należytego zarządzania
finansami, szczególnie pod względem
efektywności kosztów i opłacalności,
• muszą być możliwe do zidentyfikowania i
zweryfikowania - zapisane w księgach
rachunkowych zgodnie z mającymi
zastosowanie zasadami rachunkowości,
• ściśle związane z realizowanym projektem
i należące do jednej z trzech kategorii
budżetowych,
Budżet - Koszty uprawnione:
• muszą zostać poniesione przez
Beneficjenta w okresie kwalifikowalności
kosztów,
• być zapisane w księgach rachunkowych
zgodnie z mającymi zastosowanie zasadami
rachunkowości oraz być zadeklarowane
zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami
podatkowymi i o zabezpieczeniu
społecznym.
Budżet - Koszty nieuprawnione:
• koszty otwarcia i prowadzenia rachunku,
• koszty niezwiązane z realizowanym
projektem, nieobjęte żadną z kategorii
budżetowych wymienionych w Umowie
Art. III – finansowanie działania,
• koszty odsetek od kredytów,
• koszty różnic kursowych,
Budżet - Koszty nieuprawnione:
• zbyt wysokie lub nieprzemyślane
wydatki,
• zakup środków trwałych,
• koszty nie związane z realizowanym
projektem,
• koszty nieudokumentowane,
• VAT – jeżeli jest odliczany,
Budżet - Koszty nieuprawnione:
• koszty zadeklarowane przez
wnioskodawcę, a objęte innym
działaniem lub planem prac, które
uzyskały dofinansowanie od Unii
Europejskiej lub z innych źródeł,
• koszty poniesione poza okresem
kwalifikowalności kosztów.
Polityka kursowa
Zgodnie z Umową Finansową wszelkie
kwoty w raporcie końcowym powinny być
wyrażone w euro.
Zasady polityki kursowej należy stosować
przy przeliczaniu wydatków
poniesionych w trakcie realizacji
działania w przypadku dofinansowania
udzielonego na podstawie kosztów
rzeczywistych.
Polityka kursowa
Podstawą do przeliczenia kosztu jest
waluta danego dowodu finansowego, a
nie waluta w jakiej dokonano za niego
zapłaty.
Polityka kursowa
Dowody finansowe wystawione w walucie
EUR nie podlegają przewalutowaniu,
niezależnie w jakiej walucie dokonano za
nie zapłaty.
Polityka kursowa
Dowody finansowe wystawione w
walucie innej niż EUR podlegają
przewalutowaniu na EUR, przy czym
jako wydatek należy traktować kwotę
wynikającą z dowodu finansowego
a nie kwotę zapłaty, jeśli była ona
ponoszona w innej walucie niż waluta
dowodu.
Polityka kursowa
Do przeliczania wydatków poniesionych w
walutach innych niż EUR należy stosować
miesięczny kurs obrachunkowy wymiany
ustalony przez KE i opublikowany na jej
stronie internetowej z dnia dokonania
płatności zaliczkowej przez NA na rzecz
Beneficjenta.
Polityka kursowa
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.
cfm?fuseaction=home&SearchField=&Period
=2009-2&Delim=,&Language=en
Polityka kursowa
W przypadku większej ilości
płatności zaliczkowych, Beneficjent
będzie musiał stosować więcej niż jeden
kurs do przeliczania wydatków.
Polityka kursowa
Kurs pierwszej zaliczki będzie stosowany
do przeliczania wszystkich poniesionych
wydatków w okresie od dnia
kwalifikowalności kosztów wskazanego w
Art. II.2 Umowy Finansowej do dnia
poprzedzającego wypłatę drugiej zaliczki.
Polityka kursowa
Natomiast kurs ostatniej zaliczki będzie
stosowany do przeliczania wszystkich
wydatków w okresie od dnia jej wypłaty
do końca okresu kwalifikowalności
kosztów.
Punktem odniesienia jest data
wystawienia dowodu finansowego a nie
data faktycznej zapłaty zobowiązania.
Polityka kursowa
Koszty różnic kursowych oraz straty
powstałe na operacjach walutowych w
okresie obowiązywania Umowy
Finansowej są kosztami
niekwalifikowanymi.
Pytania
Dziękuję Państwu za
uwagę
Aneta Pomorska