ZARZĄDZENIE NR 17/2014 DYREKTORA GENERALNEGO

ZARZĄDZENIE NR 17/2014
DYREKTORA GENERALNEGO
POMORSKIEGO URZĘDU WOJEWÓDZKIEGO W GDAŃSKU
z dnia 29 sierpnia 2014r.
w sprawie zasad procesu adaptacji nowo zatrudnionych pracowników w Pomorskim
Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku.
Na podstawie art. 25 ust. 4 pkt 2) i ust. 10 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie
cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505 ze zm.) zarządza się, co następuje:
§ 1. Zarządzenie określa zasady realizacji procesu wdrażania do pracy nowo zatrudnionych
pracowników w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku oraz osoby odpowiedzialne
za ten proces.
§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1) adaptacji – należy przez to rozumieć proces wprowadzania nowo zatrudnionych
pracowników do pracy w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku;
2) Urzędzie – należy przez to rozumieć Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku;
3) Dyrektorze Generalnym – należy przez to rozumieć Dyrektora Generalnego
Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku;
4) dyrektorze wydziału – należy przez to rozumieć dyrektora wydziału, biura oraz
kierującego zespołem wchodzącym w skład Urzędu;
5) bezpośrednim przełożonym – należy przez to rozumieć osobę, której stanowisko
zostało wskazane w opisie stanowiska pracy pracownika, jako stanowisko pracy
bezpośrednio nadzorujące;
6) opiekunie pracownika – należy przez to rozumieć pracownika, wyznaczonego przez
dyrektora wydziału, biorącego czynny udział w procesie wdrażania nowo
zatrudnionego pracownika. W sytuacji kiedy dyrektor wydziału nie wyznaczy
pracownikowi opiekuna, jego rolę pełni bezpośredni przełożony pracownika;
7) nowo zatrudnionym pracowniku – należy przez to rozumieć osobę, która została
zatrudniona w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku;
8) szkoleniach adaptacyjnych – należy przez to rozumieć szkolenia dla nowo
zatrudnionych pracowników, prowadzone w formie instruktażu oraz e-learningowo
na platformie Moodle.
§ 3. Proces adaptacji stanowi element systemu zarządzania zasobami ludzkimi w Urzędzie,
którego głównym celem jest efektywne i skuteczne wprowadzenie pracownika w istniejącą
strukturę i kulturę organizacyjną oraz przekazanie wzorców zachowań i postaw przyjętych
w Urzędzie.
§ 4. Adaptacja podzielona jest na 3 etapy:
1) I etap – wstępne wprowadzenie;
2) II etap – szkolenia adaptacyjne;
3) III etap – służba przygotowawcza (dotyczy członków korpusu służby cywilnej,
zgodnie z ustawą o służbie cywilnej).
§ 5. Za I etap adaptacji są odpowiedzialni w szczególności:
1) bezpośredni przełożony pracownika, który może być jednocześnie opiekunem
pracownika;
2) opiekun pracownika – o ile został wyznaczony;
3) pracownicy Oddziału Kadr i Rozwoju Zawodowego, Oddziału ds. Informatyzacji,
Oddziału Organizacyjnego i Kontroli Zarządczej oraz samodzielne stanowisko pracy
ds. bezpieczeństwa i higieny pracy w Biurze Kadr i Organizacji.
§ 6. Bezpośredni przełożony pracownika odpowiada w szczególności za:
1) przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego w ramach szkolenia wstępnego
na stanowisku pracy w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, zgodnie
z „Ramowym programem instruktażu stanowiskowego” stanowiącym załącznik
do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie
bezpieczeństwa i higieny pracy;
2) omówienie z nowo zatrudnionym pracownikiem procesu adaptacji z uwzględnieniem
jej poszczególnych etapów;
3) przygotowanie stanowiska pracy dla nowo zatrudnionego pracownika m.in. złożenie
wniosku o wydanie karty elektronicznej dla pracownika oraz zapotrzebowania
na sprzęt teleinformatyczny wraz z niezbędnym oprogramowaniem oraz usługami
sieciowymi;
4) przedstawienie zasad obowiązujących w komórce organizacyjnej;
5) udzielanie wsparcia merytorycznego i organizacyjnego w realizacji przydzielonych
zadań;
6) określenie zadań i oczekiwań w stosunku do nowo zatrudnionego pracownika oraz
szczegółowe omówienie zakresu obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień;
7) przedstawienie nowo zatrudnionemu pracownikowi kadry kierowniczej wydziału
oraz współpracowników, z uwzględnieniem informacji o pełnionych funkcjach
i zakresie realizowanych zadań;
8) przedstawienie sposobu przeprowadzenia pierwszej oceny nowo zatrudnionego
pracownika, omówienie kryteriów oceny oraz ustalenie daty złożenia sprawozdania
i terminu pierwszej oceny;
9) monitorowanie i wspieranie rozwoju nowo zatrudnionego pracownika.
§ 7. 1. Opiekuna wyznacza się spośród osób cechujących się umiejętnością komunikacji oraz
posiadających dobrą znajomość funkcjonowania jednostki organizacyjnej i obowiązujących
procedur.
2. Opiekun odpowiada w szczególności za:
1) przedstawienie struktury i kultury organizacyjnej Urzędu;
2) zaprowadzenie nowo zatrudnionego pracownika do takich miejsc jak: sekretariaty
Wojewody Pomorskiego, Wicewojewody Pomorskiego oraz Dyrektora Generalnego
Urzędu, Zespół ds. Ochrony Informacji Niejawnych, kadry, płace, Kancelaria Ogólna,
Zespół Obsługi Klienta, Poradnia Medycyny Pracy, bufet;
3) przedstawienie polityki informacyjnej Urzędu m.in. strony internetowej Urzędu oraz
strony intranetowej – Aktualności oraz omówienie sposobu organizacji spotkań
wydziałowych, sposobu informowania o zmianach zachodzących w Urzędzie,
zasadach komunikacji wewnętrznej;
4) udzielanie wsparcia organizacyjnego np. omówienie ogólnych zasad opracowywania
dokumentów i ich obiegu, zasad redagowania pism urzędowych i szablonów
dokumentów, a w miarę możliwości w realizacji zadań merytorycznych;
5) tworzenie atmosfery sprzyjającej integracji nowo zatrudnionego pracownika
w zespole i włączeniu go w istniejącą strukturę organizacyjną;
6) udzielanie innej pomocy oczekiwanej przez nowo zatrudnionego pracownika.
3. Wykonywanie zadań opiekuna jest równoznaczne z wykonywaniem obowiązków
służbowych.
§ 8.1. Pracownik Oddziału Kadr i Rozwoju Zawodowego Biura Kadr i Organizacji
odpowiada za:
1) przekazanie przed zatrudnieniem pracownika pakietu materiałów informacyjnych
tzw. „Teczki nowego pracownika” zawierającej:
a) skierowanie na badania,
b) regulamin pracy Urzędu, zarządzenie Dyrektora Generalnego Urzędu
w sprawie wewnętrznej polityki antymobbingowej, zarządzenie Prezesa Rady
Ministrów w sprawie wytycznych w zakresie przestrzegania zasad służby
cywilnej oraz w sprawie zasad etyki korpusu służby cywilnej, o których
zapoznaniu się pracownik poświadcza własnoręcznym podpisem w pierwszym
dniu pracy, przy podpisywaniu umowy o pracę,
c) zarządzenie Dyrektora Generalnego Urzędu w sprawie ustalenia zasad
awansowania pracowników – członków korpusu służby cywilnej lub
w sprawie regulaminu premiowania pracowników zatrudnionych
na stanowiskach pomocniczych, robotniczych i obsługi,
d) zasady ochrony danych osobowych obowiązujące w Urzędzie,
e) instrukcję logowania się na platformie Moodle oraz wzór oświadczenia
o odbyciu e-learningowych szkoleń adaptacyjnych,
f) „Przewodnik nowego pracownika”,
g) druki kadrowo-płacowe do wypełnienia i przekazania w pierwszym dniu pracy
m.in. kwestionariusz osobowy, oświadczenia dot. uprawnień rodzicielskich,
podstawowego miejsca pracy, emerytalno-rentowe, dot. zaliczek na podatek
dochodowy,
h) listę kontrolną procesu adaptacji, stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego
zarządzenia. Uzupełnioną listę kontrolną należy w ciągu dwóch tygodni od
zatrudnienia przekazać do sekretariatu Biura Kadr i Organizacji.
2) przekazanie nowo zatrudnionemu pracownikowi umowy o pracę oraz informacji
w zakresie:
a) zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
b) opieki lekarskiej,
c) organizacji czasu pracy (godzin pracy, przerw w pracy, dni wolnych od pracy,
godzin nadliczbowych, wyjść prywatnych, urlopów);
3) zapoznanie z opisem stanowiska pracy;
4) przekazanie informacji o zatrudnieniu nowego pracownika do Pełnomocnika
Wojewody ds. Ochrony Informacji Niejawnych, Informatyka Wojewódzkiego,
Kierownika Oddziału Organizacyjnego i Kontroli Zarządczej oraz samodzielnego
stanowiska pracy ds. bezpieczeństwa i higieny pracy Biura Kadr i Organizacji.
2. Pracownik Oddziału ds. Informatyzacji Biura Kadr i Organizacji odpowiada za:
1) niezwłoczne zapewnienie na stanowisku pracy sprzętu komputerowego wraz
z odpowiednim oprogramowaniem, zaopatrzonego w pocztę e-mail oraz inne
niezbędne na stanowisku pracy usługi sieciowe, po wcześniejszym złożeniu przez
bezpośredniego przełożonego pracownika wniosku/ zapotrzebowania;
2) wydanie karty elektronicznej, na wniosek bezpośredniego przełożonego pracownika.
3. Pracownik Oddziału Organizacyjnego i Kontroli Zarządczej Biura Kadr i Organizacji
odpowiada za:
1) niezwłoczne sporządzenie informacji o zatrudnieniu nowego pracownika
i zamieszczenie jej na stronie intranetowej Urzędu „Aktualności”;
2) dodanie danych kontaktowych nowego pracownika do książki telefonicznej Urzędu.
4. Samodzielne stanowisko pracy ds. bezpieczeństwa i higieny pracy Biura Kadr i Organizacji
odpowiada za:
1) przeprowadzenie, przed przystąpieniem pracownika do pracy, instruktażu ogólnego
w ramach szkolenia wstępnego ogólnego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy,
zgodnie z „Ramowym programem instruktażu ogólnego” stanowiącym załącznik
do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie
bezpieczeństwa i higieny pracy;
2) dokonanie oceny warunków pracy na stanowisku z monitorem ekranowym w ciągu
dwóch tygodni od zatrudnienia nowego pracownika.
§ 9. 1. II etap adaptacji polega na przeprowadzeniu szkoleń adaptacyjnych w celu przekazania
w przystępnej formie najważniejszych regulacji z zakresu organizacji i zasad funkcjonowania
Urzędu.
2. Szkolenia adaptacyjne, w zależności od formy prowadzenia zajęć, dzielą się na:
1) instruktaże prowadzone przez pracowników Urzędu;
2) szkolenia na platformie e-learning Moodle.
§ 10.1. Instruktaże obejmują tematykę:
1) organizacja pracy Urzędu;
2) system zarządzania jakością ISO;
3) kontrola zarządcza;
4) dokształcanie i rozwój zawodowy;
5) instrukcja kancelaryjna;
6) BIP oraz udostępnianie informacji publicznej;
7) elektroniczne zarządzanie dokumentacją w Urzędzie (EZD).
2. Instruktaże organizowane i przeprowadzane są przez pracowników Biura Kadr
i Organizacji raz na dwa miesiące. O dokładnym terminie i miejscu instruktażu pracownicy
informowani są z tygodniowym wyprzedzeniem.
3. Wyjątek stanowią szkolenia z EZD, które prowadzone są indywidualnie przez
koordynatorów poszczególnych komórek organizacyjnych, w pierwszym tygodniu pracy.
§ 11. 1. Szkolenia za pośrednictwem systemu platformy szkoleniowej e-learning Moodle,
przeprowadzane są na podstawie materiałów szkoleniowych przygotowanych przez
pracowników Urzędu.
2. Do szkoleń realizowanych z wykorzystaniem platformy e-learning zalicza się m.in.
szkolenia z zakresu:
1) ochrony danych osobowych;
2) ochrony informacji niejawnych.
3. Nowo zatrudniony pracownik zobowiązany jest do odbycia szkoleń wymienionych w ust. 2
w pierwszym tygodniu pracy.
4. Potwierdzeniem odbycia szkoleń jest złożenie przez pracownika pisemnego oświadczenia
w Oddziale Kadr i Rozwoju Zawodowego Biura Kadr i Organizacji. Wzór oświadczenia
stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
§ 12. 1. III etap adaptacji stanowi służba przygotowawcza, która polega na teoretycznym
i praktycznym przygotowaniu pracownika do prawidłowego wykonywania obowiązków
służbowych.
2. Szczegółowe informacje dotyczące uczestnictwa w służbie przygotowawczej określone
są odrębnym zarządzeniem Dyrektora Generalnego Urzędu w sprawie sposobu
przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę.
3. Pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę na zastępstwo oraz na stanowiskach
pomocniczych, robotniczych i obsługi nie są objęci służbą przygotowawczą.
§ 13. Pracownicy Oddziału Kadr i Rozwoju Zawodowego Biura Kadr i Organizacji
monitorują sprawny przebieg całości procesu adaptacji, m.in. poprzez analizę wypełnionych
list kontrolnych, ankietę oraz rozmowę przeprowadzaną w terminie 3 miesięcy od daty
zatrudnienia.
§ 14. Przedłużenie umowy o pracę na czas nieokreślony kończy proces adaptacji pracownika.
§ 15. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
DYREKTOR GENERALNY
Ewelina Dajnowska-Burkiewicz