Wzór oferty

Wzór oferty
(zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia
2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji
zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania /Dz. U. z
2011 r. Nr 6, poz. 25/)
Wskazówki dla aplikujących organizacji pozarządowych:
 Pierwsza strona oferty.
Na wstępie należy oznaczyć (przez skreślenie niepotrzebnej formy) czy oferta
stanowi propozycję jednego podmiotu, czy też jest ofertą wspólną.
W dalszych zapisach konsekwentnie używane są rozszerzenia, które
odpowiednio oznacza pojedynczy podmiot lub oferenci składający ofertę
wspólną.
Oprócz powyższego oznaczenia na pierwszej stronie oferty zamieszczone są
następujące informacje:
- rodzaj zadania publicznego - na podstawie art. 4 ust. 1 ustawy o działalności
pożytku publicznego i o wolontariacie - w przypadku konkursu Wojewody:
pkt 1: „pomoc społeczna, w tym pomoc rodzinom i osobom w trudnej
sytuacji życiowej oraz wyrównywanie szans tych rodzin i osób”,
lub pkt 2:
„działalność na rzecz integracji i reintegracji zawodowej i społecznej osób
zagrożonych wykluczeniem społecznym”.
- tytuł zadania publicznego – nazwa własna nadana przez oferenta lub
oferentów,
- oznaczenie, czy zadanie realizowane jest w formie powierzania (100%
środków dotacji), czy wspierania (z wkładem własnym i pozyskanym przez
oferenta) - w przypadku konkursu Wojewody realizowane są zadania tylko
w formie wspierania,
- nazwa organu administracji publicznej, który zleca realizację zadania –
Wojewoda Pomorski.
 Część I. Dane oferenta/oferentów.
W tej części wzoru oferent lub oferenci mają obowiązek podać dane dotyczące
organizacji, w tym m.in.: nazwę, formę prawną, dane teleadresowe, numer
rachunku bankowego, nr KRS lub innego rejestru, NIP, REGON, osoby
upoważnione do reprezentowania, dane jednostki organizacyjnej bezpośrednio
wykonującej zadanie (np. oddziału terenowego, placówki, czy innej jednostki
organizacyjnej oferenta), osobę upoważnioną do składania wyjaśnień w sprawie
oferty, przedmiot działalności pożytku publicznego (zakres działalności
organizacji ) w podziale na działalność odpłatną i nieodpłatną (zakres
działalności odpłatnej i nieodpłatnej musi być określony w statucie lub innym
dokumencie formalnym). W przypadku, gdy podmiot prowadzi tylko
działalność nieodpłatną – wpisuje tylko jej zakres. W części tej wpisujemy też
informacje dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej (jeśli jest), w tym
przedmiot tej działalności (ze statutu).
Zgodnie z pouczeniem zawartym w przypisie 3, w przypadku oferty wspólnej
należy podać dane wszystkich oferentów (przez dołączenie właściwych pól do
oferty).
 Część II. Sposób reprezentacji oferentów.
Ta część wypełniana jest wyłącznie w przypadku składania oferty wspólnej.
To pole opisowe, w którym należy podać sposób reprezentacji oferentów przed
organem administracji publicznej – wraz z podaniem podstawy prawnej.
Pouczenie w przypisie 10 wskazuje, że należy określić, czy sposobem
reprezentacji są zapisy określone w statutach, pełnomocnictwo, prokura, lub
inna podstawa. Ani ustawa, ani rozporządzenie nie wskazują preferowanej
formy wyboru sposobu reprezentacji.
 Część III.
Szczegółowy zakres rzeczowy zadania publicznego
proponowanego do realizacji.
1. Krótka charakterystyka zadania publicznego:
Zgodnie z dotychczasowa praktyką w tym miejscu należy przedstawić
najważniejsze, skrócone informacje dotyczące zadania: problem na jaki
odpowiada zadanie, grupa docelowa, miejsce realizacji, najważniejsze działania
i rezultaty realizacji zadania.
2. Opis potrzeb wskazujących na konieczność wykonania zadania
publicznego, opis ich przyczyn i skutków:
W rozporządzeniu brak pouczenia do wypełniania tego punktu. Zgodnie
z przyjętą praktyką można uznać, że w tym miejscu należy przedstawić
zdefiniowane przez oferenta/oferentów potrzeby środowiska, do którego
skierowane jest zadanie publiczne. Potrzeby te powinny być określone
na podstawie analizy przeprowadzonej przez oferenta/oferentów – wskazując
skalę potrzeb, źródła informacji na ten temat. Podmiot/podmioty składające
ofertę powinni też określić jakie są przyczyny powstania takich potrzeb
(z jakich problemów lokalnych wynikają) oraz skutki ich niezrealizowania.
3. Opis grupy adresatów zadania publicznego:
Również w przypadku tego pola nie ma wskazówek w kwestiach jego
wypełnienia w rozporządzeniu. Bazując na dotychczasowym doświadczeniu
należy w nim opisać grupę, która bezpośrednio lub pośrednio korzystać będzie
z zadania publicznego. Należy zatem wskazać wszystkie cechy grupy docelowej
mające znaczenie dla wykonywania zadania publicznego (np. zakres wiekowy,
liczność, wykształcenie, miejsce zamieszkania, inne cechy charakterystyczne).
W tym polu należy podać liczbę osób, które uczestniczyć będą w zadaniu.
Pola 4 i 5 wypełniane są wyłącznie w przypadku, gdy oferent/ oferenci chcą
z dotacji dofinansować część inwestycyjną (budowę, rozbudowę, duży remont
obiektu, w którym przeprowadzone zostanie zlecone zadanie). Umieszczenie
tych pól jest konsekwencją nowelizacji ustawy o działalności pożytku
publicznego i o wolontariacie oraz ustawy o finansach publicznych. Udzielenie
dotacji w części inwestycyjnej nie jest obligatoryjne dla administracji
publicznej. W przypadku dotacji udzielanych w ramach konkursu
Wojewody Pomorskiego na zadania z zakresu pomocy społecznej
inwestycje nie są dofinansowywane.
6. Zakładane cele realizacji zadania oraz sposób ich realizacji:
Pole nie zostało opatrzone pouczeniem. Zgodnie z przyjętą praktyką w polu tym
należy określić cele, a więc zmianę jaką oferent/oferenci chcą osiągnąć
realizując zadanie publiczne. Jednocześnie w polu tym należy określić sposób
realizacji celów, wskazując metody jakie oferent/oferenci chcą zastosować
w realizacji zadania (np. szkolenia, warsztaty, poradnictwo, wsparcie
psychologiczne, organizacja zajęć umożliwiających
zainteresowań, udzielenie schronienia itp.).
rozwój
różnych
7. Miejsce realizacji zadania publicznego:
Zgodnie z przyjętą praktyką należy wskazać miejsce, w którym zadanie
publiczne będzie realizowane (np. świetlica środowiskowa w X lub miasto,
dzielnica, gmina Y ).
8. Opis poszczególnych działań w zakresie realizacji zadania
publicznego:
Do tego pola dodano przypis nr 12 wskazujący, że opis działań powinien być
spójny z kosztorysem i harmonogramem. W przypadku oferty wspólnej należy
wskazać podział zadań między oferentów.
Zgodnie z przyjętą praktyką działania należy opisywać chronologicznie. Aby
uzyskać spójność z harmonogramem lub kosztorysem warto posługiwać
wewnętrzną numeracją : np. działanie 1, działanie 2, itd… Wówczas
w harmonogramie oraz kosztorysie konsekwentnie tę numerację stosować.
9. Harmonogram:
We wzorze harmonogram podano w formie tabeli podzielonej na kolumny:
poszczególne działania, terminy realizacji, oferent lub inny podmiot
odpowiedzialny na realizację działania. W pouczeniu w przypisie 13 podano że,
w harmonogramie należy zawrzeć terminy rozpoczęcia i zakończenia
poszczególnych działań oraz ich skalę z uwzględnieniem miar adekwatnych
dla danego działania.
Z uwagi na konieczność zachowania spójności z punktem 8 warto
chronologicznie przepisać nazwy działań z punktu 8 dodając informację na
temat ich skali (np. liczba szkoleń, liczba godzin zajęć w wymiarze
tygodniowym). W drugiej kolumnie należy dodać terminy rozpoczęcia i
zakończenia działania. Zgodnie z przyjętą praktyką od oferentów nie
oczekuje się podawania konkretnych dat dziennych. Dla zwiększenia
realności i elastyczności realizacji zadania warto ograniczyć się do
podawania zakresu miesięcznego. Jeżeli zadanie ma krótki czas realizacji –
można zastosować tygodniowe okresy realizacji. W ostatniej kolumnie należy
podać informację o tym kto będzie realizował dane działanie. Działanie może
być realizowane przez samego oferenta, w przypadku oferty wspólnej przez
któregoś z oferentów.
10. Zakładane rezultaty zadania publicznego:
Do tego pola dodano przypis 16, który wskazuje, że należy opisać zakładane
rezultaty zadania publicznego – czy będą trwałe oraz w jakim stopniu realizacja
zadania przyczyni się do rozwiązania problemu społecznego lub złagodzi jego
skutki. Zgodnie z przyjęta praktyką warto odnieść się do określonych w punkcie
2 tej części oferty potrzeb oraz skutków i przyczyn. Czy zdanie zlikwiduje
przyczyny lub je ograniczy, czy zmniejszy skutki, które zostały przez
oferenta/oferentów określone.
 Część IV. Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania
publicznego
W tej części zawarty jest formularz kosztorysu oraz spodziewane źródła
finansowania zadania .
Punkt pierwszy to tabela kosztorysu. Została ona zmieniona w stosunku
poprzedniej wersji. Kosztorys w kolumnach obejmuje następujące informacje:
- rodzaj kosztu
-ilość jednostek
- koszt jednostkowy
- rodzaj miary
- koszt całkowity (wynikający z przemnożenia ilości jednostek i kosztu
jednostkowego).
Kolejne kolumny to wskazanie źródła pokrycia kosztu:
- z dotacji, na którą składana jest oferta
- z środków własnych oferenta lub oferentów, środków z innych źródeł, wpłat
i opłat adresatów zadania – kolumna wypełniana w przypadku zlecania zadania
w formie wspierania, kiedy wymagany jest wkład własny organizacji (tak jak to
jest w przypadku konkursu Wojewody Pomorskiego)
- z wkładu osobowego – w tym z pracy społecznej członków lub pracy
wolontariuszy co wymaga wyceny pracy społecznej członków lub
wolontariuszy. Zgodnie z przyjętą praktyką wycenę pracy społecznej i pracy
wolontariuszy należy dokonać na podstawie obowiązujących stawek rynkowych
(jaki byłby koszt takiej pracy, gdybyśmy musieli za nią zapłacić – inna będzie
zatem wycena pracy np. psychologa, a inna osoby wykonującej proste
czynności administracyjne, czy porządkowe).
W układzie wierszowym tabeli rodzaje kosztów zostały podzielone na:
- koszty merytoryczne (wg przypisu są to wszystkie koszty bezpośrednio
związane z realizacją zadania),
- koszty obsługi zadania publicznego, w tym koszty administracyjne
(wg przypisu należy podać wszystkie koszty związane z wykonywaniem
działań o charakterze administracyjnym, nadzorczym i kontrolnym: w tym
obsługę finansową, prawną),
- inne koszty, w tym koszty wyposażenia i promocji.
Oferenci składający ofertę wspólną są zobowiązani oznaczyć, które koszty kogo
dotyczą. Należy to zrobić rozdzielając poszczególne kategorie kosztów na
każdego oferenta oddzielnie (przypis 19).
Punkt drugi tej części oferty to tabela wskazująca źródła finansowania.
Źródła te należy podać sumując odpowiednie kolumny kosztorysu. Dodatkowo
należy wypełnić kolumnę z podaniem procentowego udziału każdego ze źródeł
finansowania.
Uwaga! W wierszu nr 3 tej tabeli (środki finansowe z innych źródeł) wkradł się
błąd dotyczący numeru przypisu- zamiast 11 powinno być 17 – bo dotyczy
zlecania zadań w formie wspierania. Środki finansowe określone w tym wierszu
są sumą środków wymienionych w pkt. 3.1 – 3.3.
W punkcie trzecim tej części oferty jest tabela, której wypełnienie zależy
od decyzji oferenta/oferentów. Wypełnienie tabeli ma znaczenie dla sposobu
zawarcia umowy z oferentem/oferentami. Jeżeli organizacja przewiduje,
że wkład własny do zadania będzie w całości lub części pochodził z dotacji
z innego organu administracji publicznej, ale nie ma jeszcze pewności czy
zostaną te środki przyznane – wypełniając tabelę będzie mogła skorzystać ze
specjalnych zapisów w umowie, które w przypadku nieotrzymania środków
zapewnią jej prawo do zmiany oferty lub rezygnacji z jej wykonania (paragraf
16 wzoru umowy).
Aby skorzystać z tego uprawnienia organizacja w punkcie 2 – źródła
finansowania - powinna podać ile planuje pozyskać środków od innych
organów administracji publicznej. Następnie w tabeli 3 podać: nazwę organu,
kwotę przewidywanych środków, oznaczyć, czy środki zostały przyznane, czy
nie, podać termin rozpatrzenia w przypadku, kiedy rozpatrzenie nie nastąpiło.
Pod tabelami znajduje się dodatkowe, nienumerowane pole, w którym można
podać uwagi mogące mieć znaczenie przy ocenie kosztorysu.
 Część V. Inne wybrane informacje dotyczące zadania publicznego.
1. Zasoby kadrowe przewidziane do wykorzystania przy realizacji
zadania publicznego:
Zgodnie z przypisem nr 22 należy podać kwalifikacje osób, które będą
wykonywać zadanie publiczne oraz kwalifikacje wolontariuszy. Nie ma
obowiązku podawania imienia i nazwiska osoby – pouczenie wprost mówi
o kwalifikacjach angażowanej kadry.
W przypadku oferty wspólnej zasoby kadrowe należy podawać wraz
z przypisaniem do konkretnego oferenta.
2. Zasoby rzeczowe przewidziane do wykorzystania przy realizacji
zadania publicznego:
W tym polu zgodnie z przypisem 23 należy podać np. lokal, sprzęt, materiały,
które będą w dyspozycji oferenta/oferentów i zostaną wykorzystane do realizacji
zadania. W tym polu nie należy umieszczać sprzętu, czy materiałów, które
zostaną zakupione z dotacji. Jeżeli jest to oferta wspólna należy dodatkowo
oznaczyć, który z oferentów jest dysponentem danego zasobu rzeczowego.
3. Dotychczasowe doświadczenie w realizacji zadań publicznych:
W tym polu należy opisać doświadczenie oferenta/oferentów w realizacji zadań
publicznych podobnego rodzaju – wraz z informacją, które z nich realizowane
były we współpracy z organami administracji publicznej.
W opisie warto zawrzeć zakres zadań, skalę zadań oraz ich wartość.
4. Informacja, czy oferent/oferenci przewidują zlecać realizację zadania
w trybie art. 16 ust 7 ustawy o działalności pożytku publicznego
i o wolontariacie;
Pole to jest konsekwencją zapisu w ustawie o działalności pożytku
publicznego i o wolontariacie, która pozwala zlecać realizację zadania innej
organizacji pozarządowej lub podmiotowi wymienionemu w art. 3 ust 3
ustawy pod warunkiem zapewnienia jawności i uczciwej konkurencji.
Ostatnia część oferty istotna dla oferenta/oferentów to oświadczenia.
Podpisując się pod ofertą oświadczamy, że:
1) proponowane zadanie publiczne w całości mieści się w zakresie
działalności pożytku publicznego oferenta/oferentów;
2) w ramach składanej oferty przewidujemy pobieranie/niepobieranie
(należy oznaczyć) opłat od adresatów zadania;
3) oferent/oferenci związani są ofertą do dnia: ( należy wpisać: do dnia
podpisania umowy);
4)osoby, których dane osobowe zostały wykorzystane w ramach konkursu
(np. podano je w ofercie) złożyły stosowne oświadczenia pozwalające na ich
gromadzenie, przetwarzanie - zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r.
o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn.
zm.);
5) należy oznaczyć czy oferent/oferenci
zalegają czy nie zalegają
z opłacaniem należności z tytułu zobowiązań podatkowych/składek na
ubezpieczenia społeczne;
6) podane dane określone w części I oferty są zgodne z KRS lub innym
rejestrem;
7) wszystkie podane informacje zgodne są ze stanem faktycznym i stanem
prawnym.
Pod oświadczeniami następują podpisy upoważnionych osób oraz data
podpisu. Nie ma obowiązku składania pieczęci organizacji.
Do oferty dołączane są załączniki określone w treści ogłoszenia
konkursowego.
Materiał przygotowany na podstawie artykułu Marcina Dadela „Nowy wzór oferty”