Prezentacja 03.

Analiza stopnia obciążenia zadaniami
poszczególnych stanowisk pracy
w archiwach państwowych
Warszawa, 25 października 2013 r.
Ryzyko 2.5.4 „Niewydolność organizacyjna w
zakresie obsługi podmiotów zewnętrznych odnośnie
zarządzania dokumentacją.” – w 2012 r. ryzykiem
nieakceptowalnym
Działania zaplanowane:
szkolenie dyrektorów archiwów państwowych z
zarządzania z zasobami ludzkimi – 1819.09.2012 r.;
analiza przeprowadzona przez dyrektorów
instrument telepracy.
Przedmiot analizy
Analiza stopnia obciążenia zadaniami
poszczególnych stanowisk pracy w archiwum w
kontekście organizacji jego struktury wewnętrznej i
pod kątem weryfikacji właściwego rozplanowania
etatów do poszczególnych zadań.
Opracowanie projektu ewentualnych zmian w tym
zakresie i zdefiniowanie ewentualnych potrzeb.
Powyższe podsumowanie miało być jednak
uzasadnione.
Spostrzeżenia i wnioski
przykłady podejścia metodologicznego:
Częstochowa – analiza zakresów czynności oraz
sprawozdań za lata 2005-2010;
Kraków – rozliczanie minutowe w ramach tygodnia pracy;
Leszno – badanie obciążeń, potem badanie możliwości
przeniesienia zadań;
Lublin – analiza wyników pracy w 2012 r.
Opole – badanie stopnia obciążenia stanowisk pracy
przeprowadzono analizując takie zagadnienia jak:
terminowość realizacji spraw, wpływ absencji na tempo i
ilość realizowanych spraw, obciążenie poszczególnych
etatów ilością spraw, realizacja zadań pod kątem ich
złożoności i skomplikowania, przygotowanie zawodowe
pracowników do realizacji zadań oraz obszary i potrzeby
szkoleniowe w celu podniesienia kwalifikacji pracowników
Spostrzeżenia i wnioski
brak właściwych uzasadnień w analizach, mowa
głównie o obciążeniu zadaniami, ale nie wskazuje
się jak badano to obciążenie;
najbardziej zadaniami obciążeni są kierownicy
oddziałów (Kalisz, Piotrków Tryb.);
brak zatrudniania ludzi na zastępstwo – wakaty
etatowe, np. Warszawa - 6 osób przebywa na
długotrwałych zwolnieniach lekarskich, urlopach
wychowawczych i macierzyńskich, zaś 8 osób
odeszło z pracy w APW w ciągu ostatniego pół
roku;
Spostrzeżenia i wnioski
KILKA PRZYKŁADÓW:
AP Białystok – informacja o obciążeniu Oddziału
Nadzoru zwłaszcza sprawami zatwierdzania
przepisów kancelaryjnych i archiwalnych. Tymczasem
liczba przepisów zatwierdzonych – 5, a zmian w
przepisach – 5. Informacja o obciążeniu sprawami
kancelarii tajnej i obrony cywilnej, ale czy jest to
obciążenie, czy po prostu dodatkowe zadanie;
AP Gdańsk – informacja o nadmiernym obciążeniu,
ale brak wyjaśnienia na czym polega;
zapotrzebowanie na min. 7 etatów, przy czym 3 etaty
dla osób sprzątających;
Spostrzeżenia i wnioski
AP Gorzów Wlkp. – informacja o znacznym obciążeniu
ale brak informacji z czego wypływa ten wniosek;
nowy budynek będzie większy to postulat zwiększenia
zatrudnienia o: rozszerzenie etatu sprzątaczki z 0,7 do
całego etatu oraz z 0,6 etatu do całego etatu dla
konserwatora archiwalnego. Ponadto wskazany jest
nowy etat dla portiera (konserwatora gospodarczego);
AP Katowice – odnotowanie jedynie braków
etatowych, brak innych działań;
AN Kraków – obciążenie znaczne informatyka oraz
Oddziału Nadzoru – konkluzja dodatkowy etat dla
informatyka i dokształcanie pracowników Oddziału
Nadzoru (staże);
Spostrzeżenia i wnioski
AP Leszno – potrzeby kadrowe w digitalizacji oraz w
opracowaniu;
AP Łódź – brak jest wyodrębnionych stanowisk lub części
etatów np. informatyka, prawnika, inspektora BHP,
specjalisty ds. zamówień publicznych; zmiana polegająca
na lokalizacji archiwum w jednym budynku (obecnie 3
obiekty) pozwoliłaby na wygospodarowanie, co najmniej 2
etatów w Oddziale Informacji i Udostępniania oraz 2 etatów
w obsłudze;
AP Wrocław – planowane przeniesienie Oddziału w Lubaniu
do nowej siedziby w Bolesławcu o znacznie większej
kubaturze i docelowo większym zasobie powoduje
konieczność zwiększenia liczby etatów o jeden;
AAN – niewydolność organizacyjna w zakresie obsługi
podmiotów zewnętrznych odnośnie zarządzania
dokumentacją nie była i nadal nie jest określana na
poziomie, który należałoby uznać za nieakceptowany;
Wnioski własne dyrektorów
analiza stanu obciążenia zadaniami poszczególnych
stanowisk pracy powinna być stałym elementem procesu
zarządzania zasobami ludzkimi (Częstochowa, NAC,
Warszawa)
ryzyka w „małych” archiwach:
długotrwała absencja pracownika, trudności w ustaleniu
zastępstwa,
braki etatowe na stanowiskach obsługowych – zadania
przypisywane stanowiskom merytorycznym,
obciążenie oddziałów merytorycznych z zadaniami
niemerytorycznymi;
decyzja o planowaniu pracy w strategicznych obszarach i
jej rozliczaniu oraz uporządkowanie procedur – zwiększa
efektywność pracy (Koszalin);
adekwatność obsady do zadań, bo wcześniej działania
na rzecz „zastępowalności” pracowników (Siedlce)
Spostrzeżenia i wnioski
główne powody obciążenia zadaniami:
wzrost liczby użytkowników archiwów (większa ilość osób
korzystających z pracowni naukowych),
wzrost realizowanych zadań z zakresu udostępniania (np.
wzrost liczby realizowanych kwerend, udostępnionych
materiałów archiwalnych w pracowni naukowej),
wzrost zadań związanych z nadzorem archiwalnym (wzrost
liczby wpływających do archiwum wniosków na brakowanie,
wzrost wpływających do uzgodnienia normatywów
kancelaryjnych i archiwalnych),
zwiększenie zainteresowania użytkowników zbiorami
udostępnionymi on-line (duża liczba wejść i poszukiwań na
portalu www.szukajwarchiwach.pl),
mała obsada kadrowa archiwów,
brak efektywnego systemu zastępstw na wypadek
nieobecności pracowników,
Spostrzeżenia i wnioski
dwa obszary najbardziej obciążone pracą i
zagrożone ryzykiem:
nadzór nad narastającym zasobem archiwalnym
zadania związane z udostępnianiem dokumentacji
użytkownikom (realizacja kwerend archiwalnych oraz
udostępnianie zasobu w pracowniach naukowych)
Spostrzeżenia i wnioski
działania celem przeciwdziałania ryzyku:
wnioskowanie o przydzielenie dodatkowych etatów (wnioskuje
18 archiwów państwowych na łączną liczbę 46 etatów)
przesunięcia zadań i obowiązków pomiędzy poszczególnymi
pracownikami/komórkami organizacyjnymi (rozwiązanie to
proponuje 10 archiwów),
przesunięcia/przeniesienia pracowników pomiędzy komórkami
organizacyjnymi (proponowane przez 1 archiwum)
zmiana statutu lub regulaminu organizacyjnego (proponowane
przez 6 archiwów)
zlecanie realizacji niektórych usług/zadań podmiotom
zewnętrznym (rozwiązanie proponowane przez 2 archiwa)
inne rozwiązania – np. organizacja naborów na wolne etaty,
przesunięcia części etatów, prowadzenie szkoleń, odbywanie
konsultacji, wzrost budżetu na wynagrodzenia dla pracowników
itp. (działania proponowane prze 9 archiwów).