Sprawozdanie finansowe – podstawowe informacje, ważne terminy

Sprawozdanie finansowe – podstawowe informacje, ważne terminy
Każda organizacja, bez względu na to, czy prowadzi działalność tylko nieodpłatną, czy
uzupełnia ją działalnością odpłatną, czy wreszcie – prowadzi do tego działalność gospodarczą,
powinna pamiętać o sporządzeniu, zatwierdzeniu i wysłaniu sprawozdania finansowego.
1. Sprawozdanie finansowe
Jest to coroczny raport finansowy obrazujący w sposób czytelny rozwój działalności
danej organizacji i jej sytuacji. Sprawozdanie finansowe powinno także wskazywać na ważne
wydarzenia, które wystąpiły od zakończenia roku obrachunkowego oraz prognozować
prawdopodobny przyszły rozwój jednostki. Sprawozdanie to generalnie skupia się na
najważniejszych informacjach finansowych dotyczących organizacji, przeznaczonych zarówno
dla władz danej organizacji, jak i dla instytucji i organizacji z zewnątrz.
Sprawozdanie finansowe składa się z rachunku wyników (w przypadku organizacji
prowadzącej działalność gospodarczą – rachunku zysków i strat), bilansu oraz informacji
dodatkowej. Wzory tych dokumentów (dla organizacji, które nie prowadzą działalności
gospodarczej) stanowią załącznik do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada
2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących
spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 137, poz. 1539).
Organizacje prowadzące działalność gospodarczą stosują wzory sprawozdań finansowych
zawartych w ustawie o rachunkowości (Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
[Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 z późn. zm.]).
Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowych jest jawne.
2. Sporządzenie sprawozdania finansowego
Każdy podmiot, w tym – organizacje pozarządowe – zobowiązany jest (poza
szczególnymi przypadkami) do sporządzenia sprawozdania finansowego najpóźniej do
3 miesiąca po zakończeniu roku obrachunkowego. W związku z tym, że w większości
organizacji rok obrachunkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, sprawozdanie takie
powinno zostać sporządzone do 31 marca.
3. Przyjęcie i zatwierdzenie
Aby zatwierdzić sprawozdanie finansowe, zarząd organizacji powinien się z nim
zapoznać, wyjaśnić ewentualne wątpliwości oraz w efekcie – przyjąć je. Jak sprawozdanie
zostanie przyjęte, można je zatwierdzić. Powinno to nastąpić najpóźniej 3 miesiące od jego
sporządzenia. Maksymalnie zatem do 30 dnia czerwca, przy czym trzeba pamiętać, że jeśli
sporządzone zostało wcześniej, np. w połowie marca, od tego dnia liczy się bieg 3 miesięcy
(zatem należy je przyjąć i zatwierdzić do połowy czerwca).
Przyjęte i zatwierdzone sprawozdanie finansowe powinno zostać opatrzone
podpisami wszystkich członków zarządu organizacji.
4. Wysłanie sprawozdania finansowego
Przyjęte i zatwierdzone (na podstawie uchwał) sprawozdanie należy następnie wysłać
do urzędu skarbowego (właściwego ze względu na siedzibę organizacji). Co ważne:
po pierwsze – wysyłamy całe sprawozdanie finansowe, zatem bilans, rachunek wyników
i informację dodatkową; po drugie – wraz z nimi wysyłamy odpowiednie uchwały oraz
ewentualnie inne dokumenty. O tym, jakie konkretnie, decyduje z jednej strony rodzaj
organizacji, z drugiej – zapisy w statucie. Co do zasady fundacje wysyłają sprawozdanie wraz
z uchwałą (uchwałami) o jego przyjęciu i zatwierdzeniu. Stowarzyszenia natomiast muszą
sporządzić dodatkowo protokół z Walnego Zebrania, listę podpisów obecnych członków oraz
odpowiednie uchwały.
Sprawozdanie wysyłamy najpóźniej w ciągu 10 dni kalendarzowych od jego
zatwierdzenia, czyli do 10 lipca. Również tutaj pamiętajmy, że jeśli zostało sporządzone
i zatwierdzone wcześniej, 10 dni kalendarzowych upływa wcześniej.
Liczy się data stempla pocztowego, w przypadku przesyłania za pośrednictwem
kuriera – data dostarczenia do miejsca przeznaczenia.
5. Odpowiedzialność
Podobnie jak w przypadku ksiąg rachunkowych i innych ważnych dokumentów, tak i za
terminowość spraw związanych ze sprawozdaniem finansowym odpowiada zarząd
organizacji.
Pamiętać należy, że szczególnie restrykcyjne przepisy dotyczą OPP. Dotyczy to zarówno
terminowości, jak i obowiązku publikacji sprawozdań finansowych. Niezłożenie w terminie
oraz nieupublicznienie sprawozdania finansowego skutkuje dla takiej organizacji m. in.
wykluczeniem z możliwości uzyskiwania przychodów z 1% w następnym roku
obrachunkowym.
6. Spóźnienie
Oczywiście może się zdarzyć, że sprawozdanie nie zostanie wysłane do urzędu
skarbowego w odpowiednim terminie – z różnych powodów. Wówczas, dopóki urząd
skarbowy nie wezwie nas do złożenia, możemy skorzystać z instytucji tzw. czynnego żalu,
której zasady reguluje artykuł 16 kodeksu karnego skarbowego. Jest to powiadomienie
urzędu o popełnieniu czynu zabronionego. Czynny żal (w którym nie tylko podmiot przyznaje
się do popełnienia czynu zabronionego, ale również wskazuje powód jego popełnienia)
wysłać trzeba razem z zaległymi dokumentami (w omawianym przypadku – wraz
ze sprawozdaniem finansowym). Należy pamiętać, że przekroczeniem jest zarówno przesłanie
dokumentacji kilka miesięcy, jak i jeden dzień po terminie.
Jolanta Kluba
Doradca dla organizacji pozarządowych