Doskonalenie zarządzania sekretariatem ................................. 5 1
Transkrypt
Doskonalenie zarządzania sekretariatem ................................. 5 1
SPIS TREŚCI 1. Doskonalenie zarządzania sekretariatem ................................. 5 1.1. Czym jest zarządzanie sekretariatem? .......................................... 5 1.2. Określ swoje cele .......................................................................... 5 1.2.1. 1.2.2. 1.2.3. 1.2.4. Poszukiwanie celów ..................................................................... 7 Określanie celów ......................................................................... 8 Porządkowanie celów .................................................................. 9 Srodki do realizacji celów ............................................................ 9 1.3. Planowanie ................................................................................... 10 1.3.1. Zależności pomiędzy planowaniem a realizacją planów .............. 11 1.3.2. Planuj dzień ................................................................................ 11 1.4. Zasady zarządzania czasem ......................................................... 12 1.4.1. Zasada 80/20 ............................................................................... 12 1.4.2. Jak wykorzystać zasadę 80/20? ..................................................... 13 1.4.3. Zasada Eisenhovera ..................................................................... 14 1.5. Realizacja planów ......................................................................... 16 1.5.1. Rytm dzienny .............................................................................. 16 1.5.2. Jak wykorzystać wiedzę o krzywej wydajności? ............................ 17 1.6. Złodzieje czasu ............................................................................. 19 2. Doskonalenie warsztatu pracy .................................................. 22 2.1. Organizacja przestrzeni i urządzeń biurowych ............................ 22 2.2. System przechowywania spraw .................................................... 22 2.3. Zadania stojące przed sekretarką ................................................ 24 2.4. Sekretariat wizytówką – efekt pierwszego wrażenia .................... 25 2.4.1. Wygląd sekretariatu .................................................................... 25 2.4.2. Wygląd sekretarki ....................................................................... 25 2.4.3. Mowa ciała ................................................................................. 26 2.5. Zasady przyjmowania interesantów ............................................. 27 2.6. Prowadzenie i łączenie rozmów telefonicznych ........................... 29 2.7. Asertywność .................................................................................. 31 2.7.1. 2.7.2. 2.7.3. 2.7.4. Zachowania asertywne ................................................................ 31 W jaki sposób asertywnie odmawiać ........................................... 32 Jak poradzić sobie z krytyką? ....................................................... 34 Reagowanie na pochwały i komplementy .................................... 35 2.8. Stres i metody jego opanowania ................................................... 36 © CENSA 2008 3. Korespondencja biurowa ............................................................... 40 3.1 3.2 3.3 3.4 Wprowadzenie ................................................................................... Analiza korespondencji ..................................................................... Prowadzenie rejestru korespondencji ............................................... Zasady sporządzania pism ................................................................ 40 40 42 43 3.4.1. Formy adresatywne ........................................................................... 46 3.4.2. Zasady edycji tekstów ....................................................................... 52 3.4.3. Wzory pism użytkowych ................................................................... 53 3.4.3.1. E–mail ................................................................................ 53 3.4.3.2. Koperta .............................................................................. 54 3.4.3.3. List ..................................................................................... 55 3.4.3.4. Opinia ............................................................................... 56 3.4.3.5. Podanie ............................................................................. 58 3.4.3.6. Protokół ............................................................................. 59 3.4.3.7. Sprawozdanie ..................................................................... 61 3.4.3.8. Upoważnienie .................................................................... 62 3.4.3.9. Wizytówka ......................................................................... 62 Zawiadomienie .................................................................. 63 3.4.3.10. 4. Biurowy savoir vivre ...................................................................... 64 4.1. Tytulatura i precedencja .................................................................... 64 4.2. Kultura języka mówionego ................................................................ 67 4.2.1. O powitaniu ..................................................................................... 4.2.2. O pożegnaniu .................................................................................. 4.2.3. Relacje (ty – pan/pani) ...................................................................... 4.2.4. Obsługa interesantów ....................................................................... 4.2.4.1. Rozmowa telefoniczna ....................................................... 4.2.4.2. Poczta głosowa .................................................................. 67 68 69 69 70 71 4.3. Kultura języka pisanego .................................................................... 72 4.3.1. Zasady tworzenia tekstów ................................................................. 72 4.3.1.1. Gratulacje .......................................................................... 72 4.3.1.2. Podziękowanie .................................................................. 73 4.3.1.3. Przeprosiny ........................................................................ 74 4.3.1.4. Sprostowanie ..................................................................... 75 4.3.1.5. Zaproszenie ........................................................................ 76 4.3.1.6. Życzenia ............................................................................. 76 5. Podsumowanie .............................................................................. 78 Bibliografia ..................................................................................... 79 © CENSA 2008