Nigdy nie było lepiej
Transkrypt
Nigdy nie było lepiej
S TU DI U M P R ZY PADK U | AVIS Budget Group Nigdy nie było lepiej JakAvis Budget Group zreorganizowała swój proces zwrotu samochodu i zaoszczędziła na nim Zwracanie samochodu dla przypadkowego obserwatora wydaje się być całkiem prostym procesem. Jednak jest w nim o wiele więcej, niż mógłbyś przypuszczać, a robienie tego w sposób niewłaściwy może być kosztowne. Niektórzy klienci odchodzą z kluczykami samochodowymi w ich kieszeniach, portfelach lub teczkach. Niektórzy zostawiają przedmioty osobiste w bagażniku lub schowku. Zdarza się, że paszport gubi się gdzieś pomiędzy siedzeniem i kierownicą. W innych przypadkach zniszczenie auta pozostaje niezauważone przez agenta zajmującego się zwrotami. Nawet opłaty za paliwo mogą być problemem, gdy klient zwraca samochód, który nie ma pełnego baku. Czasami samochody te są ponownie tankowane, ale klient nigdy nie jest obciążony opłatą za to. Jest to pomyłka, która skutkuje utratą znacznego dochodu przez firmę. Poważne dążenie do doskonałości Firmy wynajmujące samochody stawiają czoła podobnym problemom, gdy przychodzi do sprawdzania wnętrza aut, jednak nie wszystkie firmy z tej branży są takie same. Jedną w szczególności jest Avis Budget Group (ABG), która bardzo poważnie bierze do siebie dążenie do doskonałości. Słowami Ricka Thiele, który nadzoruje kierunek strategiczny ABG do doskonałości wydajności: „Jesteśmy w środku być może najtrudniejszego ekonomicznego środowiska w naszej historii, ale nie powstrzymało nas to od robienia tego, co trzeba, aby ulepszyć naszą wydajność operacyjną i nie planujemy wycofać się z naszego zaangażowania.” W 2007 ABG uruchomiło program doskonalenia wydajności zwany „PEx” dla inicjatywy krótkiego 1 Statystyki Avis Budget Group Prowadzi marki Avis i Budget w Ameryce, na Karaibach, Australii i Nowej Zelandii Przychody 5,1 biliona dolarów 350 000 samochodów i ciężarówek we flocie 23 miliony transakcji na całym świecie 22 700 pracowników 6 500 biznesowych lokalizacji transformacyjnego zarządzania zmianą w celu zmniejszenia marnotrawstwa, zwiększenia produktywności, ulepszenia usług i wzmocnienia bilansu. Podobnie jak w procesie przyjmowania pojazdu, żadna część ABG nie jest zwolniona z dostarczania większej gotówki dla biznesu i żaden obszar nie może tego zrobić bez merytorycznej umiejętności posługiwania się narzędziami i technikami doskonalenia procesu. Ta umiejętność była wymagana, gdy ABG zatrudniła BMGI, globalną firmę konsultingową, która pomaga firmom rozwiązywać problemy biznesowe i doskonalić wydajność. „Potrzebowaliśmy firmy, która mogłaby pomóc nam wdrażać naszą inicjatywę PEx we wszystkich naszych krajowych i międzynarodowych korporacyjnych lokalizacjach”, powiedział Thiele. „Potrzebowaliśmy również osób na miejscu, które mogłyby doradzić nam na naszej drodze, abyśmy pozostali na wyznaczonej ścieżce i poruszali się dalej.” Do dzisiaj ABG rozwinęło ponad 75 pełnoetatowych liderów PEx, którzy wdrożyli więcej niż 2 000 doskonalących projektów w ciągu trzech lat – osiągając 400% zwrot z inwestycji w program w tym samym czasie. Według konsultanta BMGI, Johna Biedry, który pomógł zaprojektować i prowadzić inicjatywę PEx: „ABG jest najlepszym przykładem BMGI in Europe • +44 (0) 8703 892 221 • [email protected] • www.bmgi.com/pl Problem Solved. © BMGI S TU DI U M P R ZY PADK U | AVIS Budget Group progresywnego rozwoju, jaki kiedykolwiek widziałem, a byłem zaangażowany w Lean i doskonałość operacyjną przez ponad 20 lat.” Skuteczność programu skłania się w dużej mierze do jego przywództwa, poczynając od Ronalda L. Nelsona, Dyrektora generalnego ABG, który jednoznacznie rozpoczął Doskonałość wydajności, gdy powiedział swoim głównym kierownikom, że nie ma więcej ważnych inicjatyw w firmie. Aby nadać pilności swoim słowom, Nelson (w 2007) obiecał inwestorom, że PEx przyniesie dolnej linii firmy 150 milionów dolarów w ciągu dwóch do trzech lat. Dzisiaj jasne jest, że odwaga Nelsona ocynkowała jego firmę do osiągnięcia jej pierwszego celu. Jednak sama odwaga nie przynosi ulepszenia wydajności. Potrzebne jest bardziej konkretne wsparcie i struktury, aby przejść z punktu A do punktu B. Oto, gdzie praca Thiele i globalnego lidera programu ABG, Davida Myersa weszły do gry. „Nie tylko wyszkoliliśmy naszych pełnoetatowych liderów PEx”, mówi Thiele, „ale wprowadziliśmy również pogram infrastrukturalny, aby wesprzeć, utrzymać i zachować wysiłek na odpowiedniej drodze.” Infrastruktura, do której odnosi się Thiele składa się z pełnego systemu zarządzania, obejmującego komunikację, zarządzanie zasobami ludzkimi, szkolenie, technologie informacyjne i funkcje finansowe. Jako część infrastruktury, ABG wprowadziło kartę wyników wydajności, wytyczne wdrażania programu i projektu, system śledzenia przedsiębiorstwa i procedurę. Dzięki nim eksperci finansowi zatwierdzali wskaźniki, śledzili oszczędności w kosztach oraz wzrost przychodu w czasie gdy projekty trwają i po tym, jak zostaną zakończone. Jeśli w jakimkolwiek punkcie nie będzie jasne, że projekt przyniesie zdrowy zwrot, zostanie on opuszczony. „Szczególnie w pierwszym roku lub dwóch inicjatywach, jak ta,” Thiele instruuje, „chcesz złapać jak największe możliwości, które mogą zwrócić najwyższy zwrot z każdego zainwestowanego dolara. To jest to, co nadaje rozpędu i pokazuje ludziom, co może zostać osiągnięte z małą determinacją i zaangażowaniem.” Thiele pamięta, czego nauczył go Biedry z BMGI: początkowo wdrażasz 20 procent projektów, 2 Program Doskonałości wydajności (PEx) ABG* Przeszkolonych 75 pełnoetatowych liderów Globalne wdrożenie PEx na trzech kontynentach Zakończenie 2 356 projektów (łącznie z 1 500 replikacjami projektów) Osiągnięcie 400-procentowego zwrotu z inwestycji programu Liczby bazują na trzyletnim okresie od lipca 2007 do marca 2010 które mogą przynieść 80 procent prognozowanych potencjalnych korzyści. Dlatego kierownictwo ABG zidentyfikowało małą część swoich pierwszych projektów (około 400) do zakończenia, a następnie uszeregowało je w kolejności priorytetowej, używając miary oczekiwanego zwrotu finansowego. Replikowanie sukcesu Proces odbierania pojazdu został oznaczony, jako wymagający natychmiastowej uwagi, ponieważ miał tak wielki potencjał do swojej replikacji. „Sprawdzamy samochody w setkach głównych lotnisk i lokalizacjach na całym świecie,” mówi Thiele, „i proces jest wszędzie zasadniczo taki sam – jednak mamy różnice związane z kulturą, prawem pracy i geografią.” Przykładowo każda lokalizacja lotniska jest określona inaczej w oparciu o jego wyjątkowe cechy. Pomysłem było usunięcie marnotrawstwa i nieefektywności w jednej lokalizacji, a następnie standaryzacja rozwiązania, aby mogło ono być wdrożone w innych lokalizacjach. Korzystając z programu replikacji wszystkie kolejne projekty mogłyby być szybsze i wymagać mniej inwestycji, niż pierwsze, oszczędzając czas i pieniądze na dużą skalę. Jednak pierwszy krok nadal czekał na zrobienie, więc ABG rozpoczął na lotnisku O’Hare w Chicago, gdzie najważniejsze były cztery kwestie: Paliwo – dokładne dokumentowanie ilości zużytego paliwa w baku i odpowiednie obciążenie klienta. Klucze – upewnianie się, że klienci przypadkowo nie wzięli kluczy stamtąd, gdzie je zostawili. BMGI in Europe • +44 (0) 8703 892 221 • [email protected] • www.bmgi.com/pl Problem Solved. © BMGI S TU DI U M P R ZY PADK U | AVIS Budget Group Pozostawione – przedmioty z tyłu – zgubione lub zostawione z tyłu przedmioty klientów. Zniszczenie auta - odpowiednie dokumentowanie i procesowanie roszczeń związanych z uszkodzonym autem. Gdy myślisz o choćby jednej takiej lokalizacji, jak O’Hare ze średnio 1 200 samochodach zwracanych każdego dnia i 2 500 maksymalnych okresach podróży, zaczynasz widzieć jak nadwyrężające i kosztowne może się to stać, gdy nie robisz wszystkiego właściwie za każdym razem. „Obecnie dorobienie klucza do jednego z naszych samochodów może kosztować nawet 200$,” mówi Thiele. „Dodaje to szybko w miejscu takim, jak o’Hara, jeśli szybko czegoś z tym nie zrobisz.” Thiele stworzył zespół PEx, zwany BEARS, odpowiednio dla fanów piłki nożnej Chicago i w skrócie dla Bringing Excellence – Amplifying Return Service (Przynoszenie doskonałości – Wzmacnianie usługi zwrotu). Zespół składał się z 11 osób ze wszystkich szczebli i był kierowany przez Thiele oraz innego lidera PEx ABG, Laurela Rourke. Po uformowaniu BEARS, BMGI umożliwiło szereg spotkań Rapid Improvement na całym świecie. „Spotkanie Rapid Improvement jest wtedy, gdy właściciele lub menadżerowie procesów i ich zespoły zbierają się razem i używają dowolnej liczby narzędzi, aby ulepszyć ich proces,” wyjaśnia Thiele. „Korzyści z tych spotkań są dwojakie: są 3 Ważne momenty BEARS Możliwość poprawy efektywności w zarządzaniu opłatami za paliwo, naprawę uszkodzenia pojazdu, zgubione klucze i przedmioty klienta. Wykorzystanie spotkań Rapid Improvement do ulepszenia procesu odbioru samochodu na lotnisku O’Hare. Nauka i wiedza procesów zebrana w postaci dokumentu szkoleniowego i łatwego do odniesienia przewodnika. Znaczne pomnożenie korzyści z pierwszych rozwiązań poprzez procesy replikacji struktury w 200 naśladujących lokalizacjach. oni skoncentrowani na czasie i intensywności, więc wyniki przychodzą bardzo szybko. Po drugie, używasz jedynie narzędzi i technik, których potrzebujesz, w zależności od wyzwań, którym stawiasz czoła.” Thiele odnosi się do agnostycznej natury systemu doskonalenia BMGI: podczas, gdy ma ona elementy Lean, Six Sigma i zarządzania zmianą, zawiera ona również kilka ogólnych technik, jak również metody innowacyjne oraz wyobrażeniowe. Zespoły używają tylko tych narzędzi i technik, których potrzebują, aby usprawnić swoje procesy bez nonsensów i biurokracji oraz patrząc na korzyści finansowe na głównej linii. BMGI in Europe • +44 (0) 8703 892 221 • [email protected] • www.bmgi.com/pl Problem Solved. © BMGI S TU DI U M P R ZY PADK U | AVIS Budget Group Jednym z narzędzi, których użył BEARS był Diagram spaghetti, który śledzi przepływ osób i zasobów w procesie. Później około 10 agentów obioru w O’Hare zostało nauczonych używania diagramu, a następnie poproszonych o narysowanie procesu, ponieważ go znali. W ten sposób problem stał się widoczny natychmiast. „Mieliśmy 10 agentów i 10 różnych Diagramów spaghetti,” pamięta Thiele. „Niektóre osoby przechodzą przez 20 etapów, inne siedem, a inne 10. Wszyscy oni byli różni.” Wystandaryzowany proces 1 3 W światowej Doskonałości wydajności, różny oznacza wariację, a wariacja oznacza więcej możliwości dla błędów – jeśli więc zespół usprawnił proces i stworzył standardowy sposób odbierania samochodu – usprawnił go nie tylko dla postępowania wg niego przez agentów O’Hare, ale dla postępowania wg niego przez każdego w ponad 200 innych głównych lotniskach i lokalizacjach Avis Budget. (Spójrz na diagram po prawej) 5 4 2 1.Skanowanie pojazdu pod kątem jakichkolwiek szkód zewnętrznych 2.Skanowanie numeru identyfikacyjnego pojazdu 3.Spotkanie z klientem 4.Zebranie danych (np. stanu licznika i poziomu paliwa) i sprawdzenie pojazdu pod kątem jakichkolwiek szkód wewnętrznych 5.Wydrukowanie potwierdzenia i przyjęcie pozycji do następnego zwrotu pojazdu Najpierw samochód jest skanowany pod kątem jakiejkolwiek szkody. Następnie numer identyfikacyjny auta jest skanowany do przenośnego urządzenia identyfikacyjnego. Kolejno agent wita klienta pytając, czy on lub ona mieli dobre doświadczenie i przetwarzanie takich produktów, jak metoda płatności. W kolejnym kroku agent otrzymuje poprawny odczyt przejechanych kilometrów z licznika kilometrów, zapisuje i potwierdza poziom paliwa z klientem, skanuje samochód wewnątrz pod kątem jakichkolwiek szkód, zabezpiecza klucze i upewnia, że klient nie pozostawił jakichkolwiek osobistych przedmiotów z tyłu. Na końcu agent drukuje potwierdzenie dla klienta i jest gotowy do przyjęcia kolejnego pojazdu. Podczas, gdy ten nowy i wystandaryzowany proces może brzmieć prosto, posiada o wiele więcej szczegółów i procedur, które są zawarte w 4 20-stronicowym materiale szkoleniowym. Wspaniałą informacją o posiadaniu tego dokumentu jest fakt, że ABG mogło teraz użyć go do zareplikowania rezultatów O’Hare w wielu lokalizacjach. Słowami Thiele: „Zespół przywództwa spojrzał na ten projekt i powiedział, ‘To będzie okazja wielu milionów dolarów’.” Dodatkowa mila jazdy Nie tak dobrą wiadomością było to, że kierownictwo AGB wiedziało o trudnościach zaangażowanych we wdrażanie polityk i procedur w lokalizacjach. Tak, jak każda globalna organizacja usługowa, AGB ma tysiące różnych agentów usług w zróżnicowanych środowiskach, próbujących stworzyć spójne, niezapomniane i wolne od błędów doświadczenie dla klienta. Wszystkie części zmiany musiały do siebie pasować. Na górze, kierownictwo rozpoznało i wsparło konieczność prowadzenia spójnego i kompleksowego wdrażania projektu sprawdzania samochodu w lokalizacjach w czterech krajach. W momencie kontaktu z klientami agenci usługi używali łatwego BMGI in Europe • +44 (0) 8703 892 221 • [email protected] • www.bmgi.com/pl Problem Solved. © BMGI S TU DI U M P R ZY PADK U | AVIS Budget Group do odniesienia przewodnika, aby zapoznać się ze szczegółami nowego wystandaryzowanego procesu. Nadal jednak działania te były dalekie od doskonałości zapewnienia sukcesu replikacji. Po pierwsze, nie było wystarczające, aby wydać wytyczne i oczekiwać, że cała firma będzie podążała prawidłowo za instrukcjami po raz pierwszy za każdym razem. Potrzebne było coś więcej. Właściwie, zgodnie z Thiele, konieczne było uruchomienie oddzielnego spotkania Rapid Improvement we wszystkich lokalizacjach przeznaczonych do replikacji. „Wyzwaniem jest stworzyć prawdziwą i trwałą zmianę, przypomina Thiele, „nie tylko tymczasową zmianę, która szybko zaniknie. Aby to zrobić, wiedzieliśmy, że najlepszym było spotkać się z każdą placówką, pozwolić ludziom poskarżyć się, dlaczego to nie mogłoby działać i odpowiedzieć na ich wątpliwości. Ponadto, przeprowadzając spotkania Rapid Improvement w każdej lokalizacji pozwolić ludziom dobrze zrozumieć, że stary sposób jest gorszy, a nowa ścieżka jest znacznie, znacznie lepsza dla każdego, kto jest w nią zaangażowany. Thiele oferuje tę poradę: „gdy myślisz o rozpoczęciu zmiany, tak naprawdę musisz myśleć tak, jakbyś 5 miał wyłącznie jedną szansę, aby zrobić to dobrze.” Właśnie dlatego oprócz opartego na lokalizacji podejścia Rapid Improvement, ABG wprowadziło wskaźniki do śledzenia, jak dobrze miały miejsce zmiany procesu odbierania auta na pierwszej linii, w której pracownicy mieli styczność z klientami. „W karcie wyników są aspekty finansowe oraz behawioralne,” mówi Thiele. „Czy na miejscu jest zaangażowany właściciel procesu? Czy proces, który został wdrożony tak naprawdę działa? Czy lokalizacja odpowiada na oczekiwania finansowe? Wszystkie te dane były zbierane miesięcznie dla każdej lokalizacji.” Następnie raporty te były zbierane w ogólnej karcie wyników, która wskazywała obszary zielone, żółte i czerwone. „Jeśli Twój obszar był żółty lub czerwony, musiałeś wytłumaczyć wyższemu kierownictwu, dlaczego tak było,” Thiele kontynuuje. Co wydarzyło się tego miesiąca? Dlaczego szkolenie nie zostało ukończone lub dlaczego nie spotkało się to z praktyką? Dlaczego projekt poślizgnął się? Czy ludzie byli szkoleni lub ponownie szkoleni, a jeśli tak, dlaczego wskaźniki wydajności są nadal przygnębiające? Thiele mówi, że zostało to zrobione dla niezwykłej dyskusji o tym, co zostało zrobione dobrze, co zostało zrobione źle BMGI in Europe • +44 (0) 8703 892 221 • [email protected] • www.bmgi.com/pl Problem Solved. © BMGI S TU DI U M P R ZY PADK U | AVIS Budget Group i dzięki czemu firma mogła się globalnie uczyć od lokalnych doświadczeń. Sam w sobie ten typ komunikacji był przełomową zmianą. Menadżerowie liniowi odbywali szczere rozmowy z kierownikami o problemach każdego dnia i życia transakcyjnego, gdzie firma spotyka klienta. Kierownicy w odwrocie dyskutowali o swoich potrzebach i oczekiwaniach. Informacja pływała w dół i w górę w taki sposób, który pomógł wyrównywać górę, środek i dół organizacji dla lepszej wydajności. Te sesje odpowiedzialności stały się tak skuteczne, że ABG zdecydowało rozwijać i przejść na ten model. Dzisiaj, na zasadzie kwartalnej wyżsi kierownicy przeprowadzają przegląd wydajności telefonicznie z lokalnymi liderami PEx w każdym z ośmiu głównych obszarów rozwoju: czterema w Stanach Zjednoczonych i jednym z Kanadzie, Australii i Nowej Zelandii – dodatkowo jednym więcej, który obejmuje takie grupy, jak centra rezerwacyjne, przetwarzania i główne siedziby firmy. Dodatkowo, kierownik spotyka się personalnie z lokalnym przywództwem raz do roku, poruszając wiele z tych samych tematów twarzą w twarz. Wątpiący zniknęli Możesz się założyć, że trzy lata temu, gdy Dyrektor generalny ABG, Nelson rozpoczął PEx, było tam więcej niż kilku wątpiących, którzy wcześniej słyszeli słowa „mamy zamiar to zrobić” lub „mamy zamiar zrobić to”. Umysł działał w sposób dziki. 6 Zmiana przychodzi, ale nic się nie zmieni. Lepiej dostać się na pokład, jeśli chcę zachować moją pracę (nawet jeśli to nie zadziała). Są to normalne głosy, które można usłyszeć we własnej głowie, gdy jest się dołączonym do dużej korporacji w czasach turbulencji i zmiany. Jednak, raz jeszcze, ABG jest inna. Jej korporacyjne popychanie do doskonałości jest przywiązane do kultury ludzi z pasją do robienia czegoś lepiej, przynajmniej jeśli wzięło się to, co stało się z programem PEx jako wskazówkę. „Na początku mieliśmy wiele osób, które opierały się zmianom,” wspomina Thiele. „Ale rozpatrywaliśmy każdego i każdą obiekcję.” Nawet kiedy blisko 2008 uderzyła recesja, zarząd ABG pozostał silny w swoich wymaganiach i oczekiwaniach podczas zachowania swojego ogromnego wsparcia programu. Projekty PEx były priorytetami, tak jak siła 75 liderów PEx, którzy upewnili się, że wszelkie blokady zostały usunięte z drogi najważniejszych zespołów i projektów. Można by powiedzieć, że przypadkiem było, że ABG poradził sobie dobrze z Doskonałością wydajności przed recesją. „Konsekwencje były ogromne,” mówi lider globalnego programu, David Myers. „Gdybyśmy nie rozpoczęli i nie rozwinęli PEx przed recesją, być może nigdy nie stał by on tak stabilnie. Fakt, że PEx był tak stabilny, gdy uderzyła recesja tylko pozwolił nam na jego lepsze poprowadzenie.” BMGI in Europe • +44 (0) 8703 892 221 • [email protected] • www.bmgi.com/pl Problem Solved. © BMGI S TU DI U M P R ZY PADK U | AVIS Budget Group Myers wyjaśnia, że firmy nie powinny czekać na moment wystąpienia kryzysu, aby wdrożyć programy doskonalenia procesów. Powinny one wdrożyć je, gdy czasy są dobre, aby mogli zrobić je nawet lepiej lub aby mogli lepiej radzić sobie z wyzwaniami, gdy nadejdą ich czasy. W każdym przypadku były to zespoły takie, jak BEARS, które znacznie pomogły odwrócić bieg wszelkiego sceptycyzmu do bardziej pasjonującej wiary. BEARS zrobił coś, co zaoszczędziło firmie znaczną sumę pieniędzy i ostatecznie zwróciło 50-krotność pierwotnej kwoty po wdrożeniu procesów w innych lokalizacjach na całym świecie. „Ponieważ zrobiliśmy więcej i więcej projektów w tych samych lokalizacjach, oporność po prostu zniknęła,” mówi Thiele. „Widzą oni teraz jak projekty działały w przeszłości i entuzjazm członków naszych zespołów – teraz ludzie chcą być częścią procesów i proszą o bycie w zespole, ponieważ chcąc być częścią skutecznych procesów i wykonywać ważną pracę dla firmy.” Niebezpieczne jest powiedzieć, że firma „przyjechała”, mówiąc o podróży do doskonałości wydajności, jednak ABG zdecydowanie osiągnęła główny krok milowy. Pierwotnie w 2007, na pierwszy spotkaniu dla PEx poza siedzibą firmy, zespół przywództwa postawił interesujący cel: „Dobrze wiemy, kiedy skutecznie zintegrowaliśmy PEx w kulturze organizacyjnej firmy, gdy zaczęliśmy zdobywać ochotniczych wolontariuszy szukających sposobu na dołączenie do zespołu PEx.” Jest to cześć dobrego samopoczucia jakiejkolwiek doskonałości wydajności, jakiej dokonałeś prawdziwymi udoskonaleniami, a niedowierzający zaczęli wierzyć. Thiele przypomina jednak, że nie zawsze było to w taki sposób. „Musieliśmy zbudować naszą wiarygodność jednym projektem w czasie, w szczególności na początku.” Podczas, gdy dobre wsparcie przywództwa i zarządu jest niezbędne do zainicjalizowania zmiany, trudną częścią jest pracować w okopach, aby tej zmiany dokonać. Zespoły, takie jak BEARS są tego przykładem – tak samo, jak dziesiątki innych ważnych zespołów doskonalenia w Chicago, Seattle, Sydney i setkach innych lokalizacji na całym świecie. Na wiele sposobów wszystkie te zespoły sprawiają, że AGB jest lepsza dla swoich klientów i bardziej zyskowna jako firma. Dumny zespół doskonalenia BEARS cieszy się swoim sukcesem 7 BMGI in Europe • +44 (0) 8703 892 221 • [email protected] • www.bmgi.com/pl Problem Solved. © BMGI