Zarządzenie nr 35 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z

Zarządzenie nr 35
Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 26 lutego 2013 r. w sprawie
ustalenia procedury przyjmowania, realizacji i rozliczania usług badawczych zleconych
do realizacji w Uniwersytecie Śląskim przez instytucje zewnętrzne.
Na podstawie art. 66 ust. 2 i art. 98 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo
o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572 z późn. zm.) zarządzam co
następuje:
§1
Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:
1) praca zlecona - usługa badawcza zlecona Uniwersytetowi Śląskiemu w Katowicach
do realizacji przez zleceniodawcę;
2) zlecenie - pisemne zlecenie wykonania usługi badawczej otrzymane od
zleceniodawcy;
3) zleceniodawca - jednostka zewnętrzna, zlecająca wykonanie pracy zleconej;
4) kalkulacja - kalkulacja kosztowa realizacji pracy zleconej;
5) kierownik pracy - pracownik Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach kierujący
zespołem wykonującym pracę zleconą lub wykonujący pracę zleconą indywidualnie;
6) system SAP - Zintegrowany Informatyczny System Wspomagania Zarządzania
Uczelnią.
§2
1. Przyjęcie do realizacji w Uniwersytecie
zleconej następuje za zgodą Rektora.
Śląskim
w
Katowicach
pracy
2. Jednostka organizacyjna Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, do której skierowano
zlecenie składa do Rektora za pośrednictwem Działu Nauki wniosek o przyjęcie do
realizacji pracy zleconej wraz z załącznikami, o których mowa w ust. 5. Wniosek
wymaga uprzedniej akceptacji kierownika jednostki organizacyjnej, w której praca
zlecona ma być wykonana.
3. Zlecenie może być skierowane do pracownika, który jest biegłym/rzeczoznawcą.
Wykonanie pracy zleconej wymaga uprzedniej zgody Rektora.
4. W przypadku, gdy zlecenie jest skierowane do jednostki organizacyjnej, kierownika
pracy, wskazuje kierownik jednostki organizacyjnej.
5. Do wniosku, o którym mowa w ust. 2 należy dołączyć zlecenie, propozycję kalkulacji
oraz proponowany zespół wykonawców z uzasadnieniem ich wyboru.
6. Kalkulację sporządza kierownik pracy według wzoru określonego w załączniku nr 1
do niniejszego zarządzenia. Określone w kalkulacji stawki i narzuty podaje się według
aktualnie obowiązujących przepisów. Kalkulację sporządza się dla całego okresu
1
realizacji pracy zleconej oraz z rozbiciem kwot na poszczególne lata jej realizacji.
Kalkulacja wymaga akceptacji Kwestora.
7. Zgoda Rektora na wniosku o przyjęcie pracy zleconej jest podstawą do zawarcia
umowy o realizację pracy zleconej.
8. Projekt umowy o realizację pracy zleconej sporządza Dział Nauki i przedkłada go do
akceptacji Kwestora a następnie do zaopiniowania do Zespołu Radców Prawnych.
9. Umowę o realizację pracy zleconej zawiera Rektor.
10. Zawarcie umowy o realizację pracy zleconej skutkuje uruchomieniem środków
finansowych na realizację pracy zleconej, zgodnie z wcześniej zatwierdzoną
kalkulacją.
11. Niezwłocznie po zawarciu umowy ze zleceniodawcą, kierownik pracy sporządza
i rejestruje umowy cywilno-prawne o wynagrodzenia z wykonawcami pracy zleconej.
12. Zakup materiałów i usług związanych z realizacją pracy zleconej następuje wyłącznie
ze środków przeznaczonych na ten cel, zgodnie z zatwierdzoną kalkulacją. Zabrania
się wykorzystywać do realizacji pracy zleconej materiałów posiadanych
przez jednostkę organizacyjną realizującą pracę zleconą zakupionych z innych źródeł
finansowania. Nie jest możliwe przeksięgowywanie faktur.
13. Wykonanie i przyjęcie pracy zleconej zleceniodawca potwierdza podpisaniem
protokołu zdawczo-odbiorczego, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego
zarządzenia.
14. O ile umowa zawarta ze zleceniodawcą nie stanowi inaczej raport z wykonanej pracy
zleconej poprzedza strona tytułowa określająca:
1) temat pracy zleconej;
2) nazwę zleceniodawcy;
3) nazwę jednostki organizacyjnej wykonującej prace zleconą według wzoru:
Uniwersytet Śląski w Katowicach, jednostka organizacyjna (np. Wydział,
Instytut/Katedra);
4) listę wykonawców – autorów pracy zleconej;
5) podpis kierownika zespołu wykonującego pracę zleconą,
6) podpis kierownika jednostki organizacyjnej, w której praca zlecona została
wykonana.
15. Na podstawie podpisanego przez obie strony protokołu zdawczo-odbiorczego Dział
Nauki wystawia fakturę VAT.
16. W przypadku konieczności tłumaczenia dokumentów związanych z realizacją pracy
zleconej tłumaczenie zapewnia jednostka organizacyjna realizująca pracę zleconą.
17. Praca zlecona podlega rejestracji w systemie SAP. Rejestracji dokonuje Dział Nauki
nadając pracy zleconej numer jednoznacznie ją identyfikujący zgodnie z przepisami
obowiązującymi w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach.
18. Dział Budżetowania i Kontrolingu zapewnia obsługę finansową w zakresie rozliczenia
kosztów pracy zleconej, tj.:
1) utworzenie struktury służącej ewidencji ponoszonych kosztów (elementy PSP);
2
2) wprowadzenie budżetów elementów PSP do systemu SAP, zgodnie
z kalkulacją pracy zleconej;
3) bieżącą kontrolę kosztów realizowanej pracy zleconej.
19. Za prawidłową realizację i rozliczenie pracy zleconej odpowiada kierownik pracy.
20. Na wniosek kierownika pracy zleconej Dział Budżetowania i Kontrolingu udostępnia
zestawienie poniesionych kosztów w ramach pracy zleconej. Kierownik pracy
zleconej ma obowiązek na bieżąco monitorować wydatkowanie środków finansowych
przeznaczonych na realizację pracy zleconej.
21. Do komunikacji drogą elektroniczną kierownik pracy zleconej jest zobowiązany do
używania wyłącznie służbowego adresu e-mail z domeny Uniwersytetu Śląskiego
w Katowicach zgodnie ze standardem: imię[email protected].
§3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
REKTOR
Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś
3