Instrukcja stosowania produktu finalnego

ZAŁĄCZNIK DO OPISU PRODUKTU FINALNEGOINSTRUKCJA STOSOWANIA PRODUKTU FINALNEGO
MODEL WSPARCIA AKTYWNOŚCI I ROZWOJU
ZAWODOWEGO PRACOWNIKÓW 50+
POPRZEZ INSTYTUCJĘ
CENTRUM KARIERY 50+
Realizator projektu:
PBS Spółka z o.o.
Sopot, czerwiec 2012
Projekt: „Pracuję – rozwijam kompetencje. Innowacyjny model wsparcia dla pracowników 50+”
Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Człowiek – najlepsza inwestycja
Spis treści
I. Wprowadzenie ....................................................................................................................... 4
II. Cel i misja działania Centrum Kariery 50+ ........................................................................ 6
III. Działania przygotowawcze do rozpoczęcia działalności Centrum Kariery 50+ .......... 9
1. Potencjalne źródła finansowania Modelu ................................................................................................... 9
2. Plan budżetowy Centrum Kariery 50+...................................................................................................... 11
3. Lokalizacja i warunki techniczne................................................................................................................. 13
4. Kampania promocyjna ..................................................................................................................................... 14
5. Nawiązanie współpracy z instytucjami rynku pracy ............................................................................ 15
6. Stworzenie bazy danych pod względem dostępności do konsultacji i usług szkoleniowych15
7. Wyłonienie doradców zawodowych i konsultantów ............................................................................ 16
8. Rekrutacja personelu administracyjnego................................................................................................. 17
IV. Siedem kroków w procesie świadczenia usług w działalności CK 50+..................... 21
1. Pierwszy kontakt z klientem (krok 1) i rekrutacja (krok 2) ................................................................ 22
2. Opracowanie Bilansu Kompetencji (krok 3) ............................................................................................ 23
3. Ustalenie planu rozwojowego klienta (krok 4) ...................................................................................... 25
4. Realizacja usług wynikających z Bilansu Kompetencji i monitoring (krok 5) ............................ 29
5. Ewidencjonowanie, dokumentowanie i rozliczanie usług (krok 6) oraz sprawozdawczość
(krok 7)....................................................................................................................................................................... 31
Wykaz Załączników:
Załącznik 1:
Regulamin rekrutacji i uczestnictwa w Centrum Kariery 50+.
1.1 Wzór formularza zgłoszenia.
1.2 Wzór karty oceny formalnej Formularza Zgłoszenia do CK50+.
1.3 Wzór protokołu z czynności Komisji Rekrutacyjnej.
1.4 Wzór Umowy uczestnictwa w CK50+ ( wraz z oświadczeniem o wyrażeniu
zgody na przetwarzanie danych osobowych).
1.5 Wzór deklaracji bezstronności i poufności.
Załącznik 2:
Podręcznik Metodologia Tworzenia Bilansu Kompetencji.
Załącznik 3:
Podręcznik Test Kompetencji Ogólnych.
Załącznik 4:
Wzór Talonu Kariery.
Załącznik 5:
Wzór Umowy o udzielenie wsparcia szkoleniowego.
Załącznik 6:
Wzór Karty Usług Klienta.
Załącznik 7:
Przykładowe programy treningów rozwoju osobistego w zakresie:
2
7.1 Twórcze myślenie
7.2 Asertywność i radzenie sobie ze stresem
7.3 Komunikowanie się i autoprezentacja
Załącznik 8:
Wzór tygodniowego grafiku konsultacji w CK50+.
Załącznik 9:
Wzór miesięcznego grafiku konsultacji w CK50+.
Załącznik 10: Wzór łącznego zestawienia godzin konsultacji w CK50+.
Załącznik 11: Wzór kwestionariusza samooceny na rozpoczęcie uczestnictwa w CK50+.
Załącznik 12: Wzór kwestionariusza samooceny na zakończenie uczestnictwa w CK50+.
Załącznik 13: Wzór kwestionariusza oceny usługi.
3
I. Wprowadzenie
Instrukcja zawiera zestaw materiałów i dokumentów wypracowanych w wyniku tworzenia
produktu oraz podczas testowania Modelu w ramach projektu innowacyjnego testującego
„Pracuję – rozwijam kompetencje. Innowacyjny model wsparcia dla pracowników 50+”,
który jest realizowany w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki VIII Priorytet
Regionalne kadry gospodarki. Działanie 8.3. Projekty innowacyjne. Projekt jest finansowany ze
środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Realizatorem
projektu jest sopocka firma badawcza PBS sp. z o.o.
Produkt finalny – Model wsparcia aktywności i rozwoju zawodowego pracowników 50+
poprzez instytucję Centrum Kariery 50+ – testowano od 1.07.2011 do 31.03.2012 roku.
Centrum Kariery 50+ znajdowało się w Sopocie przy ulicy Świemirowskiej 3. W testowaniu
wzięło udział 50 osób pracujących w wieku powyżej 50 lat, mieszkańców województwa
pomorskiego.
W niniejszej instrukcji zawarto dokumenty o charakterze formalnym i praktycznym, które
powinny być zastosowanie w działalności CK 50+ przez instytucję wdrażającą Model.
Dokumenty te stosowano w praktyce funkcjonowania Centrum Kariery 50+ podczas procesu
testowania produktu i po jego zakończeniu, ostatecznie dopracowano je w prezentowanej
formie. Ich wykorzystanie może się wiązać z potrzebą niewielkiego dostosowania treści
i oznaczeń do charakteru i specyfiki działalności danej instytucji.
Użytkownikami Modelu (i jego produktów pośrednich) mogą być:
przedstawiciele samorządu regionalnego i lokalnego oraz instytucji regionalnych,
prowadzący promocji zatrudnienia, dysponujący sposobami wdrażania systemowych
rozwiązań aktywności zawodowej na rynku pracy (m.in. wojewódzki i powiatowe urzędy
pracy),
doradcy
zawodowi
publicznych
(urzędy
pracy)
oraz
niepublicznych
(agencje
poradnictwa zawodowego) instytucji rynku pracy, zajmujący się prowadzeniem
specjalistycznych usług całożyciowego poradnictwa zawodowego, między innymi
planowania i zarządzania potencjałem i karierą zawodową pracowników,
organizacje pozarządowe, instytucje szkoleniowe realizujące programy szkoleniowe
oraz inne formy rozwoju zawodowego (szkolenia, treningi, warsztaty itp.).
Ponieważ wdrożenie Modelu mogą podjąć różnorodne instytucje, od publicznych służb
zatrudnienia po podmioty działające komercyjnie, nie jest możliwe opracowanie jednolitego
schematu funkcjonowania Centrum Kariery 50+. Zaprezentowana instrukcja jest uniwersalna
4
i obejmuje główne założenia i warunki wdrożenia Modelu. Zasadniczo Model powinien się
cechować elastycznością, umożliwiającą na jego dostosowanie zarówno do warunków
logistycznych, technicznych, środowiskowych podmiotu, jak i wynikających z nich ograniczeń.
Odbiorcą produktu finalnego – klientem, do którego są kierowane usługi doradczoszkoleniowe, wspierające aktywność zawodową na rynku pracy opisane w niniejszej instrukcji,
są osoby pracujące w wieku powyżej 50 lat. Pośrednio odbiorcami rezultatów usług są także
specjaliści do spraw zasobów ludzkich (HR, human resources) oraz pracodawcy, którzy za zgodą
osób poddanych Bilansowi Kompetencji mogą otrzymać od nich opis profilu zawodowego –
zawarto w nim informacje dotyczące kompetencji i potencjału zawodowego. W ten sposób
pracodawca może uzyskać rzetelną i obiektywną informację o zasobach pracownika i dzięki
temu najlepiej dostosować potencjał osób z tej grupy wiekowej do potrzeb firmy zgodnie
z polityką zarządzania wiekiem w firmie.
Zakres wykorzystania załączonych dokumentów w praktyce może się istotnie różnić od
zastosowanego w projekcie, ponieważ dopuszcza się możliwość wdrożenia wybranych
produktów pośrednich, opisanych w dalszej części instrukcji.
Skróty:
CK 50+ – Centrum Kariery 50+
BK – Bilans Kompetencji
TKO – Test Kompetencji Ogólnych
TK – Talon Kariery
KUK – Karta Usług Klienta
5
II. Cel i misja działania Centrum Kariery 50+
Misją Centrum Kariery 50+ jest dążenie do trwałej zmiany postaw w podejściu do osób
w wieku 50 i więcej lat na rynku pracy, reprezentowanych przez samych pracowników tej
grupy wiekowej, pracodawców, specjalistów HR oraz przedstawicieli instytucji rynku pracy,
perspektywicznie wyrażającej się w utrzymaniu zatrudnienia oraz poprawie efektywności
wykorzystania zasobów pracy tej populacji.
Ogólnym celem funkcjonowania CK 50+ jest zwiększenie aktywności oraz atrakcyjności
zawodowej pracowników z tej grupy wiekowej na rynku pracy, co wpłynie na wydłużenie
okresu ich aktywności zawodowej. Cel jest osiągany dzięki realizacji działań ukierunkowanych
na potrzeby grupy osób w wieku powyżej 50 lat w ramach funkcjonowania CK 50+.
Formy i zakres usług oferowanych w ramach Modelu obejmują wielotorowe i kompleksowe
działania o charakterze:
a) informacyjnym – zwiększają one wiedzę uczestników dotyczącą działania instytucji
rynku pracy, uprawnień i obowiązków pracowniczych, regulacji prawnych związanych
z funkcjonowaniem zawodowym,
b) psychologiczno-zdrowotnym – polegają na wzmacnianiu samooceny i poczucia
wartości, kształtowaniu aktywnych postaw na rynku pracy, budowaniu pozytywnego
wizerunku oraz kształtowaniu właściwych zachowań w ramach profilaktyki zdrowotnej,
sprawności i aktywności ruchowej poprawiających kondycję psychofizyczną,
c) edukacyjnym i świadomościowym – obejmują one proces doradztwa kariery, między
innymi procesy poznawcze dotyczące własnych kompetencji zawodowych, potencjału
umiejętności i doświadczenia zawodowego oraz procesy uczenia się związane
z nabywaniem nowej wiedzy i umiejętności w ramach udziału w szkoleniach i kursach
doskonalących zawodowo oraz rozwijających umiejętności miękkie.
Produkt finalny projektu innowacyjnego składa się z 3 produktów pośrednich:
1. Nowej metody poradnictwa zawodowego – Metodologii tworzenia Bilansu
Kompetencji dla pracowników w grupie wiekowej 50 i więcej lat, z wykorzystaniem
innowacyjnego narzędzia diagnostycznego w postaci wystandaryzowanego Testu
Kompetencji Ogólnych (TKO).
2. Nowego instrumentu finansowego w postaci Talonu Kariery (TK). Na podstawie
zawartej umowy z uczestnikiem TK umożliwia kierowanie osób do korzystania z usług
aktywizujących oferowanych przez CK 50+ zgodnie z rekomendacjami doradcy
6
zawodowego, zamieszczonymi w Bilansie Kompetencji, opracowanym w ramach tej
metodologii.
3. Nowej instytucji na rynku pracy – CK 50+ oferującego specjalistyczne usługi
doradczo-szkoleniowo-konsultacyjne dla osób pracujących.
Rycina 1. Model Wsparcia Aktywności i Rozwoju Zawodowego pracowników 50+ poprzez
Instytucję Centrum Kariery 50+
TALON KARIERY
Źródło: Raport ewaluacji wstępnej wersji produktu finalnego. PrePost Consulting Alicja Zajączkowska,
marzec 2012.
1.
Nowa metoda poradnictwa zawodowego – Metodologia tworzenia Bilansu Kompetencji
(składająca
się
na
sześciogodzinne
konsultacje
doradcy
zawodowego
z Uczestnikiem), oprócz badania TKO, obejmuje także wywiad zawodowy, ustalenie
zdobyczy zawodowych klienta (osiągnięć, umiejętności, kwalifikacji) i ewentualnych luk
kompetencyjnych oraz opracowanie dalszych rekomendacji rozwojowych, czyli określenie
pożądanego katalogu działań aktywizacyjnych i wzmacniających potencjał zawodowy
uczestnika (w ramach działalności CK 50+ oraz działań własnych uczestnika). Opracowanie
przez doradcę zawodowego indywidualnego dokumentu Bilansu Kompetencji i wspólne
7
z uczestnikiem zaplanowanie działań rozwojowych stanowią podstawę do uruchomienia
kolejnych usług szkoleniowych i konsultacyjnych dostępnych w CK 50+.
2.
W modelu zastosowano nowy instrument finansowy świadczenia usług utrzymania
aktywności zawodowej 50+ w postaci Talonu Kariery w wysokości 2500 PLN na
uczestnika.
Umożliwia
on
przeprowadzenie
(sfinansowanie)
usługi
doradztwa
zawodowego – Bilansu Kompetencji – usługi szkoleniowej podnoszącej i uzupełniającej
kwalifikacje zawodowe (np. prowadzenie działalności gospodarczej, rozwój osobisty) oraz
konsultacji w zakresie funkcjonowania rynku pracy, konsultacji z zakresu prawa pracy
i problematyki zatrudnienia oraz konsultacji profilaktyki zdrowotnej.
3.
Nowa instytucja na rynku pracy CK 50+ realizuje usługi doradcze i szkoleniowokonsultacyjne związane z zarządzaniem karierą i rozwojem zawodowym pracowników,
obejmują one zwłaszcza:
opracowanie indywidualnej diagnozy potencjału i kompetencji zawodowych (BK),
badanie TKO,
treningi rozwoju osobistego (rozwoju umiejętności komunikowania się, treningi
asertywności, twórczego myślenia),
szkolenia zawodowe uwzględniające indywidualne rekomendacje wynikające z BK,
szkolenie dotyczące rozpoczynania i prowadzenia własnej działalności gospodarczej,
konsultacje prawne związane z problematyką zatrudnienia,
konsultacje w zakresie funkcjonowania rynku pracy,
konsultacje
prozdrowotne
(fizjoterapeutyczne,
lekarza
geriatry/gerontologa,
psychologa, dietetyka).
Wdrożenie Modelu Wsparcia Aktywności i Rozwoju Zawodowego pracowników 50+ poprzez
instytucję Centrum Kariery 50+ wiąże się z koniecznością stworzenia sprawnej
i skutecznie działającej struktury organizacyjnej, adekwatnej do poszczególnych etapów
świadczenia usług wspierających i zadań realizowanych na rzecz osób powyżej 50 lat.
8
III. Działania przygotowawcze do rozpoczęcia działalności Centrum
Kariery 50+
1. Potencjalne źródła finansowania Modelu
Punktem wyjścia dla rozpoczęcia prac przygotowawczych jest zapewnienie środków
finansowych związanych z wdrożeniem Modelu.
Potencjalne możliwości ich pozyskania odnoszą się do dwóch źródeł:
1.1
Środki Funduszu Pracy.
Jako najbardziej trafne i celowe wydaje się wytyczenie ścieżki finansowej na podstawie
środków Funduszu Pracy (FP). Na podstawie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach
rynku pracy głównym dysponentem FP jest Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej oraz
urzędy pracy. Aktualne rozwiązania prawne umożliwiają ponoszenie kosztów związanych
z realizowaniem usług poradnictwa zawodowego (wykonywanie Bilansu Kompetencji) przez
wojewódzki i powiatowe urzędy pracy. Katalog kosztów, jakie mogą być finansowane z FP,
nie obejmuje jednak możliwości zlecania i finansowania usług aktywizacyjnych (w tym
poradnictwa zawodowego) instytucjom zewnętrznym (niepublicznym instytucjom rynku pracy).
Nie ma też obecnie prawnej możliwości kontraktowania i finansowania usług profilaktyki
zdrowotnej (realizowanych zarówno przez urzędy pracy, jak i inne instytucje). Potencjalnym
sposobem uzyskania finansowania Modelu z Funduszu Pracy jest wystąpienie do Ministerstwa
Pracy i Polityki Społecznej o uzyskanie środków z rezerwy FP na realizację projektu
pilotażowego. W ramach zasad realizacji programów pilotażowych po uzyskaniu pozytywnych
efektów w ramach pilotażu wnioskodawca wnioskuje do Ministerstwa o włączenie nowego
rozwiązania do praktyki działania urzędów pracy i wprowadzenie stosownych zapisów
w cytowanej ustawie w części dotyczącej rozszerzenia katalogu działań i możliwości
ich finansowania z FP.
1.2
Środki Europejskiego Funduszu Społecznego
Kolejnym potencjalnym źródłem finansowania wdrożenia Modelu jest wykorzystanie środków
Europejskiego Funduszu Społecznego. Rozwiązanie takie może nastąpić w trybie ogłaszanego
przez Instytucję Pośredniczącą konkursu dla podmiotów zewnętrznych na realizację projektu
ukierunkowanego na świadczenie usług w ramach działania Centrum Kariery 50+.
9
1.3.
Środki własne
Jako minimalnie prawdopodobne lub wręcz nierealne źródło finansowania należy uznać środki
własne osób 50+ oraz – z powodu między innymi słabo sygnalizowanych potrzeb – środki
pracodawców.
Po
ustaleniu
źródła
finansowania
niezbędne
jest
także
określenie
poziomu
ich
zapotrzebowania. Aby oszacować niezbędne zasoby finansowe do wdrożenia Modelu, istotne
jest założenie, że przeciętna struktura czasu przeznaczonego na indywidualne wsparcie
pracownika 50+ będzie się kształtowała według proporcji 20/60/20 – 20% czasu przeznacza się
na badanie kompetencji i doradztwo zawodowe, 60% – na uczestnictwo w szkoleniach, 20% –
na
korzystanie
z dostępnego
w
Centrum
specjalistycznego
doradztwa
(prawnego,
zdrowotnego, dotyczącego rynku pracy).
Docelowa struktura finansowania usług w ramach CK50+ opiera się na następujących
założeniach:
-
indywidualne badanie kompetencji na trwa 6 godzin w ramach 3 spotkań (20% czasu),
koszt jednej godziny wynosi 100 PLN. Ta część usług obciąża Talon Kariery łącznie kwotą
600 PLN,
- pozostałe formy wsparcia (szkolenia i konsultacje specjalistyczne) przy założonej strukturze
czasu będą obejmować na jedną osobę średnio 20 godzin (80% czasu). Ponieważ te formy
wsparcia nie muszą być świadczone indywidualnie oraz poszczególni uczestnicy korzystają
z jednej lub kilku usług, można przyjąć, że średnio koszt jednej godziny usług wynosi 95 PLN
na osobę. Suma środków przeznaczonych na realizację usług konsultacyjno-szkoleniowych
na jednego uczestnika to średnio 1900 PLN.
Łącznie zakładana średnia wartość środków finansowych przeznaczonych na realizację usług
wspierających aktywność zawodową w CK 50+ na jednego Uczestnika wynosi 2500 PLN
(średnia wartość indywidualnego TK).
Należy jednak wziąć pod uwagę, że kwota ta nie powinna być obligatoryjnie „sztywna”.
W praktyce niezbędne jest elastyczne dostosowywanie zakresu usług do rekomendacji doradcy
zawodowego zawartej w BK i jednoczesne dążenie do osiągnięcia jakości usługi, a także
utrzymania założonego „średniego poziomu finansowania” wsparcia dla jednej osoby. Podejście
to jest niezmiernie ważne dla utrzymania dyscypliny wydatkowania budżetu CK 50+.
10
2. Plan budżetowy Centrum Kariery 50+
Zaprezentowany plan budżetowy CK 50+ opiera się na wynikach i przebiegu testowania
produktu finalnego. Plan budżetowy zakłada dwunastomiesięczną działalność CK50+, w której
ramach z usług aktywizacyjnych skorzysta około 200 osób. Szacunek ten powstał na podstawie
następujących przesłanek:
obserwowane w trakcie realizacji projektu znaczne zainteresowanie osób powyżej
50 lat usługami CK 50+, co w połączeniu ze wzmocnioną kampanią informacyjnopromocyjną może zwiększyć liczbę osób korzystających z Centrum,
ocena dokonanej przez personel uczestniczący w realizacji projektu,
spodziewany wzrost zainteresowania usługami Modelu ze strony pracowników
i pracodawców (co wiąże się m.in. z przebiegiem procesów demograficznych oraz
wdrożeniem reformy emerytalnej i wydłużeniem wieku aktywności zawodowej).
Całościowy budżet funkcjonowania CK 50+ obejmuje, oprócz kosztów usług Bilansowania
Kompetencji i pozostałych form wsparcia, także pozostałe koszty związane z zapewnieniem
funkcjonowania instytucji, czyli koszty personelu, czynszu, usług komunalnych, mediów,
telefonów, promocji, materiałów biurowych i inne. W tabeli 1 przedstawiono, jak powinny się
kształtować planowane roczne koszty całkowite funkcjonowania CK 50+, uwzględniające
przedstawione założenia.
11
Tabela 1. Planowane koszty działalności CK50+ w okresie 12 miesięcy świadczone na rzecz
200 uczestników
Koszty w układzie
KOSZTY
PLN
Założenia
kalkulacyjnym
Bilanse Kompetencji
Szkolenie „ABC
Przedsiębiorczości”
Usługi CK
50+
Koszty
zmienne
120 000
200 uczestników
W zależności od
26 000
wskazań w BK
Treningi rozwoju osobistego
32 000
jw.
Konsultacje – rynek pracy
23 000
jw.
Konsultacje prawne
9700
jw.
25 300
jw.
280 000
jw.
Konsultacje prozdrowotne
Szkolenia zawodowe
RAZEM
516 000
KOSZTY
ZMIENNE
Personel
225 000
Koszty biura
72 000
5 pracowników
łącznie - 3,8 etatu
m.in. czynsze,
telefony
Strona internetowa,
Koszty stałe
Promocja i inne
45 000
materiały
promocyjne, spoty
radiowe
RAZEM
KOSZTY
342 000
STAŁE
RAZEM KOSZTY
858 000
Uwaga! Budżet nie uwzględnia narzutu kosztów pośrednich.
Łączny roczny plan finansowy funkcjonowania CK 50+ wynosi około 858 000 PLN. Wielkość
budżetu może być modyfikowana w zależności od przyjętych ustaleń oraz uwarunkowań
organizacyjnych i lokalnych instytucji wdrażających Model.
Zapewnienie środków na wskazanym poziomie może się stać działaniem umożliwiającym
podjęcie dalszych prac związanych z wdrożeniem Modelu i uruchomieniem CK 50+.
12
3. Lokalizacja i warunki techniczne
Podmiot wdrażający Model poprzez powołanie CK 50+ powinien uwzględnić właściwą
lokalizację placówki. Rekomendowaną lokalizacją jest minimum miasto powiatowe ze względu
na potencjalnie większą liczbę osób zainteresowanych skorzystaniem z usług aktywizacyjnych,
a także ze względu na dostępność dostawców i realizatorów usług, czyli doradców
zawodowych (na ogół zatrudnionych w instytucjach rynku pracy), a także instytucji
szkoleniowych, trenerów i konsultantów. Ważne jest, aby lokalizacja CK 50+ była dogodna pod
względem komunikacyjnym i dojazd nie był uciążliwy dla uczestników. Optymalnie dotarcie do
miejsca świadczenia usługi nie powinno przekraczać 45 minut (należy pamiętać, że usługi są
skierowane
do
osób
aktywnych
zawodowo,
dysponujących
czasem
poza
okresem
wykonywania pracy). Model zakłada świadczenie usług na rzecz klientów przez 7 dni
w tygodniu: od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00–20.00, w soboty w zaś 12.00–20.00.
Dostępność Centrum dla Uczestników w tych godzinach jest istotna ze względu na potrzebę
dostosowania godzin funkcjonowania CK 50+ do czasu pracy uczestników, którzy pracują w
różnych godzinach, i nie powinno to stanowić bariery w korzystaniu z usług.
Usługi świadczone w ramach CK 50+ powinny być realizowane w odpowiednich warunkach
lokalowych, spełniających potrzeby klientów w wieku powyżej 50 lat i uwzględniające ich
ewentualne
ograniczenia
oraz
spełniające
wymagania
wynikające
z prowadzenia
indywidualnego doradztwa i konsultacji. Dla tych celów zaleca się zapewnienie minimum
3 pomieszczeń do rozmów indywidualnych. Niezbędna jest także odpowiednia powierzchnia
administracyjno-biurowa, z przeznaczeniem na miejsce do recepcji i prowadzenia swobodnej
rozmowy oraz przekazywania informacji wstępnej dla osób zainteresowanych udziałem w CK
50+, służące także do przechowywania dokumentacji towarzyszącej procesowi świadczenia
usług oraz związanej z działalnością biurową CK 50+.
Powierzchnia CK 50+ powinna mieć łączną wielkość około 50 m2. Pomieszczenia powinny być
wyposażone w sprzęt biurowy (telefon, komputery i meble) pozwalający na wykonywanie prac
administracyjnych i obsługę klientów oraz świadczenie specjalistycznych konsultacji przez
ekspertów zewnętrznych. W wypadku ekspertów ważne jest zapewnienie warunków
gwarantujących zachowanie poufności rozmów w ramach procesu doradztwa. Pomieszczenia,
w których będą realizowane Bilanse Kompetencji, powinny być wyposażone w komputer
z zainstalowanym TKO oraz z możliwością wykonywania wydruków dokumentu.
13
Wymagania techniczne instalacji TKO to:
system operacyjny minimum Windows XP Home Edition,
procesor minimum 1GHz,
RAM minimum 512 MB
miejsce na dysku dla 32-bit 850 MB dla 64-bit – 2 GB.
Wszystkie informacje dotyczące przeprowadzania badania i stosowania TKO znajdują
się w Załączniku 3. Podręcznik Testu Kompetencji Ogólnych.
Cennym rozwiązaniem organizacyjnym byłoby przygotowanie dodatkowego pomieszczenia
o charakterze socjalnym, z którego mogliby korzystać klienci oczekujący na spotkanie z doradcą
lub konsultantem.
Ze względu na specyfikę tej grupy osób działalność CK 50+ powinna być odizolowana
od ewentualnych innych form aktywności instytucji, która wdrożyła Model.
4. Kampania promocyjna
Funkcjonowanie CK 50+ wymaga prowadzenia szeroko zakrojonej działalności informacyjnej
i marketingowej skierowanej do osób pracujących, instytucji rynku pracy, organizacji
pozarządowych i społecznych oraz do społeczności lokalnej. Innowacyjny zakres usług,
dotychczas
nieznany
i
niedostępny
dla
osób
pracujących,
wymaga
wykreowania
świadomościowej potrzeby inwestowania i zarządzania własną karierą przez pracowników
w starszych grupach wiekowych. Zaistnienie w świadomości społecznej działania nowej
placówki wymaga przeprowadzenia kampanii promocyjnej w środkach masowego przekazu
skierowanej także do podmiotów i organizacji społecznych oraz środowisk zajmujących się
aktywizacją zawodową i edukacją. Wśród rekomendowanych narzędzi promocji należy
wymienić:
a) ulotki i plakaty promocyjne,
b) spoty reklamowe w lokalnym radiu i telewizji,
c) banery umieszczone w lokalnych portalach internetowych,
d) ogłoszenia w lokalnej prasie,
e) ogłoszenia w lokalnych środkach komunikacji,
f) Internet i media elektroniczne.
14
Skuteczne dotarcie do potencjalnych uczestników CK 50+ wymaga opracowania i realizacji
właściwego planu promocyjnego. Dlatego warto zaprosić do współpracy inne instytucje, takie
jak władze samorządowe, urzędy, organizacje pracownicze, organizacje pozarządowe,
w celu dodatkowego wzmocnienia działań promocyjnych i uświadamiających.
5. Nawiązanie współpracy z instytucjami rynku pracy
Skuteczne działania CK 50+ w dużym stopniu zależą od nawiązania partnerskiej współpracy
lokalnej. Centrum Kariery 50+ powinno współpracować z wieloma regionalnymi i lokalnymi
instytucjami rynku pracy: publicznymi i niepublicznymi, czyli publicznymi służbami zatrudnienia:
Wojewódzkim Urzędem Pracy, powiatowymi urzędami pracy, agencjami zatrudnienia, między
innymi z agencjami poradnictwa zawodowego. Centrum powinno współpracować szczególnie
z doradcami
zawodowymi,
z instytucjami
specjalistami
szkoleniowymi,
rozwoju
specjalistami
zawodowego,
rozwoju
pośrednikami
zasobów
ludzkich
pracy,
w firmach
i organizacjach oraz bezpośrednio z pracownikami 50+.
Celem tej współpracy jest zarówno promocja samego CK 50+, poinformowanie środowiska
o funkcjonowaniu instytucji i zakresie dostępnych usług, uzyskanie z ich strony niezbędnego
wsparcia merytorycznego, jak i wsparcie w bezpośrednim dotarciu do grup odbiorców.
6. Stworzenie bazy danych pod względem dostępności do konsultacji i usług
szkoleniowych
Na etapie prac przygotowawczych istotne jest stworzenie zaplecza podwykonawców
i instytucji lub osób współpracujących podczas realizacji usług aktywizacyjnych: szkoleń,
treningów,
warsztatów,
specjalistycznych
konsultacji.
W
tym
wypadku
zaleca
się
przeprowadzenie analizy (głównie lokalnego) rynku usług szkoleniowych oraz środowiska
konsultantów związanych z działalnością rynku pracy i doradców zawodowych. Warto, aby
instytucja, która podejmie działania wdrożeniowe, skatalogowała informacje w postaci bazy
danych o dostępnych zewnętrznych lokalnych i regionalnych zasobach niezbędnych
do reagowania na istniejące zapotrzebowanie na poszczególne usługi.
Skatalogowanie powinno zwłaszcza dotyczyć informacji o:
instytucjach
i
szkoleniowych
doskonalenia
i
zawodowego,
edukacyjnych,
w
tym
oferujących
zwłaszcza
formy
mających
kształcenia
doświadczenie
w organizowaniu szkoleń dedykowanych dla grupy osób powyżej 50 lat,
trenerach, wykładowcach, coach’ach,
15
doradcach zawodowych, konsultantach w zakresie profilaktyki zdrowotnej, prawnikach,
psychologach.
Niezbędne jest także stworzenie bazy informacji dotyczących potencjalnych realizatorów
programów szkoleniowych wpisujących się tematyką w Model. Obejmują one:
1. Treningi rozwoju osobistego w zakresie komunikowania się, asertywności i twórczego
myślenia.
2. Szkolenia zawodowe doskonalące i uzupełniające kwalifikacje zawodowe głównie:
a)
komputerowe związane z nabyciem lub doskonaleniem umiejętności w zakresie
obsługi
komputera,
użytkowania
programów
specjalistycznych
oraz
wykorzystywania Internetu,
b)
w zakresie księgowości, finansów, przepisów podatkowych,
c)
sprzedażowo-handlowe
dotyczące
między
innymi
technik
obsługi
klienta,
sprzedaży i prezentacji towarów.
3. Szkolenia z zakresu przedsiębiorczości i prowadzenia własnej działalności gospodarczej.
Baza danych powinna być możliwe rozbudowana, systematycznie uzupełniana pod względem
potrzeb szkoleniowych wynikających z przeprowadzonych Bilansów Kompetencji. Informacje
powinny dotyczyć szczególnie:
zakresu merytorycznego szkoleń, programu i trybu organizacji szkoleń,
referencji, ocen dotyczących instytucji, trenerów prowadzących szkolenia,
zaplecza szkoleniowego,
możliwości dostosowania oferty do potrzeb i grupy uczestników w wieku powyżej
50 lat,
warunków finansowych.
7. Wyłonienie doradców zawodowych i konsultantów
Podobnie jak w wypadku podmiotów i trenerów oferujących szkolenia, na etapie
przygotowawczym należy dokonać wyboru specjalistów, którzy będą współpracować z CK 50+
w zakresie świadczenia usług doradczych i konsultacyjnych.
Kryteria rekrutacji doradców zawodowych do opracowywania BK oraz przeprowadzania
badania TKO i konsultacji w zakresie poradnictwa zawodowego to:
ukończenie studiów z zakresu poradnictwa zawodowego, zarządzania zasobami
ludzkimi
(w
trybie
dziennym
lub
studiów
podyplomowych)
lub
ukończenie
16
specjalistycznych szkoleń z zakresu poradnictwa indywidualnego i przeprowadzania
diagnozy zawodowej,
dwuletni
staż
pracy
na
stanowisku
doradcy
zawodowego
w publicznych
lub niepublicznych instytucjach rynku pracy,
doświadczenie w prowadzeniu usług poradnictwa zawodowego dla dorosłych osób,
doświadczenie w stosowaniu narzędzi diagnozy potencjału zawodowego.
Liczba zaangażowanych doradców zależy od liczby uczestników korzystających z CK 50+,
ich dostępności czasowej, pozwalającej na zapewnienie sprawnego przebiegu procesu
doradczego. Zakwalifikowani doradcy zawodowi powinni po podpisaniu stosownych umów
o współpracę być odpowiednio przeszkoleni i przygotowani przez twórców ekspertów
w stosowaniu BK, między innymi w przeprowadzeniu i interpretacji TKO. Program seminarium
lub warsztatu dotyczący stosowania TKO obejmuje następujące zagadnienia:
a) teoria zarządzania kompetencjami,
b) model kompetencyjny – badane kompetencje,
c) tworzenie profili kompetencyjnych na potrzeby usługi doradczej,
d) konstrukcja TKO,
e) przebieg przeprowadzania testu,
f) obliczanie i interpretowanie wyników,
g) udzielanie informacji zwrotnej na podstawie wyników testu.
Aby zapewnić pozostałe konsultacje w CK 50+, niezbędne jest zaangażowanie do współpracy
ekspertów w zakresie funkcjonowania rynku pracy, prawa pracy oraz profilaktyki zdrowotnej
w zakresie: dietetyki, gerontologii, fizjoterapii i psychologii. Z ekspertami należy określić tryb
i warunki materialne świadczenia usług oraz zaplanować ich harmonogram prac i planowany na
nie budżet.
8. Rekrutacja personelu administracyjnego
Aby CK 50+ sprawnie funkcjonowało, niezbędne jest pozyskanie personelu zajmującego się
pracami koordynującymi działalność instytucji oraz zabezpieczającego prace organizacyjne.
17
Personel administracyjny stanowią:
1. Kierownik Centrum Kariery 50+ (0,5 etatu).
Osoba na tym stanowisku powinna posiadać wiedzę z zakresu rynku pracy oraz poradnictwa
zawodowego, aby móc merytorycznie nadzorować przebieg procesu doradczego, tworzenie
BK oraz realizację usług aktywizacyjnych. Jego zakres obowiązków obejmuje:
–
zarządzanie i nadzór nad całością działalności CK 50+,
–
planowanie finansowe i koordynację kosztów działania CK 50+, między innymi
planowanie i zarządzanie budżetem TK uczestników CK 50+,
–
zawieranie umów z podwykonawcami i realizatorami usług w ramach działania CK 50+,
–
nadzór i koordynacja prac personelu CK 50+,
–
reprezentowanie CK 50+ w kontaktach z instytucjami zewnętrznymi.
2. Koordynator ds. obsługi CK 50+ (1 etat) – jego zakres obowiązków obejmuje:
–
bieżącą koordynację działalności CK 50+ i współpracę z personelem CK 50+,
–
informowanie potencjalnych uczestników oraz instytucji i osób zainteresowanych
działalnością CK 50+,
–
realizację procesu rekrutacji uczestników CK50+,
–
realizację procesu wyboru wykonawców konsultacji specjalistycznych oraz realizatorów
szkoleń i treningów,
–
monitorowanie i bilansowanie wydatków związanych z przyznanymi Talonami Kariery
uczestników,
–
organizację i koordynowanie realizacji usług aktywizacyjnych i profilaktyki zdrowotnej
świadczonych w CK 50+,
–
sporządzanie
szczegółowych
harmonogramów
realizacji
usług
aktywizacyjnych
i profilaktyki zdrowotnej świadczonych w CK 50+,
–
regularne kontaktowanie się ze specjalistami i ekspertami świadczącymi usługi
aktywizacyjne i prozdrowotne w CK 50+,
–
prowadzenie dokumentacji dotyczącej realizowanej działalności usług aktywizacyjnych
i prozdrowotnych,
–
współpracę ze specjalistą ds. obsługi CK 50+ w zakresie sprawozdawczości, monitoringu
i ewaluacji usług,
–
współpracę ze specjalistą ds. rozliczeń w zakresie finansowania zadań CK 50+,
–
sporządzanie informacji i sprawozdań dotyczących działalności CK 50+,
–
dbałość o bezpieczeństwo i zachowanie porządku w pomieszczeniach oraz dbałość
o sprzęt i wyposażenie należące do CK 50+.
–
przestrzeganie procedur i instrukcji związanych z działalnością CK 50+.
18
3. Specjalista ds. obsługi CK 50+ (2 etaty), którego zakres obowiązków obejmuje:
–
bieżącą realizację działalności CK 50+,
–
działania promocyjne CK 50+,
–
stałą współpracę z personelem CK 50+,
–
informowanie potencjalnych uczestników CK 50+, instytucji i osób zainteresowanych
o działalności CK 50+,
–
prowadzenie działań rekrutacyjnych,
–
bieżącą organizację usług aktywizacyjnych i prozdrowotnych świadczonych w CK 50+,
–
dbałość
o zachowanie
jakości
i zgodności
z harmonogramem
realizacji
zadań
dotyczących świadczenia usług CK 50+,
–
regularne kontaktowanie się ze specjalistami i ekspertami świadczącymi usługi
aktywizacyjne i prozdrowotne w CK 50+,
–
prowadzenie dokumentacji dotyczącej realizowanej działalności usług aktywizacyjnych
i prozdrowotnych,
–
dbałość o bezpieczeństwo i zachowanie porządku w pomieszczeniach oraz dbałość
o sprzęt i wyposażenie CK 50+,
–
przestrzeganie procedur i instrukcji związanych z działalnością CK 50+,
–
przygotowywanie sprawozdań z działalności CK 50+ i jej monitorowanie.
4. Specjalista ds. rozliczeń finansowych (0,3 etatu), którego zakres obowiązków obejmuje:
–
bieżące rozliczanie finansowe kosztów związanych z działalnością CK 50+,
–
prowadzenie rachunkowości związanej z działalnością CK 50+,
–
sporządzanie rachunków i innych dokumentów finansowych dotyczących działalności
CK 50+.
Konieczne kryteria dla kandydatów na wymienione stanowiska pracy to:
odpowiednie kwalifikacje – minimum wykształcenie wyższe zawodowe z zakresu nauk
społecznych, zarządzania, psychologii lub pedagogiki,
cechy osobowe związane z bezpośrednią obsługą klientów, zwłaszcza w starszych
grupach wiekowych (m.in. kultura osobista, otwartość, komunikatywność, empatia,
rzetelność, dokładność, cierpliwość),
znajomość sytuacji funkcjonowania instytucji rynku pracy (m.in. instytucji rynku pracy,
organizacji działających na rzecz aktywizacji zawodowej i społecznej, przepisów
i regulacji formalno-prawnych związanych z aktywnością zawodową).
19
W ramach zatrudniania personelu CK 50+ rekomenduje się powołanie Komisji Rekrutacyjnej,
której zadaniem jest dokonywanie oceny dokumentów zgłoszeń kandydatów i ostateczne
kwalifikowanie uczestników CK 50+.
Efektywne wdrożenie Modelu wymaga zapewnienie dobrej współpracy i komunikacji między
personelem i poszczególnymi konsultantami. W tym celu niezbędne jest zorganizowanie
wspólnego spotkania informacyjno-integracyjnego, które umożliwi poznanie się wszystkich
specjalistów oraz przybliżenie zakresu świadczonych przez nich usług, a także pozwoli na
precyzyjne przedstawienie pełnej informacji na temat zakresu, trybu i organizacji
funkcjonowania CK 50+.
20
IV. Siedem kroków w procesie świadczenia usług w działalności
Centrum Kariery 50+
Na rycinie 2 zobrazowano przebieg procedur związanych ze świadczeniem usług w ramach
CK 50+, który obejmuje 7 kluczowych kroków.
Rycina 2. Siedem kroków w procesie świadczenia usług w działalności Centrum Kariery 50+ (CK
50+)
kroki
PROCES ŚWIADCZENIA USŁUG W CENTRUM KARIERY 50+
Pierwszy kontakt z klientem
1
(wizyta w CK 50+, rozmowa telefoniczna lub przesłanie pocztą formularza
zgłoszenia):
zgłoszenie przez klienta zamiaru skorzystania z usług CK 50+
poinformowanie o zasadach działania CK 50+
Rekrutacja:
2
3
4
spełnienie kryteriów rekrutacji – ocena Komisji Rekrutacyjnej,
powiadomienie o wyniku rekrutacji
zebranie niezbędnych danych i zawarcie umowy z uczestnikiem
uzgodnienie terminu konsultacji z doradcą zawodowym
Opracowanie Bilansu Kompetencji:
określenie rekomendacji
Ustalenie planu rozwojowego klienta:
przygotowanie Talonu Kariery oraz Karty Usług Klienta 50+
Realizacja usług i monitoring:
5
szkolenia podnoszące kompetencje zawodowe, prowadzenia działalności
gospodarczej, rozwoju osobistego,
doradztwo, konsultacje w zakresie prawa pracy, rynku pracy, profilaktyki
zdrowotnej (dietetyk, gerontolog, fizjoterapeuta, psycholog)
6
Ewidencjonowanie dokumentowanie i rozliczanie usług
7
Sprawozdawczość
Źródło: opracowanie własne.
21
1. Pierwszy kontakt z klientem (krok 1) i rekrutacja (krok 2)
Pierwszy bezpośredni kontakt z klientem (krok 1) polega na wizycie w CK 50+ osoby w wieku
powyżej 50 lat, zainteresowanej korzystaniem z usług centrum. Może być ona poprzedzona
rozmową telefoniczną. Osoba zainteresowana udziałem w CK50+ wypełnia formularz
zgłoszenia (zalecane jest pobranie dokumentu on-line ze strony internetowej) i zostawia go
w CK 50+ lub przesyła pocztą. Istotą tego etapu jest poinformowanie kandydata o celach CK
50+ i usługach realizowanych w Centrum, ogólnych zasadach i trybie korzystania z usług oraz
zobowiązaniach uczestnika wobec CK 50+. Na tym etapie ważne jest także określenie poziomu
motywacji potencjalnego uczestnika CK 50+. Ze względu na oferowanie w ramach Talonu
Kariery
bezpłatnych
konsultacji
jest
istotne,
aby
potencjalni
uczestnicy
centrum
charakteryzowali się dużą motywacją do udziału w formach wsparcia oraz mieli wstępnie
sprecyzowane potrzeby poznania własnego potencjału rozwojowego.
Po pierwszej wizycie klient podejmuje decyzję o kontynuacji współpracy z CK 50+ lub
zaniechaniu dalszych kontaktów. Jeśli jest on zainteresowany usługami CK 50+, przechodzi się
do kolejnego etapu (krok 2) polegającego na przeprowadzeniu wstępnej rozmowy
z zainteresowanym i rozpoczęciu formalnej rekrutacji. Jej celem jest dokładne przedstawienie
zasad oraz zakresu dostępnych usług aktywizacyjnych, omówienie zadań i zobowiązań
klientów (zapoznanie się z regulaminem uczestnictwa, kryteriami naboru) oraz zobowiązań
ze strony CK 50+ (personelu oraz konsultantów świadczących usługi).
Po dokonaniu formalnego zgłoszenia następuje kwalifikacja (praca Komisji Rekrutacyjnej) oraz
ustalenie z Uczestnikiem trybu dalszych kontaktów, podpisanie umowy o uczestnictwie
w projekcie i ustalenie terminu pierwszego spotkania Uczestnika z doradcą zawodowym.
Na tym etapie należy się zapoznać z następującymi dokumentami i wypełnić formularze:
Załącznik
1.
Regulamin
rekrutacji
i
uczestnictwa
w
Centrum
Kariery
50+
(wraz
z załącznikami):

wzór formularza zgłoszenia,

wzór karty Oceny formalnej formularza zgłoszenia do CK 50+,

wzór protokołu z czynności Komisji Rekrutacyjnej,

wzór Umowy uczestnictwa w CK 50+ (wraz z oświadczeniem o wyrażeniu zgody na
przetwarzanie danych osobowych),

deklaracja bezstronności i poufności.
22
2. Opracowanie Bilansu Kompetencji (krok 3)
Etap ten polega na rozpoczęciu procesu badania kompetencji pracownika w wieku powyżej
50 lat zgodnie z Metodologią tworzenia Bilansu Kompetencji z wykorzystaniem TKO i docelowo
opracowaniu przez doradcę zawodowego indywidualnego dokumentu BK. Szczegółowy opis
metodologii BK oraz zastosowania TKO i interpretacji wyników znajduje się w załączniku
2 i załączniku 3.
Tworzenie BK odbywa się podczas sześciogodzinnych konsultacji realizowanych w trybie
3 spotkań, w których przeprowadza się między innymi badanie TKO. Badanie TKO może się
odbyć zarówno w warunkach indywidualnych, jak i grupowych.
Badanie TKO jest wykonywane w CK 50+ przez odpowiednio przygotowanych i przeszkolonych
doradców zawodowych. Badana osoba wypełnia test za pomocą programu komputerowego.
Wypełnienie
TKO
jest
elementem
tworzenia
indywidualnego
Bilansu
Kompetencji
i opracowania indywidualnego planu rozwoju klienta. Doradca zawodowy musi być obecny
podczas wypełniania testu. Zarówno w warunkach indywidualnych, jak i grupowych konieczne
jest zapewnienie badanym komfortowych, niezakłócających warunków wypełniania testu.
Warunki te obejmują: odpowiednio przystosowane pomieszczenia, wyeliminowanie obecności
osób trzecich, zapewnienie stałego dostępu do pomocy osoby przeprowadzającej badanie,
zapewnienie przekazania przez osobę przeprowadzającą badanie informacji wprowadzającej do
badania.
Czas na wypełnienie testu jest nieograniczony.
Proces poradnictwa zawodowego w CK 50+ zakłada stosowanie metodologii Bilansu
Kompetencji (obejmującego także, oprócz badania TKO, wywiad zawodowy, ustalenie dorobku
zawodowego klienta: jego kwalifikacji, doświadczeń zawodowych, osiągnięć zawodowych).
Ostatecznym efektem pracy doradcy korzystającego z wyników uzyskanych przez uczestnika
w ramach badania TKO (a także sugerowanych narzędzi dodatkowych) jest opracowanie
indywidualnego dokumentu Bilansu Kompetencji i zaplanowanie, wspólnie z klientem, działań
rozwojowych umożliwiających realizację przyjętych celów zawodowych i rozwojowych.
Indywidualny plan rozwojowy formalnie staje się rekomendacjami, które stanowią podstawę do
rozpoczęcia kolejnego etapu wsparcia i korzystania z usług pozostających do dyspozycji w
ramach Talonu Kariery. Na tym etapie ważna jest współpraca i konsultacje doradcy
zawodowego oraz koordynatora CK 50+ w zakresie ustaleń dotyczących możliwości
organizacyjnych i finansowych związanych z wykorzystaniem środków dostępnych w ramach
TK. Ze względu na indywidualne potrzeby uczestników (np. skutkujące niewykorzystaniem
23
przez niektóre osoby całej kwoty Talonu) istnieje możliwość elastycznego modyfikowania
przyznanych środków finansowych zgodnie z rekomendowanymi przez doradcę zawodowego
usługami i formami wsparcia, przekraczającymi w niektórych przypadkach standardową
wysokość Talonu. Takie działania wymagają stałego kontrolowania możliwości wynikających
z planu finansowego CK 50+.
Aby przebieg procesu doradztwa, pozwalającego na lepsze zagospodarowanie czasu pracy
doradców w CK 50+, był sprawnie organizowany, zaleca się stosowanie grafiku konsultacji.
Na tym etapie prac powinno się wykorzystać następujące dokumenty:
– Załącznik 2. Podręcznik Metodologia Tworzenia Bilansu Kompetencji,
– Załącznik 3. Podręcznik Test Kompetencji Ogólnych.
Z powodu ich obszerności stanowią one odrębne materiały.
24
3. Ustalenie planu rozwojowego klienta (krok 4)
Na podstawie opracowanego BK i zawartych w nim rekomendacji personel CK 50+ planuje
realizację wskazanych form wsparcia uczestnika. Ustala się z klientem przebieg konsultacji
specjalistycznych oraz harmonogram realizacji poszczególnych usług aktywizacyjnych.
Zakres usług w ramach planu rozwoju zawodowego obejmuje:
1. Treningi rozwoju osobistego w zakresie:
komunikowania się. Główne zagadnienia szkoleniowe to: style porozumiewania
się, język werbalny i pozawerbalny, techniki nawiązywania kontaktu, rodzaje
barier komunikacyjnych i sposoby ich pokonywania, wystąpienia publiczne,
przekonywanie i perswazja,
asertywność. Główne zagadnienia szkoleniowe to: postawy i zachowania
asertywne, radzenie sobie z nieśmiałością i w sytuacjach konfliktowych, śmiałe
wyrażanie własnych opinii, obrona własnego zdania,
twórcze myślenie. Główne zagadnienia szkoleniowe to: techniki kreatywnego
myślenia,
mind
mapping,
wykorzystywanie
wyobraźni
w rozwiązywaniu
problemów.
2. Szkolenia zawodowe doskonalące lub uzupełniające
umiejętności i wiedzę
zawodową1
Najczęściej występującymi potrzebami szkoleniowymi w grupie pracowników powyżej 50 lat są
szkolenia:
a)
komputerowe związane z nabyciem lub doskonaleniem umiejętności w zakresie
obsługi
komputera,
użytkowania
specjalistycznych
programów
oraz
wykorzystywania Internetu,
b)
w zakresie księgowości, finansów, przepisów podatkowych,
c)
sprzedażowo-handlowe dotyczące między innymi technik obsługi klienta,
efektywnej sprzedaży oraz promocji i prezentacji towarów.
1
W wynikach badań wśród pracowników i pracodawców wskazuje się na zróżnicowane potrzeby szkoleniowe
zgłaszane zarówno przez samych pracodawców, jak i pracowników w wieku powyżej 50 lat. Wśród
najważniejszych tematów wymienia się informatykę i wykorzystanie komputerów, języki obce, rozwój
osobowościowy i kariery zawodowej, rachunkowość. Często pojawiają się odmienne preferencje obu grup
respondentów dotyczące tematyki. Ostateczny dobór tematyki szkoleń stanowi konsekwencję wyników badań na
podstawie Bilansu Kompetencji, dlatego trudno dokładnie wskazać, jaka jest ostateczna struktura szkoleń.
Działalność szkoleniową CK 50+ musi cechować elastyczność w doborze tematów, ale także racjonalność pod
kątem potrzeb lokalnego rynku oraz możliwości finansowania usługi we względu na wartość Talonu Kariery.
25
3. Szkolenia w zakresie przedsiębiorczości i prowadzenia własnej działalności
gospodarczej
oraz inne szkolenia wynikające z potrzeb rozwojowych zawartych w indywidualnym
dokumencie BK.
4. Konsultacje
Zakres konsultacji na rzecz pracowników powyżej 50 lat realizowanych w ramach działalności
CK 50+ obejmuje następujące dziedziny:
a)
rynek pracy – funkcjonowanie lokalnych i regionalnych instytucji rynku pracy oraz
usługi przez nie świadczone, trendy zatrudnienia, zawody nadwyżkowe i deficytowe,
zapotrzebowanie gospodarki na kwalifikacje i kompetencje zawodowe; zakłada się,
że jeden uczestnik może skorzystać z maksymalnie 3 godzin konsultacji w tym
zakresie,
b)
zagadnienia prawne dotyczące problematyki zatrudnienia – związane z prawami
i obowiązkami
pracownika,
zasadami
i normami
regulującymi
stosunki
pracy,
elastyczne formy zatrudnienia, ogólne zagadnienia związane ze stosowaniem
i interpretacją przepisów Kodeksu Pracy; zakłada się, że jeden uczestnik może
skorzystać maksymalnie z 3 godzin konsultacji w tym zakresie,
c)
profilaktyka zdrowotna – konsultacje specjalistów z zakresu dietetyki, psychologii,
gerontologii, fizjoterapii wspomagające utrzymanie aktywności ruchowej i dobrej
kondycji psychofizycznej, profilaktyka przedwczesnej utraty aktywności zawodowej
wykluczającej z życia zawodowego i społecznego, wsparcie psychologiczne; zakłada
się, że jeden uczestnik może skorzystać z maksymalnie 3 godzin konsultacji w ramach
jednej specjalności.
Na tym etapie uczestnictwa w CK 50+ produkt pośredni w postaci Talonu Kariery znajduje
zastosowanie. Talon Kariery to instrument finansowy, który jest konsekwencją umowy
zawartej w kroku 2. pomiędzy uczestnikiem (pracownikiem powyżej 50 lat) a instytucją
świadczącą usługi w ramach CK 50+. Z treści tej umowy wynikają prawa do uzyskania różnych
form wsparcia oraz zobowiązania uczestnika do stosowania się do zasad i warunków
związanych z korzystaniem z bezpłatnych usług aktywizacyjnych.
Talon Kariery kompleksowo ujmuje informacje o zakresie udzielonego wsparcia, na
ich podstawie można na każdym etapie procesu wsparcia dokonać oceny przebiegu procesu
aktywizacji uczestnika oraz rozliczyć stan wykorzystania Talonu Kariery.
Na rycinie 3 zaprezentowano ideę funkcjonowania Talonu Kariery.
26
Rycina 3. Sposób funkcjonowania Talonu Kariery (TK) w Centrum Kariery 50+ (CK 50+)
Koordynator ds. obsługi CK 50+
Przyznanie TK
Założenie Karty Usług Klienta
Doradca zawodowy
Rekomendacje wynikające z Bilansu
Kompetencji
Klient/usługodawca
Realizacja usług, potwierdzenie wykonania
usługi w Karcie Usług Klienta przez klienta i
realizatora
Koordynator ds. Obsług CK 50+
Ewidencjonowanie, dokumentowanie realizacji
TK
Cykliczna weryfikacja wykorzystania TK
Raport do kierownika CK 50+
Specjalista ds.
rozliczeń
Rozliczenia
z dostawcami usług
Kierownik CK 50+
Ocena stanu wykorzystania TK
Ewentualne decyzje dotyczące zmian w Karcie
Usług Klienta
(zwiększenie bądź zmniejszenie zakresu usług
przyznanych klientowi)
Sprawozdawczość
Źródło: opracowanie własne.
Jednocześnie podczas przyznania TK oferuje się Kartę Usług Klienta (KUK). Zakres usług,
z których na podstawie rekomendacji ma prawo skorzystać klient CK 50+, jest odzwierciedlony
w KUK. Do niej zostaną wpisane szkolenia oraz wszystkie pozostałe usługi, z których skorzystał
uczestnik. Kartę tę zakłada Koordynator ds. obsługi CK 50+. W KUK odnotowane są terminy
i realizatorzy usług. Termin odbycia usługi jest w KUK potwierdzany podpisem przez
usługodawcę lub realizatora usług oraz klienta CK 50.
Rolą koordynatora jest regularny nadzór nad finansowym aspektem wsparcia wyrażający się
dążeniem do utrzymania finansowania na poziomie nieprzekraczającym maksymalnej kwoty na
27
jednego
uczestnika
i
jednoczesnym
zapewnieniem
wysokiej
jakości
merytorycznej
rekomendowanych usług. W sytuacji gdy rekomendacje doradcy będą przekraczały możliwości
finansowe wsparcia jednej osoby2, Koordynator informuje o tym doradcę, który ma możliwość
dokonania – po uzgodnieniu z klientem – modyfikacji dokumentu Bilansu Kompetencji. Po jego
zmianie Koordynator uzgadnia ewentualną zmianę wysokości Talonu z Kierownikiem Centrum i
dokonuje nowego wyboru szkolenia lub innych usług konsultacyjnych spełniających
oczekiwania Uczestnika i możliwości finansowe CK 50+.
W dokumencie TK (w wersji papierowej i elektronicznej, przechowywanym przez Koordynatora
w siedzibie CK 50+), na podstawie zapisów w KUK oraz na podstawie innych dokumentów,
potwierdzających skorzystanie z usługi (np. lista obecności na szkoleniu), zostaną odnotowane
koszty usług, z których skorzystał klient. Rolą koordynatora jest cykliczne (wskazane co dwa
miesiące) weryfikowanie i rozliczanie wartości usług, z których skorzystał klient CK 50+
i raportowanie bieżącego stanu do Kierownika Centrum. Kierownik CK 50+ monitoruje cały
budżet i decyduje o ewentualnych zmianach jednostkowego Talonu Kariery zgodnie
z potrzebami uczestnika i możliwościami finansowymi CK 50+3.
Zadaniem personelu CK 50+ jest dokonywanie szacunków i właściwego planowania
finansowego realizowanych usług, zgodnie z ogólnym budżetem środków przeznaczonych na
działalność CK 50+ (całościowa wartość Talonów Kariery dla wszystkich uczestników CK 50+).
Na tym etapie prac powinno się wykorzystać następujące dokumenty:
– Załącznik 4. Talon Kariery,
– Załącznik 5. Umowa o udzielenie wsparcia szkoleniowego w projekcie,
– Załącznik 6. Karta Usług Klienta,
– Załącznik 7. Programy treningu rozwoju osobistego:
a)
Twórcze myślenie,
b)
Asertywność i radzenie sobie ze stresem,
c)
Komunikowanie się i autoprezentacja.
2
O poziomie cen usług CK 50+ oraz wysokości TK i możliwościach finansowych CK 50+ doradcy zawodowi także
zostaną poinformowani odpowiednio wcześniej, przed sformułowaniem rekomendacji, po to by możliwie najlepiej
wyczerpać kwotę przypadająca na jednego klienta.
3
Jednostkowa średnia wartość TK wynosi około 2500 PLN. Ze względu na indywidualny, zróżnicowany zakres
potrzeb rozwojowych uczestników CK 50+ wartość Talonu Kariery może się wahać między 1000–4100 PLN
brutto.
28
4. Realizacja usług wynikających z Bilansu Kompetencji i monitoring
(krok 5)
Pracownicy CK 50+ na podstawie wskazań i rekomendacji wynikających z Bilansu Kompetencji
podejmują działania związane z kierowaniem klienta i ustaleniem grafiku terminów udziału
w kolejnych działaniach aktywizacyjnych: treningach, szkoleniach lub specjalistycznych
konsultacjach. Zarówno usługi szkoleniowe, jak i doradcze powinny być zróżnicowane pod
względem treści ze względu na potrzebę dostosowania ich do indywidualnych potrzeb klienta.
Organizacja szkoleń zawodowych spełniających wymagania Uczestników będzie się wiązała
z koniecznością przeprowadzenia analizy rynku usług szkoleniowych. W wyniku analizy
zostanie określony realizator szkolenia oraz będą ustalone: docelowy program szkolenia,
harmonogram i warunki organizacyjne, materiały szkoleniowe oraz koszt szkolenia. Po
zbadaniu potrzeb szkoleniowych uczestnika (np. w wyniku przeprowadzenia testu wiedzy
poprzedzającego szkolenie, mającego na celu ustalenie poziomu wiedzy i umiejętności) nastąpi
zawarcie umowy szkoleniowej z instytucją zewnętrzną, jeśli takiego szkolenia nie oferuje
instytucja, która wdrożyła Model. Zawarcie umowy między CK 50+ a instytucją szkoleniową
poprzedza zawarcie umowy o wsparcie szkoleniowe między CK 50+ a uczestnikiem CK 50+.
Usługa szkoleniowa może być świadczona w siedzibie lub poza instytucją wdrażającą Model,
w firmach szkoleniowych, które oferują pożądane szkolenia. Instytucja realizująca usługę
szkoleniową powinna mieć odpowiednie zaplecze szkoleniowe i metodyczne, spełniające
wymogi jakości, oraz być zarejestrowana w Rejestrze Instytucji Szkoleniowych (RIS).
Usługi doradztwa kariery i konsultacje specjalistyczne powinny być świadczone w instytucji
wdrażającej Model (zakłada się, że instytucja ma odpowiednie zaplecze spełniające wymogi
jakości usług).
Skorzystanie z usług szkoleniowych i doradczych powinno być odnotowane zarówno w Karcie
Usług Klienta, jak i Talonie Kariery. Aby zachować lepszą kontrolę na przebiegiem procesu
świadczenia usług, rekomenduje się także zastosowanie grafiku pracy doradcy i pozostałych
konsultantów.
Świadczeniu usług CK 50+ muszą też towarzyszyć kontrola i ewaluacja, realizowane głównie
przez ankiety monitoringowe, na których podstawie przeprowadza się:
test
wiedzy
na początku
szkolenia
w celu
ustalenia
właściwego
poziomu
merytorycznego szkolenia,
29
ocenę procesu szkoleniowego (uczestnik) w wyniku przeprowadzenia testu na
zakończenie szkolenia,
ocenę procesu doradztwa i konsultacji (uczestnik i doradca/konsultant),
ocena funkcjonowania CK 50+ (uczestnik/trener/doradca/konsultant).
Wyniki ewaluacji i monitoringu analizuje Kierownik CK 50+ i służą one doskonaleniu
funkcjonowania jednostki i ewentualnej poprawie zasad i trybu organizacji funkcjonowania CK
50+, a także poprawie jakości usług świadczonych przez zewnętrznych usługodawców.
Na tym etapie prac powinno się zastosować następujące dokumenty:
– Załącznik 8. Tygodniowy grafik konsultacji w CK 50+,
– Załącznik 9. Miesięczny grafik konsultacji w CK 50+,
– Załącznik 10. Łączne zestawienie godzin konsultacji w CK 50+,
– Załącznik 11. Kwestionariusz samooceny na rozpoczęcie uczestnictwa w CK 50+,
– Załącznik 12. Kwestionariusz samooceny na zakończenie uczestnictwa w CK 50+,
– Załącznik 13. Kwestionariusz oceny usługi szkoleniowej.
30
5. Ewidencjonowanie, dokumentowanie i rozliczanie usług (krok 6) oraz
sprawozdawczość (krok 7)
Rolą tych etapów jest zapewnienie kompletności i rzetelności dokumentów, które towarzyszą
procesowi
aktywizacji
uczestnika,
oraz
ich
archiwizacja.
Na
podstawie
wcześniej
zastosowanych TK oraz KUK powinno nastąpić ostateczne rozliczenie udzielonego wsparcia.
W odniesieniu do uczestnika podlegają archiwizacji:
W

formularz zgłoszeniowy,

umowa o udział w CK 50+,

Bilans Kompetencji (zawierający raport z badania TKO),

umowa szkoleniowa, ewentualne faktury zewnętrzne,

ankiety oceny i monitoringowe,

KUK oraz TK.
odniesieniu
do
specjalistów
i
konsultantów
świadczących
usługi
w
ramach
CK 50+ archiwizacji podlegają:

dokumenty potwierdzające wybór ekspertów,

umowy o współpracy,

rozliczenia z ekspertami,

ankiety monitoringowe.
31