jak planować wyjazdy projektowe?

JAK PLANOWAĆ WYJAZDY PROJEKTOWE?
Każdy wyjazd projektowy pociąga za sobą trochę niezbędnych formalności, których potrzeba
dopełnić, aby wyjazd był udany i owocny:
a) Jeśli wyjazd jest dłuższy niż 1 dzień, zazwyczaj wymaga wcześniejszego zarezerwowania
noclegów. Lepiej to zrobić wcześniej aby uniknąć niespodzianek. Możemy w tym celu
skorzystać z wyszukiwarki internetowej np. booking.com.
b) Jeżeli będziemy potrzebować sali szkoleniowej, to również takiej rezerwacji powinniśmy
dokonać wcześniej. Należy dokładnie przeczytać warunki wynajmu sali (w jakich godzinach
jest dostępna, czy jest wyposażona w niezbędny sprzęt np. projektor, ekran, komputer).
Osobną kwestią jest zapewnienie cateringu (poczęstunku/wyżywienia) dla uczestników
spotkania projektowego. Zazwyczaj taniej wychodzi gdy zamówimy salę w pakiecie z usługą
cateringową.
W niektórych przypadkach wynajmujący sale szkoleniowe dysponuję też miejscami
noclegowymi - warto wtedy negocjować niższą cenę, zwłaszcza przy większej grupie osób.
c) Sposób dojazdu na miejsce spotkania, czyli środek transportu: Jeśli zamierzamy skorzystać
z komunikacji publicznej warto wcześniej sprawdzić dostępne połączenia. W przypadku
spotkań odbywających się za granicą i wymagających transportu lotniczego, warto wcześniej
zarezerwować lot, dzięki czemu może być on tańszy (popularne wyszukiwarki to: Skyscanner,
fly4free).
Warto pamiętać o tym, że dojazd na miejsce spotkania może się też odbywać samochodem
prywatnym, wykorzystywanym do celów służbowych. W takim wypadku – konieczne jest
podpisanie umowy pomiędzy organizacją a użyczającym środka transportu. Możliwe jest
wtedy rozliczenie kosztów dojazdu na spotkanie na podstawie tzw. „kilometrówki”, czyli
Rozporządzenia z dnia 25.03.2002 r. Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania
oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów
osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27 poz.
271, z późn. zm.).
Jedna jeszcze istotna kwestia: Umowa pracownika/wolontariusza odbywającego podróż w
ramach projektu potrzebuje zawierać zapisy umożliwiające zwrot kosztów podróży służbowej
tej osobie. W przypadku umowy o pracę – prawo takie wynika z Kodeksu Pracy. W przypadku
umów zlecenia czy porozumień o wolontariacie – odpowiedni zapis powinien znaleźć się w
umowie pomiędzy organizacją a pracownikiem/wolontariuszem projektu.
d) Ubezpieczenie. Szczególnie w przypadku dłuższych, kilkudniowych wyjazdów –
rekomendowane jest wykupienie ubezpieczenia zapewniającego zabezpieczenie
ewentualnych kosztów leczenia, powstałych w czasie trwania wyjazdu projektowego.
Pomyślnych i owocnych podróży!
Opracowanie: Agnieszka Dadak
Fundacja Alternatywnych Inicjatyw Edukacyjnych
Bielsko-Biała, 2015