Procedura działania systemu informacyjnego. Za przygotowanie

Procedura działania systemu informacyjnego.
Za przygotowanie informacji do mass-mediów odpowiedzialny jest rzecznik
prasowy Urzędu Miasta.
1. Informacje na stronę internetową oprócz rzecznika prasowego przygotowuje:
- w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi- Marek Tarnowskiwydział Rozwoju i Promocji Miasta (PM)
- zakresie współpracy z instytucjami kulturalnymi i sportowymi –Radosław
Folga-wydział Rozwoju i Promocji Miasta (PM)
- w zakresie prac Rady Miasta – Izabela Wójciak –kierownik Biura Rady
- pozostałe informacje o pracy Urzędu, podejmowanych inicjatywach,
wydarzeniach- Katarzyna Kwiecień rzecznik prasowy.
2. Informacje o wydarzeniach, spotkaniach czy ich relacje przygotowywane są
na bieżąco.
3. Zapowiedzi spotkań, imprez itp. przekazywane są do mass-mediów
z
kilkudniowym
wyprzedzeniem,
chyba,
że
spotkanie
wypada
niespodziewanie.
4. Zarówno zapowiedzi, informacje jak i relacje są wysyłane na adresy
e-mailowe. Przygotowywane są także zdjęcia, które w zależności od potrzeb
są przekazywane zainteresowanym dziennikarzom.
5. Rzecznik prasowy monitoruje dostępne media przygotowując wycinki
prasowe, co pozwala na szybką reakcję i przygotowanie stosownych
sprostowań.
6. Odpowiedzi na pytania dziennikarzy telefonicznie lub przesyłane drogą
mailową są udzielane na bieżąco. Jeśli zakres tematyczny wymaga dłuższego
przygotowania
odpowiedzi
to
termin
odpowiedzi
ustalany
jest
z dziennikarzem.
7. Za
udzielanie
informacji
odpowiedzialny
jest
rzecznik
prasowy.
W przypadku spraw wymagających bardziej fachowych informacji rzecznik
kieruje dziennikarza do naczelnika właściwego wydziału.
8. W przypadku urlopu rzecznika na pytania odpowiadają naczelnicy
wydziałów Urzędu Miasta zgodnie z kompetencjami.
9. Informacje interwencyjne ukazujące się w prasie są niezwłocznie
przekazywane do właściwych wydziału w celu załatwienia sprawy.
10.Monitorowanie mass-mediów, badanie opinii na temat przesyłanych
informacji daje rozeznanie co do potrzeb tematycznych i pod tym kątem
przygotowywane są materiały prasowe.
11.Informacje prasowe rozsyłane są także na inne portale internetowe o mieście.