7.2 Minimalny zakres regulaminu przyznania środków

7.2 Minimalny zakres regulaminu przyznania środków finansowych (Regulaminu Komisji
Oceny Wniosków)1.
Minimalny zakres regulaminu przyznania środków finansowych
w ramach Poddziałania 7.2.2 Wsparcie ekonomii społecznej
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 w województwie wielkopolskim2
§1
Postanowienia ogólne
1. Za powołanie Komisji Oceny Wniosków Beneficjentów pomocy o otrzymanie wsparcia finansowego zwanej dalej
Komisją, odpowiedzialny jest Beneficjent (Projektodawca).
2. Komisja składa się z minimum 3 osób3 tj.:
Przewodniczącego Komisji,
2 członków.
3. W skład Komisji mogą być powołani pracownicy Beneficjenta (Projektodawcy) lub inne osoby wskazane przez
Beneficjenta (Projektodawcę).
4. Osoby powołane do pracy w Komisji powinny posiadać kwalifikacje umożliwiające właściwą ocenę wniosków
Beneficjentów pomocy o otrzymanie wsparcia finansowego. Kwalifikacje osób powołanych do pracy w Komisji
muszą być odpowiednio udokumentowane.
5. Wynagrodzenie osób powołanych do pracy w Komisji jest wydatkiem kwalifikowanym. Pracownicy Beneficjenta
(Projektodawcy) biorący udział w realizacji projektu i otrzymujący już z tego tytułu wynagrodzenie, nie powinny
otrzymywać dodatkowych środków w związku z udziałem w pracach Komisji (podwójne wynagradzanie), chyba
że zadania związane z pracą w Komisji, nie są wykonywane w czasie, który zgodnie z odpowiednimi umowami,
powinien być poświęcony na pracę przy realizacji projektu, i nie mają w zakresach obowiązków pracy w Komisji.
6. W posiedzeniu Komisji może uczestniczyć również przedstawiciel Instytucji Pośredniczącej tj. Wojewódzkiego
Urzędu Pracy w Poznaniu, w celu zapewnienia obiektywnej i rzetelnej procedury oceny wniosków. Występuje on
w roli obserwatora z prawem reagowania i ewentualnej interwencji w przypadku stwierdzenia naruszenia procedur
oceny wniosku.
7. Komisja pracuje zgodnie z harmonogramem opracowanym przez Beneficjenta (Projektodawcę) i przekazanym
do wiadomości Instytucji Pośredniczącej.
1
Wniosek Beneficjenta pomocy o otrzymanie wsparcia finansowego tj.: Planów założenia i działalności spółdzielni
socjalnej/Planów wykorzystania środków finansowych.
2
Regulamin KOW stanowi przykład w jaki sposób należy uregulować proces oceny wniosków o przyznanie wsparcia
finansowego w ramach projektu. Istnieje możliwość uzupełnienia wzoru regulaminu bądź jego zmiany przez Beneficjenta.
Należy jednak pamiętać o zachowaniu zasad przejrzystości i bezstronności przy sporządzaniu własnego bądź uzupełnianiu
danego regulaminu.
3
Liczba członków KOW może być ustalana dowolnie w regulaminie Beneficjenta.
1
§2
Przewodniczący Komisji Oceny Wniosków
1. Przewodniczącym Komisji jest osoba uprawniona do reprezentowania Beneficjenta (Projektodawcy) bądź inna
osoba przez niego wyznaczona.
2. Przewodniczący Komisji może wyznaczyć spośród członków Komisji swojego Zastępcę. Wyznaczenie Zastępcy
następuje w formie pisemnego upoważnienia.
3. Przewodniczący/Zastępca Przewodniczącego Komisji jest odpowiedzialny za zapewnienie bezstronności i
przejrzystości prac Komisji.
§3
Zadania Komisji Oceny Wniosków
1. Komisja jest odpowiedzialna za:
a)
przeprowadzenie oceny merytorycznej wniosków o przyznanie środków finansowych złożonych przez
Beneficjentów pomocy,
b)
zweryfikowanie biznes planów i pozostałych załączników do wniosku,
c)
sporządzenie listy wniosków uszeregowanych w kolejności od największej liczby uzyskanych punktów,
d)
wyłonienie wniosków, które rekomendowane są do otrzymania wsparcia finansowego (wnioski, które
otrzymały co najmniej 60% punktów ogólnej sumy punktów, zaś w poszczególnych punktach oceny
merytorycznej uzyskały przynajmniej 40% punktów), w ramach środków określonych we wniosku
projektowym na dany rodzaj wsparcia.
§4
Posiedzenia Komisji Oceny Wniosków
1. Posiedzenia Komisji są ważne, gdy uczestniczy w nich minimum 3 członków Komisji (w tym Przewodniczący /
Zastępca Przewodniczącego).
2. Członkowie Komisji dokonują oceny merytorycznej wniosków podczas posiedzenia Komisji, które odbywa się w
siedzibie Beneficjenta (Projektodawcy) lub innym wskazanym miejscu.
§5
Zasada bezstronności prac Komisji Oceny Wniosków
1. Członkowie Komisji oraz obserwator nie mogą być związani z wnioskodawcami Beneficjentów pomocy
stosunkiem osobistym lub służbowym, takiego rodzaju, który mógłby wywołać wątpliwości co do bezstronności
przeprowadzonych czynności.
2. Członkowie Komisji oraz obserwator z ramienia Instytucji Pośredniczącej tj. Wojewódzkiego Urzędu Pracy w
Poznaniu zobowiązani są do podpisania Deklaracji bezstronności i poufności, której wzór stanowi załącznik do
2
niniejszego regulaminu.
3. Każdy członek Komisji przed przystąpieniem do oceny wniosku, zobowiązany jest także podpisać Deklarację
bezstronności znajdującą się na Karcie oceny merytorycznej wniosku Beneficjenta pomocy o otrzymanie wsparcia
finansowego w odniesieniu do ocenianego przez siebie wniosku. Nie podpisanie deklaracji bezstronności pozbawia
członka Komisji możliwości oceny danego wniosku.
4. W przypadku, określonym w ust. 3 zd. 2, wniosek jest kierowany do oceny innego członka Komisji wskazanego
przez Przewodniczącego/Zastępcę Przewodniczącego.
§6
Ocena jakości merytorycznej i finansowej wniosków
1. Przedmiotem oceny Komisji są wyłącznie wnioski ocenione przez Beneficjenta (Projektodawcę), jako kompletne i
spełniające kryteria formalne. W przypadku, gdy oceniający dostrzeże, że wniosek nie spełnia kryteriów
formalnych, ponieważ uchybienia te nie zostały zauważone na etapie oceny formalnej, wniosek, jako
niepodlegający ocenie merytorycznej, trafia ponownie do oceny formalnej. Oceniający odnotowuje ten fakt na
Karcie oceny merytorycznej wniosku Beneficjenta pomocy o otrzymanie wsparcia finansowego w punkcie
Uzasadnienie.
2. Oceny merytorycznej dokonuje się przy pomocy Karty oceny merytorycznej wniosku Beneficjenta pomocy
o otrzymanie wsparcia finansowego.
Ocena wniosków odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w Wytycznymi Instytucji Pośredniczącej dla
beneficjentów (projektodawców) i beneficjentów ostatecznych w sprawie udzielania wsparcia na zakładanie i
przystępowanie do spółdzielni socjalnych w ramach Poddziałania 7.2.2 PO KL Wsparcie ekonomii społecznej oraz
zgodnie z kryteriami określonymi we wniosku projektowym Beneficjenta (Projektodawcy).
3. Każdy wniosek oceniany jest przez 2 osoby wskazane przez Przewodniczącego/Zastępcę Przewodniczącego
spośród członków Komisji obecnych na posiedzeniu.
4. Każdemu wnioskowi przyznaje się odpowiednią liczbę punktów, zgodnie z kryteriami merytoryczno-technicznymi.
Ocena poszczególnych kryteriów będzie dokonywana w skali od 0 do 5 w zgodzie z następującymi wskazaniami:
0=niezgodny, 1=bardzo słabo zgodny, 2=słabo zgodny, 3=zasadniczo zgodny, 4=spójny, 5=zdecydowanie spójny.
Następnie przyznane punkty odnośnie każdego z kryteriów mnożone są przez wskaźnik wagowy ustalony przy
poszczególnych kryteriach w Karcie oceny merytorycznej wniosku Beneficjenta pomocy o otrzymanie wsparcia
finansowego.
5. Każdy wniosek może otrzymać maksymalnie 100 punktów.
6. W przypadku, rozbieżności sięgających co najmniej 30% punktów pomiędzy ocenami dwóch członków Komisji
(przy czym ocena przynajmniej jednej z nich musi wynosić minimum 60% punktów), wniosek poddawany jest
dodatkowej ocenie, którą przeprowadza trzeci oceniający, również wskazany przez Przewodniczącego/Zastępcę
Przewodniczącego Komisji. Ocena tej osoby stanowi wówczas ocenę ostateczną wniosku.
7. Osoba oceniająca wniosek zobowiązana jest do przedstawienia w formie pisemnej uzasadnienia wystawionej oceny
końcowej, jak i ocen cząstkowych z poszczególnych części wniosku. Dokonanie oceny na Karcie oceny
merytorycznej o wniosku Beneficjenta pomocy o otrzymanie wsparcia finansowego członek Komisji potwierdza
3
własnoręcznym podpisem.
8. Członek Komisji oceniający wniosek, proponuje niższą niż wnioskowana kwotę dofinansowania w przypadku
zidentyfikowania kosztów, które uzna za nieuzasadnione (np. za niezwiązane z przedsięwzięciem lub zawyżone w
porównaniu ze stawkami rynkowymi). Członek Komisji oceniający wniosek, przedstawiając propozycję niższej
kwoty dofinansowania powinien brać pod uwagę, czy po takiej zmianie przedsięwzięcie opisane we wniosku
będzie nadal wykonalne i utrzyma swoje standardy jakościowe.
a) Członkowie Komisji, którzy oceniali dany wniosek, wypracowują wspólne stanowisko odnośnie obniżenia
wysokości proponowanej kwoty dofinansowania i zapisują ustalenia w Karcie oceny merytorycznej wniosku
Beneficjenta pomocy o otrzymanie wsparcia finansowego. Informację na temat wysokości uzgodnionej kwoty
dofinansowania należy zamieścić w protokole z posiedzenia Komisji.
b) Jeżeli nie dojdzie do uzgodnienia jednolitego stanowiska, wniosek zostaje skierowany do trzeciego członka
Komisji, wskazanego przez Przewodniczącego/Zastępcę. Ocena trzeciej osoby jest ostateczna i wiążąca.
c) W żadnym wypadku kwota dofinansowania zaproponowana przez członka Komisji nie może przekroczyć kwoty, o
którą ubiega się wnioskodawca.
10.
W przypadku stwierdzenia na etapie oceny merytorycznej ewidentnych błędów w treści wniosku, utrudniających
oceniającym właściwe zrozumienie intencji wnioskodawcy (błędy rachunkowe, oczywiste pomyłki, zapisy
powodujące rozbieżne interpretacje) dopuszcza się możliwość korekty wniosku. Korekta może obejmować wyłącznie
punkty wskazane przez oceniających.
Członkowie Komisji, którzy oceniali dany wniosek, wypracowują w tym przypadku wspólne stanowisko i zapisują
ustalenia w Karcie oceny merytorycznej wniosku Beneficjenta pomocy o przyznanie środków finansowych.
Następnie ustalenia te są przekazywane wnioskodawcy z prośbą o dokonanie stosownej korekty w treści wniosku.
Informację na temat dopuszczonej korekty wniosku należy zamieścić w protokole z posiedzenia Komisji.
11.
Po przeprowadzeniu oceny wszystkich złożonych wniosków Komisja sporządza listę wniosków uszeregowanych w
kolejności od największej liczby uzyskanych punktów i wskazuje wnioski, które otrzymają wsparcie finansowe
(wnioski, które otrzymały co najmniej 60% punktów ogólnej sumy punktów, zaś w poszczególnych punktach oceny
merytorycznej uzyskały przynajmniej 40% punktów) w ramach środków określonych we wniosku projektowym na
dany rodzaj wsparcia. W przypadku, gdy taką samą liczbę punktów otrzymają dwa lub więcej wniosków, o ich
kolejności na liście decyduje ilość punktów otrzymanych w następujących punktach Karty oceny merytorycznej
wniosku Beneficjenta pomocy o otrzymanie wsparcia finansowego: II Trwałość projektu, I Realność założeń, III
Efektywność kosztowa, IV Zgodność projektu ze zdefiniowanymi potrzebami.
4
§7
Protokół z posiedzenia Komisji Oceny Wniosków
1. Z przeprowadzonych czynności wymienionych w § 6 niniejszego regulaminu Komisja sporządza protokół z
posiedzenia Komisji Oceny Wniosków, który zawiera:
a) określenie terminu i miejsca posiedzenia,
b) informacje na temat osób biorących udział w posiedzeniu Komisji oraz liczby ocenionych wniosków,
c) informację na temat wniosków, dla których dokonano obniżenia wnioskowanej kwoty dofinansowania,
d) informację na temat wniosków, dla których dopuszczono skorygowanie wniosku,
e) inne istotne elementy postępowania oceniającego.
2. Do protokołu z oceny dołącza się w formie załączników:
a) Dokument potwierdzający powołanie przez Beneficjenta (Projektodawcę) Komisji w określonym składzie,
b) listę obecności podpisaną przez członków Komisji i obserwatora,
c) deklaracje bezstronności podpisane przez wszystkie osoby biorące udział w posiedzeniu Komisji,
d) upoważnienie Zastępcy Przewodniczącego Komisji, w przypadku gdy Przewodniczący wyznaczył Zastępcę,
e) Karty oceny merytorycznej wniosku Beneficjenta pomocy o otrzymanie wsparcia finansowego wraz z Deklaracjami
bezstronności wypełnione i podpisane przez członków Komisji, którzy przeprowadzali ocenę wniosków,
f)
listę wniosków uszeregowanych w kolejności od największej liczby uzyskanych punktów, podpisaną przez
Przewodniczącego / Zastępcę Przewodniczącego, ze wskazaniem: wniosków rekomendowanych do otrzymania
wsparcia finansowego, członków Komisji, którzy je ocenili, ocenami poszczególnych członków Komisji i średnią
oceną ostateczną wniosku,
g) inne istotne dokumenty.
3. Protokół z posiedzenia Komisji wraz ze wszystkimi załącznikami oraz wnioskami Beneficjentów pomocy o
otrzymanie wsparcia finansowego przechowuje Beneficjent (Projektodawca).
§8
Postanowienia końcowe
1. Komisja działa na podstawie niniejszego regulaminu.
2. Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez Beneficjenta (Projektodawcę).
Załącznik:
Deklaracja bezstronności i poufności.
5
Załącznik do Regulaminu Komisji Oceny Wniosków Beneficjentów pomocy o otrzymanie wsparcia
finansowego w ramach Poddziałania 7.2.2 Wsparcie ekonomii społecznej Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki 2007-2013 w województwie wielkopolskim.
Deklaracja bezstronności i poufności
Ja niżej podpisany/podpisana, niniejszym deklaruję, że zgadzam się brać udział w procedurze oceny
wniosków Beneficjentów pomocy o otrzymanie wsparcia finansowego w ramach Poddziałania 7.2.2 Wsparcie
ekonomii społecznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
Poprzez złożenie niniejszej deklaracji, potwierdzam, że zapoznałam/zapoznałem się z dostępnymi do dnia
dzisiejszego informacjami dotyczącymi oceny i wyboru wniosków.
Deklaruję, że będę bezstronnie i uczciwie wykonywać swoje obowiązki.
Jeżeli okaże się, że w trakcie trwania procesu oceny/wyboru wniosków zaistnieją jakiekolwiek
okoliczności mogące budzić wątpliwości, co do bezstronnej oceny wybranych wniosków z mojej strony,
bezzwłocznie wstrzymam się z wyrażaniem opinii i dokonaniem oceny tego wniosku. Fakt taki zgłoszę
Przewodniczącemu/Zastępcy Przewodniczącego Komisji Oceny Wniosków, przed rozpoczęciem procesu oceny
wniosków.
Zobowiązuję się utrzymywać w tajemnicy i poufności wszelkie informacje i dokumenty, które zostały mi
ujawnione, przygotowane przeze mnie w trakcie procedury oceny wniosków lub wynikające z procesu oceny.
Imię i nazwisko
Podpis
Data
6